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Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 1 sur 16

PB – Budget – État des emplois Mis à jour le 13/11/2015

Domaine : Préparation budgétaire

Thème : Budget

Procédure : « État des emplois »

Contenu de cette fiche « procédure »

(sommaire interactif)

1. Contexte et objectifs

2. Règlementation

3. Description de la procédure

4. Diagramme de procédure

5. Informations pratiques

6. Principaux points d’attention

7. GFC

8. Spécificités



Contexte et objectifs

Les enjeux de ce processus :

Fluidification des informations comptables, garantir une articulation avec les modules de

gestion comptable et budgétaire et préparation budgétaire.

Assurer une professionnalisation de la gestion budgétaire

Les objectifs de ce processus :

Qualité comptable, assurer les principes budgétaires (sincérité, annualité, unité, universalité,

spécialité), de justification, d’exactitude, d’imputation, de totalité et rattachement au bon

exercice à la bonne présentation et bonne information.

Garantir la régularité de la procédure dans l’EPLE

Le processus :

Principe

Conformément à l’article 7 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion

budgétaire et comptable publique, le budget d’un établissement public local d‘enseignement

est l'acte par lequel sont prévues et autorisées les dépenses et les recettes d’un exercice.

Le budget des EPLE est soumis aux grands principes généraux du droit budgétaire prévus à la

fois par la loi organique relative aux lois de finances et par le décret du 7 novembre 2012

précité – annualité, unité, universalité, spécialité – destinés à garantir l’équilibre et la sincérité

du budget.

La comptabilisation des opérations des EPLE est effectuée selon le principe des droits

constatés : aux termes des articles R421-67 et R421-73 du code de l’éducation, « tous les

droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet

exercice » et « toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de

l'exercice auquel elles se rattachent ».

Le budget s'attache donc à prévoir et autoriser la constatation de droits au profit ou à

l'encontre de l'établissement et vise ainsi à déterminer le véritable enrichissement ou le

véritable appauvrissement qui interviendra au cours de l'exercice.

La valorisation des emplois

Le budget de l’EPLE est complété par une pièce annexe qui retrace les emplois dont il dispose

en propre ou qui sont mis à sa disposition par l’État et la collectivité territoriale de

rattachement. Cette pièce comprend le nombre d’équivalent temps plein par catégorie

d’emplois ainsi que la masse salariale valorisée en euros.

Ces informations seront transmises par les rectorats et les collectivités dans le respect de leur

autonomie.

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Questions fréquentes :

Vote

L’état des emplois doit-il faire l’objet de délibération du CA ?

Non. Les informations transmises ont pour but d’éclairer le conseil d'administration sur la

masse salariale de l’établissement.




Règlementation

Code de l'éducation : articles L421-13 et R421-61

Code général des collectivités territoriales : articles L. 1612-5 et L. 1612-5

Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable

publique

Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE


http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=AC69879894CC1A013C83F30C3D4D4190.tpdjo12v_3?idArticle=LEGIARTI000006524942&cidTexte=LEGITEXT000006071191&dateTexte=20100219

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=AC69879894CC1A013C83F30C3D4D4190.tpdjo12v_3?idArticle=LEGIARTI000018380636&cidTexte=LEGITEXT000006071191&dateTexte=20100219

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=3674F12D26D7EB6DD6AA331A4F494CA8.tpdjo12v_3?cidTexte=LEGITEXT000006070633&idArticle=LEGIARTI000006389622&dateTexte=&categorieLien=cid

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=3674F12D26D7EB6DD6AA331A4F494CA8.tpdjo12v_3?cidTexte=LEGITEXT000006070633&idArticle=LEGIARTI000006389622&dateTexte=&categorieLien=cid

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003&fastPos=1&fastReqId=1563214360&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

http://cache.media.education.gouv.fr/file/special_2_MEN/93/7/M96version_du_13_janvier_2014_296937.pdf



Description de la procédure « État des emplois »

Activité État des emplois

1 – Télécharger les derniers outils

d’aide à la saisie de la

rémunération

. S’assurer que sur le site académique une mise à

jour des outils d’aide à la saisie de la rémunération

n’a pas été faite.

