DUNE MODE D'EMPLOI GESTION

Mode d’emploi version n°2 En date du 25/11/2011 1

DUNE

MODE D’EMPLOI


TABLE DES MATIERES

I. Notice 1ère

utilisation p 3

II. Discussions p 5

III. Fichiers p 6

IV. Agenda (création et gestion d’un évènement) p 15

V. Contacts (création, intégration d’une photo, gestion des mailing listes) p 23

VI. Votre compte p 39

VII. Email (envoyer un mail ; emails envoyés) p 40

VIII. Tâches p 44

IX. Heures p 45

X. Questionnaires p 46

XI. Admin (projets, droits, interventions, suivi) p 52


I. NOTICE 1ERE UTILISATION Cher utilisateur,

Vous êtes le 1er utilisateur d’une nouvelle base Dune.

Vous pouvez vous connectez en utilisant url suivante http:// .dune-gestion.com, avec votre mot de passe que vous avez rempli sur le formulaire.

Avant toute utilisation, nous vous demandons de prendre une à deux minutes afin de prendre des éléments suivants : 1° Administrateur

En tant qu’administrateur, vous avez tous les droits sur les différents utilisateurs. Nous vous conseillons qu’il n’y ait pas plus de deux administrateurs dans votre base.

A. Première utilisation 1. Contact

Le premier élément à comprendre est l’onglet contact, c’est la base de l’outil (voir page 4).

Il existe 2 types de contacts : les contacts actifs les contacts inactifs.

L’encodage se fait de la même manière soit un par un soit par groupe.

Un compte deviendra actif lorsqu’un mot de passe lui sera attribué .


NB : La base génère automatique une information car elle est liée en permanence avec des éléments de droits utilisateurs, c’est pour cette raison que quand vous introduisez un mot de

passe, une gestion de droit apparaît sur le côté. A partir du moment où le mot de passe est introduit, le compte est considéré comme actif.

2. Gestion des droits

Ne prendre en compte que les comptes actifs. L’onglet « Droits » permet d’attribuer ou non à chaque utilisateur actif les droits

suivants : Les droits d’accès aux menus (discussions, fichiers, agenda etc…) Le droit aux différents projets Le droit aux groupes de contacts


II.DISCUSSIONS (Fonction non disponible actuellement, en cours de création.)


III. FICHIERS

Etape 1 A. Création d’un dossier

Dans un premier temps, il vous faut créer un nouveau dossier dans lequel vous les déposerez. Pour cela cliquer sur l’option : Mentionnez le nom que vous souhaitez lui donner et puis cliquer sur envoyer.

B. Création d’un sous-dossier Si vous désirez créer des sous-dossiers à vos dossiers, vous vous placez à côté du dossier concerné dans lequel vous voulez créer des sous-dossiers et vous cliquer

sur la petite icône il vous suffira de taper le nom du sous-dossier et de cliquer sur Envoyer.


Etape 2 A. Déposer un fichier

Il vous suffit de cliquer sur l’option : Déposer un nouveau fichier

Une fenêtre s’ouvre, fenêtre qui vous permet d’aller chercher votre fichier pour le déposer. Vous devez indiquer le nom du fichier ainsi que choisir le dossier dans lequel vous souhaitez le déposer. Cliquer sur parcourir pour prendre votre fichier à l’endroit où vous l’avez sauvegardé sur

votre PC.


Choisir votre fichier à importer.

Puis vous cliquer sur déposer ce fichier.


B. Déposer plusieurs fichiers en une seule fois Il vous suffit de cliquer sur l’icône

Il vous proposera de déposer plusieurs fichiers en même temps.

Etape 3 A. Modification du nom des dossiers ou fichiers

Il vous suffit de cliquer sur le nom du dossier ou du fichier, vous effectuer ensuite votre

modification et puis vous cliquer sur l’icône pour valider la modification.


B. Structure et organisation des dossiers et des fichiers

Vous pouvez déplacer les fichiers d'un dossier à l'autre, déplacer les dossiers, réordonner les dossiers ou les fichiers, bref réorganiser toute l'architecture de vos fichiers, en les déplaçant simplement du bout de la souris. Les changements sont immédiats, et seuls les administrateurs ont accès à cette fonctionnalité.

C. Gestion des droits sur les dossiers

Vous pouvez également limiter l’accès à vos dossiers. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur l’icône qui se trouve à côté du dossier souhaité.

Une nouvelle fenêtre apparaît, pour vous donner les modalités de gestion des droits sur le

dossier choisi. Si vous ne cochez aucun nom, tous les utilisateurs auront accès à ce dossier, donc il vous faut décocher le groupe de contacts qui est coché par défaut.

