GCS EPSILIM

Expertise, Performance et Systèmes d’Information en Limousin

Missions Assure la maîtrise d'ouvrage régionale des systèmes d'information, et éventuellement la maîtrise d’œuvre Développe et fournit à ses membres un appui, une expertise et un accès à la formation dans le domaine de la qualité et de la sécurité des prises en charge Offre à ses membres un appui régional pour des actions d’amélioration de la performance

Met en œuvre des fonctions et des services supports mutualisés

Organigramme

Administration

Management Médical et

Relations aux Adhérents

Culture et Santé ORULIM

Management de la Production

Directeur

Administrateur

Achats

Comité Exécutif Comité Consultatif ASSEMBLEE GENERALE

PROJETS

GRC Animation Achat en établissement

Membres Collège 1 : Etablissements publics de santé : 19 membres Collège 2 : Etablissements sociaux et médico-sociaux publics : 27 membres Collège 3 : Etablissements de santé privés : 19 membres Collège 4 : Etablissements sociaux et médico-sociaux privés : 10 membres Collège 5 : Professions de santé libérales : 2 membres Collège 6 : Réseaux de santé et autres services de santé : 26 membres

Le GCS EPSILIM compte 103 membres

GCS EPSILIM 1- Présentation de la structure : Créé à l’initiative de l’ARS et des représentants des fédérations des établissements de santé et médico-sociaux du Limousin, le Groupement de Coopération Sanitaire EPSILIM ( Expertise, Performance et Systèmes d’Information en Limousin) s’inscrit dans les orientations nationales et régionales en matière d’amélioration de la performance dans l’utilisation des moyens mobilisés au service des hôpitaux, cliniques et autres services sanitaires, des établissements médico-sociaux, des professionnels libéraux, des réseaux de santé, des maisons de santé pluri-professionnelles et autres acteurs œuvrant dans le secteur de la santé. Dans le cadre du territoire régional, le groupement a pour objectif de faciliter, de développer et d’améliorer les réalisations et les activités de ses membres, par la mise en œuvre d’une plateforme de mutualisation de techniques, d’équipements et de compétences. Les missions dont se dote le GCS visent exclusivement à répondre à des besoins d’intérêt général propres aux secteurs sanitaire, médico-social et de la recherche.

Les activités d’Epsilim reprennent, notamment, les missions des structures régionales qui œuvraient séparément dans les domaines de la qualité, la sécurité des soins, la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information, la veille sanitaire, l’observatoire du médicament, le groupement d’achat régional et culture et santé sur la région Limousin. En relais des politiques nationale et régionale, le GCS Epsilim apporte son expertise auprès des membres du groupement, pour la mise en œuvre et le suivi des projets dans les domaines suivants :

- Maîtrise d’ouvrage régionale des systèmes d’information en santé - Appui, expertise et accès à la formation dans le domaine de la qualité et de la sécurité des prises en charge - Appui régional pour des actions d’amélioration de la performance - Groupement de commandes régional - Promotion de la culture à l’hôpital - Observatoire Régional des Urgences (Orulim) - Observatoire Régional du Médicament (Omedit)

Compte tenu du périmètre d’activité d’Epsilim, sa gouvernance se devait d’être représentative de tous les acteurs du soin (sanitaire et médico-social) de la région, et en concordance avec les différentes tutelles nationales (DGOS, HAS, ANESM, ASIP, ANAP…) et régionales (ARS, Conseil Régional, Conseils Généraux). Ainsi, ce groupement de coopération sanitaire de moyens, de droit privé, s’articule autour de : l’Assemblée Générale qui est composée des membres répartis selon les 6 collèges

: établissements publics de santé établissements sociaux et médico-sociaux publics établissements de santé privés établissements sociaux et médico-sociaux privés professions de santé libérales réseaux de santé et autres services de santé ou oeuvrant dans le secteur de la santé,

