Enregistrer, classer, gérer ses documents, utiliser une clé usb - Cyber-base du Porhoët

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Enregistrer, classer, gérer ses documents, utiliser une clé usb - Vista

L’intérêt de l’ordinateur est de pouvoir réaliser des documents, les stocker et les modifier simplement. Mais pour cela, il faut s’organiser, connaître son ordinateur et l’emplacement de ses dossiers. Sur l’ordinateur, les documents crées vont être enregistrés sur le disque dur. Ce dernier peut sauvegarder des milliers de documents. D’où l’importance de bien ranger, utiliser des dossiers et nommer vos fichiers de manière à les retrouver plus facilement.

Rappel : raccourcis, icônes, barre de lancement rapide Termes à connaître :

Dossiers = Répertoires : dans lesquels on range des documents Documents = Fichiers : il existe plusieurs sortes de documents (texte, son, image, vidéo…)

- En informatique, tout document est un fichier. - Un document informatique peut être copié, modifié, sauvegardé, renommé, supprimé - Les logiciels permettent de créer des documents. (je vais créer un document texte avec

Open Office Writer, un classeur avec Excel, une image avec Paint, etc.) - Lorsqu’on crée un fichier, on l’enregistre sur un support matériel (le disque dur de

l’ordinateur, un cd, un dvd, une clé usb) - Les fichiers sont représentés par des icônes accessible depuis le bureau, le poste de

travail, l’explorateur de fichiers (= la fenêtre) - Il faut organiser, ranger ses documents pour ne pas s’y perdre. Pour cela, il faut utiliser

les dossiers.

Affichage des dossiers Ouvrir une fenêtre : bien connaître la Fenêtre

Chemin d’accès des dossiers Précédent / Suivant

Volet d’exploration

des dossiers

Rechercher Réduire Agrandir Fermer

Organiser : Créer un Nouveau

Dossier

Affichage : Modifier l’affichage

des dossiers

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Presser la touche Alt pour faire apparaître le menu (Fichier, Edition, Affichage, Outils)

Organiser / Créer un Nouveau Dossier et le nommer « Budget »

L’Affichage des dossiers pour mieux se repérer Classer par Nom, Date de modification, Type, etc. d’un simple clic

Enregistrer au bon endroit

1-Ouvrir un nouveau document openoffice.org Calc. Ce document nous permettra

de créer un tableau de suivi de notre budget vacances. Le nommer « budget

vacances ».

(Quelque soit le programme dans lequel on se trouve, la même fenêtre apparaît)

Cliquer sur Affichage : Sélectionner son choix pour afficher les dossiers de la fenêtre taille des icônes, mode Liste,

Détails ou Mosaïques)

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2-Fichier/Enregistrer sous /une fenêtre s’ouvre : Donnez un nom significatif à vos dossiers et documents

3-choisir l’emplacement du document : Documents(M20 ;G53 ;Mi4…) / Dossier Budget

4-Placez le curseur clignotant dans le champ « Nom du fichier » puis y inscrire « Budget vacances »

5-Vérifiez que vous enregistrez le document au bon endroit

6-Cliquez sur Enregistrer Attention : ne pas donner le même nom qu’un autre document existant ! Dans ce cas, votre nouveau document détruirait l’ancien !

Enregistrez régulièrement votre travail en cliquant sur la disquette « Enregistrer » de la barre d ‘outils

Chemin d’accès des dossiers Titre de la fenêtre

Volet d’exploration

des dossiers

Rechercher Fermer

Organiser : Créer un Nouveau

Dossier

Affichage : Modifier l’affichage

des dossiers

Donner un nom au

fichier

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A la recherche des documents perdus… Même le plus organisé des utilisateurs n’est pas à l’abri d’un oubli ou d’un document enregistré au mauvais endroit. Heureusement, un outil bien pratique va vous aider à retrouver le chemin d’accès des documents que vous pensez avoir perdus. D’où l’importance de bien les nommer !

Sous Vista : Les résultats s’affichent

Menu Démarrer Rechercher Saisir la recherche dans le champ Rechercher

Supprimer, modifier, déplacer un dossier / un fichier SUPPRIMER un dossier ou un fichier

Sélectionner le dossier ou le fichier (ne pas l’ouvrir) Clic droit Supprimer

Pour sélectionner plusieurs éléments : maintenir la touche Ctrl et cliquer gauche sur les

éléments à sélectionner

MODIFIER le nom du dossier ou du document Sélectionner l’élément clic droit renommer DEPLACER un dossier ou un fichier

Utiliser le couper/coller

CONSEILS & ASTUCES : Rangement des dossiers : Pour déplacer les éléments d’un dossier à l’autre, utiliser le couper/coller souris ou raccourcis

clavier Ctrl X pour couper puis Ctrl V pour coller

Le bon usage de la corbeille Sachez que lorsque vous envoyez un élément vers la corbeille, ce dernier n’est pas tout à fait supprimé. Il est encore possible de le récupérer.