Si vous souhaitez limiter l’accès, seuls les utilisateurs choisis (donc cochés) auront accès au dossier. Pour chaque nouvel utilisateur que vous créez, si vous souhaitez qu’il ait accès à ce dossier

vous devrez lui donner les droits. Seuls les utilisateurs ayant accès au projet en cours apparaissent. Vous pouvez à tout moment modifier ces droits.



D. Partage des documents Vous avez également la possibilité de partager des documents, pour cela il vous suffit de

cliquer sur l’icône

Une nouvelle fenêtre apparaît, pour vous donner les modalités de partage des documents hébergés.


1° Choisir les dossiers ou fichiers que vous souhaitez envoyer. Pour cela, il vous suffit de cocher ou le/les dossiers ou le/les document(s) souhaités.

2° Choisir dans le menu déroulant parmi les options suivantes :

Choisissez le degré de protection de la page partage Protection par mot de passe Connexion obligatoire (limité aux utilisateurs inscrits sur cet outil) Pas de protection, tout le monde peut y accéder s’il y a le lien

Préciser également la durée de validité de la page de partage jours (laissez vide pour une durée illimitée).

Donner un nom à cette page Puis cliquer et valider le lien

Une nouvelle fenêtre apparaît, pour vous confirmer que le partage a été effectué avec succès, et que vous recevrez un mail contenant le lien et les informations de protection en fonction du choix de protection fait.


Mail reçu avec les informations de protection.


IV. AGENDA Permet d’intégrer des évènements et d’y convier d’autres personnes. Actuellement, il est limité aux évènements liés au projet en cours.

Etape 1 A. Intégrer l’évènement

Choisissiez l’option Agenda, double cliquez sur la date à laquelle vous souhaitez mettre un évènement.


L’option « Créer un nouvel évènement apparaitra en-dessous de l’agenda. Il vous suffit de cliquer sur l’icône


Une nouvelle fenêtre apparaît, pour vous permettre de mettre le détail de l’évènement (sujet, heure, précisions etc…° Puis il vous suffira de cliquer pour valider l’évènement.


L’évènement s’inscrit automatiquement dans l’agenda. En-dessous du calendrier, apparaît une zone qui vous permet d’envoyer des invitations ainsi que d’avoir un récapitulatif des confirmations reçues.


B. Envoyer une invitation Pour envoyer une invitation, cliquez sur l’icône qui se trouve

en-dessous du calendrier. Automatiquement un mail d’invitation sera généré par l’outil. Il vous suffira d’introduire le sujet de l’invitation, le texte du mail d’invitation, le nombre de personne pour qui l’invitation est valable.

Vous pouvez également joindre un fichier. Puis vous cocherez le/les groupe(s) ou le/les contact(s) que vous souhaitez inviter. Pour envoyer votre invitation, il vous suffira de cliquer sur « Cochez les correspondants et

envoyez l’invitation »


C. Suivi de l’invitation

Lorsque vous envoyez une invitation, les correspondants cochés à droite vont recevoir le texte que vous avez écrit en haut, ainsi que deux liens : un lien pour confirmer leur présence, un lien pour indiquer qu'ils ne pourront pas venir.

Ces liens se trouveront sous le texte du mail, à la suite, de cette façon (pour l'exemple le texte que vous aurez tapé est montré en vert, les deux lignes automatiquement ajoutées en rouge) :


Vous pouvez également avoir un récapitulatif des invitations envoyées, pour cela il vous suffira de cliquer sur l’icône

Après avoir cliqué sur l’icône Présences confirmées, une nouvelle fenêtre apparaît reprenant

les statistiques des invitations envoyées et des réponses reçues. Ces mêmes informations sont disponibles en tableau Excel, pour cela il vous suffira de cliquer sur l’icône d’Excel.


Etape 2 : Document type Je vous remercie pour votre aimable invitation et vous confirme que je serai présent.....

Je vous informe que nous avons créé une liste d'invités sur un outil informatique qui s'appelle " ". Vous avez donc la possibilité de voir la liste complète des invitations envoyées ainsi que des réponses reçues à ce jour.

Voici les modalités d'accès : Le lien UserId : votre adresse e-mail

Password : Une fois connectée, il vous faut cliquer dans l'onglet "Agenda", sélectionner la date du ....... en cliquant deux fois.

Une boîte de dialogue s'ouvre et vous propose plusieurs options : 1) Présences confirmées : en cliquant sur ce lien, vous obtenez la liste à l’écran des personnes

qui ont reçu une invitation ainsi que l’état actuel (viendra avec x autres personnes ou sera absent). Vous pouvez modifier en tout temps les données affichées à l’écran.

2) Liste Excel : en cliquant sur le bouton Excel, vous pouvez exporter la liste afin de l’imprimer.

