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23 février 2015

Michel Vigneul – Cellule Expertise&COOPAMI

Formation des enquêteurs et des superviseurs relativement à la méthodologie suivie pour

l’élaboration d’une matrice des coûts des prestations de santé

dans les formations sanitaires des niveaux intermédiaire et tertiaire.

Chronogramme du processus d’enquête

Période

Le 23/2/2015 FORMATION

Du 24/2/2015 au 26/2/2015 PRETEST sur NIAMEY CORRECTION des OUTILS

Du 27/2/2015 au 8/3/2015 ENQUÊTE dans les régions ETAPE 1 ETAPE 2 ETAPE 3

Du 9/3/2015 au 11/3/2015 ETAPE 4 de l’enquête au MSP

Le 12/3/2015 DEBRIEFING

Rappel sur la méthodologie de l’enquête

L’enquête portera sur des prestations tarifées.

L’enquête étudiera l’ensemble des prestations relatives aux programmes de gratuité.

L’enquête portera sur l’ensemble des données relatives à l’année 2014.

L’enquête sera menée à Niamey (HN et MIG) ; Dosso (CSME et CHR) ; Tahoua (CSME et CHR) ; Maradi (CHR) et Zinder (HN et CSME).

L’enquête se concentrera sur les prestations qui représentent au minimum 50% du volume d’activité de chaque service opérationnel de la structure.

ETAPE 1

Validation

ETAPE 2

Validation

Identification des prestations qui feront l’objet de l’étude des coûts et collecte de données générales

Validation des prestations retenues

Identification des intrants pour les différentes prestations retenues

Validation de la grille de la structure des intrants pour chacune des prestations retenues

L’enquête se déroule en quatre étapes

ETAPE 3

ETAPE 4

Collecte des données selon la grille validée des intrants visant à attribuer une valeur monétaire à chaque prestation retenue

1) Collecte pour toutes les structures qui ne sont pas des EPA des données au niveau central (Niamey) relativement aux frais de fonctionnement : eau – électricité – téléphone

2) Calcul des salaires (barémique/ancienneté) et des indemnités (selon le type de structure) conformément à l’information collectée sur le terrain dans la grille des intrants

FORMATION

L’enquête repose principalement sur deux types d’outils :

Des listes de prestations

o (EXCEL)

Des grilles d’entretien de prestataires o (ETHNOS)

• Ces outils sont informatisés. • L’enquêteur (binôme) devra encoder

directement les données collectées sur le support informatique adéquat.

Installation au départ de la DROPBOX des deux fichiers d’encodage relatifs à l’ETAPE 1 et à l’ETAPE 2 : LISTES / ETAPE 1

GRILLES / ETAPE 2

Pour accéder à la DROPBOX

COOPNIGER - Aller sur le site DROPBOX - Se connecter à la DROPBOX

Une DROPBOX est un endroit sécurisé accessible via le WEB à toute l’équipe d’enquête (à Niamey comme à Bruxelles) où les enquêteurs vont : - télécharger différents fichiers dont les

supports vierges nécessaires à l’enquête, - transférer les supports complétés suite à

l’encodage des données.

INSTRUCTIONS - Téléchargement sur PC au départ de la

DROPBOX // 2 versions - Renommer les fichiers / code standard –

étape+ville+structure - Transfert dans la DROPBOX au départ du

PC

ETAPE 1

SELECTION DES PRESTATIONS

Information enquête terrain

LES 8 LISTES DE COLLECTE: CHIRURGIE CONSULTATIONS (SEANCES) DENTISTERIE_STOMATOLOGIE EXAMENS DE LABORATOIRE IMAGERIE MEDICALE MEDICAMENTS OPHTALMOLOGIE ORL

Distribution du fascicule - LISTES Ouvrir le fichier Excel – LISTES sous la forme de tableurs + informations complémentaires en word

EXAMEN de chacune des listes

(EXCEL)

Que faut-il encoder dans chacun des tableurs ? a) Pour la validation b) Après la validation (TARIF) Comment faut-il encoder? >> EXERCICES N.B. la liste des MEDICAMENTS n’est pas concernée par l’ETAPE 1 ; elle est sollicitée à l’ETAPE 2 et à l’ETAPE 3

Où se trouve au niveau de la structure l’information à encoder ? 1. à la perception 2. chez le caissier principal 3. dans un service informatique …

Que faut-il faire dès que l’encodage d’un des 7 tableurs est terminé ?

Le télécharger dans la DROPBOX

TIMING de l’ETAPE 1 :

les 7 tableurs téléchargés dans la DROPBOX + informations complémentaires fin du premier jour d’enquête au plus tard à 20 heures

TIMING de l’ETAPE 1 (suite) :

les 7 tableurs complétés avec le TARIF téléchargés dans la DROPBOX au plus tard le 4/3/2015 + rapport épidémiologique

ETAPE 2

SELECTION DES INTRANTS

Information enquête terrain

LES 8 GRILLES D’ENTRETIEN : ACCOUCHEMENT CHIRURGIE CONSULTATIONS & ACTES EVACUATION SANITAIRE GRATUITE CANCERS GYNECOLOGIQUES GRATUITE CESARIENNE GRATUITE ENFANT HOSPITALISATION

