LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES › app › uploads › 2017 › 12 › La... · réglementaires, la dématérialisation est en plein essor et nécessite une adaptation des organisations

C o r r é l é e a u d é v e l o p p e m e n t d e s n o u v e l l e s t e c h n o l o g i e s d e l a c o m m u n i c a t i o n e t d e l ’ i n f o r m a t i o n e t r e n f o r c é e p a r d e s o b l i g a t i o n s r é g l e m e n t a i re s , l a d é m a t é r i a l i s a t i o n e s t e n p l e i n e s s o r e t n é c e s s i t e u n e a d a p t a t i o n d e s o rg a n i s a t i o n s e n m a t i è r e d e t r a i t e m e n t d e s f a c t u r e s .

Toutefois, la dématérialisation des documents comptables, et notamment des factures, est encore marginale. En Europe, on estime que seulement 5 % des factures traitées sont dématérialisées.

La réorganisation de la chaine de traitement des factures, et donc l’évolution de la relation

fournisseur-administration, va dans le sens d’une simplification des interactions et d’une offre

de service élargie de la part de l’admistration vis-à-vis des usagers. Elle doit être l’occasion

pour les structures publiques de repenser leurs processus au regard de la nouvelle législation,

de leurs caractéristiques propres (secteur d’activité, nombre de factures à traiter, ressources

dédiées au traitement des factures, etc.) et des opportunités que peuvent représenter les

outils technologiques disponibles aujourd’hui.

Cette réorganisation ouvre donc la porte à une transformation plus profonde de l’entité

publique pour gagner en efficience, en délai de traitement et faire bénéficier les agents de

la chaîne de traitement des factures de meilleures conditions de travail.

Au-delà de la dématérialisation des factures, l’Etat impulse une dynamique globale pour

favoriser les dématérialisations des échanges avec et entre les entreprises privées.

JULIEN BOSC

[email protected]

ANTOINE CHALEAT

[email protected]

LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURESUNE ÉVOLUTION NÉCESSAIRE DES ORGANISATIONS MISES EN PLACE POUR LE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

AUTEURS

MARGAUX FIX

[email protected]

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L A D É M AT É R I A L I S AT I O N D E S FA C T U R E S , U N L E V I E R D E T R A N S F O R M AT I O N E T D E M O D E R N I S AT I O N

Les gains apportés par la dématérialisation

des factures sont réels et mesurables aussi

bien pour les émetteurs que pour les récep-

teurs de factures.

En limitant les manipulations papier et en

automatisant les différents contrôles et la

saisie des informations, les gains de temps

dans l’envoi et le traitement des factures sont

considérables.

La productivité des équipes est multipliée,

et les services peuvent donc allouer leurs

ressources sur des tâches à plus forte valeur

ajoutée.

Aussi, l’archivage électronique favorise la

mise en place d’une gestion électronique de

documents (GED) qui permet une traçabilité

et une consultation des pièces comptables

à tout moment par l’ensemble des acteurs

(services métiers, financiers et comptables).

Grâce à la réduction des délais de paiement,

les entreprises sont payées plus rapidement

et la visibilité sur leurs flux de trésorerie est

meilleure.

Fortes de ces constats, l’Union européenne

et la France s’inscrivent depuis plusieurs

années dans une démarche incitative vis-à-

vis des entreprises et des administrations.

Dès 2001, la directive européenne

2001/115 CE autorise la substitution de la fac-

ture électronique à la facture papier comme

document probant.

Dans ce cadre, la loi de modernisation de

l’économie, dite LME, du 4 août 2008 oblige

l’Etat français à accepter les factures déma-

térialisées émises par ses fournisseurs à par-

tir du le 1er janvier 2012.

En 2014, la directive 2014/55/UE relative à

la facturation électronique dans le cadre des

marchés publics contraint les administra-

tions à accepter les factures dématérialisées

émises comme telles par leurs fournisseurs

d’ici 2019.

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014

relative au développement de la facturation

électronique élargit l’obligation d’accepter

les factures dématérialisées à destination du

secteur public local et des établissements

publics nationaux, et prévoit une obligation

progressive pour les fournisseurs de déma-

térialiser les factures à destination de la

sphère publique à partir du 1er janvier 2017. La

généralisation de la facture électronique est

présentée comme une mesure de simplifica-

tion essentielle dans les relations entre les

personnes publiques et leurs fournisseurs.

Ainsi, l’Etat a mis à disposition Chorus Pro,

une solution technique mutualisée unique

permettant le dépôt, la transmission et la

réception des factures électroniques, qui

vient concrétiser l’obligation réglementaire.

La solution Chorus Pro doit permettre d’uni-

formiser les modes de fonctionnement tout

en respectant les standards internationaux.

L’Etat s’impose donc comme véritable fer

de lance dans la dématérialisation des fac-

tures. L’objectif de ces différentes initiatives

est d’enclencher une dynamique de trans-

formation, pas seulement dans les relations

structures publiques-fournisseurs mais

également dans les relations des fournis-

seurs avec l’ensemble de leurs clients privés.

L’idée est non seulement de simplifier la rela-

tion client-fournisseur mais aussi d’en réduire

son coût. En effet, recourir à un fournisseur

ou un prestataire a un coût de traitement

(passation du contrat, pilotage du presta-

taire, gestion administrative…). La dématé-

rialisation des factures influe, entre autres,

sur ces coûts externes à la prestation.

On peut également estimer que la simplifi-

cation de la relation client-fournisseur et la

réduction de son coût peuvent impacter le

modèle économique des acteurs et leur stra-

tégie globale, notamment sur le recentrage

autour de leur cœur de métier.

La gestion de la facturation électronique

au sein de la sphère publique sous-entend

la mise en place de processus permettant

d’appréhender la dématérialisation comme

une opportunité et non une contrainte.

Afin de s’adapter au mieux, il importe de

s’approprier de nouveaux outils techniques

permettant de gérer les flux de factures

dématérialisées : une évolution des compé-

tences des services financiers gestionnaires

et garants du traitement des factures four-

nisseurs s’avère dès lors nécessaire.

La nécessité d’adaptation étant fonda-

mentale, il importe de définir dans quelle

mesure et jusqu’où les services financiers

gestionnaires de la facturation doivent être

transformés pour intégrer les nouveaux pro-

cessus relatifs à la facturation électronique.

La dématérialisation peut donc impliquer

une nécessaire refonte des pratiques de tra-

vail et des métiers du service financier d’une

structure publique donnée. Le recentrage

2001

Directive 2001/115/CE

UE

FRANCE

2008

LME4 août 2008

2009 2010 2011 2012 2013 2014

Directive 2014/55/CE

Ordonnance 26 juin 2014

2015 2016 2017

Obligation pour l’Etat français d’accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs au 1er janvier

2012

Obligation progressive à partir du 1er janvier 2017 pour les fournisseurs de dématérialiser les factures à destination

des strutures publiques

3

sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

entraîne ainsi une évolution du profil des

agents.

L’impact RH n’est donc pas à négliger : la

diminution des tâches mécaniques conduit

à une réduction de la charge de travail

nécessaire au traitement des factures.

L’organisation est dès lors intrinsèquement

impactée par la mise en place des nouveaux

processus de facturation et doit faire face à

ces changements.

Dans un environnement intergénérationnel,

cette donnée est d’autant plus importante

que les écarts de familiarité avec les outils

informatiques sont grands.

De même il convient de prendre en considé-

ration le fait que le traitement des factures

dépend des propres caractéristiques de cha-

cune des organisations en termes d’activité,

de taille, de volume de factures à traiter, etc.

