DOCUMENT D ORIENTATION UTZ · 2018-05-30 · 1.1 Profil du client ... il doit informer UTZ de la nouvelle date prévue pour l ·audit dans un délai d ·une semaine. Clients nouveaux

DOCUMENT D’ORIENTATION UTZ BONNES PRATIQUES D’AUDIT

Version 1.0, juillet 2017

Bonnes pratiques d'audit - Version 1.0 Août 2017

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Contents Introduction et considérations importantes ............................................. 3

1. Préparation de l’audit .............................................................................. 4

1.1 Profil du client ....................................................................................... 4

1.2 Évaluation de l’information préliminaire ......................................... 4

1.2.1 Calendrier de l’audit .................................................................... 4

1.2.2 Documentation ............................................................................. 5

1.3 Évaluation des risques et échantillonnage..................................... 6

1.4 Estimation de la durée de l’audit ................................................. 8

2. Pendant l’audit .......................................................................................... 9

2.1 Bonnes pratiques générales .............................................................. 9

Allocation des auditeurs ..................................................................... 10

Utilisation des checklists ...................................................................... 11

2.2 Auditer le Code de conduite UTZ ................................................... 11

Audit du bloc A .................................................................................... 11

Audit du bloc B ..................................................................................... 13

Audit du bloc C .................................................................................... 14

Audit du bloc D .................................................................................... 16

Module audit du cacao ..................................................................... 16

2.3 Structure de base de l’audit ........................................................... 16

Réunion initiale ...................................................................................... 16

Audit du système de gestion interne (SGI) ...................................... 17

Audit des producteurs ......................................................................... 19

Inspection interne................................................................................. 20

Réunion finale ....................................................................................... 23

2.4 Description des non-conformités .................................................... 24

3. Post-audit .................................................................................................. 25

3.1 Examen des résultats : causes profondes, corrections et actions correctives ................................................................................................. 25

3.2 Décision de certification et étapes suivantes (GIP) ................... 26

Annexe 1. Directives pour le code de conduite UTZ………………….28

Annexe 2. Directives pour le module Cocoa UTZ…………………….. 70

Bonnes pratiques d'audit - Version 1.0

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Introduction et considérations importantes Ce guide est conçu pour vous aider à évaluer le Code de conduite UTZ et vous donner des directives spécifiques pour auditer selon les normes UTZ. Il accompagne l’auditeur, ainsi que le personnel des Organismes de Certification (OC) pendant les audits. Les conseils vous aideront tout au long du processus de certification, du premier contact avec le client à la délivrance du certificat. L’objectif ce document d’orientation est de créer une méthodologie commune pour les audits réalisés selon les normes UTZ, qui puisse être facilement mise en œuvre pour tous les produits et régions, de telle sorte que la cohérence des performances et des résultats de l’audit soit maintenue à un niveau élevé. Il comprend des annexes avec des directives d’audit pour l’évaluation de la structure de la certification de groupes et multi-groupe (version 1.1), plus des modules pour chaque produit. Les principes contenus dans ce document d’orientation sont basés sur les Normes UTZ (Protocole de Certification et Codes de Conduite, y compris les modules par produit) et sur tous les conseils pertinents proposés aux OC sur le site UTZ. De plus, UTZ étant considéré comme une certification de produit, ce document d’orientation tient également compte de la norme ISO 17065 et d’autres normes ISO concernant l’audit :

– ISO 9001, pour les principes des systèmes de gestion et le vocabulaire « qualité » de base – ISO 19011, lignes directrices pour l’audit des systèmes de gestion

Étant donné que UTZ utilise un système d’accréditation par procuration pour l’approbation des OC réalisant des audits UTZ, il est escompté que les OC appliquent des procédures et des instructions internes identiques, à la fois pour le champ d’application accrédité et pour UTZ ; en intégrant le champ d’application UTZ dans leur système de gestion ISO 17065, tout en tenant compte du protocole de certification UTZ, les OC peuvent exercer des activités UTZ à haut niveau, selon les principes de l’ISO et les exigences de UTZ. Nous espérons sincèrement que ce document d’orientation vous aidera à améliorer vos compétences d’audit. En tant qu’auditeur, vous savez qu’il n’y a pas une seule façon de faire les choses. Nous avons rassemblé au mieux toutes nos connaissances et nos meilleures pratiques, accumulées au cours d’années d’expérience, mais tout peut toujours être amélioré. Nous serons heureux de recevoir vos commentaires et idées pour les futures versions de ce document. Pour toute suggestion, merci d’écrire à : [email protected]@utz.org. Merci d’avance pour votre précieuse contribution.

mailto:[email protected]@utz.org


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1. Préparation de l’audit 1.1 Profil du client

Dans le cadre du système de gestion de l’OC, une base de données contenant toutes les informations utiles des clients UTZ doit être disponible pour consultation et pour faciliter le processus de certification. Une base de données typique contient des informations de base et à jour sur chaque client, telles que :

Nom complet : à utiliser pour les communications officielles avec le client (par exemple, les factures) et la communication avec UTZ (via le système de traçabilité en ligne) ; * Nom abrégé : acronyme, ou similaire, utilisé pour faire une référence rapide au client (par ex. dans la planification de l’audit ou dans les dossiers physiques / numériques) ; * ID du processus de certification : votre OC peut identifier les clients avec un code alphanumérique, afin de mieux retracer les activités pour chaque client ; l’ID de membre UTZ peut également être utilisé comme référence ; * Coordonnées : emplacement exact du membre, numéro de téléphone / adresse e-mail à jour, nom de la personne responsable pour les activités UTZ ; utile pour l’OC pour planifier l’audit, demander des informations pertinentes à l’avance (voir point 1.2.2) et se rendre sur le lieu de la visite (idéalement, les instructions sur la façon de s’y rendre devraient être jointes) ; * Type de client : individuel, multisite, (multi-)groupe(s), avec ou sans activités de la Chaîne de Traçabilité. Cette information guidera l’OC pour répondre aux exigences spécifiques de chaque type de champ d’application selon le protocole de certification UTZ ; * Historique : indique les dernières activités réalisées pour ce client (y compris la date du dernier audit / évaluation, le nombre de producteurs / parcelles concerné(e)s, l’année de conformité) ; un lien vers les derniers rapports disponibles vous aidera à mieux préparer l’audit suivant ; * Autres informations utiles : situation financière (par exemple, à jour avec les paiements), client provenant d’autres OC, membre qui est également client d’autres programmes, etc.

1.2 Évaluation de l’information préliminaire 1.2.1 Calendrier de l’audit Clients existants : les informations internes disponibles pour l’OC donneront un aperçu de la date à laquelle leurs clients doivent recevoir un audit afin de renouveler à temps le certificat en cours. Le coordinateur responsable de votre OC doit examiner les informations existantes et planifier l’audit selon les besoins du client. Afin de planifier l’audit de la manière la plus efficace, il est important de tenir compte de la validité du certificat précédent ; souvenez-vous que l’audit suivant doit avoir lieu avant la date d’expiration du


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certificat. On considère que la date de l’audit est celle du jour où l’audit est terminé, lors de la réunion finale. Pour vérifier les possibilités d’extension des certificats, les auditeurs peuvent se reporter au Protocole de Certification UTZ. Si l’audit ne peut pas être planifié à temps, il incombe à l’OC de demander une extension du certificat en cours avant son expiration, car les extensions ne sont pas possibles en dehors de la validité d’un certificat. UTZ encourage tous les OC à planifier les audits à temps et, si possible, à éviter les demandes d’extension. Si un OC demande l’extension d’un certificat en cours de validité, il doit informer UTZ de la nouvelle date prévue pour l’audit dans un délai d’une semaine. Clients nouveaux et clients existants : lors de la planification de l’audit de (re-)certification, faire attention aux périodes de récolte (dates de début et de fin de récolte) et tenir compte du fait qu’aucun audit ne peut être accepté en dehors du délai stipulé : quatre mois avant et quatre mois après le premier jour de la récolte de la saison qu’il est prévu de certifier. Il est important d’informer les clients de cette restriction s’ils insistent pour réaliser l’audit en dehors des périodes de récolte.

1.2.2 Documentation Idéalement, toutes ces informations sont reçues au moins une semaine avant l’audit. L’OC accorde suffisamment de temps pour que l’auditeur (ou un agent qualifié) évalue les informations reçues ; après cette évaluation, des aspects comme la durée de l’audit ou la taille de l’échantillon seront clairs pour l’auditeur. Lorsque cette information est envoyée à l’avance, l’audit permet une évaluation plus complète du groupe, car les informations externes peuvent être recoupées avec la réalité du membre. Cela contribue également à préserver la crédibilité et la réputation de l’OC (en particulier lorsque des exigences légales s’appliquent à certains points de contrôle du Code). L’examen des informations préliminaires est important pour plusieurs raisons : a) Le résultat de l’auto-évaluation vous donne une idée de la complexité et du niveau de mise en œuvre du système de gestion interne (SGI), ainsi que des sujets applicables au groupe. Cela comprend le nombre de procédures et de documents à examiner pendant l’audit, les installations ou les zones à visiter, le nombre d’entretiens à réaliser et les activités à observer. Lorsque l’évaluation est effectuée correctement, le groupe peut identifier les écarts dans son système avant que l’audit de certification n’ait lieu, afin que l’OC puisse vérifier pendant l’audit l’efficacité des actions correctives mises en œuvre par le groupe. Dans l’auto-évaluation, les points supplémentaires choisis pour l’année de conformité en question doivent être indiqués à l’auditeur par le client. b) En connaissant le nombre, l’emplacement et le type de sous-traitants utilisés par le client, vous pouvez envisager d’augmenter la durée initialement prévue de la vérification pour inclure la visite de ces installations ; il est également utile de recouper l’information reçue avec le profil du client. En ce qui concerne la liste des membres du groupe, les informations demandées dans le modèle fourni par UTZ vous aideront à décider au préalable de l’échantillon (voir chapitre 1.3 Évaluation des risques et échantillonnage). c) Le résultat des audits précédents est particulièrement important pour l’audit suivant. Prendre suffisamment de temps pour évaluer

Pour préparer au mieux un audit, l’OC demande et examine les informations préliminaires suivantes du client : - Auto-évaluation ; - Auto-évaluation du

(des) sous-traitant(s) ; - Liste des sites

appartenant à un multisite ou des membres du groupe appartenant à un groupe ou à un multigroupe (le cas échéant).

- Documentation des audits UTZ précédents, y compris ceux qui n'ont pas abouti à la certification (par ex. audits surprise et audits réalisés par d’autres OC) ;

- Plan de gestion de la ferme ou du groupe ; et

- Tout autre détail utile qui peut influencer l’audit (par exemple, les circonstances entourant le pays ou la région, les facteurs qui

Documentation


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l’efficacité des mesures correctives mises en œuvre pour les non-conformités (NC) vous aide à estimer la qualité du SGI et à éviter des situations inconfortables lors de l’audit (par ex. lorsque des actions correctives inattendues ou des documents inconnus sont fournis par le client pour justifier la clôture de NC précédentes). d) Le plan de gestion est l’un des principaux documents de la structure du SGI. Il décrit les actions à mener par le membre pour garantir la conformité avec le Code de Conduite UTZ de l’année correspondante, ainsi que celles mises en œuvre pour atteindre les niveaux souhaités d’amélioration continue. Un examen attentif de ce document peut fournir une indication des informations à vérifier, des sites ou des zones à visiter, ou de nouvelles politiques qui auraient pu être mises en œuvre dans le groupe. La complexité du système augmente avec l’année de certification, il est donc judicieux d’envisager un délai supplémentaire pour les membres en année 4 de conformité. L’OC a la responsabilité d’inclure tous les renseignements disponibles sur la région / le pays de production dans l’analyse du plan de gestion. Cela peut comprendre : - Une carte des zones protégées et leur emplacement par rapport

à celui des producteurs du groupe, ou des discussions avec le département forestier du gouvernement ou les ONG locales de défense de l’environnement pour obtenir des informations à jour sur les risques et les développements dans la région ;

- Une liste de pesticides prohibés pour le produit ou le pays en question ;

- La dernière version des accords de négociation collective applicables, ou des informations sur les salaires minimum et vital, le paiement des heures supplémentaires, etc. ;

- L’âge minimum des travailleurs dans le secteur agricole / de l’industrie alimentaire.

Les informations complémentaires à examiner proviennent du système de traçabilité en ligne UTZ : vous pouvez identifier la taille de l’entreprise en termes de volume vendu comme UTZ et estimer la taille de l’échantillon à prendre parmi les transactions effectuées par l’audité (pendant la dernière période de certification valide) afin de vérifier les exigences contenues dans le Bloc A du Code de Conduite.

1.3 Évaluation des risques et échantillonnage Pour évaluer le SGI d’un groupe, vous devez échantillonner les membres du groupe en sélectionnant un nombre représentatif de producteurs et d’installations. En règle générale, ce nombre est la racine carrée du nombre total de membres, mais des règles spécifiques peuvent s’appliquer comme décrit dans le Protocole de Certification UTZ :

Type de certification

Échantillonnage pour l’audit de certification

Individuelle Le nombre minimum de parcelles à auditer physiquement par l’OC est la racine carrée du nombre total de parcelles de la ferme, arrondie au nombre entier suivant.


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Multisite Tous les sites sous la gestion centrale sont audités physiquement par l’OC, selon les conditions de la certification individuelle ci-dessus.

Group Le SGI du groupe + au moins la racine carrée du nombre total de membres du groupe (arrondie au nombre entier suivant et avec un minimum de 5)

Multi-groupe

Le SGI du multi-groupe + au moins la racine carrée du nombre total de membres du groupe de tous les sous-groupes combinés (arrondie au nombre entier suivant et avec un minimum de 5).

Cet échantillon est sélectionné selon une combinaison basée sur l’évaluation des risques et sur une sélection aléatoire. Il est important de tenir compte de la définition de l’évaluation des risques : « Un processus systématique pour identifier et évaluer les dangers. Les dangers peuvent être identifiés dans un environnement externe (par ex. tendances économiques, événements climatiques, concurrence) et dans un environnement interne (par ex. personnes,

processus, infrastructures). Lorsque ces dangers interfèrent – ou risquent d’interférer – avec les objectifs, ils deviennent des risques. » Avec les informations reçues avant l’audit, vous devez pouvoir présélectionner les producteurs du groupe qui seront audités. Vous pouvez utiliser certains critères (non exhaustifs), dont : - Non-conformités ou résultats négatifs des audits précédents, afin

d’évaluer la mise en œuvre des mesures correctives antérieures et l’efficacité du SGI pour s’attaquer aux problèmes rencontrés lors des inspections internes.

- Producteurs à fort rendement ou grande superficie par rapport à la moyenne. Par exemple, lorsque la productivité est de 500 kg / Ha en moyenne, les producteurs avec 750 kg / Ha doivent être inclus dans l’échantillon : il y a un risque potentiel de fraude et il est également intéressant de savoir si de meilleures pratiques sont utilisées pour atteindre ces chiffres.

- Année de conformité. En ce qui concerne les nouveaux producteurs, il est intéressant de voir comment ils accèdent au programme, alors que pour les producteurs expérimentés, il est intéressant de voir comment les exigences des années 3 et 4 sont mises en œuvre selon la théorie de l’amélioration continue.

- Genre. Le pourcentage de femmes producteurs dans l’échantillon doit être identique au pourcentage total de femmes producteurs dans le groupe.

Une fois l’audit commencé, vous pouvez adapter ou augmenter l’échantillon. Si le membre représente un risque élevé pour la crédibilité du processus de certification, ou si les résultats de l’évaluation du SGI montrent des lacunes dans la mise en œuvre du CdC, des échantillons plus importants seront nécessaires. Une bonne pratique consiste à enregistrer les critères qui vous conduisent à sélectionner l’échantillon final ; selon les résultats, cela peut vous aider à justifier une augmentation de la taille de l’échantillon initial (racine carrée) et cela sera utile pour vos collègues lors des audits futurs (pour garantir la représentativité de leur échantillon). Des critères supplémentaires peuvent être : - L’emplacement. Après avoir vérifié la carte, vous pouvez cibler

les agriculteurs en fonction de leur proximité avec les zones protégées, les cours d’eau ou les zones ayant des récoltes


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similaires sans certification ; sans oublier que les agriculteurs éloignés reçoivent souvent moins d’attention et de soutien.

- Le contenu du plan de gestion. Sur cette base, vous pouvez vérifier si les nouvelles zones, les pépinières, la répartition des arbres d’ombrage sont correctement développées.

- Le résultat des audits des producteurs. Lorsque vos observations diffèrent trop des résultats de l’inspection interne, vous pouvez confirmer le niveau du SGI en choisissant plus d’agriculteurs inspectés par le même inspecteur interne.

- D’autres informations, comme l’âge des producteurs, la taille des fermes, les réactions des intervenants, les commentaires figurant dans l’auto-évaluation, ou les résultats de la propre évaluation des risques du groupe.

1.4 Estimation de la durée de l’audit La durée de l’audit doit toujours respecter les paramètres définis dans le Protocole de Certification UTZ. Compte tenu de la durée minimale de l’audit du SGI (une demi-journée), l’OC doit toujours tenir compte de la complexité du membre, afin que le temps alloué à l’évaluation du SGI augmente en conséquence. Par exemple, si un jour d’audit est normalement alloué au SGI de groupes comprenant environ 1 000 producteurs, une demi-journée supplémentaire doit être ajoutée lorsque la taille du groupe est de 5 000 producteurs. L’échantillon de racine carrée vous guide également lors de la vérification des contrats, des registres de formation, des inspections internes, et cetera. Un nombre maximum de 6 agriculteurs par jour peut être audité lors d’audits de certification (multi-)groupe. Cela signifie que le calcul de la racine carrée du nombre total de producteurs, toujours arrondie et avec un minimum de 5 agriculteurs, donnera une estimation préalable de la durée de l’audit. Notez que les normes UTZ tiennent toujours compte du nombre de producteurs et non du nombre de fermes faisant partie du groupe. Une fois que l’échantillon a été déterminé, vous pouvez estimer le temps nécessaire à l’audit et le communiquer au membre, en même temps que les dates proposées. Envoyer un plan d’audit au client à l’avance permettra d’éviter les malentendus, de coordonner la logistique, d’identifier les personnes qui seront disponibles pendant chaque étape de l’audit et prouvera qu’il y a eu une révision appropriée de la demande et des informations préliminaires.


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2. Pendant l’audit 2.1 Bonnes pratiques générales Faites preuve d’intégrité et de professionnalisme. Respectez toujours les principes d’impartialité, d’honnêteté, de diligence et de responsabilité. Les meilleurs auditeurs auditent toujours de la même façon, sans répondre à l’influence ou à la pression externe, en fournissant des résultats cohérents et fiables pour chaque processus d’audit. Une chose encore : respectez toujours les producteurs, ils sont la raison de votre présence. Étudiez les normes. Lorsque vous connaissez les exigences par cœur, vous n’avez pas besoin regarder la checklist en permanence et vous pouvez consacrer ce temps à recueillir plus de preuves en parlant aux gens, en observant ou en lisant des documents. Vous gagnerez également du temps, car vous identifierez automatiquement si une situation est une non-conformité ou pas. Recoupez vos résultats. Lorsqu’un problème est identifié, recoupez toujours les résultats en utilisant différentes techniques (examen des documents, comparaison des registres, entretiens, observation directe des activités) avant de relever une non-conformité. Soyez juste et objectif lorsque vous identifiez des situations qui pourraient aller à l’encontre du Code de Conduite et relisez bien les exigences connexes pour vous assurer que la preuve entraîne effectivement une non-conformité. La preuve d’audit doit être vérifiable. Respectez les règles d’échantillonnage lors de l’examen de la documentation. Il peut être tentant d’examiner tous les registres de

Déroulement idéal de l’audit préalable 4 semaines avant l’audit Communication avec le client : envoi du formulaire de demande, première vérification des dates prévues et demande d'informations préliminaires. 3 semaines avant l’audit Examen du formulaire de demande et des informations reçues : préparation du devis en fonction du champ d'application, de la taille du groupe et de l'année de conformité. L'auditeur reçoit les informations pertinentes sur le client, plus les résultats de l'année précédente. 2 semaines avant l’audit Envoi du plan d'audit et confirmation des dates : clarification (si nécessaire après un premier examen) des informations préliminaires reçues. Idéalement, le plan d’audit peut inclure une liste des responsables et les documents / registres qui seront disponibles pour le(s) auditeur(s) pendant la(es) journée(s) de l’audit. 1 semaine avant l’audit Confirmation des accords avec le client : le devis a été accepté, les contrats signés et les informations préliminaires sont suffisants pour être prêt pour l’audit (y compris la présélection des producteurs dans l'échantillon).


