Formations du 11 et 12octobre 2012 Formateurs: Etienne WERQUIN Agent comptable Lycée Marie Curie Vire Stéphanie MONTCUIT Technicien comptable Lycée LEBRUN

Formations du 11 et 12octobre 2012

Formateurs:

• Etienne WERQUIN

Agent comptable Lycée Marie Curie Vire

• Stéphanie MONTCUITTechnicien comptable Lycée LEBRUN Coutances

• Anne LEGOUPIL

DSI

Les objectifs:

• Passer les écritures courantes

• Les opérations de fin de mois (balance, justification des comptes)

Écritures théoriques le 11/10/2012 et pratique sur gfc le 12/11/2012

METTRE EN PARALLELLE DANS LA PRESENTATIONLA COMPTA BUDGETAIRE ET LA COMPTA GENERALE(faire le lien)

Initiation à la comptabilité générale

Les opérations de dépenses

Les opérations de recettes

De l’exécution du budget à l’inscription chez le comptable

documentation

• Les annexes techniques

• Le plan comptable

• Le « gavard » gestion financière chez berger levrault

• Sites internet présentés

L’organisation financière en EPLE

• Principe de séparation des ordonnateurs et des comptables

Le chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et recettesL'agent comptable, gardien de la régularité des opérations comptables

• Principe d'autonomie administrative et budgétaire des EPLE membres du groupement (personnalité morale)

• Principe d'unité de caisseArt 44 du règlement général sur la comptabilité publiqueAménagement au principe: la comptabilité générale de chaque établissement rattaché est tenue séparément par l'agent comptable

• Approche par la notion de compte

• Approche par le bilan (voir diaporama compta géné par le bilan)

LE BILAN

• Qu'est-ce qu'un bilan?:• C'est un tableau qui décrit la situation du patrimoine d'une

entreprise à une date donnée.• Dans sa partie gauche, il identifie les valeurs et les créances

de l'entreprise. On y retrouve donc tous les" biens "dont elle dispose et qui sont sous la forme de matériel, mobilier, marchandises en stock, trésorerie et créances sur les clients. Cela constitue L'ACTIF = ce que possède l'établissement.

• Dans sa partie droite, il identifie les dettes ( obligations prises par l'entreprise envers des tiers), les réserves et le capital immobilisé. Cela constitue LE PASSIF = toutes les ressources mises en œuvre par l'établissement pour financer ce qu'il possède

LE BILAN

ACTIFEmploi des fondsACTIF IMMOBILISE

( immobilisations)

ACTIF CIRCULANT

stocks

créances ( clients)

disponibilités ( caisse, banque)

Valeurs de placements

TOTAL…….

A la fin de l'exercice, ACTIF – PASSIF = RESULTAT

PASSIFOrigine des fondsCAPITAUX PROPRES

Capital ( apports de départ )

Réserves

Résultat ( bénéfice ou perte dégagée)

DETTES

Fournisseurs

Emprunts

TOTAL…..

Si ACTIF supérieur au PASSIF= BENEFICE

Si PASSIF supérieur à l'ACTIF = PERTE

SYNTHESE• CLASSE 1 = comptes de capitaux: Elle enregistre l'origine des fonds qui ont

financés l'achat du patrimoine de l'EPLE et les réserves financières de l'établissement. Elle répond à la question: qui a donné l'argent?

• CLASSE 2 = comptes d'immobilisations: Elle décrit l'emploi des fonds qui ont généré le patrimoine de l'établissement. Elle répond à la question: les biens constituant le patrimoine de l'EPLE ont-ils été acquis pour l'enseignement technique, pour le service général…et quel est leur état de vétusté?

