Conférence - Santé au Travail

Télétravail : comment manager à distance

et préparer le retour en entreprise ?

Conférence17 juin 2020

17 juin 2020 Télétravail : comment manager à distance et préparer le retour en entreprise ? 2

Les organisateurs de la conférence


Nos intervenantsL’animatrice

▪ Céline Roux, déléguée générale, Santé au Travail – Fédération Ile-de-France

Vos conférenciers

▪ Sandrine Grynberg, ergonome, Horizon Santé Travail

▪ Kevin Luneau, ergonome, CMSM

Pour répondre à vos questions

▪ Jessica Abdo, Horizon Santé Travail

▪ Aurélie Bioche, SIST-VO

▪ Sheila Cajuste, Horizon Santé Travail

▪ Noémie Marie, CMSM

Télétravail : comment manager à distance et préparer le retour en entreprise ?17 juin 2020 4

Questions/réponsesLes conférenciers ont pris en compte les questions que vous avez posées préalablement et y apporteront un maximum de réponses lors de leurs présentations

Pour poser vos questions en ligne

Soyez attentifs aux questions posées et aux réponses apportées, merci !Télétravail : comment manager à distance et préparer le retour en entreprise ? 517 juin 2020

Sommaire

▪ Introduction▪Généralités sur le télétravail▪Comment assurer le télétravail

dans le contexte de reprise et de continuité d’activité

▪ Pistes d’aménagements pour les salariés

▪Conclusion

??

?


Introduction : un contexte épidémique

▪ Le 17/03/20, le gouvernement a pris des mesures de confinement pour l’ensemble de la population afin de limiter la propagation d’un virus : SRAS Covid19

▪ A partir du 11/05 le déconfinement a été amorcé

▪ Il est très progressif et le télétravail quand il est possible reste très vivement conseillé

▪ Pour information : fiches de prévention, par métier et/ou secteurs d’activités

▪ https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/proteger-les-travailleurs/article/fiches-conseils-metiers-et-guides-pour-les-salaries-et-les-employeurs


https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/proteger-les-travailleurs/article/fiches-conseils-metiers-et-guides-pour-les-salaries-et-les-employeurs

SondageDans quelle situation êtes vous ?

Généralités sur le télétravail

Définitions et réglementation sur le télétravail▪ DéfinitionD’après l’article L1222-9 du Code du travail introduit par la loi 2012-387 du 22 mars 2012, le télétravail est défini comme

« toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu êtreexécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux defaçon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de lacommunication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

▪ PrécisionsEn cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas deforce majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme unaménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activitéde l'entreprise et garantir la protection des salariés. L’accord écrit n’est alors plus nécessaire(Art. L1222-11).


Les aspects bénéfiques

Pour le salarié ▪ Meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée : qualité de vie améliorée grâce à une

augmentation du temps passé en famille, augmentation du temps réservé à la vie personnelle… impliquantune préparation de toutes les parties intéressées (salarié et famille)

▪ Réduction des temps de transports : diminution du stress et de la fatigue liés au transport et la possibilitéde travailler malgré une mobilité réduite en raison d’une maladie ou d’un handicap

▪ Flexibilité des horaires : plus de latitude décisionnelle pour gérer son temps de travail

Et pour l’employeur• Réduction du risque routier due à la diminution des déplacements

• Economies : réalisées sur le coût de l’immobilier, sur les frais de déplacement

• Bonne image de l’entreprise : favorisant le recrutement et la fidélisation des employés

• Accroissement de la flexibilité des activités et des services de l’entreprise


Des circonstances exceptionnelles

Tous ces avantages sont en corrélation avec une démarche organisationnelleglobale basée sur le volontariat de l’entreprise et les salariés

