1

Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Cycle Trésorerie

2005

2

S O M M A I R E

Introduction► Fondamentaux comptables

► approche de la démarche d’audit

1. Objectifs d’Audit

2. Revue du contrôle interne

3. Révision des comptes

Conclusion► Rôle et responsabilité de l’assistant

3

Cycle Trésorerie

1. OBJECTIFS D’AUDIT

4

DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :

Détournement Gestion optimisée

Justification régulière des comptes

REALITEEXHAUSTIVITE

UNICITE

BON COMPTEBON MONTANT

BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE

Risques généraux

5

Objectifs d’audit

OBJECTIFS

réalité

concerne l’entreprise

sans oubli (exhaustivité)

sans double emploi

dans le bon compte

pour le bon montant

sur la bonne période

TRAVAUXRapprochements bancaires, circularisation, contrôle de pièces, contrôle de caisse

Revue du contrôle interne, contrôle de pièces

Revue du contrôle interne, circularisation

Revue du contrôle interne, contrôle de pièces

Revue du contrôle interne, contrôle de

l’apurement des écritures en

rapprochement, opérations en devises

Revue du contrôle interne,

rapprochements bancaires

6

Exemple de calendrier type de réalisation des travaux

PREPARATION

Lettre de missionApprochePlanificationProgrammes de travail

SEMESTRIEL

Examen limité descomptes de filialesExamen limité des comptes (consolidés)semestrielsRapport semestriel

INTERIM

Examen du contrôleinterneAjustements de l’ap-proche et des pro-grammes de travailAutres contrôles

PREFINAL /FINAL

Audit des soldes dubilan et du compte derésultat

BOUCLAGE

Contrôle de l’annexeContrôle du rapportde gestionBouclage juridiqueEmission des rapports

- Identification et planification de l’audit informatique: banques, assurances, entreprises avec flux financiers importants

- Recensement et analyse des principaux contrats (emprunts, instruments dérivés…)

- Revue analytique (compte de résultat, soldes du bilan) - Sondages limités: écritures d’inventaire(intérêts courus…), Rapprochements Bancaires, valorisation des instruments finan-ciers

Contrôle interne:- Autorisations,

moyens de paiement, caisse

- Audit informatique SI- Revue approfondie

de contrats: emprunts,

instruments dérivés- Antériorité et

justification comptable

- Engagements horsBilan- Lancement des circularisations- Sondages

- Exploitation descircularisations- Sondages- Conclusions

APPLICATION AU CYCLE TRESORERIE

7

Cycle Trésorerie

2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

8

2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Trésorerie

2.2. Connaissances des opérations

2.3. Evaluation du contrôle interne

2.4. Conséquences induites par les conclusions sur le

contrôle interne

2. Revue du contrôle interne

9

2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle

•Les paiements sont faits à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes habilitées à le faire.

•Les encaissements font l’objet d ’un suivi.

•Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées.

•Les actifs liquides sont correctement protégés.

•La gestion de trésorerie est optimisée sans faire courir de risques indus à l’entreprise.

(source : MEN)

10

Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel

Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité

Prise de connaissance des principes et méthodes comptables- principes de comptabilisation des opérations de banque- principes de distinction titres immobilisés / valeurs mobilières de placement- valorisation des actifs financiers et instruments dérivés

2.2. Connaissance des opérations

RECENSEMENTEmission et

encaissement de chèques

Virements Couvertures (change, taux…)

11

2.2 Connaissance des opérations

Comptabilité Enregistrement des règlements émis et reçus Transmission au service Trésorerie des demandes de

règlement Rapprochement bancaire

Trésorerie Émission des règlements Endossement des règlements reçus Contrôle de la réalité des flux par rapport aux pièces Gestion de la trésorerie

Courrier Réception des règlements et transmission au Service Trésorerie

Principaux services intervenants

12

2.3. Evaluation du contrôle interne

2.3.1. Principales phases du cycle

2.3.2. Outils de revue du contrôle interne

2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires

13

2.3.1. Principales phases du cycle

Autorisationde

Paiement

Enregistrement &

émission

Rapprochementbancaire

Moyende

Paiement

Moyende

Paiement

Relevésbancaires

émission

Banque

INTERNE EXTERNE

14

2.3.1. Principales phases du cycle: Paiements

Paiements

Contrôle des pièces et matérialisation des règlements émis sur les factures

Établissement des habilitations et pouvoirs (et mise à jour régulière)

Séparation des fonctions (contrôle des pièces, gestion des journaux et émission du règlement)

15

2.3.1. Principales phases du cycle: Encaissements

Encaissements

Suivi des chèques endossés et remis en banque et rapprochement aux paiements reçus

Enregistrement immédiat et contrôle des effets reçus (montant, échéance et domiciliation)