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formation de l’année écoulée, mais l’échantillon (lorsqu’il est bien équilibré) vous permet de ne vérifier que les registres pertinents des producteurs échantillonnés et de compléter l’audit de manière efficace et représentative. Informez l’audité des non-conformités. L’objectif n’est pas de corriger l’écart in situ, mais pas non plus de surprendre le client lors de la réunion finale. Le client devra réaliser une analyse approfondie des causes racines une fois la non-conformité identifiée, afin de trouver une bonne correction (remédiation immédiate) et de mettre en œuvre les meilleures actions correctives possible, afin d’éviter toute récurrence du(es) problème(s). Ajoutez de la valeur au client. N’évitez pas ou ne renoncez pas à contrôler un écart / problème sous prétexte qu’il est considéré comme non pertinent, ou parce que la correction pourrait être difficile. À chaque fois qu’une non-conformité existante n’est pas contenue dans le rapport final contenant les conclusions, vous privez les clients du droit de corriger quelque chose qui ne va pas ou d’améliorer leurs systèmes. Ne considérez pas les non-conformités comme des problèmes, mais comme des lacunes qui ont été identifiées à temps pour prévenir un impact négatif futur pour le client. Soyez souple et ouvert d’esprit. Certaines situations ou des documents peuvent ne pas correspondre exactement à l’exigence du code UTZ, mais en respecter l’esprit et l’objectif. Tenez compte des principes de chaque bloc dans le code de conduite UTZ.

Allocation des auditeurs L’OC doit qualifier et former ses auditeurs selon les exigences UTZ (voir Protocole de Certification) et ses propres procédures internes. Les caractéristiques du client doivent guider l’OC dans le processus d’allocation : l’expérience du champ d’application et du produit, la connaissance du SGI (pour l’audit de groupes de petits exploitants) ou des conditions de travail (pour l’audit individuel) et le leadership (lorsqu’une équipe d’auditeurs est nommée), sont des critères à garder à l’esprit. Le processus d’examen de l’information préliminaire est également utile pour identifier les auditeurs les plus adaptés pour chaque audit. Si nécessaire, en raison de la taille du groupe, plusieurs auditeurs peuvent être alloués à un seul audit. Lorsque c’est le cas, le client doit clairement savoir qui est l’auditeur principal pour le champ d’application UTZ, car c’est celui ou celle qui va recueillir les résultats de tous les autres auditeurs, décider des non-conformités finales et les présenter lors de la réunion de clôture. Vous ne pouvez pas participer aux audits pour le même client plus de trois fois de suite. Il incombe à l’OC d’assurer la rotation des auditeurs et d’avoir suffisamment de personnel pour garantir le respect de cette règle. De plus, l’auditeur doit être exempt de tout conflit d’intérêts ; il est de la responsabilité de l’OC de surveiller activement les risques potentiels à ce sujet et d’éviter les situations qui peuvent compromettre l’indépendance des audits. En ce qui concerne le maintien de votre qualification en tant qu’auditeur, l’OC doit réaliser le suivi de vos résultats (il est fortement


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recommandé de le faire chaque année, bien que la fréquence puisse être adaptée en fonction des résultats). Pour cela, les OC peuvent élaborer un plan de formation et veiller à ce que vos connaissances et compétences soient toujours à jour et maintenues à un niveau élevé.

Utilisation des checklists Les checklists sont un outil de base pour les audits : elles contiennent les points de contrôle exigés et de la place pour écrire des commentaires et noter les exigences. UTZ recommande fortement l’utilisation de checklists numériques, car cela permet au vérificateur d’agréger les informations dans des structures complexes, comme la certification de groupes de grande taille ou multi-groupe (le nombre d’informations collectées au cours de l’audit peut être considérable). Selon le protocole de certification UTZ, vous devez commenter tous les points de contrôle, en particulier en cas de points de contrôle non applicables ou non conformes. Dans les cas complexes, vous avez plusieurs options : - utiliser une checklist par producteur inspecté ; - utiliser une checklist par jour, de sorte que les commentaires

peuvent être transmis aux producteurs vérifiés (maximum 6 par jour) ; ou

- utiliser une checklist pour l’audit dans son ensemble, de sorte que les commentaires peuvent être transmis à tous les agriculteurs audités par le même auditeur.

Lorsque plusieurs auditeurs travaillent sur le même audit, tous les commentaires peuvent être agrégés et une checklist unique, avec tous les résultats et éléments de preuve collectés, doit être utilisée par le Certificateur lors de la révision finale. Un jour ou l’autre, cette « liste de contrôle finale » peut être demandée pour prouver la conformité aux exigences UTZ et ISO17065.

2.2 Auditer le Code de conduite UTZ Dans cette partie, nous allons résumer les pratiques d’audit pour certains des sujets pertinents du Code de Conduite UTZ. Pour des directives spécifiques sur l’interprétation des points de contrôle ou de sujets figurant dans le Code de conduite, veuillez consulter l’Annexe. En règle générale, assurez-vous de lire attentivement tous les points de contrôle associés avant de décider de la conformité pour ces points de contrôle.

Audit du bloc A La plupart des exigences contenues dans ce bloc concernent la gestion des fermes. Cela signifie que cela concerne la base pour le SGI (dans le cas de groupes ou de multi-groupe).

Inspection interne

En tant que partie intégrante de l’évaluation du SGI et surtout du Système d’inspection interne, vous devez évaluer la performance des inspecteurs internes en observant un échantillon représentatif (généralement 10 %) du personnel qui exerce habituellement cette activité. Pour faire cette évaluation d’un inspecteur interne, observez l’inspection de l’un des producteurs échantillonnés réalisée par l’un des inspecteurs. Lors de l’observation de sa performance, décidez si la performance de l’inspecteur est suffisante pour garantir que tous les agriculteurs sont correctement inspectés, conformément aux points de contrôle applicables du Code de


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Conduite. Faites autant d’audits fantômes que nécessaire pour avoir une idée de la performance moyenne du groupe.

Lors de l’évaluation de la performance d’un inspecteur interne donné, comparez le résultat de ses propres inspections avec celles effectuées par l’inspecteur interne de la période précédente ; si les résultats sont très différents, cela peut indiquer que le processus d’évaluation des producteurs n’est pas fiable et qu’ils ne sont pas « certifiés en interne » de façon crédible par le SGI.

Formation

Les principales preuves à vérifier sont les registres de présence (comme l’exige le Code de Conduite) ; toutefois, la qualité de la formation ne peut être évaluée sans vérifier le matériel de formation ni sans demander aux participants leur compréhension du contenu de la formation (entretiens lors de la visite des producteurs). N’oubliez pas de confirmer l’adéquation des matériaux / méthodologies utilisé(e)s plus la qualification des formateurs et gardez à l’esprit que, parfois, le manque de preuves n’entraîne pas une non-conformité per se (par ex. des producteurs qui ne figurent pas dans les registres de formation peuvent avoir une connaissance approfondie du sujet en question, ce qui signifie que l’objectif du point de contrôle est atteint).

Traçabilité et prime

Vous devez toujours pouvoir tracer le volume de produit vendu comme certifié selon un certificat valide délivré aux producteurs figurant sur le certificat. Il comprend un volume maximal et une période pendant laquelle le produit peut être vendu. Par conséquent, vérifiez les flux, les procédures et l’ensemble des registres mis en place à tous les niveaux afin de garantir que la traçabilité est fiable. Quelques conseils : La traçabilité est simple : chaque quantité de produit est identifiée d’une façon ou d’une autre et « voyage » le long de la chaîne, des producteurs aux centres d’entreposage ou aux usines, jusqu’à de plus grands entrepôts et, finalement, aux clients ou aux premiers acheteurs. À chaque étape, les livres ou les reçus doivent être utilisés pour enregistrer les mouvements du produit. Si chaque mouvement du produit est enregistré avec des données précises (date, poids, ID du producteur et paiement), la traçabilité sera automatiquement garantie. Les problèmes commencent à se poser lorsque la simplicité du système n’est pas respectée : reçus sans noms ni dates, livraisons aux entrepôts sans poids précis, enregistrements qui ne sont pas effectués immédiatement, mais plusieurs semaines / mois plus tard, avec risque de reporter des informations erronées ou de tenter de fausser les données pour créer un faux système de traçabilité. Attention à la double comptabilité : lorsqu’un titulaire de certificat estime un volume et que la productivité réelle est plus faible, il y a une possibilité de « combler l’écart » avec un produit conventionnel. Ensuite, un compte à rebours commence pour refaire tous les enregistrements et preuves afin d’être prêt pour l’audit. La triangulation des enregistrements avec les déclarations des producteurs est la clé d’identification des preuves falsifiées. Lorsqu’un problème est découvert à ce stade, il est souvent lié à la fraude et une action rapide doit être prise par votre OC (y compris une communication active avec UTZ).


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Gardez à l’esprit tous les niveaux (producteurs, centres de collecte, entrepôts / unités de transformation) et ne regardez pas uniquement les registres : interrogez les personnes responsables des dossiers et confirmez le mode de collecte des informations de traçabilité. Recoupez toujours les informations d’un niveau avec celles des niveaux supérieurs et inférieurs. Les primes payées doivent toujours être vérifiées auprès des producteurs et doivent correspondre au volume réel livré au groupe. Lorsque des incohérences dans les chiffres sont observées, des problèmes dans le système de traçabilité apparaissent fréquemment. Souvent, une partie de la prime payée par les premiers acheteurs n’arrive pas jusqu’aux producteurs : interrogez le titulaire de certificat pour vous assurer que l’argent a été correctement dépensé. Les usages acceptables de cet argent peuvent être : - Gestion de groupe (formation pour le personnel du groupe,

coûts d’inspections internes / d’agents de liaison, audits externes) ;

- Produits et services fournis au groupe (formation pour les membres du groupe, les travailleurs et leurs familles, conseils techniques des prestataires de services, installations telles que pépinières et stockage, développement communautaire) ;

- Fourniture de trésorerie et d’intrants pour les membres du groupe (outils, matériel de plantation, pesticides, fertilisants et arbres d’ombrage, crédit ou paiements supplémentaires).

Audit du bloc B Pour garantir une évaluation équitable de l’audité lors de la vérification des exigences pour ce bloc, il est important de passer assez de temps sur le terrain, de visiter les zones concernées (parcelles proches des plans et cours d’eau, des aires protégées ou des forêts) et des zones pouvant être enrichir l’évaluation (par ex. le point le plus élevé de la ferme peut offrir une bonne vue de la répartition des arbres d’ombrage).

Protection Intégrée des Cultures (PIC)

La Protection Intégrée des Cultures est le principe de l’agriculture durable, et donc une partie essentielle du programme UTZ. L’objectif global est de réduire l’usage de pesticides et d’éliminer l’utilisation de pesticides hautement toxiques. Vous devez vérifier que les membres ont un système en place dans lequel la première ligne de défense contre les bioagresseurs repose sur de bonnes pratiques agricoles ayant un effet préventif. Vient ensuite le contrôle non chimique, tel que l’élimination mécanique ou l’utilisation d’ennemis naturels. Ce n’est que lorsque ces méthodes ont été épuisées que les producteurs peuvent utiliser des pesticides chimiques selon des règles strictes – en ce qui concerne une utilisation sûre, contrôlée et appropriée – énoncées dans les normes UTZ. Il est donc essentiel de vérifier comment les producteurs préviennent, suivent et utilisent différentes pratiques avant d’utiliser des pesticides. Il est essentiel que les auditeurs vérifient correctement l’utilisation des pesticides figurant sur la liste de surveillance. Cette liste contient des pesticides hautement toxiques qui ne devraient donc pas être utilisés par les producteurs, sauf s’ils peuvent prouver que c’était le dernier recours après épuisement des autres méthodes. Les producteurs doivent prouver qu’il n’y a pas d’alternatives pour contrôler cette maladie en particulier et peuvent vraiment démontrer qu’ils respectent toutes les conditions de précaution pour minimiser le risque et l’exposition de ces pesticides.


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Vous avez l’obligation de déclarer les pesticides de la liste de surveillance dans le rapport de synthèse. Si les producteurs ne mettent pas en œuvre la PIC, une non-conformité doit être relevée.

Audit du bloc C Toutes les exigences pour ce point de contrôle (et d’autres dans ce bloc) sont confirmées par des d’entretiens. Tenez compte des exigences du Protocole : le nombre de travailleurs masculins et féminins sélectionnés pour les entretiens doit être proportionnel au nombre total de travailleurs masculins et féminins. Tenez compte de critères pertinents lors de l’échantillonnage des travailleurs : âge, appartenance ethnique, statut de l’employé, hiérarchie, type de travail effectué ou temps de travail de l’organisation. De plus, réalisez des entretiens avec les personnes responsables de la conformité du bloc C (voir point de contrôle G.A.7) afin de recouper les résultats issus des entretiens avec les travailleurs et de toutes les archives examinées. Lors de l’audit de ce bloc, veuillez faire attention aux différents groupes cibles pour chaque point de contrôle : le personnel du groupe, les membres du groupe et les travailleurs d’un membre du groupe et / ou leurs familles. Dans la mesure du possible, une femme auditeur de l’équipe doit réaliser les entretiens sur ces sujets avec des femmes. Avant l’audit, prenez connaissance de la législation / réglementation nationale concernant les sujets du bloc C : âge minimum, négociations collectives dans la région, limitations nationales / régionales du temps de travail, salaires minima. Utilisez ce lien (http://www.ilo.org/dyn/natlex/natlex4.home?p_lang=fr). Préparez-vous avant l’audit !

Conditions de travail

C’est un sujet très sensible, tenez compte de certaines règles de base lors de l’audit de ce bloc : - Les informations personnelles doivent rester personnelles : ne

partagez pas vos notes ou commentaires avec d’autres personnes.

- Les entretiens doivent être réalisés en toute confidentialité, en l’absence de gestionnaires / superviseurs qui peuvent interférer ou exercer des pressions sur les travailleurs ; des traducteurs peuvent être présents, mais uniquement en cas de stricte nécessité.

- Ne posez pas de questions fermées et / ou directes comme « subissez-vous des harcèlements sexuels ? » ou « recrutez-vous des enfants ? » ; il est préférable de tirer des conclusions en recoupant les informations contenues dans les documents avec des entretiens, et en tenant compte des réponses de plusieurs personnes interrogées.

- Ne présumez rien sur une seule source de preuve (une déclaration, un registre sont presque toujours insuffisants en soi).

Des conclusions négatives sur les conditions de travail doivent être expliquées à la direction du groupe, en garantissant l’anonymat des personnes interrogées en permanence : il est plus important d’identifier des situations plutôt que des personnes. Salaire vital

La mise en œuvre du concept de salaire vital doit être vérifiée pendant l’audit, particulièrement dans le cas de la certification individuelle : « Rémunération reçue pour une semaine de travail


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normale par un travailleur à un endroit donné, suffisante pour offrir un niveau de vie décent au travailleur et à sa famille. Les éléments d’un niveau de vie décent comprennent la nourriture, l’eau, le logement, l’éducation, les services de santé, les transports, l’habillement et d’autres besoins essentiels, y compris des dispositions pour faire face à des événements imprévus. » Vous devez rencontrer un échantillon représentatif de travailleurs afin de vérifier leurs registres de paie et d’heures de travail. Choisissez les données d’au moins trois mois différents (basse / haute saison) pour un échantillon étendu (un minimum de 30 travailleurs est l’échantillon idéal, selon les directives de la Global Living Wage Coalition). Pensez aux conseils suivants lors de l’examen de l’information obtenue au cours de l’audit : - Inclure le 13e mois et autres bonus en espèces s’ils sont garantis à

tous les travailleurs de l’échantillon. Ils doivent être répartis proportionnellement sur une période de 12 mois pour être inclus dans le calcul du salaire mensuel.

- N’inclure que la rémunération, y compris les avantages en nature qui sont reçus et utilisés par la majorité de l’échantillon représentatif, et donc la plupart des travailleurs de production de l’organisation.

- Inclure uniquement la rémunération reçue régulièrement. S’il s’agit d’un paiement irrégulier ou ponctuel, il ne doit pas être inclus.

- N’incluez pas les primes gagnées en heures ou paiement supplémentaires.

En examinant les avantages en nature, gardez à l’esprit « qu’ils réduisent le salaire en espèces dont les travailleurs ont besoin pour leurs frais de subsistance. Lorsque les travailleurs reçoivent des biens et des services essentiels, tels que les repas gratuits, le logement gratuit ou le transport gratuit pour aller travailler, leur besoin de revenus en espèces pour avoir un niveau de vie de base, mais décent, est réduit. Cela signifie qu’il convient de prendre en compte une valeur monétaire juste et raisonnable pour les avantages en nature afin de déterminer si un employeur paie un salaire vital. »

Avantages en nature comme partie du salaire vital Acceptable Non acceptable

Repas au travail Visas / permis de travail pour les migrants

Nourriture vendue à prix réduit Vêtements, équipements pour le travail

Logement (y compris l’électricité, l’eau, le carburant)

Fournitures liées au travail

Transport de / vers le travail Résidences ou logements pour les travailleurs saisonniers

Garde d’enfants Eau potable fournie au travail École Contributions pour l’assurance

exigée par la loi Clinique / soins médicaux non exigés par la loi

Congés payés : vacances, maladie, maternité

Assurance médicale non exigée par la loi

Charité non exclusive aux travailleurs

Vous trouverez des informations supplémentaires et l’accès à une estimation du salaire vital effectuée à l’aide de la méthodologie


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Anker à http://www.isealalliance.org/our-work/improving-effectiveness/global-living-wage-coalition.

Audit du bloc D Déforestation Sur le site, la carte 1 du Global Forest Watch vous permet de sélectionner les « zones protégées » sous le bouton « conservation » qui affiche ensuite tous les domaines protégés par une quelconque forme de législation nationale. Elle utilise la Base de données mondiale sur les aires protégées (WDPA) et est très complète. Étant donné que les différentes législations ont différents degrés de sévérité concernant aires protégées et que certaines législations définissent différents niveaux de zones protégées, la carte montre différentes catégories. Sous « Info », vous pouvez lire la signification des différentes catégories.

Changement climatique UTZ exige des stratégies d’adaptation aux effets du changement climatique. À l’échelle mondiale, il existe quatre principaux effets de changement climatique : élévation du niveau de la mer, hausse des températures, modification des précipitations et augmentation des événements extrêmes. Les trois derniers effets sont ceux qui ont l’impact plus important sur les récoltes certifiées et doivent faire partie de l’évaluation des risques du membre. Une fois les risques confirmés, le membre doit définir et documenter (dans le plan de gestion ou séparément) les mesures mises en œuvre pour s’adapter à ces effets. Voici quelques exemples de mesures : - Hausse des températures : augmenter l’hétérogénéité des

écosystèmes, assurer les conditions abiotiques, gestion des incendies.

- Régimes des précipitations : augmenter la rétention d’eau (adapter le système de drainage existant, restaurer les méandres des rivières et des cours d’eau ou reboiser), assurer un approvisionnement en eau adéquat en période de sécheresse (avec bassins ou systèmes d’irrigation).

- Événements extrêmes : développer des corridors, créer de nouveaux espaces naturels, réviser les limites existantes, contrôler les espèces envahissantes.

Module audit du cacao Après récolte

Comme c’est le cas pour le café, l’objectif principal des exigences contenues dans le module sur le cacao est de s’assurer que la qualité des fèves n’est pas compromise par de mauvaises pratiques de traitement. Globalement, il faut faire attention aux processus de fermentation et de séchage et évaluer si le produit final est raisonnablement exempt de fèves défectueuses et de corps étrangers et répond aux exigences établies en matière d’humidité. En raison de sa nature, tous les processus post-récolte doivent garantir un produit final sans odeur.

