DSP REAC RC RF CDC - icssa-niort. férentiel-titre... · PDF file_____Direction de l'Ingénierie Libellé réduit Code titre Type de document Version Date de Validation Date de mise

UNION EUROPEENNE Fonds Social Européen

Référentiel Emploi, Activités et Compétences

DSP REAC RC RF CDC

Libellé réduit: SAMS Code titre: TP-00057

Type de document: REAC Version: 4

Date de validation: 04/12/2007 Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social

Date de mise à jour: 12/01/2008

_____________________________________________________________________________________________Direction de l'Ingénierie

Libellé réduit Code titre Type de document Version Date de Validation Date de mise à jour Page SAMS TP-00057 REAC 4 04/12/2007 12/01/2008 2/ 44

Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social

Référentiel Emploi, Activités et Compétences



Ce document a été réalisé avec la collaboration de :

Chef de projet

Marie-Simone ABOUCAYA

Participants Gisèle CAHUZAC, CRIC de Toulouse Mireille GHESQUIERE, CRP de Beauvoir, Evry Chantal MRUGALSKI, AFPA Arras Isabelle PASQUALINI, AFPA Corte

Pour la D.I. /Neuilly S/Marne

Responsable d’unité

Serge NEERKORN



1 - Contexte de construction du REAC

- Référentiel des emplois de secrétariat On reconnaît un « tronc commun » des techniques de base à tous les secrétariats de niveau IV avec en plus, une spécialisation dans les trois secteurs d’activités concernés.

- Résumé de l’emploi-type de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social L'emploi-type de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit couvrir les champs du domaine médical, du social et du médico-social et doit s’appuyer particulièrement sur les éléments suivants : - Renforcement de la fonction d'accueil, face à la pluralité des publics rencontrés - Evolution des dispositifs d’aide sociale et des règlementations en vigueur dans les différents

secteurs - Utilisation accrue des technologies de l’information et de la communication

(téléprocédures/TIC) - Généralisation des démarches qualité - Sensibilisation accrue liée au respect du secret professionnel et du droit d’accès à l’information

(relatif aux dossiers des patients/usagers) - Connaissance du recueil informatisé des données (PMSI : Programme de Médicalisation des

Systèmes d'Information) de la tarification à l’acte (T2A) et de la Classification Commune des Actes Médicaux (CCAM)

Cet emploi s’articule autour des travaux courants de secrétariat, exercés au sein d’une équipe, en utilisant nécessairement les outils bureautiques et les TIC. Pour la spécialité « Médico-Social », une connaissance du domaine, de l’environnement et des lois régissant ce secteur d’activité est indispensable.



2 - Structuration de l’Emploi-Type de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social

Deux observations ont guidé la structuration de l’emploi-type de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social : - Il s’agit avant tout du métier de Secrétaire Assistant(e). Le socle du métier est commun à

plusieurs, voire à tous les métiers du secrétariat. L’emploi est soumis aux mêmes transformations que les autres emplois de secrétariat : intensification du travail, autonomisation de plus en plus forte, évolution des organisations et des réglementations.

- Le métier présente une très forte composante relationnelle. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est un maillon central, en articulation permanente avec les autres personnels de l’équipe. Il(elle) est au carrefour de trois mondes : son milieu professionnel propre, l’Administration et le monde extérieur (les patients, les usagers, les visiteurs). Il(elle) doit passer incessamment d’un registre à l’autre : celui des usagers ou des patients, celui des collègues soignants ou travailleurs sociaux, celui de l’institution.

Les missions du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social Il(elle) a une double fonction : - Il(elle) a une mission d’accueil essentielle pour le bon fonctionnement de la structure. Cette

mission a beaucoup évolué ces dernières années : il lui est demandé d’aller jusqu’à l’évaluation de la demande, de façon à préparer le travail des professionnels, mais sans franchir la frontière de sa délégation de responsabilités.

- Il(elle) assiste une équipe de professionnels et assure la gestion administrative de sa structure sous l’autorité d’un ou plusieurs responsables (prise de rendez-vous, gestion d’agendas, etc.).

Les conditions d’exercice de l’emploi varient selon la taille et la typologie des structures dans lesquelles il(elle) est employé(e) : - Le secteur sanitaire : en milieu hospitalier, privé ou public - Le secteur social : centres d’hébergement de personnes en difficulté, foyers d’enfance,

associations à but social, etc. - Le secteur sanitaire et social : médecine du travail, maisons de retraite, santé scolaire, etc. Les contraintes d’horaires, le face à face avec des publics en difficulté (patients ou usagers), la multiplicité des tâches administratives, la responsabilisation de plus en plus grande au regard du secret professionnel, impliquent, de la part du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, une grande adaptabilité et des qualités humaines prépondérantes.



Structuration en Activités

L’évolution du métier de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social implique la nécessité d’acquérir les bases techniques et les savoir-faire particuliers liés au métier. Ainsi, on peut redéfinir l’emploi-type en deux activités principales : 1. Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe 2. Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social L’activité 1 est commune à tous les emplois de la filière Secrétariat ; l’activité 2, à l’emploi de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social. Il(elle) est dans tous les cas soumis(e) au respect du secret professionnel et des droits des personnes.



3 Les fiches descriptives

3.1 - Fiche emploi type

SECRETAIRE-ASSISTANT(E) MEDICO-SOCIAL

3.2 Les fiches Activités types Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social

3.3 Les fiches Compétences Produire des documents professionnels courants, Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure, Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure, Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur, Assurer le traitement du courrier, Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous, Organiser les déplacements et des réunions, Gérer un stock de consommables, Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers, Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de la structure.



FICHE EMPLOI-TYPE LISTE DES EMPLOIS-TYPES

1 - Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social



INTITULE DE L'EMPLOI-TYPE Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social

FET01 FICHE(S) ROME DE RATTACHEMENT:

12132 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE SPECIALISE/SPECIALISEE

FET02 AUTRE(S) APPELLATION(S) DE L'EMPLOI-TYPE: Secrétaire Médico-Social(e) Secrétaire médical(e) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social

FET03 LIENS AVEC LES NOMENCLATURES: RELATIONS INTERNES: Domaine EVOLIF: T01 Secrétariat-comptabilité-gestion Sous Secteur EVOLIF: HB Secrétariat, comptabilité, gestion RELATIONS EXTERNES: PCS: 5411 - Secrétaires FAP: L060 - Secrétaires bureautiques et assimilés NAF: 748F - Secrétariat et traduction NSF: 324 t - Secrétariat, bureautique FORMACODE: 35015 - secrétariat médicosocial

FET04 DEFINITION: Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prend en charge, au sein des structures médicales et sociales (secteur privé ou public), les travaux administratifs et la logistique des différents services spécialisés en utilisant le vocabulaire, les techniques spécifiques au secteur, dans un environnement informatisé, en respectant les procédures et la réglementation. Il(elle) est soumis(e) au secret professionnel. Le respect impératif du secret professionnel et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est pour lui(elle) une préoccupation quotidienne. Le métier présente une très forte composante relationnelle. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est un maillon central, en articulation permanente entre les patients ou usagers, les services sanitaires et sociaux, et les autres personnes de l'équipe. Il(elle) organise ses activités de façon autonome, en appréciant les urgences et les priorités.