Rapprochement des effets en portefeuille avec les soldes comptables

16

2.3.1. Principales phases du cycle: Opérations de trésorerie

Opérations de trésorerie

Séparation des fonctions

Établissement régulier des rapprochements bancaires et recherche systématique des montants inhabituels et anciens en rapprochementContrôle indépendant des rapprochements bancaires

Contrôle systématique des échelles d’intérêts

17

2.3.1. Principales phases du cycle: Actifs liquides

Actifs liquides

Mise à jour régulière des signatures autorisées auprès des banques

Protection de l ’accès aux chéquiers

Protection et suivi des mouvements de caisse

18

2.3.1. Principales phases du cycle: Gestion de trésorerie

Gestion de trésorerie

Politiques du crédit-clients et du crédit-fournisseurs indépendantes des opérationnels

Système de gestion de trésorerie en date de valeur

Système de gestion prévisionnelle des besoins de trésorerie fiable

19

2.3.2. Outils de revue du contrôle interne

Entretiens auprès des différents intervenants.

Organigramme des flux (« flow chart »), mettant en évidence les délais de traitement de chaque processus et la séparation des fonctions entre les personnes et les services.

Tableau des forces et faiblesses apparentes.

Tests de permanence (pour vérifier les forces).

Recommandations (qui doivent être suivies, soit au Final, soit à l ’intervention suivante).

Exercice n°1

20

2.3.3. Evaluation du contrôle interne

Compétences nécessaires

Intervenants Eléments revus

Fiscalistes et juristes Revue des conventions de trésorerie (pool de trésorerie groupe)

Examen critique des contrats d’emprunts avec clauses d’intéressement, garanties de passif …

Des instruments financiers (conventions, …)

Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Doctrine Principes comptables et d’écritures sur l’évaluation d’instruments financiers

21

2.4. Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de

l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter

► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,

► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur

la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et

orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision

► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

22

Cycle Trésorerie

3. REVISION DES COMPTES

23

3.1 Préparation du final

3.2 Travaux de contrôle

3.3 Mémo de synthèse

3.4 Contrôle de l’annexe

Révision des comptes

24

3.1 Préparation du final

Préparation de la circularisation des banques :

► Confirmation ouverte

► Circularisation exhaustive des banques

Relance des banques avant l ’intervention finale

Utilisation au final : cf. travaux de contrôle

25

3.2. Travaux de contrôle (1/2)

1. Etablissement de la feuille maîtresse

2. Revue analytique des principaux postes

3. Validation des rapprochements bancaires

4. Exploitation des réponses à la circularisation

5. Validation des emprunts et des dettes financières• Valider les montants inscrits au passif

• Contrôler les frais financiers

• Valorisation et comptabilisation des instruments financiers

26

3.2. Travaux de contrôle (2/2)

6. Validation des VMP• Contrôle de la réalité et de la correcte évaluation du solde comptable,

• Contrôle du résultat de cession des VMP,

• Contrôle de la valeur de réalisation des VMP: la plus-value latente doit être

réintégrée dans le résultat fiscal.

7. Contrôle de la caisse (inventaire, tests sur pièces)

8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises

Validation du résultat financier

Validation des engagements financiers hors bilan

27

3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

Rappel rapide des principes méthodologiques

Présentation des comptes concernés :► Situation de trésorerie

+ Actif: 451 - Comptes courants financiers503 - Valeurs mobilières de placement (VMP)512 - Comptes de banques531 - Caisses- Passif: 164 - Emprunts auprès des établissements de crédit165 - Dépôts reçus166 - Participation451 - Comptes courants financiers= Trésorerie nette

► Compte de résultat 76 - Produits financiers 66 - Charges financières

► Hors bilan Effets escomptés non échusCautions, engagements donnés

28

3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

Société X Index : GExercice 31.08.2001 Intervenant :

(en KF)

n° compte Libellé 31/08/2000 31/08/2001 Variation pointé DC 31.08.00 , rapport général503102 SICAV BNP MONE 428 0 -428 pointé BG 31.08.01503103 SICAV CL LION 991 0 -991503106 SICAV BNP MONE 1 944 0 -1 944503110 TRESORICIC BRO 1 959 0 -1 959

TOTAL VMP 5 322 0 -5 322512010 C.L. 2 636 825 -1 810512020 B.R.O. 2 063 3 108 1 045512030 B.N.P. 1 394 2 192 798512050 BQUE HERVET 2 967 801 -2 166512070 BNP 1 445 3 774 2 329531200 CAISS.DEV. 5 22 17533000 CAISSE REUILLY 2 1 -2533100 CAISSE CORMENON 6 23 17