Exercice : - Créer un dossier « ________________ » - Supprimez le dossier « _______________ » (clic droit envoyer vers la corbeille) - double-cliquez sur la corbeille pour l’ouvrir - Retrouvez le dossier supprimé - faites un clic droit sur ce dossier restaurer (votre document se replace dans le dossier

d’origine) / Vous pouvez également faire un couper/coller ou glisser-déposer vers le bureau

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Il existe un moyen de supprimer définitivement un élément sans le faire

passer par la corbeille : sélectionnez le document ou le dossier

à supprimer Ctrl+Supp

A savoir : évitez de conserver trop de documents dans votre corbeille. Pensez à la vider de

temps en temps (clic droit sur la corbeille vider la corbeille)

Créer des raccourcis

Les raccourcis sont utiles pour accéder plus rapidement aux programmes, dossiers et documents que vous ouvrez le plus souvent. Placez des raccourcis sur votre Bureau ou dans la barre de lancement rapide Se placer sur le dossier, document ou programme concerné

Clic droit Envoyer vers Bureau (créer un raccourci) le raccourci se reconnaît à la petite flèche noire en bas à gauche

du dossier un raccourci peut être supprimé (le dossier original ne sera pas

supprimé)

Sauvegarder ses données En travaillant sur un ordinateur, vous vous rendrez rapidement compte du nombre de documents que vous enregistrez et conservez sur votre machine. Tout ne sera pas forcément d’une grande importance, mais les perdre serait tout de même embêtant. Avec un ordinateur, vous n’êtes pas toujours à l’abri d’une éventuelle perte de données. CD, DVD, Clé USB, disque dur externe ou carte SD deviendront rapidement les supports de sauvegarde indispensables de votre travail.

Disquette : obsolète, la disquette a connu un réel succès. Sa faible capacité de stockage et sa fragilité sont aujourd’hui remplacées par d’autres supports plus performants. CD-Rom : équivalent de 450 disquettes ! 650 à 700 Mo, soit 0, 65 Go DVD-Rom : équivalent de 4.000 disquettes ! 4, 7 Go, soit 7 fois plus de capacité qu’un CD-Rom.

Images, fichiers Word, dossiers, vidéos, etc. vont être gravées sur CD ou DVD. Il existe des CD-RW et DVD-RW pour « Writable », c’est-à-dire réinscriptibles : vous pouvez effacer puis réinscrire des données sur ce type de supports.

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Clé USB : grande capacité de stockage, pratique, simple d’utilisation.

Bien utiliser sa clé USB Ouvrir Ordinateur (F5 pour actualiser si l’icône de la clé USB n’est pas

apparu automatiquement) Renommer sa clé clic droit sur l’icône renommer Faire une analyse anti-virus : clic-droit sur l’icône Analyser maintenant Enregistrer, supprimer un document ou un fichier Retirer le périphérique de l’ordinateur correctement :

1. clic gauche dans la barre des tâches sur l’icône du périphérique 2. cliquer sur Retirer

Périphérique… 3. cliquer sur OK à la

fenêtre suivante

La carte SD, celle que l’on retrouve dans les appareils photos, téléphones mobiles, etc.

Pratique

Agrandir ou réduire des caractères Lorsque vous êtes appelés à lire un document sur écran, les caractères peuvent vous sembler trop petits. Une manipulation simple et rapide vous permet d’agrandir vos documents, que vous soyez sur du traitement de texte ou sur un site Internet :

Maintenez appuyer la touche Ctrl + faites rouler la molette de la souris

Les raccourcis clavier Certaines actions reviennent fréquemment lorsque vous utilisez votre ordinateur : copier/coller, supprimer, fermer un document, etc. Très vite, ces actions peuvent paraître lourdes si on utilise la souris ou la barre de menus. Une autre solution existe : les raccourcis clavier. (Vous trouverez ci-joint quelques raccourcis claviers à utiliser sous Windows, c’est-à-dire aussi bien sur des logiciels de traitement de texte, tableurs, Internet, etc.)