• CLASSE 3 = comptes de stocks: Elle décrit l'état des stocks ( denrées, fuel, fournitures pédagogiques des ateliers…)

• CLASSE 4 = comptes de tiers: Elle décrit au débit ce que l'EPLE doit percevoir et au crédit ce qui lui est versé

• CLASSE 5 = comptes de trésorerie : Elle décrit les liquidités de l'établissement ( le numéraire avec la caisse et le compte trésor avec les chèques à encaisser et les chèques émis)

• CLASSE 6 = comptes de gestion : Elle enregistre toutes les dépenses de fonctionnement

• CLASSE 7 = Comptes de gestion : Elle enregistre les recettes liées au fonctionnement

Mandat 39

La comptabilité en partie double

• Qu’est-ce qu’un compte?– C’est le reflet de la situation financière à une date

précise (ex: Compte 6011 qui retrace tous les mandats de denrées alimentaires)

– Il appartient à la nomenclature utilisée en comptabilité budgétaire ( classe 1,2,3,6 et 7) ou en comptabilité générale (classe 4, 5 et 8)

– On peut le formaliser par un compte en « T ». Il possède un débit, un crédit, un solde qui est soit débiteur soit créditeur soit nul

6011

Mandat 8

CREDITDEBIT

Le cumul des opérations faitesau débit est supérieur au cumul des

opérations faites au crédit

La différence entre le cumul du débitet le cumul du crédit =

Le solde débiteur

Solde débiteur

CREDITDEBIT

Solde créditeur

Le cumul des opérations faitesau crédit est supérieur au cumul des

opérations faites au débit

La différence entre le cumul du débitet le cumul du crédit =

Le solde créditeur

Si le cumul des opérations faites au crédit est égal au cumul des opérations faites au débit alors le solde est nul

Les comptes en T Par convention le Débit est à GaucheEt le Crédit à Droite

La comptabilité en partie double• Comment fonctionnent les comptes ? :

• jamais tout seuls– Si l’on passe une écriture de débit sur un compte, on passe

obligatoirement une écriture de crédit sur un autre compte.– Pourquoi ? :– 1) faciliter les recoupements et éviter les malversations– 2) Matérialiser la dualité de chaque transaction comptableexemple avec un mandat de denrées alimentaires de 300 € passé

aujourd’hui• Le comptable réceptionne le mandat en l’inscrivant au débit du

C/6011: il retranscrit ainsi l’opération budgétaire dans la comptabilité de l’établissement .

• et constate la dette de l’établissement vis-à-vis des fournisseurs au crédit du compte 4012, dette dont il acquittera l’établissement en procédant au paiement.

• *C’est la prise en charge du comptable

la classe 6 et 7 : exécution du budget

• La classe 6 = Tous les comptes de dépenses. Les mandats sont inscrits au débit et les ordres de reversements au crédit.

• La classe 7 = Tous les comptes de recettes. Les ordres de recettes sont inscrits au crédit et les ordres de réduction au débit.

– Ce sont des comptes dits de résultatils correspondent à l’exécution budgétaire

Les comptes sont organisés en « classes » (1,2,3,4,5,6,7,8) qui donnent son premier chiffre au son premier chiffre au

comptecompte

LES OPERATIONS QUOTIDIENNES de l'AGENT COMPTABLE

Ce sont toutes les opérations comptables qui découlent de l'activité de l'ordonnateur. il convient de distinguer deux types d'opérations comptables : automatiques et manuelles.

Les opérations comptables automatiques: QUE SE PASSE –T'IL DANS LE LOGICIEL GFC ?

Réception des mandats (DEBIT classe 6 / CREDIT classe 4) et des titres de recettes (DEBIT classe 4/ CREDIT classe 7)

Envoi des disquettes de paiement au trésor ( DEBIT classe 4/ CREDIT classe 5 )

Envoi au trésor des bordereaux d'encaissement des chèques reçus ( DEBIT classe 5/ CREDIT classe 4)

LES OPERATIONS DE DEPENSES

• Opérations faites chez l'ordonnateur:L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui fait naitre une obligation et une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…)

La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…)

Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…)

C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur.

