Guide de l’administrateur et de l’expéditeur...votre administrateur de réseau à cette fin . Importer un logo d’entreprise 1. Cliquez sur le bouton Administration dans la barre

Guide de l’administrateur et de l’expéditeurUPS CampusShipTM

© 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, le logo UPS et la couleur brune sont des marques de commerce de United Parcel Service of America, Inc. Tous droits réservés. cn_fr

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Guide UPS CampusShip™ pour les administrateurs et les expéditeurs

© 2015 United Parcel Service of America, Inc. Tous droits réservés.

Table des matièresAdministration d’UPS CampusShip

Démarrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Gérer les renseignements sur l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Gérer les emplacements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Gérer les privilèges d’expédition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Gérer les utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Expédier avec UPS CampusShip Survol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Connexion et premières étapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Mes paramètres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Expédition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Expédition des colis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Réviser les détails de l’envoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Confirmation de l’envoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Bordereau d’expédition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Expédition groupée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Expédition de fret aérien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Historique d’expédition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

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Guide de démarrage rapide pour les administrateursUPS CampusShip

© 2015 United Parcel Service of America, Inc . Tous droits réservés .

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DémarrageDès que votre représentant UPS CampusShip a inscrit votre entreprise . Vous recevrez deux courriels :

• Le premier message sera un courriel de bienvenue contenant votre code d’utilisateur et l’adresse URL vous permettant d’accéder au site .

• Le second message contiendra votre mot de passe temporaire .

1. Pour vous connecter, cliquez sur le lien correspondant à l’adresse Internet UPS CampusShip propre à votre entreprise, reçu par courriel, ou rendez-vous au campusship.ups.com.

2. Vous serez invité à vous connecter au système UPS CampusShip de votre entreprise avec le code d’utilisateur et le mot de passe reçus par courriel . Veuillez noter que le code d’utilisateur et le mot de passe sont sensibles à la casse .

Étape facultative — Si vous désirez changer la langue sur la page de connexion, faites votre choix dans le menu déroulant Langues, puis cliquez sur la flèche bleue .

3. En tant que nouvel utilisateur, vous devez lire les conditions du service UPS CampusShip et cliquer sur le bouton Accepter pour continuer .

http://www.campusship.ups.com

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Démarrage (suite)

Un administrateur UPS CampusShip peut avoir des droits intégraux à l’échelle de l’entreprise (administrateur d’entreprise) ou certains droits accordés pour un endroit particulier (administrateur pour un emplacement) .

À titre d’administrateur, vous verrez un bouton Administration adjacent au bouton Mes paramètres, dans la barre d’outils supérieure .

Cliquez sur le bouton Administration pour vous rendre à l’écran qui offre un accès complet aux fonctions d’administration d’UPS CampusShip .

1. Cliquez sur le bouton Administration pour accéder aux fonctions d’administration d’UPS CampusShip .

2. Grâce aux fonctions d’administration, vous pouvez gérer votre entreprise, vos emplacements, vos numéros de référence, vos privilèges d’expédition, vos groupes d’adresses et vos utilisateurs .

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Gérer les renseignements sur l’entrepriseDans la section Gestion des renseignements sur l’entreprise, vous allez saisir et gérer les données clés de votre entreprise, comme ses coordonnées . Vous aurez également l’occasion de choisir si vous voulez que le nom de l’entreprise ou de l’emplacement apparaisse sur les étiquettes d’expédition et d’ajouter votre logo sur tous les écrans UPS CampusShip . Si vous voulez modifier les renseignements sur votre entreprise, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton Administration, puis sur le lien approprié dans le menu de navigation gauche .

Options relatives aux numéros de référence : Sous le lien Afficher ou modifier les renseignements sur l’entreprise, vous pouvez configurer l’affichage et la confirmation des numéros de référence par défaut pour toute l’entreprise .

Libellés de connexion : Sous le lien Afficher ou modifier les libellés de connexion de l’entreprise affichés par UPS CampusShip, vous pouvez modifier les libellés des champs qui figurent sur la page de connexion UPS CampusShip (par exemple, vous pouvez remplacer « code d’utilisateur » par « numéro d’employé ») .

Paramètres du filtre IP : Par mesure de sécurité, vous pouvez choisir de limiter le nombre d’utilisateurs ayant le droit d’accéder à UPS CampusShip hors du réseau de votre entreprise (à l’exception des utilisateurs en déplacement et des administrateurs d’entreprise) . Si un utilisateur tente d’accéder à UPS CampusShip depuis une adresse IP qui n’entre pas dans la portée enregistrée, il se verra refuser l’accès et recevra un message d’erreur . Pour utiliser cette fonction, vous devez disposer de renseignements de base sur le réseau de votre entreprise; vous pouvez contacter votre administrateur de réseau à cette fin .