Mais dans le cas de l’épidémie▪ Pas de volonté initiale de télétravail▪ Pas ou peu de concertation préalable (délais réduits)▪ Pas de phase de tests organisationnels▪ Pas de préparation technique : avez-vous pu fournir à chacun un ordinateur? Une

connexion adaptée aux différents outils?▪ Les TIC nécessaires au télétravail sont sursollicitées et souvent dépassées…▪ Stress accru : pour la santé de chacun, pour la santé de l’entreprise (et donc pour

l’emploi…)▪ Gestion de la famille et de l’environnement immédiat du salarié


Des risques à évoquer pour le télétravailleur

▪ Conflits possibles entre vie professionnelle et vie privée : l’équilibre travail-famille peut êtrefragile et générer des conflits. Le salarié et sa famille n’ont pas été préparés à ce qu’on travaille à lamaison comme on le ferait au bureau, surtout si plusieurs membres de la famille sont en télétravail(partage de l’espace des ressources, gestion du quotidien et éventuellement des enfants.)

▪ Isolement social accru des salariés : Le salarié peut perdre son sentiment d’appartenance et seretrouver socialement isolé. Il peut se sentir exclu, perdre le lien social qui le lie notamment à sescollègues de travail.

▪ Diminution de l’information : face à l’incertitude concernant les évolutions et les répercussions surl’organisation de l’entreprise, etc.

▪ Flexibilité des horaires et horaires décalés : peut devenir un inconvénient sans limites de temps.

▪ Difficultés sur le plan de l’«auto-motivation » : sans émulation des collègues et le salarié n’a pasfait le choix du télétravail…

▪ Augmentation du stress notamment si le salarié est confronté seul à des problèmes ouquestionnements sans recours possible.

▪ Burn-out : risque lié à la gestion du temps et à la difficulté de scinder vie personnelle et vieprofessionnelle


Des risques à évoquer pour l’entreprise

▪ Contrôle des conditions de travail difficile▪ Matériel et installation▪ Horaires

▪ Nécessité de trouver de nouvelles formes degestion et de management

▪ Complexification du travail managérial▪ Quelles méthodes de soutien ?▪ Comment assurer une supervision ?

▪ Diminution possible de l’engagement▪ Baisse de la perception d’appartenance au collectif▪ Baisse de l’esprit d’équipe.

▪ Communication interne plus difficile


Schéma issu du livre blanc du télétravail de sia partners

SondageQuelles difficultés sont apparues

dans votre organisation ?

Comment assurer le télétravail dans le contexte de reprise

et de continuité de l’activité ?

Tenir compte de la dimension psychosociale de l’épidémie

L’impact possible du confinement sur les salariés▪ Anxiété // sa propre santé ou celle de ses proches▪ Isolement et diminution du soutien face aux problèmes : décès, maladie,

problèmes familiaux…▪ Impact social : difficultés financières ? Rupture conjugale ? Violence ?▪ La non-prise en charge médicale de pathologies préexistantes ?▪ Vis-à-vis du travail : sous-charge, surcharge, difficultés avec le télétravail ?▪ Perte d’adhésion, d’investissement au collectif ou à l’entreprise

L’impact possible déconfinement▪ Augmentation des angoisses▪ Euphorie ?▪ Dans un deuxième temps deuil d’un « retour à la normale », l’après

confinement ne signifie pas l’après épidémie ▪ Doute, inquiétude ou stress sur la capacité de l’entreprise à reprendre

(et doute sur son emploi ?)▪ Évolution sociétale : changement de vie ?


Favoriser le retour des salariés sur site

17 juin 2020 Télétravail : comment manager à distance et préparer le retour en entreprise ?

Nous devons anticiper des contextes de travail inédits et construire un cadre rassurant▪ Estimer l’absentéisme (personnes en garde d’enfants, en congés, en arrêt maladie…)▪ Estimer le nombre de personnes ne pouvant pas se rendre sur le site (transport ?