TOTAL DISPONIBILITES 10 517 10 745 228165000 DEPOTS RECUS -44 -33 11166000 PARTICIPATION SALARIES -300 -316 -16

TOTAL DETTES FINANCIERES -343 -349 -6

765000 ESCOMPTES OBTENUS 606 360 -247766000 GAINS CHANGE 255 310 55767100 NET CESSION SICAV 488 258 -230768000 PRODUITS FINANCIERS 479 533 55661510 INT.DECOUVERT -5 -7 -2661520 INT. CREDIT TRESORERIE 0 -432661600 INT.CREDOC -33 -38 -6661610 COM CHANGE -6 -12 -6661620 INTERETS S/ESCOMPTE -710 -1 182 -472661800 INTERETS DIVERS -16 -16 -1665000 AVOIRS D'ESCPTE -50 -103 -54665100 ESCOMPTE S/REGLEMENTS -94 -32 61666000 PERTES DE CHANGES -350 -298 52

TRESORERIE

Exercice n°2

29

3.2.2 Revue analytique

Établir la cohérence du solde de trésorerie par

rapport au solde N-1, aux principales opérations de

l’exercice et, le cas échéant, par comparaison au

budget de trésorerie.

Réaliser un tableau des flux de trésorerie ou un

tableau de financement en mettant en évidence les

principales contributions de la variation

(investissements, variation du capital social,

dividende, évolution du BFR…).

Travaux à effectuer

Objectifs

30

3.2.3. Validation des rapprochements bancaires

► Force probante

• Le rapprochement bancaire permet de confronter la comptabilité (source interne) de l’entreprise avec celle de la banque (source externe).

► Pourquoi valider un rapprochement bancaire ?

• La validation du rapprochement bancaire et l’analyse des montants en rapprochement permettent de s ’assurer que les règles comptables sont respectées.

• Considérant que la trésorerie est le carrefour des opérations de l ’entreprise, le rapprochement bancaire permet de s ’assurer du correct enregistrement des opérations.

► Objectif

• S ’assurer que le solde comptable est le reflet fidèle de la position de trésorerie de l’entreprise.

31

3.2.3. Validation des rapprochements bancaires

• Vérification des soldes figurant au rapprochement : le solde bancaire doit être pointé au relevé bancaire et le solde comptable à la balance générale.

• Contrôle arithmétique du rapprochement.

• Examen critique de la nature des écritures en rapprochement (nature, volume et valeur de ces écritures)

• Contrôle par sondage du correct apurement des écritures en rapprochement sur les relevés M+1, M+2

Travaux à effectuer

32

3.2.3. Validation des rapprochements bancaires

Exemple de rapprochement bancaire :

• Solde suivant relevé de banque 2 585 648Opérations non comptabilisées par la banque :

- Chèques non débités (876 074)- Effets non crédités 281

465

Solde ajusté 1 991 039

• Solde d’après la comptabilité 2 254 932- Opérations non comptabilisées par l’entreprise :

- Impayés (173 278)- Prélèvements automatiques (65 000)- Agios bancaires (25 615)

Solde ajusté 1 991 039

Exercice n°3

33

3.2.4 Exploitation des circularisations

• S’assurer du caractère exhaustif des engagements

hors bilan, de la réalité des actifs de l’entreprise et

de l’habilitation des personnes ayant pouvoir

d’engager l’entreprise

• Rapprocher les données chiffrées confirmées de la

comptabilité.

• Contrôler que les habilitations sont correctement

mises à jour auprès des banques.

• Contrôler la valeur liquidative et la valeur

d’inventaire des SICAV à la clôture.

• Recenser les engagements hors bilan et contrôler

leur mention exhaustive dans l’annexe.

Travaux à effectuer

Objectifs

34

3.2.5. Validation des dettes et emprunts financiers

Travaux à effectuer

Objectifs

S ’assurer que les dettes et emprunts financiers sont exhaustifs et

correctement évalués.

S’assurer que les produits et frais financiers concernant les

opérations de trésorerie sont inscrits au compte de résultat

Valider les mouvements des emprunts et dettes financiers:

Rapprocher aux pièces (contrats nouveaux, pièces de banque justifiant des mouvements de fonds) Vérifier la comptabilisation des frais d’émission des emprunts et leur mode d ’amortissement

Valider la correcte évaluation des sommes inscrites au passif (principal et intérêts courus)

Contrôler que les sommes inscrites au passif correspondent au principal restant dû du tableau d ’amortissement Contrôler que les dettes en devises sont évaluées au cours du jour d ’inventaire.

Contrôler la cohérence de la variation du coût net de l ’endettement par la rapport à l ’évolution de l ’endettement net moyen et aux variations des taux d ’intérêt.

Faire le lien bilan / compte de résultat

35

3.2.6. Validation des VMP

Objectifs• S’assurer que les VMP sont inscrites dans les comptes pour leur correcte valeur d ’achat.• S’assurer que le produit net de cession des VMP est correctement calculé.