2 – Saisir les données dans les

outils d’aide à la saisie de la

rémunération

L’outil calcule automatique les ouvertures de crédits et

les prévisions de recettes selon les données rentrées à

saisir.

Le fait d’inscrire ses initiales sur l’édition de l’outil

cela indique que les données ont été saisies dans GFC

Préparation budgétaire.

3 – Saisir les écritures budgétaires A partir de l’outil, saisir les ouvertures de crédits et les

prévisions de recettes selon les données calculées.

4 – Récupérer et éditer les états de

la masse salariale

S’assurer d’avoir les éléments de son

établissement avant cette édition.

Le fait d’inscrire ses initiales sur l’état cela indique

que les données ont été saisies dans GFC Préparation

budgétaire.

5 – Saisir les éléments dans l’état

des emplois S’assurer d’avoir les éléments de son

établissement.

6 – Saisir les autres écritures

budgétaires Voir fiche de procédure PB-Budget-Budget

7 – Sauvegarder la comptabilité

budgétaire et GFC Préparation

budgétaire

Voir fiche sauvegarde GFC



Diagramme de la procédure

4— Récupérer les états de la masse salariale

Activité Code Transaction

Activité hors GFC

Dém’Act

Légende :

Alerter l’acteur suivant (par téléphone ou via un mèl)

Signature électronique

Activité automatique

Autre procédure

métier générique

GFC

NON

Activité hors GFC

Fonction générique

métier

Dernier outil d’aide à la saisie?

OUI

Point de contrôle

3 – Saisir les écritures budgétaires

En fonction de l’outil

Sauvegarde

Archivage

Voir informations pratiques de cette fiche pour les

télécharger

Nombre d’exemplaire

1 – Télécharger le dernier outil d’aide à la saisie

5 – Saisir les éléments dans l’état des emplois

2 – Saisir les données dans les outils d’aide à la saisie de la rémunération

6 – Saisir les autres écritures budgétaires du

budget

Installation de GFC

Préparation

budgétaire Changement de

conseil

d'administration



Activité Documents complémentaires à consulter

Fichier de la masse salariale

Copier dans le navigateur internet l’adresse suivante :

http://web.ac-toulouse.fr/RCBC_etablissements/0000000A.pdf

Il faut remplacer 0000000A par le code RNE du budget de

l’établissement et respectant la majuscule.

Fiches préparation budgétaire pour :

le SRH,

l’EPA,

les amortissements ;

l’état des emplois,

le budget annexe

le budget provisoire

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilite-

budgetaire.php#prepabud

Principaux points de vigilances pour le contrôle des actes

budgétaires en mode RCBC

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilite-

budgetaire.php#prepabud



Informations pratiques

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer

S’assurer d’avoir la dernière version des utilitaires d’aide à la saisie de la rémunération

S’assurer d’avoir la bonne version des utilitaires d’aide à la saisie de la rémunération pour chaque type de contrat : AED, CAE, EAP.

S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées

Principaux points d’attention



GFC

Sommaire 1 - Budgétisation de la paye des AED, CAE et EAP ............................................................. 9

Détermination des effectifs ................................................................................................ 9

Détermination des quotités de travail pour chaque nature de contrats ............................. 10

2 - État des emplois .............................................................................................................. 10

Récupération des informations ......................................................................................... 10

Saisie des informations dans GFC ................................................................................... 11

Lancement de préparation budgétaire .............................................................................. 11

Réaliser une sauvegarde ................................................................................................... 15



1 - Budgétisation de la paye des AED, CAE et EAP Afin d’assurer la budgétisation des AED et des contrats aidés (CAE et EAP) à compter des

budgets primitifs de 2014, un utilitaire a été mis à la disposition des établissements pour avoir

une prévision budgétaire plus sincère.

S’assurer d’avoir la dernière version de l’utilitaire. Il est disponible en cliquant ici

Les cellules en jaune doivent être obligatoirement saisies ou renseignées. Les cellules roses

permettent de choisir les services budgétaires sur lesquels seront suivis les AED. Cet utilitaire

tient compte des évolutions des activités données par le Ministère de l’éducation nationale.