Personnes vulnérables ?)▪ Informer l’ensemble des salariés sur les dispositifs existants pour les personnes

vulnérables…▪ Communiquer et informer les salariés sur la reprise d’activité sur site et notamment

sur les modalités d’organisation▪ Rassurer sur la mise en place des mesures sanitaires permettant d’apaiser la peur

de la contamination▪ Attention aux discours anxiogènes, la communication du dirigeant doit être rassurante

et s’appuyer sur les valeurs du collectif plutôt que sur la performance.

Construire un cadre rassurant et bienveillant

Le télétravail complet n’est plus la norme, il se profile alors un télétravail à temps partiel ce qui signifie aussi un retour sur site à temps partiel.

18

Favoriser le retour des salariés sur site

Quelques pistes de solutions▪ Possibilité de prévoir avec le service RH un mini sondage anonyme pour évaluer l’état

émotionnel des salariés à la reprise du travail

▪ En fonction de la taille de l’entreprise, prévoir une réunion de retour des salariés animée par la direction de l'entreprise, le service RH ou les managers de proximité

▪ Organiser des entretiens de reprise en amont du retour des salariés pour permettre l’expression des collaborateurs sur leurs craintes.

▪ Proposer un webinaire aux salariés avec toutes les informations sanitaires, les modalités organisationnelles,

▪ Transmettre les coordonnées du médecin du travail, du psychologue du travail, de l’assistante sociale et toute autre personne ressource.

17 juin 2020 Télétravail : comment manager à distance et préparer le retour en entreprise ?


19

Comment manager ce retour partiel ?▪ Privilégier un management participatif, clarifier les rôles et définir les

priorités, transformer la contrainte en amélioration des conditions de travail.

▪ Adapter la charge de travail afin de mettre en œuvre une reprise sereine

▪ Renforcer le sentiment de reconnaissance et d’appartenance afin de reconstruire un collectif de travail : reconnaître par exemple les efforts de chacun pendant le confinement

▪ Organiser des espaces et temps d’échange afin de libérer la parole et que l’anxiété de certains collaborateurs puissent retomber

▪ Sensibiliser les managers et éventuellement des référents COVID au repérage des salariés en difficultés : chercher à identifier les comportements à risque (addiction, isolement, irritabilité…)

▪ Soutenir et accompagner les managers

▪ En cas de difficulté collective ou individuelle, ne pas hésiter à contacter votre service de santé au travail (votre médecin du travail, un psychologue du travail, psychologue clinique, assistant social)



Redéfinir la pratique à partir de l’expérience

Faire face à l’urgence

Améliorer les pratiques

Redéfinir le cadre et

l’organisation du télétravail


Réadapter les pratiques de management en fonction des principes de :

SouplesseBienveillance

Confiance

Souplesse : l’organisation du temps


Une journée de télétravail diffère de lajournée type du bureau, il est donc nécessaired’établir des plages horaires fixes en accordavec le télétravailleur pour éviter tout abusconcernant la communication virtuelle.

Le manager doit aussi combler le déficitsocial en impliquant le télétravailleur dans lesdécisions et les projets.

Schéma issu du livre blanc du télétravail de sia partners

Souplesse : les missions et la charge de travail

Les objectifs et la charge de travail doivent faire l’objet d’une discussion qui prendra en compte• Le stress de la situation en cours

• La présence ou non de la famille, d’enfants…

• Les difficultés réelles ou ressenties à initier ou prolonger une phase de travail dans unespace jusqu’ici privé (le télétravail n’est pas une volonté du salarié mais répond à unebonne pratique de prévention des risques sanitaires)

• Les difficultés de connexion liées au réseau internet ou par dépassement de lacapacité d’accueil sur les programmes spécifiques de votre entreprise.

• La non régulation implicite de l’activité par le collectif : les dossiers ne sont pluspartagés de la même façon.

…en veillant a laisser de la latitude décisionnelle et des marges demanœuvres.