La dématérialisation des factures, une notion pouvant prendre plusieurs formes

Dans un sens littéral, dématérialiser signi-

fie priver quelque chose de ses propriétés

physiques. La dématérialisation concerne de

nombreux domaines : monnaie, jeux, livres…

Dans une organisation, il s’agit de remplacer

des supports d’informations matériels par

des fichiers informatiques. La dématériali-

sation, outre la transformation des flux de

documents papier en flux numérique, est

une étape incontournable pour permettre

l’automatisation des processus de traitement

des factures.

On dénombre à ce jour trois principaux

modes de dématérialisation.

Numérisation : Un document numérisé est

un document papier enregistré de façon

informatique (ex : PDF). L’avantage de la

numérisation est de pouvoir ainsi stocker

ou envoyer un document de façon dématé-

rialisée (ex : mail).

Numérisation avec reconnaissance de

caractères : Un document numérisé avec

reconnaissance de caractères est un docu-

ment numérisé sur lequel on fait intervenir

un logiciel qui déchiffre les formes et les tra-

duit en lettres. Cette traduction permet la

génération d’un nouveau fichier composé de

données structurées exploitables automati-

quement par les progiciels de gestion, afin

de limiter la saisie manuelle d’informations.

Numérisation native : Un document déma-

térialisé nativement est créé directement

de façon informatique, avec des données

structurées, sans passer par l’intermédiaire

du papier : saisir une facture « en ligne » sur

une plate-forme dédiée s’apparente à de la

dématérialisation native.

A terme, l’objectif est bien d’arriver à la troi-

sième forme de dématérialisation, soit des

factures 100 % digitales.

Cette définition est d’ailleurs celle privilégiée

par l’Etat dans l’ordonnance n° 2014-697 du

26 juin 2014 relative au développement de

la facturation électronique. En effet, selon

le Bulletin Officiel des Finances Publiques,

« pour qu’une facture soit une facture élec-

tronique, l’intégralité du processus de factu-

ration doit être électronique ».

Ainsi, afin de respecter une dématérialisation

native des factures, les organisations publiques

seront à même de réceptionner les factures

émises par leurs fournisseurs selon trois modes :

/ Le portail, soit la solution Web « Chorus Pro » permettant la saisie en ligne d’une facture, le dépôt de fichiers structurés selon des formats standardisés et le dépôt et la recon-naissance de caractère d’une facture préalablement éditée ;

/ L’EDI (échanges de données infor-matisées), soit le raccordement des systèmes d’information entre eux, qui permet d’échanger des données de facturation structurées selon des formats standardisés ;

/ Les API (Application Programming Interface), mises à disposition par l’Etat, appelées aussi mode « Ser-vice », soit le déport de fonctionna-lités du portail Web « Chorus Pro » sur des systèmes d’information tiers. Ce mode permet de faire évoluer les

La gestion de la facturation électronique au sein de la sphère publique sous-entend la mise en place de processus permettant d’appréhender la dématérialisation comme une opportunité et non une contrainte.

LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

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L’ORDONNANCE DU 26 JUIN 2014 FAIT DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE UNE OBLIGATION POUR TOUS LES ÉMETTEURS DE FACTURES À DESTINATION DE L’ETAT, DES COLLECTIVITÉS ET DES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS AVEC UNE ENTRÉE EN VIGUEUR PROGRESSIVE :

321

1er janvier 2017

Obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques

1er janvier 2018

Obligation pour les entreprises de taille intermédiaire

1er janvier 2019

Obligation pour les petites et moyennes entreprises

1er janvier 2020

Obligation pour les micros entreprises

4

progiciels de gestion et d’assurer la compatibilité avec les portails de facturation existants.

Quel que soit le mode de transmis-

sion choisi par le fournisseur, le docu-

ment transmis par voie dématérialisée

est le document probant dès lors que

ce dernier est transmis par Chorus Pro.

Les informations de la facture

Selon l’article L441-3 du Code du Commerce,

tout achat de produits ou toute prestation

de service pour une activité professionnelle

doivent faire l’objet d’une facturation. Ainsi,

le volume de factures concernées par la fac-

turation électronique est estimé à 95 millions

de factures annuelles pour 80 000 struc-

tures publiques. L’organisation des services

financiers et comptables des administrations

publiques (réceptrices et émettrices de fac-

tures) sera ainsi considérablement impactée.

Une facture, qu’elle soit au format papier

ou dématérialisée, s’inscrit dans un cadre

contractuel liant un fournisseur, émetteur

de cette facture, et un client, récepteur de

cette même facture. La facture constitue une

note détaillée des prestations ou des mar-

chandises vendues. Il s’agit d’un document

de nature commerciale, comptable et fiscale,

établi par une structure juridique (société,

association, entrepreneur individuel…) pour

constater les conditions des achats et ventes

de produits, de marchandises ou de services

rendus. La facture doit également renseigner

un certain nombre de données obligatoires.

La facturation électronique introduit de nou-

velles données obligatoires sur la facture.

Selon l’article 1 du décret n° 2016-1478 du

2 novembre 2016 relatif au développement

de la facturation électronique, des données

supplémentaires doivent apparaitre sur la

facture. Ces données doivent permettre

l’identification du destinataire de la facture

et de la commande, ou du marché dans

lequel est établie la facture.

Ainsi, une donnée est désormais systéma-

tiquement obligatoire sur la facture : le

numéro Siret de la structure publique desti-

natrice de la facture.

Au Siret destinataire s’ajoute deux autres

données, souvent assimilées à « des para-

mètres de facturation », qui sont rendues

obligatoires ou non par chacune des struc-

tures publiques (le fournisseur pouvant

consulter le caractère obligatoire des para-

mètres de facturation via l’annuaire des

structures publiques mis à sa disposition

sur le portail Web « Chorus Pro ») :

/ Le code d’identification du service en charge du paiement (communé-ment appelé « code service ») ;

/ En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engage-ment généré par le système d’infor-mation financier et comptable de l’entité publique (communément appelé « engagement juridique » ).

Ces données récemment obligatoires sont

autant de moyens permettant le routage et

l’identification de la prestation liée la fac-

ture. L’enjeu pour la structure destinatrice

est donc de maitriser et d’organiser au mieux

la mise en place d’un système d’information

efficace permettant de router la facture vers

le bon destinataire et de rapprocher rapi-

dement la facture d’une prestation réalisée.

Enfin la facturation électronique modifie

l’importance des informations à mentionner

sur une facture. L’adresse postale qui était

autrefois essentielle dans l’acheminement de

la facture vers le bon destinataire endosse

aujourd’hui un simple rôle indicatif.

Les nouvelles modalités de la facturation électronique

Outre les données supplémentaires qui

doivent apparaitre sur la facture, une moda-

lité nouvelle apparait afin de permettre l’au-

thentification d’une facture électronique. En

effet, la signature électronique est désormais

exigée dans le cadre de la dématérialisation

(excepté pour les fournisseurs qui déclare-

raient avoir mis en place une piste d’audit

fiable). Comme le prévoit la loi n° 2000-

230 du 13 mars 2000 portant adaptation

du droit de la preuve aux technologies de

l’information et relative à la signature élec-

tronique, cette dernière a la même valeur

légale qu’une signature manuscrite. Ainsi,

l’authentification des factures au format

électronique jouit d’un cadre réglementaire

et législatif favorable pour être garantie.

L E S D O N N É E S O B L I G ATO I R E S À M E N T I O N N E R S U R U N E FA C T U R E PA P I E R

• Le nom des parties et leur adresse ;

• La date de la vente ou de la pres-tation ;

• La quantité de produits vendus et des services rendus ;

• La dénomination précise des produits vendus et des services rendus ;

• Le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ;

• Toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la pres-tation de service.

La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement ins-crite sur la facture ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

[…] l’intégrité et la lisibilité de la facture sont favorisées dans le cadre de la facturation électronique, notamment pour des raisons de traçabilité et de conservation simplifiée.

