Financer Son Association Par Les 6 Manifestations Annuelles Exonerees

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Guidepratique asso-ciationsmoded’emploi

Financer son association

par les six manifestations

annuelles exonérées

Comment tirer le meilleur partide vos buvettes, spectacles, lotos et autres kermesses

par Hervé LOTH, Marie ROUXELet l’équipe rédactionnelle de La Péniche

Editions TerritorialCollection Les Guides pratiques d’Associations Mode d’Emploi

BP 215 - 38506 Voiron Cedex

Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63

www.associationmodeemploi.fr

Copyright TerritorialFévrier 2004 - Réf. GPA3 - ISBN : 2-914726-55-4


Sommaire

SOMMAIRE

Préambule

- 1 -Ce qu’il faut faire quelle que soit la manifestation . . . . . . . p. 3

I - Fiscalité : vous avez droit à six manifestations exonérées dans l’année . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 5

A • La règle d’exonération des six manifestations annuelles . . . . . . . . . . p. 5

B • Quelles manifestations peuvent être exonérées ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6

C • Ce que vous devez déclarer . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7

II - Quelle manifestation choisir ? . . . . . . p. 9

SOMMAIREFINANCER SON ASSOCIATION

V - Trouver un lieu adapté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25

A • Le lieu est-il libre à la date envisagée ? . . p. 25

B • Le public pourra-t-il être accueilli dans de bonnes conditions ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26

C • Les activités pourront-elles se dérouler dans de bonnes conditions ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26

D • Quelles sont les conditions financières ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27

VI - Prévention et assurance pour les manifestations exceptionnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28

A • Faites un descriptif détaillé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28

B • Prenez les mesures de prévention qui s’imposent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30

1-Les précautions à prendre en amont . . . . . . . . . . . . . . . . p. 302-Travaillez avec la commission de sécurité . . . . . . . . p. 313-Associez les autorités à la préparation . . . . . . . . . . . . p. 33

C • Assurez les personnes et les biens . . . . . . . . . p. 35

III - Le budget : une étape cruciale pour déterminer la viabilité de la manifestation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13

A • Faites un relevé détaillé de vos dépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13

B • Évaluez les recettes potentielles . . . . . . . . . p. 15

IV - Sponsors et subventions . . . . . . . . . . . . . . p. 18

A • Qui peut vous aider ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18

B • Comment préparer sa demande de partenariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19

1-Demandes financières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 202-Dons en nature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21

C • Sachez détecter les motivationsde votre sponsor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22


- 2 -Les manifestations types . . . . . p. 43

I - L’indispensable buvette . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 45

A • Les autorisations et assurances particulières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 46

1-La demande d’autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 462-La commission de sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 49

B • Où placer la buvette et autres questions matérielles . . . . . . . . . . . p. 49

1-L’aménagement et les petits détails . . . . . . . . . . . . . p. 502-La décoration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 513-L’hygiène et la sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 514-Le service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 52

C • Quels fournisseurs pour quelles boissons ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 53

1-Quelle quantité acheter ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 542-Quelles boissons proposer ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 543-À quel prix faut-il vendre ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 55

D • La nourriture : attention, activité réglementée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 56

VII - Communiquer avant et après la manifestation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 38

A • Mobilisez tous les outils et réseaux en votre possession . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 38

B • Sachez utiliser les médias locaux . . . . . . . . p. 39

C • Les affiches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 40

D • Les tracts et le bouche à oreille . . . . . . . . . . p. 41

E • Dès la fin, pensez à la suivante . . . . . . . . . . . p. 42

D • L’organisation matérielle(salle, billetterie...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 81

1-Constituer vos équipes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 81

2-Trouver une date… et un lieu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 82

3-La caisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 86

4-Remplir la salle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 87

5-L’accueil des artistes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 87

6-Accueillir le public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 88

III - Le loto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 92

A • Loteries, lotos, qu’est-ce que c’est ? . . . p. 92

B • Les règles et les démarches . . . . . . . . . . . . . . . . p. 93

1-Sans autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 93

2-Avec autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 94

C • Le budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 95

D • L’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 95

1-Le personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 96

2-Les lots mis en jeu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 97

3-La salle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 98

4-Le matériel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 99

5-La publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 99

6-Le déroulement de la soirée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 100


E • Commodités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 57

1-Le petit coin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 572-Le vestiaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 58

II - Le spectacle (concert, bal, piècede théâtre, gala de danse, etc.) . p. 61

A • Les autorisations et assurances particulières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 62

1-La mairie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 622-La commission de sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 643-La préfecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 644-Le commissariat ou la gendarmerie . . . . . . . . . . . . . . p. 655-La billetterie et la recette des impôts . . . . . . . . . . . p. 656-Les droits d’auteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 677-Les forfaits SACEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 69

B • Choisir le spectacle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 71

1-Autant d’objectifs, autant de réponses . . . . . . . . . p. 712-Respectez les règles de programmation . . . . . . . . p. 71

C • L’organisation du spectacle . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 74

1-L’association employeur d’artistes . . . . . . . . . . . . . . . . p. 742-Le guichet unique spectacle occasionnel . . . . . . . p. 753-Travailler en partenariat

avec un professionnel du spectacle . . . . . . . . . . . . . . p. 77

SOMMAIRE

IV - La kermesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 102

A • Démarches administratives . . . . . . . . . . . . . . . . p. 102

B • Prévention et assurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 103

1-Le public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 103

2-Les jeux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 103

3-Le lieu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 104

C • L’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 105

1-Quels jeux ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 105

2-Où et comment ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 106

3-Les lots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 107

4-Autres petites idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 108

V - Le vide-greniers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 112

A • Les autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 114

1-La préfecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 114

2-La mairie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 114

3-L’indispensable registre spécial . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 115

4-La commission de sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 116

B • L’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 117

1-La date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 117

2-Le lieu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 118

3-En pratique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 119

FINANCER SON ASSOCIATION

VI - Le repas d’association . . . . . . . . . . . . . . . . p. 123

A • Le repas chaud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 124

1-La date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1242-Le lieu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1243-L’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 125

B • Le buffet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 129

1-La date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1292-Le lieu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1293-L’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 129

C • Quels prix pratiquer ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 131

1-Pour la nourriture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1312-Pour les boissons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 131

D • Le jour même . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 132

1-L’accueil du public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1322-Vaisselle ou plastique ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 1333-Le service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 133

FINANCER SON ASSOCIATION

Fiches Aide-mémoire

Buvette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 59Spectacle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 90Loto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 101Kermesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 110Vide-greniers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 121Repas d’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 135

Tous les articles cités sont téléchargeables gratuitement pour les abonnés (un euro pour les autres), depuis le sitewww.associationmodeemploi.fr, rubrique « librairie».


- 1 -Ce qu’il faut faire

quelle que soit la manifestation

3

I - Fiscalité : vous avez droit à six manifestations exonéréesdans l’année

A • La règle d’exonération des six manifestations annuelles

Selon la loi, sont exonérées de la TVA les recettes de six mani-

festations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l’année

à leur profit exclusif par les organismes rendant des services à ca-

ractère social, éducatif, culturel ou sportif à leurs membres et les

organismes présentant un caractère social ou philanthropique

(art. 261-7 du Code général des impôts).

Il s’agit en fait de la définition des associations «d’intérêt général».

Il est clair que l’association ne doit pas avoir une activité lucrative,

que sa gestion doit être désintéressée et qu’elle ne doit pas agir au

profit d’un cercle restreint de personnes. En revanche, le caractère

des services rendus est plus difficile à apprécier et reste, au bout

du compte, de la libre appréciation des services fiscaux. Pas de pa-

ranoïa toutefois: la quasi-totalité des petites associations relève

bien de «l’intérêt général» et vous pouvez sans trop de risque

organiser vos manifestations.

5 PARTIE 1 - CE QU’IL FAUT FAIRE

Enfin, si vous souhaitez organiser une manifestation avec d’autres

associations, sachez que cette manifestation comptera entière-

ment pour chaque association et non pas seulement pour une

fraction de manifestation.

Une manifestation peut en contenir plu-

sieurs. Vous pouvez organiser une journée

de fête de votre association commençant

par une kermesse, suivie d’un buffet et se ter-

minant par un bal avec orchestre. Il s’agira

d’une seule manifestation et non de trois. Ce

serait le contraire si vous laissiez quelques

jours d’intervalle entre chaque activité.

C • Ce que vous devez déclarer

Une exonération n’est jamais systématique, même si les dé-

marches ont été simplifiées et allégées depuis le 28 octobre 1991.

Vous êtes désormais dispensé du dépôt de la demande d’exoné-

ration des six manifestations de bienfaisance ou de soutien et du

dépôt systématique du relevé détaillé des recettes et dépenses liées

à la manifestation.

6

Les six manifestations doivent être diffé-

rentes de l’objet habituel de votre asso-

ciation.

Une association de théâtre, par exemple,

ne peut faire entrer dans ces manifesta-

tions une représentation théâtrale.

B • Quelles manifestations peuvent être exonérées ?

Six manifestations, et seulement six, peuvent bénéficier de l’exo-

nération. Rien ne vous empêche cependant de faire une fête tous

les mois, mais à vous de choisir quelles seront les six manifesta-

tions que vous désirez voir exonérées. Les autres risquent de ne

pas l’être (voir GPA 7, «Votre association et les impôts», Malik

Tine et La Péniche).

Elles doivent remplir également certaines conditions particulières

sur lesquelles il ne faudra pas manquer de vous renseigner, no-

tamment si vous êtes une antenne décentralisée d’une association

nationale — il n’est pas évident que chacune puisse organiser six

manifestations, à moins qu’elles soient déclarées de manière in-

dépendante —, ou si vous avez de multiples secteurs d’activités.

FINANCER SON ASSOCIATION 7 PARTIE 1 - CE QU’IL FAUT FAIRE

II - Quelle manifestation choisir ?

Votre but est bien de dégager des bénéfices pour financer l’acti-

vité de votre association. Vous allez vite vous apercevoir que ce

n’est pas si simple que cela. Avant tout, votre premier objectif sera

que votre manifestation ne produise pas de pertes. Tout le monde

n’a pas la bosse du commerce et on ne s’improvise pas organisa-

teur de spectacle du jour au lendemain. La mobilisation d’une

équipe sur plusieurs semaines ou plusieurs mois qui se solde par

des pertes — qui peuvent exister même quand la fréquentation a

été un succès — est le meilleur moyen pour décourager définiti-

vement les bonnes volontés.

Votre choix en matière de manifestation doit donc se porter vers

celle que vous serez sûr de pouvoir maîtriser avec les bénévoles

disponibles et en fonction du public susceptible d’y participer —

n’envisagez pas un concert de rock pour un club du troisième âge

par exemple !

Ce choix doit aussi se faire en fonction des moyens dont vous dis-

posez — ne contractez pas un emprunt pour financer d’hypothé-

tiques recettes mirifiques. La maîtrise de vos dépenses est donc la

première des conditions du succès. Vos investissements doivent

être proportionnés aux recettes assurées (subventions obtenues

ou préinscriptions).

En revanche, au moins vingt-quatre heures avant le début de la

manifestation, il est d’usage d’informer le service des impôts

dont dépend l’association.

Après la manifestation, vous devrez continuer de noter scrupu-

leusement les résultats financiers, au cas où le service des impôts

vous en demanderait les justificatifs de recettes et dépenses.

8 FINANCER SON ASSOCIATION 9 PARTIE 1 - CE QU’IL FAUT FAIRE

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Le tableau page suivante propose un classement des différentes

manifestations en fonction de leur degré de complexité et du

risque financier encouru.

Quels gains attendre ?

Il est impossible de donner des chiffres précis de gains : lenombre de paramètres particuliers est trop important. Indi-quons simplement une méthode qui permette dans chaquecas spécifique d’évaluer le gain. Quel gain pouvez-vous envi-sager par personne fréquentant votre manifestation ? Quellefréquentation est-il raisonnable de prévoir ? Multipliez l’unpar l’autre. Quoi qu’il en soit, vous ne pouvez espérer un gainmaximal – attention le gain n’est pas le prix payé par le par-ticipant, voir « Comment fixer un prix d’entrée », p. 16 – su-périeur à 10 € par personne (c’est déjà énorme). Et unefréquentation de deux cents personnes est assez exception-nelle. Donc une manifestation très réussie vous apportera 2 000 €. Et pour être raisonnable comptez sur un gain de500 à 1 000 €.

FINANCER SON ASSOCIATION 11 PARTIE 1 - CE QU’IL FAUT FAIRE10

III - Le budget : une étape cruciale pour déterminer la viabilité de la manifestation

Dans la perspective de la manifestation, beaucoup se plongent

dans les détails de l’organisation matérielle ou la programmation

des artistes sans se poser au préalable la question du budget. C’est

pourtant une étape cruciale pour savoir si votre projet sera ren-

table. Établir un relevé précis des dépenses, trouver des finance-

ments externes — sponsors, subventions — et fixer un prix doivent

permettre à votre association de dégager des bénéfices…

A • Faites un relevé détaillé de vos dépenses

C’est en prévoyant vos dépenses que vous définirez précisément

vos besoins. Procédez en identifiant des postes budgétaires afin

de ne rien oublier. Souvent votre premier poste concernera les frais

de matériel: location de salle, d’une sono, de costumes, d’un

plancher, achats de nourriture et de boissons, location de chaises

et de tables, etc.

13 PARTIE 1 - CE QU’IL FAUT FAIRE12 FINANCER SON ASSOCIATION

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Le GUSO, guichet unique du spectacle

occasionnel, est désormais obligatoire,

voir page 75.

Une fois répertoriées les dépenses liées à l’organisation de la ma-

nifestation proprement dite, passez aux frais divers, à commencer

par la publicité. Les affiches, tracts, programmes, cartons d’invita-

tion et autres voitures sono ont un coût qu’il vous faut quantifier.

Essayez de même d’évaluer celui des assurances spécifiques qu’il

vous faudra contracter. Enfin, n’oubliez pas de comptabiliser vos

frais de téléphone, de photocopies, de transport, liés à l’organisa-

tion spécifique de la manifestation.

B • Évaluez les recettes potentielles

Le total des dépenses établi, il faut passer à la difficile opération

de l’évaluation des recettes. Quel sera le nombre de participants à

votre manifestation? Combien les faire payer?

Pour le nombre des participants, soyez pessimistes. Évaluez à plu-

sieurs et renseignez-vous sur des manifestations équivalentes déjà

organisées. N’oubliez pas, d’ailleurs, d’adapter vos dépenses au

potentiel de public envisagé.


Soyez le plus complet possible en notant à

l’avance tout ce que vous envisagez de

mettre en œuvre lors de votre manifestation.

Si vous comptez sur la bonne volonté des bénévoles de l’asso-

ciation pour assurer l’essentiel de la main-d’œuvre, peut-être

ferez-vous appel à des aides extérieures qu’il faudra rémunérer.

Si vous faites intervenir des techniciens pour l’éclairage ou le

son, prévoyez le montant des factures qu’ils vous présenteront.

Idem pour les sociétés de service d’ordre ou de transport aux-

quelles vous pouvez faire appel selon les manifestations. Si

vous programmez des artistes, renseignez-vous auprès d’eux

pour avoir un ordre de grandeur du cachet qu’ils vous réclame-

ront. Prévoyez également de payer des droits d’auteur si vous

organisez le montage d’une pièce de théâtre du répertoire ou

passez de la musique lors de la manifestation.

Exemple de budget prévisionnel

DÉPENSES

Matières premières- boissons- nourriture- etc.Matériel- tables et chaises- nappes et couverts- petit matériel propreà la manifestation

- etc.Location- locaux- plancher- estrade- sono- etc.Sous-traitants- organisateur de spectacle- traiteur- transporteur- etc.Personnel- serveurs- service d’ordre- techniciens- chauffeursPublicité- encarts publicitaires- affiches- tracts- etc.AssuranceTéléphoneTimbresDroits d’auteurEtc.


RECETTES

Recettes propres- prix d’entrée ou de participation

- ventes de boissons- ventes d’objets- ventes de cartons de loto- ventes de billets de tombola

- ventes de repas- location d’emplacements- etc.

PartenariatEn nature- prêt de salle- don de matériel ou de marchandises

Financier- sponsors (banques, assurances, etc.)

- mairie- etc.

Comment fixer un prix d’entrée

Pour le prix à faire payer, faites d’abord le total de vos dé-penses et déduisez les subventions ou autres apports. Di-visez le résultat obtenu par le nombre de participantsescomptés : le résultat constitue le prix d’entrée mini-mum de chaque participant à l’occasion de la manifesta-tion pour équilibrer.Examinez ensuite la marge qui peut être dégagée si vousaugmentez le prix, sachant que plus il sera élevé moinsvous aurez de participants.

Mais toutes les manifestations n’ont pas toujours un prix d’entrée

et celui-ci n’est pas forcément le seul élément de recette: c’est la

vente des cartons en un ou plusieurs exemplaires qui constitue la

recette de votre loto; c’est la location des emplacements qui gé-

nère celle de votre vide-greniers; c’est la buvette intégrée à votre

spectacle ou votre bal qui vous apporte un complément impor-

tant; etc.

Dans tous les cas, la principale difficulté est de fixer les prix pour

vous assurer un maximum de recettes sans décourager la consom-

mation des participants. Sauf cas particuliers de manifestations ré-

duites à la participation de clients très fortunés, il vaut mieux

pousser à la consommation avec des prix bas. Vous pouvez ga-

gner autant d’argent et vous vous attirerez la sympathie des par-

ticipants.

Vous connaissez bien le gérant de la supérette, le gendre du vice-

président a pignon sur rue, le patron du trésorier ne manque pas

une occasion de faire sa publicité? Tous sont des sponsors en

puissance…

N’excluez personne: untel connaît bien untel qui a ses entrées

chez l’entrepreneur bien connu X. Vous serez surpris de l’impor-

tance du réseau autour de votre association, qui ne demande qu’à

vous aider financièrement. Tous les adhérents doivent être asso-

ciés à cette recherche. L’association peut même retrouver un sur-

saut de dynamisme et d’intérêt en permettant à tous de s’y

impliquer.

