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Le catalogue des modules formation pour l'année 2009
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2009
MODULESFORMATION
2
ASADCO, spécialiste en Organisation Professionnelle vous propose, dès aujourd’hui, sa NOUVELLE OFFRE DE FORMATION.
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3
SOMMAIRELA COMMUNICATION PAR L’ECRIT .................................................................. 11
SE PERFECTIONNER EN FRANÇAIS .............................................................................................. 12Module 1 Les règles orthographiques CPE 001 Module 2 Les groupes CPE 002 Module 3 Les accords CPE 003 Module 4 L’utilisation des temps CPE 004 Module 5 La formation des temps CPE 005 Module 6 La conjugaison CPE 006 Module 7 La ponctuation CPE 007 Module 8 La typographie CPE 008 Module 9 Les cas pratiques CPE 009
LA LECTURE RAPIDE .................................................................................................................. 14Module 10 Etre efficace en lisant CPE 010
RÉUSSIR SES SUPPORTS DE COMMUNICATION .............................................................................. 15Module 11 Quel support, quel objectif, quel public ? CPE 011 Module 12 Les étapes de la création CPE 012 Module 13 La conception des messages CPE 013 Module 14 La création du support CPE 014
4
LES METIERS DE L’ACCUEIL ...................................................................... 17 Module 1 Qu’est-ce que l’accueil ? ACC 001 Module 2 Les attitudes ACC 002 Module 3 Les expressions ACC 003 Module 4 Les différentes situations ACC 004 Module 5 Le répondeur ACC 005 Module 6 Bien réussir l’entretien téléphonique ACC 006 Module 7 La préparation d’un appel ACC 007 Module 8 L’émission d’un appel ACC 008 Module 9 La réception d’un appel ACC 009
L’EFFICACITE PROFESSIONNELLE ........................................................... 20 DÉVELOPPEMENT PERSONNEL ................................................................................................... 21
Module 1 Se définir DVP 001 Module 2 Faire le bilan DVP 002 Module 3 Se fixer des objectifs DVP 003 Module 4 La motivation, un facteur indispensable DVP 004 Module 5 Son rythme de fonctionnement DVP 005 Module 6 L’habitude DVP 006
FAIRE SON AUTO-BILAN ............................................................................................................. 23Module 1 Ses acquis professionnels BIL 001 Module 2 Clarifier ses objectifs BIL 002 Module 3 Son relationnel BIL 003 Module 4 Sa maîtrise du temps pour faire face aux aléas BIL 004 Module 5 Son organisation BIL 005
5
LE FACTEUR TEMPS................................................................................................................... 25Module 1 Qu’est-ce que la gestion du temps ? TEM 001 Module 2 La stratégie du temps TEM 002 Module 3 La méthode des 5 S TEM 003 Module 4 Son mode de fonctionnement TEM 004 Module 5 Gérer ses priorités (bases) TEM 005 Module 6 Prévoir, hiérarchiser, planifier TEM 006 Module 7 Evaluer le temps de réalisation d’une tâche TEM 007
GÉRER SON TEMPS POUR AMÉLIORER SON EFFICACITÉ ................................................................. 27Module 1 Identifier sa relation au temps GTE 001 Module 2 Gérer son temps et ses priorités GTE 002 Module 3 Optimiser sa capacité organisationnelle GTE 003 Module 4 Les outils GTE 004 Module 5 Le téléphone : l’indispensable GTE 005
LA MÉTHODE DES 5 S ................................................................................................................ 29Module 1 Définition 5S 001 Module 2 Pourquoi user des 5 S ? 5S 002 Module 3 PQQOQCC 5S 003 Module 4 Comment pratiquer ? 5S 004
6
SAVOIR S’ORGANISER ............................................................................................................... 31Module 1 L’organisation personnelle ORG 001 Module 2 Structurer son temps ORG 002 Module 3 Programmer son temps ORG 003 Module 4 Respecter les délais ORG 004 Module 5 Les distractions et interruptions ORG 005 Module 6 Ordonner les documents ORG 006 Module 7 Aménager son bureau ORG 007
LE CLASSEMENT ....................................................................................................................... 34Module 1 Qu’est-ce qu’un classement ? CLA 001 Module 2 Les différentes méthodes CLA 002 Module 3 Choix du terme directeur et indexage CLA 003 Module 4 Les procédés de classement CLA 004 Module 5 La consultation d’un dossier CLA 005 Module 6 L’accès aux informations CLA 006 Module 7 La centralisation des documents CLA 007
FOCUS : Le bureau écologique
LA TENUE ET ARCHIVAGE DES DOSSIERS ..................................................................................... 36Module 1 La présentation ARC 001 Module 2 Le rangement ARC 002 Module 3 La consultation ARC 003 Module 4 La mise à jour ARC 004 Module 5 L’archivage ARC 005
FOCUS : Le bureau écologique
7
ORGANISER ET PILOTER SON ÉQUIPE .......................................................................................... 38Module 1 La réunion EQU 001 Module 2 La délégation EQU 002 Module 3 La prise de décision EQU 003
LA TECHNOLOGIE ...................................................................................................................... 42Module 1 S’aider de la technologie TEC 001 Module 2 Les outils informatiques utiles TEC 002