Importer un logo d’entreprise1. Cliquez sur le bouton Administration dans la barre

d’outils supérieure . Cliquez sur Gestion de l’entreprise, puis sélectionnez Afficher ou modifier le logo de l’entreprise affiché par UPS CampusShip .

2. Naviguez jusqu’à l’emplacement du fichier du logo . UPS CampusShip accepte deux dispositions/tailles de fichier d’image en format GIF : portrait (62 pixels par 50 pixels) et paysage (124 pixels par 50 pixels) pour une taille maximale de 4Ko . Le logo doit être conforme à ces spécifications de fichier .

3. Sélectionnez le bouton Actualiser pour afficher le logo de votre entreprise . Note : Seuls les administrateurs d’entreprise peuvent exécuter cette tâche.

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Gérer les renseignements sur l’entreprise (suite)

Dans l’écran Gestion de l’entreprise, vous pouvez supplanter toutes les options relatives aux numéros de référence des ensembles de privilèges d’expédition en configurant les paramètres suivants :

• Obliger les utilisateurs à saisir des numéros de référence lors du traitement des expéditions en cochant les cases correspondantes dans la liste 1, 2 ou 3 sous Gestion des numéros de référence .

• Autoriser les utilisateurs à sélectionner des numéros de référence dans une liste ou afficher un lien Recherche.

• Choisir de confirmer les numéros de référence employés par les utilisateurs en se reportant à la liste 1, 2 ou 3 dans Gestion des numéros de référence . (Consulter la section Gestion des numéros de référence pour savoir comment créer une liste de numéros de référence .)

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Gérer les emplacementsUn emplacement d’entreprise UPS CampusShip peut être un service, un bureau, un centre d’activité ou plusieurs services partageant la même adresse physique . Vous pouvez configurer un nombre illimité d’emplacements dans tous les pays qui offrent UPS CampusShip . Vous disposez ainsi d’une souplesse maximale pour organiser et nommer des emplacements au moyen des paramètres d’une seule entreprise . Quel que soit l’emplacement, vous pouvez choisir de faire apparaître le nom de l’emplacement ou le nom de l’entreprise sur l’adresse de retour de tous les colis que vous envoyez .

Configurez un emplacement avant d’ajouter ou d’importer des utilisateurs . Chaque emplacement doit avoir son propre numéro de compte UPS® . Avant de configurer un nouvel emplacement, vous devez connaître son numéro de compte UPS . Plusieurs emplacements peuvent avoir un seul numéro de compte UPS (par exemple, le compte 123456 peut être associé aux emplacements « salle du courrier » et « service de comptabilité ») . Vous pouvez établir un emplacement dans n’importe quel pays qui offre UPS CampusShip (par exemple, une entreprise allemande peut créer un emplacement américain sous son propre compte allemand UPS CampusShip) .

Créer de nouveaux emplacements pour l’entreprise1. Sélectionnez le bouton Administration dans la barre d’outils

supérieure . Cliquez sur Gestion des emplacements, puis sur Créer un emplacement .

2. L’écran Renseignement sur l’emplacement s’affiche . (Pour mettre fin au processus, cliquez sur le bouton Annuler au bas de l’écran .)

3. Saisissez les renseignements détaillés sur l’emplacement (par exemple, l’adresse, le nom du contact, l’adresse courriel, le numéro de téléphone avec le poste, ainsi que le numéro de compte UPS pour cet emplacement) . Si UPS vous y autorise, vous avez la possibilité d’afficher les tarifs publiés ou négociés pour chaque emplacement . Il est également recommandé de remplir les champs Renseignements sur le personnel de soutien à l’emplacement . Ces renseignements paraissent au bas de l’écran UPS CampusShip, à l’intention de tous les utilisateurs affectés à cet emplacement .

4. Assurez-vous que les champs obligatoires en gras contiennent des données exactes, puis cliquez sur le bouton Créer . Si la mise à jour ne s’effectue pas, un message vous indiquera les champs à modifier ou à remplir .

Importer de nouveaux emplacements pour l’entrepriseVous pouvez également importer des emplacements au moyen d’un fichier CSV . Pour obtenir des renseignements et des directives, veuillez consulter l’Aide en ligne en cliquant sur le lien Aide, qui figure dans la partie gauche de l’écran .