Selon les données en ma possession, je compte aujourd’hui....... personnes.

Je suis à votre entière disposition quant à l’utilisation de cet outil ainsi que pour la mise à jour des informations. Vous pouvez me joindre au ....... ou sur mon e-mail : ......

Dans l’intervalle je vous souhaite une très bonne journée et vous adresse mes meilleures salutations.


V. CONTACTS GESTION DES MAILING LISTES Etape 1 Dans un premier temps, la base de données était sous forme de tableau Excel (xlsx) Nous avons nettoyé cette mailing liste :

1° extraction et suppression des utilisateurs ne souhaitant plus recevoir la newsletter 2° application d’un filtre pour supprimer les doublons 3° suppression manuellement des adresses incohérentes.

Etape 2 Intégrer tous les contacts dans Spirit. Aller dans la fonction contact


Etape 3 Importer la base de données à partir du fichier Excel Cliquer sur l’option : Importer des contacts en masse depuis Excel.


Une fenêtre s’ouvre, fenêtre qui vous permet d’aller chercher votre fichier Excel pour importer les contacts souhaités.

Cliquer sur parcourir pour prendre votre fichier à l’endroit où vous l’avez sauvegardé sur votre PC.


Choisir votre fichier à importer


Une fois votre fichier sélectionné, cliquer sur commencer l’import


Dans un premier temps, choisir le nom du groupe dans lequel vous souhaitez intégrer vos contacts ou créer un nouveau groupe.


Spirit fait apparaître les champs qui sont repris dans votre fichier Excel. Vous devez choisir l’intitulé du champs pour chaque colonne d’après le menu déroulant

proposé.


Vous trouverez ci-dessous la liste des champs proposés :


Si le champ d’une colonne ne doit pas être repris, il vous suffira de cliquer sur l’icône représentant la petite poubelle, immédiatement le champ de cette colonne et donc la colonne entière sera supprimée.

Il en est de même, si vous ne souhaitez pas prendre une ligne, vous cliquerez sur la petite poubelle.


Afin d’éviter les doublons, il est conseillé d’activer la fonction dédoublonnage en cochant la case prévue à cet effet, automatiquement les doublons présents dans votre base de donnée seront détectés.

Puis cliquer sur lancer l’importation des données.


Il vous suffira de valider l’une des options suivantes :

mettre à jour les informations de l’ancien contact ce n’est pas un doublon

c’est un doublon mais je veux le garder


Spirit vous demandera une confirmation concernant l’importation de vos contacts. Il vous suffira de cliquer sur OK et ceux-ci seront intégrés dans Spirit.


Spirit vous confirmera que vos contacts sont bien importés. Vous pourrez les consulter en cliquant sur la zone « Liste des contacts »

Etape 4 Ajout d’une photo au contact. Si vous désirez ajouter une photo au contact que vous avez créé, il vous suffira d’ouvrir le contact auquel vous souhaitez ajouter une photo.

Puis cliquer sur l’option parcourir pour récupérer la photo sur votre PC.


Une nouvelle fenêtre apparaît, pour vous permettre de télécharger la photo.

Dès que vous avez choisi la photo, cliquez sur Ouvrir pour la télécharger.


Puis cliquez sur Modifier cet utilisateur.

Une nouvelle fenêtre apparaît vous confirmant la modification du contact.


La photo est immédiatement intégrée et visible dans votre liste de contact.


VI. VOTRE COMPTE En cliquant sur le menu Votre compte, vous avez accès aux détails de votre compte, que vous pouvez modifier à tout moment en cliquant sur le bouton Modifier votre compte.


VII. EMAIL 1° Envoyer un mail En cliquant sur le menu Email, vous avez accès à une nouvelle fenêtre qui vous permet d’envoyer un mail à un contact ou à un groupe de contacts.

Il vous suffira de mettre le sujet du mail, de rédiger le contenu. Vous pouvez joindre également un fichier à votre mail. Il vous faut ensuite choisir les destinataires de votre mail en cochant soit le(s) contact(s) ou

le(s) groupe(s) de contacts souhaités.

Pour effectuer l’envoi, il vous suffira de cliquer sur le bouton : Cliquez pour envoyer cet email

Une manip a été trouvée par le paramétrage d’une liste d’envoi.

Au départ lors de l’envoi d’e -mailing, les personnes étaient cherchées dans tel ou tel

groupe, cette sélection peut être faite en amont par la création d’une mailing liste.


Vous pouvez également choisir le type d’envoi grâce au menu déroulant Choisir les destinataires :

Envoi individuel (par défaut) : vos correspondants ne voient pas les autres

destinataires. Envoi en copie : tous les destinataires y compris ceux en copie voient à qui c’est

envoyé.