Un Administrateur, Monsieur Gérard TURA, élu en son sein par l’Assemblée

Générale, Un comité exécutif, placé auprès de l’Administrateur, qui contribue à la

réalisation de la politique du groupement défini par l’AG en assistant l’Administrateur dans ses missions,

Un comité consultatif complète la gouvernance du GCS, en préconisant des

recommandations à l’AG sur tout sujet intéressant la politique du groupement. Le Comité consultatif est composé des représentants de l’ARS, les Ordres de santé, les fédérations non membres du GCS, les collectivités territoriales, le CISS et l’Université,

Un Directeur, Monsieur Jean-Christophe DOULX, sous l’autorité de

l’Administrateur, dans le respect des compétences réservées à l’Administrateur et à l’AG, assure la gestion opérationnelle du groupement. Il s’appuie sur une équipe pluridisciplinaire, avec un groupe rapproché constitué par un Médecin, chargé des relations avec les adhérents, et d’un Manager de la Production, chargé de la coordination des projets.

L’organisation de l’équipe d’Epsilim s’articule selon l’organigramme suivant : 2- Projets du GCS Epsilim : Epsilim vise à exercer son activité dans la règle de l’art et dans le respect des

conditions de certification et de reconnaissance nationale. Ainsi, par exemple, le portail Santé Limousin (www.sante-limousin.fr), porté par le GCS Epsilim, est certifié Honcode, l’ASIP a retenu notre structure dans le cadre de l’appel à projet Emergence et la HAS a missionné notre structure pour conduire une évaluation sur l’implantation et l’utilisation de la check-list au bloc opératoire.

L’approche transversale est le maître mot dans la réalisation des projets d’Epsilim pour offrir une réponse coordonnée et pertinente aux professionnels de terrain, suivant les axes représentés ci-dessous :

Les projets phares actuellement conduits par EPSILIM sont : Evaluation de la qualité de la prise en charge médicale en EHPAD

Dans le cadre de sa politique d’amélioration de la qualité de la prise en charge

médicamenteuse et nutritionnelle, l’ARS du Limousin mène une évaluation de la prise en charge médicale en EHPAD. Cette étude s’inscrit dans une démarche partagée avec les régions Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon. L’expérimentation est suivie, sur le plan national, par un Comité de Pilotage, regroupant l’ANESM, l’ANAP et la Direction générale de la Cohésion Sociale.

EPSILIM, dans son rôle d’accompagnement des professionnels de santé et des

établissements du secteur sanitaire et médico-social au développement des démarches d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins, participe à ce travail évaluatif qui contribue aux auto-évaluations réglementaires des EHPAD.

Le GCS est missionné par l’ARS pour la maitrise d’ouvrage et la maitrise d’oeuvre

de cette l’évaluation. La constitution de cette base régionale vise à orienter le déploiement des actions d’accompagnement des EHPAD en région.

Accompagnement à la généralisation du DMP : Le GCS EPSILIM a une mission d’accompagnement de la région concernant la

généralisation du DMP. Une première journée d’information est organisée le 5 mai 2011 avec l’ARS du Limousin, l’ASIP Santé et la participation des acteurs régionaux (CISS, SIL, établissements de la région et PS, autorités territoriales).

La mise en place d’un socle d’interopérabilité en région (messagerie sécurisée,

annuaire régional, annuaire/SSO dans tous les établissements de la région…) a déjà permis aux acteurs de la région d’être sensibilisés aux problématiques de sécurité en terme de partage et échange d’informations médicales tout au long du parcours de soin des patients.

Le Groupement

de commandes

Le Gcs epsiLim est le coordonnateur

depuis le 25 février 2012.

L’équipe

• 1 responsable achats • 1 assistante au responsable • 1 personne chargée de la veille règlementaire,

économique et organisationnelle (20%) • 1 pharmacien en charge des procédures

médicaments et dispositifs médicaux(30%)

•

25 adhérents

21 adhérents

18 adhérents

Le groupement de Commandes est constitué de 64

adhérents répartis sur les trois départements de la région Limousin.