LES OPERATIONS DE DEPENSES

Chapitre A1 - Activ. éduc. Pédago.Compte Code gestion Crédits ouvertsCharges brutesO.Reversementcharges nettesEngagementsDisponible

6. Anglais 194.74 352.15 200.00 152.15 18.00 24.59

Documentation 940.09 815.16 815.16 115.00 9.93

Charges communes 3 687.17 3 482.20 3 482.20 204.97

Espace numérique des savoirs 1 200.00 1 200.00 1 200.00 0.00

Education physique 1 001.42 960.00 960.00 41.42

Fête de la science 137.68 137.68 137.68 0.00

Gymnase 4 066.00 4 566.00 500.00 4 066.00 0.00

Histoire et géographie 274.80 210.00 210.00 55.00 9.80

Lettres 229.20 201.78 201.78 27.42

Mathématiques, sc.physiques 1 182.98 152.00 152.00 900.00 130.98

Photocopies 8 042.45 7 631.77 7 631.77 410.68

21 156.53 19 809.02 700.00 19 109.02 1 133.00 914.51

Chapitre C- Entretien

Compte Code gestion Crédits ouvertsCharges brutesO.Reversementcharges nettesEngagementsDisponible

6063 Fourniture de petit matériel d'entretien1 400.00 957.12 957.12 18.00 424.88

615 Contrats 18 500.00 15 200.00 15 200.00 3 300.00 0.00

Entretien courant 11 000.00 8 562.00 8 562.00 228.00 2 210.00

Subv. Travaux urgents 17 000.00 5 628.00 5 628.00 11 372.00

47 900.00 30 347.12 0.00 30 347.12 3 546.00 14 006.88

L’outil du gestionnaire: la situation des dépenses engagées Exemple de présentation d’un chapitre A1 organisé par code de gestion

et C par compte et codes de gestion

Comptes et codes de gestionTels que votés

Montants votés = autorisation de dépenseMontants mandatés = livraisons ou prestations effectuées

et factures payées

Montants engagés = le bon de commande a été faitEt engage donc l’établissement

(par la signature de l’ordonnateur) Ces sommes sont donc utilisées

Ce qui reste à utiliser compte tenu des sommes déjà payées

Et des sommes engagées

• L’EPCP permet au chef d’établissement de signer et exécuter immédiatement tout marché recensé sans soumettre à l’autorisation du conseil d’administration chaque contrat ou commande (donc tous les bons de commandes).

• Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaireet comptable de la dépense, disponibilité des crédits, ...), le contrôle du comptable sur l'EPCP consiste exclusivement àvérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n’a pas dépassé le montant prévu par l’EPCP adopté par le conseil d’administration.

L’EPCP et le comptable

Opérations faites chez le comptable

• Prise en charge des mandats par le comptable

• C'est la phase de régularité. Le comptable a une mission de contrôle (qualité de l'ordonnateur, disponibilités des crédits, existence et validité des pièces justificatives fournies, exacte imputation des dépenses…).

Le mandat est réceptionné en compta générale soit directement pour l'établissement siège, soit par une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché.

• Inscription des écritures dans les livres de comptes (les chapitres et codes de gestion disparaissent)

pièces justificatives textes 070330 pj instruction 07-024 mo du 30 03 2007.pdf

Exemple du compte 6011 1er mandat le 9 janvier 2008 : 600 euros 2d mandat le 20 janvier 2008 : 2326 euros Ordre de reversement le 30 janvier : 200 euros• Sur la situation des dépenses engagées les charges nettes sont de :

2726 euros (2926 diminués de 200 euros)

CREDITDEBIT

6011

600

En comptabilité générale

Les écritures ont été passées avec une date de prise en charge (au fur et à mesure de la réception des titres de dépense)