L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL .................................................................................................. 44Module 1 Hygiène et sécurité (sensibilisation) ENV 001 Module 2 L’ergonomie ENV 002 Module 3 L’aménagement du bureau ENV 003 Module 4 Les facteurs d’ambiance ENV 004
LA BUREAUTIQUE ............................................................................ 46 WORD .................................................................................................................................. 47WORD 1 48
Module 1 Découverte de l’environnement WOR 001 Module 2 Les caractères WOR 002 Module 3 Le paragraphe WOR 003 Module 4 La mise en page WOR 004 Module 5 Le dessin WOR 005 Module 6 L’image WOR 006 Module 7 Le graphique WOR 007
8
WORD 2 50Module 8 Le tableau WOR 008 Module 9 La mise en forme du tableau WOR 009 Module 10 La mise en forme du document WOR 010 Module 11 Le dictionnaire WOR 011 Module 12 Le travail collaboratif WOR 012 Module 13 L’étiquette WOR 013 Module 14 Le modèle WOR 014
WORD 3 52Module 15 La fusion et publipostage 1 WOR 015 Module 16 La fusion et publipostage 2 WOR 016 Module 17 Le formulaire 1 WOR 017 Module 18 Le formulaire 2 WOR 018
EXCEL .................................................................................................................................. 54 EXCEL 1 55
Module 1 Découverte de l’environnement EXC 001 Module 2 La saisie des données dans une feuille de calcul EXC 002 Module 3 La mise en forme des cellules et leur contenu EXC 003 Module 4 La mise en page et impression EXC 004 Module 5 Gérer les feuilles de calcul EXC 005 Module 6 Gérer les classeurs EXC 006 Module 7 Elaborer des formules de calcul EXC 007 Module 8 Les fonctions EXC 008
9
EXCEL 2 57Module 9 Les outils avancés EXC 009 Module 10 Le graphique EXC 010 Module 11 Le dessin et l’objet graphique EXC 011 Module 12 Gérer et exploiter les données EXC 012 Module 13 Le filtre, plan et sous-total EXC 013 Module 14 La réalisation et analyse des simulations EXC 014 Module 15 Le tableau croisé dynamique EXC 015 Module 16 Les fonctions de partage EXC 016
POWERPOINT ........................................................................................................................... 59Module 1 Découverte de l’environnement POW 001 Module 2 Concevoir des diapositives POW 002 Module 3 Mettre en forme des diapositives POW 003 Module 4 Les insertions POW 004 Module 5 Personnaliser les animations POW 005 Module 6 Définir l’impression d’un diaporama POW 006
OUTLOOK ................................................................................................................................ 62MESSAGERIE 63
Module 1 Découverte de l’environnement MES 001 Module 2 Perfectionnement MES 002
CONTACT 65Module 1 Découverte de l’environnement CNT 001 Module 2 Perfectionnement CNT 002
10
AGENDA 67Module 1 Découverte et bases AGE 001
NOTES 68Module 1 Découverte et bases NOT 001
TACHES 69Module 1 Découverte et bases TAC 001 Module 2 Perfectionnement TAC 002
AUTOMATISATION DE L’ARCHIVAGE 71Module 1 Organisation de sa messagerie AUT 001
LE COLLABORATIF 72Module 1 Organiser et manager le travail collaboratif COL 001 Module 2 Créer un agenda de groupe COL 002 Module 3 Organiser des réunions COL 003
11
LA COMMUNICATION PAR L’ECRIT
• Se perfectionner en français
• La lecture rapide
• Réussir ses supports de communication
12
Se perfectionner en français
Les règles orthographiques
Les groupes
Les accords
L'utilisationdes temps
La formation des temps
Laconjugaison
Laponctuation
Latypographie
Les cas pratiques
13
• Accents é et è• Accent circonflexe• Tréma et cédille• Trait d'union avec les pronoms en• "y "et "non"• Trait d'union à l'impératif• Trait d'union à la forme interrogative• Homophones à/à, et/est, se/ce, etc.
Les règles orthographiques
• Verbes du 1er groupe• cas général• exceptions
• Verbes du 2ème groupe• cas général• exceptions
• Verbes du 3ème groupe• cas général• exceptions
Les groupes
• Accords avec le sujet• Accords du participe passé• Auxiliaires avoir et être• Participe passé suivi d'un infinitif• Verbes de sens réfléchi et
pronominaux
Les accords
• Indicatif• présent, imparfait, passé simple,
futur• Conditionnel• Impératif• Participe présent• Différentes utilisations des temps
L'utilisation des temps
• Présent de l'indicatif• Futur• Futur proche et passé proche• Imparfait et passé simple• Conditionnel• Impératif• Récapitulatif de la formation des
temps
La formation des temps
• Lexique • différents termes de conjugaison et
leurs applications• Modes (indicatif, subjonctif)• Groupes• Auxiliaires et semi-auxiliaires• Temps
La conjugaison
• Point, point-virgule• Virgule• Deux points• Point d'interrogation, d'exclamation• Points de suspension• Guillemets• Tiret• Majuscule• Parenthèses
La ponctuation
• Règles• abréviations courantes• césure• chiffres romains• dialogue• évènements historiques• fêtes civiles et religieuses• noms propres de géographie• italique• pluriel des noms propres• points cardinaux
La typographie
• Le français et ses couleurs• Ecrire un nombre• Expressions de la mythologie• Pluriel des jours de la semaine• Pluriel des mots composés
Les cas pratiques
CPE001
CPE002
CPE003
CPE004
CPE 005
CPE 007
CPE 006
CPE 008
CPE 009
14
• Etre efficace en lisant
La lecture rapide
• Analyser sa technique de lecture
• Utiliser le repère de cadence• Faire appel à sa mémoire
CPE010
15
Réussir ses supports de
communication
Quel support, quel objectif, quel public ?