Les adhérents années adhérents

2008 61 2009 61 2010 56 2011 56 2012 64 2013

Les moyens

Abonnement « les marchés de l’agroalimentaire »

Mise en ligne des cotations sur tableaux excel via Epicuweb

Les moyens inFormatiques epicure+ Un logiciel de gestion des procédures et de notation epicureweB Le lien avec les adhérents marco Un progiciel expert de gestion sécurisée des Marchés Publics (rédaction, procédure et dématérialisation)

La V6 proposera les nouveautés suivantes Modification de la structure de la Base de Données pour prise en compte de nouvelles informations ou formats en saisie : Code DCI (dénomination commune internationale) dans le catalogue produit, prix CEPS (comité économique des produits de santé), Compte budgétaires, Code FGM Ajout de la notion de segment d’achats au niveau de la consultation Notation : optimisation du calcul final. Ajout d’un tableau « récapitulatif par lot » qui permet de disposer de la note globale des critères individuels, semi globaux et fournisseurs par lot. Possibilité d’afficher le critère « prix » sur les tableaux récapitulatifs. Connexion plateforme EpicureWeb : mise en place de contrôles supplémentaires permettant d’éviter les erreurs méthodologiques (modification sur Epicure+ sans récupération préalable du contexte EpicureWeb). Ajout du transfert du bilan économique adhérent par adhérent sur la plateforme EpicureWeb (un fichier Excel par adhérent) Bilan économique : prise en compte optionnelle des Unités Gratuites Classement des offres : ajout d’une méthode 7 Etats : lettre des fournisseurs non retenus, gestion du TTC ou du HT au choix Publipostage : recensement des achats, modification du calcul du montant en fonction des recommandations Ajout d’une fenêtre de saisie « Complément Hermès » pour renseignements à visée statistique

Module d’exploitation de données et de statistiques. Ce module proposera un ensemble de tableaux standards pour étude des GAINS ACHATS. On disposera également de statistiques personnalisées. Hermès permettra une étude globalisée des consultations

Les projets 2013

Gestion des catalogues produits et des documents des fournisseurs Les fournisseurs de l’espace privé peuvent déposer les fiches techniques et photos de leurs produits. Les hospitaliers disposent d’un requêteur permettant de visualiser les produits et documents associés dans leur espace. Participe déjà à l’essor de cette nouvelle communication entre hospitalier et hôpitaux le laboratoire BMS.

Réunion de bureau le 22/10/2012 Réunion commission Epicure+ le 20/11/2012 Plénière le 13 décembre 2012 Vous pouvez vous rendre et vous inscrire sur le site de l’AUEE pour consulter les documents mis à disposition

www.auee.info

le fichier d’Epicure+ contient 396 contacts

Directeurs, Directrices Responsable des achats acheteurs, prescripteurs, utilisateurs

Le comité de piLotaGe Il est né du groupe d’appui créé à mains levées lors de la réunion du 13 octobre 2011.

Il définit la stratégie et l’évolution du groupement il est composé de personnes ressources volontaires dans les domaines juridiques, administratifs, économiques, logistiques et techniques,

