Greffon de gestion de Ressources Humaines - Forge GLPI · PDF fileInfotel Conseil Greffon de gestion de Ressources Humaines Greffon resources - Guide Utilisateur Faustine CRESPEL

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Greffon de gestion de Ressources Humaines Greffon resources - Guide Utilisateur

Faustine CRESPEL / Xavier CAILLAUD 29 octobre 2012

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© - Reproduction interdite sans autorisation

Table des matières Table des matières .............................................................................................................................. 1

Description .............................................................................................................................................. 3

Prérequis ................................................................................................................................................. 3

Procédure d’installation du plugin de Ressources humaines ................................................................. 3

Nouvelle Installation............................................................................................................................ 3

Mise à jour du plugin Resources pour GLPI ......................................................................................... 3

Configuration du plugin ........................................................................................................................... 4

Activation du plugin ............................................................................................................................ 4

Droits et Menus ....................................................................................................................................... 5

Gestion des droits................................................................................................................................ 5

Menu général du plugin ...................................................................................................................... 6

Détail de la barre des tâches : ............................................................................................................. 6

Détail du Menu .................................................................................................................................... 7

Processus d’utilisation du greffon ........................................................................................................... 7

Processus de mise en place du greffon ................................................................................................... 8

Utilisation du greffon .............................................................................................................................. 9

Création des intitulés .......................................................................................................................... 9

Les types de contrat ...................................................................................................................... 10

Les types de tâche ......................................................................................................................... 10

Les états de ressource ................................................................................................................... 11

Les départements .......................................................................................................................... 11

Les employeurs .............................................................................................................................. 12

Les clients affectés......................................................................................................................... 12

Les types de besoin ....................................................................................................................... 13

Les raisons du départ .................................................................................................................... 13

Création des gabarits de ressource ................................................................................................... 14

Optionnel : Création des règles de champs obligatoires .................................................................. 15

Optionnel : Utilisation des checklists ................................................................................................ 18

Création des actions de checklists ................................................................................................. 18

Création des règles sur les types de contrat ................................................................................. 18

Déclaration d’une nouvelle ressource ............................................................................................... 21

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Liaison à un utilisateur ...................................................................................................................... 25

Côté Ressource humaine ............................................................................................................... 25

Côté Utilisateur .............................................................................................................................. 26

Notifications ...................................................................................................................................... 27

Actions automatiques ....................................................................................................................... 27

Déclaration d’un départ .................................................................................................................... 28

Consultation de l’annuaire ................................................................................................................ 28

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Description

Le module Ressources humaines de GLPI permet la gestion des ressources humaines. Il permet de

gérer l’arrivée et le départ des ressources avec la gestion des besoins, les actions à entreprendre,

l’envoi de rapport de création de ressources.

Ce guide utilisateur décrit les fonctions de la version 1.9.0 minimum.

Pre requis

Avant de démarrer l’installation du plugin, il faut vérifier la compatibilité entre le greffon et GLPI.

Voir colonne Description : https://forge.indepnet.net/projects/resources/files

Proce dure d’installation du plugin de Ressources humaines

Nouvelle Installation Téléchargez la version compatible du plugin dans le catalogue des plugins de GLPI - voir la

colonne description à l’adresse suivante : https://forge.indepnet.net/projects/resources/files

Décompressez l’archive TGZ dans le répertoire plugins de GLPI. Il ne faut surtout pas renommer le répertoire sinon le plugin ne fonctionnera pas.

Mise à jour du plugin Resources pour GLPI Sauvegardez la base de données de GLPI ou les tables concernées par le plugin. Téléchargez la nouvelle version du plugin http://plugins.glpi-project.org. Décompressez l’archive. Déplacez l’ancienne version du plugin vers un autre répertoire « old » par exemple. Ajoutez le répertoire décompressé dans le répertoire plugins de GLPI.

https://forge.indepnet.net/projects/resources/files

https://forge.indepnet.net/projects/resources/files

http://plugins.glpi-project.org/

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Configuration du plugin

Activation du plugin Connectez-vous à GLPI.