1 http://www.globalforestwatch.org/map/9/6.60/-

3.36/ALL/grayscale/loss,forestgain/612?tab=analysis-tab&begin=2001-01-01&end=2015-

01-01&threshold=30&dont_analyze=true

http://www.isealalliance.org/our-work/improving-effectiveness/global-living-wage-coalition

http://www.isealalliance.org/our-work/improving-effectiveness/global-living-wage-coalition

http://www.globalforestwatch.org/map/9/6.60/-3.36/ALL/grayscale/loss,forestgain/612?tab=analysis-tab&begin=2001-01-01&end=2015-01-01&threshold=30&dont_analyze=true





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2.3 Structure de base de l’audit Réunion initiale L’audit doit commencer par une réunion initiale pendant laquelle vous et le représentant du membre : - confirmez le champ d’application de l’audit et la version

applicable des normes UTZ ; - discutez du plan d’audit, en veillant à ce que toutes les activités

planifiées soient couvertes en temps opportun et avec le soutien des personnes responsables ;

- discutez des ressources nécessaires, telles que le transport, l’hébergement, les repas, les traducteurs, la sécurité, etc.

- expliquez la méthodologie de l’audit (principes d’échantillonnage) et les aspects pratiques (impartialité, conflit d’intérêts, confidentialité). Demandez toujours la permission de prendre des photos ;

- Confirmez les points de contrôle additionnels – à considérer comme obligatoires lors de l’audit – choisis par le client et confirmés par l’auto-évaluation reçue dans le cadre de l’information préliminaire ;

- clarifiez la nature de l’évaluation, notamment le type de résultats et leur communication, les délais de clôture des non-conformités et mettez à disposition les renseignements pour la décision de certification.

Il est très utile d’avoir les résultats des audits précédents ; plus les actions correctives précédentes sont évaluées tôt, mieux vous et le client pouvez vérifier les améliorations apportées.

Audit du système de gestion interne (SGI) La structure d’un SGI peut varier d’un groupe à l’autre, non seulement en termes de contenu, mais surtout de taille et de degré de précision des documents et des archives conservés pour montrer la conformité. Pour cette raison, il est important d’examiner un aperçu du contenu minimum requis par le code de conduite UTZ. Lors de l’audit du SGI, les sujets à évaluer au niveau des bureaux centraux, de préférence au début de l’audit, sont les suivants : - carte avec la localisation / répartition des producteurs et des

sites ; - registre des producteurs (liste des producteurs), avec toutes les

données requises ; - confirmation de la surface avec le produit UTZ et méthodologie

de mesure ; - données sur la productivité de la saison précédente, estimation

du rendement pour la prochaine récolte et méthodologie utilisée pour ces calculs ;

- structure du SGI et du personnel responsable par bloc ; - système d’approbation pour les producteurs : personne / comité

de décision, absence de conflit d’intérêts ; - évaluation des risques, plan de gestion et activités pour optimiser

les rendements ; - flux de traçabilité, volumes totaux de produits UTZ et non-UTZ et

enregistrements GIP ; - procédure d’utilisation de la prime et politique de distribution ; - plaintes ; - étalonnage des instruments de mesure ; - stratégies pour la PIC, fertilisants et pesticides utilisés et

instructions données pour leur utilisation (sécurité) ; - conditions de travail, heures de travail et salaires des travailleurs

du groupe ; - prévention du travail des enfants ;


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- politiques environnementales (liées à la déforestation, aux espèces en voie de disparition).

Comme expliqué au chapitre précédent, un échantillon de producteurs doit avoir été présélectionné. Une fois que les informations de base du SGI ont été vérifiées, passez en revue d’autres sujets qui font partie du SGI, de préférence en vous concentrant sur l’échantillon choisi. Cela signifie que seuls les registres relatifs aux producteurs échantillonnés sont examinés et (si possible) vérifiés plus tard sur le terrain : - accords signés entre le groupe et les membres ; - Inspection interne pour les producteurs et qualification des

inspecteurs internes pour ces membres ; - activités de formation et de sensibilisation mises en place par le

groupe ; - traçabilité des produits fournis par les producteurs et prime

payée ; - documents / registres applicables provenant du plan de

gestion ; par exemple, un plan pour la distribution d’arbres d’ombrage, afin que vous puissiez vérifier si les arbres et les graines ont été distribués aux agriculteurs à visiter. La plantation de ces arbres peut être confirmée lors de l’audit sur le terrain.

Il est important de tenir compte du fait que, dans certains cas, les informations requises ne sont disponibles que sur le terrain (bureaux des villages, gestionnaires locaux, délégués, etc.). Par conséquent, les informations qui sont susceptibles de se trouver sur le terrain doivent être définies au préalable au bureau central et les critères de conformité peuvent être évalués au meilleur endroit / moment possible. Il est obligatoire de conserver les registres clés pendant au moins trois ans (G.A.4). Il s’agit d’un point de contrôle qui peut être vérifié à tout moment pendant l’audit, mais plus particulièrement lors de l’évaluation du SGI, en demandant les registres pertinents (par ex. traçabilité, inspections internes et paiement de la prime) des saisons précédentes.

N’OUBLIEZ PAS QUE LE SYSTÈME D'INSPECTION INTERNE EST LE VRAI SYSTÈME DE CERTIFICATION !

Une fois que les producteurs ont passé l'inspection interne avec succès, leur produit peut être considéré comme certifié. Assurez-vous bien de la fiabilité du système d'inspection interne mis en place : en recueillant les éléments de preuve nécessaires, vous êtes en mesure de garantir que seuls les producteurs conformes à toutes les exigences UTZ sont considérés producteurs certifiés.


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Audit des producteurs Une fois l’évaluation du SGI terminée, passez à l’audit des producteurs selon l’échantillon précédemment choisi. N’hésitez pas à élargir l’échantillon chaque fois que vous le jugez nécessaire pour obtenir de meilleures conclusions et toutes les informations nécessaires pour étayer les résultats. Au début de chaque journée, il est important de passer du temps à planifier les trajets afin de visiter les fermes de la manière la plus efficace.

VÉRIFICATION DES DOCUMENTS SGI : MEILLEURES PRATIQUES

• Lisez les documents : ne présumez pas que le contenu est OK sous prétexte qu’il n'y a pas de changement depuis le dernier audit, ou que le document a déjà été vérifié par un autre auditeur (lors d’un autre audit ou ailleurs, en particulier dans le cas des multi-groupe) ; parfois, le document est le même, mais les pratiques ont changé et le document doit donc être mis à jour afin de refléter la situation actuelle.

• Les documents du SGI doivent rester au sein de la gestion du SGI : ne conservez pas de documents pour un examen ultérieur (sans la présence d'un représentant du client).

• Ne collectez des preuves (copie ou photo) que si cela est strictement nécessaire (par exemple pour justifier une constatation qui sera probablement considérée comme une non-conformité).

• Remettez en question les registres : en particulier ceux qui ont le même style d'écriture à toutes les pages, des signatures similaires ou des chiffres arrondis ; les informations doivent toujours être recoupées avec des preuves supplémentaires (autres documents, entretiens, observation directe d'activités) avant l'évaluation du point de contrôle correspondant.

• Ayez le code UTZ à l’esprit : il se peut que les documents ne correspondent pas à vos attentes, mais l'évaluation se concentre sur la conformité aux exigences UTZ.

• Le temps d'attente d’un document / dossier demandé doit être raisonnable ; ne permettez pas au client de « créer » le document ou l'enregistrement manquant au cours de l’audit : l'audit n'est pas fait pour garantir que toutes les preuves sont là pour un stade ultérieur, mais pour vérifier comment les choses ont été faites au cours de la période précédente. Si par exemple, au moment de la demande, la procédure d'utilisation correcte des pesticides et des EPI est manquante, l’auditeur doit relever une non-conformité a/aux point(s) de contrôle applicable(s) car le document manquant implique que pendant la période précédente, l'utilisation correcte des pesticides et des EPI n'était pas


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ACTIVITÉS D'OBSERVATION :

MEILLEURES PRATIQUES

Ne perturbez pas les activités courantes, sauf si c’est absolument nécessaire pour l’audit

Demandez la permission de rester dans la zone et/ou de prendre des photos

Utilisez les IPE si nécessaire

Vérifiez les éléments de preuve obtenus

Préparez-vous (informations recueillies au préalable)

Auditez les producteurs en tenant compte de tous les points de contrôle applicables dans le Code de Conduite et dans le module produit applicable. Tenez également compte des points de contrôle qui sont marqués dans les normes UTZ comme « applicables au groupe (G) ». Si ces points de contrôle sont vérifiés sur le terrain, les résultats peuvent permettre d’aboutir à une conclusion solide. Par exemple, interrogez les producteurs sur les données contenues dans la liste des producteurs, ou sur le paiement de la prime, afin de confirmer que les informations disponibles au niveau du groupe (SGI) sont crédibles. Un audit des producteurs comprend : - Un examen des documents disponibles au niveau de la ferme,

en particulier : contrat registres de production / vente reçus de paiement (du volume vendu et la prime reçue) registre d’application d’engrais et de pesticides (le cas

échéant)

- Une inspection visuelle de la / des ferme(s) et des activités qui se déroulent au moment de la visite, en particulier : âge des arbres et disposition (cadre de plantation) productivité estimée (doit correspondre à l’apparence des

arbres/plantes) respect des zones tampons lorsque des cours d’eau et/ou

des aires protégées sont présents sur la/les ferme(s) élagage arbres d’ombrage état de santé des parcelles, en tenant compte du niveau

d’adventices et des plantes présentant des maladies - Un entretien avec le producteur ; le contenu de cet entretien

doit être au moins : la confirmation de l’affiliation du groupe le contenu du contrat (droits et obligations, connaissance

des avantages UTZ) formations suivies (date, sujet, formateur), compréhension et

application du contenu appris volume produit la saison précédente et volume prévu pour la

saison suivante argent et avantages supplémentaires reçus pour les produits

(prime, intrants) connaissance de l’utilisation de la prime par la direction du

groupe

Inspection interne Pendant la visite des producteurs, évaluez la performance d’un échantillon représentatif d’inspecteurs internes. Il est important de voir en direct la façon dont les inspections sont faites et quel est le niveau technique des inspecteurs. Accordez une attention particulière à :

la façon dont les données sont recueillies par les inspecteurs internes (en particulier les informations relatives à la productivité et à la surface) ;

l’enregistrement des résultats, en tant que preuve principale du respect du Code de Conduite ;

l’interprétation donnée aux points de contrôle.


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Idéalement, laissez l’inspecteur interne du groupe réaliser et compléter l’inspection d’un producteur au moins. Au cas où certains sujets n’ont pas été correctement évalués par l’inspecteur interne, vous pourrez compléter l’inspection plus tard. À la fin, ces producteurs doivent avoir reçu une évaluation avec le même niveau de demande et de rigueur que le reste des producteurs. En conclusion des visites des producteurs, recoupez les résultats de vos inspections avec ceux obtenus par les inspecteurs internes. Si des différences importantes sont trouvées, relevez une non-conformité.


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CONDUIRE LES ENTRETIENS : MESURES PRATIQUES

• Introduction : présentez-vous, expliquez la raison de votre présence et l’objet de l’entretien. Il est recommandé de commencer par des questions de base / anodines pour gagner la confiance de la personne interrogée et garantir une confidentialité totale.

• Traducteurs : identifiez quand les traducteurs sont nécessaires et choisissez les plus indépendants (si possible).

• Genre : maintenez un équilibre des travailleurs interrogés en termes de genre (nombre proportionnel de travailleurs masculins et féminins par rapport au nombre total de travailleurs) ; dans la mesure du possible, les auditeurs féminins doivent interroger les travailleuses (en particulier pour identifier les sujets sensibles).

• Environnement : avant de commencer tout entretien, choisissez un endroit agréable et tenez à l’écart toute personne qui n'est pas strictement nécessaire à l'entretien ; le producteur / travailleur doit se sentir à l'aise pour répondre ouvertement à n’importe quelle question.

• Questions : gardez à l’esprit que l'objectif est de recueillir des informations fiables auprès des producteurs ; utilisez des questions ouvertes pour les activités générales (par ex. comment l'élagage est-il fait, comment les IPE sont-ils utilisés ?) et des questions fermées pour obtenir des données concrètes (par exemple, combien d'argent a été reçu ? Combien de kilos ont été produits ?). Souvenez-vous que, même en cas de contradictions, les informations obtenues doivent être vérifiées avant de relever une non-conformité.

• Attitude positive : le type de questions détermine la qualité des réponses que l’auditeur obtiendra ; lorsque vous parlez de sujets sensibles, soyez positif (par ex. des questions comme « Quelle est la dernière fois où vous avez rencontré un problème qui est maintenant résolu ? » incitera la personne interrogée à être ouverte et transparente dans sa réponse.

• Respect : servez-vous de votre mémoire et discutez en regardant l'interviewé dans les yeux ; vous pourrez mettre par écrit les réponses les plus pertinentes plus tard. En accordant une attention particulière au travailleur, vous pourrez mieux comprendre les réponses, et il verra que vous êtes vraiment intéressé par ses réflexions et ne cherchez pas uniquement de la matière ou votre checklist.

Reconnaissance : faites preuve de gratitude envers les producteurs pour leur soutien pendant le processus d'audit ; n'oubliez pas

d'informer le producteur et le représentant du client si une non-conformité est constatée lors des visites de la ferme


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Réunion finale Pour préparer la réunion finale, rassemblez toutes les constatations et décidez pour chacune d’entre elles si elle doit faire l’objet d’une non-conformité dans le rapport final. Au cours de cet examen, il est important de lire attentivement ce qui est exigé dans les points de contrôle. En principe, il n’est pas acceptable d’emporter des preuves avec vous afin de terminer l’audit ultérieurement. Ne faites la réunion finale que lorsque vous avez examiné toutes les preuves et évalué tous les points de contrôle requis du champ d’application concerné. La réunion finale présentera les résultats finaux, les conclusions ne devraient donc pas changer après. N’oubliez pas que, parfois, le membre accorde une conformité aux points de contrôle, mais peut-être pas de la façon dont vous l’entendez. Dans ce cas, ne réclamez pas des procédures ou des registres qui ne sont pas explicitement demandés dans les normes UTZ. Il est toujours préférable de conserver un système simple et efficace, plutôt qu’une collection bureaucratique de documents qui n’ajoutent pas de valeur au membre. En cas d’écart, si par exemple un producteur n’a pas les archives des pesticides appliqués, décidez s’il s’agit d’un problème isolé (la plupart des producteurs ont mis en place les exigences de manière appropriée), ou structurel (les résultats peuvent être extrapolés à l’ensemble groupe). En cas d’écarts structurels, demandez-vous si l’auto-évaluation ou le système d’inspection interne mis en œuvre au niveau du SGI est assez fiable ; si ce n’est pas le cas, des non-conformités supplémentaires pourraient être nécessaires concernant ces exigences afin d’éviter toute récurrence des problèmes. Lors de la réunion finale de l’audit, les éléments suivants au moins doivent être inclus : - Reconnaissance de la collaboration offerte. - Explication détaillée des résultats :

o éléments positifs et remarquables trouvés à la fois dans le SGI et chez les producteurs visités ;

o non-conformités trouvées, en étant clair sur les raisons qui conduisent à prendre les décisions et concret sur la description de l’écart. Plus une non-conformité est décrite avec précision, plus il est facile pour le membre de trouver une action corrective efficace.

- Description des étapes suivantes après l’audit : soumission du plan d’action corrective en temps voulu et avec la preuve appropriée, processus de décision de certification et demande de licence dans le GIP. À ce stade, tenez compte des délais indiqués dans le Protocole de Certification UTZ (et dans les procédures de l’OC, le cas échéant).

À la fin de la réunion finale, il doit être clair pour l’audité que : - Pour chaque non-conformité, une correction (pour éliminer le

problème) ainsi qu’une action corrective (pour s’attaquer à la cause racine du problème et prévenir sa réapparition) sont nécessaires pour la clôturer. Ce vocabulaire doit également être compris par les deux parties.

- Les délais doivent être respectés, sinon la décision de certification sera négative.

- Ce n’est pas vous qui prenez la décision de certification, mais


24

- différentes personnes qui examineront les résultats de l’audit, les éléments de preuve présentés par le client et les non-conformités identifiées.

Remettez un rapport final avec le résultat de l’audit à l’audité à la fin de l’audit. N’oubliez pas que le client paie pour ce service et que le rapport est le résultat principal des services de l’OC. Les clients ne paient pas pour un certificat, mais pour l’évaluation. Le rapport est la preuve que le service (l’audit) a été effectué.

2.4 Description des non-conformités L’audit est un processus systématique destiné à vérifier la conformité avec une norme requise. Le résultat d’un audit est souvent réduit pour informer l’audité des non-conformités constatées pendant ce processus. Cela incite à agir comme si vous n’étiez là que pour identifier des problèmes et souligner tout ce qui n’est pas fait correctement. Pour éviter cette approche unilatérale, faites un effort supplémentaire pour noter les non-conformités lors de la préparation de la réunion finale, afin de proposer également des informations utiles que l’audité peut utiliser pour l’amélioration continue. Pour décrire une non-conformité, gardez toujours à l’esprit trois aspects clés :

l’exigence (quel est le point de contrôle pertinent pour la non-conformité ,)

le problème (pourquoi y a-t-il un problème ?) la preuve (ce qui a été observé au cours de l’audit qui a

confirmé la constatation) Passez suffisamment de temps à mettre par écrit toutes les non-conformités de façon claire et compréhensible. Ce temps est un investissement : lorsque vous recevrez les éléments de preuve de l’audité, vous pourrez facilement identifier si les informations fournies suffisent à considérer la non-conformité comme clôturée ou non. En fonction de la taille ou de l’impact de la constatation, adaptez la description de la non-conformité afin d’offrir aux audités une évaluation équitable de leurs performances pour qu’ils puissent mieux travailler sur les améliorations nécessaires. Quelques exemples de description de non-conformités : G.A.8 : Le registre des membres du groupe ne mentionne pas la superficie de la récolte certifiée, mais seulement la superficie totale des fermes ; lors des visites aux producteurs de la région nord

(15 producteurs au total), tous ont confirmé que la superficie de la récolte certifiée était beaucoup plus faible (d’environ 50 % en moyenne) que l’information dans le registre. G.A.26 : la procédure d’utilisation de la prime n’a pas été

communiquée à tous les membres du groupe ; aucun des producteurs visités dans la province de l’Ouest ne connaissait le montant de la prime à recevoir ni la façon dont la direction du groupe dépense le reste de l’argent qui est déduit du total reçu. G.C.98 : tous les pulvérisateurs du groupe (20 au total) reçoivent un

lot complet d’EPI juste après la saison de la récolte, mais le nettoyage après utilisation et le stockage de ces équipements ne sont pas effectués de manière à éviter les problèmes d’ordre sanitaire ; sur les 5 pulvérisateurs, tous déclarent qu’aucune instruction sur la façon de nettoyer et de stocker les EPI ne leur a été donnée ; de plus, les EPI ont été stockés dans leurs propres maisons,


25

avec des vêtements personnels et dans des conditions laissant à désirer (ils ne savent pas que de nouveaux équipements peuvent être demandés avant la livraison annuelle). Il est très important de ne pas agréger les non-conformités, même lorsque le sujet est similaire et qu’une seule preuve conduit à la conclusion que plusieurs points de contrôle ne sont pas conformes. Les points de contrôle sont séparés pour une bonne raison : bien que plusieurs exigences puissent être liées à un seul sujet, chacun d’entre eux demande une action différente à mettre en œuvre par l’audité. Il est très important pour la qualité du rapport d’audit final de séparer les résultats par point de contrôle, afin que vous puissiez être plus précis sur le non-respect et la preuve trouvée pour chaque non-conformité. Mieux la non-conformité est expliquée, mieux le membre peut mettre en œuvre les actions correctives nécessaires. Un exemple : MAUVAIS : NC aux points de contrôle G.A.22/23/24/25 -> Le groupe n’a pas mis en place un système de traçabilité approprié. BON : NC aux points de contrôle G.A.22 (le flux de produit n’est pas documenté), G.A.23 (le produit UTZ n’est pas visuellement identifié, donc n’est pas clairement séparé du produit non certifié), G.A.24 (il

n’y a pas de système d’archives pour retracer et suivre le produit) et G.A.25 (aucune des ventes du groupe n’a été enregistrée dans le GIP).