ConfiancePrévenir le mal-être généré par un contrôle ou une perception de contrôle abusif• Une visioconférence impromptue, sans anticipation, peut donner la sensation d’une intrusion

dans un espace privé (certaines décorations typées, un rangement non fait, présence d’autrespersonnes à domicile peuvent représenter autant de gênes…)

• Surveillance du travail du salarié : l’informatique peut contribuer à porter atteinte au domicileainsi qu’au travail des salariés

• Rappel du décret 81-1142 du 23 décembre 1981 : les contrôles effectués par l’employeurdoivent répondre à trois principes-clés : le salarié doit en être informé, le contrôle doit êtrelégitimé par un motif, il ne doit pas constituer une violation de la vie privée du salarié.

• Les informations recueillies par les systèmes de contrôle technique (suivi des flux demessages ou d’échanges, des volumes…) ne doivent pas être utilisées pour effectuer descontrôles d’activité du salarié.

Rassurez sur les preuves du travail• Questionner la mise en place de modalités de reporting qui ont pu apparaitre pendant la

période de confinement• Privilégier un management par objectif


Bienveillance

Prévenir l’isolement du télétravailleur▪ Le salarié devrait être en communication avec sa hiérarchie au moins une fois par semaine.

Le télétravailleur doit également avoir la possibilité d’échanger régulièrement avec sescollègues et avoir accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise

Prévenir la violence externe (exemple des clients difficiles) ▪ Une situation de tension avec un client, un échange téléphonique difficile fait souvent l’objet

d’échanges entre collègues ce qui permet de prendre la distance nécessaire à la gestion dustress.

▪ Dans le cas du télétravail, ce conflit rentre directement dans le domicile du salarié…

Période de forte sollicitation des managers▪ Les managers ont à gérer des situations émotionnelles de façon plus importante▪ Inégalité des marges de manœuvres pour redéfinir l’organisation▪ Ce contexte de réorganisation accroit l’importance de la formation des managers


Des pistes d’aménagements pour vos salariés

Webinaire jeudi 18 juin de 11h00 à 12h00

Programme, replays et supports

de tous nos webinaires

https://www.federation-santeautravail-idf.org/events/

L’environnementIdéalement une pièce dédiée au télétravail

• Disposer d’une pièce dédiée permet de s’isoler pour se concentrer surl’activité de travail et de formaliser une « coupure symbolique » entre l’espacedomestique et l’espace de travail. Cela permet de maintenir la frontière entresphère professionnelle et sphère personnelle. «Sortir de cette pièce, c’estquitter le travail» (METZGER et al., 2004).*

• Malheureusement en IDF peu de salariés disposent de cet espace, il convientdonc :• De délimiter un espace dédié au travail, au moins le temps de la journée de travail• Si possible, isolé ou étant accepté par tous les habitants comme réservé à l’activité le

temps prévu.

• Le canapé et le lit ne sont pas des espaces de travail adaptés• Les tables de cuisine sont souvent plus hautes qu’un bureau (elles permettent

de cuisiner en partie debout) et il est donc nécessaire de revoir la hauteur deson assise

• La chaise de cuisine ne présente pas les mêmes réglages qu’un siège debureau.


Le poste informatique : le portableSans accessoire, un ordinateur portable ne devrait pas être utilisé en continu plus de 2 heuresL’écran trop petit et non réglable en hauteur, ainsi que son clavier nondissociable forcent alors le corps à adopter une posturecontraignante, le plus souvent la tête en avant et le dos courbé.

Accessoires indispensables : un clavier, une souris et de quoiréhausser l’ordinateur à distance de l’opérateur (boite à chaussures,livres). Il faut pouvoir placer le haut de l’écran à hauteur du regard touten conservant une position des mains et des bras confortable.