FET05 CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE:

La fonction de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut s'exercer dans le secteur public, semi-public ou privé, dans trois environnements principaux : Le secteur sanitaire : Hôpitaux : Centres Hospitaliers Régionaux / Universitaires / Spécialisés (CHR / CHU / CHS), cliniques, laboratoires de recherche, laboratoires d'analyses médicales, cabinets de médecins, centres de soins dentaires, centres de rééducation fonctionnelle, services médicaux d'entreprises, etc.



Le secteur social : Caisses d'allocations familiales, caisses de sécurité sociale, services départementaux ou régionaux, tribunaux pour enfants, services sociaux d'entreprises, centres d'hébergement, etc. Le secteur sanitaire et social : Centres médico-sociaux, maisons de retraite, santé scolaire, médecine du travail, dispensaires, services de Protection Maternelle et Infantile (PMI), etc. L'emploi est soumis à des contraintes d'horaires, hiérarchiques et fonctionnelles : les horaires comportent une variabilité liée à la taille et à la mission de la structure considérée. La nature pluridisciplinaire permanente de la fonction influe sur le rythme de travail. Les patients et les usagers peuvent être en grande difficulté et particulièrement exigeants.

FET06 CONDITIONS D'ACCES A L'EMPLOI-TYPE:

Diplôme de l'enseignement technologique, titre professionnel de niveau IV, ou formation spécifique. L'accès est également possible avec une formation de niveau V complétée par une expérience professionnelle significative dans un emploi administratif du secteur médico-social. Dans le secteur public, les Secrétaires Médico-Social titulaires sont des agents de catégorie B recrutés sur concours, à partir d'un baccalauréat ou un diplôme équivalent (concours de la Fonction Publique Hospitalière ou de la Fonction Publique Territoriale) ou des contractuel(le)s avec un profil correspondant à celui décrit ci-dessus.

FET07 CHAMPS D'INTERVENTION ET DE RESPONSABILITE:

Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social travaille au sein d'une structure regroupant des professionnels des domaines sanitaire, social et médico-social, dont les activités et les responsabilités sont diverses. Il(elle) est l'interface entre son service et l'extérieur, sans toutefois dépasser le cadre de ses fonctions, et en jouant un rôle de coordination et d'organisation au sein de l'équipe. On attend de lui(d'elle) qu'il(elle) organise son travail de façon autonome en appréciant les urgences et les priorités. Cependant, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social n'intervient pas au niveau décisionnel. Son champ de responsabilités est fonction du niveau de délégation qui lui est accordé par sa hiérarchie. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social a accès à des informations qui relèvent du secret professionnel, ce qui implique le strict respect de la confidentialité et du devoir de réserve (loi du 4 mars 2002). Véritable interface entre l'établissement et l'environnement, il(elle) contribue à l'image de son service, qu'il(elle) appartienne à la fonction publique hospitalière ou territoriale, ou au secteur privé.



FET08 DESCRIPTION DE LA MISE EN OEUVRE DE L'EMPLOI-TYPE: Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social : - rédige des courriers courants et personnalisés, saisit et met en forme des documents à l'aide des logiciels bureautiques et de logiciels spécifiques, - accueille les patients, les usagers et les partenaires extérieurs, répond aux demandes d'information, - filtre et transmet les communications et les messages téléphoniques, - assure la tenue des agendas des professionnels, des plannings de la structure, - organise les réunions, les déplacements, - gère les consommables de son service et suit les ressources communes (petit matériel, fournitures, etc.), - assiste à certaines réunions dont il(elle) établit le compte rendu à partir de notes qu'il(elle) a prises. Dans ses tâches spécifiques, il(elle) : - saisit les comptes rendus opératoires ou médicaux à partir d'écrits ou sous la dictée (au moyen d'un dictaphone), - a en charge la relation avec les partenaires extérieurs (mutuelles, organismes sociaux, CAF, CPAM, etc.) et les patients ou usagers, - assure la gestion administrative de nombreux dossiers (admissions, sorties, consultations, prises en charge, préparation à la codification des actes ou des bordereaux de facturation, etc.) nécessitant une connaissance des réglementations, des procédures en vigueur et des nomenclatures, - reçoit et questionne les usagers ou les patients afin de déceler leur problème et de préparer leur prise en charge - est capable de trouver les informations adaptées, - assure le suivi et la mise à jour de tous ses dossiers, qu'il(elle) classe en respectant les règles strictes de confidentialité et de conservation des documents.

FET09 DESCRIPTION DES SITUATIONS PARTICULIERES DE MISE EN OEUVRE:

Celles-ci peuvent varier selon le poste occupé : En médecine du travail, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut avoir en charge la réalisation de certains examens complémentaires comme les analyses d'urines, le visio-test, l'audiométrie. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut être amené(e) à accompagner en déplacement le médecin, l'assistante sociale ou le médecin du travail. Exceptionnellement, l'activité peut se faire en télétravail avec la gestion des plannings de plusieurs médecins libéraux. Dans certaines structures, il est nécessaire d'utiliser une langue étrangère pour l'accueil physique, téléphonique et la préparation de dossiers (congrès, conférences à l'international).



FET10 LISTE DES ACTIVITES-TYPES DU NOYAU DUR DE L'EMPLOI-TYPE:

AT1 - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe AT2 - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social

FET11 COMPETENCES DIRECTEMENT RATTACHEES A L'EMPLOI-TYPE: Appréhender la fonction de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social dans le périmètre de son champ d'actions et comprendre le fonctionnement et le rôle de la structure.

FET12 LISTE DES ACTIVITES-TYPES D'EXTENSION DE L'EMPLOI-TYPE:

Sans objet

FET13 NIVEAU DE QUALIFICATION ET EVOLUTION PROFESSIONNELLES: Niveau IV. En milieu hospitalier public ou privé, ce poste peut conduire à celui de Secrétaire Médico-Social principal(e) coordinateur(trice), puis Attaché(e) d'Administration, ou à une évolution de carrière vers la fonction de Technicien(ne) d'Information Médicale (TIM), après avoir suivi une formation spécifique à la codification aux actes (T2A et au PMSI). Dans la fonction publique territoriale, l'évolution peut se faire vers la fonction de Rédacteur(trice) Principal(e) ou Attaché(e) de Direction.