Au-delà du plan local, pensez à vous adresser à un organisme na-

tional: banques, compagnies d’assurance, services publics, etc.

Privilégiez les banques qui ont une politique à l’égard du mouve-

ment associatif (Caisse d’épargne, Crédit mutuel, Crédit coopéra-

tif…). Renseignez-vous auprès des mutuelles souvent favorables

aux associations (La Famille, la Matmut), surtout celles qui ont

pour objet d’aider les projets (la Macif). N’oubliez pas la Poste,

France Télécom, la SNCF…

B • Comment préparer sa demande de partenariat

Globalement, on peut distinguer deux types de sponsorisation: fi-

nancière et en nature.

IV - Sponsors et subventions

A • Qui peut vous aider ?

Votre budget a été établi. Malheureusement, vous ne pouvez être

absolument sûr de la recette. La fréquentation d’une fête dépend

d’une alchimie complexe où entrent en compte des facteurs sur

lesquels vous n’avez aucune influence. Il vous faut donc essayer

de limiter au maximum les risques financiers.

Il n’est pas facile de bénéficier d’aides publiques pour l’organisation

d’une manifestation isolée sauf si celle-ci revêt une importance ex-

ceptionnelle ou entre dans le cadre d’opérations spécifiques. Dans

tous les cas, cela repose sur des relations suivies avec les collec-

tivités.

La commune pourra peut-être, en revanche, vous apporter un sou-

tien matériel: mise à disposition d’une salle, prêt d’estrades, de

chaises, intervention du personnel municipal, aide à la communi-

cation…

N’hésitez pas à vous faire sponsoriser. Le mot vous effraie, et vous

le croyez réservé aux grandes manifestations nationales, Roland-

Garros et autres Coupes du monde? Détrompez-vous: autour de

vous, dans votre quartier, votre ville, votre région, des commer-

çants, de petites entreprises, des organismes locaux peuvent y être

intéressés.


2-Dons en nature

Bien sûr, il serait plus logique que vous cherchiez vos sponsors en

fonction de tel ou tel poste de dépenses. Classiquement, le buffet

pourrait être sponsorisé par la boulangerie du coin et le traiteur local.

Le gros lot — un voyage pour deux à l’autre bout de la France — par

la SNCF. Dans la pratique on met parfois la charrue avant les bœufs:

la compagnie d’autocars voisine aimerait vous financer, or le trans-

port de votre public ne sera vraiment pas nécessaire; l’entreprise

d’assainissement Toutégou est vraiment décidée à participer, mais

la salle des fêtes est bien pourvue en toilettes… Ceux-là, il va falloir

les convaincre de vous aider financièrement et non pas en nature.

Pourtant le plus souvent vos projets et la spécificité de vos spon-

sors se rejoignent et vous n’aurez pas trop de difficultés à les faire

concorder. Effectivement, le charcutier et le boulanger vont doter

une partie de votre buffet; la croisière pour deux sera bien sûr

offerte par la compagnie de navigation régionale; l’entreprise

Batittou vous fournira gratuitement l’estrade de l’orchestre et son

montage, etc.

Si vous organisez un loto notamment, faites feu de tout bois. Ne

vexez personne. Tout don en nature peut se transformer en «su-

perbe» lot ou en lot «original». Veillez cependant à contrôler la

qualité desdits lots: une loterie n’est pas un vide-greniers. Et mé-

fiez-vous des surprises: si vous organisez un concert, vous n’au-

rez que faire des volailles sur pied offertes à l’improviste par

l’éleveur bio du coin.

1-Demandes financières

Essayez de programmer vos recherches longtemps à l’avance, sur-

tout pour les sommes importantes, afin de ne pas donner l’im-

pression de presser vos interlocuteurs. Munissez-vous d’un dossier

complet rappelant les objectifs de votre association, sa composi-

tion, un petit historique. Soignez la présentation du budget de la

manifestation détaillé et justifié que vous présenterez à votre futur

sponsor. Mentionnez-y très précisément sa participation à tel

poste de dépense. Soumettez-lui un projet de contrat et soyez prêt

à l’adapter selon ses indications.

Vous n’avez peut-être pas l’habitude d’une telle démarche com-

merciale, mais dans l’association un ou plusieurs de vos adhé-

rents, dont c’est peut-être la profession, y seront tout à fait à l’aise

et pourront entreprendre les démarches les plus délicates.

Évitez d’être lié à un seul sponsor qui prendrait en charge toute la

manifestation. Essayez au contraire d’impliquer le plus de per-

sonnes possible. Multipliez et diversifiez vos partenaires.

Pour une question de déontologie, évitez de vous faire aider par

une entreprise proche des préoccupations de votre association,

même si apparemment vous poursuivez les mêmes buts. Par

exemple, si vous êtes une association de défense des animaux,

n’acceptez pas la publicité pour un cabinet vétérinaire, que vous

auriez bien du mal à critiquer le cas échéant. Votre marge de ma-

nœuvre risquerait d’être bien diminuée…


tionnera aux yeux de tous sa participation à la réussite de la fête.

Aux commerçants du quartier, échangez leurs multiples dons

contre des annonces au micro périodiques qui les rappelleront au

public. Ceux qui auront alimenté votre loto feront l’objet de re-

merciements haut et fort à chaque lot gagné.

Attention, surtout avec les commerçants,

n’exagérez pas l’aspect commercial de la

démarche. À trop insister sur les avan-

tages qu’ils pourront y trouver, vous

pourriez les vexer. Considérez-les comme

partie prenante de vos projets. Tenez

compte de leur sympathie pour vous per-

sonnellement ou pour votre association.

Ils ont peut-être trouvé là un moyen de

participer à votre association et à ses

objectifs, et cela répond à une réelle

envie de s’y impliquer.

Vos sponsors ne sont pas seulement des porte-monnaie. Ainsi,

n’oubliez pas de les inviter à votre manifestation et désormais à

toutes celles que vous programmerez.

C • Sachez détecter les motivations de votre sponsor

Pour plus d’efficacité, il est important de savoir ce que recherchent

vos sponsors.

Sachez que, pour la plupart d’entre eux, ils obéissent essentielle-

ment à une motivation financière. Il va falloir que vous leur expli-

quiez leur intérêt à vous aider. Certains seront faciles à persuader,

d’autres moins. Mettez en valeur l’importance habituelle de votre

manifestation, rappelez le succès des années précédentes, et les

retombées non négligeables qui ont été obtenues. Appuyez-vous

sur les témoignages de vos précédents sponsors s’il y en a eu.

Tenez un discours adapté à chacun.

Au banquier, à l’assureur, à la grande entreprise, faites valoir la

large publicité où figurera en bonne place son nom ou sa raison

sociale: par affichage chez les commerçants de la ville, du canton,

voire dans les syndicats d’initiative du département, par distribu-

tion de tracts sur les marchés, dans la rue ou par annonce dans

le journal local.

Bien sûr, des affiches SNCF «décoreront» le hall de la salle des

fêtes. Évidemment sur chaque lot figurera le logo de telle marque

de boisson non alcoolisée. Forcément des drapeaux à la couleur du

club sportif camoufleront tous les poteaux de la salle, etc. À l’en-

treprise régionale, proposez l’installation d’une banderole qui men-


V - Trouver un lieu adapté

C’est primordial pour la réussite de votre manifestation.

Il existe de nombreux lieux possibles:

- en intérieur: salle des fêtes communale, foyer pour tous, salle

polyvalente, maison des jeunes, maison de quartier, foyer rural,

gymnase, salle de spectacles, église, salle paroissiale, hangar ou

grange, etc.;

- en extérieur: rues, places, jardins publics, stades, champs, bords

de rivières, etc.

Mais pour choisir un lieu adapté aux activités qui s’y dérouleront

et au public que vous accueillerez, quelques critères doivent vous

guider pour faire votre choix.

A • Le lieu est-il libre à la date envisagée ?

Cela nécessite que vous prépariez votre manifestation longuement

à l’avance. En effet, vous n’êtes pas seul à organiser des manifes-

tations et les réservations doivent souvent être faites plusieurs se-

maines, voire plusieurs mois à l’avance, pour les salles les plus

demandées, les salles communales par exemple.


Lorsque les flonflons se seront tus, et que le temps des comptes

sera arrivé, pensez à leur envoyer un bilan chiffré de leur parti-

cipation, joignez-y les articles de presse, les références des

émissions de radio ou de télévision. Surtout, évidemment, s’ils

y sont mentionnés, mais même s’ils ne le sont pas, ils pourront

constater l’ampleur et l’écho de votre manifestation et seront

d’autant plus accueillants la prochaine fois. Accompagnez le

tout par un petit mot de remerciement et — pourquoi pas? —

une invitation à venir rejoindre vos rangs associatifs (voir

GPA 14, «Apprendre à bien communiquer: les règles d’or à

l’usage du responsable associatif», Raphaële Bruyère).

fait, respecter des normes de sécurité (voir «Prévention et assu-

rance pour les manifestations exceptionnelles», p. 28).

En extérieur, évaluez les conséquences de mauvaises conditions

météorologiques. Un terrain qui devient boueux à la moindre

pluie, des tentes emportées par le moindre vent, et c’est votre ma-

nifestation qui est gâchée sinon annulée. Prévoyez, si le risque est

important, des solutions palliant ces inconvénients même si elles

sont coûteuses: plancher, chapiteau installé par des profession-

nels, etc.

D • Quelles sont les conditions financières ?

La location la moins chère n’est pas forcément la meilleure. Éva-

luez bien, pour chaque lieu, les frais annexes indispensables dus

au manque d’équipement du lieu: installer des toilettes provi-

soires, un plancher ou une estrade coûte cher. Comme tout

consommateur, examinez le meilleur rapport qualité/prix. Appre-

nez à négocier ferme avec les collectivités publiques pour obtenir

des lieux gratuits. Faites ressortir le rôle social, culturel, éducatif

que vous jouez et qui participe à leur politique locale.

B • Le public pourra-t-il être accueilli dans de bonnes conditions ?

Il vous faut évaluer d’abord si la capacité du lieu permet d’accueillir

votre public potentiel. Examinez ensuite s’il est facile d’accès et

quel fléchage sera nécessaire sur les routes.

Voyez également s’il est accessible à des publics spécifiques

comme les enfants, les personnes âgées ou les handicapés et si

des aménagements particuliers seront nécessaires.

Enfin, et c’est essentiel, est-il pourvu d’installations annexes per-

mettant un minimum de confort? Le cas du parking et des toi-

lettes est le plus fréquent. S’il n’y en a pas, il faudra prévoir des

solutions alternatives — sanisettes pour les toilettes, par exemple.

C • Les activités pourront-elles se déroulerdans de bonnes conditions ?

Il vous faut apprécier la compatibilité du lieu avec les activités qui

s’y dérouleront. Vous devrez faire l’état des installations dont il est

pourvu et celles que vous devrez apporter en complément — so-

norisation, estrade, tables et chaises, etc. Surtout, vous devrez vé-

rifier s’il remplit les normes de sécurité indispensables à votre

manifestation et s’il est couvert par une assurance du propriétaire.

Voyez également si vous obtiendrez les autorisations nécessaires.

En effet, propriétaire ou locataire des locaux, même une asso-

ciation qui n’accueille que ses dirigeants est considérée comme

un «établissement recevant du public» (ERP). Elle doit, de ce


Si un des aspects de la manifestation est nouveau pour vous, pre-

nez contact avec quelqu’un — hors de ou dans votre association

— déjà familier du lieu, de l’activité ou du public en question. Il

sera d’une aide précieuse pour soulever tous les problèmes im-

prévisibles a priori.

Assurez-vous de toutes les autorisations

nécessaires selon chaque type d’activité

— du propriétaire des lieux, de la muni-

cipalité, de la préfecture, etc., selon les

cas. Vérifiez que les arrêtés de circula-

tion qui vous seront délivrés correspon-

dent à votre demande et réservez une

quantité suffisante de barrières de sécu-

rité pour les faire respecter (voir Sécurité

et manifestations de masse, coll. « L’es-

sentiel sur », éd. Territorial).

VI - Prévention et assurance pour les manifestations exceptionnelles

D’une manière générale, les problèmes de responsabilité et d’as-

surance ont fait l’objet de l’ouvrage La Responsabilité pénale, ci-

vile et financière des associations et de leurs dirigeants dans la

même collection. Nous traiterons ici des aspects propres à l’orga-

nisation des manifestations.

A • Faites un descriptif détaillé

Dans les manifestations exceptionnelles, les risques courus par

l’association peuvent être très importants, d’autant plus qu’elles

sortent des activités habituelles pour lesquelles votre savoir-faire

suffit. Il convient donc de bien préparer ces manifestations en ma-

tière de prévention et d’assurance des risques.

La première des choses à faire est un descriptif détaillé de la ma-

nifestation: quels lieux (intérieur, extérieur, voie publique, etc.),

quels types d’activités (spectacle, buvette, repas, vente d’objets,

etc.), quel public (nombre de participants prévu, adultes, mineurs,

handicapés, etc.), quel matériel (chapiteau, échafaudage, électri-

cité, instruments de musique, etc.).


2-Travaillez avec la commission de sécurité

N’hésitez pas à vous adresser à la commission de sécurité pour

connaître les capacités d’accueil et la conformité aux normes de

sécurité de la salle ou du chapiteau que vous louez. Ne vous

contentez pas du seul avis du propriétaire. D’ailleurs l’appel à la

commission de sécurité est obligatoire si vous accueillez votre pu-

blic dans un lieu qui n’est pas prévu pour cela, pour une exploi-

tation autre que celle autorisée, pour une démonstration ou une

attraction pouvant présenter des risques pour le public: un

concert dans un terrain de foot, un bal dans un jardin public, un

pique-nique géant sur la place du village…

La commission de sécurité va vérifier toutes les normes à respec-

ter et vous donner son accord, exprimer ses conseils, ses réti-

cences. Ne risquez pas une interdiction de dernière minute pour

avoir voulu économiser quelques sous.

B • Prenez les mesures de prévention qui s’imposent

1-Les précautions à prendre en amont

Une fois votre descriptif détaillé réalisé, prévoyez les mesures de

prévention indispensables notamment en matière d’informa-

tion, d’accueil et d’encadrement de la manifestation. La sécurité

des participants à vos manifestations est essentielle. Inspectez

donc à l’avance les lieux où elles se tiennent. Repérez éven-

tuellement les éléments qui pourraient poser problème: un trou

dans le pré où vous organisez une kermesse, des agrès de gym-

nastique un peu trop accessibles dans le gymnase municipal où

se tiendra votre foire aux timbres, une estrade fragile dans la

salle des fêtes, etc. À l’extérieur n’oubliez pas de laisser un cou-

loir de 4 mètres de large pour les véhicules de sécurité des se-

couristes et pompiers.

Pensez également aux constructions provisoires, échafaudages,

passerelles, tentes, matériel électrique pour lesquels il est plus

prudent de s’adresser à des professionnels. Ne vous laissez pas

tenter par les initiatives d’un adhérent «bricoleur de génie»…

Vérifiez que l’état des sols est compatible avec les aménage-

ments prévus, sans oublier qu’un orage peut transformer en

quelques instants des surfaces stables en marécage glissant.


Pour en savoir plus, voir « Expérience », AME n° 32 : « Or-ganiser une manifestation sur la voie publique » et « Fichepratique », AME n° 53 : « Organiser une manifestation :règles et précautions ».

3-Associez les autorités à la préparation

Assurez-vous de tenir informées les autorités et demandez éven-

tuellement leur concours. Vous aurez pris la précaution d’informer

les services de police ou de gendarmerie, mais il ne faudra pas

compter sur eux à plein temps. La solution la plus économique

est évidemment de constituer une équipe de bénévoles facilement

identifiables par le public. Si la surface de la manifestation est im-

portante, ils doivent pouvoir être joignables à tout moment et se

joindre entre eux: la seule solution efficace est le talkie-walkie.

Si vous prévoyez plus de 1 500 visiteurs, vous êtes tenu de de-

mander la présence de secouristes — pompiers ou Croix-Rouge.

Pensez à vous munir des premiers secours, des numéros d’appel

d’urgence (Samu, médecin de garde ou commissariat du coin).

Essayez d’établir un tableau sur le modèle de la page suivante,

adapté à la manifestation envisagée.


La commission de sécurité

Dans quel cas faut-il s’adresser à la commission de sé-curité ?

• Si vous procédez à des aménagements ou installationsen intérieur comme en extérieur.

• Si vous accueillez plus de 1 500 personnes dans deslieux ou locaux non prévus à cet effet ou dans desconditions non habituelles.

L’organisateur, en concertation avec le propriétaire deslieux, doit adresser un dossier descriptif des aménage-ments et installations au maire de la commune deux moisavant la manifestation. Celui-ci adresse le dossier à la direction départementale des services d’incendie et desecours, qui le transmet à la commission ou sous-com-mission concernée, laquelle le fait suivre à la direction dela protection civile si elle estime que la présence de ser-vices de secours est nécessaire.

Dans la pratique, ce délai de deux mois est peu respecté.Si vous vous trouvez dans ce cas, adressez directementun exemplaire de votre dossier à la direction départe-mentale, sachant que la réunion des commissions estsouvent mensuelle.


C • Assurez les personnes et les biens

Après avoir fait le descriptif détaillé de la manifestation et envisagé

toutes les mesures de prévention à prendre, prenez enfin contact

avec votre assureur et soumettez-lui le détail de votre manifesta-

tion. Vous possédez probablement déjà un contrat d’assurance

multirisque, souvent le plus adapté aux petites associations ne

possédant pas de grandes installations et n’ayant pas d’activités

régulières à risques importants. Il couvre en effet en un seul

contrat l’ensemble des risques courus par votre association, et

évite en principe les «trous de garantie». Cependant, lors de ma-

nifestations exceptionnelles, il ne suffit pas toujours. Vous ferez

ensemble le point sur ce qui est déjà couvert par votre assurance

ordinaire et sur les indispensables extensions de garantie.

