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Guide pratique
des boursiersDécembre 2013
Principes généraux et interlocuteurs ....................................................... 3
Mise en route ............................................................................................... 4
Aspects administratifs ............................................................................... 5Voyages, visas et titres de séjour ........................................................................................ 5
Bourse ..................................................................................................................................... 7
Couverture sociale et congés ............................................................................................... 8
Logement .............................................................................................................................. 10
Aspects scientifiques ............................................................................... 11Accès aux publications scientifiques ................................................................................ 11
Dépôt de vos thèses et publications scientifiques ............................................................ 11
Bonnes pratiques pour les publications ............................................................................. 12
Les mentions de financements ........................................................................................... 13
Contacts ..................................................................................................... 14
Institut de recherche pour le développement Guide pratique des boursiers
Ce guide pratique est destiné aux bénéficiaires des programmes :• allocations de recherche pour une thèse au Sud (ARTS) • doctorants du Sud (DDS)• bourses d’échanges scientifiques et technologiques (BEST)
Il répond aux différentes questions que vous seriez amenés à vous poser.
Le Service renforcement des capacités (SRC), responsable de ces différents programmes de soutien vous félicite et vous souhaite le meilleur dans votre projet professionnel.
SOMMAIRE
Principes généraux et interlocuteurs
Les bénéficiaires des programmes ARTS et DDS reçoivent un soutien financier et scientifique pour préparer une thèse de doctorat en alternance entre un pays du Sud et un ou plusieurs pays du Nord et/ou du Sud.
Le programme BEST vise le renforcement des capacités des chercheurs, ingénieurs et techniciens en poste sur des compétences précises ou sur le traitement de données spécifiques. Le soutien prend la forme de séjours dans des laboratoires au Nord ou au Sud. Le bénéficiaire dispose de douze (12) mois maximum de formation qu’il peut répartir à sa convenance sur une durée de quatre (4) ans.
Pour tous les programmes :
• le soutien accordé est composé d’un nombre fixe de mois au Sud et au Nord attribué par le comité des experts.
• la répartition des mois peut, pour des raisons scientifiques, changer au cours de la thèse mais le nombre total (Nord /Sud) ne peut être modifié.
• chaque année, le bénéficiaire précise à l’IRD son calendrier de travail pour l’année à venir.
• durée des séjours au Nord : entre 2 et 6 mois par année civile.
Vos interlocuteurs
Le chargé de programme est votre interlocuteur privilégié pour les questions liées à :• vos déplacements (achat des billets d’avion et de train)• le versement de votre bourse• le suivi scientifique (rapports à mi parcours et rapports des comités de thèse)
Notre prestataire, Campus France, peut répondre aux questions liées à : • votre demande de visa• les demandes d’attestation d’assurance• les remboursements médicaux couverts par votre assurance sociale
Guide pratique des boursiers 3
Mise en route
Annonce des résultats
Envoi d’un courriel précisant :
le montant de votre bourse, le nombre de mois accordés,
et éventuellement les recommandations du comité des experts
Confirmation du calendrier de travail
La première année est fixe.
Le calendrier de l’année suivante doit être
précisé 3 mois avant la fin de l’année en cours
Après réception de ces informations,
Envoi d’une proposition de convention
Lecture attentive et correction éventuelle
de la proposition de convention
Validation puis envoi de 3 exemplaires papiers
originaux de la convention signée
Signature de la convention dans un délai d’un mois, par le boursier et par les représentants des laboratoires d’accueil au Sud.
un exemplaire ➡ boursier
un exemplaire ➡ institution du Sud
un exemplaire ➡ à renvoyer à l’IRD
Le chargé
de programme
Le chargé
de programme
Le chargé
de programme
Le boursier
Le boursier
Le boursier et
les responsables
des institutions
4 Institut de recherche pour le développement
Guide pratique des boursiers 5
Aspects administratifs
Voyages, visas et cartes de séjourVous bénéficiez d’un voyage aller/retour par an entre vos laboratoires d’accueil, conformément à votre calendrier de travail.
Voyages
• Vous devez nous confirmer au plus tard deux mois avant votre départ les dates de votre séjour, le lieu (ville, pays), les moyens de transports envisagés (bus, avion, train…).
• Suite à cela, le chargé de programme vous fera une proposition de plan de vol.
• Après accord de votre part, vous recevrez votre billet électronique par courriel.