3. Post-audit 3.1 Examen des résultats : causes profondes, corrections et actions correctives Une fois l’audit terminé (en d’autres termes, le jour de la réunion finale et après que les résultats ont été communiqués à l’audité), le décompte pour la résolution des non-conformités commence pour l’audité. Selon le protocole UTZ, les actions correctives doivent être mises en place avant 60 jours calendaires après la réunion finale. La façon dont les non-conformités peuvent être considérées comme clôturées est la suivante :

Un examen approfondi des éléments de preuve présentés par le client (y compris la preuve de la correction, plus le plan d’action corrective qui va empêcher le problème de se reproduire à l’avenir) ; ou

un audit de suivi (qui peut être effectuée physiquement chez le client) lors duquel un auditeur qualifié examine les résultats et les informations fournies par le client et évalue l’efficacité de ces améliorations.

Quoi qu’il en soit, le résultat final de cet examen doit être une recommandation pour les certificateurs : le client est-il prêt à être certifié ou non ? Toutes les informations pertinentes ne doivent être envoyées au certificateur qu’une fois que les actions prévues et mises en œuvre sont jugées suffisantes pour résoudre le problème. Une information incomplète peut entraîner des retards et éventuellement compromettre l’approbation de la licence UTZ pour le client. En règle générale, l’auditeur qui a identifié les non-conformités doit être celui qui évalue l’adéquation des éléments de preuve


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présentés par le client dans le plan d’action corrective, incluant toujours une correction et une action corrective pour toute non-conformité identifiée lors de l’audit. Pour garantir la réussite de ce processus, il est important de tenir compte des différences entre correction et action corrective :

une correction est une action qui élimine un problème détecté pendant l’audit.

une action corrective est l’ensemble des activités mises en œuvre afin d’atténuer les causes profondes du problème, empêchant qu’il se reproduise.

Notez que les informations soumises par le client sont parfois inexactes ou insuffisantes pour considérer toutes les non-conformités comme étant clôturées. L’OC doit disposer de mécanismes pour s’assurer que, même dans ces situations, les non-conformités peuvent être considérées comme clôturées au plus tard 60 jours après la réunion finale. La clarté de la description des non-conformités lors de la réunion finale est la clé d’un processus d’examen de la correction et des actions correctives efficaces. Identifier les problèmes réels, leur taille (certaines personnes, sections, groupes) et leur nature, aidera le client à fournir des informations précises dans le cadre du plan d’action correctif.

3.2 Décision de certification et étapes suivantes (GIP) Une fois que le processus d’évaluation et de révision est considéré comme terminé, l’évaluation du client sera proposée pour une décision finale. UTZ a certaines exigences pour l’approbation des certificateurs qui auront la responsabilité finale de l’évaluation de chaque processus de certification. Toutes les informations requises pour l’évaluation finale doivent être disponibles pour le certificateur au moment de prendre la décision de certification, idéalement : - La demande du client avec toutes les informations préliminaires

utilisées pour estimer la durée de l’audit, afin de vérifier si les demandes du client ont été respectées (si l’audit a bien été réalisé conformément à la demande).

- Le plan d’audit (qui peut éventuellement avoir une version modifiée juste après la vérification) avec les informations sur la façon dont l’audit a été réalisé et le temps consacré à vérifier tous les aspects pertinents du Code de Conduite.

- Les constatations des auditeurs issues de l’audit : pour chaque point de contrôle applicable, vous devez être en mesure de fournir la preuve valide pour l’évaluation. Cela se fait généralement avec des checklists, mais peut être effectué de différentes manières (dans la mesure où il existe des preuves pour tous les points de contrôle applicables).

- Les corrections et les actions correctives pour les points de contrôle qui ont été identifiés comme des non-conformités pendant de l’audit. Une confirmation de l’auditeur que le plan d’action corrective est suffisant pour considérer les non-conformités comme clôturées permet de rassurer le certificateur lorsqu’il doit prendre sa décision.

Toutes les informations provenant de l’audit sont revues par des personnes n’ayant pas participé à l’audit ; cet examen doit être documenté, car il débouchera sur des recommandations pour une décision de certification.


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- Si une Décision de certification positive est prise dans le délai indiqué dans le protocole UTZ, l’OC demande une licence pour le client certifié, en incluant les informations relatives à l’audit dans le questionnaire disponible dans la base de données UTZ (GIP), plus tous les documents supplémentaires demandés, conformément au Protocole. Lors de l’information sur les résultats de l’audit :

- Describe all non-conformities separately (one non-conformity per control point, do not aggregate);

- Give clarity in the explanations of how the NC was closed (copying and pasting the corrective action text proposed by the client is not always sufficient); Explain it when non-conformities are closed by a follow up audit. This date should be considered the closure date of the non-conformity, not the original audit date.

Un certificat incluant le champ d’application de l’audit ne peut être établi et envoyé au client qu’après avoir obtenu l’approbation de UTZ. Dans le cas où la décision de certification est négative, un certificat ne sera pas accordé au client audité. L’OC doit informer le client et UTZ de la décision et expliquer clairement la logique qui la sous-tend.

Bonnes pratiques d'audit - Version 1.0 Août 2017 28

Annexe 1. Directives pour le code de conduite

UTZ

Réf. PC Point de contrôle Précisions sur la Conformité Directives d'audit

BLOC A - GESTION

G.A.1

Un plan global à jour de la/des zone(s) de production est disponible.

Ce plan intègre : - les zones cultivées ainsi que les espaces récemment plantés et les pépinières, - les zones protégées, - les plans d'eau et cours d'eau, - les zones habitées et - les coordonnées GPS de l'emplacement de l'administration du SGI (s'il ne s'agit pas d'un emplacement au sein de la zone de production, l'on emploiera les coordonnées représentant approximativement le centre de la zone de production).

Vérifiez si la carte est disponible Enregistrez la localisation GPS et vérifiez sur internet : le centre de la zone de production représente-t-il vraiment un emplacement par groupe (pour les multi-groupes) ? La carte doit vous aider pendant le processus d'échantillonnage en donnant une priorité aux producteurs proches des plans d'eau et cours d’eau, ou des zones protégées et en tenant compte des distances à parcourir pendant les visites aux producteurs ; pour certains sujets (p. ex. matériel végétal et pépinières) il est préférable de les auditer en visitant des zones adjacentes (situées sur la carte) Vérifiez la validité de la carte : doit être actualisée dès que des changements interviennent.

G.A.2

L'intégralité de la superficie de production est déterminée.

La superficie est déterminée à l'aide d'une/de méthode(s) crédible(s) fondée(s) sur, notamment : - les coordonnées GPS - les titres fonciers - le comptage et la densité des arbres

La superficie doit être déterminée avec une méthode crédible : avec la cartographie GPS ou les titres fonciers, le résultat doit être précis. En cas de comptage des arbres, tenez-en compte lors de votre visite aux producteurs en vérifiant les schémas types utilisés par les producteurs Attention au fait qu’une information de surface erronée peut induire tout le monde en erreur (fausses estimations de rendements, de prévisions d’achat, utilisation excessive d’intrants, etc.)


G.A.3

Les cultures sont plantées uniquement sur un terrain classé comme terrain agricole et/ou approuvé pour usage agricole.

La classification des terrains locaux et les projets de développement pour de nouveaux sites agricoles sont connus.

La connaissance préalable de la zone de production est essentielle pour évaluer correctement ce point de contrôle : – Y a-t-il une aire protégée dans la région ? – une zone a-t-elle été identifiée comme non acceptable pour un usage agricole (p. ex. en raison de sols dégradés/contaminés)

Archivage

G.A.4

Tous les documents sont disponibles et archivés pour une durée minimale de trois ans à compter de leur premier recueil, à moins qu’une période plus longue ne soit requise par la loi.

Vous pouvez vérifier ces points de contrôle en demandant des documents généraux provenant des cycles de certification précédents (p. ex.: résultats des inspections internes, plans de fertilisation, certificats d'étalonnage) Attention : - les informations peuvent se présenter sous différentes formes les informations requises par un point de contrôle peuvent être enregistrées dans - plusieurs registres différents (qui doivent être liés d'une manière ou d'une autre).


Système de Gestion Interne (SGI)

Personnes responsables

G.A.5

Un registre précis et à jour du personnel du groupe dans son intégralité est tenu.

Pour le personnel permanent du groupe, le registre comporte au moins les indications suivantes : - le nom complet, - le sexe, - la date de naissance ou l'âge, - la date d’embauche et la durée du contrat et - les salaires. Pour le personnel permanent du groupe, le registre comporte au moins les indications suivantes : - le nom complet, - le sexe, - la date de naissance ou l'âge,

Veuillez faire attention à la définition de personnel du groupe (et tenir compte également des travailleurs temporaires) Les informations requises (tous les points énumérés ci-contre) peuvent figurer dans deux documents ou plus ; c’est acceptable dans la mesure où les informations sont vérifiables Les différences de salaire, de sexe ou d'âge peuvent être vérifiées par un entretien avec les travailleurs.


- le nombre de jours travaillés et - les salaires.

G.A.6

Le groupe dispose d'un organigramme indiquant tous les individus au sein du SGI et leurs rôles, et comprend toutes les personnes responsables nommées au point de contrôle G.A.7.

Lors de l'audit de différents blocs, envisagez de réaliser des entretiens avec des personnes responsables pour chaque bloc Le graphique doit être mis à jour et le groupe doit prévisualiser les changements dans l'organisation afin de garantir qu'une personne responsable s'occupe en permanence de tous les sujets.

G.A.7

Une/Des personne(s) responsable(s) ou un comité sont désignés pour les tâches suivantes : Bloc A) GestionBloc B) Pratiques agricolesBloc C) Conditions de travail Bloc D) Environnement Le(s) responsable(s) ou le comité dispose de compétences et de connaissances sur le(s) thème(s) dont il est chargé et est à la disposition des membres du groupe et du personnel du groupe.

Le(s) personne(s) responsable(s) ou le comité est responsable des thèmes suivants : Une personne ou un comité peut être responsable de plusieurs thèmes.Bloc A) Gestion- gestion du SGI- traçabilité, identification des produits et séparation au cours de la production et de la transformation- formations- classement des questions, idées et plaintes, sanctions et appels- égalité des droits et des opportunités pour les femmesBloc B) Pratiques agricoles- sélection et mise en œuvre des Bonnes Pratiques Agricoles, dont les pratiques en matière de récolte et de post-récolte- sécurité sanitaire des produits alimentaires et qualité du produitBloc C) Conditions de travail- droits du travail- travail des enfants - pratiques sûres et saines comprenant les délais de ré-entrée et l'utilisation des machines et des pesticides- procédures de premiers secours et d’urgenceBloc D) Environnement- gestion des déchets et protection de l’environnementLes compétences sont prouvées par des qualifications officielles et/ou des certificats de présence à des formations, et/ou expérience confirmée.L'organisme de gestion connaît le fonctionnement du programme UTZ, peut expliquer les exigences et les opportunités, et se tient informé des nouveaux développements.

Les personnes responsables doivent faire partie du personnel du groupe ; des conseils externes peuvent être obtenus, mais la responsabilité doit toujours être interne. Pour la(es) personne(s) désignée(s) comme responsable(s), vérifiez soigneusement la compétence en fonction des exigences décrites dans la clarification pour la conformité ; en cas de problèmes pendant l’audit, la cause principale peut être liée au manque de qualification ou d'expérience de ces personnes.


Identification des membres et accords

G.A.8

Un registre des membres du groupe est archivé et tenu à jour.

Le registre comporte les indications suivantes pour chaque membre du groupe, pour l'Année 1 : - le nom, le sexe, le site (par ex. communauté) et le numéro de téléphone, - le nom, le sexe, le site (par ex. communauté) et le numéro de téléphone du gestionnaire de l'exploitation (si différent du membre du groupe, c'est-à-dire un métayer), - l'identifiant unique du membre, - l'identifiant gouvernemental de l'exploitation (le cas échéant), - la production (récolte de l'année précédente et estimation pour l'année en cours), - le statut UTZ et la première année de certification UTZ, - le nombre de travailleurs permanents (tout au long de l'année) travaillant sur la culture, - la date de l'inspection interne et - la participation à d'autres programmes de certification (le cas échéant). À compter de l'Année 2, le registre doit également comprendre : - la surface totale de l'exploitation, - le nombre de parcelles et la surface totale de la récolte certifiée et - le volume total livré au groupe chaque année depuis la certification.

Le registre doit être actualisé en permanence ; les informations qui y figurent doivent être vérifiées lors de la visite des fermes, en particulier les données relatives à la production (à partir de l'année 1) et à la superficie (à partir de l'année 2) Le registre sert de base pour l'échantillonnage ; tenez compte des (de certains/de tous les) critères décrits dans l'introduction de ces lignes de conduite. Toute valeur extrême mérite des explications et doit être confirmée.


G.A.9

Un accord stipulant les droits et obligations de chaque partie prenante est signé par le groupe et chaque membre du groupe. L'accord est compréhensible par tous les membres du groupe. Les accords sont archivés de manière centralisée et une copie est remise à chaque membre du groupe. Les métayers ont conclu un accord, soit écrit, soit verbal, avec le propriétaire terrien reconnu devant témoins. Il spécifie les droits et devoirs mutuels, tels que la fréquence des paiements.

Les accords avec les membres du groupe spécifient au moins les indications suivantes : - l'obligation du membre du groupe à respecter le Code Principal de Conduite, - l'obligation du membre du groupe à accepter à la fois les inspections internes et les audits externes, de même que les sanctions, - la garantie du membre du groupe qu'il ne vend que des produits certifiés issus de son exploitation certifiée, - le droit du membre du groupe de recevoir une copie de tous ses documents et archives sur demande et - le droit de chaque partie de résilier l'accord. Le SGI inclut une procédure au cas où le membre du groupe manque à une des obligations de l'accord. Tout manquement de ce type doit être communiqué à l'auditeur externe.

Les contrats peuvent être vérifiés au niveau du bureau central, mais la signature du contrat et la compréhension de son contenu devront être revérifiées pendant les entretiens avec les producteurs. Vérifiez que les contrats comprennent (au moins) les exigences décrites dans la clarification pour la conformité. L'échantillonnage des producteurs doit inclure l'évaluation des contrats signés par ces producteurs.

G.A.10

Les rendements de récolte des membres du groupe sont estimés sur la base d'une méthodologie fiable. Ils sont documentés et mis à jour tous les ans.

Cette méthodologie fiable tient notamment en compte : - la récolte(s) de l'année précédente - la densité/comptage des arbres - l'âge - l'utilisation d'intrants - la présence de bioagresseurs - la variété des plantes - la qualité du sol - la situation géographique - le climat

La méthodologie doit être documentée et testée fréquemment (au moins une fois par an, afin de la maintenir à jour). Vous devrez pouvoir transposer la méthodologie sur le terrain et les résultats devront être les mêmes (un écart de plus / moins 15 % est acceptable). Lorsque les estimations pour une année ne sont pas atteintes, la méthodologie doit être modifiée et (re-)testée correctement.


Inspection interne et procédure d'auto-évaluation

G.A.11

Un système d’inspection interne dans lequel les membres du groupe font l’objet d’une inspection formelle portant sur toutes les exigences applicables du Code est en place. Les résultats de l’inspection interne sont documentés dans un rapport.

Des inspections internes sont exécutées : - sur l'intégralité des membres du groupe avant le premier audit externe et - sur les nouveaux candidats avant qu’ils ne soient présentés au comité ou au responsable des approbations et des sanctions. Une tournée d'inspections interne a lieu chaque année. Les rapports d'inspection interne comprennent : - le numéro d'identification, les sites de production, la production (récolte de l'année précédente et estimation pour l'année en cours), ainsi qu'une signature ou empreintes digitales du membre du groupe, - la date d'inspection, - le nom de l'inspecteur, - la vérification de problèmes cruciaux en lien avec la récolte, comme le travail des enfants, l'adoption de pratiques pour optimiser le rendement, etc., - les non-conformités identifiées et les mesures correctives entreprises, - l'année de certification et - le statut de certification. Si des conseils sont prodigués au cours de l'inspection interne, leur contenu doit être consigné dans le rapport d'inspection. Il y existe une séparation claire entre le processus d'inspection interne et les conseils prodigués au cours de l'inspection interne de manière à ce que ces deux aspects n'entrent pas en conflit avec les objectifs des deux activités.

Le système d'inspection interne est le cœur du SGI, car c’est le véritable système utilisé pour intégrer de nouveaux producteurs dans le groupe une fois qu'ils ont montré leur conformité avec le Code et leur engagement envers les principes du Groupe (contrat signé). Compte tenu de cela, l'évaluation du système d'inspection interne est la partie la plus critique de l’audit : – sera faite avec un bon planning et par une équipe compétente ; normalement, un ratio d'un inspecteur interne tous les 100 producteurs est acceptable (crédible) ; – la compétence des inspecteurs internes doit être vérifiée, d'abord pendant l'audit du bureau, puis sur le terrain : un échantillon représentatif d’entre eux sera observé pendant les visites au producteur. À la fin de ce processus, vous pourrez répondre à ces questions : * Le résultat des audits-témoins est-il favorable ? En fonction de la performance des inspecteurs internes, les résultats des audits peuvent-ils être considérés comme crédibles ou non pour l'avenir ? * Le résultat des inspections internes coïncide-t-il avec le résultat des inspections externes ? Une différence excessive entre les deux inspections peut montrer que les inspections internes n'ont pas été effectuées correctement. – comme pour les contrats, l'échantillonnage des producteurs doit inclure l'évaluation des inspections internes réalisées chez ces producteurs.


G.A.12

Une auto-évaluation visant à évaluer le groupe et la conformité de tous ses sous-traitants au Code de Conduite est effectuée. Cette auto-évaluation est présentée à l’auditeur externe.

Cette auto-évaluation est réalisée sur les points de contrôle applicables du Code Principal de Conduite et du Module spécifique au produit en utilisant la Liste de Contrôle UTZ pour le Code Principal et le Module spécifique au produit. Le SGI a la responsabilité de garantir la conformité de tous les sous-traitants.

L'auto-évaluation est un outil important pour identifier les manques / lacunes à la fois du SGI et de la mise en œuvre du code sur le terrain. Un certain niveau d’indépendance dans le processus est souhaitable (c.à.d. que le responsable du bloc A ne réalise pas l'auto-évaluation du même bloc).

G.A.13

Une déclaration relative aux conflits d'intérêts est signée par l'intégralité du personnel SGI.

Cette déclaration indique : - que le personnel SGI ne peut inspecter ou approuver les producteurs avec lesquels il existe un conflit d'intérêts potentiel et - l'obligation de signaler au groupe tout membre du groupe avec qui il existe un conflit d'intérêt.

Vérifiez les engagements signés par le personnel du SGI : auditent-ils / prennent-ils vraiment des décisions concernant des membres du groupe qui peuvent représenter un conflit d'intérêts évident ? En d'autres termes, la vérification des signatures dans les documents n’est pas suffisante.

G.A.14

Un système d'approbation et de sanction assurant la conformité de chaque membre du groupe a été mis en place.

Ce système comporte :- un responsable ou comité d'approbation ou de sanction,- un mécanisme de suivi des améliorations et des mesures correctives entreprises par le membre du groupe et- une décision sur l'état de certification de chaque membre du groupe documentée, signée et incluse dans le rapport d'inspection final.

Une attention particulière devra être accordée au dernier point de clarification pour la conformité : la décision d'approbation ou de sanction (suspension, demande d'actions correctives) devra être documentée et signée.La(es) personne(s) chargée(s) des décisions doi(ven)t être clairement identifiée(s).

G.A.15

Le membre du groupe a le droit de faire appel à chaque décision prise par le responsable ou le comité d'approbation et de sanction.

Ce droit peut être inclus dans le contrat, mais le plus important est que les producteurs connaissent l'existence de ce droit.


Gestion des risques et plan de gestion

G.A.16

Une évaluation des risques destinée à identifier les risques possibles dans la production et la transformation en lien avec les éléments suivants est menée : Bloc A) Gestion Bloc B) Pratiques agricoles Bloc C) Conditions de travail Bloc D) Environnement

L’évaluation des risques est révisée chaque année et maintenue à jour. L'évaluation des risques tient compte du document d'orientation sur l'évaluation des risques d'UTZ.

