Gestion de projet

Deuxième partie : Management

2005-2006

Plan du cours projet – Management

Le Management de projet L’organisation projet

La problématique Les structures projets « types »

La conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Les facteurs de réussite de l’équipe projet Les facteurs d’échec de l’équipe projet

La communication de projet

Le management de projet : définition

Le management de projet Informatique est le processus de planification, d’organisation, de choix des hommes, de surveillance, de contrôle et de conduite d’un projet Informatique (norme IEEE 1987a)

Le management de projet est l’application de connaissances, de savoirs-faires, d’outils et de techniques aux activités du projet, pour que celui-ci atteigne ou dépasse les exigences ou les espérances des mandants (PMI Standard Committee – 1996)

Le management de projet : 2 rôles1) Rôle managérial

La direction de projet : décision et animation Savoir Anticiper Savoir Organiser Savoir Motiver Savoir Réagir Savoir Apprendre

Le management de projet : 2 rôles2) Rôle de gestion

La gestion de projet : le support à la direction de projet Estimation des charges Planification du projet Suivi du budget : coutenance ou cost control Suivi de la qualité Suivi des risques Faire le bilan du projet Peut être pris en charge par un contrôleur de projet Fournit à la direction de projet les informations

nécessaires à prise de décision

Organisation projet : la problématique

Comment intégrer le projet dans l’entreprise ?

Comment conduire le changement ? Comment utiliser au mieux les

ressources (humaines, financières, matérielles) ?

Comment traiter les différentes contraintes du projet ?

DSIou EXTService Origine

ou EXTMOA

DG

MOE

USERS

CP

Organisation projetLes équipes projet (1)

DG Sélectionne les projets / alloue le budget Nomme un Chef de projet

La MOA sous la responsabilité CP Représente les utilisateurs Définit les fonctions et contrôle l'avancement

La MOE sous la responsabilité CP Fabrique l ’application informatique

Les utilisateurs Participent à la définition fonctionnelle et aux tests Utilisent

Organisation projetLes équipes projet (2)

Comité de pilotage, ou comité directeur Comprend les décideurs du projet (membres de la DG et

autres directions fonctionnelles : DRH, DF, DP, DSI…) Orientation du projet Arbitrage en cas de difficultés - conflits Expression de la vue hiérarchique de l’entreprise

Comité de projet : MOA Représente les utilisateurs Définit les fonctions et contrôle l'avancement

Équipe projet : MOE Mène l’étude et le développement Réalise le produit / logiciel

Comité utilisateurs + Experts « métiers » Participent à la définition fonctionnelle et aux tests

Organisation projetLes équipes projet (3)

Fonctionnelle pure ou fonctionnelle par métier / par produit S’appuie sur la hiérarchie de l’entreprise La direction de projet est assurée par les responsables métiers, pour la partie

les concernant Coordination assurée par un chef de projet, sans réel pouvoir hiérarchique

Fonctionnelle avec direction de projet Idem précédent mais une direction de projet est mise en place, avec pouvoir

hiérarchique sur les chefs de projets Fonctionnelle par projet

L’ensemble des acteurs du projet dépendent hiérarchiquement de la direction de projet

Matricielle Combinaison des structures fonctionnelles et par projet Task – force (force de frappe) : « super matricielle » impliquant

toutes les fonctions de l’entreprise (commercial, marketing, DRH, production…)

Organisation projetLes structures de projet « types »

Organisation des projets

D’après Pierre Bonnal, Université de Lausanne, mai 2005

Organisation des projets

Organisation des projets

Organisation des projets

Les critères de choix

Taille et durée du projet Pénurie des ressources humaines Niveau d’implication de l’entreprise Risques liés au projet Style de management du chef de

projet Aspects relationnels Difficultés liées au changement

Quelles sont les responsabilités de chacun ?

Comment contrôler l'avancement et évaluer le produit réalisé ?

Quelle est la motivation de chaque acteur du projet ?

Qu ’est-ce que chacun va gagner dans le projet ?

Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat

Un projet est une relation MOA / MOE qui se traduit par un contrat : Cahier de Charges Fonctionnel

Des conflits potentiels existent toujours entre les informaticiens / les fonctionnels / les utilisateurs

Le chef de projet assume la responsabilité de l ’ensemble

Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat

Contrat à coût remboursé : REGIE Paiement au temps passé Obligation de moyen Exemple : contrat de salaire avec que du fixe

Contrat à Prix fixé : FORFAIT Paiement au résultat Obligation de résultat Exemple : contrat de salaire avec que du variable

Contrat Mixte Sur le temps passé + prime sur résultat

Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat

ComplexitéTechnique

Forte

Forte

Faible

FaibleComplexité

Fonctionnelle

AcheterFaire / faire

Contrat auFORFAIT

Contrat enREGIE ?