Exceptionnellement, le chargé de programme peut vous demander d’acheter vous-même votre titre de transport. Conservez alors les coupons d’embarquement et tous les justificatifs originaux pour obtenir un remboursement.
En cas de modification de votre calendrier, alors que votre billet a déjà été acheté : • Vous devez en informer le chargé de programme, qui appréciera votre
demande. Les modifications doivent être motivées par des raisons scientifiques exclusivement.
• Une fois l’accord obtenu, vous pourrez changer votre billet auprès de la compagnie ou d’une agence de voyage. Les frais y afférent seront à votre charge ou à la charge de votre laboratoire.
• Vous devez envoyer par courriel une copie des nouveaux billets et/ou les cartes d’embarquement pour chaque séjour.
Conseils pour l’arrivée en France
Voyagez avec un minimum de liquidités pour faire face à vos premières dépenses (transport, nourriture, hébergement, caution de votre logement…)
Soyez attentif aux règles des compagnies aériennes concernant le nombre et le poids des bagages autorisés.
Visas
Les boursiers doivent avant tout se renseigner auprès des autorités consulaires qui sont souveraines en matière de délivrance de visa.
À titre informatif :
Quelle que soit la durée de votre séjour en France vous pouvez demander un visa avec statut « Étudiant ». « court séjour » quand la durée est inférieure à 3 mois et « long séjour » quand elle est supérieure à 3 mois.
Pour les boursiers BEST : possibi l i té de demander une convention d’accueil.
Document administratif qui précise la nature et la durée des travaux confiés audemandeur. Destinée à permettre l’obtention d’un visa « scientifique », la convention d’accueil est visée par l’autorité préfecto-rale et adressée au chercheur par l’établissement d’accueil préalablement au dépôt de sa demande. Elle est ensuite visée par le consulat (durée moyenne d’obtention : 6 semaines).
Titres de séjour
Les boursiers doivent avant tout se renseigner auprès des autorités préfectorales qui sont souveraines en matière de délivrance de titres de séjour.
Pour les boursiers qui séjournent en région parisienne, Campus France peut vous assister dans vos démarches d’obtention et de renouvellement de votre titre de séjour en France.
Il convient pour cela de contacter :[email protected]
6 Institut de recherche pour le développement
Guide pratique des boursiers 7
Dépenses remboursables
Frais de transports en commun occasionnés par le voyage (pour aller à l’aéroport, à la gare…).
Les frais de taxi, en cas d’horaires décalés ou d’accord préalable de votre chargé de programme.
Nuits d’hôtel (90 € maximum par nuitée) en cas de nécessité (retard d’avion, urgences…).
Frais de visa ainsi que les frais de l’OFII (Office français de l’immigration et de l’intégration).
Tous les remboursements se font exclusivement sur présen-tation des pièces justificatives à votre chargé de programme.
Prise en compte de changements de calendrier :Signalez à votre chargé de programme toute modification de calendrier avant le 5 du mois en cours (n) pour que le montant de votre bourse soit ajusté le mois suivant (n+1).
BourseÀ votre demande, le chargé de programme ou Campus France peuvent vous délivrer une attestation de bourse.
Montant
• Calcul du montant de votre bourse :
Les deux facteurs qui sont pris en compte sont le lieu de séjour et le nombre de jour sur place.
Vous pouvez trouver le barème des bourses en suivant le lien www.ird.fr/arts
Celui-ci est susceptible d’évoluer chaque année.
Prime Sud-Sud
Les boursiers qui font des séjours dans un autre pays du Sud que celui dont ils sont originaires touchent, en plus de leur bourse une prime de 180 € net/mois.
Cette prime est également appliquée dans les ROM-COM pour compenser le coût de la vie sur place.
Attention : après un séjour en France, si vous souhaitez que votre bourse vous soit versée sur un compte bancaire au Sud, vous devez le préciser à Campus France avant le 15 du mois précédent votre départ.
Couverture sociale et congésLes mensualités de votre couverture sociale sont prises en charge. Celle-ci est gérée par Campus France.
Ce dernier vous délivrera :
• Un exemplaire des conditions générales du régime d’assurance Campus France
Versement
Il est effectué par Campus France, qui vous en précisera les modalités.
• Modes de versement :
Le versement se fera en priorité sur un compte ouvert dans un établissement bancaire en France.
En cas d’impossibilité, et en attendant d’avoir un compte en France, les premiers versements pourront se faire par virement sur un compte bancaire à l’étranger, par lettre-chèque ou exceptionnellement par Western Union.