Veuillez vérifier les conseils d'évaluation des risques fournis par UTZ. Pour chaque bloc, le groupe devra identifier : les risques les plus importants selon une analyse qui tient compte de la probabilité et de la gravité de chaque risque. Une fois les risques identifiés, sera la base du développement du plan de gestion du groupe (voir le point de contrôle suivant). Selon les actions achevées, le document d'évaluation des risques doit être mis à jour au moins une fois par an (idéalement, document évolutif et doit être actualisé en permanence).

G.A.17

Un plan de gestion du groupe sur trois ans abordant toutes les actions visant à remédier aux problèmes liés à l’évaluation des risques est élaboré. Les actions sont mises en œuvre et documentées.

Le plan de gestion du groupe est contrôlé et mis à jour tous les ans.

Les actions proposées par le groupe doivent lutter contre le risque principal identifié dans l'analyse (voir le point de contrôle précédent) ; évaluez comment la mise en œuvre de l'action se poursuit, si les objectifs sont trop ambitieux ou les délais trop courts. Documenter une action signifie que vous pouvez facilement identifier la personne responsable, l'objectif et les délais, les ressources qui sont utilisées et l'état d'avancement de chaque action. Vous devez ressentir l'esprit d'amélioration continue.


Formation et sensibilisation

G.A.18

Le personnel du groupe bénéficie de formations sur tous les thèmes qui le concerne (voir G.A.7) parmi les domaines suivants : Bloc A) Gestion Bloc B) Pratiques agricoles Bloc C) Conditions de travail Bloc D) Environnement Les formations du personnel du groupe sont assurées par une/des personne(s) compétente(s). Chaque formation doit être consignée dans un registre, suite à quoi il convient de vérifier que les personnes formées ont compris et mettront en œuvre l'objet de la formation.

Les formations suffisent à répondre aux besoins du personnel du groupe. La formation a lieu au moins une fois par an. Chaque archive de formation comporte : - la date, - les thèmes abordés, - un résumé, - la durée et - le nom du/des formateur(s). Les registres des présences comportent les signatures/empreintes et le sexe des participants.

Le personnel du groupe est correctement formé sur les sujets dont il est responsable. Identifiez la méthode de vérification utilisée par le groupe pour s'assurer que le contenu de la formation a été compris par les participants. Les formateurs doivent être des personnes compétentes ; il est recommandé d'acquérir des connaissances de l'extérieur, mais les experts internes sont acceptables (leur compétence devra également être vérifiée). Le contenu des formations est-il aligné sur les principes UTZ ?

G.A.19

Les membres du groupe et les gestionnaires des exploitations bénéficient de formations sur tous les thèmes qui les concernent dans les domaines suivants :Bloc A) GestionBloc B) Pratiques agricolesBloc C) Conditions de travailBloc D) EnvironnementLes formations sont assurées par une/des personne(s) compétente(s) et comprennent des tests ou des contrôles visant à vérifier que le contenu de la formation a bien été compris. Chaque formation doit être consignée dans un registre.

Les formations sont suffisantes en nombre et en durée pour répondre aux besoins des membres du groupe. Les formations sont claires et compréhensibles pour les membres du groupe.Au moins deux thèmes sont abordés par an. À la fin de la quatrième année, tous les thèmes suivants ont été abordés par des formateurs internes ou externes : Bloc A) Gestion- traçabilitéBloc B) Pratiques agricoles- bon entretien de l'exploitation et productivité- approche et mesures de PIC - diversification de récolte - maniement prudent et utilisation des pesticides autorisés, dont intervalles pré-récolte et délais de ré-entrée- pratiques en matière de récolte et de post-récolte- qualité des produits et salubrité des aliments- compétences d'archivageBloc C) Conditions de travail- santé et sécurité au travailBloc D) Environnement- protection des cours d'eau et plans d'eau- protection de la faune et de la flore - changement climatique- gestion des déchetsLes compétences du formateur peuvent être justifiées par des qualifications

Les membres du groupe sont dûment formés aux sujets mentionnés dans la clarification pour la conformité. Identifiez la méthode de vérification utilisée par le groupe pour s'assurer que le contenu de la formation a été compris par les participantsLes formateurs doivent être une / des personne(s) compétente(s), vérifiez soigneusement leurs qualifications.Les contenus des formations sont-ils alignés sur les principes UTZ ?Les listes de présence doivent inclure toutes les informations requises (y compris le sexe ! Cela aidera à évaluer le point de contrôle n° 21).Si vous avez déjà présélectionné un échantillon de producteurs, vérifiez si ces producteurs ont reçu les formations prévues ; les producteurs qui ne participent pas aux formations doivent être pris en compte dans l'échantillonnage.Notez que cette exigence s'applique uniquement aux membres du


officielles et/ou des certificats de présence à des formations et/ou une expérience confirmée.Chaque archive de formation comporte la date, le sujet, le résumé, la durée et le nom du/des formateur(s).Les registres des présences comportent les signatures ou empreintes digitales et le sexe des participants.

groupe et aux exploitants agricoles !Si une NC est identifiée concernant certains sujets mentionnés, le groupe doit inclure ces sujets dans les contenus du plan de formation de l'année suivante.

G.A.20

Des activités de sensibilisation ont lieu et sont documentées pour les membres du groupe et les travailleurs d'un membre du groupe, ainsi que leurs familles, pour les informer concernant : Bloc C) Conditions de travail

Au moins deux thèmes sont abordés par an. À la fin de la quatrième année, tous les thèmes suivants ont été abordés par des formateurs internes ou externes : Bloc C) Conditions de travail - droits des travailleurs - travail des enfants, y compris les tâches dangereuses et la traite de personnes - importance de l'éducation - égalité des droits et des opportunités pour les femmes - harcèlement sexuel, diversité et discrimination - santé et sécurité, y compris le VIH/SIDA, les délais de ré-entrée et l’hygiène. - nutrition familiale et autres aspects susceptibles d'améliorer la santé en général - autres sujets pertinents

Ces activités de sensibilisation doivent également être documentées. Notez que cette exigence ne s'applique qu’aux membres du groupe, aux travailleurs d’un membre du groupe et à leurs familles ! Si une NC est identifiée concernant certains des sujets mentionnés, le groupe doit inclure ces sujets dans les contenus du plan de formation de l’année suivante.

G.A.21

Des mesures visant à assurer que les femmes ont les mêmes opportunités de participation aux formations et aux activités de sensibilisation sont prises.

Les femmes sont impliquées dans l'identification et la priorisation des mesures. Ces mesures comprennent notamment : - la communication claire aux femmes sur les réunions - l'organisation de sessions à des moments où les femmes peuvent y assister - des programmes de formations personnalisés aux besoins des femmes

Notez que cette exigence ne prétend pas vous faire vérifier les femmes participant à la formation (point de contrôle 19) et aux séances de sensibilisation (point de contrôle 20), MAIS les mesures prises par le groupe pour assurer l'égalité d'accès à ces activités.


Traçabilité

G.A.22

Il existe une documentation du flux du produit depuis les sites de production certifiés jusqu'aux points de collecte (centres d'entreposage), ainsi que tout au long de la transformation et de la manutention effectuée par le groupe.

Le flux comprend toutes les étapes du champ d’application de la certification : peut être le même pour les produits conventionnels, mais les processus au cours desquels les produits certifiés / non certifiés peuvent être mélangés doivent être clairement marqués.

G.A.23

Les produits certifiés UTZ, y compris les surplus reportés datant d’années de certification antérieures, sont identifiés comme tels de manière visible. Ils sont toujours clairement séparés des produits non certifiés UTZ.

Le surplus reporté est le stock physique restant du produit certifié UTZ achetés par le groupe pendant l'année de certificat précédente, moins le volume de ce produit vendu par le groupe au cours de cette même année.

Afin de vérifier le report de stock, vérifiez que le stock physique correspond à la quantité réelle de produit acheté pendant l'année de certificat précédente (non à l'estimation incluse dans le certificat) moins le produit vendu. Le volume considéré comme report de stock doit inclure les volumes déjà vendus qui n'ont pas encore été intégrés dans le GIP.

G.A.24

Les consignes et factures sont archivées pour garantir la traçabilité.

Ce système de consigne comprend notamment : - les achats du produit certifié UTZ par chaque membre du groupe, - les ventes du produit certifié UTZ, - les ventes d'autres produits certifiés ou vérifiés, - les ventes de produits conventionnels (non certifiés ou vérifiés) et - tout stock restant des années précédentes du produit certifié UTZ, d'autres produits certifiés ou vérifiés et conventionnels (non certifiés ou vérifiés). Les factures et fiches de paie indiquent le statut UTZ du membre du groupe.

Les registres de traçabilité vous permettent d’effectuer les contrôles dans les deux sens : en arrière (des produits finaux au(x) producteur(s) et en avant (des producteurs au produit final envoyé à la partie suivante de la chaîne d'approvisionnement). Essayez de tracer : – la destination du produit récolté par un producteur / groupe producteur sur une journée – l'origine d'un conteneur envoyé à un acheteur... De quel(s) producteur(s) le produit venait-il ? Ces producteurs sont-ils inclus dans le champ d’application de la certification actuelle ? De plus, complétez les exercices de traçabilité avec les producteurs qui ne font pas partie du champ d’application, afin de vérifier si le produit est effectivement vendu comme non (UTZ) certifié.


Lorsque le produit est certifié, les archives et factures associées devront clairement mentionner le mot « UTZ » et devront appartenir à la période mentionnée dans le certificat valable précédent (notez que les extensions de temps n’autorisent pas les membres à vendre le produit de la récolte suivante).

G.A.25

Toutes les ventes et annonces de livraisons de produits certifiés UTZ (y compris les primes) sont consignées sur le portail Good Inside. Les annonces de ventes de produits certifiés UTZ sont consignées avec l’identifiant de la transaction GIP.

Le produit ne peut être vendu comme certifié UTZ qu'une fois que le groupe dispose d'un certificat de Code de Conduite en vigueur.

Préparez-vous avant l’audit avec les informations disponibles dans le GIP concernant le membre audité ; puis, un contrôle croisé d'un échantillon représentatif de déclarations avec les informations dans le GIP et celles dans les documents commerciaux devra être réalisé. Vérifier les transactions confirmées est une bonne pratique, car en ne vérifiant que la déclaration de livraison, des différences pourraient exister entre ce total et le montant restant dans le GIP.

Primes et transparence

G.A.26

Une procédure d'« utilisation de la prime » est en place et est communiquée aux membres du groupe. La prime UTZ profite clairement aux membres du groupe, sous forme de liquidités et/ou sous forme non monétaire.

La procédure d'« utilisation de la prime » et les archives comprennent : - les dépenses liées à la gestion du groupe (par ex. les frais d'audit), - les produits et services fournis au groupe (par ex. formations, locaux de stockage) et - la Prime au Membre du Groupe : avantages sous forme monétaire ou matérielle (en nature). Les archives sont tenues à jour.

Vérifier le contenu de la procédure et contrôlez avec les producteurs (par des entretiens) qu’ils : – comprennent le concept de Prime UTZ ; – sont conscients des avantages qu'ils recevront pour leur production certifiée comme UTZ (ainsi que d'autres prestations) : argent, avantages en nature et/ou avantages indirects (l'argent dépensé pour les activités/ressources qui aura un impact positif sur les producteurs).


G.A.27

La Prime au Membre du Groupe est payée en temps utile et d'une manière convenable. Les prix, primes et la date de paiement des primes sont communiquées de manière claire et transparente aux membres du groupe.

La communication des prix et des primes est archivée.

Pour la production de l'année précédente, vérifier que les producteurs ont reçu les avantages décrits dans la procédure « Utilisation de la Prime UTZ » en : – examinant les registres de paiement ; – interrogeant les membres pour confirmer les avantages reçus. Comme les contrats et les inspections internes, l'échantillonnage des producteurs doit inclure les avantages reçus par ces producteurs.

G.A.28

Une procédure de soumission et de traitement des plaintes est en place. Cette procédure est à la disposition : - du personnel du groupe, - des membres du groupe, - des travailleurs des membres du groupe, - des acheteurs et fournisseurs et - de toute personne souhaitant déposer une plainte liée à des problèmes de conformité avec le Code de Conduite. Le personnel du groupe et les membres du groupe sont informés de la procédure de plainte au moment de l’embauche/l'intégration du groupe.

La procédure : - permet de soumettre des plaintes anonymement, - étudie les plaintes de manière claire et en temps utile, - garantit qu'aucun plaignant ne sera pénalisé suite à la soumission d'une plainte et - ne gêne pas l'accès à d'autres mécanismes de règlement des griefs (par ex. à des recours judiciaires ou dans le cadre des conventions collectives). Les plaintes sont correctement consignées et étudiées, et des mesures correctives sont mises en place. Les consignations de plaintes du gouvernement, en cas de violation (alléguée), sont mises à disposition de l’auditeur.

G.A.28 La procédure devra être en place et les membres devront être informés de son existence (verbalement ou par les informations contenues dans le contrat signé). Demandez toujours si une plainte a été reçue (au niveau du SGI) et si une plainte a été déposée auprès du groupe (par les producteurs [visités]).

G.A.29

Les outils utilisés pour définir le poids ou le volume de produit récolté sont calibrés au moins une fois par an. Les mesures nécessaires pour éviter les modifications indésirables sont prises.

Le calibrage peut être effectué par des personnes externes, conformément aux pratiques et réglementations nationales. Les équipements plus complexes, comme les balances électroniques, sont calibrés par des techniciens spécialisés. Le nom de la personne ou de l’entité ayant effectué le calibrage doit être documenté, de même que la date.

Les certificats d'étalonnage devront être vérifiés pour tous les équipements utilisés. En ce qui concerne le produit récolté, une estimation peut être faite au niveau de la ferme (juste après la récolte), mais c’est l'équipement utilisé pour peser le produit récolté (et payer les agriculteurs en conséquence) qui est à prendre


en compte pour ce point de contrôle. Lorsqu'un écart important est observé pendant le processus d'étalonnage, déterminez si des membres ont subi des préjudices et (éventuellement) s'ils étaient indemnisés

Optimisation du rendement

G.A.30

Des prestataires de services sont consultés pour prodiguer des conseils et de l'assistance technique en matière de Bonnes Pratiques Agricoles. Ces services sont mis à la disposition des membres du groupe.

Les demandes de consultations peuvent êtres démontrées, même en cas d'impossibilité de prestation de service ou d'assistance. Dans la mesure où cela est possible et pertinent, une relation formelle avec une agence de vulgarisation est établie. Le groupe peut également avoir recours à des connaissances internes si celles-ci répondent aux besoins du groupe.

Les conseils extérieurs sont hautement recommandables, mais pas obligatoires ; lorsque les connaissances internes sont utilisées, l’expertise et les compétences devront être mises à profit. Rappelez-vous que l'objectif est d'optimiser le rendement et que les conseils doivent aller dans ce sens.

G.A.31

Le SGI identifie les freins au rendement et les mesures à entreprendre pour permettre aux membres du groupe d'optimiser leurs rendements.

Afin d'identifier et de prioriser les mesures à entreprendre, les critères suivants sont pris en compte : - les coûts, - l'augmentation potentielle du rendement et - la disponibilité des intrants requis (par ex. travail, équipement, connaissances, pesticides, etc.).

L'évaluation des risques (point de contrôle n° 16) peut également servir à identifier les obstacles, et le plan de gestion (point de contrôle n° 17) peut être utile pour décrire les mesures à prendre afin d’optimiser les rendements. Les résultats des estimations (point de contrôle n° 10) devront être pris en compte lors de l'évaluation de l'efficacité des mesures prises par le groupe.

G.A.32

Le SGI favorise et coordonne la mise en œuvre des mesures prioritaires visant à augmenter les rendements des membres du groupe.

La mise en œuvre est documentée. Les mesures mises en œuvre seront évaluées régulièrement ; puisque la mise en œuvre doit être documentée, utilisez les échéanciers, la(es) personne(s) responsables et les résultats ; au besoin, les mesures devront être adaptées en fonction des résultats et / ou de l’amélioration des rendements.


G.A.33

Le SGI permet l'accès (cela peut être en contrepartie de coûts), pour les membres du groupe, aux intrants requis pendant les périodes pertinentes du cycle de production.

Le SGI peut prouver les efforts de mise à disposition des intrants agricoles, tels que le matériel végétal, outils, engrais et pesticides.

Le SGI facilitera l'accès, mais les membres peuvent décider d’utiliser les apports d'autres sources ; dans tous les cas, les directives principales (recommandations du personnel technique du SGI) doivent être respectées (p. ex, les pesticides les plus efficaces, les variétés les plus appropriées...).

BLOC B- PRATIQUES AGRICOLES

Principes: • Les exploitations parviennent à une productivité optimale. • La qualité du produit répond aux exigences du secteur. • Les membres du groupe: - améliorent ou maintiennent la qualité du sol sur leurs exploitations, - emploient des moyens de production agricole de manière responsable et efficace, - optimisent la consommation d'eau.


Matériel végétal et pépinières

G.B.34

Des variétés adéquates sont utilisées pour le renouvellement des plants et les nouvelles plantations. Le groupe fournit des variétés adéquates à ses membres, ou identifie un/des fournisseur(s) local(aux) en mesure de le faire.

Les variétés adéquates sont sélectionnées selon les critères suivants : - le rendement attendu, - la résistance aux bioagresseurs et à la sécheresse, - les besoins en intrants, - la qualité des produits, - l'adaptation aux conditions locales, géographiques, écologiques et agronomiques. La liste des fournisseurs locaux est disponible et mise à jour. Dans les cas où aucun fournisseur local de variétés adéquates n'était disponible, des mesures visant à la mise en place de pépinières sur site doivent être entreprises.

Étudier au préalable les variétés les plus appropriées dans la région selon les paramètres décrits. La liste des fournisseurs de nouveau matériel végétal devra contenir suffisamment d'informations pour que les producteurs choisissent le plus adapté. Le matériel végétal devra être traçable (voir point de contrôle n° 37) ; lorsqu'aucun fournisseur extérieur n'est utilisé, le groupe encourage les pépinières dans les zones de production.


G.B.35

Le matériel végétal obtenu d'une pépinière ne présente aucun signe visible de présence de bioagresseurs.

Une justification est disponible lorsque le matériel végétal présente des signes visibles ou dommages dus à des bioagresseurs.

Lors de la planification de la visite des installations in situ, demander s’il y a des pépinières / nouvelles zones de plantation ; l'observation directe devra être suffisante pour identifier les signes de ravageurs ou de maladies.

G.B.36

Des mesures visant à améliorer la santé des plants dans les pépinières sur site sont en place. Des archives faisant état de l'origine du substrat et des traitements par pesticides (y compris la stérilisation) sont conservées.

Les mesures peuvent comprendre la surveillance et le contrôle des bioagresseurs ainsi que des dommages au système racinaire. Les archives spécifient au moins les indications suivantes : - la date d'application, - la marque du produit et - la quantité ou le volume appliqué (par hectare, parcelle, plante, etc.). Les membres du groupe non alphabétisés doivent savoir nommer ou peuvent montrer l'étiquette des produits utilisés, et indiquer la période ou le moment de l'application ainsi que la quantité appliquée.

S’il y a une pépinière sur place, les documents montrant les pesticides utilisés pour le substrat et les plantes devront être disponibles. Lors de la vérification de la date d'application des pesticides, attention à l'intervalle avec les activités de replantation (selon le fabricant / les recommandations juridiques). Il est important de confirmer que tous les produits chimiques utilisés à cette étape devront être approuvés pour la récolte pour laquelle ils sont appliqués (ou au moins, approuvés comme produit générique pour toute récolte en pépinière).


G.B.37

Pour tout matériel végétal utilisé, des archives ou certificats sont consignés et indiquent la variété, le numéro de lot et le nom du fournisseur.

Cela s'applique à tout matériel végétal obtenu après l'adhésion au programme de certification UTZ. Les membres du groupe non alphabétisés doivent savoir nommer la variété ou le nom du fournisseur et/ou peuvent indiquer l'emballage du matériel végétal ainsi que les informations concernant ce dernier.