FET14 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):

- Fiches ROME - Enquête secrétariat, D.I. 2006 - " Responsabilité des Secrétaires Médicales ", intervention d'Elisabeth CONGE, juriste spécialisée en droit de la santé et droit hospitalier, Journée technique de formation de l'AFASMS (Association Française des Assistantes et Secrétaires Médico-Sociales), 2004 - Rapport DECOMPS: " La série Sciences Médico-Sociales ", 2001 - Contrat d'Etudes Prospectives : "De la secrétaire à l'assistante", Ministère du Travail et de l'Emploi, 2000 - " L'accueil des publics en difficulté " - Collection les " Pratiques Demos " - www.emploi-medical.com - www.emploisante.com

FET15 DATE DE CREATION & AUTEUR:

Date de création: 11/01/2008 Auteur: ABOUCAYA MARIE-SIMONE Site responsable: DIRECTION DE L`INGENIERIE - Tertiaire Date de dernière mise à jour: 12/01/2008

FET16 CODE DE LA FET:



FICHES ACTIVITES-TYPES LISTE DES ACTIVITES-TYPES DU NOYAU DUR DE L'EMPLOI-TYPE

1 - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe 2 - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social

LISTES DES ACTIVITES-TYPES D'EXTENSION DE L'EMPLOI-TYPE



INTITULE DE L'ACTIVITE-TYPE 1 Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

FAT01 DEFINITION DE L'ACTIVITE-TYPE:

Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prend en charge les travaux de secrétariat constituant le socle du métier de secrétaire (gestion du courrier et des appels téléphoniques, accueil des visiteurs et/ou des patients, traitement de l'information, mise en forme de documents, classement, etc.) en veillant au respect de la confidentialité.

FAT02 POSITION OU PART DE L'ACTIVITE DANS LE PROCESSUS EMPLOI:

Cette activité, socle technique et savoir-faire incontournables, constitue un premier niveau d'employabilité dans les métiers du secrétariat.

FAT03 CONDUITE DE L'ACTIVITE-TYPE:

Cette activité doit être maîtrisée à un niveau permettant son exercice sans assistance. FAT04 DEGRE D'AUTONOMIE - NIVEAU DE RESPONSABILITE:

Cette activité s'exerce sous les directives d'un -ou plusieurs- responsable(s). Elle demande cependant beaucoup d'autonomie dans l'organisation du travail et des tâches courantes à accomplir.

FAT05 DESCRIPTION DE L'ACTIVITE-TYPE:

Les tâches les plus fréquemment exécutées sont : - Rédiger des écrits professionnels courants : notes, courriers et comptes rendus - Mettre en forme des documents professionnels : tableaux, graphiques, imprimés, etc. - Assurer le classement informatique et papier, réaliser l'archivage - Accueillir des visiteurs, patients ou usagers - Filtrer les appels téléphoniques, prendre des messages et/ou orienter les correspondants vers le bon interlocuteur - Effectuer des recherches documentaires, trier les informations et les restituer de manière pertinente - Assurer le traitement du courrier (Arrivée et Départ : tri, diffusion, expédition et réponse aux demandes courantes) - Assister une équipe en gérant les plannings d'activités et de rendez-vous et en organisant les déplacements et les réunions - Gérer le stock des consommables du service ou de la structure (fournitures de bureau, consommables informatiques et autres petits matériels spécifiques au secteur)

FAT06 CONTEXTE DE REALISATION:

L'activité s'exerce dans un environnement informatisé, nécessitant une capacité d'adaptation et de transfert. L'appui à une équipe implique généralement une organisation en réseau et l'utilisation de logiciels de travail collaboratif (groupware) : fichiers et agendas partagés, etc. L'engagement de plus en plus fréquent des établissements dans un processus de qualité exige un respect rigoureux des procédures et du secret professionnel.



De même, afin de préserver la confidentialité des informations, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est amené(e) à respecter les procédures de sécurisation et de protection des documents (fax, photocopieurs, PC codés et destructeurs de papier). En milieu médical, la multiplicité de tâches simultanées (prise de RV téléphoniques, frappe de comptes rendus médicaux, etc.) l'oblige à utiliser avec aisance des outils spécifiques (dictaphones, casques et micros téléphoniques) tout en continuant la frappe des documents.

FAT07 CONDITIONS SPECIFIQUES DE MISE EN OEUVRE:

Il(elle) peut être amené(e) à partager un même poste de travail avec un(e) collègue (contraintes des plages horaires et du travail en pôle). Dans le cadre de l'accréditation(*) des établissements hospitaliers et de la certification des établissements médico-sociaux, de nombreuses structures se dotent de modèles de documents et de chartes graphiques qu'il lui faut utiliser et respecter. * Procédure visant à assurer l'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins. Au titre de sa mission d'accréditation, la HAS (Haute Autorité de Santé) élabore et valide les méthodes et référentiels, les diffuse et accrédite les établissements

FAT08 INTERLOCUTEURS ET NATURE DES RELATIONS:

L'activité peut être exercée au service d'interlocuteurs de statuts divers (équipes pluridisciplinaires : médicales et paramédicales, travailleurs sociaux) et au contact d'un public très diversifié.

FAT09 EXTENSION DU DOMAINE D'ACTION OU D'INTERVENTION:

Certaines structures utilisent des logiciels de travail collaboratif, ce qui nécessite, au-delà de la maîtrise des outils, l'adaptation à un mode de travail " partagé " et la capacité à travailler à distance. Les établissements hospitaliers et médico-sociaux sont équipés de logiciels spécifiques que le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit savoir utiliser. Dans le cadre de la réorganisation en pôle des grandes structures, le métier évolue vers une plus grande mobilité et une polyvalence accrue.

FAT10 LISTE DES COMPETENCES DE L'ACTIVITE-TYPE:

C1 - Produire des documents professionnels courants C2 - Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure C3 - Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure C4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur C5 - Assurer le traitement du courrier C6 - Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous C7 - Organiser les déplacements et les réunions C8 - Gérer un stock de consommables

FAT11 FICHE(S) ROME MISE(S) EN CORRESPONDANCE: 12131 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE POLYVALENT/POLYVALENTE 12132 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE SPECIALISE/SPECIALISEE



FAT12 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES): Fiches ROME Contrat d'Etudes Prospectives : " De la secrétaire à l'assistante ", Ministère du travail et de l'Emploi (2000) Observatoire des métiers des assistantes : " Nouvelles tendances des métiers des assistantes" - Assistante-Plus - Cegos, avril 2004

FAT13 DATE DE CREATION & AUTEUR:


FAT14 CODE DE LA FAT:



INTITULE DE L'ACTIVITE-TYPE 2 Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social

FAT01 DEFINITION DE L'ACTIVITE-TYPE:

Le(la) Secrétaire Assistant(e) " Médico-Social " reçoit des visiteurs, patients ou usagers, prend en charge le traitement administratif des dossiers et participe à la collecte, la codification et la transmission des actes médicaux ou des prestations, sous la responsabilité des professionnels du secteur. Il(elle) est soumis(e) aux règles et usages de confidentialité du secteur.

