Entreprise Digitale Dématérialisation des Factures · La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent

"Entreprise Digitale"Dématérialisation des Factures

Petit-déjeuner ENSICAEN Avril 2016 1

Groupe PTBG

Expertise comptable Audit Conseil

SLIDE 3Présentation groupe PTBG- © PTBG

PRESENTATION DU GROUPE PTBG

AUDIT

CONSEIL

EXPERTISE COMPTABLE

Notre cœur de métier….

… 3 métiers historiques du groupe

Partenaire attentif aux évolutions fiscales,sociales, juridiques et comptables, legroupe PTBG s'attache à construire avecchacun de ses clients des relations quis'inscrivent dans la durée, autour desmissions d’expertise comptable, d’audit etde conseil.

Présentation groupe PTBG- © PTBG SLIDE 4

PRESENTATION DU GROUPE PTBG

Convaincus de l’importance de lacompréhension des modèles économiqueset des spécificités sectorielles, nousaccompagnons les dirigeants dans leursréflexions stratégiques de développementet d’innovation.

Des outils dédiés …

… aux besoins à forte valeur ajoutée

Matrice Performance du Modèle

Economique

Baromètre d’évaluation

des PME

Diagnostic des

fonctions finances

Mise en place de procédure de contrôle

interne

Business Plan,

prévisionnels de trésorerie

Processus transmission

entreprise

Cabinet-Conseil en dématérialisation :Membre de l’AFNORMembre de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance)Représentant de la FNTC auprès de l’ETSI(European Telecommunications Standards Institute)Membre de l’ISOMembre de l’AIIM(Association for Information and Image Management)

Intervenants :Jeannot AlloucheDidier DiacreJean-Louis Pascon

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DEMAT-CONSEIL, présentation

Petit-déjeuner ENSICAEN Avril 2016

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DEMAT-CONSEIL, présentation


Normalisation

Certification

Formation

Audit

Conseil

AMO

PréambuleLa facture, existant juridique et fiscalProchaines échéancesLa dématérialisationComment se préparer ?Se formerEn conclusion

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Sommaire



Facture papier, facture électronique

La facture est le document de comptabilité générale par excellence. Elle implique à sa réception l'obligation de payer à échéance et doit donc être comptabilisée à ce jour.Si elle concerne une immobilisation, il y a

acquisition ou cession. Si elle concerne un achat ou une vente de biens ou services d'utilisation non durable, il y a produit.Pour pouvoir comptabiliser correctement, il faut aussi tenir compte à la réception de la facture de la date de paiement (au comptant ou non) et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

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Définition


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Facture, différentes formes








FISCALITÉ, RAPPEL DE L’EXISTANT


En application du VI de l’article 289 du CGI, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit.Pour qu'une facture soit une facture électronique, l'intégralité du processus de facturation doit être électronique.Une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.Une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.Il est rappelé qu'une facture initialement reçue sur support papier puis numérisée pour être archivée sous forme électronique ne constitue pas une facture d’origine au sens de l'article 286 du CGI et de l'article 289 du CGI, quand bien même le document archivé serait sécurisé au moyen d’une signature électronique.

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La facture électronique


L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées par l'émetteur et par le récepteur.Ces conditions peuvent être assurées, au choix de l'assujetti, par la mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement, par le recours à la signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature (signature électronique "qualifiée") ou par l'utilisation de l'EDI répondant aux normes prévues par le CGI.

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Sécurisation des factures émises et reçues


> EDI>Factures Electroniques Signées>Factures électroniquesnon signées>Factures Papier

>EDI>Factures Electroniques Signées>Factures électroniquesnon signées>Factures Papier

Fact

ures

Em

ises

Factures Reçues

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Factures, émission et réception


« La mise en place par l'assujetti de contrôles établissant une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de service qui en est le fondement, est un des procédés permettant, en application du 1° du VII de l’article 289 du CGI, d'assurer l’authenticité de l'origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures*. »

*BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018 du: 18/10/2013

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Factures reçues, la piste d’audit fiable


Forme EDI Electronique signée

Electronique non-signée

Papier

Conservation Electronique Electronique Papier Papier

Piste audit Non Non Oui Oui

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Factures reçues, mode de conservation


Toutefois, en ce qui concerne les factures électroniques assorties d'une signature électronique, le destinataire de ces factures doit, conformément à l'article 96 F bis de l'annexe III au CGI, vérifier la signature électronique au moyen des données de vérification contenues dans le certificat électronique et s'assurer de l'authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique.Il est en outre tenu de conserver la signature à laquelle sont liées les factures ainsi que le certificat électronique y attaché, dans les délais et conditions fixées par l'article L. 102 B du LPF (BOI-TVADECLA-30-20-30-30).Ainsi, si un assujetti sécurise les factures qu'il émet au moyen d'une signature électronique (quel que soit son format ; BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30), le récepteur de ces mêmes factures doit conserver la signature et le certificat électronique qui y sont attachés afin de démontrer l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

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Contrôles


Le Calendrier


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Le calendrier



Dématérialisation

La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une organisation.

Dématérialiser en informatique, signifie également que le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel.

