Fonctions de base d’un modèle · Web viewest automatiquement activé lors de la création d’un nouveau document et lors de la mise à jour des champs. L’ouverture des boîtes

20 juin 2007

Fonctions de base d’un modèleUn modèle est un canevas (squelette) utilisé pour créer un type de documents : courrier, rapport, facture, etc. La plupart des modèles utilisent quelques fonctions « génériques ».

Le but de cette note est de les décrire, sans objectif d’exhaustivité12.

Les principales fonctions d’un modèle sont :

Introduire des éléments spécifiques au document en divers points du canevas,

Automatiser l’affichage de quelques informations,

Automatiser les fonctions annexes de logistique, par exemple, remplir la feuille de propriétés, la table des matières ou les titres courants des documents.

Dans cette note, nous nous limiterons aux cas fréquents, c’est-à-dire lorsque la volumétrie est faible : quelques utilisations par semaine ou par mois avec une production à l’unité (pas de publipostage) et sans prélèvement dans une base de données (voir fonction à partir d’un annuaire en complément ?).

On retrouve les même fonctions dans tous les logiciels du marché. Pour ses premiers lecteurs, cette présentation s’appuie sur Microsoft Word pour Windows 2000. Il est prévu d’en faire une version avec parallèle entre Microsoft Word pour Windows et OpenOffice.org Writer 2.

Quelques champs de Microsoft Word pour Windows sont présentés. Il faut utiliser la fonction d’insertion des champs et l’aide en ligne pour approfondir la syntaxe et les options des quelques champs cités. Il en existe près d’une centaine en plus.

1 Notamment, il n'est pas traité des styles, qui sont des composants essentiels d'un modèle, mais qui font l'objet d'autres documents.

2 Chaque logiciel offre des aides pour l’auto formation qui permettent aux utilisateurs imaginatifs et curieux de trouver les informations nécessaires pour résoudre des problèmes spécifiques. Par ailleurs, quelques sites WEB proposent des fonctions prêtes à l’emploi, qu’il suffit souvent de copier dans le modèle pour les exploiter.

document.doc - 1/14 -

Erreur ! Il n'y a pas de texte répondant à ce style dans ce document.

1 Un exemple de modèle : une lettre personnelle

Les positions et les informations en noir sont identiques pour tous les courriers1,

Les informations en vert sont spécifiques à l’émetteur : constantes pour un utilisateur individuel

Les informations en jaune sont variables pour chaque courrier.

Il existe de nombreuses solutions pour présenter un courrier2 et le structurer. Des compromis sont réalisés, mais aucune explication n’est donnée.

2 Introduire des éléments spécifiques dans un documentPour introduire des éléments spécifiques dans un document, il faut :

Repérer la position où ils doivent être placés,

Se déplacer rapidement et avec sécurité de position en position,

Parfois, donner des indications aux utilisateurs sur les informations à saisir en chaque point, éventuellement, en indiquant un format (par exemple : date jj/mm/aaaa).

2.1 Repérage du point d’insertion de variables locales

Le balisage du point d’insertion se fait par un drapeau posé dans la séquence du document « Code arrêt » ou « Code stop » d’anciens traitements de texte. Ce drapeau peut être remplacé par l’information variable ou peut être laissé à côté de cette information (ce qui est préférable pour réviser et modifier le document).

Dans Microsoft Word pour Windows, ce sont des champs qui sont prévus comme drapeaux. Le déplacement de champ en champ est obtenu par F11 vers l’aval et Maj+F11 vers l’amont. Il est aussi possible d’employer le navigateur de Word pour se déplacer de champ en champ.

1 La formule de politesse peut être adaptée au destinataire par un choix parmi les insertions automatiques.

2 Notamment, la maquette présentée ne respecte pas la norme française AFNOR NZ-11-001 relative à la disposition de la lettre commerciale. Ce n’est qu’une recommandation.



2.1.1 Champs vides : Ctrl+F9

Le plus simple est de placer un champ vide, non identifié, obtenu par Ctrl+F9.

Noter que lorsque les champs sont masqués, le point d’insertion se place devant le champ et l’information variable est saisie devant le champ, sans remplacer le champ. Quand c’est utilisé, il est alors possible de continuer à naviguer entre les variables par F11.