FAT02 POSITION OU PART DE L'ACTIVITE DANS LE PROCESSUS EMPLOI:

Cette activité constitue le complément nécessaire du métier de base du secrétariat pour permettre l'exercice de la fonction dans les divers secteurs ou dans les différents services d'une même structure. L'ampleur du champ d'application de l'activité permet une grande mobilité à l'interne et/ou à l'externe.

FAT03 CONDUITE DE L'ACTIVITE-TYPE:

Cette activité s'exerce, seul(e) ou en pôle, en relation avec les équipes pluridisciplinaires (équipes médicales, paramédicales ou travailleurs sociaux).

FAT04 DEGRE D'AUTONOMIE - NIVEAU DE RESPONSABILITE:

Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est autonome dans l'exercice de cette activité, sous le contrôle de son responsable. Son niveau de responsabilités varie en fonction de la délégation accordée par la hiérarchie.

FAT05 DESCRIPTION DE L'ACTIVITE-TYPE:

- Pour la constitution de dossiers patients ou usagers : - Collecte et organisation des éléments utiles au dossier (attestations diverses, cartes vitales, cartes de mutuelles, carte nationale d'identité, pièces médicales, etc.) - Photocopies de ces éléments et classement dans un support adapté et normé - Suivi et mise à jour de ces dossiers, - Archivage Toutes ces opérations s'effectuent dans le respect du secret professionnel et des droits des personnes. - Pour le traitement administratif des dossiers : - Collecte des actes, préparation de la codification des prestations médicales, ou établissement des bordereaux, en vue de la facturation - Télétransmission des éléments aux organismes concernés (CPAM, MSA, etc.) - Tenue et suivi des statistiques liées aux activités de la structure et production des documents y afférents. Dans le cadre de cette activité, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social utilise des outils bureautiques courants et des logiciels spécifiques selon les tâches à accomplir.



FAT06 CONTEXTE DE REALISATION:

L'activité implique une multiplicité de tâches et d'intervenants et nécessite des interruptions fréquentes, une concentration particulière est nécessaire, notamment lors de la préparation à la codification des actes et ce malgré le va-et-vient des patients et/ou des usagers, les appels téléphoniques, etc. En milieu social, l'accueil de personnes aux difficultés variables requiert écoute et connaissance des droits et aides sociales pour apporter une première réponse à leur attente. En milieu hospitalier, le port de la blouse blanche ou "tenue" est souvent obligatoire.

FAT07 CONDITIONS SPECIFIQUES DE MISE EN OEUVRE:

Le fonctionnement du service peut nécessiter une organisation du travail par roulement. Le traitement des demandes dans l'urgence et la gravité de certaines situations impliquent une bonne maîtrise de soi.

FAT08 INTERLOCUTEURS ET NATURE DES RELATIONS:

L'activité s'exerce en interaction avec des interlocuteurs variés, à l'interne et à l'externe : - Patients ou usagers et leur famille - Équipes médicales ou sociales (chirurgiens, médecins, infirmières, travailleurs sociaux, etc.) - Services administratifs et financiers de la structure - Partenaires médico-sociaux (visiteurs médicaux, laboratoires, administrations, etc.) - Organismes sociaux (CPAM, Mutuelles, Tutelles, etc.)

FAT09 EXTENSION DU DOMAINE D'ACTION OU D'INTERVENTION:

- En fonction de l'organisation de l'établissement ou du service, et notamment en cabinet médical, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut être amené(e) à réaliser des travaux de comptabilité courants : gestion des encaissements, enregistrement des factures reçues, déclarations fiscales ou sociales, etc.

FAT10 LISTE DES COMPETENCES DE L'ACTIVITE-TYPE:

C9 - Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers C10 - Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de sa prise en charge C11 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de la structure

FAT11 FICHE(S) ROME MISE(S) EN CORRESPONDANCE: 12131 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE POLYVALENT/POLYVALENTE 12132 - SECRETAIRE BUREAUTIQUE SPECIALISE/SPECIALISEE

FAT12 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES): www.vulgaris-medical.com www.ameli.fr



FAT13 DATE DE CREATION & AUTEUR:


FAT14 CODE DE LA FAT:



FICHES COMPETENCES LISTE DES COMPETENCES

1 - Produire des documents professionnels courants 2 - Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure 3 - Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure 4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur 5 - Assurer le traitement du courrier 6 - Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous 7 - Organiser les déplacements et les réunions 8 - Gérer un stock de consommables 9 - Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers 10 - Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de sa prise en charge 11 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de la structure



INTITULE DE LA COMPETENCE 1 Produire des documents professionnels courants

FC01 DESCRIPTION DE LA COMPETENCE (Processus de mise en oeuvre):

Il s'agit, pour le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, de : - Saisir et présenter tous documents pouvant être réalisés à l'aide des applications bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation assistée par ordinateur), à partir de manuscrits, d'enregistrements audio ou de fichiers numériques - Concevoir, rédiger des écrits professionnels simples (courriers, notes, imprimés, plannings, tableaux, etc.) - Prendre des notes de façon rapide et les restituer sous la forme adéquate : - en respectant normes et charte(s) graphique(s) - en appliquant les règles d'orthographe et de syntaxe, - en utilisant un langage professionnel clair et aisément compréhensible, adapté au(x) destinataire(s), dans les délais impartis

FC02 CONTEXTE(S) PROFESSIONNEL(S) DE MISE EN OEUVRE:

Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social devra maîtriser l'outil bureautique et s'adapter à des logiciels complémentaires en fonction de la structure où il(elle) exercera et avec des niveaux de difficultés variables. Il(elle) devra se conformer aux règles internes et chartes graphiques de la structure. Il(elle) devra adopter et s'approprier le langage particulier au secteur d'activité.