Les étapes de la création
La conception des
messages
La création du support
16
• Choix du support de communication écrite :• contenant/contenu• papier/numérique
• Caractéristiques des supports• plaquette institutionnelle• dépliant• journal interne• support externe• livret d'accueil• site web• intranet, blog
• Respect et intégration de la charte
Quel support, quel objectif, quel public ?
• Définir un rétro planning• Présentation de la maquette• Rédaction des textes• Réalisation et/ou sélection des
visuels• Relecture et corrections
Les étapes de la création
• Elaboration du message et de l'offre à promouvoir
• Message essentiel à faire passer• Techniques d'écriture (spécifiques à chaque support)
• Ecrire un texte construit et fluide• Savoir hiérarchiser et articuler les idées en fonction des supports
• Elaborer et rédiger les messages convaincants et structurés
La conception des messages
• Rapport texte/maquette• "Accroches"• Intégration de visuels pour attirer le
regard• Travailler ou non avec une agence de
communication• budget• droit• charte graphique
La création du support
CPE 011
CPE 012
CPE 013
CPE 014
17
LES METIERSDE L’ACCUEIL
18
Les métiers de l'accueil
Qu'est-ce que l'accueil ?
Les attitudes
Lesexpressions
Lesdifférentessituations
Le répondeurBien réussir l'entretien
téléphonique
La préparation d'un appel
L'émission d'un appel
La réception d'un appel
19
• Rôle de l'accueil• Qu'attend-on de vous ?• Qualités à avoir
Qu'est-ce que l'accueil ?
• Techniques respiratoires• Vitesse d'élocution• Attention, écoute• Ton, voix
Les attitudes
• Expression à dire ou à ne pas dire
• Vocabulaire• choix des mots, verbes
et formules• choix du temps
Les expressions
• Filtrage des visiteurs• Réponses aux demandes
de renseignements• Visiteur en colère• Faire patienter
Les différentes situations
• Utilité du répondeur• Enregistrement d'un message
chez le correspondant• message• enregistrement
• Enregistrement d'un message sur son répondeur• préparation du message• message• enregistrement
Le répondeur
• Différentes étapes :• accueillir• écouter• rassurer• répondre• proposer• reformuler• prendre congé
Bien réussir l'entretien téléphonique
• Préparation du message• Préparation matérielle• Outils à utiliser• Choix du moment
La préparation d'un appel
• Prise de contact• Déroulement de la
communication• Suite à donner• Prise de congé
L'émission d'un appel
• Comportement à adopter• accueil du correspondant
• Déroulement de la communication• prise en notes du message
téléphonique• suite à donner
• Retranscription du message téléphonique
• Présentation du message à son destinataire
La réception d'un appel
ACC 001
ACC 002
ACC 003
ACC 004
ACC 005
ACC 006
ACC 007
ACC 008
ACC 009
20
L’EFFICACITEPROFESSIONNELLE
• Développement personnel
• Faire son auto-bilan
• Le facteur temps
• Gérer son temps pour améliorer son efficacité
• La méthode des 5 S
• Savoir s'organiser
• Le classement
• La tenue et archivage des dossiers
• Organiser et piloter son équipe
• La technologie
• L'environnement de travail
21
Développementpersonnel
Se défnir
Faire le bilan
Se fixer des objectifs
La motivation, un facteur
indispensable
Son rythme de fonctionnement
L'habitude
22
• Forces et faiblesses• Dépister ses propres freins• Analyser ses attentes• Rôle et fonctions• Connaître son horloge biologique
Se définir
• Compétences• Savoir-faire• Comportement• Acquis professionnels• Outils
Faire le bilan
• Clarifier ses objectifs, exigences• Adapter son comportement• Optimiser ses performances• Oser prendre sa place
Se fixer des objectifs
• Penser positif• Savoir dire non• Retrouver le temps de ne rien
faire, prendre du recul• S'ouvrir aux autres
La motivation, un facteur indispensable
• Sa courbe de productivité personnelle
• Sa courbe de dérangement• Action et récupération
Son rythme de fonctionnement
• Comment se forment les habitudes ?
• Conseils pour changer d'habitudes• Décisions majeures• Freins à l'efficacité
• peur, information, timing, comportement des autres
L'habitude
DVP 001
DVP 002
DVP 003
DVP 004
DVP 005
DVP 006
23
Faire sonauto-bilan
Ses acquis professionnels
Clarifier ses objectifs
Sonrelationnel
Sa maîtrise du temps pour faire
face aux aléas
Sonorganisation
24
• Faire le bilan de ses acquis professionnels• Définir les compétences à renforcer• Décider d'optimiser ses performances
Ses acquis professionnels
• Clarifier ses objectifs, exigences et contraintes du métier
• Définir son rôle et ses missions• Oser prendre sa place• Adapter ses comportements à son
environnement• Capitaliser sur son savoir-être pour
valoriser le travail en équipe
Clarifier ses objectifs
• Analyser la qualité de son relationnel• Repérer les freins à une bonne
communication• S'approprier des techniques efficaces• Savoir rendre compte de ses actions• Etre en phase avec son environnement
Son relationnel
• Le temps, meilleur ami ou pire ennemi• Dépister ses propres freins• Estimer la durée des actions pour
respecter les délais• Mettre en place une méthode d'analyse de
son temps• Optimiser les 35 heures
Sa maîtrise du temps pour faire face aux aléas
• Analyser la qualité de son organisation• En mesurer objectivement les effets• Déterminer son style organisationnel• Adopter une démarche qualité
Son organisation
BIL001
BIL002
BIL003
BIL004
BIL005
25
Le facteur temps
Qu'est-ce que la gestion du
temps ?