CONSEIL : Si vous avez besoin d’un numéro de compte UPS, rendez-vous sur ups.com® et sélectionnez « Ouvrir un compte UPS » sous l’onglet « Expédition » .

http://www.ups.com

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Gérer les emplacements (suite)

À titre d’administrateur UPS CampusShip, vous pouvez effectuer chercher un emplacement d’après son nom, le numéro d’emplacement ou son numéro de compte pour le transport aérien (9 chiffres) en toute rapidité .

Gérer l’affichage des tarifsLorsque qu’UPS a activé les tarifs négociés pour votre entreprise et vos comptes, vous pourrez afficher les tarifs négociés qui pour chaque emplacement, qu’il soit nouveau ou existant, et ce, à partir de la page Gestion des emplacements .

1. Cliquez sur Gérer les paramètres d’affichage des taux pour chacun des emplacements .

2. Sélectionnez Afficher les tarifs négociés pour chacun des emplacements ayant des comptes actifs, puis cliquez sur Soumettre .

Pour vérifier le paramètre d’affichage des tarifs propres à un emplacement, cliquez sur Rechercher des emplacements, puis Consultez les Paramètres d’affichage du type de tarifs pour l’emplacement en tant que tarifs « publiés » ou « négociés » . La colonne Affichage de tarifs négociés activés par UPS doit indiquer « Oui » si les tarifs négociés ont été activés par UPS, ce qui autorise les utilisateurs à les consulter .

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Gérer les emplacements (suite)

Quel que soit l’emplacement, vous pouvez configurer l’affichage des tarifs publiés ou négociés en consultant d’abord les Renseignements sur l’emplacement, puis Vérifier les paramètres d’affichage des taux . Au besoin, sélectionnez Afficher les tarifs négociés.

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Gérer les privilèges d’expéditionLes privilèges définissent les services et les options d’expédition auxquels un groupe d’utilisateurs peut accéder . Cette fonction vous permet de configurer rapidement un ensemble de privilèges s’appliquant aux nouveaux utilisateurs que vous créez . Les options offertes décrites dans Gérer les privilèges d’expédition s’appliquent au service d’expédition des petits colis seulement .

Utiliser les privilèges d’expédition par défautParmi les fonctions de base UPS CampusShip, quatre ensembles de privilèges d’expédition par défaut sont configurés dans Rechercher des privilèges d’expédition (Search Shipping Privileges) .

Voici les services offerts aux utilisateurs situés aux États-Unis ou à Puerto Rico :

• Tous les services, tous les services complémentaires (All Services, All Add-ons) (services nationaux et internationaux avec TOUS les services complémentaires) .

• Tous les services, services complémentaires limités (All Services, Limited Add-ons) (services nationaux et internationaux avec un ensemble limité de services complémentaires autorisés) .

• Services nationaux uniquement, tous les services complémentaires (Domestic Only, All Add-ons) (pas de services internationaux, mais TOUS les services complémentaires) .

• Services nationaux uniquement, services complémentaires limités (Domestic Only, Limited Add-ons) (pas de services internationaux, mais un ensemble limité de services complémentaires, par exemple, la livraison le samedi) .

Les services au sein de chaque ensemble de privilèges ci-dessous sont établis par défaut pour chaque région géographique UPS CampusShip .

• Tous les services, tous les services complémentaires (All Services, All Add-ons), Amérique du Nord et Amérique du Sud .

• Tous les services, tous les services complémentaires (All Services, All Add-ons), Europe .

• Tous les services, tous les services complémentaires (All Services, All Add-ons), Asie .

• Utilisateur international (World Travelling User) (tous les privilèges d’expédition) .

Ces ensembles de privilèges peuvent être configurés en fonction des besoins d’expédition particuliers de vos utilisateurs .

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Gérer les privilèges d’expédition (suite)

Créer de nouveaux privilèges d’expédition

Si vous voulez personnaliser les ensembles de privilèges pour l’expédition des petits colis, vous devez les créer avant de les assigner aux utilisateurs . Pour permettre à vos utilisateurs d’expédier du fret, vous devez cocher l’option Services de fret .

1. Sélectionnez le bouton Administration dans la barre d’outils supérieure . Cliquez sur Gestion des privilèges d’expédition, puis sur Créer des privilèges d’expédition .

2. La page Renseignements sur les privilèges d’expédition s’affiche . (Pour mettre fin au processus, sélectionnez le bouton Annuler en bas de l’écran .)

3. Entrez un Nom du privilège d’expédition (par exemple, « Tous les services ») . Confirmez ensuite que les Pays visés par les privilèges d’expédition sont exacts . En cas d’inexactitude, cliquez sur Modifier pour faire les changements nécessaires . Choisissez ensuite les privilèges d’expédition que vous voulez accorder, compte tenu des besoins de votre entreprise . Il y a deux façons de créer un ensemble de privilèges :

• Activer TOUS les privilèges dans une section .