Ce point de contrôle ne s'applique pas au matériel végétal provenant des pépinières sur place (pour lesquelles le point de contrôle n° 36 devient obligatoire). L'objectif est de retracer tout problème potentiel dans les plantations dû à une gestion mauvaise /médiocre du matériel de plantation.

G.B.38

Toute utilisation d'organismes génétiquement modifiés comme matériel végétal pour la culture (y compris sur des parcelles pilotes) est communiquée à UTZ et à l'/aux acheteur(s).

La modification génétique spécifique est documentée. Un accusé de réception écrit de la communication avec UTZ et l'/les acheteur(s) doit être mis à la disposition de l’auditeur externe. Cela s'applique uniquement aux produits certifiés UTZ.

Notez que l'utilisation de matériel génétiquement modifié n'est pas interdite, mais la communication à UTZ et aux acheteurs devra être faite de manière proactive par le membre. Posez toujours la question quand un nouveau matériel de plantation est obtenu par le


groupe / les membres.

Entretien de l'exploitation

G.B.39

Les cultures récemment plantées suivent un modèle approprié afin d’assurer un système de culture adéquat.

Un système de culture adéquat tiendra notamment compte des aspects suivants : - les exigences propres à la variété, - les conditions géographiques, écologiques et agronomiques, - la diversification et cultures intercalaires, - la densité des plants.

Examinez au préalable les modèles les plus appropriés de la région selon les paramètres décrits.

G.B.40

L'élagage et la suppression des bourgeons/gourmands et des végétaux attaqués sont réalisés à intervalles réguliers pour obtenir une arborescence et une santé des arbres optimales.

Les outils sont désinfectés lorsqu'il y a risque de transmission de maladie.

Le manque d'élagage (correct) et / ou d’opérations de nettoyage des plantes peut avoir un impact sur la productivité et sur l'état de santé des plantes. Demandez quels sont les outils et la méthode / fréquence utilisés pour son assainissement.

G.B.41

Les adventices sont contrôlées afin d'optimiser l'absorption de l'eau et des nutriments.

Les alternatives non chimiques pour la lutte contre les adventices sont privilégiées.

L'utilisation d'herbicides doit être réduite au minimum / inexistante. Demandez toujours quelle est la méthode utilisée pour contrôler les plantes adventices.

G.B.42

Le fort élagage, le greffage et/ou la transplantation sont effectués dans les plantations ayant une faible production ou improductives pour favoriser un rendement optimal.

Les activités pour ce point de contrôle peuvent être alignées avec celles décrites aux points de contrôle n° 31 et n° 32. Tenez compte de l'estimation de rendement de ces plantations pour lesquelles la méthodologie habituelle ne peut être applicable / valable.


Diversification

G.B.43

La diversification de la production agricole et/ou d'autres sources de revenus est encouragée et pratiquée afin de s'adapter à l'évolution du marché et/ou au changement climatique.

La diversification comprend les cultures intercalaires, l'établissement de cultures vivrières dotées de plants hautement nutritifs, ou tout autre type de diversification.

L'objectif est d’augmenter la biodiversité dans les zones de plantation Lorsque des cultures intercalaires sont présentes, évaluez si la culture secondaire peut nuire à la culture principale (certifiée)

Gestion du sol et de la fertilité

G.B.44

La prévention de l'érosion du sol est effectuée en appliquant des techniques de préservation. Le sol est couvert (par ex. couvert végétal, paillis) au moment du défrichage ou des nouvelles plantations pour empêcher l'érosion.

Il n'y a pas recours au feu pour défricher la végétation.

Par observation directe, confirmer que l'érosion ne présente aucun risque pour les champs dans le champ d’application de la certification et / ou lorsque le risque est évident (fortes pentes / précipitations), que l'érosion est prévenue par une bonne gestion du sol. Une bonne pratique consiste à demander une carte avec des lignes de contour (isolignes), car cela peut aider à identifier les zones ayant les probabilités plus élevées de problèmes d'érosion.

G.B.45

La fertilité du sol et les besoins en nutriments de la plante sont contrôlés chaque année.

Ce contrôle peut être fondé sur des cartes pédologiques des analyses de sol et/ou feuilles, ou sur des symptômes physiques de carences en certains nutriments.

Évaluer si le système de suivi utilisé est suffisamment efficace : il offre des résultats qui permettent de planifier l'application d'engrais et ensuite d'adapter la dose / le type d'engrais.


G.B.46

Des mesures visant à améliorer la fertilité du sol en fonction des besoins en nutriments de la culture, y compris pour restituer les taux des éléments perdus au cours des récoltes, sont prises. Les engrais utilisés (organiques et chimiques) sont appliqués de manière efficace afin de permettre une absorption optimale.

Les mesures visant à l'amélioration de la fertilité des sols comprennent notamment les actions suivantes : - la plantation d'espèces fixatrices d’azote, - les pratiques d'agroforesterie, - le compostage, - l'application d'engrais chimiques. Des mesures visant à corriger l'acidité du pH du sol sont mises en œuvre dans la mesure du possible. Si le pH du sol est acide, les engrais azotés acidifiants sont évités ou sont utilisés en conjonction avec de la chaux. Une utilisation optimale d’engrais prend en compte le dosage prescrit, la période et les intervalles d’application et les propriétés de libération.

Afin d'améliorer la fertilité du sol, il faut obtenir l'information sur le statut initial (voir le point de contrôle n° 45). L'application répétitive de mêmes quantités d'engrais sur de longues périodes devra vous alerter sur les critères utilisés pour ces applications : devra être basée sur les activités de suivi préalablement demandées et / ou sur des critères techniques justifiés.

G.B.47

Les engrais organiques et dérivés de cultures disponibles au niveau de l'exploitation sont utilisés en priorité et complétés par des engrais chimiques si les besoins en nutriments n'ont pas encore été répondus.

Le risque de transmission de maladie aux plantes par le matériau organique et les dérivés des cultures est pris en compte.

Vérifier si des engrais organiques et / ou des produits dérivés ont été envisagés comme première option (lorsqu'ils ne représentent pas un risque pour la plantation).

G.B.48

Les eaux usées, les boues et les eaux d’égout d’origine humaine ne sont pas utilisées dans le cadre des activités de production et/ou de transformation.

Confirmer ce point de contrôle non seulement avec une déclaration unique de la gestion des producteurs / groupes, mais aussi par une observation directe et s'interroger sur l'origine de l'eau et / ou des engrais organiques.

G.B.49

Le fumier animal servant d’engrais est déposé à 25 mètres au moins de tout plan d'eau ou cours d'eau. Il est composté comme il convient, pour minimiser les risques.

Les conditions de stockage permettent d'empêcher tout impact sur l’environnement, la transmission de maladies et la contamination aux métaux lourds.

Les plans et cours d’eau doivent être identifiés sur les cartes de la ferme, puis confirmés in situ pour vérifier si la distance minimale est respectée. Lorsqu’il n’y a pas d’utilisation de fumier animal, le point de contrôle n’est pas applicable.


Contrôle des bioagresseurs

G.B.50

Les mesures de protection intégrée des cultures (PIC) sont mises en œuvre et documentées.

Les mesures de PIC sont mises en place dans l'ordre suivant: 1. Prévention en exécutant de Bonnes Pratiques Agricoles, 2. Contrôle des bioagresseurs (par ex. pièges à insectes), 3. Application de niveaux de tolérance, 4. Utilisation d'alternatives non chimiques telles que des pratiques culturales et mécaniques et/ou l'utilisation de contrôle biologique (par ex. ennemis naturels), 5. Utilisation de pesticides naturels (par ex. l'extrait de neem), 6. Application ciblée de pesticides chimiques dont la toxicité est la plus faible pour les hommes, la flore et la faune, 7. Utilisation d'autres pesticides chimiques comme dernière option, 8. Stratégies de rotation afin que les bioagresseurs ne développent pas de résistance aux pesticides (par ex. en alternant la famille chimique des pesticides), 9. Les herbicides utilisés sont sélectifs.

Lors de la vérification de ce point de contrôle, demander le programme de PIC appliqué dans la ferme. Le programme devra être documenté et les mesures devront être mises en œuvre (p. ex. si les niveaux de tolérance sont utilisés, un système de suivi qui comprend des archives avec les résultats pouvant conduire à d'autres actions devra être en place). Identifier si l’une des mesures, parmi toutes celles possibles, n’a pas été utilisée avant une alternative moins dangereuse. Dans la mesure du possible, les producteurs devront être encouragés à éviter l'utilisation de pesticides / d’herbicides sans essayer de mesures préventives.

G.B.51

Les pesticides figurant sur la Liste des Pesticides Prohibés ne peuvent etre utilisés pendant la production ou stockés pour etre utilisés sur la culture certifiée. Les pesticides figurant sur la Liste des Pesticides sous Surveillance peuvent etre utilisés uniquement si: - toutes les mesures de PIC ont été suivies, et - d'autres pesticides moins dangereux ne sont pas disponibles, et - des recommandations spécifiques sont suivies pour atténuer ou réduire les risques liés à la nature dangereuse du produit.

Un système est en place pour contrôler l'utilisation de pesticides figurant sur la Liste de Pesticides sous Surveillance.

En vérifiant les pesticides observés dans la zone de stockage plus les archives de l'application de pesticides, s'assurer qu'aucun produit inclus dans la liste des pesticides prohibés n'a été utilisé dans la récolte. Attention aux produits qui (sans être interdits) figurent sur la liste de surveillance : dans ce cas, confirmer qu'ils ont été utilisés uniquement lorsque les trois conditions décrites dans le point de contrôle ont été respectées.


G.B.52

Les pesticides sont utilisés ou stockés pour être appliqués sur la culture certifiée uniquement s'ils ont été officiellement enregistrés et autorisés pour être appliqués sur la culture dans le pays où l'exploitation se situe.

Les pesticides peuvent également être utilisés et stockés si une autorisation a été émise par un institut national de recherche agronomique ou un conseil national pour cette culture.

Quand des pesticides ne figurent pas sur la liste des pesticides prohibés, il n’est possible de les utiliser et de les stocker dans la ferme que lorsqu'ils sont approuvés pour le pays dans lequel se trouve la ferme et pour la récolte pour laquelle ils sont susceptibles d’être utilisés. En cas d’autorisations spéciales / temporaires, des informations connexes doivent être disponibles.

Archives d'application des pesticides et des engrais

G.B.53

Une liste complète de l'intégralité des engrais et pesticides pouvant être utilisés et stockés dans l'exploitation est disponible pour les membres du groupe.

Cette liste des pesticides inclut notamment : - les marques et les ingrédients actifs, - l'équipement de protection et la formation spécifiques nécessaires à l’application de ces produits, - les intervalles de pré-récolte et - les délais de ré-entrée. Si la liste de pesticides contient des pesticides figurant sur la Liste des Pesticides sous Surveillance, la liste doit inclure: - des pictogrammes pour avertir les membres du groupe du risque que ces produits présentent et - des informations additionnelles pour une utilisation correcte.

Notez que la liste n'est pas la liste des pesticides / engrais qui peuvent être utilisés dans le pays ni la liste des pesticides prohibés. Le point de contrôle exige une liste à jour des pesticides / engrais qui peuvent être utilisés / stockés par les producteurs du groupe. Lorsqu'un pesticide ne figure pas sur cette liste, mais est présent dans les fermes auditées, cela doit faire l’objet d’une NC (même si le produit est enregistré dans le pays pour la récolte en question).


G.B.54

Toutes les applications d'engrais et pesticides chimiques sont archivées.

Les archives spécifient au moins les indications suivantes : - la marque du produit, - les date(s) d'application et - la quantité de l'application. Le SGI facilite l'archivage pour les membres du groupe si besoin est (par ex. en fournissant des calendriers d'application). Les membres du groupe non alphabétisés doivent être en mesure de nommer les produits utilisés et/ou peuvent montrer l'étiquette du produit et connaissent la période ou le moment ainsi que la quantité de l'application.

Les registres doivent être examinés en profondeur, en particulier ceux correspondant aux producteurs échantillonnés : la nature des pesticides utilisés (pour vérifier l'approbation et l'équipement de protection spécifique nécessaire), les dates de la demande (pour confirmer que les délais de ré-entrée et les intervalles de pré-récolte ont été respectés) et la quantité appliquée (pour évaluer si les pratiques de PIC sont respectées et que le NMR ne sera pas dépassé) sont les informations minimums qui doivent être incluses. Des informations supplémentaires sont recommandables, mais ne sont pas obligatoires, comme le nom des opérateurs (pour comparer avec les registres de formation, les contrôles sanitaires et l'utilisation des EPI), ou encore la méthodologie et l'équipement avec lesquels le pesticide a été appliqué (pour vérifier l'étalonnage et/ou le respect des instructions d'utilisation).

Méthode d'application et équipement des pesticides et des engrais

G.B.55

Seules les personnes disposant d’une formation adéquate manipulent et appliquent les pesticides dangereux.

Le contenu minimum et la durée doivent être alignés sur les normes nationales. Un échantillon représentatif de participants inscrits dans les registres doit être interrogé pendant la visite sur le terrain pour vérifier si le contenu de la formation a été bien compris et si les instructions sur l'utilisation des pesticides sont suivies en permanence (en particulier les informations relatives à l'utilisation des EPI, le respect du dosage prescrit et l'élimination des conteneurs


vides).

G.B.56

Les pesticides et engrais liquides utilisés sont préparés, mélangés et appliqués conformément aux instructions de l’étiquette et à la fiche signalétique du produit, en respectant le dosage prescrit, la période et les intervalles d’application.

La fiche signalétique peut être obtenue des agences governementales ou des fournisseurs. En outre, il est possible de suivre un avis technique émis par un conseil national ou institut de recherche national sur l’agriculture. Cette recommandation supplémentaire est documentée.

Sauf si vous êtes présents lors de la préparation / l’application de pesticides / engrais liquides, la conformité de ce point de contrôle doit être évaluée par des entretiens (voir le point de contrôle n° 55) et l'examen de la FDS.

G.B.57

Tout surplus de mélange pour pulvérisation d'engrais liquide ou liquides de lavage de réservoirs est mis au rebut de manière à réduire les impacts négatifs pour l'homme et l'environnement.

Le surplus de mélange est appliqué sur une partie non traitée des cultures ou une friche, à l’écart de tout cours d’eau et plans d'eau (dans le respect des distances indiquées au point de contrôle G.D. 107).

Sauf si vous êtes présent lors de la préparation / l’application de pesticides / engrais liquides, la conformité de ce point de contrôle doit être évaluée par des entretiens (voir le point de contrôle n ° 55).

G.B.58

Les délais de ré-entrée recommandés pour tous les pesticides utilisés sont maintenus et respectés.

Des panneaux d’avertissement ou autres mesures sont mis en place dans l'exploitation pour assurer la conformité aux délais de ré-entrée.

La méthodologie pour empêcher l'accès du personnel aux zones où un pesticide a été appliqué doit être clairement identifiée et comprise par tous les travailleurs (en particulier par ceux qui récoltent) : réaliser des entretiens et vérifier la présence de panneaux d'avertissement (attention, les panneaux de signalisation ne sont pas suffisants en tant que tels, à moins qu'ils ne soient faciles à comprendre par les travailleurs).

G.B.59

Les intervalles pré-récolte recommandés pour tous les pesticides utilisés sont respectés.

Une procédure visant au respect des intervalles pré-récolte recommandés pour tous les pesticides utilisés est en place.

L'information figurant dans le registre d’application des pesticides doit être vérifiée avec les registres des récoltes et confirmée avec les informations disponibles pour le produit (étiquette, FDS, directives nationales) afin de confirmer que les intervalles pré-récolte ont été respectés. Cette information est essentielle pour une bonne évaluation du point de contrôle n° 75.


G.B.60

Tous les équipements utilisés pour appliquer engrais et pesticides sont maintenus en bon état pour garantir leur bon fonctionnement.

L'équipement subit un contrôle de bon fonctionnement au moins une fois par an et un calibrage si nécessaire, réalisés par une personne formée à cet effet (interne ou externe). Les buses sont ajustées afin d’obtenir une pulvérisation efficace. Les contrôles et calibrages des équipements sont documentés.

Des registres prouvant les contrôles et l'étalonnage doivent être en place. Il est essentiel de confirmer par des entretiens et des documents que la personne qui effectue l'étalonnage et la vérification est bien formée.

Conteneurs de pesticides vides et pesticides obsolètes

G.B.61

Les conteneurs de pesticides vides doivent être rincés trois fois à l’eau. L'eau de lavage est mise au rebut comme il convient, ou reversée dans le réservoir de l'équipement d'application pour être utilisée ultérieurement dans un mélange pour pulvérisation et les conteneurs sont perforés.

Les conteneurs de pesticides vides ne peuvent être réutilisés pour quelque activité que ce soit, qu'il s'agisse pour de la nourriture, de l'eau, de l'alimentation animale ou du stockage de combustibles.

Les entretiens avec le personnel manipulant des pesticides doivent confirmer que les instructions sont respectées par tous. Soyez attentif à tous les conteneurs de la ferme pour vérifier s'ils ont été réutilisés après avoir contenu des pesticides.

G.B.62

Les conteneurs de pesticides vides et les pesticides obsolètes doivent être traités dans le cadre d'un système de collecte, de retour et/ou de mise au rebut (organisé par le gouvernement ou un fournisseur). Les conteneurs sont stockés, étiquetés et manipulés comme il convient et en toute sécurité jusqu’à leur collecte.

Si aucun système de collecte, de retour ou de mise au rebut n'est disponible ou accessible : - les conteneurs de pesticides vides sont mis au rebut de manière à ce que les expositions soient limitées pour l’homme, l’environnement et les produits alimentaires, - les pesticides obsolètes sont stockés ou mis au rebut de manière à ce que les expositions soient limitées pour l’homme, l’environnement et les produits alimentaires.

Les entretiens avec le personnel manipulant des pesticides doivent confirmer que les instructions sont toujours respectées. La zone de stockage des conteneurs vides doit être gérée de la même façon que le stockage des pesticides en matière d'accès sécurisé, de signalisation et de séparation avec des produits alimentaires.


Stockage, manipulation et dilution des pesticides et engrais

G.B.63

Les pesticides et engrais chimiques sont entreposés comme suit : - conformément aux instructions de l’étiquette, - dans les conteneurs/emballages d’origine, - avec indication des cultures où les produits sont destinés, - de manière à éviter tout déversement (par ex. les liquides sont disposés sur des étagères basses ou stockés séparément), - en toute sécurité, dans un endroit non accessible aux enfants (par ex. sous verrou) et - à distance adéquate des produits récoltés, des outils, des matériaux d’emballage et des produits alimentaires.

Lors de la manipulation, de la dilution et du stockage, les dangers potentiels pour les personnes, les produits alimentaires, l’environnement, les cours d’eau et plans d'eau doivent être réduits. Les engrais ne sont pas stockés avec les pesticides. Seule(s) la/les personne(s) disposant d’une formation adéquate peuvent accéder au lieu de stockage.

L'observation directe et les entretiens avec le personnel responsable doivent servir à évaluer ce point de contrôle. Toujours interroger les producteurs sur le stockage, même lorsqu'un emplacement central est fourni par la direction du groupe. Les pesticides pour d'autres cultures non certifiées peuvent être stockés dans la même installation, mais doivent être séparés et correctement identifiés.


G.B.64

Les locaux de manipulation, dilution et stockage des engrais chimiques et pesticides doivent : - être propres et secs, - être bien ventilés et suffisamment éclairés, - présenter une structure solide et - être revêtus d'un matériau non absorbant. En outre, les installations centrales de stockage et de dilution présentent : - un toit étanche et des sols imperméables, - des rayonnages conçus avec un matériau non absorbant et ignifugé, - un système capable de retenir les déversements, - des panneaux d’avertissement permanents et clairs sur ou à proximité des portes, - des avertissements de sécurité affichés, une explication des pictogrammes, symptômes d’intoxication, ainsi que des informations de premiers secours pour chaque produit, - une procédure visible en cas d'accident et - une zone pour le lavage des yeux.

Les installations doivent pouvoir retenir 110 % du volume total de liquides stockés. Les matériaux non absorbants peuvent être notamment des sacs en plastique, du verre ou du métal. Les procédures en cas d'urgence comprennent : - les mesures à prendre en cas de déversement (par ex. sable et sciure) et - les premiers soins à apporter en cas d'accident et les numéros de téléphone d'urgence ou les contacts radio.