La stratégie du temps
La méthode des 5 S
Son mode de fonctionnement
Gérer ses priorités (bases)
Prévoir, hiérarchiser,
planifier
Evaluer le temps de
réalisation d'une tâche
26
• Analyser son activité• Identifier les causes de perte de
temps• Composantes de la gestion du
temps• Difficulté à gérer son temps• Adaptations nécessaires
Qu'est-ce que la gestion du temps ?
• Différentes lois :• loi de Murphy• loi de Laborit• loi d'Illich• loi de Fraysse• loi de Parkinson• loi de Carlson• loi de Pareto
La stratégie du temps
• Définition• Pourquoi pratiquer les 5 S ?• PQQOQCC• Comment pratiquer ?
La méthode des 5 S
• Choisir le bon moment• Degrés d'exigences des tâches à
effectuer• Quels sont nos meilleurs
moments ?• Adapter la tâche à notre
disponibilité
Son mode de fonctionnement
• Découvrir et mettre en oeuvre les 4 actions clés :• analyser son emploi du temps• ranger, classer, lister• planifier• contrôler
Gérer ses priorités (bases)
• Evaluer ses priorités (matrice Eisenhower)
• Méthode du pendulage• Gestion des rendez-vous• Outils pratiques (agenda,
échéancier...)
Prévoir, hiérarchiser, planifier
•Risques de la sous-évaluation•Connaître la durée des tâches habituelles
•Calculer le temps des tâches futures•Un point trimestriel : le journal d'activité
•Prévoir l'imprévu
Evaluer le temps de réalisation d'une tâche
TEM 001
TEM 002
TEM 003
TEM 004
TEM 005
TEM 006
TEM 007
27
Gérer son temps pour
améliorer son efficacité
Identifier sa relation au
temps
Gérer son temps et ses
priorités
Optimiser sa capacité
organisationnelleLes outils
Le téléphone : l'indispensable
28
• Auto diagnostic• situation actuelle• activités "chronophages"• discipline dans le travail• méthode d'organisation
• Aptitude à se contrôler et à communiquer
Identifier sa relation au temps
• Différencier Urgent / Important• Classer les tâches par ordre de priorité et
d'importance• Etablir un carnet de bord journalier
Gérer son temps et ses priorités
• Evaluer son temps• Equilibrer sa charge de travail et planifier
son activité• Diagnostiquer ses vulnérabilités
Optimiser sa capacité organisationnelle
• Comment optimiser son agenda ?• Utiliser les nouveaux outils (PC, PDA...)• Développer sa communication grâce au
mailing (contraintes et conditions d'efficacité)
Les outils
• Principes de la communication téléphonique
• Construire un plan d'entretien performant• être accessible• être pertinent• faire agir
Le téléphone : l'indispensable
GTE 001
GTE 002
GTE 003
GTE 004
GTE 005
29
Laméthodedes 5 S
Définition
Pourquoi user des 5 S ?
PQQOQCC
Commentpratiquer ?
30
• Qu'est-ce que les 5 S ?• Avantages
Définition
• Eliminer le temps perdu à chercher• Améliorer l'efficacité• Diminuer et prévenir les pannes• Libérer l'espace inutilement utilisé• Inspirer confiance• Avoir une meilleure qualité de vie
Pourquoi user des 5 S ?
• Différentes étapes• Pourquoi, quoi, qui...?
PQQOQCC
• Eliminer/débarrasser• Ranger• Nettoyer, inspecter• Standardiser• Respecter, faire respecter, progresser
Comment pratiquer ?
5 S 001
5 S 002
5 S 003
5 S 004
31
SAVOIRS’ORGANISER • L'organisation personnelle
• Structurer son temps
• Programmer son temps
• Respecter les délais
• Les distractions et interruptions
• Ordonner les documents
• Aménager son bureau
32
Savoirs'organiser
L'organisationpersonnelle
Structurer son temps
Programmer son temps
Respecter les délais
Les distractions et interruptions
Ordonner les documents
Aménager son bureau
33
• Avoir une bonne compréhension de son rôle
• Se fixer des objectifs• Visions globales et détaillées• Equilibre des différents éléments
de son travail• Déterminer les priorités au jour le
jour
L'organisation personnelle
• Comment utiliser son temps aujourd'hui ?
• Planifier et suivre la gestion de son temps
• Suivre la trace de son temps• Outils de planification et de suivi
Structurer son temps
• Estimer la durée• Insérer les tâches dans la journée• Ne pas remettre au lendemain• Incapacité à se mettre à l'ouvrage
Programmer son temps
• Traiter les délais insoutenables• Eviter que les autres nous
abandonnent• Freins aux délais• Gestion des projets
Respecter les délais
• Délégation inversée• Délégation oblique• Comment lutter contre les "tueurs de temps" ?