Le cumul des opérations faitesau débit et au crédit

Solde débiteur

Correspond ici à la situation du

compte R2 6011

• Pour un compte utilisé par des

chapitres différents

(Compte 6068 par exemple),

cela représenterait le cumul des opérations de

tous les comptes 6068

de tous les chapitres

9/01/08

20/01/08

30/01/08

2326200

2926 200

2726

4012 : fournisseurs exercice courant

Comptabilité généraleComptabilité budgétaire

DépensesEngagementLiquidation

Mandatement

Prise en chargedu comptable

GFC OrdoDocuments

GFC ComptaRéception des écrituresValidation

Disquette

TRANSFERT

TRANSFERT

2726 2726

6011 4012

Opérations

informatique

Écritures générées

La prise en charge du comptable

ComptabilitéÉtablissement

rattaché

Dans l’établissementd’origine Comptabilité

Établissementsupport

DépensesEngagementLiquidationMandatement


GFC OrdoDocumentsFichier d’écritures


TRANSFERT

TRANSFERT

Validation

2726 2726

6011 4012

Opérations

informatique


Regroupement comptable

Mandats

Examen des comptes au 21 janvier

Reports depuis le 1er janvier 600.00 3 200.00 3 200.00

Mandat du 21 janvier 2 726.00 2 726.00

Cumuls 3 326.00 0.00 3 200.00 5 926.00

Soldes 3 326.00 2 726.00

6011 4012

=cumul de toutes les écritures passées avant l’inscription de l’écriture

de ce jour

• Pourquoi mouvementer le débit du compte de classe 6 :

• Le débit c’est ce que l’on doit faire ou ce que l’on doit à quelqu’un, au débit on inscrit les charges que l’on a et les

dépenses à faire les concernant (le débit est un flux sortant)

• Au solde créditeur du 4012, la sommes de 2726 euros indique que nous n’avons pas encore payé le fournisseur

Cas particulier

• Atténuation de dépense ou ordre de reversement

Les ordres de reversement

Reports depuis le 1er janvier 600.00 3 200.00 3 200.00

Mandat du 21 janvier 2 326.00 2 326.00

Paiement le 22 Janvier 2 326.00

Reversement du 30 janvier 200.00 200.00

Cumuls 2 926.00 200.00 5 726.00 5 526.00

Soldes 2 726.00 200.00

6011 4012

Ordre de reversement du 30 janvier (un fournisseur à qui l’on a payé une facture par erreur qui doit nous rembourser la somme de 200 euros)

Reports depuis le 1er janvier 600,00

Mandat du 21 janvier 2 326,00

Reversement du 30 janvier 200,00 200,00

Cumuls 2 926,00 200,00 200,00

Soldes 2 726,00 200,00

6011 4632

Si nous avions diminué la charge en passant par le 4012Le solde du compte

du4012 devient anormalement débiteur

Chapitre 744 - SUBVENTION COLLECTIVITES PUBLIQUES

Compte Code gestionPrévisions

de recettes

Recettes

brutes

Annulati

on de

recettes

Recettes

nettes

Moins

value

Plus

value

74421 Dotation fonctionnement 122 523.00 52 300.00 52 300.00 70 223.00

74428 Travaux urgents 17 000.00 17 000.00

Travaux internat 18 500.00 18 500.00

74438 Subv Spécifique 30 000.00 32 001.49 2 001.49

188 023.00 52 300.00 0.00 84 301.49 105 723.00 2 001.49

Chapitre R2 - SERVICE ANNEXE D'HEBERGEMENT

Compte Code gestionPrévisions

de recettes

Recettes

brutes

Annulati

on de

recettes

Recettes

nettes

Moins

value

Plus

value

70621 PRODUITS SCOLAIRES-FORFAITS 138 846.40 105 243.00 432.00 104 811.00 34 035.40

7065 HEBERGEMENTS 24 057.61 24 057.61 24 057.61

70888 AUTRES PRODUITS ANNEXES 1 051.61 1 051.61 1 051.61

74431 SUBV. DU DEPARTEMENT 2 000.00 2 000.00 2 000.00

74438 AUTRES SUBV DEPARTEMENT 12 400.00 12 324.00 12 324.00 76.00

74461 Subvention union européenne 1 393.68 2 524.00 2 524.00 1 130.32

179 749.30 147 200.22 432.00 146 768.22 34 111.40 1 130.32

Le suivi des recettes :La situation des recettes

Comptes et codes Tels que votés

Montants votés = recettesAutorisées permettant les dépensesMontant des recettes faites

Recettes dont les titres ne Sont pas faits

Recettes supplémentairesLes dépenses concernant

Ces recettes seront autoriséesPar Décision budgétaire

modificative

LES OPERATIONS DE RECETTES

• Opérations chez l'ordonnateur:

Constatation de la recette (acte qui fait naître un droit au profit de l'établissement : état effectifs élèves, convention d'hébergement…)

Liquidation de la recette ( vérification du montant du droit : avis aux familles..)