Une observation directe et des entretiens avec les opérateurs chargés de l'application des pesticides / engrais sont nécessaires : comprennent-ils les instructions et les signaux ? Sont-ils au courant des procédures d'urgence ? Vérifier la fiabilité des procédures d'urgence : le transport vers les centres médicaux est-il possible ? Les numéros d'urgence sont-ils mis à jour et accessibles par les travailleurs ? Pour ceux qui travaillent dans des zones isolées... Les problèmes de connectivité sont-ils pris en compte ?

G.B.65

Tous les engrais chimiques et les pesticides sont transportés correctement pour éviter tout déversement.

Les conteneurs pour le transport de pesticides / engrais doivent être adaptés (en particulier dans le cas de liquides)

Irrigation

G.B.66

L'eau d'irrigation est utilisée de manière efficace.

Une utilisation efficace de l'eau prend en compte les besoins en eau, les intervalles d'irrigation et les données pluviométriques (prévisions et archives).

Des contrôles de consommation sont en place, on tient compte des précipitations pour éviter l'utilisation abusive de l'eau d'irrigation.


G.B.67

La qualité de l'eau d'irrigation est analysée. Des mesures sont prises pour remédier aux résultats négatifs de l'analyse.

Les eaux d’égout non traitées ne sont pas utilisées pour l’irrigation. Les eaux d’égout traitées ne peuvent servir pour le produit que si la qualité de l’eau est conforme aux dernières directives OMS en vigueur pour l’utilisation sans risque des eaux usées, des excrétas et des eaux ménagères en agriculture et en aquaculture. (la version en anglais est disponible sur: http://www.who.int/water_sanitation_health/wastewater/gsuww/en/)

http://www.who.int/water_sanitation_health/publications/gsuweg2/fr Tenir compte de la première partie de l'exigence : la qualité de l'eau d'irrigation doit être analysée ; la fréquence d'analyse doit être basée sur une évaluation des risques.

G.B.68

L’eau d’irrigation provient de sources durables.

La collecte des eaux de pluie ou l'eau recyclée/traitée sont des exemples de sources d'eau durable.

Le membre doit toujours justifier que l'extraction d'eau des lacs, des rivières et des eaux souterraines est officiellement autorisée (car sont considérées comme des sources non durables).

G.B.69

Diverses pratiques sont adoptées afin de pallier la rareté de l’eau, telles que la collecte des eaux de pluie.

Aucune directive spécifique proposée.

Récolte et post-récolte

G.B.70

Le produit est récolté à la période adéquate et en utilisant la meilleure méthode afin d'optimiser la qualité du produit et la santé des plantes.

Les recommandations / restrictions nationales devront être prises en compte. Le membre doit pouvoir expliquer les critères utilisés pour optimiser la qualité lors du choix d'une période concrète.

G.B.71

Tous les équipements de contrôle de qualité (par ex. refroidissement et humidité) sont maintenus en bon état pour garantir leur bon fonctionnement.

L'équipement est calibré au moins une fois par an par une personne formée à cet effet (interne ou externe) et est documenté.

Validation visuelle plus registres d'étalonnage. Un entretien avec la personne responsable permet de se rendre compte si le processus est fait correctement (le responsable doit être formé).

G.B.72

Les locaux et les équipements sont propres et maintenus en bon état afin d'empêcher toute contamination.

Les installations comprennent les zones de stockage, de manipulation et de transformation telles que les entrepôts et les points de collecte. Les équipements comprennent au minimum les conteneurs de récoltes, les sacs de transport, les véhicules utilisés pour le transport des récoltes, les outils et les machines. Les mesures adoptées pour empêcher la contamination sont notamment les

Dans la mesure du possible, être présent pendant les périodes de récolte, puis vérifier les conteneurs et les équipements utilisés pour la récolte. Sont-ils nettoyés fréquemment ? Y a-t-il un risque pour le produit (contamination physique, chimique ou microbiologique) ? L'évaluation des risques décrite au n° 16 est utile pour mettre en œuvre des mesures


suivantes : - une ventilation adéquate, - un nettoyage régulier, - un contrôle des ravageurs (par ex. pièges).

préventives afin d'éviter toute contamination pendant et après la récolte de la culture.

G.B.73

De bonnes pratiques de stockage, manipulation et transformation tenant compte de l'évaluation des risques sont en place. Le personnel du groupe et les membres du groupe sont informés des pratiques qui les concernent.

Lesdites bonnes pratiques comprennent notamment : - le stockage du produit dans des zones propres (par ex. en hauteur et à distance des murs), - des zones pour fumer, manger, ou toute autre activité représentant un risque de contamination au produit sont désignées, - la garantie que les produits de nettoyage, lubrifiants et autres substances pouvant entrer en contact avec le produit sont officiellement approuvés comme aptes au contact alimentaire.

Qu’arrive-t-il au produit une fois qu’il a été récolté ? Où est-il stocké ? Comment est-il géré ? Observer les installations et évaluer si les mesures nécessaires sont mises en œuvre selon l'évaluation des risques (point de contrôle n° 16).

G.B.74

Le produit est emballé dans des sacs propres suffisamment résistants, bien cousus ou fermés. Les sacs sont fabriqués dans des matériaux non toxiques et ne contiennent pas d’huiles minérales.

Les caractéristiques du matériau d'ensachage sont disponibles.

Vérification visuelle des sacs (souvent, ce ne sont pas les contenants utilisés pour récolter le produit).

G.B.75

Sur la base de l'évaluation des risques, un mécanisme visant à respecter les limites maximales des résidus (LMR) du pays où le produit doit être mis en vente (si ledit pays est connu) est en place.

Ce mécanisme comprend notamment : - une procédure d'échantillonnage visant à déterminer les niveaux de résidus sur le produit, - des actions à entreprendre en cas de dépassement des LMR, - la communication avec l'acheteur en cas de dépassement des LMR.

Il est important de prendre en compte le résultat de l'évaluation des risques afin d'évaluer le mécanisme mis en place. Il faut toujours décrire les mesures à prendre au cas où les LMR sont dépassées, y compris (mais sans s'y limiter) : communication à l'acheteur / aux acheteurs (et éventuellement le retrait du produit), blocage du produit potentiellement contaminé de la/des ferme(s), examen des procédures d'application des pesticides et (re)formation du personnel responsable pour garantir la sécurité alimentaire des produits.


BLOC C- CONDITIONS DE TRAVAIL

Principes: • Les groupes: - observent les droits de liberté d'association, les heures de travail, les salaires et le respect des travailleurs, - n'ont pas recours au travail forcé ou au travail des enfants, - encourage la scolarisation et l'alphabétisation, - veillent à garantir des conditions de travail saines et sûres aux travailleurs.


Droits des travailleurs

Travail forcé et travail des enfants

G.C.76

Aucun travail forcé, contraint, trafic ou travail involontaire analogue est utilisé à quelque stade de la production que ce soit par le groupe ou les membres du groupe. Les travailleurs ne sont pas tenus de fournir de dépôts de garantie ou de remettre leurs papiers d’identité à l'employeur. Aucune partie du salaire, des avantages ou de la propriété des travailleurs ne peut être retenue pour les forcer à rester à l’exploitation. Les travailleurs sont libres de quitter leur emploi après avoir donné un préavis d'un délai raisonnable. Les conjoint(e)s et les enfants des travailleurs ne sont pas tenus de travailler sur l’exploitation, à moins que cela n'ait fait l'objet d'un contrat distinct et délibéré.

Par des entretiens avec un échantillon représentatif de travailleurs, évaluer s'ils sont (de quelque façon que ce soit) forcés de travailler. Tenir compte de tous les scénarios possibles inclus (et non inclus) dans le point de contrôle et confirmer avec les travailleurs que les paiements et les tâches sont convenus au préalable, de même que le temps de travail / calendrier.



G.C.77

Pires formes de travail des enfants Les enfants ou les mineurs (moins de 18 ans) n’effectuent pas de tâches dangereuses ou susceptibles de compromettre leur santé physique ou mentale, ou leur bien-être moral pour le compte du groupe ou des membres du groupe. Ils ne portent pas de charges lourdes, ni ne travaillent dans des endroits dangereux, dans des situations malsaines, la nuit, ou avec des substances ou des équipements dangereux. Ils ne sont exposés à aucune forme d’abus et ne font pas l’objet d’un trafic, d’un travail forcé ni contraint. Travail Les enfants de moins de 15 ans ne sont pas engagés à travailler par le groupe ou des membres du groupe. Si le droit national a défini l’âge minimum d’admission à l’emploi à 14 ans, cet âge s’applique. Les enfants âgés de 13-14 ans peuvent effectuer des travaux légers, à condition que le travail ne compromette pas leur santé et leur développement, n'interfère pas avec leur éducation ou leur formation professionnelle, que ce travail soit effectué sous la surveillance d'un adulte et qu'il ne dépasse pas 14 heures hebdomadaires. Si le droit national a défini l’âge minimum pour des travaux légers à 12-13 ans, ces âges s’appliquent. Exploitations familiales Les enfants vivant dans des exploitations agricoles familiales de petite échelle peuvent participer aux activités agricoles consistant en des

Vérifier la liste des travailleurs – comme exigé au point de contrôle n° 5 – qui devra mentionner l'âge ; notez que la liste doit être mise à jour en permanence. Lors des visites aux les fermes / installations, poser des questions sur la structure familiale : combien de personnes ? Que font-elles chaque jour ? Les enfants vivent-ils / viennent-il régulièrement à la ferme ? N’examiner la conformité que lorsque des éléments de preuve (aussi nombreux que possible) ont été recueillis afin de s'assurer qu'aucun travail des enfants n'est en place à la ferme. N. B. : la non-conformité avec G.C.77 ne doit pas conduire à l'exclusion du membre du groupe, si tant est que des mesures soient prises conformément à G.C 78. Il est important de réaliser des entretiens avec les jeunes travailleurs, pour confirmer qu'ils ont plus que l'âge minimum et sont inscrits dans le registre des employés. Tenir compte des exigences spécifiques pour les jeunes travailleurs (au-dessus de l'âge minimum, moins de 18 ans). Poser des questions sur les possibilités peut vous donner une idée de la difficulté mettre ce point en conformité : à quelle distance se trouve l'école la plus proche ? Quelles sont les options pour le transport vers ces zones ? Attention


travaux légers adaptés à leur âge leur donnant l'occasion de développer des compétences, à condition que ces activités ne compromettent pas leur santé et leur développement, n'interfèrent pas avec leur éducation et leurs loisirs et qu'elles aient lieu sous la surveillance d'un adulte

également à la caractéristique traditionnelle de la récolte, au nombre de générations au sein de la famille qui s'occupent des terres et aux pratiques générales consistant à combiner la fréquentation scolaire avec certaines activités légères dans la ferme.

G.C.78

Une évaluation des risques destinée à identifier les risques de travail des enfants chez les membres du groupe est réalisée.Si l'évaluation des risques montre des risques de travail des enfants:- un agent de liaison pour la vigilance sur le travail des enfants est désigné au sein de la communauté, et - des actions documentées sont prises pour prévnir, surveiller et remédier au travail des enfants

Les actions sont dirigées par l'agent de liaison pour la vigilance sur le travail des enfants.Les actions sont prises en relation avec les initiatives publiques et privées déjà existantes sur le travail des enfants.

L'évaluation des risques (point de contrôle n° 16) peut également servir à identifier ce risque et le plan de gestion (point de contrôle n° 17) peut être utile pour décrire les mesures à prendre. Notez que les mesures prises devront être documentées.Comme mentionné au point de contrôle n° 16, l'évaluation des risques devra être mise à jour régulièrement. Même chose en ce qui concerne le travail des enfants, le niveau de risque initial est peut-être faible, mais il faut le réactualiser si des preuves indiquent des cas potentiels /effectifs.

Éducation

G.C.79

Des mesures d'encouragement à la présence à l'école des enfants du personnel du groupe, des membres du groupe et des travailleurs d'un membre du groupe sont prises.

Ces mesures sont documentées. Un soutien est apporté à la communauté locale afin d'établir des écoles en l'absence de celles-ci. Ce soutien est documenté.

Afin de vérifier la mise en œuvre de ce point de contrôle, les certificats de scolarité sont la preuve principale à regarder. Néanmoins, le point de contrôle veut aborder les mesures prises par le groupe pour encourager la fréquentation scolaire. Notez que les mesures prises doivent être documentées.

G.C.80

Des actions sont entreprises pour soutenir l'amélioration de l’alphabétisation et des compétences en calcul du personnel du groupe, des membres du groupe et de leurs familles.

Ces mesures sont documentées. Fournir des livres, des cours de base, des écoles pour adultes.


Liberté syndicale et négociation collective

G.C.81

Le personnel du groupe peut librement établir et rejoindre des organisations de travailleurs, aussi bien internes (telles que des représentations de travailleurs) qu'externes (telles que des syndicats), ainsi que participer à des accords de négociation collectifs sur les conditions de travail. Si la loi nationale interdit les syndicats, les travailleurs peuvent au minimum élire leurs représentants afin de discuter des conditions de travail avec l'organisme de gestion du groupe.

Le bon fonctionnement de ces organisations ne saurait être entravé d'aucune manière. Le personnel du groupe est autorisé à élire ses représentants en toute liberté. Lesdits représentants peuvent joindre les membres de leur syndicat sur le lieu de travail.

L'existence, la mise en place et le fonctionnement de l'organisation de travailleurs peuvent être vérifiés par des documents et des entretiens (mais un contrôle croisé reste nécessaire, en particulier pour confirmer la déclaration des deux parties, des employés et de la direction).

G.C.82

Le personnel du groupe ne subit pas de représailles, de discrimination ou d'autres conséquences négatives si ses membres établissent ou rejoignent une organisation ou s'ils participent à des négociations collectives.

Doit être confirmé par des entretiens ; l'organisation des travailleurs devra toujours être respectée (cela signifie que lorsqu'une NC est trouvée, l’action corrective ne peut pas être la dissolution de l'organisation / représentation des travailleurs).

G.C.83

Le personnel du groupe est informé de fait, soit par lettre individuelle, soit par diffusion générale, de : - son droit à établir et à rejoindre une organisation de travailleurs, - son droit à participer à des négociations collectives et - la garantie qu'il ne subira pas de représailles, de discrimination ou d'autres conséquences négatives s'il exerce n'importe lequel de ces droits.

Diffusion générale : contenu dans une session de formation, tableau de communication, partie du contrat signé par tous les travailleurs du groupe. L'information peut être considérée comme efficace si les travailleurs reconnaissent leurs droits pendant les entretiens.


Durée du travail

G.C.84

Le personnel du groupe travaille à des heures régulières ne dépassant pas 48 heures hebdomadaires. Il dispose d'au moins un jour de repos après 6 jours travaillés. Les surveillants du groupe travaillent à des heures régulières ne dépassant pas 56 heures hebdomadaires en moyenne sur l'année.

Le personnel du groupe est informé de fait sur le nombre d'heures de travail journalières à fournir (pic saison et hors pic saison). Les heures de travail de chaque travailleur sont consignées.

Lors de l'échantillonnage des archives, examiner différents types de travailleurs : position / responsabilité, sexe, âge et expérience. Choisir des archives de temps de travail à la fois en haute et en basse saison (l'exigence d'un jour de congé après 6 jours de travail s'applique toujours). Un échantillon de base devra tenir compte d'au moins 10 % des travailleurs, mais vous pouvez décider d'augmenter ou de réduire l'échantillon en fonction des résultats obtenus. Notez les exigences de tenue d’archivage décrites au point de contrôle n° 4 ; les archives devront être accessibles en permanence.

G.C.85

Le personnel du groupe peut effectuer des heures supplémentaires aux seules conditions suivantes : - elles sont demandées en temps opportun, - elles sont payées conformément à la loi nationale ou aux accords de négociations collectives, - elles ne dépassent pas 12 heures par semaine et - elles ne sont pas exigées à intervalles réguliers.

Les heures supplémentaires ne peuvent pas être considérées comme une règle (ne doivent pas être demandées régulièrement).

Salaires et contrats

G.C.86

Si un accord de négociation collective est en place, le personnel du groupe et les travailleurs des membres du groupe reçoivent au moins le salaire et/ou les avantages non-monétaires convenus. Le personnel du groupe et les travailleurs des membres du groupe doivent toujours recevoir le salaire minimum en

Cela s'applique également au personnel du groupe et aux travailleurs des membres du groupe payés par unité ou résultat (par ex. au volume de produit manipulé). Le salaire minimum en vigueur est celui du salaire minimum national ou du salaire minimum régional qui est le plus élevé.

Calculer le coût des avantages en nature afin de garantir que le salaire minimum est payé. Lorsque le paiement se fait à la pièce ou au résultat, le salaire minimum doit être atteint en travaillant un nombre raisonnable d'heures par semaine (voir les points de contrôle n° 84 et n° 85 lors de l'évaluation du personnel du groupe).


vigueur.

G.C.87

Il n'existe pas de retenues à la source du salaire du personnel du groupe ou des travailleurs des membres du groupe pour des raisons disciplinaires.

Si des mesures sont prises, le groupe doit avoir un code disciplinaire qui est communiqué au personnel, de manière transparente et en temps opportun.

G.C.88

Tout travail égal du personnel du groupe et des travailleurs des membres du groupe entraîne un salaire égal, sans discrimination fondée sur le sexe ou le type de travailleur (permanent et saisonnier).

Encore une fois, les paiements enregistrés devront être recoupés avec des entretiens. Garder à l'esprit l'importance de l'échantillon : des travailleurs de sexe différent et / ou occupant des postes différents... l'objectif est d'identifier la discrimination (le cas échéant) et non de discuter de sommes d'argent.

G.C.89

Le personnel du groupe reçoit un salaire payé au moins mensuellement, lequel est accompagné d'une fiche de paie écrite. Les fiches de paie sont archivées.

Les fiches de paie et leurs archives comprennent au moins les détails suivants : - la période, - les salaires brut et net et tous les avantages ainsi que - les retenues obligatoires (par ex. impôts et sécurité sociale).

Les registres de paie doivent toujours être présents et (par sa signature) le travailleur doit confirmer que l'argent a été reçu en temps voulu ; la seule vérification des registres n’est pas valide, interrogez toujours les travailleurs échantillonnés.

G.C.90

Le personnel du groupe employé pour plus de 3 mois dispose de contrats de travail écrits.

Les indications suivantes doivent figurer sur les contrats de travail : - les conditions générales de travail, - les salaires brut et net et tous les avantages ainsi que - les retenues obligatoires (par ex. impôts et sécurité sociale).

Pas de directives spécifiques proposées.


Discrimination et respect

G.C.91

Le personnel du groupe ne bénéficie pas d'avantages ni ne subit de discrimination en matière d'embauche, de rémunération, d’accès à la formation, d' opportunités ou de résiliation du contrat ou sur la base du sexe, de la race, de la caste, de l’origine ethnique, de la couleur de peau, du type de travailleur (permanent, temporaire ou migrant), de l’orientation sexuelle, de l’appartenance à un syndicat, de la situation familiale, du handicap, de l’âge, de la religion, des opinions politiques ou autre.

Pour les entretiens, un échantillon de base doit tenir compte d'au moins 10 % des travailleurs, mais vous pouvez décider d'augmenter ou de réduire l'échantillon en fonction des résultats obtenus. Recoupez toujours les résultats des entretiens avec les registres disponibles.

G.C.92

Le personnel du groupe ne subit pas de châtiment corporel, de harcèlement sexuel, de pression ou contrainte mentale ou physique, de violence verbale ou physique, ou toute autre forme d’intimidation sur le lieu de travail.

À confirmer par des entretiens ; ne pas utiliser de questions directes et créer un environnement approprié pour les entretiens sur ce sujet, de manière à ce que la personne interrogée se sente en sécurité et soit ouverte à la discussion.

G.C.93

Le personnel du groupe bénéficie des avantages et des droits relatifs à la maternité, conformément aux lois et pratiques nationales. Il doit pouvoir retrouver son emploi selon les mêmes conditions que celles qui s’appliquaient avant son départ. En outre, il ne doit pas subir de discrimination, de perte d’ancienneté ou de retenues sur son salaire.

