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PB – Budget – État des emplois Mis à jour le 13/11/2015
Domaine : Préparation budgétaire
Thème : Budget
Procédure : « État des emplois »
Contenu de cette fiche « procédure »
(sommaire interactif)
1. Contexte et objectifs
2. Règlementation
3. Description de la procédure
4. Diagramme de procédure
5. Informations pratiques
6. Principaux points d’attention
7. GFC
8. Spécificités
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Contexte et objectifs
Les enjeux de ce processus :
Fluidification des informations comptables, garantir une articulation avec les modules de
gestion comptable et budgétaire et préparation budgétaire.
Assurer une professionnalisation de la gestion budgétaire
Les objectifs de ce processus :
Qualité comptable, assurer les principes budgétaires (sincérité, annualité, unité, universalité,
spécialité), de justification, d’exactitude, d’imputation, de totalité et rattachement au bon
exercice à la bonne présentation et bonne information.
Garantir la régularité de la procédure dans l’EPLE
Le processus :
Principe
Conformément à l’article 7 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion
budgétaire et comptable publique, le budget d’un établissement public local d‘enseignement
est l'acte par lequel sont prévues et autorisées les dépenses et les recettes d’un exercice.
Le budget des EPLE est soumis aux grands principes généraux du droit budgétaire prévus à la
fois par la loi organique relative aux lois de finances et par le décret du 7 novembre 2012
précité – annualité, unité, universalité, spécialité – destinés à garantir l’équilibre et la sincérité
du budget.
La comptabilisation des opérations des EPLE est effectuée selon le principe des droits
constatés : aux termes des articles R421-67 et R421-73 du code de l’éducation, « tous les
droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet
exercice » et « toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de
l'exercice auquel elles se rattachent ».
Le budget s'attache donc à prévoir et autoriser la constatation de droits au profit ou à
l'encontre de l'établissement et vise ainsi à déterminer le véritable enrichissement ou le
véritable appauvrissement qui interviendra au cours de l'exercice.
La valorisation des emplois
Le budget de l’EPLE est complété par une pièce annexe qui retrace les emplois dont il dispose
en propre ou qui sont mis à sa disposition par l’État et la collectivité territoriale de
rattachement. Cette pièce comprend le nombre d’équivalent temps plein par catégorie
d’emplois ainsi que la masse salariale valorisée en euros.
Ces informations seront transmises par les rectorats et les collectivités dans le respect de leur
autonomie.
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Questions fréquentes :
Vote
L’état des emplois doit-il faire l’objet de délibération du CA ?
Non. Les informations transmises ont pour but d’éclairer le conseil d'administration sur la
masse salariale de l’établissement.
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Règlementation
Code de l'éducation : articles L421-13 et R421-61
Code général des collectivités territoriales : articles L. 1612-5 et L. 1612-5
Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique
Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE
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Description de la procédure « État des emplois »
Activité État des emplois
1 – Télécharger les derniers outils
d’aide à la saisie de la
rémunération
. S’assurer que sur le site académique une mise à
jour des outils d’aide à la saisie de la rémunération
n’a pas été faite.
2 – Saisir les données dans les
outils d’aide à la saisie de la
rémunération
L’outil calcule automatique les ouvertures de crédits et
les prévisions de recettes selon les données rentrées à
saisir.
Le fait d’inscrire ses initiales sur l’édition de l’outil
cela indique que les données ont été saisies dans GFC
Préparation budgétaire.
3 – Saisir les écritures budgétaires A partir de l’outil, saisir les ouvertures de crédits et les
prévisions de recettes selon les données calculées.
4 – Récupérer et éditer les états de
la masse salariale
S’assurer d’avoir les éléments de son
établissement avant cette édition.
Le fait d’inscrire ses initiales sur l’état cela indique
que les données ont été saisies dans GFC Préparation
budgétaire.
5 – Saisir les éléments dans l’état
des emplois S’assurer d’avoir les éléments de son
établissement.
6 – Saisir les autres écritures
budgétaires Voir fiche de procédure PB-Budget-Budget
7 – Sauvegarder la comptabilité
budgétaire et GFC Préparation
budgétaire
Voir fiche sauvegarde GFC
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Diagramme de la procédure
4— Récupérer les états de la masse salariale
Activité Code Transaction
Activité hors GFC
Dém’Act
Légende :
Alerter l’acteur suivant (par téléphone ou via un mèl)
Signature électronique
Activité automatique
Autre procédure
métier générique
GFC
NON
Activité hors GFC
Fonction générique
métier
Dernier outil d’aide à la saisie?
OUI
Point de contrôle
3 – Saisir les écritures budgétaires
En fonction de l’outil
Sauvegarde
Archivage
Voir informations pratiques de cette fiche pour les
télécharger
Nombre d’exemplaire
1 – Télécharger le dernier outil d’aide à la saisie
5 – Saisir les éléments dans l’état des emplois
2 – Saisir les données dans les outils d’aide à la saisie de la rémunération
6 – Saisir les autres écritures budgétaires du
budget
Installation de GFC
Préparation
budgétaire Changement de
conseil
d'administration
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Activité Documents complémentaires à consulter
Fichier de la masse salariale
Copier dans le navigateur internet l’adresse suivante :
http://web.ac-toulouse.fr/RCBC_etablissements/0000000A.pdf
Il faut remplacer 0000000A par le code RNE du budget de
l’établissement et respectant la majuscule.
