FORMATION À L’UTILISATION DE LA WEBCONFÉRENCE VIA

DOCUMENT DE SVIe SOLUTIONS – ADAPTÉ PAR LE CRAAQ

CRÉER UNE ACTIVITÉ DE WEBCONFÉRENCE

CRAAQ – octobre 2011

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ACCÉDER À L’INTERFACE DE VIA - DIRECTEMENT

www.bureauvirtuel.sviesolutions.com

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Inscrire ses coordonnéesInscrire ses coordonnées

Page d’accueil - VIA

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Créer une activité

Créer une activité

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA1. rédiger le titre – sera vu dans le courriel d’invitation

5

Essentiel: inscrire nom organisme! (Agriconseils – CDugas)

Essentiel: inscrire nom organisme! (Agriconseils – CDugas)

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA

6

Déterminer le mode d’activité : voix par internet ou par téléphone

Déterminer le mode d’activité : voix par internet ou par téléphone

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA

7

Choisir date et heure de début de rencontre + durée

Choisir date et heure de début de rencontre + durée

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA4. Choisir les participants à l’activité

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1. Sélectionner le groupe

2. Cliquer sur flèche verte pointant à droite

1. Sélectionner le groupe

2. Cliquer sur flèche verte pointant à droite

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA5. Attribuer un rôle à chacun des participants

Vert: invité Jaune: actif Bleu: animateur

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Choisir le rôle pour chaque participantChoisir le rôle pour chaque participant

Ajouter un rappel – ou modifier l’enregistrement

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA6. Options

10

Ajouter un rappelAjouter un rappel

Modifier l’enregistrementModifier l’enregistrement

Pour ajouter un message spécifique à cet envoi cliquer sur non

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA7. Enregistrer

11

CRÉER UNE ACTIVITÉ VIA8. Ajouter message optionnel

12

Ajouter un rappelAjouter un rappel

Modifier l’enregistrementModifier l’enregistrement

Ajouter un messageAjouter un message

Le courriel d’invitation automatisé

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Titre de l’activité

Présentateur

Date/Heure

Confirmation

Liens pratiques

Veuillez prendre en note que l’adresse de branchement diffère d’une entreprise à l’autre.

Lien encrypté vers votre accueil Via

Infos d’accès

La page d’accueil Via (L’interface de gestion)

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PRÉPARER UNE ACTIVITÉ VIA

15

Ajouter un rappelAjouter un rappel

Modifier l’enregistrementModifier l’enregistrement

documentationdocumentation

Vérification configurationVérification configuration

Téléphone, code et NIP = un NIP par participant

Téléphone, code et NIP = un NIP par participant

PRÉPARER UNE ACTIVITÉ VIAGérer les documents

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Cliquer ici!Cliquer ici!

L’onglet Tableaux blancs

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Il est possible de préparer ses tableaux blancs à l’avance en mode préparation.

Tableau blanc à annoter

Tableau en cours d’affichage

Retour

Numéro du tableau

Astuces pour des activités Via réussies

Création de l’activité le plus tôt possible

Invitation courriel lancée 1 semaine à l’avance

Suivi pré-activité 48h à l’avance

Branchements à l’interface synchrone 20 minutes plus tôt

Formation de base Via pour les nouveaux participants

Tests de micros et caméras – si voix par internet

Assistance technique la première heure

Suivi post-activité 24h-48h après l’activité

Une gestion efficace

RAPPEL DES OUTILS D’ANIMATION LORS D’UNE WEBCONFÉRENCE

ADAPTÉ PAR LE CRAAQ – OCTOBRE 201119

Les options personnelles – activité avec voix par Internet

Demander la parole

Activer la caméra

Les états

Activer le micro

Réglage du volume

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Les options personnelles – avec voix par téléphone

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Quel périphérique est activé ?

Un bouton enfoncé et vert indique que le périphérique est activé.

Pour activer/désactiver un périphérique, on clique sur le bouton.

Donner une rétroaction

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Les états nous permettent d’interagir avec les autres sans avoir à activer le microphone.

Lorsqu’un utilisateur demande la parole et lève la main, l’animateur actif reçoit une alarme sonore.

Règles de fonctionnement d’une activité Via

Lever la main afin de demander la parole

Afficher le statut absent si vous devez quitter votre poste de travail

Désactiver le microphone quand vous avez terminé de parler

Utiliser les différents états pour donner une rétroaction

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L’interface synchrone (Via en direct)

L’art de collaborer en toute simplicité

Les sections principales de l’interface d’animation

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Titre Menus

Activité

Options Personnelles

Clavardage Panneau multi-onglets d’animation

ParticipantsBande passante Outils de dessin

Document en cours d’affichage

Imprimer

Zoom

Les 3 rôles d’une activité Via

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Présentateur

Animateur

Participant

Un seul présentateur par activité. Il possède tous les droits d’interactions (clavardage, micro, caméra et annotations. Peut reprendre le contrôle de la présentation en tout temps. Gestion des droits des animateurs et participants.

Il possède tous les droits d’interactions (clavardage, micro, caméra et annotations) par défaut. Peut contrôler la présentation lorsqu’il est animateur actif. Gestion des droits des participants.