5

Outre l’authenticité, la facture doit respecter

deux autres conditions, et ce de son émis-

sion jusqu’à la fin de sa conservation comme

le prévoit l’article 289 du Code général des

Impôts :

/ V- L’authenticité de l’origine, l’inté-grité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Ces deux garanties que sont l’intégrité et la

lisibilité de la facture sont favorisées dans le

cadre de la facturation électronique, notam-

ment pour des raisons de traçabilité et de

conservation simplifiée. La conservation des

factures, comme tout autre document fiscal,

est obligatoire.

La dématérialisation native rend caduc l’ar-

chivage papier, simplifiant grandement la

conservation des factures pour les durées

exigées (6 ans en termes d’obligation fis-

cale - CGI, LPF, art. L. 102 B - et 10 ans en

termes d’obligation comptable - C. Com art.

L. 123-22).

La nécessaire adaptation des structures publiques

La nouvelle réglementation en matière de

dématérialisation des factures implique que

les structures publiques soient confrontées

à des défis d’ordre juridique, organisation-

nel et économique. Ainsi, les administrations

doivent nécessairement prendre en consi-

dération l’ensemble de ces aspects afin de

tirer profit de la facturation électronique.

La dématérialisation doit ainsi permettre

d’améliorer l’efficience de l’organisation à

travers la refonte bien souvent nécessaire

de ses processus (système décisionnel, pro-

cédures, capitalisation des informations…).

Les nouvelles fonctionnalités mises à la dis-

position des structures publiques en matière

de gestion de données et d’archivage des

factures doivent garantir l’accessibilité des

documents ainsi que la sécurité et la traça-

bilité des flux. La modernisation de leur sys-

tème d’information est ainsi attendue et sou-

haitable afin de respecter la réglementation.

Aussi, la possibilité de suivre l’évolution

du traitement des factures permet une

approche plus précise des données comp-

tables d’une organisation.

Grâce aux outils technologiques mis en

place, il est possible de s’assurer qu’un four-

nisseur a pris connaissance d’un rejet d’une

facture ou de sa mise en paiement. Les lour-

deurs administratives qui pouvaient surve-

nir (lettres recommandées, relances pos-

tales) et les délais supplémentaires qu’elles

impliquaient devraient donc être révolus.

Par ailleurs, l’Etat, qui s’engageait à payer

ses fournisseurs dans un délai de 30 jours,

compte réduire le délai moyen de traitement

à 20 jours grâce à la dématérialisation. Ce

délai étant un objectif, il n’est pas engageant

pour l’Etat mais affiche une forme d’opti-

misme à l’égard de la dématérialisation.

Enfin, les impacts économiques ne sont pas

à négliger. Selon le Ministère des Finances,

cette mesure de simplification devrait entraî-

ner des économies et des gains de producti-

vité représentant plus de 710 millions d’euros

par an, dont 335 millions d’euros pour les

entreprises.

L E S P R AT I Q U E S E X I STA N T E S E N M AT I È R E D E D É M AT É R I A L I S AT I O N

Les structures publiques opèrent suivant dif-

férents modes de gestion des factures. La

chaine de traitement des factures des struc-

tures publiques observe de grandes dispari-

tés en matière de dématérialisation, toutes

les structures n’étant pas égales devant

ce sujet. L’étude des différentes pratiques

existantes réalisée à partir d’échanges avec

des acteurs de la chaine de traitement des

factures au sein de structures publiques a

permis de définir 5 niveaux de dématériali-

sation. Ces niveaux sont représentatifs des

pratiques les plus courantes et déterminent

une échelle de mesure qui vise à identifier

la maturité d’une entité vis-à-vis du concept

de dématérialisation appliqué aux factures

fournisseurs.


L A G A R A N T I E D U R E S P E C T D E S C R I T È R E S D É F I N I S PA R L’A R T I C L E 2 8 9 D U CO D E

G É N É R A L D E S I M P ÔT S

M OY E N S M I S E N P L AC E DA N S L E C A D R E D E L A D É M AT É R I A L I S AT I O N

Authenticité : Signature électronique ou déclaration de la mise en place d’une piste audit fiable

Intégrité : Archivage à valeur probante de la facture originale pour une durée de 10 ans et conservation garantie des données initiales de la facture (aucune modification possible)

Lisibilité : Conservation du document numérique (lisibilité assurée sur la durée de conservation)

Améliorer les relations

avec les fournisseurs

Optimiser la

productivité

Simplifier

les processus

Faciliter l’accessibilité

et la sécurité

des documents

O R G A N I S AT I O N P U B L I Q U E

6

Niveau 0 : Processus non dématérialisé

Le traitement de la facture est non déma-

térialisé. L’utilisation de papier est impor-

tante. Les délais de traitement sont longs et

la charge de travail associée conséquente.

Niveau 1 : Numérisation du document

entrant et saisie manuelle dans le SI

Le circuit de traitement de la facture s’éta-

blit à partir de la facture dématérialisée.

L’utilisation du papier est faible et l’informa-

tion est partagée facilement entre les agents,

au travers d’une solution de gestion électro-

nique des documents (GED). Pour autant,

les délais et coûts de traitement demeurent

élevés car la saisie et le contrôle de la facture

ne sont pas automatisés.

Niveau 2 : Numérisation du document

entrant avec reconnaissance de caractères

et intégration automatisée dans le SI

La facture est intégrée automatiquement

dans le système d’information financier

grâce à une reconnaissance automatique des

données. Le papier n’est pas supprimé mais

la numérisation avec reconnaissance auto-

matique des caractères permet à la struc-

ture publique d’automatiser le contrôle des

données de la facture et l’intégration dans

le système d’information financier.

Niveau 3 : Dématérialisation à la création du

document et saisie manunuelle dans le SI

La facture est envoyée et traitée de façon

dématérialisée mais sans automatisation

de la saisie et du contrôle. Le papier n’est

pas utilisé ce qui simplifie l’archivage, le par-

tage d’informations et la consultation des

factures. La charge de travail pour les agents

reste conséquente sans automatisation de la

saisie et du contrôle des factures.

Niveau 4 : Dématérialisation totale du

processus

La chaîne de traitement est 100 % déma-

térialisée de l’émission jusqu’à la mise en

paiement de la facture. Les gains en termes

de temps et de coûts de traitement sont

considérables grâce à la suppression des

délais d’acheminement, de numérisation

et à l’intégration automatique des données

dans le système d’information. Un tel mode

assure aussi une meilleure gestion des don-

nées (consultation, sécurité, archivage…).

N I V E A U 0 : P R O C E S S U S N O N D É M AT É R I A L I S É

Le traitement 100 % papier correspond au

niveau historique de traitement des factures.

Ici, la dématérialisation est une notion étran-

gère au traitement des factures. En effet,

l’entité publique reçoit ses factures par cour-

rier, les trie manuellement et les traite à partir

du format papier.

Si le service financier de l’entité saisit dans

le système d’information les données clés

de la facture, le contrôle des données est

purement intellectuel et le traitement n’est

pas automatisé.

En outre, le circuit de validation de la facture

s’établit à partir de la facture papier. Enfin, la

facture papier est la preuve fiscale.

Ce premier niveau impose une charge de

travail importante pour le traitement des

factures et leur conservation.

Édition de la facture

Réception et tri du courrier

Contrôle de la facture

Saisie des données clés de la facture

Liquidation de la facture

Comptabilisation

Mise en paiement

ADM

INIS

TRAT

IONS

PUB

LIQU

ESFO

URNI

SSEU

RS

Service chargé de la facturation

Service courrier

Service financier

Service comptable

Acheminement de la facture

7


N I V E A U 1 : N U M É R I S AT I O N D U D O C U M E N T E N T R A N T E T S A I S I E M A N U E L L E D A N S L E S I

La dématérialisation des documents reçus

en vue de leurs traitements manuels corres-

pond à un niveau de dématérialisation limité,

permettant toutefois un gain de temps cer-

tain dans le traitement des factures. Ici, la

facture reçue préalablement en papier est

numérisée.