« Exemple de variable devant un champ vide » (Valeur champ)

« Exemple de variable devant un champ vide » (Codes champ)

Cette solution est simple à mettre en œuvre. Son inconvénient est que les champs ne sont pas visibles lorsqu’ils ne sont pas développés et qu’ils ne fournissent aucune indication sur la nature et le format de la variable à saisir. Il faut donc que ceci soit évident ou indiqué par une autre manière (Texte masqué par exemple).

2.1.2 Champs identifiant le contenu

Dans Microsoft Word pour Windows 2000, le champ “Quote” affiche un texte littéral qui est remplacé par la variable lors de la frappe de la variable.

Le nom du champ varie avec les versions.

Saisir l’adresse du destinataire (Valeur champ)

(Codes champ)

Dans l’exemple de courrier personnel,

les variables à saisir sont repérées par un champ « Quote »



2.1.3 Champ utilisant une boîte de dialogue pour identifier et saisir le contenu

Le champ « Fillin » (remplir dans les versions antérieures à Microsoft Word pour Windows 2000, permet de saisir l’information variable dans une boîte de dialogue à l’endroit où l’information est affichée.

Ce champ permet d’afficher une indication sur son contenu et de lui donner une valeur par défaut. Le champ est conservé après la saisie.

Monsieur

Jean-Yves

ROYER

(Valeur champ)

(Codes champ)

Le champ « Fillin » est automatiquement activé lors de la création d’un nouveau document et lors de la mise à jour des champs.

L’ouverture des boîtes de dialogue à la création d’un nouveau document est un avantage, car ceci permet de saisir immédiatement les variables au bon emplacement sans avoir à déplacer le point d’insertion.

Il faut éviter de réaliser une mise à jour systématique de tous les champs, car les boîtes sont à nouveau ouvertes, ce qui est une gêne. Pour modifier, une des variables, il faut la sélectionner et ouvrir la boîte de dialogue par la mise à jour du champ par F9 (ou la souris : clic droit et « Mettre à jour le champ ».

Quand dans un document, il n’y a que ce type de champs, désactiver la mise à jour des champs à l’impression pour rendre la solution acceptable. Malheureusement, c’est une contrainte lourde.

Noter que lorsque le champ est dans une insertion automatique, il est automatiquement ouvert lors de l’utilisation de l’insertion automatique.

Noter aussi que dans les dernières versions de Microsoft Word pour Windows il est possible de saisir des caractères insécables et fin de ligne dans la boîte de dialogue (pas de tabulations ou de fin de paragraphes).

Noter enfin que pour éviter l’usage de la souris, il faut sortir de la zone de saisie du texte par « Tabulation » avant d’appuyer sur la touche « Entrer ».



2.1.4 Conclusion sur l’insertion de variables à l’aide de champs

Selon le contexte et les habitudes de chacun, les trois solutions peuvent être utilisées dans les cas simples.

Dès que les modèles deviennent complexes avec de nombreux champs, elles présentent des inconvénients :

Le déplacement par F11 s’arrête sur des champs automatiques, même verrouillés, ce qui entraîne des manœuvres inutiles et des risques de supprimer des champs pertinents.

Les boîtes FILLIN s’ouvrent alors qu’il n’y a pas de modifications à effectuer, lors d’une mise à jour systématique des champs avant l’impression.

Les boîtes FILLIN sont limitées à des textes courts à l’intérieur d’un paragraphe, puisqu’il n’est pas possible de saisir une fin de paragraphe dans la boîte de dialogue.

Pour la grande majorité des cas simples, l’une ou l’autre des solutions décrite est satisfaisante. Pour les cas complexes dans lesquels il y a un grand nombre de champs automatiques, je recommande de ne pas utiliser les champs pour repérer des variables, mais de définir un balisage spécifique avec une macro pour passer d’une balise à l’autre. Ces cas sortent du cadre de cette note.

3 Informations automatiquesDans les documents produits à partir de modèles, il y a des informations qui peuvent être générées ou recopiées automatiquement. Cette note en donne quelques unes.

