Création de notices bibliographiques - …documentation.abes.fr/sudoc/manuels/pdf/creation_bibliographique.pdf · Chapitre 1. Quels types de documents peut-on cataloguer ? Une notice

Création de notices bibliographiquesVersion : 25-04-2017

Table des matières1. Quels types de documents peut-on cataloguer ? .......................................................................12. Comment créer une notice bibliographique ex-nihilo ? ............................................................2

2.1. Création manuelle (commande CRE) ...........................................................................22.2. Création automatique (baguette magique) ..............................................................5

2.3. Création automatique (utilisation d’un script) ...............................................................63. Comment créer une notice bibliographique à partir d’une notice existante ? ..............................8

3.1. Création par copie de la base principale (baguette magique – F5) ..................................83.2. Création par copie de la base d’appui ..................................................................10

3.3. Création par dérivation d’un catalogue externe ...........................................................124. Comment mettre à jour une notice bibliographique ? .............................................................165. Comment supprimer des notices bibliographiques ? ..............................................................17

5.1. La liste des notices supprimées ..................................................................................175.2. La réactivation des notices supprimées ......................................................................18


ii

Chapitre 1. Quels types de documentspeut-on cataloguer ?Une notice bibliographique identifie et décrit l’édition d’un document.

Le catalogage des notices bibliographiques dans le Sudoc permet de signaler tous les types de documentssur toutes les formes de support : imprimé, audiovisuel, cartographique, électronique, sonore, multimédia,etc.

Pour connaître la liste exacte reportez-vous au Guide méthodologique : Table des codes de type dedocument [http://carmin.sudoc.abes.fr/cgi-bin/access/guide/formats/unmb/zones/008.htm]

Lors de la création d’une notice bibliographique, choisir le type de document avec précision puisque celadétermine les zones et sous-zones du format de catalogage autorisées dans la notice.


1

http://carmin.sudoc.abes.fr/cgi-bin/access/guide/formats/unmb/zones/008.htm



Chapitre 2. Comment créer une noticebibliographique ex-nihilo ?

On crée une notice après consultation de la base dans deux cas :

• absence de la notice recherchée

• insuffisance d'éléments concordants ou de degré de similitude dans la notice trouvée rendant inutile sacopie/dérivation.

Nous recommandons pour cataloguer dans le Sudoc le mode semi-expert . Il est vivement

recommandé de saisir les données codées (zones 1XX) dans le formulaire.

2.1. Création manuelle (commande CRE)1. Activer l’icône des données codées

2. Cliquer sur le bouton "Créer" (il est disponible après la première recherche) ou bien taper dans la barrede commande CRE et lancer cette commande en actionnant la touche « Entrée » du clavier numérique.

Un menu déroulant comportant les types de document disponibles vous est proposé.

3. Choisir le type de document à créer et appuyer sur OK


2

Un écran d’édition comportant le formulaire des données codées (correspondant au type de documentsélectionné précédemment) et un espace de saisie s’affiche.

4. Saisir les données codées puis les informations bibliographiques

Entrer les étiquettes des zones suivies par leur contenu


3

Chaque étiquette d’une zone doit être placée en début de ligne et suivie d’un espace ; elle doit être suiviedes indicateurs, puis des codes de sous-zones précédés de « $ », puis du contenu de la ou des sous-zone(s).

Si le contenu d’une zone excède une ligne, WinIBW va automatiquement passer à la ligne suivante.

Pour tous les détails concernant le format, utiliser le Guide méthodologique en aide contextuelle :

placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologiques’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée du format.

5. valider votre notice : appuyer sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utiliser le boutonWinIBW « Entrée ».

• Message OK : la notice est acceptée et dotée d’un n° PPN.

• Message ERREUR : la notice n’est pas conforme et n’est pas validée, un message vous signale leszones ou données erronées.