Ordonnancement ( ordre donné par l'ordonnateur au comptable de poursuivre le recouvrement :émission de l'ordre de recette)

LES OPERATIONS DE RECETTES

Opérations chez le comptable:Prise en charge de l'ordre de recette après vérification de la régularité de l'opération ( existence d'un arrêté de subvention, vote tarifs appliqués et délibération CA ,caractère exécutoire de l'acte autorisant la recette…)Le recouvrement incombe à l'agent comptable qui est tenu de procéder à toutes les diligences nécessaires au risque de mettre en jeu sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Le titre de recette est réceptionné en comptabilité générale, soit directement pour l'établissement siège, soit par le biais d'une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattachéExemple d’un ordre de recettes de produits scolaires. Le comptable l’inscrit au crédit du C/70621 Et au débit du C/4112 ( familles-frais scolaire-exercice courant) qui constate les créances de l’établissement, créances dont il assurera le recouvrement si besoin par voie contentieuse.

Comptabilité générale

Comptabilité budgétaire

RecettesConstatation de droitsLiquidation

Ordres de recettes


GFC OrdoDocuments


Disquette

TRANSFERT

TRANSFERT

Validation

5340 5340

4112 70621

Opérations

informatique


GFE

GFC ComptaRéception des créances

TRANSFERTDisquette ou

mail

Examen des comptes70621 et 4112

Reports depuis le 1er janvier

Ecriture du présent ordre de recette 5 340.00 5 340.00

Cumuls 5 340.00 5 340.00

Soldes 5 340.00 5 340.00

70621 4112

Correspond à la recette faite sur les familles pour faire fonctionner le

service annexe d’hébergement (R2)

CorrespondÀ la liste des

Créances c’est-à-dire aux sommes à recouvrer par le comptable : aujourd’hui, le montant est

égal à l’ordre de recette parce que nous n’avons pas encore encaissé (les avis aux familles viennent tout juste d’être postés)

Cas particulier :Les ordres d’annulation de recettes

Reports depuis le 1er janvier 5 340,00 5 340,00

Ordre d'annulation de recette 220,00 220,00

Cumuls 220,00 5 340,00 5 340,00 220,00

Soldes 5 120,00 5 120,00

70621 4112

• Se passent au même compte de classe 4 que les ordres de recettes mais au Crédit

Différences entre ordre de reversement et certificat de réimputation

Réponse:• Ordre de reversement : une dépense a été

payée à tort (charge indue, erreur de créancier)

Diminue un compte de charge (ordre d’atténuation de dépense)

mdt800 800

50 ordre reversement 50

6011 4012 4632

Au cours du même exercice budgétaire

Réponse:• Ordre de reversement : une dépense a été

payée à tort (charge indue, erreur de créancier)

Diminue un compte de charge (ordre d’atténuation de dépense)

100 100

100

7583 : produit de gestion courante provenant de l' annulation de mdt d' exercice antérieur

7583 OU 77182 4632 5

Au cours de l’ exercice N+1

or

• Certificat de réimputation: transfert d’une dépense ou une recette d’un compte de charge ou de produit vers un nouveau compte suite à une erreur initiale

Possible avant clôture de l’ exercice

La réforme des comptes trésor au 1/01/08• Un compte trésor ouvert pour chaque établissement

membre du groupement ( sauf pour les GRETA et CFA qui n’ont pas la personnalité morale)

• Chaque EPLE disposera d'un cadre complet en classe 4 et classe 5

• Une exception : Le compte 531 ( caisse) sera uniquement ouvert dans la comptabilité de l'établissement support

• La technique comptable des comptes de liaison permettant le suivi de la trésorerie ( 513/452 ) n'existera au 1/01/08 que pour retracer les éventuelles opérations effectuées pour le compte d'établissements rattachés en numéraire sur la caisse de l'établissement support. Il y aura donc un 452. dans la compta de l'établissement support et un 5132 dans les établissements rattachés et un 5133 dans les GRETA.