3.1 Champs « date »

Il existe plusieurs champs pour générer la date dans un document :

Date courante,

Date de création du document,

Date de dernière impression du document,

Date de dernière sauvegarde.

Il faut veiller à bien choisir le champ en fonction de l’objectif poursuivi.

Par exemple, pour un courrier, la date de création est souvent la plus pertinente. Lorsque le courrier n’est pas immédiatement expédié, la date peut être surchargée manuellement, par la date du jour avant signature et expédition.

Pour une note révisée périodiquement, la date de sauvegarde pourra être prise, surtout si le document est protégé en écriture entre les périodes de révision pour éviter tout changement de cette date.

3.2 Informations sur le rédacteur

Pour un modèle utilisé en réseau ou par plusieurs personnes sur une seule machine familiale, les informations propres à l’utilisateur peuvent être affichées automatiquement à partir des paramètres du compte utilisateur, par exemple, les champs USERNAME et USERADDRESS de Microsoft Word pour Windows 2000.



Jacques DUPOND

1 rue de la Paix

69000 LYON

(Valeurs champs)

Les informations sont enregistrées dans les préférences ou options de l’utilisateur. Ci-dessous, les formulaires de Microsoft Word pour Windows 2000 et OpenOffice.org 2.2

Fiche de l’utilisateur dans Microsoft Word pour Windows 2000

Fiche de l’utilisateur dans OpenOffice.org 2.2.

Noter que ces informations sont stockées dans les informations de l’utilisateur sur le poste de travail et non dans le fichier du courrier. Il n’est donc pas recommandé de diffuser numériquement le document sous forme modifiable à l’état brut, car ce sont les informations



éventuellement disponibles sur le poste du destinataire qui seraient affichées. Il n’y a pas de difficulté si le document est diffusé en forme finale (par exemple, au format PDF) ou sur papier.

3.3 Identification du fichier

Pour faciliter le repérage du fichier source du document, il est possible de reporter son nom et son chemin d’accès sur le document imprimé par le champ FILENAME.

/tt/file_convert/5f06edbc7e708231d41a6fbb/document.doc (Valeur champ)

3.4 Numérotation des pages

La numérotation automatique des pages et le nombre total de pages d’un document ou d’une section du document sont des champs servis automatiquement. Ils sont souvent placés dans les titres courants.

4 Report automatique d’informationsIl est très fréquent que dans un document, une information doive être visualisée à plusieurs emplacements.

Les cas les plus fréquents sont :

Les méta-données utilisées pour remplir la feuille de propriétés du document qui sont visualisées en info bulle lorsque l’on passe sur le fichier dans le navigateur du système d’exploitation. Elles sont fréquemment identiques à des informations imprimées sur le document lui même.

Des références reportées sur plusieurs pages.

Une adresse reportée sur une étiquette ou une enveloppe.

Des informations variables répétées, par exemple, le nom des contractants dans un contrat,

Les titres dans une table des matières.

Le titre d’un chapitre dans les titres courants des pages du chapitre.

4.1 Les signets et variables dans un document

Pour la plupart des reports d’informations, il faut utiliser des signets (dans le jargon Microsoft Word pour Windows) qui sont des variables stockées dans le corps du document. Comme toute variable, un signet est caractérisé par son nom et son contenu.

Les signets ne sont pas les seules variables d’un document. Il en existe de prédéfinies. Ce sont par exemple :

Les variables de la feuille de propriété,

Les numéros de pages,

Etc.

Elles sont aussi stockées dans le fichier, mais pas dans le corps du document, tant qu’elles ne sont pas utilisées.

A l’aide de signets, l’on crée des variables nommées par l’utilisateur.



Les signets peuvent être initialisés par plusieurs méthodes :

Dans une boîte de dialogue, par exemple, le champ « Ask » (Demander dans les versions antérieures de Microsoft Word pour Windows),

valeur de la variable

, valeur de la variable

Si un document contient plusieurs champs ASK qui définissent un signet,

c'est le dernier activé qui prime en supprimant les précédents.

Par un signet qui attribue à la variable une partie du document,

Par un champ « Set ».

valeur de la variable (Valeurs champs)

Les champs "SET" et "ASK" définissent les mêmes signets et se surchargent.

