SARL MELLITIS Développement - 1, Rue des Tanneurs - 44 220 COUERON contact@mellitis.com – Tél 02 28 25 81 27

Agence Commerciale de Bordeaux : commercial@mellitis.com – Tél 06 69 93 82 83

Descriptif technique détaillé Clients • Coordonnées, téléphones, fax, emails, site web

• Géolocalisation du client (Google Maps) et visualisation des autres clients à proximité (tournées)

• Contact principal, contacts secondaires illimités

• Adresses de livraison et de facturation • Numéros de TVA, SIREN et Accise. • Exonération de TVA. • Conditions de règlement (Chèque, etc.) et banque de facturation.

• Renseignements comptables. • Gestion de l’affacturage avec le code factor. • Gestion des encours avec alerte et blocage. • Gestion de familles et de critères de clients, prospection • Possibilité de gestion des frais de port en automatique par famille client, en fonction du nombre de bouteilles.

• Gestion des clients comptoir/caveau avec carte de fidélité (CA et points accumulés)

• Gestion de prospects (possibilité d’imports de listes), qualification des prospects grâce des critères et familles paramétrables.

• Attribution d’un commercial / agent. • Taux de remise par défaut. • Association à un tarif par défaut. • Visualisation depuis la fiche de l’encours, CA et marges. • Accès direct aux statistiques depuis la fiche client. • Accès direct aux commandes en cours et à l’historique des factures (par pièce ou produits).

• Recherche intuitive par nom de société ou contact. • Export de la liste client vers Excel pour opération commerciale.

• Envoi direct de mails et de fax. •Copie d’une fiche client en tant que fournisseur. • Saisie d’observations et de notes dans la fiche client pour le partage de l’information.

• Saisie d’informations spécifiques au client à rappeler en automatique dans les bons de préparations, les bons de livraison, les commandes et les factures.

Agents / représentants • Coordonnées, téléphones, fax, emails, site web.

• Attribution de départements.

• Paramétrage de formules de commissionnement par famille de vins, quantité, chiffre d’affaires ou marge.

• Calcul de la commission sur un montant, un % de la marge ou du chiffre d’affaires.

•Possibilité de créer un espace web par représentant pour enregistrer et récupérer facilement à distance les stocks et tarifs.

• Gestion des agences commerciales.

Transporteurs • Coordonnées, téléphone, fax, emails.

• Possibilité d’importer le tarif de vos transporteurs détaillés par zone et coûts (forfait, au col, à la palette, frais de dossier, assurances, Écotaxe)

• Interface possible avec certains transporteurs (nous consulter).

Fournisseurs • Coordonnées, téléphones, fax, emails, site web.

• Géolocalisation du fournisseur (Google Maps) et visualisation des autres fournisseurs à proximité.

• Contact principal, contacts secondaires illimités.

• Adresse des bureaux et des entrepôts.

• Numéros de TVA, SIREN et Accise.

• Gestion de famille de fournisseurs.

• Renseignements comptables.

• Recherche intuitive par nom de société ou contact.

• Création possible du fournisseur lors de la saisie de la commande.

• Export de la liste de fournisseurs vers Excel ou Word.

• Envois directs d’emails ou de fax.

• Conditions de règlement.

• Copie d’une fiche fournisseur en tant que client.

Courtiers • Coordonnées, téléphones, fax, emails, site web.

• Contact principal + contacts secondaires illimités.

• Paramétrage d’un taux par défaut (2% pour Bordeaux).

• Import automatisable des tarifs et quantités des courtiers : Tastet-Lawton, Les Grands Crus, Balaresque et Lêvèque (mise à disposition de l’outil, sous réserve de posséder les codes FTP de chaque courtier, les codes courtiers de chaque vin seront fournis)

Gestion des stocks • Recherche multicritères avec saisie assistée : vin, domaine, appellation, région, millésime et format.