FC03 INDICATEUR DE PERFORMANCE (Seuils pour l'Activité-Type):

- qualité professionnelle du document (présentation) - respect des règles orthographiques et syntaxiques - respect des contraintes de présentation (règles typographiques, normes de présentation, charte graphique) et de confidentialité (verrouillage de documents) - respect du délai de production - fiabilité de l'information - pertinence du style par rapport au type d'écrit

FC04 SAVOIR-FAIRE GENERAUX ET TECHNIQUES MOBILISES:

Etre capable de : - choisir l'outil et/ou la fonction adaptés aux travaux à produire - maîtriser les fonctions bureautiques courantes (traitement de texte, tableur, présentation assistée par ordinateur) - rédiger des courriers simples - utiliser les équipements courants : photocopieur, télécopieur, vidéo-projecteur, scanner, tous types d'ordinateurs et d'imprimantes, dictaphone, etc.



FC05 CONNAISSANCES ASSOCIEES:

- Maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire) - Connaissance du vocabulaire technique - Capacité à transposer ses connaissances dans un environnement différent

FC06 DEMARCHE INTELLECTUELLE:

FC07 CAPACITES RELATIONNELLES ET ORGANISATIONNELLES:

- Sens pratique - Organisation - Rigueur - Discernement - Rapidité - Discrétion

FC08 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):

FC09 DATE DE CREATION & AUTEUR:


FC10 CODE DE LA FC:



INTITULE DE LA COMPETENCE 2 Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la

structure FC01 DESCRIPTION DE LA COMPETENCE (Processus de mise en oeuvre):

Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est amené(e) à rechercher des informations utiles à son activité et à celles de son service ou de la structure. Les sources varient en fonction des informations : Internet, ouvrages professionnels, annuaires, manuels techniques, dictionnaires, etc. Pour ce faire, il(elle) : - identifie la demande d'information ou le problème à traiter - choisit la bonne source d'information - rassemble et sélectionne les documents utiles - en prend connaissance, interprète l'information - applique l'information recueillie à la situation à traiter - communique et diffuse l'information utile aux personnes concernées - met à jour l'information du service, de façon synthétique, fiable et pertinente, en fonction des destinataires et des besoins repérés.


Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est le maillon central de l'information entre l'externe et l'interne. A ce titre, il(elle) est amené(e) à rechercher tous types d'informations et à les retransmettre de façon fiable. La multiplicité des informations, l'étendue des domaines de recherche, impliquent la nécessité d'utiliser l'outil Internet ou le centre de documentation de sa structure avec efficacité et rapidité, voire de savoir traiter l'information instantanément.


- Fiabilité de la source - Compréhension rapide des demandes - Adéquation de l'information sélectionnée par rapport à un besoin - Traitement adapté au contexte - Rapidité de mise à disposition aux personnes concernées


Etre capable d'utiliser : - des outils de communication : messagerie électronique, webcams, forums de discussion, téléphone, télécopieur - des images numériques - des méthodes et outils de recherche d'information : moteurs de recherches, mots clés - des outils de reprographie et de reliure : photocopieur, machines à relier



- des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, grapheur, PréAO et logiciels de traitement de l'image, scanner - des CD-ROM, DVD, clé USB et autres périphériques


- Tous types de sources d'information - Connaissance de la structure et de son environnement - Procédures et circuits internes de l'information - Réglementation relative au secret professionnel



Esprit d'analyse, discernement, méthode, précision, rapidité, discrétion FC08 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):



FC10 CODE DE LA FC:



INTITULE DE LA COMPETENCE 3 Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure FC01 DESCRIPTION DE LA COMPETENCE (Processus de mise en oeuvre):

Pour faciliter la recherche de tout dossier (papier) ou fichier (numérique), en général de toutes informations nécessaires au bon fonctionnement du service, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social : - Organise matériellement son poste de travail de manière ergonomique :en définissant le type et la disposition idéale dans l'espace de travail du mobilier de classement, en tenant compte de la fréquence d'utilisation des dossiers (tiroirs, armoires) - Conçoit un plan de classement adéquat en fonction de l'utilisation (numérique ou papier) en utilisant les différentes typologies de classement : alphabétique, numérique, thématique, chronologique, etc. - Met en oeuvre le plan de classement : - Numérique : création et mise à jour de son arborescence - Papier : choix des supports, création des dossiers, étiquetage, etc. - Facilite la recherche d'un tiers :en imprimant l'arborescence de son classement numérique d'une part et en établissant la procédure choisie pour le classement physique d'autre part - Archive selon les règles de conservation des documents :en tenant compte des procédures existantes, de l'évolution prévisible de l'activité et en veillant à la sécurité et à la confidentialité.


Le volume considérable d'informations à traiter et à classer nécessite de maîtriser parfaitement les techniques et méthodes de classement (informatique et papier). Lorsque le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social travaille en réseau, l'arborescence est généralement conçue au niveau du service ou de la structure. Il(elle) doit, dans ce cas, s'adapter aux contraintes de son environnement.


- Accessibilité rapide à tout document recherché par une personne du service - Respect de la confidentialité - Organisation pertinente des dossiers par rapport aux activités d'un service ou d'une structure


Etre capable : - d'identifier et de sélectionner le mode de classement en fonction du besoin - d'établir une arborescence pertinente - de concevoir et/ou d'appliquer les procédures et modes opératoires - d'utiliser les différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques (clés USB et autres supports de stockage) - de sécuriser l'accès aux documents




- Mobiliers et ergonomie au poste de travail - Différents modes et supports de classement - Principes et méthodes de sauvegarde et de sécurité - Règles juridiques de conservation des documents - Règles d'identification des fichiers numériques - Norme du classement alphabétique



Esprit d'analyse, discernement, sens de l'organisation, rigueur, méthode, régularité, discrétion




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INTITULE DE LA COMPETENCE 4 Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur


Interface entre sa hiérarchie et/ou l'équipe dans laquelle il(elle) travaille, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social : - Accueille des visiteurs et des patients -impromptus ou non- - Pose les questions permettant d'identifier le visiteur et les motifs de sa visite, afin d'en mesurer le degré d'importance ou d'urgence et pouvoir traiter lui(elle)-même la demande ou l'orienter vers l'interlocuteur concerné. - Emet et reçoit les appels téléphoniques quotidiens de son service, en : - Identifiant correctement l'interlocuteur - S'exprimant de façon claire et intelligible - Utilisant un vocabulaire professionnel adapté - Repérant les objectifs des messages, pour les restituer de façon cohérente - Filtrant si nécessaire, les appels destinés à sa hiérarchie ou aux membres de l'équipe, dans le respect des consignes reçues, ou en les traitant par lui(elle)-même en autonomie - Utilisant la messagerie téléphonique. Le contexte professionnel dans lequel exerce le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social implique un devoir de vigilance quant au respect du secret professionnel. Il(elle) se limite au recueil des informations ou aux réponses strictement nécessaires à l'exercice de sa fonction (sans jamais dépasser la "frontière professionnelle").