• Interruptions brèves et productives• Aider les autres à être mieux organisés• Apprendre à dire "NON"!
Les distractions et interruptions
• Identifier l'information importante• Adopter une approche
systématique• détruire, développer, diffuser,
déposer• Eviter la surcharge
Ordonner les documents
• Penser "ergonomie"• Mobilier, équipement• Rangement des espaces de
classement• Organiser la surface du bureau• Se débarasser de l'inutile
Aménager son bureau
ORG 001
ORG 005
ORG 006
ORG 007
ORG 004
ORG 003
ORG 002
34
LeClassement
Qu'est-ce qu'un
classement ?
Lesdifférentes méthodes
Le choix du terme
directeur et indexage
Les procédés de
classement
Laconsultationd'un dossier
L'accès aux informations
Lacentralisation
desdocuments
FOCUSLe bureau écologique
35
• Qu'est-ce qu'un classement efficace ?• Connaître les différentes méthodes de classement
• Analyser l'information et choisir sa méthode
• Savoir structurer et titrer ses dossiers• Créer un plan de classement accessible à tous
Qu'est-ce que le classement ?
• Classement alphabétique• Classement numérique• Classement idéologique• Dérivés• classement chronologique• classement alphanumérique• classement géographique• classement décimal
Les différentes méthodes
• Norme NF Z 44001• règles à respecter
• Mots directeurs• termes prioritaires en
classement• termes ordinaires• termes accessoires
Le choix du terme directeur et indexage
• Quels procédés choisir ?• Classement horizontal ou à plat• Classement debout• Classement vertical
Les procédés de classement
• Astuces pour retrouver facilement un dossier
• Mise à jour d'un dossier• Repérer un dossier manquant• Optimisation des recherches• Classer ou archiver ?
La consultation d'un dossier
•Organisation de sa zone de travail•Placer les informations de manière appropriée•projets en cours et activités
•Faciliter l'accès aux informations• "Epurer" les dossiers
L'accès aux informations
• Identifier l'information importante• Adopter une approche
systématique• détruire• développer• diffuser
• Eviter la surcharge
La centralisation des documents
FOCUSLe bureau écologique
CLA 001
CLA 002
CLA 003
CLA 004
CLA 007
CLA 006
CLA 005
36
La tenue et archivage
des dossiers
Laprésentation
Le rangement
LaconsultationLa mise à jour
L'archivage
FOCUSLe bureau écologique
FOCUSLe bureau écologique
37
• Qu'est-ce qu'un dossier ?• Que comprend-il ?• De quelle façon est-il classé ?
La présentation
• Quel procédé de classement a-t-on utilisé ?
• Quel ordre ou mode de classement est utilisé ?
• Quel est le mobilier utilisé ?
Le rangement
• Comment reconnaître un document "sorti" ?
• Comment retrouver facilement l'emplacement d'un dossier à réintégrer ?
La consultation
• Quel est le dossier à remettre à jour ?• Quel est le dossier ou document devenu
inutile ?• Durée de vie du document• Classer ou archiver ?
La mise à jour
• Qu'est-ce que l'archivage ?• Choisir une méthode d'archivage• Déterminer les documents à archiver et
ceux à éliminer• Savoir archiver efficace et repérer
facilement ses archives.
L'archivageFOCUS
Le bureau écologique
ARC 001
ARC 002
ARC 003
ARC 004
ARC 005
38
ORGANISER ET PILOTER SON EQUIPE
• La réunion
• La délégation
• La prise de décision
39
• Etablir l'ordre du jour• Quels objectifs ?• Décider des participants• Timing• Echanges
La réunion
EQU001
40
La délégation
• Décider des tâches à déléguer• Choisir la bonne personne• Définir les objectifs• Vanter les avantages• Transmettre l'autorité et les
ressources nécessaires• Prendre du recul• Etablir un suivi des responsabilités
déléguéesEQU002
41
La prise de décision
• Systématiser la prise de décision• Analyser émotions et intuitions• Déléguer les décisions• Vous ne trouvez pas de solutions ?• Impliquer d'autres personnes
EQU003
42
Latechnologie
S'aider de la technologie
Les outils informatiques
utiles
43
• Savoir quand ne pas utiliser la technologie• Choisir le programme approprié :
• si vous êtes néophyte avec l'ordinateur,• si vous êtes utilisateur confirmé.
• Décider d'une mise à niveau• Revoir ses habitudes informatiques
S'aider de la technologie
• Traitement de textes• Tableur• Logiciel de présentation• Logiciel de mise en page• Base de données• Logiciels spécifiques :
• reconnaissance vocale• s'entraîner à la frappe• gestion de projets...
Les outils informatiques utilesTEC
001 TEC 002
44
L'environnementde travail
Hygiène et sécurité
(sensibilisation)
L' ergonomie
L'aménagement du bureau
Les facteurs d'ambiance
45
• Nettoyage des locaux• Maintenance du matériel• Collecte et traitement des déchets• Entretien des espaces verts
Hygiène et Sécurité (sensibilisation)
• Qu'est-ce que l'ergonomie ?• Objectifs et applications concrètes• Repérer les situations "abracadabrantes"• Savoir évaluer et anticiper les risques• Faire face aux différentes situations
L'ergonomie
• Mobilier• Matériel• Objets• Accès et fréquence d'utilisation• Disposition :
• du poste d'accueil• du poste de travail• du poste de rangement
L'aménagement du bureau
• Eclairage• Aération• Chauffage• Bruit• Couleur• Disposition• Décoration (florales, affiches...)