• Message Doublon possible : Le Sudoc comporte un programme de comparaison pour la détection desdoublons possibles. Ce mécanisme est activé lors de la validation de la notice et aboutit à un messagetel que : Doublon possible; ISB est généré par ppn… (Comparaison de l’ISBN), Doublon possible; ISNest généré par ppn… (Comparaison de l’ISSN), Doublon possible; CTI est généré par ppn…(Comparaison de la clé titre), Validation acceptée, Notice créée avec PPN.

Ce message DOUBLON possible n’empêche pas la validation de la notice. Ce message ne signifie pastoujours que la nouvelle notice est un doublon (cas des multivolumes, des nouvelles éditions, des éditionssur d’autres supports par exemple). Il est de la responsabilité du catalogueur de vérifier la notice dont len° ppn lui est indiqué et supprimer sa notice si elle s’avère être un doublon.


4

2.2. Création automatique (baguette magique)

1. Cliquer sur l’icône de la barre d’outils supérieure et Sélectionner "Créer notice"

Cette fonction permet de créer des notices bibliographiques en activant automatiquement une fenêtre decréation de notice en mode semi-expert avec des zones pré-renseignées.

2. Choisir le type de notice bibliographique à créer

Un écran d’édition comportant le formulaire de saisie des données codées (correspondant au type dedocument sélectionné précédemment) et un espace de saisie comportant des zones pré-renseignéess’affiche.

3. Saisir les informations bibliographiques


5

Entrer les étiquettes des zones suivies par leur contenu

Chaque étiquette d’une zone doit être placée en début de ligne et suivie d’un espace ; elle doit être suiviedes indicateurs, puis des codes de sous-zones précédés de « $ », puis du contenu de la ou des sous-zone(s).

Si le contenu d’une zone excède une ligne, WinIBW va automatiquement passer à la ligne suivante.


placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologiques’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée.




• Message Doublon possible : Le Sudoc comporte un programme de comparaison pour la détection desdoublons possibles. Ce mécanisme est activé lors de la validation de la notice et aboutit à un messagetel que : Doublon possible; ISB est généré par ppn… (Comparaison de l’ISBN), Doublon possible; ISNest généré par ppn… (Comparaison de l’ISSN), Doublon possible; CTI est généré par ppn…(Comparaison de la clé titre), Validation acceptée, Notice créée avec PPN...


2.3. Création automatique (utilisation d’unscript)Cette fonction permet d'utiliser un modèle de notice personnalisable et contenant l'intitulé des zones etdes sous-zones. Ces scripts-utilisateur s'exécutent à l'aide de boutons de raccourci disposés dans une barred'outils de WinIBW. Voir à ce sujet le Manuel des Scripts[http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/logiciel_winibw/scripts/index.html], ou adresser-vousau coordinateur local de votre établissement.

Les script-utilisateur CATALOGAGE s’exécutent automatiquement

1. cliquer sur le bouton de raccourci correspondant au modèle de notice souhaité

Ces modèles de notices proposent un format développé comprenant l’ensemble des zones et sous-zonesUnimarc possibles pour un type de notice. Par ailleurs, des éléments de description sont implémentés auniveau des zones et des sous-zones. Il est impératif que le catalogueur remplace cette description par


6

http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/logiciel_winibw/scripts/index.html

http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/logiciel_winibw/scripts/index.html

le contenu bibliographique adéquat et supprime toutes zones ou sous-zones inutilisées.

2. Saisir les données codées et les informations bibliographiques









7

Chapitre 3. Comment créer une noticebibliographique à partir d’une noticeexistante ?3.1. Création par copie de la base principale(baguette magique – F5)A l’issu d’une recherche dans la base Sudoc, il est possible de copier une notice qui comporte denombreux éléments de similitude (cas fréquent pour les différentes éditions d’un même livre). Vouspouvez copier intégralement cette dernière ou seulement une série de zones pour créer votre nouvellenotice, en y apportant les modifications appropriées.

Ne pas copier une notice correspondant à un autre type de support que celui qu'on a à cataloguer. Il existedes contrôles croisés entre le type de document et la présence/absence de certaines zones dans la noticequi risqueraient de compliquer la validation de la notice.