Au bas de la fenêtre vous avez la possibilité de cocher plusieurs options : mettre les images dans le corps du mail, pas comme fichier joint permettre aux destinataires de modifier leur compte permettre aux destinataires de se désinscrire


2° Emails envoyés En cliquant sur le menu Emails envoyés, vous avez accès à une nouvelle fenêtre qui vous

permet de voir la liste des mails que vous avez envoyés, leurs destinataires, et les statistiques d’envoi.

Pour avoir accès à toutes les informations. (destinataires, statistiques d’envoi) il vous suffira de cliquer sur le mail qui vous intéresse.

Une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous avez accès à la liste des destinataires ainsi qu’au fichier que vous avez envoyé dans votre mail.


Si vous cliquer sur l’icône ,une nouvelle fenêtre s’ouvrira avec la liste des destinataires à laquelle vous avez envoyé le mail.

Au bas de la liste des destinataires, vous trouverez les statistiques d’envoi reprenant les informations suivantes :

email envoyés emails reçu et lus avec certitude nombre de personnes qui se sont désinscrites suite à ce mail

nombre de personnes qui ont modifié leur compte suite à ce mail.


VIII. TACHES

Pour un projet défini, vous pouvez grâce à cette fonction mettre une tâche a exécuté par un

contact ou plusieurs contacts, ou par un groupe de contacts ou par plusieurs groupes de contacts.


IX. HEURES

Vous pouvez avoir le nombre d’heures consacrées par un utilisateur ou par un groupe d’utilisateur sur un projet défini, et sur une période définie.

De même vous pouvez déterminer une durée de travail pour un projet défini.


X. QUESTIONNAIRES Cette fonction vous permet de créer un questionnaire que vous pourrez envoyer par mail ou

auquel on pourra répondre directement dans la base. 1° Etape : création questionnaire Pour créer un questionnaire, il vous suffit de cliquer sur la zone « Créer un nouveau

formulaire »


Une nouvelle fenêtre apparaît, elle vous permettra de créer votre questionnaire en indiquant Le titre Un texte descriptif (si nécessaire)

Ainsi que les questions que vous souhaitez posées. Vous pouvez choisir si la réponse est obligatoire ou non.

Vous déterminerez également le type de réponse que vous souhaitez. Vous avez plusieurs types de réponses possibles :

Pour ajouter une question, il vous suffira de cliquer sur l’option « ajouter une nouvelle question »

Lorsque vous avez fini de créer votre questionnaire il vous suffira de cliquer sur l’option « valider la création de ce questionnaire »


Vous avez 3 statuts possibles pour votre questionnaire :

1° A valider :

Le questionnaire vient d’être créé mais il doit encore être validé par une ou plusieurs personnes avant d’être utilisé. Lorsqu’il est avec ce statut, il peut être modifié à tout moment.

2° En cours : Le questionnaire a été validé, peut maintenant être utilisé, il n’est plus modifiable.

3° Terminer :

Toutes les personnes concernées ont répondu au questionnaire, on le clôture. Il n’est donc plus utilisable. Il a été prévenu de pouvoir à tout moment passer du statut « en cours » au statut « à

terminer » et vice versa. Ceci afin de laisser plus de souplesse dans l’utilisation du questionnaire.

Pour passer d’un statut à l’autre, il vous suffira de cliquer sur le petit carré de couleur

à côté du questionnaire concerné.


Une fois que votre questionnaire a le statut « en cours » il peut être utilisé.

Pour avoir un aperçu de votre questionnaire, cliquer sur l’option « voir le questionnaire ». Celui apparaitra dans une nouvelle fenêtre.


Pour envoyer votre questionnaire, cliquez sur l’option « copier l’adresse ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira avec l’adresse du questionnaire, adresse que vous mettrez dans

un mail que vous enverrez aux contacts choisis.


Pour avoir les résultats de votre questionnaire, cliquez sur l’option « résultats du questionnaire ».

Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec les résultats que vous pouvez avoir en différents formats tels que CSV, Excel ou PDF. Il vous suffira de cliquer sur l’icône du format que vous avez choisi.


XI. ADMIN 1° Projets Cette fonction vous permet :

1° de gérer vos projets existants (changer le nom, mettre une couleur, mettre en bandeau illustratif).

2° de créer un nouveau projet 3° d’octroyer les accès à un projet à un contact ou plusieurs, ou un groupe de contact.


2° Droits


3° Interventions


4° Suivi

En faisant une recherche par nom, par prénom ou par société, vous pouvez retrouver l’historique de la personne (détail des mails reçus).

Vous pouvez également si vous le souhaitez rajouter des renseignements à sa fiche de suivi.

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