La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des organisations et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (autres administrations, bénéficiaires, fournisseurs,…)

La dématérialisation

24Petit-déjeuner ENSICAEN Avril 2016

Dématérialisation

Fonctionnel

Processus Métiers

Gestion de documents numériques

Outils métiers Interopérabilité

Echanges de données

Architecture Informatique

Stockage Sécurisé

Archivage sécurisé

Juridique &

Normatif

Règlements Européens Lois

Codes Jurisprudences

CNIL et CADA Normes

SEDA/MEDONA RGSRGI

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Exemple de dématérialisation

Facturation Impression Mise sous pli Poste Réception Tri Enregistrement Traitement

Fournisseur ClientDématérialisation

Eliminer les tâches inutiles


Enjeux pour la FranceDéveloppement de l’e-administrationVolonté européenneLa dématérialisation est un processus irréversible, auquel les entreprises françaises doivent s’adapter.La dématérialisation est par ailleurs une nouvelle source de productivité pour les entreprises.

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Environnement juridique

Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique

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Le texte fondateur


Directive européenne1999/93/EC

Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit

de la preuve aux technologies de l'information et

relative à la signature électronique

Articles 1316-1 et suivants

Art. 1364.-La preuve d'un acte juridique peut être préconstituée par un écrit en la forme authentique ou sous signature privée.

« Art. 1365.-L'écrit consiste en une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quel que soit leur support.

« Art. 1366.-L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

« Art. 1367.-La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte. « Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat.

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Ordonnance du 10 Février 2016


Signature électronique qui satisfait les exigences suivantes :

Etre propre au signataireEtre créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusifGarantir avec l’acte auquel elle s’attache, un lien tel que toute modification ultérieure de l’acte soit détectable

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Signature Sécurisée


Authentique : L'identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine

Infalsifiable : Quelqu'un ne peut pas se faire passer pour un autre

Non réutilisable : Associée de façon unique au document signé et ne peut être utilisée pour un autre document

Inaltérable : La signature ne peut plus être modifiée

Irrévocable : La personne qui a signé le document ne peut pas nier

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Signature : la signature numérique


Assurer l’interopérabilité au sein des Etats membresFournir des services de confiance avec une

sécurité juridique élevéeGarantir la confidentialité et la sécurité des

traitements / données personnellesDisposer d’un niveau de confiance et de

sécurité, adapté au degré de risque identifié

*RÈGLEMENT (UE) No 910/2014 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 23 juillet 2014sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE

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Le règlement eIDAS*


Règlement eIDAS Authentification en ligne

Services de confiance• Organe de Contrôle• Service Confiance Qualifié• Signatures Electroniques• Cachets Electroniques• Horodatage• Recommandé Electronique• Authentification Sites Internet

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Organisation du règlement eIDAS


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Le paysage normatif de la dématérialisation


Production Validation Fin d’usage courant

Fin de DUASort Final

Conception du système

Conservation définitive

T0 T1 T2 T3 T4 T5

ISO 14721 (OAIS)

NF Z42-013 (Archivage électronique)

Moreq 2010

ISO 15489 (Records management )

ISO 30301 (Systèmes de gestion des documents d'activité)

ISO 27001 (Sécurité de l’information)

ISO 16175 (Archivage en environnement numérique)

NF Z42-020 (Composant Coffre-fort Numérique)

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Rappel du calendrier


PLATEFORME CPP 2017


Plateforme CHORUS CPP 2017

2008 : La loi de modernisation de l’économie (LME) n° 2008 - 776 du 4 août 2008 donnait déjà l’obligation à l’Etat d’accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée à compter du 1° janvier 20122010 : La directive 2010/45/UE, libéralise le recours à la facture dématérialisée. Elle est retranscrite en 2013 dans le Code Général des Impôts




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DÉMATÉRIALISATION DES MARCHÉS


Marchés Publics

Directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publicsDirective 2014/25/UE sur les marchés des secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des services postaux

Rendent obligatoire en 2018 la dématérialisation de l’ensemble de la

procédure de passation des marchés


LOI MACRON (FACTURATION)


Loi n° 2015-990 du 6 août 2015

Article 220Dans les conditions prévues à l'article 38 de la Constitution, le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnance, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, les mesures relevant du domaine de la loi permettant de mettre à la disposition des entreprises un dispositif permettant, dans leurs relations dématérialisées avec l'administration et les tiers, de justifier de leur identité et de l'intégrité des documents transmis.

Article 222 Dans les conditions prévues à l'article 38 de la Constitution, le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnance, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, toute mesure relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises, par l'institution d'une obligation, applicable aux contrats en cours, d'acceptation des factures émises sous forme dématérialisée, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées.


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Loi n° 2015-990 du 6 août 2015


Rendre obligatoire l’échange de factures dématérialiséesAdopter le même calendrier que celui prévu pour le portail ChorusAdopter une norme technique unique pour la dématérialisation des facturesUtiliser l'ISO 32000-1 avec support de fichiers incorporés (PDF/A-3)

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Le projet


Comment se préparer ?


Réaliser deux audits de son organisation :comptabletechnique

Définir les stratégies :d’émissions et de réception des factures

de conservation

Ecrire et diffuser les procédures adaptéesMettre en place les moyens techniques nécessaires

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Comment se préparer ?


Participer aux formations :« Entreprise digitale »

Participer au module :« Facture Electronique »

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Se Préparer ?


EN CONCLUSION


Une période intermédiaire et hybride complexe à venir, pour les entreprises.Une période où les entreprises devront mettre en œuvre une véritable stratégie de gestion de la réception et de l’émission des factures dans différents formats.Ces stratégies devront prendre en compte les périodes de conservation.

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En conclusion


Mettre en place une veille juridique et fiscale.Prendre connaissance des textes en vigueur.Pour chaque texte, comprendre l’attendu technique correspondant.Mettre en œuvre les procédures ad hoc dans votre entreprise.Veiller à leurs bonnes applications.

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En conclusion


Didier [email protected] : 06.72.91.79.52


Documents

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