• Gestion multi-entrepositaires, avec gestion des emplacements ; mise à jour des quantités en temps réel.

• Interface avec Wine Decider pour visualiser les prix du marché, et les notes des critiques (Parker, WS, etc.).

• Gestion des conditionnements CBO, CB, carton, contenance et états des bouteilles (niveau, étiquettes et capsules).

• Gestion des différents bouchages : CN, CRD, TB, VRAC.

• Visualisation immédiate de la quantité disponible, en attente de réception fournisseur, réservée chez vos fournisseurs, possibilité marchande, en commande client, en réservation client, etc.

• Prix d’achat le plus bas, le plus haut et prix de revient moyen pondéré.

• Accès direct aux encours et à l’historique des achats et des ventes.

• Détail des disponibilités par produit (date d’achat, de réception, fournisseur, entrepositaire, conditionnement, bouchage et état bouteille (niveau, étiquette, capsule).

• Gestion de produits composés (coffrets).

Lieu de stockage / entrepositaires • Coordonnées, téléphone, fax, emails et site web.

• Contact principal, contacts secondaires illimités.

• Paramétrage d’un entrepositaire principal.

• Pont logiciel (EDI) entre CERES et vos entrepositaires.

SARL MELLITIS Développement - 1, Rue des Tanneurs - 44 220 COUERON contact@mellitis.com – Tél 02 28 25 81 27

Agence Commerciale de Bordeaux : commercial@mellitis.com – Tél 06 69 93 82 83

Commandes fournisseurs • Commande, réservation, Proforma primeurs ou possibilité marchande.

• Saisie assistée de la commande grâce à une base de références de vins paramétrable.

• Adresses d’enlèvement.

• Gestion des remises par produit ou globale.

• Gestion des vrac avec quantité à l’hecto et gestion des décimales ; gestion des prix au tonneau.

• Gestion des frais d’enlèvement ; ces frais impactent le prix de revient des produits mais pas le montant total de la commande fournisseur.

• Gestion des prix de revient impacté par le prix d’achat, les remises, le courtage, les suppléments et les frais d’enlèvement.

• Gestion des suppléments.

• Saisie du ou des courtiers ainsi que de la taxe interprofessionnelle (demie ou complète).

• Gestion des demandes d’enlèvement via e-mail.

• Réception partielle ou complète par ligne de commande.

• Transfert automatique des réservations en commandes.

• Création automatique de la commande client depuis la commande fournisseur.

• Saisie d’informations et d’instructions de préparation.

• Gestion multi-échéances et saisie des règlements.

• Edition de la commande, de l’attestation d’achat et de la facture avec envoi par email.

• Recherche et visualisation par date, période, fournisseur et statut de la commande.

Commandes clients • Commande, réservation ou Proforma primeurs.

• Saisie rapide et assistée de la commande grâce à une base de référence de vins paramétrable.

• Adresse de facturation et de livraison.

• Gestion des remises part ligne de produit ou globale.

• Gestion des frais de port par famille client.

• Gestion des suppléments.

• Transfert automatique des réservations en commande avec notion de date limite.

• Saisie de ligne texte (informations, commentaires).

• Intégration d’informations spécifiques à chaque produit pour chaque ligne de commande (médailles, distinctions, notes, etc.)

• Calcul de la marge et du % de remise éventuel en temps réel.

• Gestion multi-échéances et enregistrement des règlements.

• Edition de la commande, du bon de préparation, du bon de livraison, de la liste de colisage, de la shipping invoice, DAA/DCA, DSA et de la facture avec envoi par email.

• Gestion des panachages.

• Recherche et visualisation par date, période, client et statut de la commande.

• Facturation manuelle ou automatique (mode rafale), il est possible de créer en automatique les bons de préparation, de livraison et d’expédition ainsi que la facture.

• Éclatement ou regroupement des commandes pour expédition et facturation.

• Avoir complet ou partiel, financier ou avec retour.