Sélectionnez dans le menu Configuration – Plugins.

Installez et activez le plugin de Ressources humaines.

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Droits et Menus

Gestion des droits Différents niveaux de droits sont présents dans le plugin et sont à configurer :

Sélectionnez dans le menu Administration – Profils

Sélectionnez le profil puis dans l’onglet « Ressources humaines », configurez les droits.

Droits généraux du plugin : Ressources Humaines : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des

ressources humaines. Tâches : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des tâches liées aux

ressources. Checklists : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des checklists liées aux

ressources. Informations employeur : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des

informations employeur. Accès à toutes les ressources : Aucun accès, écriture. Permet de limiter l’affichage à

la liste des ressources dont on est le déclarant ou le responsable. Matériels associables à un ticket – Ressources humaines : Oui/non. Permet d’associer

un ticket à une ressource humaine.

Droits spécifiques à la gestion des sociétés de services : Gestion d’intercontrat : Aucun accès, écriture. Permet la gestion des intercontrats. Gestion congés employeur : Aucun accès, écriture. Permet la gestion des congés

employeur.

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Droits spécifiques à la gestion secteur public : Gestion des emplois : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des emplois

des ressources. Gestion des budgets : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des budgets. Gestion des intitulés : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des intitulés

liés au secteur public (Nature du contrat, coût métier, grade, situation de budgétaire, corps de métier, catégorie du corps de métier, filière du corps de la ressource et spécialité de la ressource).

Menu général du plugin Dans le menu « Plugins », sélectionnez le greffon « Ressources humaines ».

Vous avez alors accès au menu général du greffon

Détail de la barre des tâches :

Icone Action

Déclarer une nouvelle ressource

Chercher une ressource

Consulter l’annuaire

Consulter la liste des gabarits

Consulter la liste des tâches liées à une

ressource

Consulter la liste des actions des checklists

Configuration du plugin

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Détail du Menu

Icone Action

Déclarer une nouvelle ressource

Chercher une ressource

Déclarer le départ d’une ressource

Consulter l’annuaire

Processus d’utilisation du greffon

Voici un exemple d’utilisation du greffon de gestion de ressources humaines en cas d’arrivée d’un

nouvel employé.

1. Déclaration d’une nouvelle ressource par un chef de service ou RH (après avoir créés et

configurés Types de contrats et gabarits)

2. Utilisation des actions de checklists ou des tâches pour la création de l’utilisateur au niveau

Informatique (système de notifications et d’alertes inclus).

3. Importation de l’utilisateur depuis l’annuaire de l’entreprise ou création manuelle dans GLPI.

4. Liaison de l’utilisateur à la ressource.

5. Envoi du rapport de création au responsable ou déclarant de la ressource.

Déclaration d’arrivée de

nouvelle ressource

Utilisation des actions de checklist

ou des tâches

Importation ou création

de l'utilisateur

Liaison de l'utilisateur à la ressource

Envoi du rapport de

création

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Processus de mise en place du greffon

Voici un exemple de mise en place du greffon de gestion de ressources humaines.

1. Configuration des profils d’accès

2. Création des types de contrat

3. Création des gabarits de ressource avec, si nécessaire, les informations additionnelles

(besoins, informations employeurs, tâches et informations pour le rapport RH)

4. Optionnel : Création de règles de champs obligatoires en fonction du type de contrat pour les

créations de ressource

5. Création des actions de checklist

6. Optionnel : Création de règles d’attribution d’actions de checklists en fonction du type de

contrat et de l’arrivée ou du départ de la ressource.

7. Début d’utilisation du greffon

Configuration des profils d'accès

Création des types de contrat

Création des gabarits de ressource

Création des règles de champs obligatoires

Création des actions de checklist

Création des règles d'attribution des

checklist

Début d’utilisation du greffon

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Utilisation du greffon

Voici le processus à suivre par la bonne mise en place du greffon.

Création des intitulés Dans le menu Configuration, sélectionnez « Intitulés ».

La liste des intitulés du greffon ressources humaines est disponible.