Cette compétence est fondamentale dans l'exercice de la fonction dans tous les environnements : cabinet médical, hôpital, clinique, centre social, etc. Selon les circonstances de l'emploi tenu, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit souvent faire face à la gestion simultanée des visites et des appels téléphoniques nombreux. Une mauvaise compréhension de sa part peut entraîner des conséquences fâcheuses. La qualité du travail à produire et le délai de réalisation attendu peuvent être affectés par l'interruption fréquente des tâches en cours. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social utilise les techniques et les outils de communication : téléphone, ordinateur, logiciels bureautiques et spécialisés, carnets de rendez-vous, etc.


- Qualité de l'expression (langage approprié) - Fiabilité des informations transmises - Adaptation de la communication à l'interlocuteur - Présentation soignée - Courtoisie - Discrétion




Etre capable : - d'utiliser les outils de communication (téléphone en réseau et mobile, télécopieur, répondeur téléphonique, etc.) - de prendre des notes rapidement - d'aider à formuler et reformuler - de décrypter les messages sur répondeur - d'appliquer les procédures en vigueur et les règles de confidentialité


- Techniques de communication - Organisation de la structure (ses missions, sa réglementation) - Techniques de développement personne - Terminologie médicale et sociale



Discernement, écoute, attention, amabilité, courtoisie, aisance en situation de communication, contrôle de soi, efficacité, réactivité.




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INTITULE DE LA COMPETENCE 5 Assurer le traitement du courrier


La fonction " Traitement du courrier " comprend plusieurs volets : * Courrier " Arrivée " : Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social assure les tâches suivantes : - ouvrir les enveloppes, trier, dater, enregistrer les recommandés et courriers importants, ventiler aux destinataires, en veillant à la confidentialité et en repérant le degré d'importance et d'urgence, dans le respect des consignes internes. * Courrier " Départ " : - mettre sous pli, peser et affranchir lettres et colis, préparer les récépissés des envois spéciaux et les enregistrer, en se référant aux tarifs postaux en vigueur. * Réponses aux courriers : Afin de faciliter la tâche de son hiérarchique, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit savoir préparer les éléments de réponses aux courriers reçus, en réunissant les informations nécessaires. Il(elle) peut être également amené(e) à rédiger lui(elle)-même certaines réponses à des courriers simples, en fonction du prescrit au sein de son unité.


Selon l'importance de la structure où il(elle) exerce, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est amené(e) à exécuter tout ou partie des tâches inhérentes au courrier : - Dans une grande structure, il(elle) n'assurera que la ventilation du courrier de son service. - Dans une structure plus petite, il(elle) prend en charge la totalité de la fonction courrier. Il(elle) utilise les outils spécifiques pour l'affranchissement automatique, variables en fonction du volume traité. Il(elle) peut être amené(e) à se déplacer quotidiennement au bureau de Poste duquel dépend la structure et doit au préalable anticiper sur les temps d'attente lors d'envois recommandés.


- Savoir affranchir lettres et colis - Ventiler aux bons destinataires - Tenir à jour le cahier des enregistrements - Préparer en amont les éléments de réponses quand c'est possible, de façon à optimiser le temps imparti au traitement du courrier sous tous ses aspects et dans le respect des consignes internes.




Etre capable d'utiliser : - Les dateurs pour tamponner le courrier " Arrivée " - Les machines automatisées pour ouvrir, mettre sous pli, peser et affranchir - Les barèmes d'affranchissement de la Poste, quels que soient la destination et le mode d'expédition choisis - Les fonctions bureautiques de créations d'étiquettes pour les envois en nombre et les publipostages - Les récépissés postaux


- Gestion du temps - Rédaction professionnelle courante - Connaissance des normes dactylographiques - Consignes d'adressage postal en vigueur - Respect des règles de confidentialité



- Initiative - Rigueur et méthode - Connaissance de la structure et de son fonctionnement




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INTITULE DE LA COMPETENCE 6 Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous


Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social a un rôle de support et d'interface pour son hiérarchique et son équipe. A ce titre, il(elle) dispose de tout ou partie des informations nécessaires pour gérer le temps de son responsable hiérarchique, voire d'une équipe de travail (médecins, équipe soignante, travailleurs sociaux, etc.). Il(elle) tient le (ou les) agenda(s) en notant les rendez-vous, les réunions et contribue également à la planification des activités de son service ou de sa structure. Dans ce but, il(elle) : - Prend les rendez-vous et les note sur le (ou les) agenda(s) - Planifie les réunions internes et externes, certaines activités, les reporte sur un/des agenda(s) et/ou planning(s) - Suit les échéanciers (pour les dates de Commissions d'attribution d'aides financières par exemple), en tenant compte des consignes données quant aux priorités, aux échéances, aux engagements, et des contraintes liées à l'environnement.


Cette compétence peut être exercée auprès d'un ou de plusieurs responsables, voire d'une équipe de travail ou de personnes appartenant à un même service ou une même structure. L'autonomie, l'implication du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social pour la gestion du temps de sa hiérarchie, notamment en ce qui concerne la prise de rendez-vous, varient en fonction du niveau de délégation ainsi que du degré d'informations qui lui sont données. La planification d'opérations simples, d'activités diversifiées et de réunions, fait partie des tâches courantes du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, ce qui implique parfois de faire face à des difficultés de gestion du temps de l'équipe et d'être confronté(e) à des situations conflictuelles.


- Respect des consignes, des engagements et des contraintes - Prise en compte des priorités, des urgences - Fiabilité, accessibilité, lisibilité des documents produits - Prise en compte des méthodes de travail des personnes concernées


- Etre capable : - de hiérarchiser les urgences et les priorités - d'utiliser un tableur ou un logiciel particulier pour établir les plannings - d'utiliser l'agenda électronique et papier - le cas échéant, d'utiliser un assistant personnel numérique (PDA, ordinateur de poche)



- de pratiquer le travail collaboratif, particulièrement pour accéder aux différents agendas de l'équipe


- Gestion du temps et des priorités - Repérage des incompatibilités entre plusieurs agendas - Intérêt pour les outils électroniques et numériques



Aptitude à rechercher l'information, initiative, confidentialité, esprit d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation, précision, rigueur, diplomatie.