Effet sur : la motivation / le risque / l’opportunisme

Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat

Identifier les acteurs du projetsLeur origine (interne / externe …)Leurs compétences (techniques, fonctionnelles, projet, …)Leurs intérêts et leurs motivationsLeurs responsabilités

Comprendre les relations entre les acteursNiveau hiérarchiqueQui prend les décisionsQuel type de contrat a été passé

Se préparer aux conflits !Anticiper les divergences d'intérêts

Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat

Facteurs de réussite de l’équipe projet

Mission claire, cohérente, parfaitement délimitée

Esprit d’équipe +++ Motivation +++ Communication Visibilité sur la place du projet dans la

stratégie de l’entreprise Créativité, innovation Petite taille (<10 personnes). En cas de

gros projets, constituer plusieurs équipes Perspectives de carrières attirantes

Facteurs d’échec de l’équipe projet

Mauvaise direction de projet Absence de visibilité sur la stratégie Indécision et inertie de la direction Absence de communication

Fonctions mal définies au sein de l’équipe Source de conflits entre acteurs Multiplication de la hiérarchie Augmentation des contraintes (reporting)

Décisions prises en dehors de l’acteur Absence de reconnaissance par la hiérarchie Déresponsabilisation

Démotivation Tâches intéressantes non déléguées Absence de formation Pénurie de matériel, conditions de travail pénibles

Management de projet

La communication de projet et la conduite du changement2005-2006

Pourquoi communiquer ?

Pour ne plus entendre…

« Je ne suis pas au courant… » « On ne sait jamais qui fait quoi dans

cette entreprise… » « De toute façon, nous ne sommes

jamais prévenus…» « Tiens, ce projet - là est en cours ? Je

ne savais même pas qu’il avait démarré…»

« On raconte que… »

Ne rien dire, c’est déjà communiquer !

Qu’on le veuille ou non, tout projet, ou toute action, communique malgré nous : par ses opposants, par les « on-dit », les rumeurs…

Il est vital de contrôler et d’anticiper la communication : Malgré le manque de temps et de moyens… Par l’élaboration d’une stratégie de

communication qui détermine les objectifs à atteindre pour chaque projet.

Au sein du cadre formé par une politique globale de communication, qui relève de la direction de l’établissement.

Par la mise en œuvre d’outils tactiques et d’une méthodologie adaptée.

Construire sa communication en trois temps

Étape 1 : Analyse / Écoute Étape 2 : Image et plan

d’actions Étape 3 : Pilotage / Évaluation

Étape 1 : analyse et écoute Si possible : Faire un autodiagnostic de

la communication dans l’établissement ; pour évaluer quel est le niveau d’expérience et de sensibilité de votre institution dans ce domaine 

Mener des entretiens « terrain » ou des groupes de travail pour comprendre les attentes, les craintes et la perception du projet des différents professionnels 

Préciser le problème posé en terme de communication : populations difficiles, nature du problème, moyens d’action…

Préciser les objectifs de communication : cibles prioritaires, résultats attendus…

Étape 2 : image et plan d’action

Pour les gros projets : Choisir un nom de projet Un logo ? Une charte graphique / identité visuelle

Élaborer le plan de communication

Élaborer un plan de communication

Construire l’image et le positionnement du projet

Choisir les types de communication les plus appropriées

Choisir les médias de communication Choisir les moments où il faut

communiquer Élaborer les messages – clés

Ayant du sens (pas de « langue de bois ») Attractifs ! Crédibles ! En fonction du public visé

Les types de communication

Choisir ses médias de communication…

… en fonction des objectifs visés

Étape 3 : Piloter et évaluer

Évaluer la compréhension des messages

Niveau de réponse des différents publics

Tableaux de bords de la communication

Outil d’évaluation fournis en annexe de la présentation

Quand communiquer ?

Poser des jalons dans la planification du projet

A l’occasion de la survenue d’étapes importantes du projet

Qui seront des moments privilégiés de communication

Trouver les jalons de communication durant le projet

Préparation

Fabrication

Management

Utilisation

Temps

Opportunité

lancement

estimations

équipes

… Jalons choisis durant la fabrication …

Mise en œuvre

Évaluation