Prévoyez d’assurer les personnes, car tous ceux qui participent à

l’association et à ses activités sont susceptibles de provoquer ou

de subir des dommages et d’engager la responsabilité de l’asso-

ciation. C’est bon à savoir en temps normal. Ça l’est encore plus

lors de ces exceptions. Il s’agit donc de vérifier que dans votre

contrat d’assurance, la définition de l’assuré est la plus large pos-

sible, et qu’elle comprend l’association elle-même, ses dirigeants,

ses salariés, ses bénévoles, ses membres, et plus largement toute

personne participant à ses activités, notamment les mineurs, s’il y

a lieu. S’agissant des bénévoles en particulier, il convient de les

faire bénéficier soit de la législation sur les accidents du travail, soit

de contrats de garantie «individuelle» ou «accidents corporels».

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N’oubliez pas que votre responsabilité peut être engagée si vous

organisez un vestiaire: il vous faudra impérativement prévenir le

vol par un nombre suffisant de surveillants.

De même si vous prenez en charge la restauration des partici-

pants: soyez vigilant quant à l’intoxication alimentaire. Si vous

prévoyez un grand nombre de convives peut-être vaut-il mieux,

dans ce domaine, faire appel à un professionnel de la restauration.

Si vous décidez de vous en charger, vous pouvez vous assurer

spécialement sur ces risques avec des montants de garantie adap-

tés à l’importance du public (une intoxication alimentaire peut

faire des ravages…).

Pensez également à vérifier que toutes les installations provisoires

— chapiteaux, tribunes, estrades, etc. — et le matériel que vous

louez pour l’occasion — éclairage, costumes, décors, instruments,

sono, stands, etc. — seront couverts par la garantie.

Vérifiez aussi le type d’assurance du propriétaire des lieux que

vous occuperez provisoirement afin d’obtenir une «renonciation à

recours» de celui-ci ou de souscrire une assurance adéquate pour

la durée de la manifestation.

Pensez enfin à la possibilité d’assurer les pertes de recettes en cas

d’empêchement de la manifestation pour des raisons indépen-

dantes de votre volonté. Notez qu’il s’agit d’une assurance

«chère» à ne conseiller qu’en cas de grosses manifestations

avec billetterie importante.

Pour vos transports de groupe, ayez recours à des sociétés de

transport. Le surcoût que cela nécessitera sera contrebalancé par

les soucis dont vous vous déchargerez.

Il est plus prudent pour une course de rollers de se faire ouvrir la

route par les gendarmes que de laisser les participants se frayer un

chemin entre les voitures: vous pourriez être tenu pour respon-

sable du moindre accident. De même, lors de l’organisation d’un

concert, prévoyez un service d’ordre discret mais efficace afin

d’éviter des débordements qui pourraient vous être imputés.


VII - Communiquer avant et après la manifestation

Vous avez tout prévu, tout organisé, votre manifestation va être

exceptionnelle. C’est sûr. Mais une manifestation exceptionnelle

pour un public inexistant, cela ne vous apportera pas grand-

chose en terme de trésorerie… Si personne n’est au courant, il est

bien difficile de déplacer les foules. La communication sur votre

événement est donc primordiale. C’est un élément essentiel de sa

réussite, avant, mais aussi après votre manifestation pour que les

prochaines puissent avoir le même succès.

A • Mobilisez tous les outils et réseaux en votre possession

Il faut penser que le public, lui, est très sollicité. Il vous faudra

donc multiplier les outils d’information. Il est même conseillé de

constituer pour ce faire une équipe promotion qui se chargera de

la réalisation (ou la recherche de prestataires) des documents de

promotion — tracts, affiches, bandeaux, programmes… — et de

leur diffusion.

Si vous avez des relations partenariales — mécène, parrain, dona-

teur, collectivité territoriale —, faites-le savoir, ce peut être une

marque de confiance pour votre public. Les partenaires ou spon-


sors sont contents de ce genre d’attention, et peuvent renforcer

leur soutien à votre cause…

N’hésitez pas à médiatiser suffisamment à l’avance par tous les

moyens qui sont à votre disposition. Vous n’avez peut-être pas de

«budget com’», ou de très petits moyens, mais ne soyez pas pes-

simiste pour autant.

B • Sachez utiliser les médias locaux

La presse locale — journaux, radios — est un des meilleurs moyens

de faire connaître votre manifestation au public. Pensez à consti-

tuer un dossier de presse sur votre manifestation. D’abord les

dates, heures, et programme de celle-ci, et ainsi qu’une présenta-

tion détaillée de votre association, de ses activités, avec un petit

historique, et les personnes à rencontrer. Cela ne vous coûtera pas

beaucoup et peut être susceptible de vous apporter la curiosité du

journaliste visé. Votre commune est le secteur d’un correspondant

local de votre journal régional? Entrez en contact avec lui: une in-

vitation, une relance téléphonique au bon moment sont toujours

de bon aloi. N’hésitez pas à toucher tout le monde: presse, radio,

et même — pourquoi pas? — télé!

Faites de même pour le bulletin municipal. Il n’est pas forcément

nécessaire d’aller voir le maire: prenez contact avec le responsable

de la rédaction. Et pensez à signaler votre manifestation à l’office

du tourisme et aux journaux d’annonces gratuits.

Prévoyez de grandes affiches pour l’affichage extérieur, et de

plus petites pour les commerces et lieux publics. L’affiche

conçue, il faut aussi prévoir une équipe d’affichage, qui passera

plusieurs fois, notamment la semaine précédant la manifesta-

tion. Mais attention, n’affichez que là où c’est autorisé, et soyez

un minimum fair-play avec la «concurrence». Certaines munici-

palités ont un service qui s’occupe de l’affichage. Fournissez

dans ce cas les affiches en quantité suffisante, et pas deux jours

avant la manifestation.

D • Les tracts et le bouche à oreille

Pensez aussi aux tracts que vous pourriez distribuer à la sortie

des lycées, universités, spectacles, sur le marché et autres lieux

publics. C’est souvent efficace. Les commerçants, là encore,

peuvent être un bon relais s’ils acceptent d’en laisser quelques-

uns sur leur comptoir, de même que les lieux publics, centres

socioculturels…

Consultez aussi votre fichier d’adhérents et sympathisants, pour

envoyer des courriers bien ciblés, et faites marcher le bouche à

oreille, qui vaut toutes les campagnes publicitaires…


C • Les affiches

Pensez également à l’affichage, qui se révèle souvent être un

des plus efficaces moyens de faire connaître votre manifesta-

tion. L’affiche devra comporter les informations incontournables

que sont la date, l’heure, le lieu et le prix d’entrée de votre évé-

nement, mais aussi son programme, le nom de l’association

organisatrice, l’objet, s’il s’agit d’une occasion spéciale. S’il doit

attirer l’attention, le texte de votre affiche ne doit pas être ré-

barbatif. Il doit être clair et concis pour avoir de l’impact, il doit

être positif avec des mots simples et éloquents, et surtout il ne

doit pas ennuyer: soignez le fond, et la forme ! Si votre affiche

peut accrocher l’œil, c’est encore mieux. Vous ne connaissez

peut-être pas de dessinateur de renom qui voudrait participer à

votre cause bénévolement en concevant gracieusement une

affiche inoubliable. Vous pouvez cependant penser à une mise

en pages qui attire les regards curieux, en couleur si vous en

avez les moyens, avec tout de même une petite illustration.

Avec peu de moyens, on peut faire, ou faire faire, joli et origi-

nal. Une affiche pourra sortir de l’ordinaire par son format ou

son graphisme. Réalisée sur traitement de texte, elle pourra

s’agrémenter d’un dessin, d’une photo, ou d’un logo. Attention

cependant, assurez-vous que leur auteur vous cède ses droits

gratuitement. Si vous n’avez pas de maquettiste professionnel

sous la main, sondez autour de vous: il serait bien étonnant

que vous ne trouviez pas un passionné d’informatique ou un

surdoué en dessin pour vous aider.


- 2 -Les manifestations

types

E • Dès la fin, pensez à la suivante

Après la manifestation, il ne faut pas couper les ponts. Conser-

vez précieusement vos coupures de presse, vous pourrez éven-

tuellement les ressortir la prochaine fois que vous organiserez le

même type d’événement. N’oubliez pas de remercier l’ensemble

des bénévoles ayant participé à la manifestation, ainsi que vos

partenaires — mairie, sponsors, etc. — à qui vous enverrez éga-

lement le bilan de l’opération. Informez-les tout de suite de vos

projets à venir.

42 FINANCER SON ASSOCIATION 43

45 PARTIE 2 - LES MANIFESTATIONS TYPES44 FINANCER SON ASSOCIATION

I - L’indispensable buvette

Pas de fête réussie sans buvette. Ne nous le cachons pas: c’est elle

qui va équilibrer votre budget… ! Le public, qui le sait, est prêt à

faire un effort pour y consommer plus que nécessaire. Il doit donc

être accueilli avec le sourire, confortablement et dans les meilleures

conditions. La buvette est avant tout un lieu de rencontres, de

convivialité indispensable qui mérite toute votre attention et qui,

au même titre que les autres aspects de la fête, va participer à son

succès.

Il n’y a pas de buvette réussie sans bonne préparation. Confiez

l’organisation à une équipe uniquement chargée de cette partie de

la manifestation. Essayez de trouver des adhérents rodés à l’orga-

nisation de ce genre de buvette associative, il y en a sûrement

parmi vous. Généralement très motivés, ils devront se répartir les

diverses tâches: l’administration, l’organisation matérielle, l’ac-

cueil. Donnez-leur les moyens de bien travailler, tenez-les au cou-

rant de tout nouvel élément.

Ils s’organiseront évidemment en fonction du budget consacré,

des horaires, du nombre prévu de futurs consommateurs, des va-

riations de fréquentation – pour que ce ne soient pas toujours les

mêmes qui se reposent –, etc.

L’imagination du monde associatif est, n’en

doutons pas, sans limite. Pourtant, au bout

du compte, certains types de manifestations

de soutien sont plus souvent organisés. C’est

parce qu’ils réunissent deux qualités essen-

tielles: rentabilité financière et facilité d’orga-

nisation. Ajoutons qu’ils sont tous d’une

grande convivialité. Nous avons choisi de

traiter les principaux (spectacle, bal, loto, ker-

messe, vide-greniers, repas, buffet et bien sûr

l’indispensable, et rentable, buvette) dans

cette seconde partie.

47 PARTIE 2 - LES MANIFESTATIONS TYPES

Pas plus de 5 buvettes par an!

Une association peut être autorisée par

le maire à établir un débit de boissons

pour la durée des manifestations pu-

bliques qu’elle organise, dans la limite

de cinq autorisations annuelles : Code

de la santé publique, art. L.3334-2, al. 2.

A • Les autorisations et assurances particulières

N’attendez pas le dernier moment pour entreprendre ces dé-

marches. Même les deux mois légaux nécessaires aux services de

sécurité risquent de ne pas être suffisants, car une cascade d’au-

torisations est nécessaire.

1-La demande d’autorisation

La loi de finances 2001 a simplifié la procédure de demande d’ou-

verture de buvette, il n’y a ainsi plus de déclaration aux douanes

pour les autorisations temporaires de vente de boissons des

groupes 1 et 2.

46 FINANCER SON ASSOCIATION

Les boissons dites «prémix» sont des

mélanges de boissons non alcoo-

liques et de boissons alcooliques condi-

tionnées en récipients de moins de 60

centilitres. Elles appartiennent au

deuxième ou troisième groupe des bois-

sons selon leur degré d’alcool.

Aujourd’hui, le maire est la seule autorité de référence pour l’au-

torisation d’ouverture d’un débit temporaire de boissons.

Il faut donc adresser au maire, théoriquement trois mois avant

le début de la manifestation, délai réduit à 15 jours pour les ma-

nifestations exceptionnelles (mais souvent les mairies acceptent

des délais plus courts):

• pour les boissons des groupes 1 et 2, boissons sans alcool ou

ne titrant pas plus de 3 % (vins, cidres, bières) à l’occasion

d’une fête publique, d’une foire ou d’une vente, dans la limite

de 5 autorisations annuelles;

• pour les boissons des groupes 2 et 3 (18 % d’alcool maximum):

- dans la limite de 10 autorisations annuelles de 48 heures

pour les groupements sportifs agréés,


2-La commission de sécurité

Dans la 1re partie nous avons détaillé vos obligations en ma-

tière de prévention et d’assurance, notamment à l’égard de la

commission de sécurité (cf. p. 31). La buvette n’y échappe pas.

Elle fait partie des aménagements que vous devez faire visiter

à ladite commission, si votre manifestation rassemble plus de

1500 personnes ou présente un caractère lucratif manifeste.

Votre buvette fera l’objet de toute son attention, notamment

l’aspect hygiénique qui peut être contrôlé par le service de la

répression des fraudes. Enfin, n’oubliez pas la réglementation

concernant la protection des mineurs: il est interdit de vendre

ou d’offrir à des mineurs de moins de 16 ans des boissons al-

coolisées (Article L.80 du Code des débits de boisson et des

mesures contre l’alcoolisme).

B • Où placer la buvette et autres questions matérielles

Dans tous les cas l’emplacement de la buvette doit être straté-

gique, d’accès facile, en évidence et bien signalé. Il ne doit pas

être rajouté aux autres aménagements, mais constituer un élé-

ment de l’ensemble. Il va varier selon le type de manifestation:

si vous organisez un bal, la buvette sera l’autre pôle, à l’égal de

l’orchestre. En revanche si votre manifestation rassemble quan-

tité de stands de jeu et autres manèges, il sera plus marginal.

- dans la limite de 2 autorisations annuelles de 48 heures par

commune pour les manifestations agricoles,

- dans la limite de 4 autorisations annuelles de 48 heures pour

les stations classées et les communes touristiques.

Il n’est plus nécessaire de faire une déclaration auprès des

douanes.

Modèle de demande

Mme ou M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Président(e) de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

à madame ou monsieur le maire de la commune de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Madame ou monsieur le maire,

J’ai l’honneur de solliciter l’ouverture d’un débit temporairede boisson de 1° et 2° catégorie à l’occasion de (préciserla nature et le motif de la manifestation) . . . . . . . . . . . . . qui aura lieu du . . . . . . . . . . . au . . . . . . . . . . . . . . . . . à: (préciser l’adresse de la manifestation)

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de recevoir,monsieur le maire, l’assurance de messentiments distingués.

La ou le président(e)

Signature


Nous vous conseillons de désigner une personne spécialement

vouée à cette fourniture, capable d’en assurer le renouvellement

à coup sûr.

Il ne faut pas oublier d’autres poubelles munies de très nombreux

sacs-poubelles pour y jeter les gobelets d’une part et les bouteilles

d’autre part. Pensez à éloigner périodiquement de la buvette les

sacs pleins, leur vue n’étant jamais bien agréable.

Pensez aussi aux serviettes de papier, à l’essuie-tout, aux éponges,

aux pailles, aux agitateurs, au sucre.

2-La décoration

Adaptez la décoration au public, ne visez pas forcément l’origina-

lité: pour une fête enfantine, des ballons, des couleurs vives iront

très bien. Pour une rencontre sportive, des drapeaux aux couleurs

du club conviendront, etc. Ce doit être agréable à l’œil, attirant

sans être agressif, afin de plaire à tout le monde.

3-L’hygiène et la sécurité

Aménagez votre buvette de façon commode, mais surtout ob-

servez strictement — ou le plus strictement possible — les règles

d’hygiène.

N’oubliez pas que vous êtes, le temps d’une fête, un débit de bois-

son: vous pouvez donc faire l’objet d’un contrôle impromptu.

La buvette doit s’intégrer et s’adapter à la fête à tous les points de

vue: décoration, aménagement, service.

1-L’aménagement et les petits détails

Un comptoir de taille moyenne suffira si, pour un bal par exemple,

des tables et des chaises sont placées alentour. Les tables, surtout

si ce sont des récupérations de bric et de broc, seront plus

agréables recouvertes de nappes de papier. Vous pouvez vous en

passer si vos tables sont en bon état. En plastique, elles sont ainsi

plus faciles à nettoyer au cours de la journée, ou de la soirée. Ces

détails dépendent du type de fête et de son public, matinée en-

fantine ou fête techno. S’il y a un simple comptoir sans siège, pré-

voyez-le assez long pour accueillir un grand nombre de

consommateurs simultanément.

Vous voudriez éviter d’avoir à surveiller les stocks de bouteilles?

Le plus simple est de les ranger sous le comptoir — souvent des

planches sur tréteaux — qui sera recouvert jusqu’à terre, côté pu-

blic, d’un grand tissu fermement tendu pour empêcher les petits

malins d’y parvenir à quatre pattes…

De grandes poubelles de plastique neuves emplies de glace feront

office de glacière. La glace fond vite: prévoyez un stock de glace

vive pour la renouveler et un lieu où jeter l’eau de fonte. Les four-

nisseurs de glace n’existent plus guère. Le système D va devoir

fonctionner: demandez à vos adhérents ou à un restaurateur de

congeler des seaux d’eau.

Un tableau horaire où chacun peut se repérer sera bien utile et évi-

tera toute friction due à l’énervement et au stress de la journée.

Un sac banane pour chacun, ou un portefeuille de ceinture, per-

mettra de circuler entre les tables et de vaquer en oubliant la pré-

cieuse caisse commune toujours susceptible de disparaître et où

tous devaient impatiemment puiser la monnaie.

C • Quels fournisseurs pour quelles boissons ?

Tous les détails précédents finissent par coûter cher. Votre prix

de revient peut varier du simple au double, si vous n’y veillez

pas. La meilleure solution est bien sûr de trouver le «généreux

donateur» qui va tout vous fournir gratuitement. Mais sans aller

jusque-là, de multiples petits arrangements peuvent finir par al-

léger sérieusement votre budget buvette.

Vous avez le choix entre l’achat en grande surface, le grossiste

et le distributeur du coin. L’achat en grande surface présente le

seul avantage d’être moins cher. Le grossiste, habitué à ce genre

de manifestations, est susceptible de vous livrer, de reprendre les

invendus et de vous proposer du matériel d’accompagnement

(parasols, tables, gobelets, tireuse à bière…). L’épicier local peut

présenter des avantages similaires, y ajouter des livraisons le jour

même et… vous aider pour un transport de matériel impromptu.

Sa manière à lui d’être sponsor. À vous de choisir.