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INTITULE DE LA COMPETENCE 7 Organiser les déplacements et les réunions


L'organisation des déplacements et des réunions en interne ou en externe implique différentes actions à planifier en respectant des échéances précises. Pour l'organisation des déplacements, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social : - Identifie les personnes concernées, les dates, les lieux, les moyens et durées de transport, les possibilités d'hébergement et de restauration - Rassemble les informations utiles (horaires, tarifs, conditions, modalités, plans, itinéraires, etc.) - Procède aux réservations, en tenant compte des contraintes de la structure. Pour l'organisation des réunions, outre les tâches inhérentes aux déplacements, il(elle) : - Procède à la réservation des salles et des équipements nécessaires - S'assure du bon fonctionnement du matériel en temps utile Dans les deux cas, il(elle) a également à : - Informer les personnes concernées et leur remettre les éléments du déplacement ou de la réunion (documents préparatoires et dossiers, réservations, billets, etc.) - Suivre les opérations, en établissant les budgets et plannings correspondants - Relancer lorsque nécessaire. Pour ce faire, il(elle) devra avoir facilement accès aux informations et aux documentations à jour (guides, tarifs, etc.).


Selon la taille de la structure, tout ou partie des actions seront à réaliser par le(la) Secrétaire Assistant(e)Médico-Social. Dans une moyenne ou une grande structure, une partie des actions sera dévolue à un prestataire extérieur. Dans une petite structure, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prendra en charge l'intégralité des opérations. La réalisation des actions doit parfois s'effectuer dans l'urgence en s'adaptant aux changements et aux imprévus. Néanmoins, les délais doivent être respectés.


- Identification correcte des personnes, des tâches, des échéances, etc. - Fiabilité de l'information transmise - Pertinence des choix en fonction des contraintes connues - Réservations effectuées dans les délais requis




Etre capable : - de recenser le matériel nécessaire (outils technologiques, paperboard, documentation, vidéo-projecteur, etc.) - de créer une liste de tâches et/ou un échéancier - de repérer les urgences, les priorités et d'organiser son travail en conséquence - d'établir une feuille de route - d'utiliser les outils interactifs adaptés à chaque type de réunions : convocations par messagerie électronique, tenue de réunions à distance (conférences téléphoniques et visioconférences).


- les sources d'information : sites Internet des différents prestataires pour la recherche des informations et le partage instantané des tâches - la géographie



Esprit d'analyse, sens de l'organisation, rigueur, méthode, précision, initiative, capacité d'adaptation, flexibilité, réactivité.




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INTITULE DE LA COMPETENCE 8 Gérer un stock de consommables


Pour le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, la gestion des fournitures médicales et de fournitures de bureau courantes implique, dans le cadre de consignes et/ou de contraintes budgétaires définies : - d'identifier et d'inventorier les consommables nécessaires au fonctionnement du service ou de la structure - de répertorier les besoins particuliers du personne - de fixer un seuil de réapprovisionnement pour chaque article - de mettre en place une procédure de suivi - de réaliser une étude comparative des coûts pour les approvisionnements - de vérifier le stock existant - de passer les commandes aux fournisseurs sélectionnés - de stocker les fournitures dans une armoire adaptée et sécurisée - d'établir le tableau de suivi du budget et le mettre à jour - de suivre une procédure spécifique (ex. : matériel stérilisé).


L'exercice de cette compétence varie fortement selon la taille de la structure : - dans une petite structure, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est souvent chargé(e) de la gestion complète de toutes les ressources matérielles : fournitures, petits équipements, en assurant lui(elle)-même le suivi du budget, - dans une plus grande structure, la logistique est soit dévolue à une personne du Service Achats, soit organisée au sein de chaque service. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, dans ce cas, répertorie uniquement les besoins du service et en assure le suivi, les autres fonctions étant du ressort du Service Achats.


- Choix rationnel d'outils de suivi selon les besoins (courants ou exceptionnels) - Efficacité et pertinence des organisations/procédures : facilités de contrôle, système de gestion des urgences - Repérage des opérations à déclencher en temps voulu.


- Mettre en place une méthode et un outil de suivi de stock - Assurer le suivi administratif des commandes - Rechercher l'information - Concevoir, élaborer et utiliser des plannings, tableaux et imprimés - Utiliser des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, TIC - Gérer les déchets et produits recyclables.




- Vocabulaire technique associé à la gestion de ces ressources - Méthodes d'organisation du travail - Procédures - Communication



Sens pratique, sens de l'organisation, méthode, rigueur, efficacité, écoute, négociation, prévision, initiative.




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INTITULE DE LA COMPETENCE 9 Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers


Dans le cadre des tâches administratives dont il(elle) a la charge, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social : - Collecte les pièces nécessaires à la constitution des dossiers de patients ou usagers - Vérifie la validité des éléments fournis, dont les taux de prise en charge des organismes d'assurances maladie et complémentaires et les aides sociales diverses - Reproduit et classe les documents indispensables - Complète les dossiers le cas échéant par une recherche d'information adéquate - Effectue les mises à jour des dossiers, des fichiers - Veille à la récupération des dossiers en circulation dans les différents services selon les procédures de classement adaptées à chaque cas - Recueille et pointe de façon exhaustive les données codifiées par les praticiens - Procède à la saisie et à la transmission des actes ou des prestations aux organismes concernés - Prépare les bordereaux de facturation pour les organismes concernés, en tenant compte des nomenclatures, forfaits journaliers, tarifications et taux de prise en charge divers (PMSI, T2A, CCAM) et en respectant les règles et usages de confidentialité du secteur.


- La constitution et le suivi administratif de dossiers d'usagers ou de patients se retrouvent dans tous les types de structures, la saisie se faisant souvent à l'aide de logiciels adaptés, dans le respect des consignes et de la confidentialité. L'existence de normes et de délais incompressibles peut imposer un cadre strict d'exécution. - En milieu médico-social ou social, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social doit connaître et prendre en compte les différentes aides relatives au secteur social (allocations diverses, APA, etc.), ainsi que les lois régissant les tarifications des établissements sociaux et médico-sociaux (décret n° 2003-1010 du 22 octobre 2003, relatif à la gestion budgétaire) et les réglementations relatives aux droits des personnes. - En milieu sanitaire et médico-social, il lui est nécessaire de connaître les nouvelles réglementations PMSI (Programme de Médicalisation des Systèmes d'Information), T2A (Tarification à l'Activité), etc., régissant les tarifications, les règlements d'actes et de prestations qui s'appliquent aux établissements hospitaliers accrédités (publics ou privés) et aux établissements médico-sociaux ayant obtenu la certification. Toutefois, seule la responsabilité du praticien est engagée pour la codification des actes. En fonction de l'organisation de l'établissement ou du service et notamment en cabinet médical, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut être amené(e) à réaliser des travaux de comptabilité courants : gestion des encaissements, enregistrement de factures, déclarations sociales, etc.