TIMING de l’ETAPE 2 : cette étape ne peut commencer qu’après avoir reçu la validation du consultant dans la DROPBOX (e-mail + téléphone) concernant les prestations qui feront l’objet d’une grille d’entretien, néanmoins si pertinent dans la structure peuvent être administrées dès 8 heures le deuxième jour d’enquête les GRILLES suivantes :

TIMING de l’ETAPE 2 (suite) : - ACCOUCHEMENT - EVACUATION SANITAIRE - GRATUITE CANCERS GYNECOLOGIQUES - GRATUITE CESARIENNE - GRATUITE ENFANT - HOSPITALISATION

Dans ces 6 cas il s’agit de remplir une seule grille d’entretien

Dans les 2 autres cas il s’agit de remplir

autant de grilles d’entretien qu’il y aura eu de prestations validées à l’ETAPE 1

Ouvrir le fichier Ethnos – GRILLES sous la forme de fichiers de saisie

EXAMEN de chacune des grilles

(ETHNOS)

Que faut-il encoder comme information? - Les libellés sont des indications - Le bon sens doit surtout prévaloir - Aucun champ n’est obligatoire Comment faut-il encoder? - Se référer au masque de saisie - Veiller à la cohérence des réponses - Ne pas oublier d’enregistrer l’encodage

de chaque prestation / « individu »

Le NOM (et les références) de la personne mentionnée en début de grille d’entretien doit être considéré comme la personne de référence qui pourra être contactée ultérieurement pour donner des compléments d’information.

Il appartient aux enquêteurs d’encoder une information validée auprès de plusieurs personnes/sources dans le service concerné par la grille d’entretien.

Comment corriger un encodage ? Menu : -Fichier Visualiser les réponses -Corrections 1. Correction mode tableur 2. Corriger lors de la visualisation de

l’encodage de la grille avant enregistrement dans le fichier

Où se trouve au niveau de la structure l’information à encoder ? 1. Dans le(s) service(s) concerné(s) par la

prestation sélectionnée …

Que faut-il faire dès que l’encodage d’une des 8 grilles est terminé ?

Les télécharger dans la DROPBOX

TIMING de l’ETAPE 2 (fin) : les 8 fichiers de grilles téléchargés dans la DROPBOX fin du quatrième jour d’enquête au plus tard à 20 heures + informations complémentaires

ETAPE 3

CHIFFRAGE DES INTRANTS

Information enquête terrain

TIMING de l’ETAPE 3 : cette étape ne peut commencer qu’après avoir reçu du consultant dans la DROPBOX (e-mail + téléphone) les grilles-tableurs EXCEL correspondants aux grilles encodées avec ETHNOS

EXEMPLE de grille-tableur

(EXCEL)

Que faut-il encoder dans chacune des grilles-tableurs ? (Feuille 1)

Tous les coûts demandés.

Comment faut-il encoder? - Le prix unitaire par item (mentionner l’unité

utilisée pour les consommables&médicaments)

- Le coût total et la quantité (mentionner l’unité

utilisée pour les consommables&médicaments)

correspondant à l’achat de chaque item par la structure pour l’année 2014 ventilé par services

Que faut-il encoder au niveau du fonctionnement de la structure ? (Feuille 2) Pour toutes les structures

Le montant de la facture 2014 correspondant : - à l’achat de fournitures administratives

diverses - à la consommation de téléphone (circuit

mobile) - aux travaux de maintenance - au carburant (tout confondu)

Que faut-il encoder au niveau du fonctionnement ? (Feuille 2) Pour les structures qui sont EPA

Le montant de la facture 2014 correspondant : - à la consommation d’eau - à la consommation d’électricité - à la consommation de téléphone - au total des salaires de l’ensemble du

personnel de la structure détaillée par catégories d’employés

Où se trouve au niveau de la structure l’information à encoder ? 1. Econome (eau, électricité, téléphone,

équipements, …) 2. Pharmacie centrale (service) 3. Pharmacie de cession (ordonnance) 4. Comptabilité analytique/matière (tous

les consommables) 5. Administration/service du personnel

(salaires) …

Que faut-il faire dès que l’encodage d’une des 8 grilles-tableurs est terminé ?

Le télécharger dans la DROPBOX

TIMING de l’ETAPE 3 (fin) : les 8 fichiers de grilles-tableurs téléchargés dans la DROPBOX fin du dernier(sixième) jour d’enquête au plus tard à 20 heures + tarifs MEDICAMENTS+informations complémentaires

ETAPE 4

CHIFFRAGE DES INTRANTS (deuxième partie – fonctionnement)

Information à rechercher au niveau du MSP

Que faut-il encoder au niveau du MSP concernant le fonctionnement des structures ? Pour les structures qui ne sont pas EPA

Le montant de la facture 2014 correspondant : - à la consommation d’eau - à la consommation d’électricité - à la consommation de téléphone - au total des salaires de l’ensemble du

personnel de la structure détaillée par catégories d’employés

Type 2012 2013 2014 2015 2016

Totales

dépenses 4 999 453 619 5 388 610 1332 5 777 766 646 6 166 923 159 6 556 079 672

Masse

salariale 63 229 404 884 65 426 842 867 67 703 060 507 70 060 902 248 72 503 315 778

Taux

d'équilibre 7,91% 8,24% 8,53% 8,80% 9,04%

PREVISIONS