Si vous utilisez des verres non jetables, les conditions de leur

nettoyage sont très précisément réglementées. Vous devez ab-

solument disposer d’eau potable, et deux récipients sont obliga-

toires, l’un contenant un désinfectant et l’autre de l’eau propre

— c’est-à-dire très régulièrement renouvelée — pour le rinçage.

Vous devez essuyer les verres avec des torchons dans un état de

propreté impeccable et réservés à ce seul usage.

Évidemment les verres jetables sont pratiques, mais selon la

boisson servie ils ne sont pas toujours possibles. L’apéritif d’hon-

neur où vous avez convié les notabilités pourvoyeuses de sub-

ventions sera servi dans de vrais verres. En tout état de cause,

éliminez tant que faire se peut les bouteilles en verre, les ca-

nettes métalliques et essayez de servir le plus possible «au

verre».

Attention ! Pas de source de chaleur ou de grande

quantité d’eau bouillante accessible au public. Préfé-

rez les bouilloires électriques ou les thermos.

4-Le service

Les serveurs bénévoles doivent être assez nombreux pour ne pas

faire attendre le public et pour pouvoir se relayer. Le service est

fatigant: prévoyez un roulement pour qu’ils puissent se reposer

et participer aussi à la fête.

région. Privilégiez les boissons, sirops, café, thé que vous prépa-

rez vous-même, les gains sont plus importants.

Avant toute décision, assurez-vous que l’administration ne vous

interdit pas les bouteilles de verre. Sinon, il vous faudra servir des

gobelets. Cela dépend du public, du nombre de serveurs, de per-

sonnes prêtes à faire la chasse aux gobelets vides, etc.

3-À quel prix faut-il vendre ?

La marge que vous allez prendre sur les ventes sera fonction de

votre public, de votre type de fête, mais aussi de l’environnement.

Pour un public familial modeste, un public de jeunes désargentés,

ne poussez pas trop le bénéfice.

La buvette est là pour faire gagner de l’argent à l’association. Tout

le monde le comprendra. Au besoin, faites-le savoir par un petit

panneau d’information. Vous pouvez alors pratiquer des prix à

peine inférieurs à ceux du marché — les bars — ou vous aligner

sur ceux d’un distributeur automatique. Par ailleurs, des prix peu

élevés favorisent la consommation. À vous de trouver la juste me-

sure en fonction de votre public et de votre emplacement.

Ne soyez pas trop gourmand, ne majorez pas le prix d’achat de

vos boissons de plus de 0,5 € (un peu plus pour les boissons al-

coolisées — vin, cidre, bière —, un peu moins pour les boissons

sans alcool). Le thé et le café vendus 1 € vous rapporteront au-

tant que le reste.


Attention ! Quelle que soit la solution adoptée,

faites porter vos efforts sur ce point de la négocia-

tion : ne faire facturer que ce qui sera consommé et

non les invendus. Là encore, l’idéal est de les faire

reprendre sans avoir à les rapporter… Insistez, vous

y arriverez.

1-Quelle quantité acheter ?

Vous pourrez ainsi prévoir large, sans avoir à vous soucier d’une

rupture de stock et sans être suspendu à la météo: par canicule le

public aura besoin de se désaltérer davantage que s’il… pleut. Évi-

demment, seuls les lots non entamés seront repris. Envisagez de

stocker le reste de ces packs invendus.

Si vraiment vous n’avez pu obtenir cet avantage, il faudra que

vous calculiez au plus juste et vous poser la question du réap-

provisionnement durant la manifestation, surtout en week-end et

tard dans la soirée. Dans tous les cas, il vous faut discuter avec

votre fournisseur !

2-Quelles boissons proposer ?

Vous n’avez pas besoin de proposer une multiplicité de boissons.

Une seule marque par type suffit (bière, soda, tonic, eau plate, eau

gazeuse, sirop, vin rouge, vin blanc, vin rosé, etc.). En cas de

désaccord dans l’équipe, le critère d’économie doit trancher mais

aussi, bien sûr, les habitudes connues de votre public, de votre

Ne confectionnez les sandwichs qu’au fur et à mesure de la de-

mande.

Enrobez le tout d’une serviette de papier.

Les accros du sucré ne seront pas satisfaits si l’on ne leur offre pas

une petite douceur; gâteaux et tartes confectionnés par les béné-

voles. Veillez là aussi à leur bonne conservation en évitant le sur-

plus de matière grasse.

E • Commodités

1-Le petit coin...

À se désaltérer, on finit souvent par avoir une petite envie, qui

peut déranger l’appréciation de votre manifestation à sa mesure si

l’on ne peut pas la soulager. Il est donc indispensable de prévoir

un petit «coin pipi». Si le lieu de votre choix en est pourvu, il vous

suffira de prévoir une équipe de bénévoles dévoués qui voudront

bien vérifier que les toilettes sont bien alimentées en papier, et

qu’elles restent propres. Il est assez désagréable en effet que des

effluves odorants se propagent. Et le public appréciera cette at-

tention, qui n’est pas toujours observée.

Si votre manifestation se déroule en plein air en revanche, il n’est

pas toujours évident de trouver un bistrot alentour qui voudra bien

assurer la fonction de «dame pipi». Dans ce cas, il existe des en-

treprises spécialisées dans la location de toilettes provisoires. Ren-

seignez-vous sur les prix. Dans tous les cas, une équipe sera là

aussi nécessaire pour faire le suivi d’entretien.


D • La nourriture : attention, activité réglementée

L’amusement ça creuse ! Un bon sandwich ne serait pas de trop.

Attention ! Ne vous engagez dans cette voie qu’avec

précaution. La confection de nourriture est très stricte-

ment réglementée : vous ne devez absolument pas

rompre la chaîne du froid et vous arranger pour main-

tenir au froid entre 4 °C et 6 °C les denrées péris-

sables. Il vous faut donc prévoir un réfrigérateur ou, à

défaut, une vraie glacière, pour conserver beurre,

mayonnaise, fromage, jambon, saucisson, jambon

cru, poulet froid, jambon de volaille — pensez aux ré-

gimes et aux préceptes religieux —, rillettes, pâté, etc.

Prévoyez deux ou trois types de pain : baguette, pain

de mie, de campagne… (Voir « Le repas d’association

– le buffet » p. 129.)

Ajoutez un plan de travail assez large, différencié du comptoir des

boissons pour ne pas gêner, où une ou deux personnes s’active-

ront, uniquement consacrées à cette activité. Qu’elles aient tout

sous la main, que tout soit organisé et posé dans l’ordre d’élabo-

ration. D’abord une planche pour découper le pain; ensuite le

beurre, la mayonnaise, la moutarde, le ketchup, puis, au-dessus

du réfrigérateur, une planche à découper toujours parfaitement

nettoyée; enfin la salade, les cornichons, les tranches de tomate.



La buvette

Le minimum à ne pas oublier

Formalités à accomplir• Demande d’autorisation à la mairie : lieu, date, horaires, ca-

tégorie de boisson (première et/ou deuxième uniquement).• Si la demande d’autorisation préalable auprès des services des

douanes n’est plus obligatoire pour les groupes de boissons

1 et 2, elle l’est pour le reste.

Prévention/sécurité• Bannissez le verre (bouteille ou verre).• Ne faites pas de caisse centrale, mais prévoyez une caisse

par bénévole chargé de la vente. Une « banane » ventralesera parfaitement adaptée.

• Pas de source de chaleur ou de grande quantité d’eaubouillante accessible au public. Préférez les bouilloires élec-triques ou les thermos.

2-Le vestiaire

Dehors il fait froid, dans la salle des fêtes il fait chaud. Vous êtes

obligé d’installer un vestiaire; par exemple pour un loto, un spec-

tacle, un repas. Une ou deux personnes doivent s’y atteler.

Lorsqu’un vêtement ou un sac est déposé, il faut le mettre sur un

cintre numéroté et donner un jeton portant le même numéro à

son propriétaire. Soyez attentif ! Ne vous trompez pas. Rappelez

qu’il vaut mieux ne pas laisser d’argent ni d’objet de valeur dans

les poches ou dans les sacs. Une affichette «Ne laissez aucun

objet de grande valeur» est indispensable.

Il est impératif, soit que le local soit réellement inaccessible à toute

autre personne que le ou les responsables du vestiaire, soit de pré-

voir une personne supplémentaire pour le surveiller.

Même si vous indiquez que l’association

n’est pas responsable en cas de vol, en

réalité sa responsabilité pourra toujours

être engagée devant les tribunaux.

AID

E-M

EM

OIR

E


II - Le spectacle (concert, bal, pièce de théâtre, gala de danse,etc.)

Vous rêvez d’organiser un concert avec bal pour les 10 ans de l’as-

sociation? Vous souhaitez financer un envoi de fournitures sco-

laires en Afrique en montant une pièce de théâtre? Bonne idée!

Mais il s’agit là d’une entreprise de longue haleine car l’organisa-

tion de spectacles est une activité commerciale très réglementée,

soumise à autorisation administrative: c’est la licence d’entre-

preneur de spectacle. Une association dont ce n’est pas l’acti-

vité principale, peut, dans la limite de six représentations par

an, organiser occasionnellement un spectacle sans posséder de

licence. Elle doit alors le déclarer auprès de la préfecture un mois

avant la tenue de la manifestation.

Mais de la chorale du village chantant sans sonorisation en plein

air à la pièce de théâtre en passant par le groupe de rock ou de

rap, l’écart est grand. Les conditions d’organisation aussi. Nous

essayons ici de traiter le maximum de cas. À vous ensuite de les

adapter à votre projet.

Trucs pratiques : les conseils d’Associations mode d’emploi• Adressez-vous à un grossiste qui vous prêtera gracieuse-

ment parasols et tables et qui vous reprendra les boissonsinvendues.

• Privilégiez les boissons, sirops, café, thé que vous préparezvous-même, les gains sont plus importants.

• Munissez chaque bénévole d’un stock important de mon-naie et pensez à en prévoir en quantité suffisante pourtoute la durée de la manifestation.

• Pensez à prévoir de grandes quantités de sacs poubellecent litres et des rouleaux d’essuie-tout pour garder la bu-vette propre.

Les gains attendusNe soyez pas trop gourmand, ne majorez pas le prix d’achatde vos boissons de plus de 0,5 € (un peu plus pour les bois-sons alcoolisées — vin, cidre, bière —, un peu moins pour lesboissons sans alcool). Le thé et le café vendus 1 € vous rap-porteront autant que le reste.


L’autorisation d’utiliser la voie publique

peut s’avérer vraiment nécessaire. Si pour

une simple fête vous attendez surtout un

public local, un spectacle plus ambitieux

pourra attirer le public extérieur. Il vous

faudra prévoir un stationnement. De

même pour l’affichage, un grand spec-

tacle nécessitera des panneaux de publi-

cité. Enfin, si le lieu du spectacle n’est

pas habituel ou s’il est difficile à situer,

une signalisation du parcours est indis-

pensable. Pour en savoir plus, voir «Or-

ganiser une manifestation sur la voie

publique», AME n° 39.

A • Les autorisations et assurances particulières

Lisez d’abord attentivement au début de cet ouvrage ce qui

concerne les exonérations fiscales, la prévention et l’assurance.

Ces consignes sont à respecter particulièrement pour l’organisa-

tion d’un spectacle où les risques peuvent être plus importants.

Vous devenez, pour un temps, organisateur de spectacle. Vous

êtes alors tenu d’observer toute une série de procédures et de ré-

glementations. Vous entamez le parcours du combattant auprès

de différentes instances administratives.

1-La mairie

Outre les autorisations habituelles — manifestation publique, bu-

vette, sonorisation, utilisation de la voie publique —, il vous faut

l’autorisation spécifique d’organiser un spectacle.

S’il s’agit d’un spectacle professionnel

auquel participent des mineurs de

moins de 16 ans, vous aurez sans doute

besoin d’une autorisation. Il faut vous

adresser à la Direction départementale

de l’action sanitaire et sociale (DDASS)

pour constituer le dossier.

4-Le commissariat ou la gendarmerie

Signalez votre manifestation si elle risque de drainer un public

large ou «turbulent». Demandez éventuellement d’effectuer une

ronde discrète.

5-La billetterie et la recette des impôts

Seules les entreprises de spectacles soumises à la TVA et les ex-

ploitants relevant de l’impôt sur les spectacles (certains «spec-

tacles sportifs») sont tenus de déclarer leur billetterie aux

impôts au moins vingt-quatre heures à l’avance. Toutefois, les

organisateurs occasionnels n’étant pas à l’abri d’un contrôle fis-

cal, nous ne pouvons que leur conseiller d’appliquer les mêmes

règles. Vous pouvez acheter ou faire imprimer vos billets.



Dans la 1re partie, nous avons détaillé vos obligations en matière

de prévention et d’assurance, notamment à l’égard de la commis-

sion de sécurité (voir p. 31). L’organisation de spectacle n’y échap-

pe pas. Par exemple si le risque, a priori, ne concerne que les

personnes présentes, il faut prévoir le passage d’un véhicule léger

(3 mètres).

En revanche, si votre manifestation se déroule au pied d’im-

meubles d’habitation qui pourraient avoir la mauvaise idée de

prendre feu, il faut permettre l’accès des camions d’intervention

(4 mètres minimum).

La dimension des chapiteaux conditionne un certain nombre

d’obligations, en termes de fixation au sol (imperturbables même

par grand vent), d’accès (bâches ouvertes), de matériel de sécu-

rité (extincteurs) et de couloir de circulation.

3-La préfecture

Là encore, si votre spectacle ou si le stationnement du public oc-

cupe la voie publique vous devrez adresser vos demandes aux ser-

vices préfectoraux. C’est également le cas si le chapiteau que vous

avez choisi pour abriter votre concert ou votre pièce de théâtre

contient plus de 300 places.



Dès la fin de chaque représentation, l’organisateur doit établir

un relevé qui mentionnera pour chaque catégorie de place:

- les numéros des premiers et derniers billets délivrés;

- le nombre de billets délivrés;

- le prix des places et la recette correspondante.

Ces relevés doivent être conservés pendant 6 ans et gardés à

disposition des agents des douanes ou des impôts qui peuvent

demander à y avoir accès. Les billets non délivrés, les souches

et les coupons de contrôle doivent aussi être conservés pendant

cette durée. Lors d’un contrôle fiscal, l’agent des impôts pour-

rait, par exemple, en cas de souches manquantes dans la série,

considérer que tous ces billets ont été vendus, et réévaluer le

montant de l’impôt en fonction…

Si vous organisez de nombreux spectacles et que le volume de

papiers à conserver est trop important, vous pouvez en de-

mander la destruction par un agent des impôts.

6-Les droits d’auteur

Les droits d’auteur sont différents du salaire des artistes pour leur

prestation: il s’agit de la rémunération des auteurs compositeurs

des œuvres interprétées lors de votre spectacle. Ceux-ci peuvent

être ces mêmes artistes ou d’autres personnes.

Ils sont à votre charge, si vous êtes l’organisateur. Ils sont calcu-

lés non pas en fonction du bénéfice ou du déficit, mais propor-

tionnellement aux recettes ou aux dépenses.

Ils doivent être numérotés suivant une suite ininterrompue et

utilisés dans l’ordre numérique. Les billets pris en abonnement

ou en location doivent indiquer la date pour laquelle ils sont

valables et des carnets spéciaux doivent être utilisés pour la lo-

cation afférente à chaque représentation (matinée ou soirée) et

pour chaque jour de la semaine. Sauf dans le cas de loges non

divisées, un billet doit être délivré pour chaque spectateur.

Le billet doit comporter deux parties, dont l’une est entre les

mains du spectateur, et l’autre est retenue au contrôle. Si on y

rajoute la souche du carnet, il comprend donc trois parties. Sur

chaque partie du billet, doivent figurer:

- le nom de l’établissement;

- le numéro d’ordre du billet ;

- la catégorie de place à laquelle il donne droit ;

- le prix global payé par le spectateur ou la mention de la gra-

tuité;

- en cas de location ou de prévente, l’identification de la séance

à laquelle il donne accès ainsi que la date et le lieu de la

vente;

- le nom du fabricant ou de l’importateur des billets (ceux-ci

étant tenus de déclarer leurs livraisons de billets aux services

fiscaux).

Les billetteries informatisées doivent se conformer à un cahier

des charges précis et déclarer aux services fiscaux les carac-

téristiques du système.


7-Les forfaits SACEM

La SACEM a simplifié les démarches administratives pour les utili-

sateurs de musique.

Pour:

- les bals et thés dansants dans une salle de moins de 300 m2,

- les kermesses avec sonorisation musicale et/ou animations de

groupes musicaux ou d’enfants des écoles,

- les banquets,

- les petites séances musicales avec recettes, organisées par

les associations dans une salle de moins de 300 m2 et avec

un budget de moins de 760 € (sauf réveillons de la Saint-

Sylvestre),

la SACEM propose d’obtenir, de façon simplifiée, l’autorisation

préalable de diffusion par simple appel téléphonique, fax ou

e-mail.

On pourra ensuite régler les droits de façon forfaitaire avant la ma-

nifestation. Le règlement de ce forfait libère de toute autre forma-

lité et permet de bénéficier d’une réduction de 20 %.

Il ne reste plus, après la séance, qu’à adresser à la délégation de

la SACEM la liste des œuvres ou le programme diffusé; plus de

mauvaise surprise sur le montant des droits, plus de budget à pré-

senter, plus de risques d’intérêts de retard.

Vous devez envoyer le contrat général de représentation dix jours

avant le spectacle et faire parvenir dix jours après l’état des recettes

et des dépenses, ainsi que le programme des œuvres interprétées.

S’il s’agit d’un concert, l’artiste — ou les artistes — doit le remplir

et le signer.

La Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem)

C’est l’organisme auquel vous devez vous adresser pourun concert, mais aussi pour n’importe quelle utilisationde la musique : si la pièce de théâtre est illustrée musi-calement, si des intermèdes musicaux ponctuent votremanifestation, etc.Tél. : 01 47 15 47 15.Minitel : 3614 SACEMwww.sacem.fr

La Société des auteurs et compositeurs dramatiques(SACD)

Cet organisme s’occupe des droits pour les pièces dethéâtre.Tél. : 01 40 23 44 44.www.sacd.fr


B • Choisir le spectacle

1-Autant d’objectifs, autant de réponses

Avant tout, il vous faut définir le public ciblé pour choisir un ar-

tiste: il y a une marge entre la chorale du troisième âge et le

groupe de rap… Pour cela pensez aux objectifs de la manifesta-

tion: s’agit-il de se faire plaisir entre soi à la fin d’une année bien

remplie? D’étendre le nombre de ses adhérents? De se faire

connaître? De faire entrer le plus d’argent possible dans des

caisses à la limite du déséquilibre? S’agit-il d’une fête tradition-

nelle, bien rodée, où chacun s’apprête à retrouver le même type

de spectacle? De surprendre une fois de plus votre public avide de

sensations? S’agit-il d’accueillir un grand nombre d’inconnus ou

de recevoir vos adhérents, leur famille et leurs copains? S’agit-il de

frapper pour la première fois un grand coup médiatique?

2-Respectez les règles de programmation

Sachez que la programmation d’un artiste dans le cadre d’une

tournée vous permet de négocier des prix moins chers mais né-

cessite une adéquation des dates avec vos disponibilités.

Dans une grande ville, concertez-vous avec les autres associations

ayant un public et des visées proches de la vôtre. Inutile de faire

appel toutes au(x) même(s) artiste(s). Aucune de vous n’en se-

rait satisfaite et vous risqueriez chacune de vous retrouver en dé-

ficit. Peut-être pouvez-vous vous unir pour l’occasion?

Contactez votre délégation SACEM pour avoir les montants des

forfaits; ceux-ci dépendent du prix des entrées ou consomma-

tions et varient selon qu’il s’agit de musique vivante ou enre-

gistrée.

Les associations agréées éducation populaire ou affiliées à l’une

des soixante fédérations ayant signé un accord avec la Sacem

bénéficient d’une réduction.

Trouver des artistes

Si vous êtes novice, vous pouvez vous adresser à des or-ganismes spécialisés.

L’ANPE du spectacle peut vous faire profiter de son fi-chier d’artistes (tél. : 01 53 36 28 28).

L’office culturel régional de votre région peut égalementvous aider.

Informations ressources musiques actuelles (Irma), 2 rueSoleillet, 75980 Paris Cedex 20, Tél. : 0143151111,www.irma.asso.fr

Association départementale pour la musique (ADM) duconseil général de votre département.

Pour le théâtre : section départementale de la Fédérationnationale des compagnies de théâtre d’animation (tél. :01 45 23 36 46 - contact FNCTA : www.fncta.asso.fr) oudirection théâtre de la Direction régionale des affairesculturelles (DRAC) de votre région.

Elles peuvent éditer des annuaires.On trouve sur Internet un certain nombre d’annuairesd’artistes, mais rien ne vaut le bouche à oreille.


Si vous tablez sur un artiste connu, certains guides spécialisés

existent qui répertorient un grand nombre d’artistes (L’Officiel par

exemple, édité par l’Irma, voir p. 73). Pensez au service culturel

de votre ville ou de votre département qui dispose de nombreux

réseaux et d’une bonne connaissance des artistes. Dans tous les

cas, vérifiez les références en demandant un press-book et un do-

cument sonore ou visuel. Contactez d’autres organisateurs pour

avoir leur avis. Le plus sûr restant encore de programmer un ar-

tiste que l’on a déjà vu sur scène…

Le plus simple, surtout pour attirer un public familial et de proxi-

mité, est de puiser dans les ressources artistiques locales ou ré-

gionales en vous adressant par exemple à l’association

départementale pour la musique qui possède souvent un réper-

toire des artistes de la région. L’un de vos adhérents a peut-être

par ailleurs des relations dans le milieu artistique et peut se char-

ger de ce choix, mais méfiez-vous du «copinage» qui risque de

vous imposer la troupe d’amateurs bien sympa qui ânonnent et

déclament Corneille, vêtus de costumes très astucieux taillés dans

de vieux rideaux. Surtout posez-vous les bonnes questions: ces

artistes sont-ils capables d’une prestation de qualité en public?

Leur répertoire correspond-il au public ciblé et peuvent-ils «ame-

ner» du monde?


Vous annonce-t-on un salaire net ou un

salaire brut ? Méfiez-vous du terme flou

de « cachet » qui, dans la tête des ar-

tistes, correspond souvent au net qu’ils

espèrent toucher… Il faudra y ajouter les

charges !

2-Le guichet unique spectacle occasionnel

Le recours au guichet unique des employeurs occasionnels

d’artistes ou de techniciens du spectacle, opérationnel depuis

le 2 novembre 1999 est désormais obligatoire (ordonnance

n° 2003-1059 du 6 novembre 2003). Tous les groupements

d’artistes qui n’ont pas comme activité principale l’exploitation

de lieux de spectacles ou de parcs de loisirs, ni la production

ou la diffusion de spectacles devront désormais procéder, de-

vant le GUSO:

1. aux déclarations d’embauches et d’emploi des artistes en

contrat à durée déterminée;

2. au paiement des cotisations sociales (cotisations et contri-

butions sociales, assurance chômage, retraite complémen-


C • L’organisation du spectacle

Selon vos choix et votre budget, trois possibilités s’offrent à vous:

- vous devenez employeur des artistes qui se produisent;

- vous établissez un contrat avec un professionnel du spectacle

qui vous vend un spectacle clefs en main;

- vous montez avec lui une coproduction.

1-L’association employeur d’artistes

Si vous faites appel à un artiste ou à un groupe d’artistes profes-

sionnels, votre association devient l’employeur de ces artistes. En

effet, à partir du moment où un artiste se produit sur scène, il y

a présomption de salariat. Tout autre mode de rémunération— défraiements, forfait aux entrées ou tout paiement dela main à la main — est illégal. Il vous faut alors négocier avec

l’artiste ou le groupe d’artistes un contrat d’engagement. Le

contrat d’engagement doit être écrit et doit mentionner les diffé-

rents artistes embauchés ainsi que le salaire brut attribué à cha-

cun. Il prévoit également les éventuels défraiements et/ou les

conditions de transport, hébergement, restauration ainsi que les

conditions techniques du spectacle.


taire, congés payés, formation professionnelle et médecine

du travail). Une majoration de retard de 6% du montant des

cotisations et contributions qui n’ont pas été versées à la

date d’exigibilité sera appliquée. Il est possible de présenter

une demande gracieuse de réduction, totale ou partielle, des

majorations prévues.

Il s’adresse aux associations:

- n’ayant pas pour activité principale l’exploitation de lieux de

spectacles, la production ou la diffusion de spectacles,

- employant sous CDD des artistes ou techniciens du spectacle

vivant.

- ne possédant pas l’un des codes APE spécifiques au spectacle.

Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de vous déclarer à l’Urssaf

pour obtenir un numéro de SIRET, ni aux autres organismes so-

ciaux pour vous immatriculer.

Vous vous adressez au GUSO qui vous fournira tous les rensei-

gnements et formulaires nécessaires à l’embauche.

Les formulaires sont les suivants:

- une déclaration préalable à l’embauche spécifique aux organi-

sateurs occasionnels de spectacles,

- une déclaration unique et simplifiée des cotisations sociales va-

lant également contrat de travail, à retourner, accompagnée

d’un chèque de règlement unique des cotisations sociales,

dans un délai de 15 jours après la fin du contrat.


Vous pouvez savoir à l’avance combien vous coûtera l’embauche

d’un artiste en fonction du montant net du cachet demandé, ou à

l’inverse, le montant net que vous verserez à partir de votre mon-

tant toutes charges comprises.

Nota: s’il vous semble que cela revient plus cher avec le GUSO

qu’avec l’ancien système des vignettes, c’est sûrement que vous

«omettiez» par le passé de régler un certain nombre de charges

obligatoires (AUDIENS, ex-GRISS, congés spectacles, etc.)

Contact:Tél.: 0810863342

Ou sur minitel: 3614 GUSO

Ou Internet: http://www.guso.com.fr

3-Travailler en partenariat avec un professionnel du spectacle

Si vous faites appel à une structure titulaire de la licence d’entre-

preneur de spectacle, deux cas de figure se présentent: elle peut

vous vendre le spectacle ou vous proposer de vous associer pour

un contrat de coproduction.

La vente d’un spectacle

Vous réglez sur facture, via un contrat de cession de spectacle, et

c’est le vendeur qui a la charge de salarier les artistes.

Les annexes concernant les conditions d’accueil et la fiche tech-

nique font partie du contrat: lisez-les attentivement avant de si-

gner.

La coproduction

Si toutes ces démarches et négociations vous semblent insur-

montables, songez à monter votre spectacle en coproduction

avec une structure titulaire de la licence d’entrepreneur de spec-

tacle (salle de concert, tourneur local, théâtre, etc.). En échange

d’un intéressement aux recettes, cette structure peut prendre en

charge l’organisation technique et la gestion des contrats artis-

tiques. Il vous faut alors établir un contrat définissant les attri-

butions et rémunérations de chacune des parties ainsi que le

prix des places. Les organisateurs associés s’engagent person-

nellement et les créanciers sont en droit de s’adresser à l’un ou

à l’autre pour leurs règlements. Mais attention aux arnaques !

Ce type de contrat est assez délicat et nécessite une grande

confiance dans son partenaire. Les recettes de la buvette sont

parfois plus intéressantes que le total des entrées payantes, ne

les abandonnez pas sans estimation précise. De même, s’il est

prévu une vente de tee-shirts, de CD, ne renoncez pas à y être

intéressé. Par ailleurs, lorsqu’un théâtre met sa salle à votre dis-

position, veillez à ce qu’il ne remplisse pas une partie de la salle

avec ses abonnés sur lesquels vous ne toucherez rien. Quoi qu’il

en soit, lisez bien le contrat et avant de vous lancer dans cette

aventure, entourez-vous de conseils en consultant les structures


Le montant de la prestation doit pouvoir permettre de rémunérer

l’ensemble des personnes travaillant sur le spectacle (salaires et

charges).

Vérifiez bien ce qui est prévu dans le contrat: dans le cadre d’un

contrat de cession de spectacle, vous annonce-t-on un prix hors

taxes ou TTC (la TVA sur les spectacles est à taux réduit:

5,5%)? Vous n’échappez toutefois pas à tous les soucis maté-

riels et devez savoir à quoi vous vous engagez. Les mêmes ques-

tions vont revenir:

- combien de personnes travaillent sur le spectacle et seront

présentes (artistes, techniciens son et lumière, manager, roa-

dies…)?

- la prestation comprend-elle les frais de transports, d’héberge-

ment et de restauration ou sont-ils en plus à votre charge?

- les artistes sont-ils réellement salariés? Votre responsabilité

est tout de même engagée;

- faut-il fournir des instruments: batterie, amplis, piano, etc. (le

back-line)?

- la fiche technique de sonorisation et d’éclairage est-elle com-

patible avec celle fournie par la salle ou faudra-t-il compléter

en louant du matériel?

- les artistes viennent-ils avec leurs régisseurs son et lumière?

- vous fournit-on des dossiers de presse, photos et documents

sonores pour votre promotion?

- des affiches sont-elles fournies (gratuitement ou facturées,

quel format, quel nombre)?


D • L’organisation matérielle (salle, billetterie...)

1-Constituer vos équipes

Il est important d’identifier les différentes tâches et de constituer

des équipes avec un responsable pour chaque tâche.

Équipe administration/programmation

Elle sera chargée des contacts avec les artistes ou leurs représen-

tants, de la négociation des contrats, des démarches administra-

tives si vous êtes employeur, des autorisations diverses…

Équipe promotion

Elle aura en charge la réalisation, ou la recherche de prestataires,

des documents de promotion — tracts, affiches, bandeaux, pro-

grammes… — et leur diffusion, les contacts avec les médias, l’en-

voi de courriers personnalisés, l’information auprès de relais locaux

(office du tourisme, MJC, etc.).

Équipe technique

Elle aura à assurer le suivi des fiches techniques données par les

artistes (lien avec les techniciens de la salle et/ou contacts avec

des prestataires spécialisés). Elle pourra être présente le jour du

ressources (Agence pour la gestion des entreprises culturelles,

la Direction régionale des affaires culturelles, Minitel : 3615

CULTURE, www.culture.gouv.fr).

Pour ce qui concerne les spectacles musicaux consulter IRMA,

22 rue Soleillet, Paris 20e, Tél.: 0143151111,

Fax: 0143151110, http://www.irma.asso.fr


demander aux mêmes de venir la même semaine applaudir avec

enthousiasme le groupe choral du quartier sera plus difficile…

Attention aux fausses bonnes idées comme organiser un concert

d’un groupe de musique irlandaise le jour de la Saint-Patrick: tout

le monde le fait et la concurrence risque d’être rude! Évitez aussi

le jour de la Fête de la musique… partout ailleurs, c’est gratuit!

Gare aussi aux périodes de vacances et aux «ponts».

Quel que soit le lieu envisagé, extérieur ou salle, vous n’êtes pas

seul à le convoiter. Il faut vous y prendre à l’avance, car le calen-

drier de certaines salles municipales comme l’opéra, le théâtre, la

salle des fêtes, ou des salles privées est très chargé, notamment

pendant la saison officielle (automne-hiver).

Si vous êtes tenu à une date précise ou à une fourchette assez

étroite de dates — fêtes votives, 14 Juillet, etc. —, retenez l’empla-

cement encore plus tôt, car il y a des chances pour que vous

soyez assez nombreux à vous manifester.

Le lieu

Le grand concert peut avoir lieu dans un stade, ou sous un cha-

piteau. Pour un concert classique vous pourrez louer — ou vous

faire «prêter» — l’opéra, ou le théâtre de votre ville. Plus confi-

dentiel: une chapelle. La pièce de théâtre pourra se dérouler au…

théâtre, mais aussi en plein air: la place publique, le mail, le par-

concert pour aider au déchargement du matériel et éventuellement

à son installation (si compétences).

Elle s’occupera également de trouver les installations complémen-

taires nécessaires (gradins, praticables, mobilier, décor…).

Équipe accueil artistes

Elle aura à assurer l’accueil «hôtelier» des artistes: chercher un hé-

bergement (chez l’habitant, à l’hôtel, éventuellement en héberge-

ment collectif s’il s’agit de grands groupes), s’occuper des repas

(sur place réalisés par vos soins ou traiteur, ou au restaurant…),

du catering — terme «show-biz» pour goûter ou casse-croûte, gâ-

teaux, sandwichs, fruits, boissons… —, installation des loges, ac-

compagnement des artistes sur leur lieu d’hébergement et de

restauration, etc.

2-Trouver une date... et un lieu

Ce ne sont pas là les moindres difficultés. Pensez aux disponibi-

lités d’une salle, aux opportunités de tournée de l’artiste pressenti,

comme au calendrier des manifestations locales, etc.

Quelle date ?

Évitez tout «doublon» et renseignez-vous sur les autres spectacles

semblables. Vous trouverez un public familial pour venir bâiller

avec sympathie devant la troupe où tous les copains jouent, mais

- sa taille: bien évaluer le public escompté pour éviter l’effet

«hall de gare» ou «métro aux heures de pointe»;

- les conditions d’accueil du public — debout ou assis — et des

artistes (loges, espaces de restauration, douches…);

- ses caractéristiques et son équipement technique: dimen-

sions de la scène, hauteur sous plafond, possibilité d’accro-

cher des projecteurs, mobilier, accessibilité… Est-elle louée

«nue» ou réellement équipée en sonorisation et éclairage?

Une prestation de technicien(s) est-elle prévue dans la loca-

tion? Sinon, quelle serait l’augmentation du coût? Il faudra

peut-être faire appel à une société de prestations spécialisée.

Pour éviter les mauvaises surprises de dernière minute, de-

mandez une fiche technique de la salle avec dimensions de

la scène, hauteur sous plafond, ampérage, etc., et communi-

quez-la aux artistes afin de pallier les manques éventuels, ou

au contraire d’exploiter les possibilités offertes. Vérifiez si un

régisseur sera présent ou non le jour du concert en cas de

problème;

- ses conditions de sécurité lui permettant d’être un établisse-

ment autorisé à recevoir du public. Demandez pour cela le re-

gistre de sécurité de la salle.

On peut utiliser également des locaux non prévus pour le spec-

tacle — usine désaffectée, église, par exemple — mais cela néces-

sitera l’accord du propriétaire bien sûr et le passage d’une

commission de sécurité, assortis de quelques soucis techniques à

gérer, comme le chauffage en hiver…


vis d’église, la cour du château accueilleront la troupe de saltim-

banques, le spectacle de danse moderne.

La solution du plein air est toujours un peu hasardeuse. Dans tous

les cas, vous devrez prévoir une solution en cas de pluie, sous

peine de voir votre spectacle annulé pour intempérie.

Pensez à l’éventuelle estrade pour les artistes, aux projecteurs, à la

sono. De l’équipement technique dépend en grande partie le suc-

cès d’un spectacle. Demandez très précisément aux artistes ce

dont ils ont besoin, ce qu’ils apportent eux-mêmes, ce qu’ils sou-

haiteraient trouver. Vous devrez sans doute faire appel à une en-

treprise spécialisée. Pensez à aménager aux artistes un espace pour

se changer, se reposer, se doucher, éventuellement se restaurer.

Pensez à la location des chaises si votre public doit s’asseoir.

Choisir une salle ne résout pas tout, encore faut-il qu’elle soit

adaptée à votre projet.

Tenez compte de:

- sa situation: si votre manifestation risque d’être bruyante, évi-

tez des salles trop proches des habitations. N’imposez toute-

fois pas un «parcours du combattant» au spectateur pour y

accéder, etc.;

- ses qualités acoustiques: la salle polyvalente ou le gymnase ne

sont pas faits pour ça ou nécessitent un équipement technique

lourd;


4-Remplir la salle…

Votre spectacle bien mijoté, concocté pendant des mois, ne peut

qu’attirer les foules qui l’attendent en se morfondant toute l’an-

née. C’est sans doute vrai pour votre petit groupe d’initiés, mais

il y a une telle abondance d’informations, de publicité, de sollici-

tations, qu’il faut vous plier actuellement à une longue série de dé-

marches pour faire venir un large public.