Détermination des effectifs

1 – Déterminer si l’EPLE emploie moins ou plus de 20 salariés. Ce choix modifie les

pourcentages de cotisation pour certains organismes.

http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilite-budgetaire.php#prepabud



Détermination des quotités de travail pour chaque nature de contrats

Faire attention à bien renseigner les quotités en équivalent temps plein en fonction

des contrats.

Renseigner obligatoirement le service et le domaine en dépenses.

Renseigner éventuellement le domaine et/ou l’activité en recettes.

Éditer le document et/ou le recopier dans Préparation budgétaire.

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2 - État des emplois

Récupération des informations

Les fichiers ont été placés dans un dossier du serveur web Automne.

Pour les récupérer, il convient de copier dans le navigateur internet l’adresse suivante :

http://web.ac-toulouse.fr/RCBC_etablissements/0000000A.pdf

Il faut remplacer 0000000A par le code RNE du budget de l’établissement en

respectant la majuscule.

L'adresse modifiée avec le code RNE doit ensuite être entrée dans la barre d'adresse du

navigateur.



Il faut remplacer 0000000A par le code RNE du budget de l’établissement en

respectant la majuscule.

Cliquer sur Entrée ou sur la flèche verte pour accéder au document

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Saisie des informations dans GFC

Lancement de préparation budgétaire

Par défaut, le mot de passe est « gfc ». Ce dernier a pu être changé.



La partie employeur

Description de la fenêtre

Elle permet de saisir, modifier ou visualiser une catégorie d’emploi.

Une catégorie d’emploi est obligatoirement attachée à un employeur, une fonction et un

libellé.

Employeur : le choix se fait par radio bouton entre les 3 possibilités : Établissement (EPLE),

ETAT, Collectivités territoriales–Métropole–EPCI.

Fonction : information à choisir depuis la liste des fonctions proposées.

Libellé : il détaille l’information d’identification de la catégorie d’emploi, à saisir sur 30

caractères.

Points importants

- Une liste des « fonctions » est fournie par défaut, non modifiable

- En création de catégorie, le bouton OK ne devient actif qu'après choix de

l’employeur, de la fonction et la saisie d'un libellé.



Après avoir saisi, la masse totale par employeur (EPLE, État, collectivités territoriales), il faut

répartir ce volume financier dans les différentes fonctions.

Sans quoi la fenêtre suivante apparait ; rendant l’édition impossible :

Une fois rempli, cliquer sur OK. L’état s’éditera avec les documents du budget.

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La partie employeur

Elle permet de saisir, modifier ou visualiser un emploi pour l’établissement en cours.



Un emploi est obligatoirement attaché à un employeur, une fonction, une catégorie, et un

effectif.

Employeur : le choix se fait par radio bouton entre les 3 possibilités : Établissement (EPLE),

ETAT, Collectivités territoriales–Métropole–EPCI.

Fonction : information à choisir depuis la liste des fonctions proposées.

Catégorie : information à choisir depuis la liste proposée, avec possibilité de créer une

nouvelle valeur

Effectif : cette zone correspond aux postes budgétaires effectifs de l’établissement, nombre

pouvant avoir 2 décimales.

Point important

- Une liste de « fonctions » fournie par défaut n’est pas modifiable.

- En création d’une nouvelle valeur de la zone Catégorie, l’employeur et la fonction

sont renseignés par défaut et ne peuvent pas être modifiés

En création d’un emploi, le bouton OK ne devient actif qu’après choix de l’employeur, de la

fonction et après renseignement de la zone Catégorie

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Réaliser une sauvegarde

S’assurer d’avoir sélectionner le préparation budgétaire de l’exercice à venir.

S’assurer d’avoir une description explicite en

cas de restauration

Une fois la sauvegarde effectuée, on peut continuer la préparation budgétaire de l’exercice

prochain (N+1).

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A compléter par chaque service d’intendance en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…)

Spécificités