Les réglages du siège1. S’asseoir au fond du siège et reposer le dos contre le dossier

2. Régler la profondeur d’assise

3. Régler la hauteur de l’assise par rapport aux membres supérieurs▪ L’angle bras – avant-bras recommandé est de 90°▪ L’angle cuisse – jambe recommandé est de 90°

4. Positionner les accoudoirs au même niveau que le plan de travail

5. Adapter la hauteur du support lombaire (l’arrondi du dossier) dans le creux du dos

6. Incliner légèrement le dossier vers l’arrière▪ L’angle « cuisse / tronc » doit être compris entre 90° et 110°▪ Possibilité de bloquer ou actionner la bascule du dossier selon le confort du salarié


Il est évident que tous vos collaborateurs ne disposent pas de ces possibilités deréglages mais il est important d’en connaitre les principes généraux pour serapprocher au mieux de cette situation idéale

Et les pauses ?Prévoir une pause (changement d’activité)

5 min toutes les heures en cas de saisie10 min toutes les deux heures en cas de travail de conception

Changement d’activité, éviter de « surveiller » l’écran

Pauses fréquentes et courtes sont plus efficaces que des pauses longues et rares


Pour conclure

En conclusion

▪ La situation a été stressante pour tous, l’isolement de vos salariés n’étais passeulement professionnel et il est nécessaire de maintenir des liens réguliers avec voscollaborateurs, et de leur permettre de se projeter vers leurs nouvelles pratiques.

▪ Certaines situations particulières doivent être évaluées au cas par cas• certains de vos collaborateurs peuvent avoir un problème de santé ou un handicap qui

impacte la capacité de télétravail.

• certains problèmes pathologiques peuvent être masqués par l’isolement géographique (conduites addictives)

N’hésitez pas à vous rapprocher de vos médecins du travailpour échanger sur ces situations.

▪ Le télétravail doit faire l’objet d’une évaluation des risques et être intégré au document unique.


Références• Améliorer vos pratiques du télétravail, avril 2020, ANACT

• Le télétravail et la transformation des organisations, novembre de 2016, sia partners.

• TÉLÉTRAVAIL À DOMICILE : Guide d’aide à l’évaluation des risques et à la recherche de mesures de prévention associées, CARSAT Nord Picardie.

• METZGER, J.L., CLEACH, O., (2004). Le télétravail des cadres : entre suractivité et apprentissage de nouvelles temporalités.

• Travail et Changement. « Nouvelles organisations : les temps changent ». N°335 Janvier/Février 2011. Réseau ANACT.


Pour aller plus loin▪ Contacter votre service de santé au travail

▪ AMETIF Santé au Travail▪ CIAMT Santé au Travail▪ Centre Médical de la Bourse▪ Centre Médical de la Publicité et de la Communication▪ CMSM▪ Efficience Santé au Travail▪ Horizon Santé Travail▪ SIST Val d’Oise et Rives de Seine▪ SIST BTP 77

▪ Accompagnement, conseils et informations▪ Réalisation ou mise à jour de votre document unique▪ Définition ou mise en œuvre de votre plan d’actions

▪ Des outils mis à votre disposition : guides, fiches pratiques, webinaires, affiches …Télétravail : comment manager à distance et préparer le retour en entreprise ? 3417 juin 2020



www.federation-santeautravail-idf.org

http://www.ametif.com/

http://www.ciamt.org/

http://www.cmb-sante.fr/

http://www.cmpc-sist.fr/

http://www.cmsm.fr/

http://www.efficience-santeautravail.org/

http://www.horizonsantetravail.fr/

https://www.sante-au-travail.fr/

https://www.sistbtp-77.com/


http://www.federation-santeautravail-idf.org/

Offre des services de santé au travailSe

rvic

es s

péci

fiqu

es

dans

la p

ério

de d

e cr

ise

sani

tair

e


Merci de votre attention

Le support est accessible dès la fin de la conférence

www.federation-santeautravail-idf.org



http://www.federation-santeautravail-idf.org/


Documents

Conférence - Santé au Travail