Lisez avec particulièrement de soin le chapitre «Communiquer

avant et après la manifestation» p. 38.

5-L’accueil des artistes

Ce qu’un artiste qui «tourne» beaucoup appréciera, c’est la qua-

lité de l’accueil. Cela peut influer sur la qualité du spectacle et ce

sera plus facile pour vous de le faire revenir ensuite. Et puis, dans

ce milieu, le bouche à oreille fonctionne bien.

Les conditions d’accueil sont souvent prévues dans le contrat.

Certains artistes peuvent être exigeants sur leur qualité… L’entas-

sement dans un hôtel bon marché et la salade de riz ne seront

pas obligatoirement bien vécus… et quelquefois prohibés sur la

fiche technique qui prévoit le nombre de chambres singles dans

un deux-étoiles et de repas chauds au restaurant.

3-La caisse

Le jour du concert, se pose le problème de la caisse, toujours une

responsabilité. Les personnes qui s’en occupent, deux au mini-

mum, doivent être calmes, organisées et bien sûr entièrement de

confiance. Essayez de séparer d’une part les entrées payantes avec

ou sans réduction, où l’argent est présent, et d’autre part l’entrée

des abonnés, des locations, des invités dont la liste doit être très

clairement définie et facilement élargie afin d’éviter les frottements

diplomatiques…

Pour les grosses manifestations, pensez à «délester» discrète-

ment la caisse de temps à autre pour éviter les billets qui dé-

bordent.

Vous pouvez organiser un système de réservation. Dans ce cas

n’oubliez pas de le préciser sur vos documents de promotion et

de désigner pour les permanences des personnes suffisamment

disponibles ou utilisez les services d’un commerçant local. Cer-

tains organismes se chargent de gérer des locations mais cela gé-

nère un coût qui est répercuté sur le prix du billet pour le

spectateur.

Après le spectacle et sans attendre, «faites» la caisse en évitant de

faire sonner les pièces pendant le concert…

déroulement de la soirée… et profitez-en pour annoncer vos pro-

chaines manifestations.

Pour le public aussi, outre la qualité artistique de votre spectacle,

l’accueil fera la différence. Il est important qu’il puisse identifier

l’organisateur par le «petit plus»: bonbons offerts à l’entracte, hall

et salle joliment décorés, programme, etc. Essayez de le surprendre

en faisant de votre soirée un véritable événement.

Pour en savoir plus : Le Guide de l’organisation de spectacles,

coll. «L’Essentiel sur», n°24, éd. Territorial, 2001, 21€.


Sans se plier à des exigences incongrues, on peut mériter des

étoiles dans une tournée. Rendez les loges accueillantes en

veillant à ce qu’elles soient chauffées, équipées de tables, chaises,

portemanteaux, miroir, fer à repasser, buffet sympathique — ou ca-

tering — (pensez aux végétariens et aux musulmans), boissons,

serviettes, et agrémentées de fleurs… Bref, un endroit où ils puis-

sent s’isoler confortablement. Si la salle n’est pas équipée en loges,

installez un espace (avec des paravents) à proximité d’un point

d’eau et des toilettes. Prévoyez des bouteilles d’eau et des ser-

viettes près de la scène. Fixez une heure de rendez-vous précise

et envoyez un plan d’accès détaillé avec le contrat. Votre équipe

d’accueil devra être disponible au moment de l’arrivée pour pré-

parer un café, aider à décharger le matériel, accompagner l’équipe

à l’hôtel, bref «rassurer» les artistes qui sont sûrement aussi stres-

sés que vous… Enfin, prévoyez un garage ou parking gardé ou la

possibilité de laisser les instruments dans la salle jusqu’à l’heure

du départ le lendemain matin, afin d’éviter la très mauvaise sur-

prise du matériel volé.

6-Accueillir le public

Le spectateur est un «client» et il a droit à un service de qua-

lité: respectez son confort d’écoute et de vision, évitez la bu-

vette qui fonctionne pendant un concert nécessitant une écoute

attentive; si les places sont réservées, prévoyez une ou plusieurs

personnes à l’entrée pour guider le public et lui souhaiter une

bonne soirée… Sans faire un discours interminable, présentez le


AID

E-M

EM

OIR

E

Le spectacle


Formalités à accomplir• Déclaration préalable à la préfecture au moins un mois

avant la date prévue.• Si des moins de 16 ans interviennent dans le spec-

tacle, demande d’autorisation auprès de la DDASS.• Demande d’autorisation auprès de la mairie.• Déclaration et règlement des droits d’auteur.• Inscription au GUSO pour salarier les artistes.

Prévention/sécurité• Assurez-vous de la conformité des locaux ou du site

aux normes de la commission de sécurité.• Signalez votre manifestation auprès de la gendarmerie

ou du commissariat de police si elle risque de drainerun large public ou de se prolonger tard dans la nuit.

• Si vous passez par un organisateur de spectacle, assurez-vous de sa qualité professionnelle.

• S’il y a risque de bousculade, prévoyez un service d’ordreefficace.

• Evitez les programmations de plein air si vous avez besoind’une grosse fréquentation pour équilibrer votre budget(la météo est capricieuse).

Trucs pratiques : les conseils d’Associations mode d’emploi• Travaillez avec des équipes de bénévoles aux tâches bien

définies (administration, promotion, technique, accueil ar-tiste).

• Assurez-vous de ne pas programmer votre spectacle enmême temps qu’un événement important qui réduiraitvotre public.

• Si vous louez une salle, demandez sa fiche technique.

Les gains attendusSi vous n’avez pas prévu d’équilibrer les frais de base – loca-tion de salle, salaire des artistes et des techniciens, etc. –par des participations de partenaires institutionnels ou pri-vés, les gains peuvent être… des pertes !


B • Les règles et les démarches

Une soirée «loto» est une manifestation. Comme pour toute ma-

nifestation, il y a un certain nombre d’autorisations à obtenir et

de déclarations à faire avant la date fatidique. Lisez donc attenti-

vement au début de cet ouvrage les obligations concernant toutes

les manifestations qu’organise une association.

Mais l’organisation de jeux de hasard implique quelques règles

complémentaires.

En France, les jeux de hasard sont régis par la loi du 21 mai 1836.

L’article 1er de cette loi dit clairement: «Les loteries de toutes espè-

ces sont prohibées.» En d’autres termes, toute forme de jeu de ha-

sard est réservée ou à la Française des Jeux ou aux casinos. Fort

heureusement, le législateur a prévu quelques exceptions concer-

nant, notamment, les loteries et lotos. Cependant, dans la majeure

partie des cas, une autorisation préfectorale est nécessaire.

1-Sans autorisation

Les lotos traditionnels (ce qui exclut d’en faire une opération

commerciale régulière) dans la mesure où ils sont organisés dans

un cercle restreint — c’est-à-dire réservés à un public bien déter-

miné comme, par exemple, les membres de l’association organi-

satrice, mais pas au grand public —, dans un but social, culturel,

scientifique, éducatif, sportif ou d’animation locale, et à condition

III - Le loto

Depuis quelques années, un nombre grandissant d’associations

augmentent, de manière parfois assez substantielle, leurs res-

sources propres en organisant soit des loteries, soit des lotos,

aussi appelés, selon les régions, «quines», «rifles» ou «poules au

gibier».

A • Loteries, lotos... qu’est-ce que c’est ?

Un loto est constitué de cartons ou «grilles» comportant un cer-

tain nombre de cases numérotées. Un tirage au sort détermine

une série de chiffres. Le participant place des pions sur les cases

correspondantes. Une fois sa ou ses grilles remplies, il a gagné le

lot mis en jeu. Il va de soi que plus le nombre de grilles achetées

est important, plus les chances de gagner sont importantes.

Ces lotos ne doivent pas être confondus avec les loteries — ou

tombolas — qui mettent en jeu des billets numérotés.

En règle générale, une telle manifestation peut s’accompagner

d’animations diverses et de la mise en place d’une buvette (qui

augmentera d’autant les recettes de la soirée).

d’émission est supérieur à 7 500 €, les organisateurs devront

fournir un bilan équilibré du dernier exercice financier. En effet,

il faut pouvoir attester que les fonds recueillis sont bien em-

ployés à des fins de bienfaisance, de financement effectif d’ac-

tivité sportive… bref, dans la mesure où l’organisation d’une

loterie n’est licite qu’à des fins non lucratives, les recettes de la

manifestation ne doivent pas servir à «combler un déficit dû à

une mauvaise gestion».

C • Le budget

En moyenne, dans ce genre de soirée, une personne dépense

30€, tant en grilles qu’en boissons. Une centaine de personnes,

et les recettes atteignent les 3 000€. La première fois, nous vous

conseillons d’acheter entre 500 et 1 000 € de lots. Ajoutez les

frais annexes — photocopies, location de la salle, achats de bois-

sons, etc. — et vous pouvez tabler sur au moins 500 €, voire

1 000€, de bénéfice.

D • L’organisation

Tout en effectuant les démarches décrites ci- dessus et en tentant

d’obtenir les autorisations préalables, il faut procéder à l’estimation

financière et quantitative de la soirée.

Le nombre de personnes attendues va décider:

- de la taille de la salle;


qu’ils se caractérisent par des mises de faible valeur, la valeur de

chacun des lots ne pouvant excéder 400 €. Ces lots ne peuvent

en aucun cas consister en des sommes d’argent ni être rembour-

sés (réf.: loi du 21 mai 1836, art. 6 et arrêté du 27 janvier 1988,

art. 1er).

Afin d’éviter tout risque de détournement de la loi, l’organisa-

tion de lotos est en principe limitée à trois par an. Dépasser ce

seuil pourrait assimiler l’association à une entreprise commer-

ciale et donc la soumettre aux impôts commerciaux.

2-Avec autorisation

S’agissant des loteries — ou tombolas —, l’article 5 de la loi du

21 mai 1836 dispose qu’échappent à la prohibition «les loteries

d’objets mobiliers exclusivement destinées à des actes de bienfai-

sance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités

sportives à but non lucratif, lorsqu’elles auront été autorisées dans

les formes déterminées par décret en Conseil d’État». Un formu-

laire de demande d’autorisation est à retirer en préfecture. Celui-ci

devra être renseigné très précisément sur l’association organisa-

trice, l’affectation des sommes recueillies, le nombre de billets

émis, le capital d’émission, le nombre et la nature des lots, etc.

Par ailleurs, si le capital d’émission (nombre de billets émis mul-

tiplié par le prix du billet) est supérieur à 30 000 €, le préfet

statue après avis du trésorier-payeur général. Et si le capital



cause du petit dernier qui crie, ni de voir bousculer sa grille et ses

pions à cause d’une petite fille turbulente…

2-Les lots mis en jeu

Pour un loto traditionnel, nous l’avons vu, la valeur de chacun des

lots ne peut excéder un certain montant (fixé par arrêté conjoint

du ministre de l’Économie et des Finances et du ministre de l’In-

térieur). Ce montant est actuellement de 400 €. L’association or-

ganisatrice peut les acheter ou demander à des commerçants de

leur en donner (mécénat ou sponsoring).

Attention ! Dans le cas du sponsoring, il ne s’agit pas

d’un don, puisqu’il y a contrepartie publicitaire. Une

prestation de publicité doit donc être facturée à l’entre-

prise pour un montant équivalent aux lots fournis.

Dans tous les cas, l’association doit conserver précieusement les

pièces prouvant l’origine des lots et la validité de leur acquisition.

En cas de don, renseignez-vous auprès de l’entreprise donatrice

pour savoir si les biens que vous mettez en jeu sont garantis ou

non par leur service après-vente.

Réservez entre la moitié et les deux tiers de votre budget pour les

lots. Pour les acheter, vous pouvez aller dans des magasins spé-

cialisés qui offrent des «packages» tout prêts pour une somme

globale. Vous pouvez aussi préférer les moyennes surfaces qui

- du nombre de chaises et de tables;

- du nombre de grilles, de pions et de lots;

- des quantités de boissons et de sandwichs;

- du budget global de la manifestation!

1-Le personnel

Prévoyez cinq personnes bénévoles au minimum, parmi lesquelles:

- un monsieur Loyal, qui jouera les animateurs, chauffera la salle,

encadrera les tirages et dirigera l’ensemble de la soirée. Il devra

aussi, le cas échéant, régler les litiges et, donc, savoir faire

preuve de fermeté… et d’un bon sens de l’équité!

- une personne à la buvette, qui s’occupera de préparer les

sandwichs et vendra les boissons; s’il y en a plus c’est d’au-

tant mieux (voir «L’indispensable buvette» p. 45);

- une personne à la caisse, qui vendra les grilles et tiendra les

cordons de la bourse (prévoir un fonds de monnaie assez im-

portant pour le change);

- deux personnes qui seront chargées de vérifier la validité des

grilles et régleront les petits problèmes (trouver un stylo, faire

le change, porter une boisson, etc.).

Le cas échéant, une ou deux personnes supplémentaires pourront

s’occuper des enfants dans une salle annexe. Il faut en effet savoir

que ce genre de soirée dure environ quatre heures et que le calme

doit y régner ! Tous les mordus vous le diront: un loto, c’est du

sérieux ! Pas question, donc, de ne pas entendre un numéro à


plusieurs. Mais attention à la surface couverte: il faut qu’on puisse

circuler sans problème entre les tables. La taille de la salle doit

donc être prévue en conséquence.

Enfin, n’oubliez pas qu’il est interdit de fumer dans les espaces

ouverts au public.

4-Le matériel

Il faut des grilles, toutes différentes, et des pions — n’importe quoi

peut faire l’affaire: des rondelles métalliques, des boutons… —, un

sac ou une roue à boules «loto» pour les tirages aléatoires et un

paper-board pour afficher les résultats.

Les grilles peuvent s’acheter dans le commerce.

Elles peuvent aussi être tirées sur ordinateur, à partir d’un tableur

qui numérotera les cases de manière aléatoire. Il faut savoir

qu’en moyenne un joueur utilisera huit grilles et une centaine

de pions ! Prévoyez en conséquence… Une idée astucieuse:

transformez vos grilles invendues en lots de petite valeur, ou ven-

dez-les aux enchères. Il n’y a pas de petit profit !

5-La publicité

Reportez-vous au chapitre «Communiquer avant et après la ma-

nifestation» (p. 38).

cassent les prix en vendant des produits issus de liquidations ju-

diciaires, par exemple. Certaines grandes surfaces pratiquent aussi

le paiement différé: le paiement des lots achetés n’intervient alors

qu’une fois les recettes de la soirée encaissées, ce qui est très in-

téressant. N’oubliez pas de prévoir suffisamment de «gros lots»

pour que votre soirée soit attractive, les gros lots n’étant pas né-

cessairement très onéreux. On trouve maintenant des produits

électroniques – répondeur, téléphone sans fil, robot mixeur, auto-

radio, mini chaîne hi-fi, lecteur DVD – pour quelques dizaines

d’euros.

3-La salle

Le choix du lieu doit répondre à ce que nous énonçons aux cha-

pitres «Trouver un lieu adapté» (p. 25) et «Prévention et assurance

pour les manifestations exceptionnelles» (p. 28).

En outre, la salle doit être équipée d’une scène surélevée ou d’un

podium, sur lequel s’effectueront les tirages.

Il est en effet indispensable que tout le monde puisse voir et en-

tendre l’animateur dans de bonnes conditions. Autre point im-

portant: les tables et les chaises.

Outre que le mobilier doit répondre aux normes de sécurité, il doit

être parfaitement stable. Une table bancale est une table sur la-

quelle les pions vont se mettre à rouler, rendant le jeu impossible.

Qui plus est, les tables doivent être assez grandes pour que les

joueurs puissent étaler leurs grilles, car ils en achètent en général

Le loto


Formalités à accomplirPas de demande d’autorisation particulière dans la mesure oùil est organisé dans un cercle restreint.

Prévention/sécurité• Pas de lot en liquide, pas de valeur supérieure à 400 €.• Vérifiez votre contrat d’assurance.

Trucs pratiques : les conseils d’Associations mode d’emploi• Pas moins de cinq bénévoles (un monsieur Loyal, une per-

sonne à la buvette, une personne à la caisse, deux per-sonnes pour la validation des grilles).

• Ménagez des pauses pour que les gens puissent consom-mer à la buvette et se détendre.

Les gains attendusUne soirée de loto bien organisée peut vous permettre de dé-gager entre 500 et 1 000 € de gains.


6-Le déroulement de la soirée

Ne partez pas à l’aventure. Prévoyez un plan des animations,

quart d’heure par quart d’heure ou au moins demi-heure par demi-

heure. Vous saurez ainsi à tout moment si vous êtes en retard —

ou en avance — sur votre horaire. Vous ne faites pas un remake

de Macao, l’enfer du jeu et il ne s’agit pas de passer une nuit

blanche !

L’appât du gain et la tension nerveuse peuvent aussi être très

forts: ménagez des pauses — que le public utilisera à bon escient

pour acheter une boisson, griller une cigarette dehors… ou aller

aux toilettes ! —, prévoyez de petites animations ou de petits jeux

rigolos et gratuits avec quelques lots de faible valeur à gagner. Cela

détend l’atmosphère: n’oubliez pas que le but, outre de récolter

des fonds pour votre association, est que le public passe une

bonne soirée !

Une association qui organiserait plus detrois lotos par an, ou, a fortiori, dont l’ob-jet social serait d’organiser des lotos, ris-querait d’avoir fort à faire avec lesservices fiscaux ! Qu’on se le dise et ré-pète : en matière de jeux de hasard, l’ex-ception est la règle.

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talle sur la voie publique, comme pour toute manifestation il faut

dans ce cas obtenir des autorisations, tant auprès de la munici-

palité que de la préfecture (notamment en cas de détournement

de la circulation).

B • Prévention et assurance

Certaines règles de prévention et d’assurance sont immuables,

quelle que soit la manifestation. Reportez-vous à la 1re partie pour

en connaître les détails. Cependant, concernant l’organisation de

kermesse, quelques règles spécifiques sont à respecter.

1-Le public

N’oubliez pas que la kermesse s’adresse prioritairement à un

public d’enfants. Public rarement calme et docile, sujet aux dé-

bordements en tout genre… Il faut donc bien vous attendre à ce

qu’ils crient, qu’ils courent, et à ce qu’ils ne fassent pas tellement

attention aux risques que leur agitation débordante peut leur faire

courir. À vous de tout prévoir.