Droits d’interactions gérés par le présentateur ou un animateur. Il ne peut qu’accéder aux activités vingt minutes avant le début de celle-ci. Son interface synchrone est simplifié et n’a pas accès aux fonctionnalités d’animation ni au mode préparation.

Il y a une limite de 20 personnes actuellement par activité – mais on peut louer des sièges de plus

L’interface d’animation

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Le présentateur et les animateurs utilisent cette interface d’animation.

La section Activité

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Photo/vidéo de l’animateur actif

L’animateur actif

Déplacer la vidéo

Date/Heure

Temps écoulé depuis la première connexion

Mettre en pause la réception vidéo

La section Participants

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Les participants sont classés en ordre alphabétique.

Le nombre de participants branchés

Gestion des droits

Repère

Indicateur de bande passante

Rôle/ État

Gestion des participants

Actions

La gestion des droits des participants

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Vous pouvez donner les droits d’un périphérique à tous les participants en cliquant sur l’icône.

Gestion des droits

Droit retiréDroit autorisé

Périphérique non-configuré.

Droit à tous

L’indicateur de bande passante

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Quantité de donnés reçuesQuantité de donnés émises

Délai avec le serveur

Nous obtenons les détails de bande passante en déplaçant le curseur de la souris sur l’indicateur.

Bonne connexion. La communication est fluide sans délai. 500- ms de latence.

Connexion moyenne. La communication est fluide avec un léger délai. 500+ ms de latence

Mauvaise connexion. La communication est difficile avec un délai important. 1000+ ms de latence

À propos de la bande passante…

Les connexions sans-fil et satellite ne sont pas recommandées.

Être l’unique utilisateur du réseau à utiliser la connexion internet.

Ne pas télécharger lors d’une activité Via.

Avoir une connexion haute vitesse stable.

Avoir un ordinateur exempt de logiciels espions et virus.

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Si vous éprouvez des problèmes de bande passante, contactez votre administrateur ou fournisseur.

La section Clavardage

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Messages reçus

Boîte de clavardage

Type de message reçus

Type d’envoi

Envoyer le message

Aucun participant n’a accès aux message privés sauf celui concerné.

La section Clavardage

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Nouveau message

Par défaut, un participant peut uniquement envoyé des messages aux animateurs.

Les annotations/Outils de dessin

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Crayon

Surligneur

Autres couleurs

Estampes

Autres estampes

Texte

Taille texte

Formes

Autres formes

Outil de déplacement

Effacer

Curseur de sélection

Couleurs

Épaisseur du trait

Le curseur de sélection a 3 fonctions : Déplacer, supprimer ou voir un élément annoté.

À propos du partage d’écran…

L’extension Via Screen Sharing est requise afin de pouvoir partager son écran.

L’extension est disponible que sur PC pour le moment.

Lorsqu’on démarre le partage, tous les participants voient ce qui est en avant-plan à notre écran.

Il est possible de donner le contrôle à distance de notre ordinateur à n’importe qui dans l’activité Via.

Partage d’écran et partage d’applications sont des synonymes.

Vous n’avez qu’à installer l’extension de partage qu’une seule fois sur votre poste de travail.

L’installation de l’extension du partage (Disponible que sur PC)

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Vous devez cliquer dans la barre jaune crème afin d’installer l’active X.

Barre d’autorisation

Annuler l’installation

Terminer

L’onglet Partage d’écran

L’unique utilisateur qui doit installé l’extension est celui qui partage son écran.

Statut du partage

Démarrer/ Arrêter le partage

Installer le plugiciel

L’onglet du partage d’écran

N’oubliez pas de mettre à l’avant plan ce que vous désirez partager.

Contrôle à distance

Statut du partageBouton stop

Bouton stop

L’utilité du partage d’écran

Partage de logiciels et applications (Photoshop, Autocad, Outlook, etc.)

Support à distance (Dépannage informatique, configuration, etc.)

Partage de pages web (Sites sécurisés, Web 2.0, Intranet, etc.)

Collaboration de travail (Travailler ensemble sur un même document)

Exercices interactifs (Un participant prend le contrôle et viens apposer sa réponse)

Etc. …

Certains logiciels de sécurité peuvent empêcher le bon fonctionnement du partage d’écran.

À propos des sondages…

4 types de sondage possible : Oui ou non, vrai ou faux, confirmation et choix multiples.

Il est possible de sauvegarder des sondages afin de pouvoir les lancer plus tard.

L’animateur actif qui lance un sondage a la possibilité de garder les résultats anonymes.

Ceux qui jouent le rôle de participant ne voient que leur propre réponse mais ont quand même accès aux statistiques.

Seul l’animateur actif peut lancer un sondage.

L’utilisation des sondages est pratique pour connaître rapidement l’opinions des participants.

Les résultats d’un sondage

En déplaçant le curseur de souris sur une lettre, on peut ainsi consulter la réponse.

Réponses

Question

Statistiques

Fermer la fenêtre

Type

Partager les résultats à tous

L’onglet Web

La navigation web est locale : Les autres utilisateurs ne voient pas ce que vous faites et vice versa.

Aperçu de la page

Envoyer tous les utilisateurs au site web

Adresse du site web

Adresses précédentes

Conclusion

Tour de table

Avez-vous des questions ?

Des commentaires ?

Des suggestions ?

Support technique

1-866-843-4848 poste 1