Si vous possédez déjà un compte bancaire : vous devez impérativement nous transmettre votre relevé d’identité bancaire faisant apparaître les codes BIC et IBAN ou/et SWIFT.
Cumul des bourses
Il est obligatoire de prévenir votre chargé de programme si vous avez un autre financement. Le montant de votre bourse sera ajusté en conséquence.
Dépenses remboursables
Les frais d’inscription universitaire pour les bénéficiaires du programme BEST
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Guide pratique des boursiers 9
• Un exemplaire des conditions particulières du régime d’assurance auquel vous êtes affilié
• Un exemplaire du bulletin de désignation d’un bénéficiaire du capital décès
• Un exemplaire du guide de l’assurance dans lequel vous trouverez des informations pratiques
En cas de maladie
En cas de maladie qui vous obligerait à suspendre votre formation, il est obligatoire d’en informer le chargé de programme afin de prendre les mesures appropriées.
En cas de maternité
• En cas de maternité, vous devez en informer au plus tôt votre chargé de programme, en lui envoyant la déclaration de grossesse.
• Vous pouvez alors bénéficier d’un arrêt maternité pour une durée maximale de 4 mois. Pendant cet arrêt votre bourse sera maintenue.
• Vous bénéficierez également d’une prolongation de la durée de votre bourse équivalant à la durée de votre arrêt maternité.
Nous vous remercions de lire attentivement ces documents de les signer et de les retourner dans les meilleurs délais au chargé de programme et à Campus France.
La couverture sociale étant liée au pays dans lequel vous vous trouvez, il est INDISPENSABLE de prévenir Campus France et le chargé de programme en cas de déplacement non prévu dans votre calendrier d’alternance (mission, colloques, congés, etc.) Vous ne serez pas couverts si Campus France n’est pas prévenu de votre déplacement.
Couverture sociale de l’enfant
La couverture sociale de Campus France ne garantit pas les frais afférents à l’enfant. Il vous est vivement recommandé de souscrire à une couverture sociale pour lui.
Congés
• Les congés doivent être posés en accord avec vos laboratoires d’accueil et votre directeur de thèse.
• Pendant vos congés votre bourse sera maintenue.
• Il faut prévenir Campus France si vous prévoyez de passer vos congés dans un pays non prévu dans le calendrier de travail.
LogementPour chacun de vos séjours en France, Campus France peut vous accompagner dans la recherche d’un logement. Il faudra alors leur préciser, avant chacun de vos séjours votre intention de bénéficier de l’aide pour trouver un logement.
• Sachez que la prestation concerne exclusivement la France métropolitaine. Le montant mensuel du loyer est variable en fonction des régions et du type d’hébergement proposé. Il est à votre charge.
• En cas de désistement tardif (à partir d’une semaine avant le début de la location) suite à une réservation, des pénalités seront appliquées directement sur votre bourse. Nous vous conseillons de bien vérifier cela auprès de Campus France.
Pour plus d’information au sujet des possibilités d’hébergement :
http://www.cnous.fr/_vie_28.htm
http://www.fnak.fr/dn_Logement/
http://www.ciup.fr/mobilite/etudiant/logement
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Guide pratique des boursiers 11
Aspects scientifiques
Accès aux publications scientifiquesTous les boursiers ARTS et BEST sont accueillis dans des unités de recherche IRD ; ils ont le droit d’accéder aux ressources documentaires auxquelles l’IRD est abonné.
Il faut donc demander à votre équipe de recherche l’ouverture d’un compte informatique et signer la charte informatique de l’IRD. Vous disposerez ainsi d’une adresse mail et d’un accès à l’intranet de l’IRD. Les ressources documentaires sont accessibles via le « Bureau du chercheur » (www.documentation.ird.fr/bureau).
Les boursiers DDS doivent se référer au fonctionnement du Cirad en termes d’accès aux publications scientifiques.
Dans tous les cas, les centres de documentation de l’IRD sont ouverts aux boursiers et proposent des services de proximité (formation aux outils, recherche de documents, accès aux abonnements électroniques sur les postes de travail). Ils se situent en France métropolitaine à Bondy, Montpellier (centre IRD et Maison des sciences de l’eau) et Brest, mais également dans certains sites de l’IRD outre-mer ou à l’étranger : Cayenne (Guyane française), Nouméa (Nouvelle-Calédonie), Papeete (Polynésie française), Dakar (Sénégal), La Paz (Bolivie), Niamey (Niger), Ouagadougou (Burkina Faso), Quito (Équateur), Tunis (Tunisie).Si aucun centre de documentation n’est à proximité de votre lieu de travail, vous pouvez entrer en contact avec les documentalistes qui pourront vous aider.