2-Les jeux

Les jeux ne doivent pas présenter de caractère de dangerosité, et

les lieux doivent être sûrs. Vous avez une obligation de sécurité,

ne pas la respecter peut vous faire, à vous aussi, courir des

risques… auprès des tribunaux. À ce propos, rappelons cet exem-

ple de jurisprudence du tribunal de grande instance de Poitiers, le


IV - La kermesse

En milieu rural ou périurbain, la kermesse peut être un des mo-

ments forts de la vie d’un village ou d’un quartier. Si elle a comme

un petit air désuet, voire ringard diront certains, il faut bien se

l’avouer: quand il y en a une pas loin de chez nous, il est rare

qu’on ne soit pas tenté d’y faire un petit détour.

Pour vous, association en quête de ressources financières, la ker-

messe peut être le moyen d’organiser une manifestation sympa-

thique sans trop d’investissements. Association de parents

d’élèves qui souhaitez terminer l’année sur une touche conviviale,

ou association socioculturelle qui souhaitez financer une sortie

«journée à la mer», la kermesse n’est pas difficile à mettre en

œuvre, même si elle demande une certaine vigilance, et un peu

d’imagination pour être attractive.

A • Démarches administratives

La forme la plus connue des kermesses est celle qui se présente

comme un regroupement de plusieurs stands de jeux et d’anima-

tions diverses et variées auxquels, moyennant une participation fi-

nancière minime, on peut gagner de petits lots et objets de

pacotille. La mise en place d’une manifestation de ce genre ne né-

cessite finalement pas de démarche particulière pour obtenir

quelque autorisation que ce soit. Cependant, si la kermesse s’ins-

C • L’organisation

1-Quels jeux ?

Une fois que vous savez le nombre et le type de jeux que vous

allez mettre en place lors de votre kermesse, reste à prévoir le ma-

tériel correspondant à leur installation. Encore faut-il avoir établi la

liste de ces jeux. Pourquoi ne pas organiser une sorte de brains-

torming avec vos collaborateurs, afin que votre manifestation sorte

un peu de l’ordinaire? Si vous n’avez pas d’idée révolutionnaire, il

existe toujours les jeux classiques, dont l’efficacité festive est prou-

vée depuis bien longtemps.

Il y a les inévitables jeux d’adresse (tir, équilibre, etc.) ou phy-

siques (courses, force, etc.). Parmi ceux-là, on pourra trouver le

célèbre «jeu de massacre» où il faut atteindre avec un projectile

une cible représentant un personnage — il existe de nombreuses

variantes de ce jeu, la plus répandue consistant à faire tomber un

empilement de boîtes de conserve —, la «pêche magique» pour

lequel il faut récupérer, avec une canne, des objets flottant dans

une bassine, ou emballés dans du papier journal et des concours

divers comme le tir à la corde, la course en sac, «la pêche à la

pomme» et autres joyeusetés du même genre…

On y trouve aussi des jeux traditionnels typiques de la région —

dans le Nord: jeu d’assiettes, jeu de grenouille, javelot, etc. —, ainsi

que tout jeu facile à mettre en œuvre et ne nécessitant pas trop de

moyens, la seule limite étant l’imagination des organisateurs…


14 septembre 1993: «Met en jeu sa responsabilité civile délic-

tuelle, l’association organisatrice d’une kermesse qui n’a pas pris

de mesures de sécurité autour du jeu de casse-bouteilles — inter-

diction du jeu aux mineurs, pas de grillage de protection —, et

qu’une boule lancée par un mineur atteint, du fait de la mauvaise

trajectoire, une spectatrice.»

3-Le lieu

Faites une inspection scrupuleuse des lieux. Il ne s’agit pas de

choisir un pré criblé de trous ou d’énormes mottes de terre, ou

encore de bouts de verre, cailloux… Votre course en sac pourrait

revêtir des allures de parcours du combattant. Une canne à pêche

laissée entre les mains d’un tout-petit peut faire des dégâts ! L’idéal

est de prévoir une équipe de sécurité, ou d’encadrants, chargée de

contrôler et superviser les jeux le plus sujets à risques.

Il ne sera pas inutile, le cas échéant, de circonscrire le lieu par des

barrières, afin que les plus jeunes ne soient pas tentés d’aller ba-

tifoler sur la route ou près d’une rivière par exemple. Et faites at-

tention lors de vos installations à ne pas laisser courir des fils

électriques, ou traîner des montures de stands… Dans tous les

cas, que la kermesse se déroule sur la voie publique ou dans un

lieu privé — cour d’une école, pâture ou autre —, prévenez les ser-

vices de sécurité.

Le tour d’horizon effectué, allez voir votre assureur pour prévoir

les dernières modalités.



Rien ne vous empêche aussi d’ajouter des animations du genre

manège à poneys si un centre équestre n’est pas trop loin, ou

un stand maquillage pour les petits… Évitez en revanche les jeux

de hasard, qui sont a priori prohibés.

Dans tous les cas, ayez toujours trois critères à l’esprit:

- le jeu ne doit pas présenter de caractère de dangerosité;

- il doit être accessible à tous, grands et petits;

- il ne doit pas coûter cher à l’organisateur, ni aux participants.

2-Où et comment ?

Une fois vos idées listées, reste à les installer. Un matériel de base

vous sera nécessaire: les barrières de sécurité et les stands, que

vous pourrez, si vous n’êtes pas équipé, peut-être emprunter aux

services techniques de la commune. En règle générale, les ker-

messes se déroulent en extérieur. Prévoyez donc une surface assez

importante:

- pour les animations, qui doivent être d’un accès facile (les pa-

rents doivent pouvoir admirer leurs enfants à l’œuvre sans

gêner l’accès);

- pour la circulation du public (rien n’est plus désagréable que

de se marcher les uns sur les autres en plein soleil).

Si votre kermesse est assez étendue, un point info central sera le

bienvenu, notamment pour y recueillir — et consoler — les enfants

perdus (quelques sucreries ne seront pas superflues). Une sono

avec micro pourra même être prévue, ne serait-ce que pour an-


noncer que «le petit Alain attend ses parents à l’Information». Elle

pourra éventuellement être utilisée pour diffuser de la musique

d’ambiance… Prévoyez donc disques et cassettes en conséquence

— de telle sorte que vous ne soyez pas obligé de passer deux cent

soixante-trois fois la même chanson !... et n’oubliez pas la Sacem

pour le paiement des droits d’auteur !

Et puis, prévoyez tout le matériel de chaque animation: une

course en sac sans sac perd un peu de son charme…

Enfin, n’oubliez pas que toute manifestation implique que des sa-

nitaires soient accessibles par le public.

3-Les lots

Pensez également aux inévitables lots, sans lesquels, même s’ils

sont modestes, le jeu perd de son intérêt pour les enfants.

Contrairement aux lotos et tombolas, pour lesquels les lots doi-

vent être alléchants, la kermesse n’a pas besoin de mettre en jeu

des lots de très grande valeur… Le lot gagné est en général plus

symbolique qu’autre chose, le public ne venant pas pour gagner

quoi que ce soit, mais plus pour passer un bon moment…

Quelques babioles, de petits jouets pas chers, éventuellement des

objets promotionnels fournis par les associations organisatrices

font parfaitement l’affaire.

Certaines entreprises sont spécialisées dans la fourniture de ce

genre d’objets… mais vous pouvez aussi écumer les magasins de

déstockage ou les liquidateurs… On y trouve des poupées, des

Il est bien entendu que les organisateurs, s’ils autorisent ces pro-

fessionnels à vendre leur marchandise sur le lieu de la manifesta-

tion, percevront de ceux-ci soit une somme fixe déterminée à

l’avance, soit un pourcentage des ventes, le tout étant précisé par

contrat préalable. Vérifiez bien à l’avance que les prestations de

ces professionnels ne vont pas venir «concurrencer» celles des as-

sociations participantes.

Si la kermesse est prévue pour s’étendre sur la soirée et se pour-

suivre par un repas ou un méchoui, vous pouvez aussi envisager

la venue d’une petite formation musicale… C’est très agréable et

pas forcément très cher (voir rubrique L’organisation de spectacle

p. 74) !

Dans tous les cas, n’oubliez pas l’inévitable buvette (voir p. 45),

surtout s’il fait chaud et un coin à l’ombre où s’asseoir !


peluches et autres jouets pour quelques centimes d’euros seule-

ment, et le commerçant peut encore vous faire une remise sur les

grosses quantités.

Un petit conseil: il est préférable de faire gagner systématiquement

un «bricolo» prévu en grande quantité que quelques objets diffi-

ciles à obtenir, ce qui aurait pour effet de lasser rapidement les par-

ticipants (les enfants) et les payeurs (les parents) ! Au lieu de

gagner le lot directement, vous pouvez aussi imaginer de faire ga-

gner des «bons points», valables soit pour une boisson, pour une

pâtisserie, ou un gadget.

Rappelons qu’il est interdit de mettre en

jeu des animaux vivants.

4-Autres petites idées…

Le cas échéant, il peut être intéressant pour les organisateurs de

permettre à quelques professionnels de participer à la manifesta-

tion: vendeur de barbe à papa et autres sucreries, éventuellement

un manège ou deux.


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Trucs pratiques : les conseils d’Associations mode d’emploi

• Les jeux doivent être accessibles à tous.• Ils ne doivent coûter cher ni aux organisateurs ni aux par-

ticipants.• Les lots ne doivent pas être de grande valeur, mais très

nombreux.

Les gains attendus

Comme pour le loto, les investissements sont faibles. Les gains seront en général assez modestes (de 200 à 500 €).

La kermesse


Formalités à accomplir

Pas de demande d’autorisation particulière, sauf si votre ker-messe est organisée sur un espace public (demande à faireà la mairie).SACEM si diffusion de musique.

Prévention/sécurité

• Vérifiez bien que tous les jeux soient sûrs.• Pensez que la manipulation de certains objets par des tout-

petits – comme la canne à pêche de la pêche miraculeuse –peut être redoutable.

• Vérifiez votre contrat d’assurance avec votre assureur.

Noël ou d’anniversaire mal assumés, qui encombrent leurs 20 m2.

Les promeneurs du dimanche, ou de n’importe quel jour férié, ne

manqueront pas cette occasion d’aller se dégourdir les jambes en

slalomant nonchalamment entre les stands.

Enfin, la mairie sera toujours favorable à une initiative qui anime

la commune et permet de créer des rencontres et des liens entre

ses habitants.

Même les commerçants qui, a priori, pourraient y voir une

concurrence déloyale, peuvent comprendre qu’ils ont intérêt à la

petite fièvre de consommation que vous allez provoquer et seule-

ment en partie satisfaire.

Ces marchés d’un autre type, qui couvrent nos places de villes ou

de villages du printemps à l’automne, peuvent revêtir toutes sortes

d’appellations selon la région: braderie, réderie, vente au débal-

lage, vide-greniers, foire à tout, brocante des particuliers… Cepen-

dant attention, la dénomination importe, certaines de ces

manifestations pouvant être assimilées à des actions exclusive-

ment prises en charge par les commerçants.

Par ailleurs, une telle manifestation, contrairement à ce que nous

montre souvent la pratique, est très réglementée. Cet état de fait

est souvent méconnu, peu appliqué, ou totalement ignoré. Il

semble donc essentiel de vous donner un panorama des obliga-

tions auxquelles l’association organisatrice est contrainte afin de

vous éviter quelques mauvaises surprises…


V - Le vide-greniers

Au printemps, on nettoie. De la cave au grenier, on a envie d’aé-

rer nos intérieurs restés si longtemps fermés aux fraîcheurs de l’hi-

ver. Et puis on a envie de remettre le nez dehors, de flâner au

hasard de promenades portées par des températures adoucies…

Cela dure quelquefois jusqu’à la fin de l’été et la rentrée. C’est là

que vous, association en quête d’une petite pointe dans les fi-

nances annuelles, vous pouvez intervenir.

Tout le monde y trouve son compteL’association organisatrice bénéficiera d’un renflouement de tré-

sorerie en louant les espaces, faisant marcher un stand buvette

et restauration, et — ce n’est pas négligeable — d’une image ani-

matrice de la commune ou du quartier. Cependant il ne faut s’at-

tendre qu’à des résultats proportionnels au public et aux

participants potentiels: un vide-greniers organisé en plein cœur

d’un quartier populaire de Paris ou de Marseille apportera forcé-

ment de meilleurs résultats financiers que dans une commune

rurale, à l’écart d’un axe de passage. Mais il y aura plus d’inves-

tissements à faire également.

Les particuliers s’y retrouveront aussi. Ils seront en général en-

thousiastes à l’idée de participer à ce genre de manifestation, tou-

jours conviviale. Surtout, ils sauteront sur l’occasion d’enfin

liquider toutes leurs vieilleries empoussiérées, leurs cadeaux de

L’association organisatrice devra ainsi faire apparaître dans sa de-

mande d’autorisation: une déclaration complète d’identité et de

domicile de l’organisateur — en l’occurrence, des dirigeants de l’as-

sociation —; les dates et heures de déroulement de la manifesta-

tion; enfin, le lieu exact, c’est-à-dire les rues, voies à bloquer, etc.

Le maire ou le préfet en informent la Chambre de commerce.

3-L’indispensable registre spécial

Ce n’est pas parce que c’est le printemps et que ces braderies ont

des allures d’insouciante convivialité qu’elles ne sont pas soumises

aux rigueurs légales.

Un registre spécial, dont le modèle est déterminé par arrêté

conjoint du ministre de l’Intérieur et du ministre chargé du Com-

merce, devra être coté et paraphé par le commissaire de police ou,

à défaut, par le maire de la commune du lieu de la manifestation.

Il devra être tenu à disposition des services de police et de gen-

darmerie, des services fiscaux, des douanes, etc., et pourra être ré-

clamé à tout moment par l’Administration. Enfin, vous devrez le

déposer sans faute dans les huit jours suivant la manifestation.

Ainsi, prévoyez-le suffisamment à l’avance, car un grand nombre

d’informations est à fournir.


A • Les autorisations

Il s’agit d’une «vente au déballage» qui nécessite une autorisation

administrative préalable.

1-La préfecture

La première chose à faire, c’est incontournable, est la demande

d’autorisation, par écrit, auprès des services de la préfecture si la

surface de l’exposition est > à 300 m2. Sans elle, pas question

d’aller plus loin. Cette demande devra être effectuée cinq mois au

plus tôt, trois au plus tard, avant la manifestation.

Par ailleurs, l’endroit privilégié de ces vide-greniers n’est souvent

autre que cette même voie publique, ce qui nécessite la plupart

du temps de bloquer la circulation dans les rues concernées, et de

modifier le plan de stationnement.

2-La mairie

Dans cette situation, à laquelle vous serez sans doute confronté,

il est utile de solliciter la mairie afin qu’elle vous donne son aval,

ce qui facilitera les démarches ultérieures. Quoi qu’il en soit, une

autorisation est à demander par écrit à la commune (surface d’ex-

position < à 300 m2).



rigeants de l’association organisatrice. Ce sont eux qui seront

tenus pénalement responsables en cas d’infraction ou de négli-

gence selon les articles R. 321-9 et suivants du Code pénal.

Rappelons que les particuliers ne peuvent proposer à la vente des

animaux vivants ou des biens d’alimentation.

B • L’organisation

Pour que votre foire-à-tout soit réussie, quelques conseils d’orga-

nisation peuvent être utiles – vous les enrichirez sans nul doute

de vos propres observations sur le terrain. Répartissez-vous le tra-

vail en formant des équipes: l’une pour l’organisation en amont,

et pour le jour même une équipe pour la bonne marche – la sur-

veillance, le contrôle – et une autre chargée de la coordination, à

laquelle chacun pourra se référer qui prêtera main-forte pour haler

le bahut «rustique» jusqu’au parking.

1-La date

On l’a vu, c’est aux premiers beaux jours que commence la sai-

son des braderies, mais elle peut s’étendre tout le long du prin-

temps jusqu’à l’automne.

Vous connaissez bien le climat de votre région et vous vous ar-

rangerez pour choisir une date sans risque de voir la fête gâchée

par les giboulées ou l’orage montagnard de l’après-midi.

Vous vous serez évidemment renseigné sur les autres activités fes-

tives prévues pour ne pas faire de doublon.

Le contenu du registre spécial

Il doit mentionner les noms, prénoms, qualité et domicilede chaque exposant vendeur — soit, selon les termes del’article R. 321-9 du Code pénal, « chaque personne quioffre à la vente ou à l’échange des objets mobiliers usa-gés ou acquis de personnes autres que celles qui les fa-briquent ou en font commerce » —, avec, en outre, lesréférences de la pièce d’identité (soit la nature, le nu-méro, la date de délivrance, avec l’indication de l’autoritéqui l’a établie).

Ne manquez pas également de demander à chaque participant

vendeur de vous fournir préalablement la liste des objets mis en

vente, ainsi que la preuve que ces objets n’ont pas été vendus ou

fabriqués pour l’occasion. Et n’oubliez pas de déclarer la buvette

que vous aurez pris soin d’agrémenter des boissons et sandwichs

indispensables sur ces manifestations.


Dernier petit conseil, n’oubliez surtout pas d’avertir les services

de sécurité — police, gendarmerie, pompiers — de la tenue de la

manifestation afin qu’ils puissent intervenir rapidement en cas de

besoin (voir «Prévention et assurance pour les manifestations

exceptionnelles», p. 28). Comme on le voit, ça ne plaisante pas !

Dans le cas qui nous occupe, ces obligations incombent aux di-


être à l’ombre, ou sous les arbres, ou exactement au centre, ou…

Écoutez les uns et les autres, trouvez des compromis, faites valoir

les emplacements délaissés en proposant de les animer par la pré-

sence d’un stand de dégustation de produits locaux ou à défaut

d’un distributeur de boissons. Sinon offrez-les à un tarif moindre.

