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Faire un mailing avec WORD Un mailing est une procédure qui automatise le destinataire d’un courrier : une même lettre sera envoyée à des destinataires différents. L’adresse des destinataires est stockée dans un annuaire spécial à WORD. Les champs NOM, PRENOM, ADRESSE, VILLE, CODE POSTAL seront insérés automatiquement par WORD.

*Ouvrir la fenêtre PUBLIPOSTAGE (MENU OUTILS puis PUBLIPOSTAGE).

Pour créer votre document

Pour définir vos données

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Cliquer sur DOCUMENT PRINCIPAL (1) pour créer UNE LETTRE TYPE.

NOUVEAU DOCUMENT Un nouveau document va se créer, c’est dans ce document que vous allez placer vos champs et votre lettre). Mais AVANT il faut obtenir les données (ou les créer).

Cliquer ici pour obtenir vos données

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Vous allez créer la source de données c’est à dire l’annuaire électronique…

Les champs sont définis par défaut : nom, prénom, titre… on va les utiliser tels quels

Mais vous pouvez en rajouter d’autres ou en ajouter (dans ce cas mettre le nom dans la

fenêtre NOM DU CHAMP puis bouton AJOUTER UN CHAMP. *OK

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Dans NOM DE FICHIER vous enregistrez votre fichier « amis », votre annuaire (ex :

mes amis) ici ESSAIS.

WORD vous indique ensuite que la source est vide (c’est la première fois). Vous cliquez sur MODIFIER LA SOURCE DE DOONEES.

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Et là vous entrez le nom, le prénom, l’adresse de vous amis . Je tape le nom… puis AJOUTER pour l’ajouter dans la base de données… OK quand vous avez entré 5 ou 6 noms.

Une nouvelle barre s’affiche au dessus de la règle : INSERER un CHAMP de FUSION : faites dérouler avec le triangle et les champs que vous avez définis sont affichés et disponibles. Ces champs seront disposés sur votre lettre à votre convenance. INSERER UN MOT CLE : va servir à définir des critères (objet d’une autre leçon). FUSIONNER : votre document fini, cliquer sur FUSIONNER pour « voir » votre publipostage, les différentes lettres seront ouvertes avec des noms différents (si votre fichier contient 10 noms, 10 lettres seront ouvertes).

En résumé : Si votre annuaire existe (ex : mes amis) :

1) Vous créez un doc. 2) Publipostage. 3) CREER.

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4) Choisir LETTRE TYPE. 5) Puis FENETRE ACTIVE. 6) Source de données :OUVRIR LA SOURCE DE DONNEES puis choisir votre

annuaire (mes amis). 7) A la question sauvegarder votre document actuel : OK (vous entrez un nom de

document de fusion). 8) Sur ce document vous placez les champs (INSERER UN CHAMP DE FUSION). 9) FUSIONNER pour créer les différentes lettres.

Remarques : Dans l’explorateur, double-cliquer sur votre annuaire MES AMIS : il va s’ouvrir sous la forme d’un tableau ... :

Ce document vous pouvez le modifier (ajouter un nom, supprimer un nom…) avec les boutons :

Dans l’ordre : FORMULAIRE DE DONNEES (entrer des noms…) ORGANISER LES CHAMPS (en créer, en supprimer) AJOUTER UN ENREGISTREMENT (directement dans le tableau) SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT TRIER TRIER INSERER UNE BASE (obtenir d’autres enregistrements issus d’une autre base) METTRE A JOUR LES CHAMPS (actualiser) RECHERCHER (pour trouver un enregistrement dans la base)