•Principe de l’unicité de caisse

•Chaque établissement dispose de son chéquier

Nouveau schéma depuis le 1/01/08

Tous les comptes de la classe 5( sauf le 531 ) 5151 = solde du relevé trésor Toujours débiteurTrésorerie du « rattaché »5132 retracera lesOpérations d’encaissement et de décaissement de numéraires faites à l'agenceComptable pour le compte duCollège rattaché

Tous les comptes de la classe 5 5315151 = solde du relevé trésorToujours débiteurTrésorerie de l’ EPLE support452. (subdiviséPar établissement rattaché)Retracera les opérationsD'encaissement et de décaissement de Numéraires faites pour le compte de l ‘EPLE rattaché

Les comptes de l’ établissement rattaché Les comptes de l’établissement support

Soldedébiteur

Soldecréditeur

=

Le paiement• Exemple 1Exemple 1:

• Pour payer les fournisseurs du mandat précédemment réceptionné au 6011, le comptable fait un chèque ou envoie la disquette de paiement à la trésorerie.

• Dans le même temps, il inscrit la somme de 2326€ au débit du 4012 (il solde le compte des dettes de l’établissement) et au crédit du 5159 (chèques à payer)

ComptabilitéGénéraleComptabilité budgétaire

Opérations

informatique


Paiement

GFC ComptaRéception du paiementRèglement

Disquette trésor Ou EFCI

2326 2326

4012 5159

Le paiement


rattaché

Dans l’établissementd’origine


supportOpérations

informatique

Écritures généréesX X

4012 5159

A partir du 1er janvier 2008, PAIEMENT dans un établissement rattaché

Paiement

GFC ComptaRéception du paiementRèglement

Le paiement: Le comptable paye le fournisseur et annule la dette de l’établissement

Reports depuis le 1er janvier 3 625.00 3 625.00 3 200.00 5 526.00

PAIEMENT 2 326.00 2 326.00

Cumuls 3 625.00 5 951.00 5 526.00 5 526.00

Soldes 2 326.00

5159 4012

Correspond aux chèques faitsOu aux disquettes envoyées non Encore inscrits sur le relevé trésor

Opération de

paiement

le recouvrement (encaissement)

• Exemple 2:

• Le comptable encaisse une demi-pension de 50€ en espèces et 2 chèques de demi-pension de 75 euros (soient 150 euros), versés par des familles

• Il inscrit la somme en espèces au crédit du C/4112 et au débit du 531 (caisse), et la somme par chèque au crédit du C/4112 et au débit du C/5112 (chèques envoyés en compensation)

Comptabilitégénérale

Comptabilité budgétaire

Opérations

informatique


Encaissement

GFC ComptaFiche quotidienned’encaissement

Bordereau chèques

50 50150

1505112

531 4112

Le recouvrement


rattaché

Dans l’établissementd’origine


supportOpérations

informatique


Encaissement

GFC ComptaFiche quotidienned’encaissement

Bordereau chèques

X X

5112 ou 5151 4

A partir du 1er janvier 2008, RECOUVREMENT dans un établissement rattaché

Le recouvrement : Le comptable encaisse des fonds et éteint une créance

Reports depuis le 1er janvier 367.00 218.00 5 340.00

Ecriture de la fiche d'encaissement 50.00 200.00

Cumuls 417.00 218.00 5 340.00 200.00

Soldes 199.00 5 140.00

5 000.00 5 000.00150.00

5 150.00 5 000.00

Soldes 150.00

5112

531 4112

CorrespondÀ la liste des

Créances (les 200 euros ayant été automatiquement enlevés des créancesConcernées par l’acte d’encaissement)

Correspond au montantDes espèces contenues dans

La caisse

CorrespondAux bordereaux de chèques envoyés

À la trésorerie non encore portésSur le relevé trésor

Opération d’encaisseme

nt