Sauf exceptions qui dépassent le cadre de cette note,

il faut éviter de redéfinir plusieurs fois la même variable (signet)

valeur de la variable (Valeurs champs)

(Codes champs)

Les deux champs sont placés côte à côte pour l’illustration de leur usage.

Pour les autres types de variables, le concepteur du modèle a le choix de la méthode pour la servir.

Par exemples :

Pour l’adresse du destinataire, il est possible de la saisir :

dans une boîte de dialogue avec un champ « Ask », puis de l’afficher sur le courrier et sur l’enveloppe,

sur le courrier dans un signet, qui sera exploité par l’outil de production de l’enveloppe comme dans la méthode précédente.

Pour le contenu de la page de garde d’un rapport :

Dans la feuille de propriétés et afficher les champs pertinents sur la page de garde,

Sur la page de garde du rapport et de le reporter dans la feuille de propriétés par des signets appropriés.

Certaines variables ne sont pas modifiables par l’utilisateur autrement que par la création du document : nombre de pages, par exemple.

Par habitude, je préfère saisir l’information dans le corps du document puis la reporter automatiquement à l’aide de signets, dans : la feuille de propriétés, les titres courants et l’outil d’impression d’enveloppes.

Noter que l’outil d’impression d’enveloppes et étiquettes exploite deux signets conventionnels qu’il faut définir dans le corps du courrier :

AdrDestEnveloppe,



AdresseExp.

Pour la mise en page dans les fenêtres de l’enveloppe, les styles « Adresse expéditeur » et « Adresse destinataire » sont utilisés. Ceci exige de ne pas leur donner des propriétés incompatibles avec le positionnement sur l’enveloppe.

La lettre personnelle contient des signets : les deux pour préparer l’impression de l’enveloppe,

« Civil » pour reporter le titre de civilité dans la formule de politesse, « Objet » pour remplir le

champ titre de la feuille de propriétés avec le contenu de l’objet du courrier, « ReferDest » pour

reporter la référence dans les pages suivantes pour identifier chaque page.



4.2 Autres techniques pour créer des variables dans Microsoft Word pour Windows

Dans les modèles, l’on est amené à utiliser d’autres types de variables qui ne sont pas décrits ici :

Variables de fusion, pour le publipostage,

Variables de documents, remplies par des macros et utilisables comme les autres variables,

Variables générées par des formules de calcul,

Etc.

4.3 Distinction entre les variables

Dans un modèle, certaines variables ont un rôle spécifique. On peut les appeler variables d’état. Elle ne sont jamais affichées directement, mais elles sont utilisées pour modifier le document. Par exemple :

Facture ou avoir avec un seul modèle,

Accords dans le document : genre masculin ou féminin, texte au singulier ou au pluriel. A l’aide de ces variables il est possible d’accorder le texte fixe ou celui issu d’insertions automatiques. Exemple :

Cher amiChère amie (Valeur champ)

(Codes champ)

Dans l’exemple qui précède, la variable « genre » peut être initialisée au début du document et utilisée en de très nombreux endroits. Il est rare qu’elle soit initialisée juste avant son usage.

Une variable d’état peut être utilisée en de nombreux endroits pour avoir une influence sur le contenu affiché du document. Elle permet de reporter une information qui est utilisée indirectement. C’est à l’aide de variables d’état que l’on peut multiplier les usages d’un modèle, tout en conservant un bon automatisme et une grande autonomie pour les utilisateurs.

5 Penser à tous les cas

5.1 Penser aux pages suivantes

Un modèle doit s’adapter automatiquement à diverses circonstances sans que l’utilisateur ait à s’en soucier. C’est notamment le cas des pages de suite d’un courrier. Dans ce cas, pour s’assurer qu’un courrier imprimé de plusieurs pages est bien complet, une solution est de reporter une référence unique sur chaque page et de numéroter les pages n/x (numéro de la page courante / nombre de pages du document).



A l’aide d’un champ « if », la référence ne s’affiche sur les pages de suite que si elle n’est pas

vide sur la page de garde.