Gérard TURA, Administrateur du GCS Epsilim Jean-Christophe DOULX , Directeur du GCS Epsilim Guy Jean-Pierre PLAS, Directeur Ressources physiques au CHG de Cornil , chargé de la veille juridique, économique et organisationnelle au sein du GCS Epsilim, Clément DABERT, Responsable de la Cellule des Marchés au CHU de Limoges, Sandrine BERGER, Directrice –adjointe à la Direction des achats, de la logistique et des infrastructures au CH de Brive, Caroline CHAPUS, Acheteur à la Direction des achats, de la logistique et des infrastructures au CH de Brive , Christine de OLIVEIRA, Adjoint des Cadres à la Direction des achats, de la logistique et des infrastructures au CH de Brive, Vincent HUROT, Pharmacien au CH de Saint-Junien, chargé des procédures médicaments et dispositifs médicaux au sein du GCS Epsilim, Serge CEDELLE, Directeur des Services économiques au CH de Guéret, Marie ZIAI LALEU, Directrice-adjointe à l’Hôpital Monts et Barrages, Myriam GOUGEAUD, Responsable des Services économiques au CH de Tulle, Anne-Marie COIGNOUX , Attaché d’Administration Hospitalière au CH Esquirol, Christelle LACROIX, Attachée d'Administration Hospitalière, Services Economiques, Eric MAYNARD, Responsable des achats au sein du GCS Epsilim, Christine SAVIGNAC, Assistante Administrative au sein du GCS Epsilim,

Toutes les personnes qui veulent intégrer le comité de pilotage peuvent en faire la demande par courrier adressé au coordonnateur.

Les Groupes experts Aujourd’hui, C’est 120 personnes qui participent : à l’élaboration de l’allotissement et des dossiers de consultation ainsi qu’à l’évaluation des échantillons lors des essais et démonstrations.

à l’élaboration de guides de bonnes pratiques, ils récupèrent le travail des groupes Armen.

ils sont force de proposition.

Les consuLtations

LES CONSULTATIONS DUREE 1 AN RENOUVELABLE 2 FOIS • AO Médicaments 2013-2014-2015 • Négociés Médicaments 2013-2014-2015 • Linge hôtelier et tenues professionnelles 2013-2014-2015

LES CONSULTATIONS DUREE 1 AN RENOUVELABLE 3 FOIS

• Ao alimentaire 2013-2014-2015-2016 • Epicerie-conserves (numérotée de 1 à 152) • produits laitiers (numérotée de 153 à 167) • viandes et volailles fraîches (numérotée de 153 à 167) • Produits diététiques (numérotée de 153 à 167)

Produits d’hygiène, de protections et de soins à usage unique 2013-2014-2015-2016 Fournitures de bureaux 2013-2014-2015-2016

• LES CONSULTATIONS QUI ARRIVENT A TERME FIN 2013 • Surgelés • Dispositifs médicaux

• LES CONSULTATIONS EN REFLEXION • Consommables informatiques • Produits magasin des ateliers • Accessoires et produits d’entretien, hôtellerie, piles • Le carburant

L’allotissement comportait 316 lots pour un total de 621 lignes. Il comporte 417 lots pour un total de 816 lignes. La participation est de 56% soit 32 établissements sur 57 Le groupe expert effectue la notation des échantillons La CAO aura lieu le ……….. ou le ………… si le quorum n’est pas atteint.

Consultation AO Médicaments

L’allotissement comportait 318 lots pour un total de 709 lignes. Il comporte désormais 432 lots pour un total de 858 lignes. Le groupe expert effectue la notation des échantillons pendant que nous saisissons les offres. La participation est de 56% soit 32 établissements sur 57

Consultation Négociés Médicaments

Les différentes procédures (1/2) lots lignes adhérents

2008 500 1215 61 2009 585 1337 61 2010 (AO + nég.) 643 1330 56 2011 (AO + nég.) 643 1330 56 2012 (AO + nég.) 643 1330 56 2013 (AO + nég.) 849 1674 61

Nouveaux génériques ou nouvelles spécialités Elargissement des gammes Oublis sur les procédures précédentes Agrément aux collectivités

Appel d’offre

ALIMENTAIRE

Publié le 15 octobre 2012

L’allotissement comportait 121 lots pour un total de 237 lignes, il compte désormais 153 lots pour 552 lignes. La participation est de 85% soit 51 établissements sur 60

Consultation Epicerie conserves

Consultation des Produits laitiers Elle comportait 14 lots pour un total de 106 lignes. Il compte

désormais 15 lots pour un total de 151 lignes. La participation est de 85% soit 51 établissements sur 60