Le cahier des charges des participants

Pour éviter les contestations de dernière minute, établis-sez un cahier des charges, distribué à chacun et contresi-gné. Y seront consignés outre les emplacements, lesdroits et les devoirs des participants : consignes de sécu-rité, tarifs, conseils, etc. Il servira de référence en cas delitige entre les personnes ou de désaccord avec votreéquipe.

3-En pratique

Le cahier des charges des participants sera la bible de l’équipe

chargée du bon déroulement de la fête. Espérons que vous n’au-

rez pas à l’utiliser et que tous s’y conformeront !

Veillez à ce que les habitants du lieu ne soient pas importunés.

C’est la fête pour eux aussi ! Ne bloquez pas les portes d’entrée,

n’obturez pas les vitrines des magasins, essayez au contraire d’at-

tirer la sympathie et la bienveillance des commerçants qui doivent

pouvoir eux aussi «s’y retrouver».

2-Le lieu

Il est important d’éviter d’organiser ce type de «vente au débal-

lage» — c’est le terme officiel — dans un lieu éloigné de tout. La

proximité d’un bistrot, par exemple, vous permettra, en tant qu’or-

ganisateur, d’opérer depuis un lieu stratégique où vous serez aisé-

ment joignable. Par ailleurs, cela permettra au public d’en utiliser

le «petit coin» et, le cas échéant, de venir s’y restaurer et désalté-

rer. Et puis, cela fait marcher le commerce local et entretient les

bonnes relations associations-commerçants.

La place, les allées, la rue sont les lieux d’élection. C’est là que

vous verrez l’importance d’avoir obtenu les autorisations néces-

saires, notamment de la commission de sécurité. Vous veillerez à

respecter ses consignes et ses conseils: présence d’un personnel

soignant — secouristes, pompiers —, passage de 4 mètres pour un

véhicule de secours, etc. Et veillez à ce que la circulation soit to-

talement bloquée et que cette interdiction soit matérialisée par des

barrières de sécurité.

Il faudrait d’ailleurs donner aux exposants un laissez-passer de

sorte qu’ils puissent accéder au lieu avec leur véhicule, au moins

pour le déchargement du matin et le remballage du soir. Pour par-

faire votre organisation vous pouvez en outre établir un plan gé-

néral de la brocante, avec les espaces représentés pour chacun des

exposants. À ce propos, vous aurez fort à faire avec le choix de

chacun. Il serait souhaitable que vous organisiez une réunion

préalable pour décider des emplacements. Tout le monde voudra

118


Le vide-greniers


Formalités à accomplir• Demande d’autorisation auprès de la préfecture (surface >

à 300 m2).• Demande d’autorisation auprès de la mairie (surface < à

300 m2).• Tenue d’un registre spécial à faire coter et parapher par le

commissaire de police ou par le maire avant la manifesta-tion et à déposer sans faute dans les huit jours suivant lamanifestation.

Prévention/sécurité• Les problèmes de sécurité et en particulier la libre circula-

tion des services de secours doivent être abordés avecbeaucoup de rigueur. Ne vous laissez pas déborder par lesexposants.

• Attention à la dangerosité des objets eux-mêmes, objetscoupants ou lourds. Assurez-vous qu’ils ne risquent pas detomber en blessant quelqu’un.

Certains objets seront présentés sur des tables, des tréteaux, sous

des parasols, des tentes: veillez à leur stabilité. D’autres présen-

tent des aspérités dangereuses: orientez-les de manière à ne bles-

ser personne.

La troisième équipe campera sur un point «Info», munie du plan,

du cahier des charges, de monnaie, de sacs, bref de tout ce qui

peut être utile.

Si le lieu de vente est particulièrement vaste, il est bon de prévoir

une sono afin de diffuser des annonces ou avis en tout genre,

comme «le véhicule immatriculé X est prié de dégager sous peine

d’amende». Et puis une sono permet aussi d’ajouter un petit fond

musical qui parfait le côté convivial… À vos disques et à vos cas-

settes… le plus nombreuses et variées possibles. C’est là qu’il est

bon de rappeler que la Sacem vous réclamera son dû.

Dans le même ordre d’idées, pourquoi ne pas s’entendre avec

les jeunes des associations pour transporter les objets lourds ou

encombrants jusqu’aux véhicules à l’aide de brouettes?

Enfin, gardez présent à l’esprit que ce type de manifestations se

multiplie certains week-ends d’été. Il n’est pas rare d’en voir

quatre ou cinq dans un rayon de quinze kilomètres: gare à la

concurrence!

AID

E-M

EM

OIR

E


VI - Le repas d’association

Envisager un repas pour financer votre association ou vendre de la

nourriture au cours d’une manifestation pour compléter les re-

cettes, cela peut être une bonne idée, mais nécessite un minimum

d’organisation pour ne pas se retrouver à dépenser plus qu’on ne

gagne.

Ce type d’initiative nécessite de s’assurer du nombre de convives

avant toute préparation. Il faut absolument choisir une formule

avec préinscription et, si possible, paiement préalable. Cela vous

évitera bien des déconvenues. La nourriture ce n’est pas comme

la boisson (voir «L’indispensable buvette», p. 45) où vous pouvez

envisager un système où vous ne paierez que ce qui sera

consommé. Là vous n’aurez pas d’autre solution que de vous par-

tager les restes… et le déficit s’ils sont trop importants.

Une alternative: repas froid ou repas chaud? Le choix dépend du

nombre de bénévoles bien décidés, des possibilités d’emplace-

ment, du type de public, etc.

Le repas chaud est plus délicat à mettre en œuvre et nécessitera

la présence d’une personne capable d’apprécier les cuissons de

grandes quantités. Au-delà de trente personnes, si vous ne dis-

posez pas d’équipements spécialisés et de personnes compé-

tentes, préférez le buffet froid.

Trucs pratiques : les conseils d’Associations mode d’emploi• Prévoir un parking pas trop loin du vide-greniers.• Etablissez un plan général de la brocante avec les espaces

occupés par chacun des exposants.• Prévoyez une réunion préalable pour vous mettre d’accord

sur l’attribution des places.

Les gains attendusLe travail est important, mais le gain est assuré dans la me-sure où les investissements sont minimes et les locationsfixes et payables d’avance.

Les règles de la restauration collective

Quelle que soit la solution envisagée, il vous faut absolu-ment respecter toutes les règles de la restauration de col-lectivité :• Maintenez au froid — réfrigérateur ou congélateur selon

les cas — les denrées périssables.• Veillez à ce qu’il n’y ait pas de rupture de la chaîne du

froid : ne laissez pas les cartons de surgelés sur le trot-toir avant de les mettre au congélateur…

• Une fois chauffés à température de service, maintenezles aliments à cette température constante jusqu’à cequ’ils soient servis.

• Jetez immédiatement tous les restes, en salle commeen cuisine.

• Séparez le circuit de service des plats de la cuisine versla salle et celui du retour de la salle vers la plonge.

3-L’organisation

Le menu

Si vous vous lancez dans la préparation entre bénévoles d’un

repas complet à servir à table sachez limiter vos ambitions. La sim-

plicité de vos recettes — à moins de disposer de cordons-bleus ou

d’un chef de cuisine compétents — sera un des facteurs de réus-


A • Le repas chaud

1-La date

Il est le bienvenu durant la saison froide, pendant laquelle on aime

à se retrouver dans une ambiance chaleureuse. C’est exclu si vous

n’avez pas de lieu fermé ; vous n’avez alors que la solution de la

belle saison. Bien entendu, dans tous les cas de figure, vous pren-

drez garde à ne pas le programmer en même temps qu’un autre

banquet risquant d’attirer votre public.

2-Le lieu

Comme nous le disions, l’extérieur et l’intérieur sont possibles. Ce

qui sera déterminant est surtout le lieu de préparation du repas.

Il vous faut trouver un lieu pour cuisiner, entreposer, maintenir au

chaud. Le bistrot du coin dont la cuisine concocte d’habitude des

omelettes et autres salades de riz peut vous céder ses réchauds…

Un restaurateur, le jour de sa fermeture, peut vous louer — ou

même vous prêter — à bon compte ses fourneaux, en échange de

publicité… Essayez aussi du côté des collectivités: la cantine sco-

laire, celle de l’entreprise locale…

La plupart des communes louent ou mettent à disposition des

associations locales une salle polyvalente équipée d’une

cuisinière, d’un frigo, voire de chauffe-plats, d’un lave-vaisselle

et de vaisselle.



pourrez reproposer au moment du fromage — cela dépend des

régions.

En dessert prévoyez un assortiment: une portion de tarte aux

fruits, une portion de gâteau au chocolat, une petite salade de

fruits. C’est toujours très impressionnant et ça ne coûte pas très

cher — vous trouverez toujours dans votre environnement une

personne qui a «sa» recette de gâteau au chocolat ou la recette

de la tarte aux pommes de sa grand-mère.

Il faut bien entendu des boissons. Pour tout ce qui les concerne,

reportez-vous à «L’indispensable buvette» (p. 45).

Les achats

Dans le cas d’un repas de dimension modeste, adressez-vous aux

magasins de votre quartier ou de votre village. À moins de

connaître un cuisinier qui pourra vous introduire auprès d’un gros-

siste, faites vos achats dans les grandes surfaces qui pratiquent

des prix pas si éloignés et où vous pourrez vous approvisionner

simplement (la plupart assurent aussi un service de livraison pour

les grandes quantités).

site de votre repas. Préférez des produits de qualité — plus chers

à l’achat mais qui se tiendront mieux en cas de cuisson un peu

prolongée — à des produits très bon marché sur lesquels vous

aurez une marge plus importante mais qui vous attireront des re-

marques désagréables.

En entrée préférez les tartes, des quiches toujours très appréciées

et faciles à détailler en portions calibrées plutôt que des assiettes

de charcuteries ou de salades mélangées beaucoup plus chères à

l’achat, qui peuvent poser problème suivant la religion des

convives — et moins bonnes pour la santé.

En plat principal, dirigez-vous vers les viandes rôties type poulet

(tout le monde peut en manger, c’est facile à cuire et cela sup-

porte d’attendre au chaud) que vous napperez d’une sauce pré-

parée à part — pour toutes les personnes au régime

L’accompagnement doit être lui aussi simple à réaliser, attention

aux frites toujours très appréciées mais qui nécessitent de mani-

puler des quantités importantes d’huile bouillante toujours dan-

gereuse — et finalement vous reviendront assez cher. Pensez au

riz que vous pourrez conserver longtemps au chaud et qui reste

d’une grande simplicité à cuisiner, en l’arrosant de sauce.

Bien sûr vous ne pourrez faire l’impasse sur le fromage, mais si

vous ne voulez pas faire faillite limitez les quantités, c’est un pro-

duit cher. Accompagnez l’entrée d’une salade verte que vous


Si vous achetez des produits frais, faites-

vous livrer la veille de votre manifesta-

tion en ayant prévu des volumes de

conservation froide suffisants pour les

conserver aux températures adéquates —

généralement 4 °C et 6 °C. Tout ce qui

doit se manger chaud sera préparé le

jour même et tenu en température — à

plus de 80 °C — jusqu’au moment du

service. Évitez donc de mettre à cuire à

6 heures du matin pour un service à

14 heures, vous risqueriez de servir des

morceaux de bois.


B • Le buffet

1-La date

Tout est permis. Les seules contraintes sont votre public, le climat,

les coutumes locales et les autres manifestations concurrentes.

2-Le lieu

Vous n’êtes pas tenu par la proximité de la cuisine. Dehors, de-

dans… En été recherchez un endroit agréable dans un parc, sur

une place ombragée ou sous le préau de l’école. En hiver voyez

du côté d’une salle des fêtes municipale ou d’une salle de restau-

rant lors de sa fermeture hebdomadaire.

3-L’organisation

Éliminez les produits trop fragiles comme les fruits de mer, ou ris-

quant de tourner comme les desserts à base de crème pâtissière.

Établissez une liste précise des propositions et des personnes qui

prennent en charge les différentes préparations, de manière à ne

pas vous retrouver avec vingt quiches lorraines et une seule pis-

saladière.

Alertez les différents préparateurs(trices) sur la nécessité d’utiliser

des produits frais et de réaliser leurs préparations le plus près pos-

sible de l’heure de consommation (le matin même ou la veille au

soir au maximum). Attirez leur attention sur la nécessité de

conserver leurs produits au frais.

128


C • Quels prix pratiquer ?

1-Pour la nourriture

Comme nous vous l’avons recommandé préférez, en particulier

pour les repas chauds, la solution de la préinscription, cela vous

permettra de limiter les pertes. Un repas chaud tel qu’évoqué plus

haut peut se vendre raisonnablement environ 10 € en vous pro-

curant environ 5 € de gain par convive.

Le prix du repas froid en buffet peut être fixé un peu plus bas, aux

environs de 7,50 € par personne. À vous de voir en fonction de

vos coûts d’achat et de la fréquentation du buffet espérée — dans

le cas où les gens ne se sont pas inscrits au préalable.

2-Pour les boissons

C’est l’occasion d’accroître de manière significative les gains de

votre repas. Même si vous prévoyez un quart de boisson dans

votre prix de base, ayez à disposition, à des prix raisonnables, des

boissons — vins, bières, sodas, sirops, etc. — que les gens pour-

ront et ne manqueront pas d’acheter en sus (voir «L’indispensable

buvette», p. 45).

Le menu

En entrée, privilégiez les crudités accompagnées de vinaigrette ou

anchoïade, les tartes salées, les salades variées et originales, les

terrines de poisson et de viande.

En plat principal, pensez aux viandes froides rouges (rosbif, gigot)

ou blanches (volaille, veau, porc). Assortissez-les de plusieurs

condiments (moutardes aux goûts différents, cornichons, pickles)

pour varier les goûts.

N’insistez pas trop sur les fromages ruineux. Deux ou trois varié-

tés, coupés en petites tranches ou en cubes, mais sans plus: «Pas

de bon repas sans fromage», mais n’en abusez pas dans les buf-

fets.

En dessert, gâteaux, tartes… faites confiance à la gourmandise de

vos bénévoles. N’oubliez pas les fruits. Si c’est la saison pensez à

la pastèque si rafraîchissante et si peu onéreuse.

Les achats

Les mêmes conseils que pour un repas chaud sont valables. Les

achats chez des détaillants près de chez vous sont ici plus vive-

ment conseillés, car vous pourrez peut-être utiliser leurs appareils

de réfrigération jusqu’au dernier moment.

130

Public debout

Solution souhaitable seulement pour le buffet froid. Prévoyez tou-

tefois de nombreux sièges disséminés, surtout si vous êtes à l’in-

térieur. Même dehors, même un public jeune, au bout d’une heure

éprouvera l’envie de s’asseoir, de regrouper quelques chaises pour

discuter l’assiette à la main, et à l’ombre !

2-Vaisselle ou plastique ?

Assiettes, verres et couverts en plastique constituent la solution la

plus commode pour vous et la moins agréable pour le public, sur-

tout pour un repas chaud.

Si vous faites le choix d’une vraie vaisselle, il faut prévoir son

transport sur place et son nettoyage. Pas de problème si vous avez

réussi à vous installer dans une cuisine de professionnels. Sinon,

renoncez et utilisez le plastique.

3-Le service

Trouvez un maximum de bénévoles. Même pour le buffet froid où

chacun vient se servir, des regards attentifs veilleront à réapprovi-

sionner le buffet.

C’est encore plus évident pour le repas chaud. Il est souhaitable

que chacun sache quelle est sa tâche afin que tout le monde ne

se précipite pas en même temps sur le même plat, ou que la


D • Le jour même

1-L’accueil du public

Si le repas chaud ne peut être servi qu’à des convives confortable-

ment installés, le repas froid peut se déguster assis du bout des

fesses sur un muret, ou en circulant parmi la foule. Là encore, votre

public, surtout selon son âge, aura peut-être envie d’une table,

d’une chaise, de serviettes et d’assaisonnement à portée de main,

etc. Quelles que soient vos décisions, inutile de vous conseiller de

soigner la décoration, le couvert et l’accueil des convives.

Public attablé

À l’extérieur ou dans la salle des fêtes vous aurez peut-être le

choix d’installer des tréteaux et des planches recouvertes de draps

blancs. Certaines associations tiennent à ce côté «banquet» où

l’on s’interpelle d’un bout à l’autre de la tablée. Plusieurs tables de

ce type seront peut-être nécessaires, pas forcément bout à bout.

Si vous n’êtes pas très nombreux, et s’il s’agit d’un buffet, c’est la

solution la plus conviviale, celle qui permet de se lever, d’aller

d’une place à l’autre, de voir le plus de monde possible, sans faire

trop de jaloux.

Vous pouvez préférer de petites tables rondes de quatre à six ou

huit personnes, où chacun se met par affinités, entre copains, ou

même en famille… C’est plus intime, moins bruyant. Une fois en-

core le public attendu guidera vos choix.


même personne soit servie deux fois alors qu’en bout de table une

autre attend toujours sa pitance. Si vous avez de grandes tables,

désignez à chacun ses «clients»; s’il s’agit de petites tables indi-

viduelles, c’est plus facile encore: une ou deux tables, une per-

sonne.

Tout doit être fait pour détendre ce personnel volontaire, évitez de

le stresser.

Et bien sûr, bon appétit !


Le repas d’associationLe minimum à ne pas oublier

Formalités à accomplirPas d’autorisation particulière.

Prévention/sécuritéAttention à l’hygiène :• Préservez la chaîne du chaud. Une fois cuits, les aliments

doivent rester au-dessus de 80 °C jusqu’au service.• Et la chaîne du froid. Respectez une température autour de

6 °C pour les denrées préparées – salades, tartes, viandesfroides, pâtisseries – jusqu’à consommation.

Trucs pratiques : les conseils d’Associations mode d’emploi• À moins d’être un(e) grand(e) chef, préférez les plats

simples à mettre en œuvre et faciles à servir en portionégale (poulet, saucisse, choucroute, etc.).

• Prévoyez un service très organisé pour les repas chauds.• Pour les buffets, prévoyez des emplacements où les gens

pourront s’asseoir et poser leur assiette.

Les gains attendusComptez entre 3 et 5 € de gains par personne sur la nourri-ture, plus les boissons (voir «L’indispensable buvette », p. 45).

AID

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Documents

Financer Son Association Par Les 6 Manifestations Annuelles Exonerees