• Visualisation de toute la chaîne de commande sur la même fenêtre.

Gestion des primeurs • Saisie des primeurs/allocations par campagne (jusqu’à 3 campagnes possibles en parallèle).

• Visualisation de chaque campagne primeurs sur le tableau de bord regroupant allocations, achats, offres et ventes primeurs pour le pilotage en temps réel de la campagne.

• Gestion multi-échéances avec possibilité de définir un échéancier client par défaut repris dans chaque Proforma et commande primeurs.

• Transfert des Proformas client en commandes avec possibilité de regroupement pour une seule expédition et facturation.

• Mise à jour automatique des Proformas fournisseur en fonction des instructions de mises des Proformas client.

• Edition des achats primeurs par fournisseur et/ou courtiers.

• Edition des ventes primeurs par client et/ou agents.

• Edition du récapitulatif des instructions de mise client et fournisseur.

• Edition des échéanciers sur les achats et les ventes.

• Transfert des acomptes primeurs en comptabilité.

• Edition d’un tarif basé sur les vins saisis en allocations et donc spécifique à la campagne.

• Envoi personnalisé d’offres via CERES MAILING à vos clients.

• Historisation des achats et ventes d’une campagne à l’autre. Saisie facilitée des allocations et des offres.

Gestion de la production • Création des matières sèches : bouteilles, bouchons, étiquettes, conditionnements, etc.

• Création des différentes opérations de mise avec coût unitaire ou au forfait : embouteillage, fiscalisation, habillage, emballage, etc.

• Création de modèles de fabrication spécifiques (saisie d’exclusivité client, pays, zone géographique)

• Rappel automatique du modèle de fabrication en saisie de commande (conditionnement, bouchage, habillage spécifique, etc.).

• Gestion des stocks de matières sèches.

• Vérification de la disponibilité des matières sèches en vue des opérations de mise en bouteilles avec indications sur les manquants.

Gestion des tarifs • Création simple avec critères multiples de sélection.

• Enregistrement de modèles de tarifs (illimités).

• Gestion de 10 types de tarifs différents (PV PRO, EXPORT, etc.), HT, TTC et multidevises.

• Gestion de tarifs par tranche de quantité.

• Texte de fin de tarif paramétrable.

• Enregistrement de tarif au format Excel, PDF ou HTML avec mise en page et choix des colonnes (Prix, Qté, Notes, etc.) entièrement personnalisables.

• Association des modèles de tarif à des familles client (tarifs personnalisés).

• Tarifs détaillés avec ou sans informations sur le conditionnement et l’état des bouteilles (niveau, étiquette, capsule).

• Imports de tarifs fournisseurs poussés.

• Import des prix place : liaison directe et automatisée vers le site internet des courtiers Tastet-Lawton, Balaresque et LGC.

• Gestion de cadenciers.

SARL MELLITIS Développement - 1, Rue des Tanneurs - 44 220 COUERON contact@mellitis.com – Tél 02 28 25 81 27

Agence Commerciale de Bordeaux : commercial@mellitis.com – Tél 06 69 93 82 83

Gestion des mouvements de stock et de la régie • Création des différents types de mouvements possibles :

entrée, sortie, casse, perte dégustation, échantillon, etc.

• Inventaire avec édition de la valorisation du stock.

• Gestion des DAA/DCA, DSA ; interface avec GAMMA en mode DTI+ ou EDI (via Sage Douane).

• Pointage des retours et apurements.

• Déclaration récapitulative mensuelle avec balance des droits suspendus et acquittés (gestion des reports) et liquidation de droits mensuelle.

• Déclaration d’échange de biens.

• Déclaration annuelle de stock.

• Inventaire par entrepôt détaillé et daté.

Gestion des articles • Base de données existante livrée avec le logiciel.

• Possibilité d’importation de votre base de données produit existante.

• Libellé des vins et spiritueux entièrement paramétrable.

• Gestion des alcools avec droits et vignettes.