Les facteurs d'ambiance
ENV 001
ENV 002
ENV 003
ENV 004
46
LA BUREAUTIQUE
• Word
• Excel
• Powerpoint
• Outlook
47
WORD
• Word 1
• Word 2
• Word 3
48
Word 1
Découverte de l'environnement
Lescaractères
Leparagraphe
La mise en pageLe dessin
L'image
Le graphique
49
• Ouvrir• Découvrir l'interface• Barre d'outils• Créer un nouveau document• Saisir du texte et le corriger• Copier, couper, coller• Renommer• Enregistrer le document• Propriétés du document• Imprimer• Fermer et quitter
Découverte de l'environnement
• Choisir une police• Taille de la police• Symboles et caractères spéciaux• Style, soulignement, surlignement, effets et couleurs
• Indice et exposant• Espacement entre les caractères, casse
Les caractères
• Alignement interligne et espacement• Trame de fond• Bordure• Retrait• Tabulation• Liste• Enchaînement
Le paragraphe
• Format du document• Orientation de la page• Marges• En-tête et pied de page• Saut de page et saut de section• Choisir un arrière-plan• Disposer le texte en colonnes• Lettrine• Insérer, supprimer une page de garde
La mise en page
• Zone de texte• Style de forme (ellipse, rectangle...)• Sélection de plusieurs éléments• Redimensionner• Rotation et retournement• Aligner et répartir• Grouper et dissocier• Empiler
Le dessin
• Insérer une image• intégrer un fichier, image ou clipart
• Mise en forme de l'image• utiliser les styles• rogner, compresser
• Sélectionner plusieurs éléments• Redimensionner• Rotation et retournement• Aligner et répartir• Grouper et dissocier• Empilage
L'image
• Modifier les données et sources de données• Modifier le graphique• Mettre en forme le graphique• Améliorer l'affichage des données et la
présentation du graphique• Intervertir les lignes et colonnes• Gérer l'habillage• Positionner un élément graphique• Ancrer
Le graphique
WOR001
WOR002
WOR003
WOR004
WOR005
WOR006
WOR007
50
Word 2
Le tableau
La mise en forme du tableau
La mise en forme du document
Ledictionnaire
Le travail collaboratif
L'étiquette
Le modèle
51
• Insérer un tableau• Saisir dans un tableau• Effacer le contenu• Sélectionner des cellules• Insérer, supprimer des cellules,
colonnes et lignes
Le tableau
• Manuellement et avec les styles• Dimensions• Largeur de colonnes, hauteur des lignes
• Ajustement automatique• Fractionner, fusionner des cellules• Positionner le tableau dans une page• Insérer un tableau Excel et le relier
La mise en forme du tableau
• Styles de titre• Légender les tableaux, les illustrations• Signets et renvois• Lien hypertexte• Recto/verso• Note de bas de page et de fin de page• Table des matières et des illustrations• Insérer un index• Créer une bibliographie
La mise en forme du document
• Vérifier l'orthographe et la grammaire
• Couper les mots• Bibliothèque de recherche• Rechercher / remplacer
Le dictionnaire
• Insérer des suivis de modifications
• Accepter et refuser des modifications
• Insérer des commentaires• Comparer deux documents
(original ou brouillon)
Le travail collaboratif
• Format et mise en forme• Mise en page de sa tablette• Insérer une image
L'étiquette
• Styles et modèles• Mise en oeuvre du modèle• Utiliser et gérer le modèle
Le modèle
WOR008
WOR009
WOR010
WOR011
WOR012
WOR013
WOR014
52
Word 3
La fusion et publipostage 1
La fusion et publipostage
2
Le formulaire 1
Le formulaire 2
53
• Choisir la source de données• Démarrer la fusion
• choisir le type de document principal• sélectionner la source de données• modifier la liste des destinataires
• Préparer le document principal• Visualiser les résultats
La fusion et publipostage 1
• Effectuer la fusion• Convertir un document de fusion en un
document normal• Cas pratiques
La fusion et publipostage 2
• Exploiter les contrôles de contenus• modifier du texte de l'espace réservé• gérer les propriétés des contrôles de
contenu• Exploiter les contrôles de formulaire hérités
• insérer des contrôles de formulaire hérités
• Choisir les bons contrôles
Le formulaire 1
• Protéger un formulaire• Remplir un formulaire
• supprimer un contrôle• Cas pratiques
Le formulaire 2
WOR015
WOR018
WOR017
WOR016
54
EXCEL
• Excel 1
• Excel 2
55
Excel 1
Découverte de l'environnement
La saisie des données dans une feuille de
calcul
La mise en forme des
cellules et leur contenu
La mise en page et
impression
Gérer les feuilles de
calcul
Gérer les classeurs
Elaborer des formules de
calcul
Les fonctions
56
• Démarrer• Principes de bases de la gestion des fichiers
• créer et enregistrer• Concept de classeur• Espace de travail• Interface, aide en ligne• Feuilles de calcul
• y accéder, les découvrir• onglets• barre de formule• barre d'état
Découverte de l'environnement
• Sélectionner les cellules• Saisir, modifier, supprimer les données• Insérer, supprimer des cellules• Couper, copier, coller• Collage spécial• Déplacer des cellules vers une autre feuille ou
un autre classeur• Rechercher/remplacer• Vérifier l'orthographe