Dépôt de vos thèses et publications scientifiquesL’IRD dispose d’une archive institutionnelle, la base Horizon, qui rassemble l’ensemble des publications issues des équipes de recherche et les met à disposition sur l’Internet, dans une logique de libre accès à chaque fois que c’est possible.www.documentation.ird.fr
Toutes les thèses et publications des boursiers ARTS et BEST doivent être signalées aux chargés des programmes et déposées sous forme numérique dans la base Horizon ; il suffit d’adresser le document sous forme numérique à l’adresse mail :[email protected].
Les boursiers DDS peuvent contacter Marie-Claude Deboin, responsable de la délégation de l’information scientifique et technique, à l’adresse mail : [email protected]
Bonnes pratiques pour les publicationsLa signature de publications
Tous les boursiers doivent préciser une double affiliation dans la signature des publications :
• l’institution à laquelle ils sont rattachés pour leur thèse ou leur activité de recherche, dans leur pays d’origine ;
• l’unité de recherche IRD ou Cirad où ils sont accueillis en tant que boursiers.Pour les boursiers ARTS & BEST, voici les règles et recommandations générales en vigueur pour les unités de l’IRD.
Les boursiers DDS doivent se référer aux règles instaurées par le Cirad.
Pour plus d’information au sujet des signatures d’articles :
1. Les éléments qui doivent obligatoirement figurer dans les adresses d’affiliation sont :
- le nom de l’IRD, sous cette forme (la forme la plus compacte ; pas de développé ou d’abréviation comme Inst Rech Dev)
- le sigle de l’UMR, sous une forme unique décidée par l’UMR (il est recommandé de choisir une forme compacte non développée)
- la ville de l’implantation principale ou d’une implantation secondaire de l’UMR
2. Toutes les tutelles de l’UMR doivent être citées dans l’affiliation.
3. Dans le cas où un auteur est en affectation à l’étranger, il est recommandé d’ajouter une ligne d’adresse supplémentaire pour mentionner l’organisme partenaire de rattachement, la ville et le pays concernés.
12 Institut de recherche pour le développement
Guide pratique des boursiers 13
Les mentions de financementsPour tous, dans les thèses et les publications scientifiques il faut indiquer l’origine de votre financement (pour les articles, utilisez la rubrique Acknowledgments ou Fundings), voici les recommandations pour les boursiers ARTS et BEST :
« Cette publication a été réalisée avec le soutien financier du programme Nom complet du programme (Acronyme du programme) de l’Institut de recherche pour le développement (IRD) »
« This publication has been produced with the financial support of the Complete program name (its acronym) program of the Institut de recherche pour le développement (IRD) »
« Esta publicación contó con la asistencia económica del programa Nombre completo del programa (acrónimo del programa) del Institut de recherche pour le développement (IRD) »
Les boursiers DDS doivent se référer aux règles instaurées par le Cirad.
14 Guide pratique des boursiers
SErVICE rENFOrCEMENT DES CAPACITéSCorrespondante programme ArTSFélicité Métonou Tél : 04 91 99 95 75 [email protected] www.ird.fr/arts
Correspondante programme BEST Sandrine Lerosier Tél : 04 91 99 95 21 [email protected] www.ird.fr/best
Correspondante programme DDS Élise Montet Tél : 04 91 99 93 86 [email protected] www.ird.fr/dds
rESPONSABLES DE L’ACCuEIL DANS LES CENTrES IrDBondy Isabelle Lecubin Tél : 01 48 02 55 78 [email protected]
Silvia Poli Tél : 01 48 02 59 80 [email protected]
Montpellier Manuelle Rival Tél : 04 67 41 61 24 [email protected]
Eugénie Soriano Tél : 04 67 41 63 82 [email protected]
CAMPuS FrANCESiège : 28 rue de la Grange aux Belles 75010 ParisColine Rendu-Douce Tél : 01 40 40 81 17 [email protected]
Contacts
Direction des programmes de recherche et de la formation au Sud (Dpf)
Service renforcement des capacités
44 boulevard de DunkerqueCS 9000913572 Marseille cedex 02france
www.ird.fr
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