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Les types de contrat But : Permettre la première configuration du greffon afin de définir la liste des contrats utilisés dans

votre organisation.

Exemple : CDI, stagiaire, externe…

Sélectionnez « Type de contrat » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un type de contrat. Un formulaire d’ajout de type de

contrat s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, le code, si durant la création d’une ressource ayant ce type de contrat il faut ajouter les informations employeurs, les besoins et une photo.

Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». Le type de contrat est créé.

Les types de tâche But : Compartimenter les tâches à effectuer sur une ressource donnée.

Exemple : Configuration, installation…

Sélectionnez « Type de tâche » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un type de tâche. Un formulaire d’ajout de type de

tâche s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité. Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». Le type de tâche est créé.

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Les états de ressource But : Contrôler l’état de création de la ressource au niveau informatique.

Exemple : Créée, en attente d’information, en cours de suppression…

Sélectionnez « RH - Etat » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un état de ressource. Un formulaire d’ajout d’état de

ressource s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité. Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». L’état de ressource est créé.

Les départements But : Classifier les ressources par services.

Exemple : Administratif…

Sélectionnez « Département » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un département. Un formulaire d’ajout de département

s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité. Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». Le département est créé.

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Les employeurs But : Attribuer l’employeur de la ressource.

Exemple : Société XXX, Administration XXX, Direction XXX…

Sélectionnez « Employeur » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un employeur. Un formulaire d’ajout d’employeur

s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, l’arborescence, le nom court, le lieu. Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». L’employeur est créé.

Les clients affectés But : Attribuer le client principal de la ressource (dédié à la gestion de sociétés de services).

Exemple : Société XXX, Agence XXX…

Sélectionnez « Client affecté » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un client affecté. Un formulaire d’ajout de client affecté

s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité. Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». Le client affecté est créé.

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Les types de besoin But : Lister et affecter des besoins par type de contrat.

Exemple : Accès à la messagerie, accès aux locaux, droits réseaux spécifiques, matériel…

Sélectionnez « Type de besoin » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un type de besoin. Un formulaire d’ajout de type de

besoin s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, l’arborescence, si le type de besoin est visible dans l’interface simplifiée.

Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». Le type de besoin est créé.

Les raisons du départ But : Définir la raison du départ.

Exemple : démission, retraite, mutation…

Sélectionnez « Raison du départ » dans la catégorie Ressources humaines Cliquez sur l’icône « + » afin de créer une raison du départ. Un formulaire d’ajout de raison

du départ s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité. Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». La raison du départ est créée.

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Création des gabarits de ressource

Dans la barre de tâches du greffon, sélectionnez l’icône « », puis sélectionnez « Ajouter un gabarit… ». Un formulaire de gabarit de ressource s’affiche.

Il faut au minimum renseigner le nom du gabarit et le type de contrat. Les autres champs sont facultatifs.

Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». Le gabarit d’une ressource est créé. Vous pouvez ajouter des besoins à votre gabarit. Ces besoins seront alors ajoutés à chaque

ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Besoins » dans la fiche du gabarit.

Vous pouvez ajouter des informations employeurs. Ces informations employeurs seront alors ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Infos employeurs » dans la fiche du gabarit.

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Vous pouvez aussi ajouter des tâches. Ces tâches seront alors ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Tâches » dans la fiche du gabarit. Une tâche est une action à réaliser qui est planifiée et assignée à un groupe ou à un technicien.

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires aux rapports de création RH. Ces informations supplémentaires seront ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Rapports de création RH » dans la fiche du gabarit.

Ainsi lors de l’envoi du rapport de création, ces informations complémentaires seront aussi envoyées.

Optionnel : Création des règles de champs obligatoires Dans le menu Administration, sélectionnez « Règles ».

La liste des règles disponibles s’affiche.

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Sélectionnez « Ressources humaines – Règles d'affectation de champs obligatoires par type

de contrat ». Cliquez sur l’icône « + » de la barre des tâches. Un formulaire de création de règle s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, une description, l’opérateur logique, le statut actif et un commentaire.

Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». La règle est créée. Il vous faut à présent ajouter les critères de cette règle.

Vous pouvez ajouter le critère type de contrat avec sa valeur. Dans les actions, vous pouvez lister les champs qui seront obligatoire pour ce type de

contrat.

http://localhost/glpi83/plugins/resources/front/rulechecklist.php


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Optionnel : Utilisation des checklists

Création des actions de checklists Une checklist est une liste d’actions à réaliser à l’arrivée ou au départ d’une ressource. Une fois

configurée, la liste des actions de checklists à réaliser apparait sur le central dans l’onglet

« Ressources Humaines ».

Ces checklists ne sont pas planifiables et ne sont pas assignables à un groupe ou à un technicien. Il

est possible de les planifier et de les assigner en les liants à des tâches.

Dans la barre de tâches du greffon, sélectionnez l’icône « ». Cliquez sur le « + » afin de créer une action de checklist. Un formulaire d’ajout d’action de

checklist s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, l’importance (apparaitra en rouge), le lien et une description.

Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ». L’action de checklist est créée.

Création des règles sur les types de contrat Ces règles permettent d’attribuer des actions de checklist en fonction de l’arrivée ou du départ de la

ressource et en fonction du type de contrat de la ressource.

Dans le menu Administration, sélectionnez « Règles ».

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La liste des règles disponibles s’affiche.

Sélectionnez « Ressources humaines – Règles d'affectation de checklist à un type de contrat ».

Cliquez sur l’icône « + » de la barre des tâches. Un formulaire de création de règle s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, une description, l’opérateur logique, le statut actif et un commentaire.

Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». La règle est créée. Il vous faut à présent ajouter les critères de cette règle.



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Vous pouvez ajouter le critère type de checklist ou type de contrat avec sa valeur. Dans les actions, vous pouvez lister les actions de checklist qui seront ajoutées pour ce type

de contrat et ce type de checklist. Exemple : Dans le cas de l’arrivée d’un CDI, créer un e-mail à la ressource… Les actions de checklist peuvent aussi être ajoutées à une ressource donnée : Sélectionnez l’onglet « Checklists » d’une ressource et ajoutez une action de checklist grâce au formulaire disponible.

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Déclaration d’une nouvelle ressource Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Déclarer une arrivée » ou le « + » de

la barre des tâches. L’assistant d’ajout d’une ressource commence. Sélectionnez le type de contrat. Les types de

contrat listés sont les noms des gabarits existants.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ».

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Un formulaire demandant les informations générales de la ressource s’affiche. Vous pouvez renseigner ces informations. Des informations peuvent être pré-remplies si celles-ci sont présentes dans le gabarit. Vous pouvez les modifier pour cette ressource. A noter que les champs en rouge correspondent aux champs obligatoires que vous avez créés avec la règle « Ressources humaines – Règles d'affectation de champs obligatoires par type de contrat ».



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Un formulaire demandant les informations employeurs s’affiche si vous avez coché « oui » l’option « Ajouter les informations employeurs » pour ce type de contrat. Vous pouvez renseigner l’employeur et le client affecté. Des informations employeurs peuvent être pré-remplies si celles-ci sont présentes dans le gabarit. Vous pouvez les modifier pour cette ressource.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ». Un formulaire demandant les besoins informatiques de la ressource s’affiche si vous avez

coché « oui » l’option « Ajouter des besoins » pour ce type de contrat. Vous pouvez renseigner les besoins de la ressource. Des besoins peuvent être pré-ajoutés si ceux-ci sont présents dans le gabarit. Vous pouvez les retirer pour cette ressource.


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Un formulaire demandant la photo de la ressource s’affiche si vous avez coché « oui » l’option « Ajouter une photo » pour ce type de contrat. Vous pouvez ajouter la photo de la ressource.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ». La nouvelle ressource est déclarée.

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Liaison à un utilisateur

Côté Ressource humaine Dans la liste des ressources humaines, sélectionnez une ressource. Sélectionnez l’onglet « Eléments associés ».

Un formulaire d’affectation d’éléments est disponible.