Consultation Viandes et volailles fraîches L’allotissement comportait 15 lots pour un total de 95 lignes. Il

compte désormais 16 lots pour un total de 116 lignes. La participation est de 76% soit 45 établissements sur 59

Consultation Produits diététiques L’allotissement comportait 41 lots pour un total de 51 lignes. Il

compte désormais 56 lots pour un total de 94 lignes. La participation est de 71% soit 42 établissements sur 59

L’allotissement comportait 24 lots pour un total de 60 lignes, il comporte désormais 57 lots pour un total de 103 lignes.

Le travail du groupe expert a été d’élargir les références proposées. La participation est de 78% soit 49 établissements sur 63

La consultation a été publiée le 16 octobre 2012.

Consultation Articles d’hygiène, de protection

et de soin à usage unique

Consultation fournitures de bureau Elle est désormais terminée, elle comportait 7 lots pour un

total de 256 lignes dont 2 lots et 139 lignes consacrés aux consommables informatiques.

L’allotissement compte désormais 4 lots pour un total de 161 lignes soit un rajout de 44 lignes.

La participation est de 61% soit 38 établissements sur 62

La rédaction du DCE reste à faire. Une publication est envisageable début novembre pour une notification qui pourrait intervenir début février

L’allotissement comportait 30 lots pour un total de 44 lignes. L’allotissement comporte désormais 38 lots pour un total de

62 lignes Il faut quantifier les besoins et proposer des dates d’entrée afin de permettre l’adhésion des établissements qui ont un marché en cours.

Consultation Linge hôtelier et tenues professionnelles

• L’allotissement sera réalisé dans le courant du premier trimestre 2013. Le groupe expert pourra profiter du travail du groupe Armen vague 1 (restitution prévue en décembre 2012)

• La notification d’un marché est envisageable pour janvier 2014 • La quantification sera en fonction des dates d’entrée des

établissements

Consultation produits d’entretien, hôtellerie, piles

• L’allotissement sera réalisé avant la fin de l’année, il faut créer un groupe expert afin de bien cerner les besoins des établissements souhaitant participer. Il sera ensuite proposé aux établissements de quantifier en indiquant leur date d’entrée sur le marché.

La notification d’un marché est envisageable à la fin du premier trimestre 2013

Consultation Carburants et produits pétroliers

Un groupe d’experts sera constitué durant le mois de novembre, son travail commencera après la mise à disposition du livrable produit par le groupe Armen (vague 2) « POLITIQUE IMPRESSION »

Consultation consommables informatiques

Animer le groupement

C’est faciliter la circulation des informations avec des

documents adaptés(suivi des litiges, autres….) C’est aider les établissements à mettre en place ou à

développer un « système qualité » pour le suivi des non-conformités et l’évaluation des fournisseurs. C’est accompagner les adhérents (rencontres et

formations pour une bonne maîtrise de l’organisation du Groupement de Commandes)

Quatre formations Epicureweb

Deux sessions le 24 mai 2012 à Epsilim.

14 personnes le matin et 14 personnes l’après-midi ont participé

Deux sessions le 25 juin 2012 à Epsilim.

14 personnes le matin et 17 personnes l’après-midi ont participé

animation de La Fonction achat en étaBLissement

• C’est proposer un accompagnement aux

établissements dans la mise en place d’un plan achat • C’est proposer des formations appropriées afin de

professionnaliser la fonction achat • C’est diffuser des guides de bonnes pratiques

Colloque des acheteurs 3 avril, 27 juin et 19 octobre 2012 Retour expérience et journée d’échange Prochain Colloque des acheteurs programmé fin février 2013 à la faculté de Médecine de Limoges Colloque des fournisseurs (certainement début 2013) Rencontres interprofessionnelles Toutes les demandes formulées par les adhérents

Journées thématiques