Dans ce cas, le circuit de traitement de la

facture s’établit à partir de la facture dématé-

rialisée. Ceci entraîne moins de papier et une

diminution du temps de traitement interne,

grâce à un meilleur partage des informations

entre les différents acteurs de la chaîne de

traitement.

En revanche, le contrôle et la saisie par le

service financier des données clés de la fac-

ture ne sont pas automatisés, ce qui peut

constituer un goulot d’étranglement en cas

de hausse du volume de factures (exemple :

période de fin d’année). La facture papier

demeure la preuve fiscale dans le cas d’une

simple numérisation.

N I V E A U 2 : N U M É R I S AT I O N D U D O C U M E N T E N T R A N T A V E C R E CO N N A I S S A N C E D E C A R A C-T È R E S E T S A I S I E A U TO M AT I S É E D A N S L E S I

Le traitement dématérialisé et automatisé

d’une facture électronique est permise

notamment grâce à la reconnaissance

automatique des données présentes sur la

facture, ce qui assure une intégration auto-

matique des factures au sein des système

d’information financiers.

En effet, même si la facture envoyée par le

fournisseur est au format papier et ache-

minée par courrier, la numérisation avec

reconnaissance automatique des caractères

permet à la structure publique d’automatiser

le contrôle des données clés et l’intégration

dans le système financier.

Le contrôle intellectuel du service financier

reste néanmoins nécessaire mais est drasti-

quement réduit, ce qui constitue un gain de

temps considérable. Une telle configuration

est également propice à la mise en place

d’indicateurs relatifs au traitement des fac-

tures ce qui assure une parfaite gestion de

l’exercice comptable.

En revanche, tous les acteurs n’ont pas

nécessairement accès au système d’infor-

mation financier de la structure, ce qui peut

poser problèmes dans les cas où des agents

extérieurs au processus auraient un rôle

important dans la validation de la facture

(attestation du service fait notamment), si la

numérisation est réalisée par le service cour-

rier ou le service financier et que les factures

numérisées ne sont pas mises à disposition

dans une solution de gestion électroniques

des documents (GED).

La preuve fiscale reste pour autant la facture

papier car le mode de conception définit la

valeur probante. Ainsi, ce niveau ne permet

pas d’ôter les éventuelles problématiques

d’archivages des factures.

Ce niveau de dématérialisation permet éga-

lement de mettre en place un archivage cen-

tralisé des factures fournisseurs, et ce, dès

leur réception.






ComptabilisationMise en

paiementNumérisation de

la facture


Service courrier


FOURNISSEURS A D M I N I S T R AT I O N S P U B L I Q U E S

Service financier Service comptableService numérisation




Intégration automatique

dans le SI



paiement

Numérisation de la facture avec reconnaissance de caractères


Service courrier



Service financier Service comptableService numérisation

8

NIVEAU 3 : DÉMATÉRIALISATION À LA CRÉATION DU DOCUMENT ET SAISIE MANUELLE DANS LE S I

Lorsque la facture est réceptionnée de

manière dématérialisée alors la dématériali-

sation apparait comme un facteur facilitateur

des échanges entres destinataires et émet-

teurs. En effet, la facture est dématérialisée

en amont par le fournisseur et envoyée de

manière électronique.

Ainsi, la structure publique n’a pas besoin de

l’imprimer et peut la traiter directement de

façon dématérialisée.

Le circuit de validation peut être dématéria-

lisé ce qui implique une baisse de l’utilisation

du papier et une diminution du temps de

traitement interne. Le partage des docu-

ments comptables peut ainsi être simplifié,

de même que l’archivage des factures. Pour

autant, il est à noter que dans une telle confi-

guration, si une gestion électronique cen-

tralisée des documents n’est pas mise en

place, les acteurs peuvent avoir tendance

à sauvegarder leurs propres documents

de manière individuelle et éclaté au sein de

l’organisation.

Le contrôle et la saisie par le service finan-

cier des données clés de la facture ne sont

pas automatisés. Ainsi, la charge de travail

pour les agents en charge du traitement

reste conséquente. En revanche, la facture

dématérialisée est la preuve fiscale.

N I V E A U 4 : D É M AT É R I A L I S AT I O N TOTA L E D U P R O C E S S U S

Le degré de dématérialisation le plus abouti

correspond à une chaîne de traitement 100 %

dématérialisée de l’émission jusqu’à la mise

en paiement de la facture.

Le fournisseur émet sa facture soit sous

forme d’un fichier PDF puis l’envoie de

manière dématérialisée ou par l’intermé-

diaire d’un portail, soit sous forme d’un

fichier XML c’est-à-dire de données structu-

rées, et la transmet en mode EDI (échanges

de données informatisées).

S’il choisit ce dernier mode alors la facture

peut être directement intégrée dans le sys-

tème d’information de la structure publique

destinatrice. Si le format PDF est privilégié

pour sa simplicité de mise en œuvre, une

étape supplémentaire de reconnaissance

des caractères de la facture doit être mise

en place par l’entité réceptrice de la facture

pour optimiser son traitement.

Le contrôle automatique de la facture et

l’intégration automatique dans le système

d’information de l’entité demeurent. Ici, la

facture dématérialisée vaut logiquement

preuve fiscale.

Outre les gains de temps considérables de

traitement des factures, un tel mode assure

une meilleure gestion des données (sécurité,

archivage…). La gestion de l’exercice comp-

table est ainsi facilité. Cependant, user d’un

tel mode de traitement sous-entend des

coûts importants de mise en œuvre dus à

l’évolution et la fiabilisation nécessaires des

systèmes d’information. De plus, une mon-

tée en compétences des agents chargés du

traitement des factures est nécessaire car les

pratiques de travail sont impactées.

Des dématérialisations alternatives sont

aussi parfois mis en place notamment pour

les marchés de travaux : soit par l’intermé-

diaire de portail de facturation pré-géné-

rant un état d’acompte à partir d’un projet

de décompte, soit via l’échange de fichiers

tableurs simplifiant le calcul des révisions de

prix. Dans ce second cas, il est à noter que si

la mise en place de tels processus est simple,

elle porte des risques sur le caractère pro-

bant de la facture et peut donc apparaître

comme une solution dégradée.






paiement


Envoie dématérialisé de la facture


Service financier Service comptable



Intégration automatique

dans le SI



paiement


Envoie dématérialisé de la facture


Service financier Service comptable

9


Même si le dernier niveau de dématérialisa-

tion doit être, globalement, celui vers lequel

les administrations doivent tendre, toutes les

structures publiques ne semblent pas déjà

prêtes dans leur méthode d’organisation.

Pour d’autres, il semble que le dernier niveau

ne soit pas le plus optimal. Pour ces struc-

tures, l’enjeu de la phase transitoire (2017-

2019), qui voit le maintien d’un flux papier en

parallèle d’un flux dématérialisé, est d’autant

plus fort.