La saisie des données dans une feuille de calcul
• Différents formats d'affichage• Aligner et orienter le contenu des cellules• Thèmes de document• Changer la police de caractères• Motifs et couleurs• Bordures• Taille des lignes et colonnes
La mise en forme des cellules et leur contenu
• Zone d'impression• Saut de page• En-tête et pied de page• Paramètres de mise en page• Aperçu avant impression• Impression
Mise en page et impression
• Organiser les feuilles de calcul• sélectionner, déplacer et nommer les feuilles• copier, insérer, supprimer• modifier la couleur de l'onglet d'une feuille
• Gérer l'affichage des feuilles• utiliser le zoom• figer les volets• afficher ou masquer une feuille• utiliser les affichages personnalisés
Gérer les feuilles de calcul
• Afficher plusieurs fenêtres pour un même classeur
• Réorganiser les fenêtres de classeur• Protéger les classeurs
Gérer les classeurs
• Concevoir des formules• saisie, modifier et utiliser des opérateurs
• Identifier des cellules avec des références• Identifier des cellules avec des noms
• attribuer un nom à une cellule ou une plage de cellules
• définir et modifier les noms• attribuer des noms à des constantes et à des
formules• noms spécifiques à une feuille de calcul
• Repérer, vérifier les erreurs
Elaborer des formules de calcul
• Texte• Date et heure• Fonctions de calculs courantes
(moyenne, somme...)
Les fonctions
EXC 001
EXC 002
EXC 003
EXC 004
EXC 005
EXC 006
EXC 007
EXC 008
57
Excel 2
Les outils avancés
Le graphique
Le dessin et l'objet
graphique
Gérer et exploiter les
données
Le filtre, plan et sous-total
La réalisation et analyse des
simulations
Le tableau croisé
dynamique
Les fonctions de partage
58
• Créer des séries de données (numérique, alphanumérique, date...)
• Validation du contenu des cellules• créer des mises en forme conditionnelles• utiliser les mises en forme
conditionnelles prédéfinies• créer des règles de mise en forme
personnalisées• gérer les règles de mise en forme
Les outils avancés
• Créer un graphique• Modifier les données sources du
graphique• Affiner la présentation du
graphique• mise en forme• mise en page
Le graphique
• Sélectionner les objets• Utiliser les formes automatiques• Ajouter du texte• Insérer des diagrammes• Insérer des images• Manipuler les objets graphiques
Le dessin et l'objet graphique
• Utiliser les tableaux de données• créer un tableau• accéder aux fonctions du tableau par l'onglet
contextuel• sélectionner les lignes ou les colonnes du
tableau• Trier les données
• Connaître l'ordre de tri• Trier rapidement le tableau• Trier les lignes selon les valeurs• Trier les lignes selon les couleurs ou icônes
Gérer et exploiter les données
• Utiliser les filtres, plans et sous-totaux• Créer et supprimer les filtres ou sous-totaux
• Créer des filtres et sous-totaux à plusieurs niveaux
• Trier des listes contenant des sous-totaux
Le filtre, plan et sous-total
• Utiliser la fonction valeur cible• Utiliser les tables de données à 1 ou 2 entrées• Créer et gérer des scénarii• Afficher, modifier un scénario• Supprimer, fusionner des scénarii• Rapports de synthèse
La réalisation et analyse des simulations
• Analyser les données avec le tableau croisé dynamique• organiser les données• créer le tableau croisé• utiliser le tableau croisé
• Compléter l'analyse• créer un graphique croisé dynamique• utiliser un graphique croisé dynamique
Le tableau croisé dynamique
• Partager un classeur• activer le partage• suivre et réviser les modifications• protéger le classeur partagé• annuler le partage du classeur
• Envoyer un classeur par messagerie• Enregistrer un classeur en format HTML• Utiliser des liens hypertextes
• créer, modifier un lien hypertexte• modifier la mise en forme• supprimer le lien
Les fonctions de partage
EXC 012
EXC 011
EXC 010
EXC 009
EXC 013
EXC 014
EXC 015
EXC 016
59
POWERPOINT
60
Powerpoint
Découverte de l'environnement
Concevoir les diapositives
Mettre en forme des
diapositives
Les insertions
Personnaliserles animations
Définir l'impression
d'undiaporama
61
• Ouvrir une nouvelle présentation• Insérer, supprimer, déplacer ou dupliquer
une diapositive• Organiser ses diapositives à l'aide du
mode trieuse• Sauvegarder son document• Fermer une présentation
Découverte de l'environnement
• Insérer une zone de texte, saisir, modifier, supprimer
• Définir le retrait de puces, l'alignement et l'interligne
• Améliorer la pertinence de sa présentation
• Illustrer une diapositive : insérer une image, un dessin
Concevoir des diapositives
• Utilisation des outils de dessin• Utilisation des formes automatiques• Définir un arrière-plan, jeu de couleurs• Utiliser des masques pour une mise en
forme manuelle
Mettre en forme des diapositives
• Insertions d'objets et leurs modifications : images, tableaux...
• Importer des fichiers multimédias (sons, clips vidéos etc.)