Dans la mesure du possible, demander s’il y a des travailleuses (récemment) enceintes et confirmez avec les registres des heures de travail que leurs droits ont été respectés, conformément à la législation nationale (ou à tout autre accord) ; la situation la plus avantageuse prévaut toujours.


Santé et sécurité

Premiers secours et urgence

G.C.94

Le personnel du groupe reçoit des services de premiers secours et des soins d'urgence, accordés gratuitement pour le traitement de blessures liées au travail. Les trousses de premiers secours sont situées aux emplacements centraux de production, de transformation et de maintenance.

Les services de premiers secours au personnel du groupe sont accordés par une personne ayant reçu une formation adéquate. Ladite formation doit avoir eu lieu au cours des 5 dernières années et doit avoir été sanctionnée par un diplôme ou un certificat. Les trousses de premiers secours contiennent du matériel n'ayant pas atteint sa date d'expiration.

Ne pas oublier de demander aux travailleurs s'ils paient ces services. Pour évaluer si le contenu de la trousse de premiers soins est approprié, demandez quelles sont les blessures les plus courantes et comment elles sont soignées (par exemple, s'il y a des coupures fréquentes, le kit doit contenir des pansements stériles et des bandages).

G.C.95

Les membres du groupe et les travailleurs des membres du groupe ont accès aux services de premier secours. Les trousses de premiers secours sont situées aux emplacements centraux de production, de transformation et de maintenance.

Les trousses de premiers secours contiennent du matériel n'ayant pas atteint sa date d'expiration.

L'accès doit être évalué avec bon sens, en tenant compte de la distance et du temps nécessaire pour accéder aux premiers soins depuis les lieux où des blessures peuvent se produire.

G.C.96

Une procédure claire et écrite pour les cas d’accident et d’urgence est en place. Ladite procédure est clairement affichée à chaque emplacement central.

La procédure comprend au moins : - le nom des personnes à contacter, - comment agir dans des situations d’urgence, - l'emplacement des moyens de communication (téléphone, radio), et - une liste à jour des numéros de téléphone d’urgence (par ex. ambulance, police). La procédure emploie des symboles, des pictogrammes et la/les langue(s) couramment maîtrisée(s) par les travailleurs.

Tenir compte du but de la procédure : faire en sorte que toute situation d'urgence ne s'aggrave pas à cause de la difficulté à trouver de l'aide. Vérifier / demander à ce que l'information soit toujours à jour (p. ex. numéro de téléphone du gestionnaire / responsable actuel / centre médical le plus proche).

G.C.97

Des panneaux d’avertissement et des symboles clairs et permanents situés aux emplacements centraux indiquent les dangers potentiels. Les machines comportent des manuels de consignes clairs et leurs parties dangereuses sont protégées ou couvertes.

Les panneaux d'avertissement et les instructions de sécurité emploient des symboles, des pictogrammes et la/les langue(s) couramment maîtrisée(s) par les travailleurs. Il existe un équipement d'extinction d'incendie fonctionnant correctement (par ex. extincteur d'incendie, seaux de sable, couvertures) aux emplacements centraux de

Vérifier avec le personnel si les panneaux sont compris et s'assurer que la langue utilisée pour les pictogrammes d’instruction, etc., est compréhensible pour les travailleurs. La plupart du temps, l'évaluation des risques des activités réalisée dans les


transformation, de maintenance et d'administration.

installations permet de savoir quand et où des panneaux d’avertissement sont nécessaires.

Manipulation des pesticides

G.C.98

Le personnel du groupe, les membres du groupe et les travailleurs d'un membre du groupe manipulant des pesticides utilisent des équipements personnels de protection (EPP) et des vêtements de protection prescrits pour le pesticide employé et sa méthode d'application. Les EPP et vêtements de protection sont en bon état. Après leur utilisation, les EPP et vêtements de protection sont nettoyés, séchés et stockés en toute sécurité, à l’écart des pesticides et dans un espace bien ventilé.

Les EPP et vêtements de protection endommagés au point de ne pas être réparables ou à usage unique sont mis au rebut en respectant les consignes de sécurité en vigueur. Des mesures de sécurité visant à empêcher toute exposition humaine ou contamination de l'environnement au cours du nettoyage des EPP et des vêtements de protection sont en place.

Notez que le point de contrôle exige l'utilisation des EPI et pas seulement de les entreposer près de la zone de stockage des pesticides. Demander au responsable ce qui garantit que les EPI sont toujours accessibles et propres / en bon état. Le nombre d'opérateurs et d’EPI disponibles ne coïncide PAS obligatoirement, mais l’accès doit être garanti en permanence. Si les EPI peuvent être réutilisés, vérifiez auprès des opérateurs que la méthode de nettoyage des vêtements de protection est bien appliquée. Le principe directeur est que les EPI ne doivent pas partager le même espace que les pesticides.

G.C.99

Le personnel du groupe, les membres du groupe et les travailleurs d'un membre du groupe ayant mois de 18 ans, les femmes enceintes ou allaitant ne manipulent pas de pesticides.

Comparer les noms de la liste des travailleurs avec les registres de formation et les archives dans lesquels l'âge et le sexe peuvent être vérifiés. Interroger des travailleuses pour s'assurer qu’elles ne manipulent pas de pesticides, lorsqu'elles sont enceintes / allaitantes.

G.C.100

Le personnel du groupe (y compris les équipes de pulvérisation nommées par le groupe) manipulant des pesticides dangereux subissent des examens de santé tous les ans.

Ces examens de santé sont documentés et comprennent un examen de cholinestérase pour les personnes appliquant des pesticides organophosphorés et au carbamate.

Vérifier auprès du personnel du groupe que les contrôles de santé ont lieu fréquemment (au moins une fois par an) ; lors de l'examen de la liste des applicateurs, utiliser un échantillon pour vérifier l'analyse (10 % est un minimum, mais peut être augmenté ou réduit selon les résultats).


Lorsque les résultats montrent un risque pour le travailleur, il / elle doit être immédiatement remplacé(e) et d’autres tâches non risquées doivent lui être confiées.

G.C.101

Le personnel du groupe (y compris les équipes de pulvérisation nommées par le groupe) manipulant des pesticides ont accès à des locaux leur permettant de se changer et de se laver.

À confirmer par des entretiens plus une inspection visuelle des zones mentionnées.

Eau potable et hygiène

G.C.102

Le personnel du groupe, les membres du groupe et les travailleurs d'un membre du groupe ont accès à une eau potable salubre.

Dans les zones rurales, un accès raisonnable implique qu'une personne ne doit pas passer une partie disproportionnée de la journée à aller chercher de l'eau pour les besoins de la famille. Dans les zones urbaines, 200 mètres sont considérés comme raisonnables. Notez que ce point de contrôle est également applicable aux membres du groupe et à leurs travailleurs.

G.C.103

Le personnel du groupe reçoit des instructions sur les règles d'hygiène de base. Les instructions d'hygiène sont clairement affichées aux emplacements centraux.

Les emplacements centraux sont, entre autres, les zones de production, de transformation et de maintenance, les locaux sanitaires et toilettes ainsi que les zones de repas communes. Les instructions sont rédigées avec des symboles, des pictogrammes et dans la/les langue(s) couramment maîtrisée(s) par les travailleurs.

Vérifier avec le personnel que les panneaux sont compris et s'assurer que la langue utilisée pour les pictogrammes d’instruction, etc., est compréhensible pour le personnel du groupe.

G.C.104

Des toilettes et des pièces pour se laver les mains sont disponibles sur les sites de transformation et de maintenance.

Les lieux de lavage doivent être situés entre les toilettes et les zones de travail afin de garantir la manipulation hygiénique des produits après utilisation des toilettes.

G.C.105

Les zones de repas communes sont propres, bien entretenues et, dans la mesure du possible, exemptes d'organismes nuisibles.

Le cas échéant, des mesures visant à éliminer les organismes nuisibles sont en place. Ces mesures sont documentées. Les pièges sont clairement indiqués pour des raisons de sécurité.



BLOC D- ENVIRONNEMENT

Principes: • Les groupes et membres de groupes: - optimisent la consommation d'eau et d'énergie, - œuvrent pour prévenir la contamination de l'eau, - protègent et/ou restaurent les habitats naturels, - préservent les ressources naturelles pour les générations futures, - protègent la biodiversité, - gèrent dûment les déchets sur l'exploitation, - ont la capacité à s'adapter au changement climatique.


Eau

G.D.106

Une barrière de végétation locale d’au moins 5 m de large est maintenue le long des cours d’eau et plans d'eau saisonniers et permanents pour réduire l’érosion, limiter la contamination par les pesticides et les engrais et protéger les habitats fauniques. Dans les exploitations dont la superficie est inférieure à 2 ha, la barrière végétative doit être d'au moins 2 m de large.

Lors des visites de petites fermes, tenir compte des différentes exigences (2 ou 5 mètres) ; confirmer avec les agriculteurs la taille des fermes visitées. Les plantes situées dans la zone tampon peuvent être cultivées et récoltées, mais toujours en tenant compte des restrictions décrites dans ce point de contrôle.

G.D.107

Les pesticides et engrais chimiques ne sont pas employés : - à moins de 5 m de tout cours d'eau ou plan d’eau de 3 m de large ou moins (ou à moins de 2 m si la surface de l'exploitation est inférieure à 2 ha), - à moins de 10 mètres de tout cours d’eau ou plan d’eau de plus de 3 m de large, ou - à moins de 15 m de toute source. La pollution des eaux par engrais organiques est minimisée.

Des instructions claires destinées à toutes les personnes appliquant des engrais et pesticides sont en place.

Les instructions n’ont pas besoin d’être écrites mais doivent être comprises de la même façon par tous les opérateurs qui appliquent des engrais et / ou des pesticides. Demander aux producteurs (au cas où ils n'appliquent pas les produits chimiques) de vérifier de façon croisée que les zones tampons sont effectivement conservées comme des zones exemptes de produits chimiques. Connaître l'emplacement des cours d'eau autour des zones où se trouvent les fermes ; les cartes demandées dans le bloc A doivent vous aider pendant le processus d'échantillonnage à vous assurer que ces fermes sont visitées.



G.D.108

Des mesures documentées visant à optimiser l'utilisation de l'eau au cours de la production et de la transformation sont en place.

Les mesures visant à une utilisation efficace de l'eau tiennent compte par ex. des facteurs suivants : - les besoins en eau (dépendants par ex. de l'approvisionnement individuel, des ressources et de l'accès de la région/communauté, de la pluviométrie), - les activités impliquant le prélèvement, l’évacuation et le ruissellement potentiel de l’eau au cours des opérations, - la réduction de la pollution de l'eau, - les mécanismes appropriés de récupération d’eau

La documentation des mesures pour l'utilisation efficace de l'eau peut être disponible au niveau des bureaux (SGI), mais il faut vérifier au niveau de la ferme si les mesures mentionnées sont effectivement mises en œuvre.

Protection de la nature

G.D.109

Il n’y a pas de dégradation et/ou de déforestation de forêts primaires et il n'y en a pas eu depuis 2008.

Connaître l'emplacement de la forêt primaire autour des zones où se trouvent les fermes ; les cartes demandées dans le bloc A doivent vous aider pendant le processus d'échantillonnage à vous assurer que les zones les plus risquées sont visitées. Des cartes complètes de la perte de couvert forestier et des aires protégées sont disponibles ici : http://www.globalforestwatch.org

G.D.110

Il n'y a aucune déforestation ou dégradation de forêts secondaires, sauf si : - un titre foncier légal et/ou une permission du propriétaire et/ou des droits fonciers coutumiers sont disponibles et - un permis émis par le gouvernement est disponible (si cela est requis).

Connaître l'emplacement de la forêt secondaire autour des zones où se trouvent les fermes ; les preuves à l’appui de toute déforestation doivent être disponibles avant la vérification et non demandées aux autorités pendant l’audit (sinon, elles seront identifiées comme NC).

Aucune production ou aucune transformation n'a lieu à proximité immédiate ou dans les 2 km d’une aire protégée à moins d'être autorisée par un plan de gestion de la zone. Le plan de gestion est mis en œuvre.

Les plans de gestion doivent être approuvés par une autorité nationale ou régionale compétente et doivent mentionner au moins les points suivants : - l'identification des limites des zones accessibles pour la production et la transformation et communication de celles-ci aux membres du groupe ainsi

Connaître l'emplacement des aires protégées autour des lieux où se trouvent les fermes ; les cartes demandées dans le bloc A doivent vous aider pendant le processus d'échantillonnage à vous assurer que les zones les plus risquées sont visitées.


G.D.111

qu'une interdiction de toute autre conversion ou tout autre défrichage en dehors de ladite zone, - les actions spécifiques pour atténuer ou compenser les impacts sur l'environnement, comme par ex. la reforestation, l'adoption de pratiques d'agroforesterie, l'établissement de corridors biologiques et - les rôles clairement définis pour la supervision et la mise en œuvre du plan, ainsi qu'un calendrier. En cas d'absence d'un plan de gestion, le SGI entreprend d'en développer un avec les autorités locales.

Les plans de gestion doivent être à jour : les zones proposées pour la production doivent concorder avec la réalité et les actions proposées (lorsqu'elles sont mentionnées comme outil d'atténuation) doivent être vérifiées au niveau des fermes. Lorsque les risques sont présents et que les mesures d’atténuation ne sont pas prises, vous devez relever une NC pour ce point de contrôle.

G.D.112

Les espèces menacées et en danger sur la zone de production sont identifiées, communiquées aux membres du groupe et protégées.

La chasse, le trafic ou la collection commerciale de ces espèces n'ont pas lieu.

Vérifier comment se passe la communication avec les membres et (lors des entretiens) s’ils connaissent l'importance de la protection des espèces menacées. Une liste exhaustive d'espèces est disponible à l’adresse https://www.worldwildlife.org/species/directory

G.D.113

Le groupe encourage la diversité écologique en protégeant et en améliorant les habitats et les écosystèmes.

Voici quelques exemples : - la plantation d'arbres et/ou de fleurs, - la préservation des corridors biologiques, - la préservation des zones semi-naturelles (par ex. haies, prairies, etc.). Des systèmes de cultures ombragées ou des pratiques d'agroforesterie répondent à cette exigence.


Adaptation au changement climatique

G.D.114

Des mesures documentées visant à aider les membres du groupe à s'adapter aux principaux impacts du changement climatique identifiés dans l'évaluation des risques sont en place.

Ces mesures comprennent notamment : - l'utilisation efficace d'engrais et de pesticides, - la plantation d'arbres d'ombrage, - des formations aux pratiques d'adaptation, - l'établissement de parcelles pilotes, - l'installation d'un système de collecte d'eau.

N'oubliez pas que les mesures doivent être documentées ; idéalement, le groupe prévoit un suivi des mesures pour évaluer leur efficacité.


Énergie

G.D.115

Des mesures visant à augmenter l'efficacité énergétique de la production et de la transformation sont prises et, si approprié, des ressources énergétiques respectueuses du climat sont utilisées.

Pour montrer l'augmentation de l'efficacité, le groupe doit mesurer chaque saison les niveaux de consommation et les relier à la quantité de produit ; ensuite, par des mesures concrètes, travailler sur l'efficacité (produire plus en consommant moins).

Air

G.D.116

Des mesures documentées visant à réduire la contamination de l'air à partir de sources identifiées dans l'évaluation des risques sont prises.

Ces mesures incluent par ex.: - l'utilisation de ressources énergétiques alternatives (par ex. l'énergie solaire) pour les activités de transformation, - un entretien régulier des machines agricoles, - pas de combustion de matières organiques ou inorganiques.


Déchets

G.D.117

Les déchets sont stockés et mis au rebut uniquement dans des zones prévues à cet effet. Les déchets non toxiques sont réutilisés ou recyclés autant que faire se peut. Les déchets organiques sont utilisés comme engrais.

Les zones désignées ne sont pas nécessairement identifiées avec des panneaux mais doivent être réservées à cette seule fin.

G.D.118

Il existe un centre de collecte établi pour recueillir les déchets potentiellement toxiques, tels que les piles, les médicaments arrivés à expiration et les déchets électroniques.

Les déchets collectés sont disposés de telle manière que la menace qu'ils représentent pour l'environnement et la santé humaine est minimisée.

Demander si de tels déchets sont générés au sein du groupe et quelles sont la fréquence et la quantité des déchets générés, afin de pouvoir estimer la taille / le type du centre de collecte requis.


Annexe 2. Directives pour le module Cocoa UTZ


BLOC B- PRATIQUES AGRICOLES

Entretien de l'exploitation

CO.B.1

Au moins 12 arbres d'ombrage par hectare sont maintenus et répartis de manière homogène sur les parcelles de cacao.

Des arbres adéquats sont plantés en nombre suffisant afin d'obtenir au final 12 arbres adultes par hectare. Les arbres nouvellement plantés sont entretenus, non invasifs et/ou fixateurs d’azote et/ou des espèces hautement nutritives et fournissent un couvert forestier optimal (une fois arrivés à maturité). Les arbres peuvent etre utilisés a d'autres fins (par ex. bois ou fruits), tant que le nombre de 12 arbres par hectare est maintenu.

Vous devrez compter les arbres des parcelles visitées comme faisant partie de l'échantillon pendant l’audit. Confirmer la superficie avec le producteur avant de calculer le nombre d'arbres nécessaire. Lorsqu'il existe un plan pour augmenter le nombre d'arbres d’ombrage, confirmer de quelle façon se passe la gestion des nouveaux arbres.

CO.B.2

Les membres du groupe ont accès à suffisamment de plants d'arbres d'ombrage ou de semis pour répondre à leurs besoins. S'il ne peuvent pas les obtenir eux-mêmes, un programme de distribution est en place.

Évaluer ce point de contrôle en combinaison avec le point de contrôle précédent et considérer que les meilleures options (pour avoir le couvert d’arbres optimal) ne sont pas toujours facilement accessibles.

Traitement post-récolte

CO.B.3

Le cacao est fermenté de manière appropriée pendant la durée requise.

Si des recommandations nationales ne sont pas disponibles ou optimales, les conseils provenant de techniciens (agents de vulgarisation agricole, agronomes, assistants techniques) sont appliqués.

Connaître les recommandations nationales. Une norme bien connue (comme l'utilisation de feuilles de banane pour couvrir les fèves de cacao pendant 7 jours) ne peut pas être celle requise par les clients ou la plus appropriée pour les conditions de la région.


CO.B.4

Les fèves de cacao sont séchées de manière à éviter toute contamination par la fumée, le carburant, les odeurs et d'autres sources susceptibles d'en affecter la qualité.

Les méthodes de séchage permettant la ventilation du cacao sont privilégiées.

Observation directe ; ; des conditions agressives peuvent affecter la qualité des fèves de cacao (en particulier d'un point de vue organoleptique).

CO.B.5

Les fèves de cacao sont séchées à un degré d'humidité approprié.

Le taux d’humidité se situe entre 7,5 % et 8 % ou est conforme aux régulations nationales et/ou aux exigences du client.

L'humidité doit être suivie, mais notez qu'on ne demande pas de méthodologie spécifique ni la conservation des archives des résultats.

CO.B.6

Des mesures visant à éviter que les fèves de cacao soient mouillées au cours du stockage, du chargement et du transport sont prises.

Observation directe : : couvrir les fèves de cacao avec des matériaux imperméables lors de tels processus est la technique courante. Notez que l'objectif est d'éviter que les fèves aient des problèmes avec les moisissures et / ou le niveau d'humidité.

CO.B.7

Le cacao contient relativement peu de corps étrangers, d'odeurs étrangères et de fèves défectueuses. Le cacao est conforme aux normes de qualité nationales ou aux autres exigences contractuelles.

Les fèves défectueuses peuvent présenter les aspects suivants : - plates, - déformées, - noircies, - moisies, - parasitées, Les exigences contractuelles peuvent être notamment liées aux facteurs suivants : - saveurs anormales, - homogénéité de la taille des graines, - niveau d'humidité, - défauts.

Connaître les normes nationales de qualité: il existe normalement un pourcentage acceptable de défauts qui peut être toléré. La fréquence et le type de tests pour vérifier ces exigences devront être conformes à la nature et à la taille des lots.

Documents

DOCUMENT D ORIENTATION UTZ · 2018-05-30 · 1.1 Profil du client ... il doit informer UTZ de la nouvelle date prévue pour l ·audit dans un délai d ·une semaine. Clients nouveaux