N IVEAU 0

: PROCESS

US NON D

ÉMATÉR IA

L IS É

N IVEAU 2

: NUMÉR I S

AT ION D

U DOCUMENT

ENTRANT A

VEC R

ECONNA I S

SANCE D

E CARAC-

TÈRE E

T SA I S

I E A

UTOMAT I

SÉE D

ANS L E

SI

N IVEAU 1

: NUMÉR I S

AT ION D

U DOCUMENT

ENTRANT E

T SA I S

I E M

ANUEL LE D

ANS L E

SI

N IVEAU 3

: DÉMATÉ

R IAL I

SAT I

ON À LA

CRÉA-

T ION D

U DOCUMENT E

T SA I S

I E M

ANUELLE

DANS L E

SI

N IVEAU 4

: DÉMATÉ

R IAL I

SAT I

ON TOTA

LE D

U

PROCESSUS

M I S E S O U S CO N T R Ô L E D E S P R O C E S S U S D ’A R C H I VA G E

S Y N T H È S E D E S A VA N TA G E S E T D E S I N CO V É N I E N T S D E S N I V E A UX D E D É M AT É R I A L I S AT I O O N

S É C U R I T É D E S D O N N É E S

S A I S I E E T CO N T R Ô L E A U TO M AT I Q U E

FA C I L I T É D E CO N S U LTAT I O N

PA R TA G E D ’ I N F O R M AT I O N S

R I S Q U E D ’ E R R E U R D A N S L E T R A I T E M E N T

D É L A I S D E T R A I T E M E N T

M A N I P U L AT I O N D E D O C U M E N T S PA P I E R

CO Û T S D E T R A I T E M E N T

CO M P L E X I T É D U S Y ST È M E D ’ I N F O R M AT I O N

L É G E N D E

FA I B L E F O R T

10

L E S M O D È L E S O R G A N I S AT I O N N E L S D E T R A I T E M E N T D E S FA C T U R E S D E S E N T I T É S P U B L I Q U E S

L’obligation réglementaire doit être l’occa-

sion pour chaque structure publique de

revoir sa chaîne de traitement des factures et

donc l’organisation de l’entité pour s’adapter

au mieux à la dématérialisation fiscale des

factures fournisseurs.

Cependant, il n’est pas possible de calquer

un modèle unique. Les caractéristiques

propres de chacune des structures doivent

être prises en compte dans la refonte des

modèles organisationnels. En effet, les struc-

tures publiques disposent de caractéristiques

spécifiques en termes de compétences, de

budget, d’effectifs, du nombre d’administrés,

du volume de factures, etc. Leur organisation

varie nécessairement, comme la chaîne de

traitement de la dépense.

Faisant fi des considérations spécifiques

propres à chaque structure, il est possible

de dégager, sur la base des différents retours

d’expérience en matière de traitement des

factures au sein des structures publiques,

cinq grands types d’organisations relatives

au traitement des factures fournisseurs.

Organisation 1 : Décentralisation dans les directions métiers

Dans une organisation de type « décentrali-

sée », l’ensemble des factures sont reçues et

contrôlées par les services administratifs et

financiers de chaque direction métier desti-

nataire. Ces services vérifient la conformité

de la facture par rapport à la commande

et saisissent les données clés de la facture

directement dans le système d’information

de l’entité.

Organisation 2 : Décentralisation partielle dans les directions métiers

Dans une organisation partiellement décen-

tralisée, l’ensemble des factures sont reçues

et contrôlées par les services métiers desti-

nataires. Elles sont en revanche traitées et

liquidées par le service financier de l’entité.

Organisation 3 : Centralisation dans la direction administrative et financière

Dans une organisation de type « centrali-

sée », l’ensemble des factures sont reçues,

contrôlées et traitées par le service financier

de l’entité.

Organisation 4 : Gestion par un centre de service partagé

Un centre de services partagés est un orga-

nisme commun à plusieurs structures ou

plusieurs entités d’une même structure qui

souhaitent mutualiser leurs activités admi-

nistratives. Dans ce cas, l’ensemble des fac-

tures sont reçues, contrôlées et traitées par

le centre de services partagés.

Organisation 5 : Gestion par un service facturier

Lorsqu’une structure soumise à la gestion

budgétaire et comptable publique (GBCP)

met en place un service facturier (SFACT),

elle centralise sa chaine de traitement au sein

du service facturier, de la réception de la fac-

ture jusqu’à sa mise en paiement.

11

O R G A N I S AT I O N 1 : D É C E N T R A L I S AT I O N D A N S L E S D I R E C T I O N S M É T I E R S

Dans une organisation de type « décentra-

lisé », l’ensemble des factures sont reçues

et contrôlées par les services administratifs

et financiers de chaque direction métier

destinataire.

Ces services saisissent les données clés de la

facture directement dans le système d’infor-

mation financier de l’entité.

La liquidation et la transmission de la facture

au comptable se fait par le service en charge

des factures de la direction financière. Une

telle organisation peut sembler optimale

pour certaines structures car elle respon-

sabilise la direction métier, mais élargie son

portefeuille d’activités, au-delà de son cœur

de métier.

Une telle configuration suppose d’ouvrir les

accès du système d’information financier aux

directions métiers et de mettre en place des


Direction Générale

Service budgétaire

Service marché

Service métier

Service métier

Service adm. et

financier

Service métier

Service métier

Service adm. et

financier

Service métier

Service métier

Service adm. et

financier

Service financier

Service comptable

D I R E C T I O N S O P É R A T I O N N E L L E S F O N C T I O N S S U P P O R T S

S E R V I C E M É T I E R S E R V I C E F I N A N C I E R S E R V I C E CO M P TA B L E

C o n s t a t a t i o n e t c e r t i f i c a t i o n d u s e r v i c e f a i t

C o n t r ô l e d e l a f a c t u r e

S a i s i e d e s d o n n é e s c l é s d e l a f a c t u r e

L i q u i d a t i o n d e l a f a c t u r e

C o m p t a b i l i s a t i o n / M i s e e n p a i e m e n t

processus facilitant le workflow de validation

entre les acteurs. Le temps de traitement de

la facture est mécaniquement rallongé du

fait de l’intervention de plusieurs acteurs

sur le processus de paiement d’une facture

fournisseur.

De même, le fournisseur de la structure

publique peut disposer de différentes

adresses au sein de cette structure pour

envoyer ses factures, ce qui peut être source

d’erreur de facturation pour les fournisseurs

et donc entraîner une augmentation du délai

de paiement.

Ce type d’organisation permet néanmoins

un service fait de qualité puisque le traite-

ment des factures n’est pas décorrélé de

l’activité opérationnelle des services. Ainsi,

une organisation de type « décentralisée »

est plus adapté pour les dépenses liées aux

achats ponctuels correspondant à un besoin

métier et où une facture est nécessaire pour

attester du service fait.

Une telle organisation peut sembler optimale pour certaines organisations car elle responsabilise la direction métier. Néanmoins, cela entraine une complexité du point de vue du système d’information financier et élargit le périmètre d’activités des directions opérationnelles, au-delà de leur cœur de métier.

12

O R G A N I S AT I O N 2 : D É C E N T R A L I S AT I O N PA R T I E L L E D A N S L E S D I R E C T I O N S M É T I E R S

Dans une organisation partiellement décen-

tralisée, l’ensemble des factures sont reçues

et contrôlées par les services métiers desti-

nataires avant d’être transmises à un service

financier centralisé, pour la suite de leur

traitement.

Le service financier saisit les données clés

de la facture dans le système d’information

financier de l’entité, puis procède à la liqui-

dation avant de la transmettre au service

comptable.

Ce type d’organisation peut créer une infla-

tion de temps et de coût dans le traitement

de la facture du fait d’un nombre d’acteurs

importants dans le processus. De plus, il

convient de noter que le rôle de la direction

métier est très limité au regard de la plus-

value apportée et de la charge de travail

demandé.

Tout comme l’organisation totalement

décentralisée, les fournisseurs d’une struc-

ture publique, dotée d’une organisation

partiellement décentralisée, peuvent dispo-

ser de différentes adresses au sein de cette

structure pour envoyer leurs factures, ce qui

peut être source d’erreur de facturation pour

les fournisseurs et donc entraîner une aug-

mentation des délais de paiement.