- Dossiers complets, mis à jour et cohérents - Procédures respectées - Vérification de la fiabilité des informations codifiées ou tarifées - Respect du secret professionnel - Exécution des tâches dans les délais imposés


Etre capable de : - se référer à la nomenclature des actes et aux nouvelles règles de tarification - respecter la réglementation des systèmes de soins - repérer le circuit des dossiers - rechercher les informations nécessaires - utiliser les logiciels adaptés à la gestion des dossiers - enregistrer les pièces comptables


- Termes techniques et vocabulaire spécifique - Modes de classement - Règles générales de conservation des documents et des usages spécifiques au secteur - Notions de droit et obligations liées à la législation en vigueur (Code de l'Action Sociale et des familles, Loi 2002-2, Décret d'application du 22 octobre 2003, Loi du 4 mars 2002, etc.) - Le cas échéant, les procédures d'enregistrement comptable pour le régime des bénéfices non commerciaux - Principes généraux des réglementations en vigueur (PMSI, T2A, CCAM, APA, etc.) - Réglementation relative au secret professionnel (Déontologie professionnelle, Code de la Santé Publique, Art. 226-13 et 14 du Code Pénal)



Esprit d'analyse, rigueur, respect de la confidentialité, méthode, précision, réactivité, discernement, diplomatie


- " Promouvoir la relation de service en action sociale " - Jean-René Loubat - 2è Edition - DUNOD - Paris, 2007 - " Rénover l'action sociale et médico-sociale " - Jean-François Bauduret et Marcel Jaeger - DUNOD



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INTITULE DE LA COMPETENCE 10 Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au

long de sa prise en charge FC01 DESCRIPTION DE LA COMPETENCE (Processus de mise en oeuvre):

Pivot de la relation entre les équipes médicales ou sociales et les usagers ou patients, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social a pour mission d'accueillir des publics aux difficultés diverses et de contribuer à leur prise en charge, ce qui implique : - d'écouter leur demande avec attention - de poser les questions nécessaires à l'évaluation de leur besoin - d'en mesurer l'urgence - de reformuler leur situation avec objectivité - d'en faire une analyse rapide et synthétique, afin de faire le lien avec les autres services ou les orienter vers l'interlocuteur adéquat (praticien, spécialiste, assistante sociale, éducateur, etc.), en faisant preuve d'empathie et de discrétion.


Dans le cadre de ses fonctions, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social, dans sa fonction d'accueil, participe à la bonne marche du service et à la préparation de la prise en charge des usagers en milieu social ou médico-social. Il(elle) est amené(e) à faire face à des situations difficiles et à des réclamations. Il(elle) a dans tous les cas un devoir de vigilance quant au respect rigoureux et constant du secret professionnel. Il(elle) se limite au recueil et à la transmission des informations strictement nécessaires à l'exercice de sa fonction (respect de la "frontière professionnelle").


- Qualité de l'écoute - Compréhension de la problématique de l'interlocuteur - Repérage adéquat des limites de sa fonction - Respect de la confidentialité - Expression adaptée à la situation


Être capable de: - repérer les publics en difficulté - créer le contact - faire face à la détresse - s'exprimer dans un langage accessible à l'autre


- vocabulaire technique (médical ou social) - droit des usagers et des familles - règlementations et procédures internes ou externes



- psychologie comportementale - pathologies courantes - environnement institutionnel du secteur sanitaire, social et médico-social - posture professionnelle adaptée au secteur



Empathie, écoute, observation, analyse, sens de la communication, discrétion FC08 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):

- Code de l'Action Sociale et des familles - http://www.fonction-publique.gouv.fr/IMG/pdf/CharteMarianne_20050103.pdf



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INTITULE DE LA COMPETENCE 11 Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec

l'activité du service ou de la structure FC01 DESCRIPTION DE LA COMPETENCE (Processus de mise en oeuvre):

Pour les besoins du service ou de la structure, le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est amené(e) à mettre à jour les différents tableaux de suivi des activités et produire des statistiques. Pour ce faire, il(elle) : - Prend en compte les différentes demandes et rassemble les données correspondantes dans les tableaux appropriés ou utilise les documents existants - Reporte les données - Enregistre, au fur et à mesure, les données souhaitées - Effectue les calculs appropriés avec les outils adaptés pour en assurer le suivi régulier ou ponctuel - Etablit les graphiques les plus représentatifs - Produit des statistiques adaptées à la demande - Analyse les éléments significatifs permettant une prise de décision ou une transmission correcte des informations, en vérifiant la fiabilité des sources, la saisie des données, la cohérence des résultats et la pertinence des documents produits dans le respect de la confidentialité.


La production de tableaux de bord et de statistiques est récurrente dans l'activité du (de la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social. Il(elle) doit veiller à l'automatiser. Les données-source peuvent être internes ou externes, collectées à partir de documents papier ou de supports informatiques : logiciels spécifiques, Internet, publications spécialisées. Dans le secteur sanitaire et médico-social, il(elle) est amené(e) à utiliser les bases de données (PMSI, RUM -Résumé d'Unité Médicale-, SIPS -Système d'Information sur les Produits de Santé-).


- Fiabilité de la source et pertinence du choix des données - Adéquation de la présentation aux données et à l'utilisation finale - Fiabilité des résultats - Facilité de lecture et d'exploitation


Être capable : - De réaliser des calculs arithmétiques (écarts, pourcentages, etc.) - D'utiliser les fonctions de base et avancées d'un tableur ou autre logiciel spécifique adaptées à la situation - D'utiliser les outils de présentation associés : rétroprojecteur, vidéo-projecteur, etc.




- Les différents types de représentations graphiques et notions statistiques - Compréhension des mécanismes de calculs commerciaux et statistique - Compréhension des termes de base en statistique et gestion (évolution, écarts, pourcentage, répartition, rapports, ratios, marges, etc.)



Rigueur, méthode, discrétion (respect de la confidentialité), analyse, précision FC08 BIBLIOGRAPHIE (RESSOURCES DOCUMENTAIRES):



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Compétences cœur de métier

Emploi-Type

Activités-Types

Compétences-Types CT1 - Produire des documents professionnels courants

CT2 - Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure

CT4 - Accueillir et orienter un correspondant téléphoniqueet/ou un visiteur

AT1 - Assurer les travaux courants de secrétariatet assister une équipe

CT10 - Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de sa prise en charge

CT9 - Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers

CT11 - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de la structure

Secrétaire Assistant(e)"Médico-Social"

(SAMS)

CT5 - Assurer le traitement du courrier

CT6 - Coordonner le planning d'activitésd'une équipe et fixer des rendez-vous

CT7 - Organiser les déplacementset les réunions

CT8 - Gérer un stock de consommables

CT3 - Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure

AT2 - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social



Reproduction interdite

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