Exercice n°4

Valider la réalité et correcte évaluation des mouvements de souscription et de rachat de VMP intervenus au cours de l’exercice.

Vérifier la correcte application de la méthode FIFO pour le calcul du résultat net de cession des VMP.

Faire le lien bilan / compte de résultat

36

3.2.6. Validation des VMP

Travaux à effectuer

Contrôle de la réalité des

mouvements

Validation du résultat de

cession des VMP

Validation la plus-value latente sur

VMP

Obtenir le tableau des mouvements de VMP depuis la dernière clôture.

Sélection des mouvements significatifs et rapprochement aux pièces de banque correspondantes.

Valider le résultat net de cession des VMP : • contrôler la correcte application de la méthode FIFO (« First in first out ») pour le calcul du résultat de cession des VMP.

• contrôler que le résultat total de cession des VMP est effectivement enregistré dans le compte 767.

Valider la plus-value latente sur VMP (à réintégrer dans le résultat fiscal) :

rapprochement du montant confirmé par la banque.

37

3.2.7. Contrôle de la caisse

Objectif

Outils utilisés

S’assurer que les opérations transitant par la

caisse ont été correctement comptabilisées.

S’assurer que le montant figurant à l ’actif

correspond effectivement au solde en caisse.

Inventaire de la caisse

Contrôle de pièces

38

Présentation des travaux à effectuer

Contrôle des espèces en caisse► Recenser exhaustivement les dépôts de caisse, compter les espèces en caisse

en présence des responsables et effectuer les rapprochements avec les soldes figurant dans les livres.

► Vérifier que tous les documents présentés en justification du solde de la caisse ont été régulièrement approuvés.

Analyse des soldes► S'assurer que les mouvements de fonds entre la caisse et les autres comptes de

trésorerie concordent en date et en montant.► Rapprocher les écritures concernant les mouvements de fonds des livres de

banque et de chèques postaux.► Contrôler les dépenses ou encaissements d'un montant inhabituel.

3.2.7. Contrôle de la caisse

39

Présentation des travaux à effectuer (suite)

Examen des pièces► Contrôler l'apposition d'un visa authentifiant les pièces de caisse et le pouvoir de

la personne qui a apposé son visa. ► Vérifier l'imputation des pièces recettes et dépenses. ► Examiner le bien-fondé des opérations de recettes et de dépenses.► S'assurer de la concordance entre brouillards, comptes de Grand-Livre, journaux

auxiliaires et bilan.► Faire des tests sur les opérations de caisse concernant le responsable de la

tenue de celle-ci.

3.2.7. Contrôle de la caisse

40

S’assurer de la correcte évaluation des comptes bancaires et des emprunts libellés en devises.

S’assurer de l’exhaustivité et de la correcte évaluation du résultat de change.

Contrôle de pièces

Obtenir le détail de tous les emprunts en devises (classés par devise) et de tous les comptes bancaires en devises

Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs

Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion

3.2.8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises

Objectif

Outils utilisés

Présentation des travaux à effectuer

41

Présentation des travaux à effectuer (suite)

Conclure

Résultat de change: à partir du grand livre des comptes 666 et 766, sélectionner les principaux montants et valider, par un contrôle de pièces, le correct calcul du gain (ou de la perte) de change.

Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises et du résultat de change

3.2.8. Contrôle de la valorisation des comptes en devises

Exercice n°5

42

3.3. Rédaction du mémo de section

Rédiger un mémo de section reprenant :

► les objectifs d’audit

► les données chiffrées

- présentation synthétique

- éléments de revue analytique

► les travaux effectués

► les points notés

► une conclusion

43

3.4. Contrôle de l’annexe

Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de

conversion retenue pour les dettes en devises,…) avec les méthodes en

vigueur au sein de l ’entreprise.

Validation des données chiffrées.

Vérification des ventilations du tableau des emprunts et dettes financiers.

Validation du tableau de flux de trésorerie

Contrôle des engagements hors bilan.

44

3.4 Contrôle de l’annexe

Contrôles spécifiques► Vérifier que les dettes garanties par des sûretés réelles font l'objet d'une mention dans l'annexe

lorsqu'elles ont un caractère significatif à certains types d'emprunts.

► Vérifier que les obligations convertibles, échangeables en titres similaires font l'objet d'une

indication par catégorie de leur nombre, de leur valeur nominale et des droits qu'ils confèrent

dans l'annexe lorsque ces éléments ont un caractère significatif.

S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative :

► Dépôts de garantie versés

► Promesses d'achat

► Achat de marchandises ou de matières premières à terme

Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes

annuels par leurs utilisateurs (en particulier produits et charges financiers,

variations significatives de certains postes, changement de méthode, etc).

45

Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au

préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo

d’approche

► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, des

rapprochements bancaires et de leur apurement