En revanche, les organisations décentrali-

sées permettent d’avoir dès réception, une

facture rapprochée d’un service fait, ce qui

facilite le traitement des dépenses où le

service métier a besoin d’une facture pour

apposer le service fait. Ce type d’organi-

sation est donc particulièrement adaptée

aux structures ne pouvant généraliser la

réalisation du service fait préalablement et

de manière décolérée de la réception de la

facture.

Les organisations décentralisées permettent d’avoir, dès réception, une facture rapprochée d’un service fait.


Service budgétaire

Service marché

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service financier

Service comptable








13


O R G A N I S AT I O N 3 : C E N T R A L I S AT I O N D A N S L A D I R E C T I O N A D M I N I ST R AT I V E E T F I N A N C I È R E

Dans une organisation de type « centrali-

sée », l’ensemble des factures sont reçues,

contrôlées et traitées par le service finan-

cier de l’entité au sein de la direction finan-

cière. Les services métiers n’interviennent

pas dans le processus, se concentrant ainsi

sur leur cœur de métier. Une telle organi-

sation permet d’améliorer la charge de

travail nécessaire et le coût de traitement

d’une facture en centralisant son traitement

et en s’appuyant sur les fonctionnalités du

système d’information qui permettent de

rapprocher rapidement une facture du bon

de commande et du service fait, si ce dernier

est réalisé préalablement à la réception de la

facture et de manière décorrelée. Le nombre

limité d’acteurs intervenant sur le traitement

de la facture assure le contrôle des dépenses

en matière d’accès au système d’informa-

tion financier (exemple : nombre de licences,

etc…). De même, la standardisation des acti-

vités visant à traiter les factures assure une

l’efficacité forte des acteurs et optimise les

délais de traitement.

On constate un fort potentiel d’automatisa-

tion permettant une comptabilisation plus

rapide si les activités préalables au traite-

ment de la facture, et notamment la consta-

tation du service fait, sont correctement

réalisées par les services métiers en amont.

De plus, les fournisseurs disposent d’une

seule adresse de facturation ce qui limite les

erreurs en matière d’adresse de facturation.

En revanche, la mise en place des éléments

de rapprochement ou de routage (numéro

d’engagement, service, code service…) indi-

quées sur la facture par le fournisseur s’avère

nécessaire.

Néanmoins, dès lors que le traitement est

centralisé, le processus doit être supporté

par un système d’information financier effi-

cient et fiable. Des fonctionnalités au sein

de ce même système d’information devront

permettre un dialogue entre la direction des

finances et les directions métiers en cas de

problématiques de rapprochement facture/

service fait. C’est pourquoi ce type d’organi-

sation est plus adapté aux dépenses pour les-

quelles les montants sont connus à l’avance :

les dépenses de fluide avec échéancier puis

régularisation traitée par ailleurs, les presta-

tions intellectuelles ou les abonnements par

exemple. En effet, les services métier doivent

être en capacité de constater le service fait

sur la base d’autres pièces que la facture,

qui ne leur est pas transmise. Il est alors plus

simple pour ces structures d’organiser au

maximum une constatation du service fait

sur des quantités et non sur des montants.


Service budgétaire

Service marché

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service financier

Service comptable








14

O R G A N I S AT I O N 4 : G E ST I O N PA R U N C E N T R E D E S E R V I C E PA R TA G É

L’entité peut recourir à un centre de service

partagé (CSP) pour prendre en charge les

activités liées au traitement de ses factures

fournisseurs. Ce CSP peut, par ailleurs, être

commun à plusieurs structures ou plusieurs

entités d’une même structure qui souhaitent

mutualiser leurs activités.

Dans ce cas, l’ensemble des factures sont

reçues, contrôlées et traitées par le centre de

services partagés. Une tel modèle permet de

rationaliser le processus de traitement des

factures. La standardisation des activités de

traitement assure une l’efficacité forte des

acteurs et optimise les délais de traitement

sur l’ensemble de la chaine.

Les fournisseurs disposent, quant à eux,

d’une unique adresse de facturation, ce

qui limite les erreurs d’envoi de la facture

quel que soit le service prescripteur de la

commande.

Cependant, comme tout projet de transfor-

mation impacte les effectifs d’une organi-

sation, l’évolution vers ce type d’organisa-

tion suppose une conduite du changement

plus importante vis-à-vis des personnels

et de faire évoluer son système d’informa-

tion financier afin que ce dernier puisse

supporter de manière la plus efficiente

possible les nouveaux processus. En effet,

la direction des finances n’intervenant plus

dans le processus, elle devra disposer de res-

titutions adéquates afin de suivre les états de

consommations (réelles et prévisionnelles)

ainsi que le rythme de facturation impactant

la gestion des engagements budgétaires.

Le traitement de la facturation à travers des

centres de services partagés est malgré tout

le modèle organisationnel le plus à même de

permettre une baisse du coût de traitement

d’une facture, notamment si la volumétrie

des factures est importante.


Service budgétaire

Service marché

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service financier

Service comptable








C e n t r e d e s e r v i c e p a r t a g é

Service métier

Service métier

15

Le traitement de la facturation à travers des centres de services partagés est le modèle organisationnel le plus efficient lorsqu’une volumétrie importante de factures est atteinte.


16

O R G A N I S AT I O N 5 : G E ST I O N PA R U N S E R V I C E FA C T U R I E R ( S FA C T )

Pour les établissements soumis au décret

n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la

gestion budgétaire et comptable publique

(GBCP), la mise en place d’un service factu-

rier assurant les étapes du contrôle de la fac-

ture, jusqu’à sa mise en paiement, fait l’objet

d’une des principales recommandations.

Dans un tel cas, les directions opération-

nelles (services métiers) réceptionnent les

factures et attestent du service fait. Dans

une telle configuration, le rôle des services

métiers s’arrête ici. Une fois le service fait

attesté, un service facturier, rattaché au ser-

vice comptable, procède à la liquidation et à

la mise en paiement des factures.

Dans une telle configuration, les services

métiers sont ainsi déchargés des problé-

matiques administratives et comptables et

peuvent se recentrer sur leur cœur de métier.

De plus, le traitement des factures s’effectue

au sein d’un seul service (service facturier),

autonome et compétent en la matière, ce qui

permet de limiter les goulots d’étranglement

et d’optimiser le délai de traitement, évitant

ainsi à la structure de s’exposer au paiement

d’intérêt moratoires.

La réduction des délais s’explique par la cen-

tralisation (au sein du SFACT) des contrôles

effectués lors du traitement des factures et

la rationalisation du circuit des factures et

des pièces attestant le service fait (dont le

service facturier est le destinataire unique).


Service budgétaire

Service marché

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service métier

Service financier

Service comptable








17


L’ I M PA C T D E L A G E ST I O N B U D G É TA I R E E T CO M PTA B L E P U B L I Q U E (G B C P ) S U R L A C H A Î N E D E T R A I T E M E N T D E S FA C T U R E S

Le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) a pour objectif la réno-vation du règlement général de la comptabilité publique (RGCP) et de mentionner, au sein d’un nouveau texte, l’ensemble des règles

concernant la gestion budgétaire et le nouveau cadre de la gestion financière des organismes.

Ce nouveau cadre budgétaire s’applique aux administrations publiques, qu’il s’agisse notamment d’établissements publics administratifs, d’établissements publics industriels et commerciaux ou de groupements d’intérêt public (GIP) soumis à la comptabilité publique (en

application du décret n° 2012-91 du 26 janvier 2012 relatif aux GIP).

Lorsqu’il est mis en place, le service facturier placé sous l’autorité d’un comptable public est chargé de recevoir et d’enregistrer les factures et titres établissant les droits acquis aux créanciers. Le service facturier répond à un objectif de gains en matière de délais de

paiement, de ressources et de qualité comptable.