• Fiche article complète : libellé, pays, région, appellation, couleur, classement, cépages, format, degré, famille, photos, vidéos, commentaires, compte d’âge, notes des critiques, champs personnalisables, etc.

• Possibilité de mise à jour des fiches techniques directement par le fournisseur/producteur.

• Gestion des GENCOD bouteille et carton.

• Visualisation depuis la fiche des commandes clients et fournisseurs ainsi que des stocks par dépôts

• Informations sur le prix d’achat, prix d’achat moyen pondéré, prix de revient et accès direct aux statistiques.

• Accès à l’historique des prix Tastet, LGC et Balaresque pour les vins concernés.

Gestion des ventes comptoir • Vente boutique compatible avec écran tactile, lecteur

code-barres, terminal bancaire, tiroir-caisse relié, imprimante tickets, imprimante chèques, afficheur client.

• Gestion de plusieurs caisses, mise en attente de tickets, multi-règlements, carte de fidélité, etc.

• Gestion des consignes et déconsignes

• Gestion de produits composés (coffrets).

• Mise en compte.

• Impressions des journaux par caisse, détaillé par utilisateur

• Gestion simplifiée des réapprovisionnements en fonction des ventes.

Gestion des règlements • Règlements fournisseurs.

• Règlements clients.

• Gestion d’acomptes.

• Échéanciers clients et fournisseurs avec analyse de la trésorerie à date.

• Suivi des comptes clients.

• Multi-échéances.

• Gestion simple des relances.

Les statistiques • Statistiques complètes : CA, marges, par client, vin,

commercial, fournisseur, etc.

• Statistiques multicritères.

• Requêtes personnalisées sur les achats et ventes avec export vers Excel ou Word ou la messagerie.

• Requêtes personnalisées sur fichier client et prospect avec création de liste de diffusion pour campagne d’emailing.

Autres outils • Interface avec la messagerie Outlook, MAC, et

Thunderbird (Mozilla), Word, Excel et outils Open Office.

• Interface comptable avec les standards du marché (CIEL, SAGE, QUADRATUS, APISOFT, EBP, CEGID, CDER, ISACOMPTA).

• Déclaration de TVA sur Facture ou encaissement.

• Vérification des numéros de carte bleue, IBAN, RIB, SIREN.

• Paybox intégrée.

• Tableau de bord : visualisation des commandes client en attente de traitement, retard paiement (gestion des relances intégrées), retard livraison fournisseur.

• Tableau de bord : visualisation des vins à livrer, à facturer et à habiller sur période VS la quantité commandée côté ventes et des vins en attente de réception, facturés ou non à régler au fournisseur toujours sur période.

• Logiciel CERES MAILING pour l’envoi d’emailing et le publipostage à partir de liste CERES et/ou de votre messagerie.

Environnement et sécurité • Gestion des utilisateurs et des droits d’accès par mot de

passe.

• Traçabilité des saisies.

• Procédure intégrée de sauvegarde des données.

Suivi élaboration du vin / Cuverie • Liaison avec la partie gestion commerciale

• Suivi viticole, apport d’intrants et opérations sur parcelles (taille, traitements,…).

• Suivi de l’élaboration du vin, gestion des opérations et analyses (fermentations, décuvage, soutirages,…).

• Plan de Cuverie détaillé (visualisation par critères : millésime, couleur, cépage, etc.).

• Gestion des lots de barriques.

• Achat de raisins/moûts

• Multi-Entrepôt : entrepôt négoce et/ou récoltant.

• Déclaration de récolte et de production (SV12).

Interface avec Internet • Export des stocks et tarifs vers le site internet.

• Import des ventes du site.

• Possibilité de paramétrer depuis la fiche article de la page web où doit s’afficher le produit (accueil, meilleures ventes, promotions, etc.).

• Extranet dédié pour communiquer de manière sécurisée avec ses clients (nous consulter).