1. Sélectionner la notice de référence retenue

2. Appuyer sur la touche F5, ou sélectionner l’icône de la barre d’outils supérieure et choisir "Copier

notice"

Une fenêtre demande le contexte dans lequel est réalisée la création par copie. A partir de la baseprincipale, seul le choix « Décrire un autre document (une autre autorité) » est préconisé, sinon la noticeainsi créée sera un doublon.

En fonction du choix, la notice est automatiquement copiée dans un nouvel écran d’édition. Les zones


8

propres au document décrit dans la notice ayant servi de modèle ont été automatiquement supprimées.Les zones à vérifier ou modifier sont spécifiées sous <…>

3. Effectuer les modifications nécessaires.


placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologiques’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée. Pour ce qui est des différences entre lanotice copiée et la notice à cataloguer, bien vérifier les données codées (date), les zones principales dupavé ISBD et au besoin, les modifier ou en ajouter. Pour ce qui est des liens, vérifier qu'ils sont bientoujours pertinents et que le lien avec la notice d'autorité correspondante est bien créé.







9

3.2. Création par copie de la base d’appui1. Dans le catalogue Sudoc, changer de base en cliquant sur

2. Choisir Base d’appui, puis OK

L’interface d’interrogation reste celle du logiciel WinIBW.

3. Dans la base d’appui, faire sa recherche. Les index de recherche sont identiques à ceux de la baseSudoc de production

4. Sélectionner la notice de référence retenue et l'afficher en format UNIMARC (AFF UNM)

5. Pour copier la notice vers le catalogue Sudoc, sélectionner la fonction «copier notice» de la barred’outils supérieure ou ou utiliser la touche F5 du clavier.

Une fenêtre demande le contexte dans lequel est réalisée la création par copie. A partir de la base d’appui,les deux choix sont possibles.


10

• La notice décrit le document à cataloguer ou l’autorité recherchée : toutes les zones de la notice copiéesont conservées.




7. Valider votre notice : appuyer sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utiliser le boutonWinIBW « Entrée ».





La base d’appui peut également s’interroger à partir du formulaire de recherche distante (DIS CHE). Laprocédure est décrite au chapitre « Création par dérivation d’un catalogue externe ». Comment privilégierun mode d’accès par rapport à l’autre ?

• Accès par l’icône « Petite maison » : on dispose des mêmes index de recherche que dans la base deproduction, la recherche ne s’excute que dans la base d’appui

• Accès par le formulaire DIS CHE : les index de recherche sont moins nombreux, mais la recherchepeut s’effectuer simultanément dans d’autres bases bibliographiques que la base d’appui (des cases àcocher dans le formulaire permettront de les choisir)


11

3.3. Création par dérivation d’un catalogueexterne

Il faut lancer une « recherche fédérée », c’est à dire soumettre la même requête simultanément à une ouplusieurs bases.

On parle également de « recherche distante » (d’où la commande DIS CHE)

Procédure :

1. Dans la barre de commande, taper la commande DIS CHE

2. Le formulaire de recherche fédérée s’affiche ainsi :

Saisir la requête, et cocher les cases des bases externes sur lesquelles l’exécuter

3. Sélectionner la notice bibliographique trouvée et l'afficher en format UNIMARC (AFF UNM)

4. Pour dériver la notice vers le catalogue Sudoc, appuyer sur la touche F5, ou sélectionner l’icône de

la barre d’outils supérieure et choisir Copier notice


12

Une fenêtre demande le contexte dans lequel est réalisée la création par copie. A partir d’une baseexterne, les deux choix sont possibles.

La notice est automatiquement copiée dans un nouvel écran d’édition.

• La notice décrit le document à cataloguer : toutes les zones de la notice copiée sont conservées. Lecatalogueur doit modifier celles qui doivent l’être pour les mettre en conformité avec les usages duSudoc.


13

• La notice décrit un autre document que celui à cataloguer : seules les zones pertinentes par rapport aucontexte défini sont conservées.