Fiches préparation budgétaire pour :
le SRH,
l’EPA,
les amortissements ;
l’état des emplois,
le budget annexe
le budget provisoire
http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilite-
budgetaire.php#prepabud
Principaux points de vigilances pour le contrôle des actes
budgétaires en mode RCBC
http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilite-
budgetaire.php#prepabud
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Informations pratiques
S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer
S’assurer d’avoir la dernière version des utilitaires d’aide à la saisie de la rémunération
S’assurer d’avoir la bonne version des utilitaires d’aide à la saisie de la rémunération pour chaque type de contrat : AED, CAE, EAP.
S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées
Principaux points d’attention
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GFC
Sommaire 1 - Budgétisation de la paye des AED, CAE et EAP ............................................................. 9
Détermination des effectifs ................................................................................................ 9
Détermination des quotités de travail pour chaque nature de contrats ............................. 10
2 - État des emplois .............................................................................................................. 10
Récupération des informations ......................................................................................... 10
Saisie des informations dans GFC ................................................................................... 11
Lancement de préparation budgétaire .............................................................................. 11
Réaliser une sauvegarde ................................................................................................... 15
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1 - Budgétisation de la paye des AED, CAE et EAP Afin d’assurer la budgétisation des AED et des contrats aidés (CAE et EAP) à compter des
budgets primitifs de 2014, un utilitaire a été mis à la disposition des établissements pour avoir
une prévision budgétaire plus sincère.
S’assurer d’avoir la dernière version de l’utilitaire. Il est disponible en cliquant ici
Les cellules en jaune doivent être obligatoirement saisies ou renseignées. Les cellules roses
permettent de choisir les services budgétaires sur lesquels seront suivis les AED. Cet utilitaire
tient compte des évolutions des activités données par le Ministère de l’éducation nationale.
Détermination des effectifs
1 – Déterminer si l’EPLE emploie moins ou plus de 20 salariés. Ce choix modifie les
pourcentages de cotisation pour certains organismes.
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Détermination des quotités de travail pour chaque nature de contrats
Faire attention à bien renseigner les quotités en équivalent temps plein en fonction
des contrats.
Renseigner obligatoirement le service et le domaine en dépenses.
Renseigner éventuellement le domaine et/ou l’activité en recettes.
Éditer le document et/ou le recopier dans Préparation budgétaire.
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2 - État des emplois
Récupération des informations
Les fichiers ont été placés dans un dossier du serveur web Automne.
Pour les récupérer, il convient de copier dans le navigateur internet l’adresse suivante :
http://web.ac-toulouse.fr/RCBC_etablissements/0000000A.pdf
Il faut remplacer 0000000A par le code RNE du budget de l’établissement en
respectant la majuscule.
L'adresse modifiée avec le code RNE doit ensuite être entrée dans la barre d'adresse du
navigateur.
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Il faut remplacer 0000000A par le code RNE du budget de l’établissement en
respectant la majuscule.
Cliquer sur Entrée ou sur la flèche verte pour accéder au document
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Saisie des informations dans GFC
Lancement de préparation budgétaire
Par défaut, le mot de passe est « gfc ». Ce dernier a pu être changé.
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La partie employeur
Description de la fenêtre
Elle permet de saisir, modifier ou visualiser une catégorie d’emploi.
Une catégorie d’emploi est obligatoirement attachée à un employeur, une fonction et un
libellé.
Employeur : le choix se fait par radio bouton entre les 3 possibilités : Établissement (EPLE),
ETAT, Collectivités territoriales–Métropole–EPCI.
Fonction : information à choisir depuis la liste des fonctions proposées.
Libellé : il détaille l’information d’identification de la catégorie d’emploi, à saisir sur 30
caractères.
Points importants
- Une liste des « fonctions » est fournie par défaut, non modifiable
- En création de catégorie, le bouton OK ne devient actif qu'après choix de
l’employeur, de la fonction et la saisie d'un libellé.
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Après avoir saisi, la masse totale par employeur (EPLE, État, collectivités territoriales), il faut
répartir ce volume financier dans les différentes fonctions.
Sans quoi la fenêtre suivante apparait ; rendant l’édition impossible :
Une fois rempli, cliquer sur OK. L’état s’éditera avec les documents du budget.
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La partie employeur
Elle permet de saisir, modifier ou visualiser un emploi pour l’établissement en cours.
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Un emploi est obligatoirement attaché à un employeur, une fonction, une catégorie, et un
effectif.
Employeur : le choix se fait par radio bouton entre les 3 possibilités : Établissement (EPLE),
ETAT, Collectivités territoriales–Métropole–EPCI.
Fonction : information à choisir depuis la liste des fonctions proposées.
Catégorie : information à choisir depuis la liste proposée, avec possibilité de créer une
nouvelle valeur
Effectif : cette zone correspond aux postes budgétaires effectifs de l’établissement, nombre
pouvant avoir 2 décimales.
Point important
- Une liste de « fonctions » fournie par défaut n’est pas modifiable.
- En création d’une nouvelle valeur de la zone Catégorie, l’employeur et la fonction
sont renseignés par défaut et ne peuvent pas être modifiés
En création d’un emploi, le bouton OK ne devient actif qu’après choix de l’employeur, de la
fonction et après renseignement de la zone Catégorie
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Réaliser une sauvegarde
S’assurer d’avoir sélectionner le préparation budgétaire de l’exercice à venir.
S’assurer d’avoir une description explicite en
cas de restauration
Une fois la sauvegarde effectuée, on peut continuer la préparation budgétaire de l’exercice
prochain (N+1).
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A compléter par chaque service d’intendance en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…)
Spécificités