• Insérer des boutons d'actions et/ou des liens hypertextes dans son diaporama
• Projeter un diaporama• Masquer une ou plusieurs diapositives
Les insertions
• Gérer les transitions• Minutage• Exécution du diaporama• Ajouter des animations prédéfinies• Paramétrer les animations• Créer un diaporama personnalisé• Avancer le diaporama manuellement ou
l'automatiser
Personnaliser les animations
• Insérer en-tête et pied de page• Bien choisir son support papier en
fonction de l'utilisation du diaporama• transparent• diapositive• document• page de commentaires...
Définir l'impression d'un diaporama
POW 001
POW002
POW003
POW004
POW005
POW006
62
OUTLOOK• Messagerie
• Contact
• Agenda
• Notes
• Tâches
• L'automatisation de l'archivage
• Le collaboratif
63
Messagerie
Découverte de l'environnement
Perfectionnement
64
• Ouvrir• Découvrir l'interface et l'espace de travail• Présentation d'Outlook et principes d'utilisation• Définir un compte de messagerie• Créer un nouveau message• Saisir du texte et le corriger• Copier, couper, coller dans un message• Enregistrer un message• Envoyer et recevoir un message• Eléments envoyés, éléments supprimés• Imprimer un message• Fermer et quitter Outlook
Découverte de l'environnement
• Personnaliser sa barre d'outils• Afficher l'aperçu du début du message• Paramétrage de la boîte de réception• Présentations automatiques (signatures, modèles)• Répondre ou transférer un message
• accusé de lecture, accusé de réception• Insertion de pièces jointes• Format de texte• Signature de mails automatiques
PerfectionnementMES002
MES001
65
Contact
Découverte de l'environnement
Perfectionnement
66
• Ouvrir• Découvrir l'interface et l'espace de travail• Présentation d'Outlook et principes d'utilisation• Créer un nouveau contact• Modifier les différentes données du contact• Supprimer un contact• Rechercher des noms et mises à jour• Insérer des contacts dans un mail• Imprimer son carnet d'adresses• Fermer et quitter Outlook
Découverte de l'environnement
• Groupe de contacts ou liste de distribution• créer une nouvelle liste• ajouter ou supprimer un contact de la liste
• Classer ses contacts par groupe et gérer son carnet d'adresses
• Créer un contact depuis un message reçu• Envoyer un mail à une liste de distribution• Différents affichages des listes de contact• Organiser la base de données adresses
PerfectionnementCNT002 CNT
001
67
• Ouvrir• Découvrir l'interface et l'espace de travail• Présentation d'Outlook et principes d'utilisation• Planifier un rendez-vous• Saisir, modifier ou supprimer un rendez-vous• Insertion de rendez-vous périodiques• Imprimer son calendrier• Modifier l'affichage de son calendrier• Personnaliser son agenda• Vérifications orthographiques• Fermer et quitter Outlook
• Découverte et bases
Agenda
AGE001
68
• Ouvrir• Découvrir l'interface et l'espace de travail• Présentation d'Outlook et principes
d'utilisation• Créer une note• Modifier les paramètres d'une note (couleur,
police)• Envoyer une note par messagerie• Afficher les notes sur le bureau de Windows• Fermer et quitter Outlook
• Découverte et bases
Notes
NOT001
69
Tâches
Découverteet bases
Perfectionnement
70
• Ouvrir• Découvrir l'interface et espace de travail• Présentation d'Outlook et principes d'utilisation• Créer une tâche simple• Créer une tâche périodique• Suivre l'état d'avancement, l'échéance et le niveau de
priorité• Changer l'affichage et le tri des tâches• Classer les tâches• Fermer et quitter Outlook
Découverte et bases
• Faire figurer les tâches dans l'agenda• Déléguer une tâche et suivre son état d'avancement• Transformer un message en tâche• Répondre à une demande de tâche• Marquer la tâche comme achevée• Filtre et impression des tâches
PerfectionnementTAC 001
TAC002
71
• Organisation de sa messagerie
L'automatisation de l'archivage
• Option de réception des messages• Marquer un message comme non lu• Gestion des dossiers de classement• Déplacement et copie des messages• Paramétrer le classement de son courrier
• créer des règles et filtres• Récupération d'un élément supprimé• Définir et supprimer automatiquement le courrier indésirable• Prévenir de son absence par l'envoi automatique d'un
courrier
AUT001
72
Lecollaboratif
Organiser et manager le
travail collaboratif
Créer un agenda de
groupeOrganiser des
réunions
73
• Personnaliser l'utilisation du calendrier, de la messagerie
• Modifier les affichages• Déléguer messagerie et/ou calendrier
Organiser et manager le travail collaboratif
• Créer un calendrier, un carnet d'adresses public partagé
• Partager ses contacts avec ses collègues
• Partager ses données avec ses collègues
• Gérer plusieurs agendas
Créer un agenda de groupe
• Répondre à une demande de réunion• Planifier et gérer des réunions en
invitant des participants• Sélectionner une plage horaire
disponible pour l'ensemble des participants
• Utiliser un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités
• Gérer les confirmations, les annulations et les modifications
Organiser des réunions
COL001
COL002
COL 003
Frédérique GENTY
Port : 06 24 58 06 36 Tél. : 02 38 51 92 22 Fax : 01 79 75 87 14 [email protected] www.asadco.fr