Il est indispensable de nettoyer la nouvelle notice issue d’une autre source de catalogage. Penser à :

- compléter s'il y a lieu le pavé ISBD, et remettre en conformité aux normes AFNOR (règles dedescription et données codées)


14

- franciser : traduction en français des termes de catalogage dans la collation et les notes

Exemple : S(Seiten)-->p. (pages), "includes bibliography" -->Notes bibliogr. etc

- établir les points d’accès Titre, Sujet, Auteur : liens aux notices

6. Valider votre notice : appuyer sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utiliser le boutonWinIBW « Entrée ».






15

Chapitre 4. Comment mettre à jour unenotice bibliographique ?Vous pouvez modifier le contenu ou niveau d’information des notices bibliographiques selon vos droits(pour plus de détails voir le manuel administration des utilisateurs[http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/administration/gestion_utilisateurs/index.html]) :

• Soit un message vous indique que vous n’êtes pas autorisé à modifier une notice,

• Soit la notice ou une partie de la notice est présentée en couleur rouge pour indiquer que ces zones sontprotégées et ne peuvent pas être modifiées.

Procédure :

1. Sélectionner la notice bibliographique à modifier

2. Appuyer sur le bouton "Modifier" ou taper la commande MOD

Effectuer les modifications nécessaires : ajouts de zones ou modifications de zones existantes


• Message OK : Les modifications ou ajouts sont validées

• Message ERREUR : la notice n’est pas validée, un message vous signale les zones ou donnéeserronées.


16

http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/administration/gestion_utilisateurs/index.html

http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/administration/gestion_utilisateurs/index.html

Chapitre 5. Comment supprimer desnotices bibliographiques ?La suppression a un statut spécial dans un système coopératif, et elle est donc réservée à des utilisateurshabilités. La seule exception à ce principe est la possibilité de supprimer les notices que vous auriezcréées au cours d’une session, tant que cette notice n’est pas localisée.

Une notice bibliographique peut être facilement supprimée si les seuls exemplaires associés appartiennentà votre bibliothèque.

1. Afficher la notice à supprimer

2. Utiliser le bouton "Supprimer" ou la commande SUP

La notice sera affichée en format de catalogage avec le message « suppression de notice » en haut del’écran.

3. Confirmer en appuyant de nouveau sur le bouton "Supprimer" ou en répétant la commande SUP

Un message OK apparaît : la notice est supprimée.

5.1. La liste des notices suppriméesLa commande SUP ne supprime en fait que les index des notices concernées. Les notices restent doncaccessibles par l’index NOS et par leur n° PPN.

La commande BAL NOS <JJ-MM-AAAA> permet d’afficher par date la liste des notices suppriméesavec l’indication du n° RCR l’ayant supprimé.

La commande BAL NOS <n°RCR> permet d’afficher par RCR la liste des notices supprimées.

La commande CHE PPN <n°PPN> permet de ré-afficher la notice supprimée

La liste de toutes les notices supprimées peut être visualisée avec la commande BAL NOS qui affichel’écran suivant :


17

1ère colonne : nombre de notices bibliographiques

2ème colonne : Index NOS

3ème colonne : RCR de la bibliothèque auteur des suppressions

4ème colonne : date de la suppression

Les suppressions sont classées par RCR puis par date.

NB : faire défiler la liste avec les flèches de votre clavier ; afficher la notice supprimée

en cliquant sur la ligne

5.2. La réactivation des notices suppriméesIl est possible de réanimer une notice bibliographique ou une notice d’autorité. Cette opération équivaut à


18

une ré-indexation de la notice.

1. Afficher la notice supprimée par son n° PPN CHE PPN <n° PPN>

2. Taper et lancer la commande REA

La notice est affichée en format de catalogage et le message OK signale que la notice est ré-indexée.


19

Documents

Création de notices bibliographiques - …documentation.abes.fr/sudoc/manuels/pdf/creation_bibliographique.pdf · Chapitre 1. Quels types de documents peut-on cataloguer ? Une notice