ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Processus achat

Les Raisons ?? travailler de manière uniforme

travailler de manière ordonnée

Pour faciliter les applications informatiques

Permettre de mettre en place une démarche simplifiée pour traiter les

les commandes de faibles montants


portefeuille achats

Commande A,B Commandes C

20 /80 80/20

avec quelques affaires

Gros CA Petit CA

type de classe

Les enjeux

Gains sur achats

Principalement du délai d ’appro


C

B

A

tempspassé

Montant d ’achat

Nbre de lignes de commandes

10

100

1 000

Enjeux

50 %

40 %

10%

Classe


portefeuille achats

Acheter moins d'épicerie mais plus de fonctions globales


Processus achat version complète

Définition du besoin

DA Fournisseurs potentiels

Audit fournisseur

Appel d’offres

Choix du fournisseur

ComparaisonNégociation

Rédaction de la commande

Suivi des AR

Réception marchandise

Enregistrement facture

Validation de la facture et

paiement


Processus achat version complèteN° ETAPE SERVICES

CONCERNESDOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION

1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins.

BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel






2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie

Demandeur + Responsable service du demandeur

Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)









3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter

Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs









3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter

Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs

4 Visite fournisseur Achats/BE/Qualité Audit


N° ETAPE SERVICES CONCERNES

DOCUMENTS / MOYENS D’INFORMATION

5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC fonctionnel + Conditions générales d’achats





6 Analyse et Comparaison des offres

Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts, qualité, délai, services…







7 Négociation Achats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement)

Réunion dans nos locaux









8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur









8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur

9 Rédaction de la commande

Achats et/ou Approvisionnement

Commande




10 Suivi Accusé Réception de commande







11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise

Qualité entrée marchandises

Bulletins de livraison et réception









12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur

Facture









12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur

Facture

13 Validation de la facture et paiement

Comptabilité fournisseur

+ Achats si différence de montants

Virement bancaire

Ce processus est-il applicable à tous les produits ?

Quels sont les avantages et inconvénients d’un tel processus ?


• RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume d’achats



OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume d’achats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel)



OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume d’achats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel)

PRODUITS C :40 à 45 % du nombre de fournisseurs25 à 30 % du temps d’un acheteur30 à 35 % du nombre de lignes de commande35 à 40 % du nombre de factures


Au regard de ces chiffres comment peut-on simplifier le processus ?



• En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport au montant de la commande)



• En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport au montant de la commande)

• En associant des opérations (offre jointe à la Demande d’Achat)


=> En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle.

SIMPLIFICATION DU PROCESSUS


=> En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle.

SIMPLIFICATION DU PROCESSUS

=> En déléguant l’acte d’achat auprès du demandeur après mise et en place de contrats annuels par les acheteurs : l’acheteur n’exerce ensuite qu’un rôle de suivi des dépenses


Processus achat version simplifiée

Définition du besoin

Réception marchandise

Enregistrement facture

Validation et paiement

d’une facture mensuelle

Négociation globale, contrat et commande annuelle

Appel de livraison


Exemple de Processus achat simplifié



1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte

Achats






Achats

2 Expression du besoin et choix du produit

Demandeur Catalogue en ligne






Achats



3 Appel de livraison Via Internet ou Fax






Achats




4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur

Fournisseur






Achats




4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur

Fournisseur

5 Enregistrement facture mensuelle

Comptabilité fournisseur

Documents

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