Dans la liste des éléments associables, sélectionnez « Utilisateur ».

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La liste des utilisateurs de cette ayant une habilitation dans cette entité s’affiche par ordre de prénom nom.

Sélectionnez un utilisateur. Validez l’affectation en cliquant sur « Ajouter ». Cette ressource est associée à l’utilisateur.

Côté Utilisateur Dans le menu « Administration », sélectionnez « Utilisateurs ».

Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur à associer. Sélectionnez l’onglet « Ressources humaines ». Un formulaire d’association à une ressource est disponible.

La partie 1 permet d’associer une ressource existante dans les entités où l’utilisateur possède des habilitations. Sélectionnez le type de contrat puis sélectionnez la ressource. Validez l’association en cliquant sur « Ajouter ». La ressource est liée à l’utilisateur.

La partie 2 permet de créer une nouvelle ressource à partir du profil utilisateur. Sélectionnez le type de contrat. Validez en cliquant sur « Ajouter ». La ressource est créée et liée à l’utilisateur.

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Notifications Des notifications sont disponibles pour ce greffon :

« Alert Arrival Checklists » : envoi un email informant qu’il y a des actions à effectuer pour ces nouvelles ressources.

« Alert Expired Resources Tasks » : envoi un email informant des tâches expirées. « Alert Leaving Checklists » : envoi un email informant qu’il y a des actions à effectuer pour

ces ressources partantes. « Alert Leaving Resources » : envoi un email informant que ces ressources ont normalement

quitté l’entreprise. (Date de départ indiquée mais non pas partante dans le formulaire des ressources concernées)

« Delete Resource » : envoi un email informant de la suppression d’une ressource. « Delete Resource Task » : envoi un email informant de la suppression d’une tâche pour une

ressource. « Leaving Resource » : envoi un email informant qu’une ressource a été déclarée partante. « New Resource » : envoi un email informant l’ajout d’une ressource. « New Resource Task » : envoi un email informant l’ajout d’une tâche sur une ressource. « Resource Report Creation » : envoi un email contenant le rapport de création RH. « Update Resource » : envoi un email informant de la modification d’une ressource. « Update Resource Task » : envoi un email informant de la modification d’une tâche sur une

ressource. Vous avez la possibilité d’activer ou non ces notifications.

Actions automatiques Des actions automatiques sont disponibles pour ce greffon :

« Resources » : vérifie si les ressources ayant une date de fin inférieure à la date du jour sont

bien identifiées comme partante. Si c’est le cas, envoi de la notification « Alert Leaving

Resources ».

« ResourcesChecklist » : vérifie si des actions de checklists restent non effectuées. Si c’est le

cas, envoi de la notification « AlertArrivalChecklists » si cela concerne des ressources non

déclarées partantes ou envoi de la notification « AlertLeavingChecklists » si cela concerne des

ressources déclarées partantes

« ResourcesTask » : vérifie si des tâches ayant une date de fin inférieure à la date du jour ne

sont pas terminées. Si c’est le cas, envoi de la notification « AlertExpiredTasks ».

Vous avez la possibilité d’activer ou non ces actions automatiques, de choisir la fréquence

d’exécution de ces actions.

http://localhost/glpi83/front/notification.form.php?id=60















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Déclaration d’un départ Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Déclarer un départ ». L’assistant de départ d’une ressource commence. Sélectionnez la ressource concernée, la

date du départ et la raison du départ.

Validez en cliquant sur « Déclarer un départ ». La ressource concernée est modifiée (déclarée partante). S’il existe des règles d’attribution de checklist au départ d’une ressource alors celles-ci seront

actives pour la ressource

Consultation de l’annuaire But : Rassembler les informations des ressources et de utilisateurs liés comme le matricule, l’adresse

mail, le téléphone, le client affecté, le responsable…Afin de générer un annuaire global pour

l’organisation (Exportable en CSV /PDF)

Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Annuaire » ou le « » de la barre des tâches.

La liste des ressources liées aux utilisateurs s’affiche (hors partants).

Documents

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