5.2 Penser aux exceptions

La mise en page doit permettre les plus grandes fantaisies dans le contenu des variables. C’est particulièrement le cas pour les adresses où l’on peut avoir des lignes très longues.

Bien que La Poste impose des normes, il est préférable de rencontrer :

que cela :



La deuxième solution ne permet pas de définir un signet qui reporte automatiquement l’adresse sur l’enveloppe. La première solution n’est ni la seule, ni la meilleure solution d’implanter une adresse sur un courrier, mais elle donne satisfaction pour du courrier personnel non référencé.

Lors du test d’un modèle, il faut toujours donner des valeurs aux variables qui vont du « nul » à des valeurs très supérieures aux normales. On prévient ainsi de nombreux risques de perturber l’utilisateur en exploitation normale.

5.3 Le jeu est l’âme de la mécanique

Sauf en cas de contrainte majeure, il est préférable de « laisser du jeu », par exemple en n’utilisant pas toute la surface d’impression d’une imprimante qui a des marges particulièrement faibles, car dès changement d’imprimante il y aurait saut de page ou perte d’informations.

5.4 Garder de la souplesse

Dans le modèle, il y a des lignes vides qui permettent de donner de la souplesse pour équilibrer un courrier.

Le nombre de lignes est prévu pour un courrier court ou très long. Pour un courrier intermédiaire, il est possible de tasser un peu, soit en :

utilisant la fonction « Ajuster » de l’aperçu avant impression de Microsoft Word pour Windows ;

supprimant quelques fins de lignes après l’adresse ou/et après la formule de politesse.

6 Diffusion d’un document contenant des champsIl n’y a aucune difficulté à diffuser un document imprimé ou sous une forme finale, par exemple, au format PDF.

Lorsque l’on diffuse un fichier contenant des champs sous forme révisable, il faut s’assurer que toutes les informations soient contenues dans le document ou ne seront pas mises à jour.

Dans Microsoft Word pour Windows, deux méthodes existent pour éviter la mise à jour intempestive de champs lorsque les informations ne sont pas contenues dans le fichier :

Remplacer le champ par son contenu, c’est l’équivalent de la copie des valeurs dans un tableur. Dans Microsoft Word pour Windows ceci est obtenu par Ctrl+Maj+F9 sur le ou les champs sélectionnés.

Verrouiller le champ pour qu’il ne soit plus mis à jour. Dans Microsoft Word pour Windows ceci est obtenu par Ctrl+F11 sur le ou les champs sélectionnés. L’avantage est que les champs peuvent être déverrouillés par Ctrl+Maj+F11 si c’était nécessaire de les mettre à jour à nouveau.



7 Paramétrage du poste pour travailler avec un modèleTant pour la construction d’un modèle que pour son usage, il faut voir le maximum de choses dans le document.

Pour information, voici le paramétrage des propriétés d’affichage de Microsoft Word pour Windows 2000 sur mon poste. Je bascule rapidement entre l’affichage des champs et l’affichage de leur contenu par Alt+F9 pour tous ou Maj+F9 pour les champs sélectionnés.

8 Ne pas totalement oublier les stylesMême un modèle de lettre peut avantageusement utiliser des styles. Pour un particulier, il est probable que ceci n’aura pas grand intérêt pour la partie maquette invariable, en revanche les styles sont une aide à la rédaction du corps de lettres. Les styles deviennent indispensables dans des modèles destinés à produire un corps de texte plus riche : notes ou rapports, par exemple.

Dans des applications professionnelles, les styles peuvent être des repères pour des conversions ou pour transférer des données de la lettre dans une base de données.

Ci-dessous, un affichage « Normal » de la maquette de la lettre avec Microsoft Word pour Windows 2000.



Les styles en capitales sont créées par l’utilisateur. Tous les autres sont des styles prédéfinis de Microsoft Word pour Windows 2000, dont les propriétés sont adaptées par l’utilisateur.

Des paragraphes sont laissés en style Normal, soit pour recevoir des informations en caractères cachés, uniquement visibles par l’utilisateur, soit pour être éventuellement supprimés s’il faut tasser pour réduire le nombre de page, sans utiliser la fonction prévue à cet effet dans le logiciel.

Jean-Yves ROYER


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