DÉCENTRAL I

SAT I

ON DANS

L ES

D IREC

T IONS

MÉT IERS

CENTRAL I

SAT I

ON DANS

LA D

IREC

T ION

ADM INI S

TRAT I

VE ET F

INANC I È

RE

DÉCENTRAL I

SAT I

ON PART I

E L LE D

ANS

L ES

D IREC

T IONS

MÉT IERS

GESTIO

N PAR U

N CENTR

E DE S

ERV I CE

PARTAGÉ

GESTIO

N PAR U

N SERV I C

E FACTU

R I ER

S Y N T H È S E D E S A VA N TA G E S E T D E S I N CO V É N I E N T S P O U R C H A Q U E M O D È L E T Y P E D ’O R G A N I S AT I O N

N O M B R E D ’AC T E U R S I N T E R V E N A N T DA N S L E T R AT I E M M E N T D E LA FAC T U R E

D É L A I S D E T R A I T E M E N T

CO Û T S D E T R A I T E M E N T

CO M P L É X I T É D U S Y ST È M E D ’ I N F O R M AT I O N

N O M B R E D ’A C T E U R S D E VA N T A V O I R U N A CC È S A U S Y ST È M E D ’ I N F O R M AT I O N F I N A N C I E R

L É G E N D E

FA I B L E F O R T

P R É R E Q U I S P O U R U N E E F F I C I E N T E O PT I M A L E

Réalisation du service fait en amont de la réception de la facture

18

P R O C E S S U S D E FAC T U R AT I O N É L É M E N T S C L É S D E L A G B C P D E S C R I PT I O N

ENGAGEMENT JURIDIQUE L’engagement est l’acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. La notification de l’engagement juridique par l’ordonnateur constitue l’engagement ferme de l’organisme à l’égard du fournisseur. L’engagement est le fait générateur de la consommation des autorisations d’engagement (donnant lieu à une dépense), en amont de toute phase de réception de factures.Les structures publiques peuvent exiger de leurs fournisseurs qu’ils indiquent sur leurs factures le numéro d’engagement juridique (afin de faciliter le rapprochement entre la facture et la prestation réalisée). Dans ce cas, l’engagement juridique doit être transmis aux fournisseurs avant l’émission de leurs factures.

Le service fait doit s’opérer en deux temps :

/ Une phase de constatation, réalisée dès réception de la commande ou de la prestation.

/ Une phase de certification, réalisée par un acteur habilité (ayant qualité d’ordonnateur). Dans le cas de la commande publique, elle a lieu principalement lors de la réception des biens ou prestations et non lors de la réception de la facture.

La demande de paiement est créée par le gestionnaire dès réception de la facture et suite au rapprochement effectué entre cette dernière, l’engagement juridique et le service fait. La demande de paiement est validée et contrôlée par le responsable des demandes de paiement avant d’être transmise au comptable public. Cette validation vaut ordre de payer pour le comptable auquel elle est transmise (le responsable des demandes de paiement a qualité d’ordonnateur). La réalisation du paiement doit être systématiquement réalisée par le comptable public.

AVANT RÉCEPTION DE LA FACTURE

PAIEMENT

1

2

3

L’ I M PA C T D E L A G E ST I O N B U D G E TA I R E E T CO M PTA B L E P U B L I Q U E (G B C P ) S U R L A C H A I N E D E T R A I T E M E N T D E S FA C T U R E S A U S E I N D E S É TA B L I S S E M E N T S P U B L I C S

La chaine de traitement des factures des

organismes publics est considérablement

impactée par l’obligation d’accepter des

factures dématérialisées et par le fait d’uti-

liser Chorus Pro pour réceptionner des

factures. Pour autant, l’obligation progres-

sive de dématérialisation des factures à

destination des structures publiques n’est

pas le seul élément ayant un impact en

termes de gestion des factures. En effet,

au-delà des règles comptables usuelles, cer-

taines structures publiques sont également

soumises à la règlementation relative à la

gestion budgétaire et comptable publique

(GBCP). L’application du décret au niveau

des structures implique nécessairement de

prendre en compte un certains nombre d’élé-

ments en matière de traitement des factures.

APRÈS RÉCEPTION DE LA FACTURE

SERVICE FAIT

19


D I F F É R E N T E S CO N F I G U R AT I O N S O B S E R V É E S A U R E G A R D D U N I V E A U D E D É M AT É R I A L I S AT I O N E T D E S O R G A N I S AT I O N S M I S E S E N P L A C E

Les différents niveaux de dématérialisa-

tion et les différents types d’organisation

mettent en évidence le fait que les structures

publiques présentent de fortes inégalités en

matière de traitement des factures entrantes.

Pour autant, les modifications en matière de

législation supposent une nécessaire évolu-

tion au niveau de ces deux axes.

Fort de ces constats, Wavestone a pu établir

une cartographie des différentes configu-

rations possibles en matière de traitement

des factures. La cartographie ci-dessous

vise à représenter l’ensemble des position-

nements possibles des structures publiques.

Il convient de noter qu’au regard de la régle-

mentation en vigueur depuis le 1er janvier

2017, certaines configurations ne peuvent

être maintenues.

Centralisé dans la direction

administrative et financière

Décentralisé dans les

directions métiers

Décentralisé partiellement

dans les directions métiers

Géré par un centre de

service partagé

Géré par un service

facturier

Processus non dématérialisé

Numérisation du document entrant et

saisie manuelle dans le SI

Dématérialisation à la création du document

et saisie manuelle dans le SI

Numérisation du document entrant avec

reconnaissance de caractères et saisie

automatisée dans le SI

Dématérialisation totale du processus

Configuration cible

Configuration ne pouvant être maintenue dans le cadre de la réception des factures des Grandes Entreprises au-delà du 1er

janvier 2017.

Configuration non optimisée

Niveau de dématérialisation

* A partir du 1er janvier 2017, seules les Grandes Entreprises au sens de l’INSEE sont dans l’obligation de transmettre leurs factures de manière dématérialisée.

C A R TO G R A P H I E D E S D I F F É R E N T E S CO N F I G U R AT I O N S P O S S I B L E S

20

Organisation initiale

Organisation intermédiaire

Organisation cible

Avant 2017 Entre 2017 et 2020 Après 2020

Avant 2017 : La structure publique peut continuer de réceptionner des factures au

format papier

Entre 2017 et 2020 : La structure publique doit être en mesure de réception des factures

dématérialisées et non dématérialisées

Après 2020 : La structure publique doit recevoir exclusivement ses factures sous

format dématérialisé.

Conservation nécessaire de 2 niveaux de dématérialisation

T R A J E C TO I R E D ’ É V O L U T I O N D E L A C H A I N E D E T R A I T E M E N T

Le 1er janvier 2020, l’ensemble des fournis-

seurs seront soumis à l’obligation de déma-

térialiser leurs factures. Par conséquent, les

structures publiques ne recevront plus de

factures papiers.

Pour autant, dès 2017, des évolutions orga-

nisationnelles sont à prévoir. Les structures

publiques devant être en mesure de récep-

tionner les factures dématérialisées des

Grandes Entreprises (au sens de l’INSEE),

elles doivent intégrer un des deux niveaux

de dématérialisation suivant :

/ Dématérialisation à la création du document par le fournisseur (comme l’impose la règlementation) et saisie manuelle dans le système financier ;

/ Dématérialisation totale (l’intégra-lité de la chaîne de traitement des factures est automatisé, de l’émis-sion jusqu’à la mise en paiement de la facture).

La mise en place d’une dématérialisation de

l’intégralité de la chaine de traitement est à

envisager dès lors que volume est important

(mais également pour les structures où la

nature des factures nécessiterait de limiter

la saisie manuelle des données, ce qui aurait

pour conséquence dans un même temps de

limiter le risque potentiel d’erreurs).

Le niveau de dématérialisation à atteindre

compte tenu des nouvelles exigences régle-

mentaire est également l’occasion pour la

structure publique d’initier une réflexion sur

l’optimisation de son organisation compte

tenu de ses critères propres : volumétrie des

factures, ressources humaines disponibles

en charge du traitement des factures au sein

de l’organisation, typologie des factures…

La réorganisation de la chaîne de traite-

ment des factures au sein d’une structure

peut, dans certains cas, suivre un certain

cheminement logique et ne pas faire l’objet

d’un changement radical des pratiques.

Par exemple, si la structure publique a une

chaine de traitement décentralisée au sein

des directions métier et souhaiterait exter-

naliser certaines de ses activités, peut-être

doit elle observer, dans un premier temps,

une étape de centralisation au sein de ses

services financiers. Une réorganisation pro-

gressive permet également de respecter les

délais nécessaires afin d’assurer une évolu-

tion stable, sécurisée et primordiale du sys-

tème d’information.

recevoir

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L E S D É F I S À V E N I R P O U R L E S E N T I T É S P U B L I Q U E S

La dématérialisation progressive de l’en-

semble des factures fournisseurs représente

de forts enjeux pour les structures publiques.

Dans un contexte de raréfaction des deniers

publics, les aspects économiques sont d’im-

portance évidente mais l’occasion donnée

aux administrations de moderniser leur orga-

nisation globale, leur système d’information,

leurs processus décisionnels, etc., est à saisir.

L’efficience du traitement de la dépense et

l’amélioration des relations avec les entre-

prises en résultant constituent des objectifs

à poursuivre, réalisables à moyen terme.

Outre l’application de l’obligation régle-

mentaire, il s’agit donc de s’inscrire dans

une démarche globale de réorganisation.

Il convient de prendre en considération la

totalité des caractéristiques d’une structure

et notamment l’organisation de sa chaîne de

dépense et son niveau de dématérialisation

pour mener une dynamique cohérente et

efficiente de réorganisation. Selon ces cri-

tères, les impacts de la dématérialisation des

factures fournisseurs et les évolutions néces-

saires de l’entité seront en effet différents.

Dans ce cadre, plusieurs défis s’imposent aux

entités publiques.

Définir de nouveaux circuits de traitement des factures

Afin d’être en capacité de recevoir et

d’émettre des factures dématérialisées,

une adaptation des pratiques de travail des

acteurs de la chaine de traitement des fac-

tures s’avère nécessaire.

La mise en place progressive de l’obligation

réglementaire suppose par ailleurs une ges-

tion parallèles de deux flux de réception des

factures (papier et dématérialisé) jusqu’à fin

2019.

La dématérialisation induit également une

redéfinition des modalités de gestion des

documents, et de leur archivage, afin de

permettre un accès à l’ensemble des pièces

nécessaires à la compréhension financière

d’un dossier (marché, bon de commande,

service fait, facture,…), pour l’ensemble des

acteurs concernés.

Adapter leurs systèmes d’information

La définition du mode de raccordement

portail Chorus Pro (interface web, EDI ou

mode Service), tant pour la réception que

l’émission de factures, et l’adaptation des

systèmes d’informations pour être en capa-

cité de traiter différents formats de factu-

ration constituent une étape clé pour se

conformer à l’obligation réglementaire au

1er janvier 2017.

Accompagner leurs fournisseurs

Au-delà des différentes modalités de trans-

mission de factures proposées aux four-

nisseurs, la dématérialisation impose aux

fournisseurs de transmettre de nouvelles

informations avec leurs factures, complé-

mentaires aux données de facturation de

leurs prestations. Ainsi, un accompagnement

des fournisseurs est à prévoir, notamment

dans le cas où l’entité publique décide de

rendre obligatoire la saisie par le fournisseur

d’un numéro d’engagement et/ou d’un code

service, pour sécuriser le traitement des fac-

tures reçues via le portail Chorus Pro.

S’assurer de l’adhésion des acteurs de la chaine de traitement des factures

Les pratiques de travail et les outils informa-

tiques sont fortement impactés depuis le 1er

janvier 2017 par le raccordement au portail

Chorus Pro. La communication et la forma-

tion des acteurs apparaît également comme

une condition indispensable au respect de

l’obligation réglementaire.

Il appartient dès lors aux structures publiques de mettre en œuvre tous les moyens à leur dispo-sition pour réussir ce passage à la dématé-rialisation.


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W A V E S T O N E , V O T R E PA R T E N A I R E P O U R V O U S A CCO M PA G N E R D A N S V O S P R OJ E T D E D É M AT É R I A L I S AT I O N D E S FA C T U R E S

Wavestone propose de vous accompagner

dans votre projet d’évolution de la chaine

de traitement des factures, en vous faisant

bénéficier de notre expertise et de nos dif-

férents retours d’expérience.

Nous accompagnons l’Agence pour l’Infor-

matique Financière de l’Etat (AIFE) depuis le

cadrage du projet Chorus Pro en 2014, ce qui

nous a permis de développer une expertise

pointue des problématiques liées à la fac-

turation électronique tant au niveau de son

impact sur les pratiques métiers que sur les

systèmes d’informations.

Dans le cadre du projet Chorus Pro, nous

sommes plus particulièrement intervenus

dans les domaines suivants :

/ L’appui à la concertation avec les entités du secteur public local, les établissements publics nationaux et les acteurs ministériels ;

/ L’élaboration et le maintien du docu-ment de spécifications externes de

la solution décrivant l’ensemble des interactions avec les fournisseurs, les destinataires publics de factures et les portails tiers à valeur ajoutée ;

/ L’appui à la conception fonctionnelle du Portail sur la base des spécifica-tions externes ainsi qu’à la définition des modalités de prise en charge des documents de facturation liés aux marchés de travaux ;

/ Le traitement de demandes de pré-cisions de la part des fournisseurs, éditeurs et acteurs publics destina-taires de factures.

Nous accompagnons également la trans-

formation des organisations financières

de nombreuses administrations publiques,

qu’il s’agisse de l’Etat, de leurs opérateurs

ou encore des collectivités territoriales. Nous

bénéficions ainsi d’une expertise particuliè-

rement reconnue en la matière.

Nous avons accompagné récemment :

/ Plusieurs collectivités territoriales et services déconcentrés de l’Etat dans l’optimisation de la sécurisation de leur chaîne financière dans le cadre du passage à la facturation électro-nique en 2017 ;

/ Depuis 2009, la Direction du Budget sur l’actualisation des référentiels de

comptabilité budgétaire et la finali-sation du référentiel fonctionnel de mise en œuvre du décret GBCP dans les organismes publics.

Parallèlement, nous disposons d’un véritable

savoir-faire en matière de simplification et de

dématérialisation des procédures, notam-

ment grâce à une maitrise des nouveaux

usages offerts par les technologies digitales.

Nous avons ainsi accompagné plusieurs

acteurs publics dans :

/ La mise en place de solutions de Gestion Electroniques de Docu-ments, permettant notamment le stockage des pièces justificatives des dépenses ;

/ L’automatisation des processus per-mettant aux acteurs de se reposi-tionner sur des activités à plus forte valeur ajoutée ;

/ La mise en place de portail web permettant de faciliter les interac-tions entre les administrations et les usagers.

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Wavestone est un cabinet de conseil, issu du rapprochement de Solucom et des activités européennes de Kurt Salmon (hors consulting dans les secteurs retail & consumer goods en dehors de France).

La mission de Wavestone est d’éclairer et guider ses clients dans leurs décisions les plus stratégiques en s’appuyant sur une triple expertise fonctionnelle, sectorielle et technologique.

Fort de 2 500 collaborateurs présents sur 4 continents, le cabinet figure parmi les leaders indépendants du conseil en Europe et constitue le 1er cabinet de conseil indépendant en France.

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