• Activer certains privilèges en cochant les cases correspondantes (par exemple, méthodes de paiement ou de facturation admissibles, paramètres d’affichage des tarifs et privilèges relatifs aux carnets d’adresses) .

4. Après avoir saisi toutes les données nécessaires, cliquez sur Créer . S’il manque des données, un message vous indiquera les champs à modifier ou à remplir .

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Gérer les privilèges d’expédition (suite)

En tant qu’administrateur, vous contrôlez l’affichage des tarifs publiés ou négociés pour les utilisateurs ayant de nouveaux ou d’anciens privilèges d’expédition . Vous pouvez également choisir de ne pas afficher les tarifs aux utilisateurs .

1. Sélectionnez Gestion des privilèges d’expédition et créez ou affichez un privilège existant .

2. Sous Options d’expédition supplémentaires pour Affichage des taux au moment de l’expédition, sélectionnez Tarifs UPS publiés, Tarifs UPS négociés et publiés ou Aucun tarif .

Dans l’onglet Privilèges d’expédition, vous pouvez choisir le type de Confirmation de livraison, de Retour par UPS et de Contrôles d’importation d’UPS auxquels les utilisateurs ont accès .

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Gérer les utilisateurs

Créer de nouveaux utilisateursPour créer de nouveaux utilisateurs UPS CampusShip, saisissez les données de leur profil dans le système .

1. Sélectionnez le bouton Administration dans la barre d’outils supérieure . Cliquez sur Gestion des utilisateurs, puis sur Créer un utilisateur .

• Saisissez les données requises concernant les utilisateurs . Les champs obligatoires apparaissent en gras .

• Assignez l’utilisateur à un emplacement d’entreprise . Pour trouver l’emplacement, cliquez sur Recherche .

• Assignez un ensemble de privilèges d’expédition à l’utilisateur . Pour trouver le nom de l’ensemble de privilèges d’expédition, cliquez sur Rechercher.

• Cliquez sur Créer . L’utilisateur recevra son code d’utilisateur et son mot de passe temporaire dans deux courriels différents .

2. Pour établir des privilèges supplémentaires, notamment les pouvoirs administratifs, cliquez sur Modifier les privilèges de cet utilisateur sur la page de confirmation .

• Pour autoriser l’utilisateur à modifier l’Adresse de l’expéditeur, activez le Statut de l’utilisateur en déplacement en sélectionnant Activé .

• Les administrateurs d’entreprise aux États-Unis peuvent autoriser les utilisateurs à commander des fournitures UPS en ligne au ups.com®, en activant la fonction Responsable de la commande de fournitures UPS .

• Pour établir un pouvoir administratif (par défaut, la valeur est AUCUN pouvoir administratif) :

— Sélectionnez Administrateur d’entreprise ou Administrateur d’emplacement . Si Administrateur d’emplacement est sélectionné, activez Tous les pouvoirs d’administrateur d’emplacement ou assignez certains pouvoirs en cochant les cases appropriées .

— Pour activer et enregistrer vos choix, cliquez sur Actualiser .

http://www.ups.com

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Gérer les utilisateurs (suite)

Si vous avez configuré un utilisateur en tant qu’administrateur d’emplacement, vous devez modifier son profil et ajouter les emplacements qu’il devra gérer . Pour ce faire :

• Cliquez sur Rechercher des utilisateurs pour trouver l’utilisateur que vous venez de créer, puis cliquez sur son Code d’utilisateur .

• Cliquez sur le lien Modifier adjacent aux emplacements assignés .

• Saisissez le Nom de l’emplacement ou cliquez sur Recherche des noms d’emplacement, puis sur le bouton Ajouter .

• Vous pouvez assigner plusieurs emplacements . Une fois tous les emplacements ajoutés, cliquez sur le bouton Actualiser .

Importer de nouveaux utilisateursVous pouvez également importer des utilisateurs à partir d’un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) . Pour obtenir des renseignements et des directives, veuillez consulter l’Aide en ligne, en cliquant sur Aide qui figure dans la partie gauche de l’écran . Pour afficher la fenêtre Importer un format de fichier pour les utilisateurs, cliquez sur Aide dans la partie supérieure droite de la page Importer des utilisateurs .

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Gérer les utilisateurs (suite)

Inviter des utilisateurs à se joindre à l’entrepriseVous pouvez inviter des utilisateurs Mon UPS à se joindre à votre entreprise, afin qu’ils puissent commencer à utiliser UPS CampusShip . Cliquez sur Inviter des utilisateurs sur la page Gestion des utilisateurs, puis saisissez simplement le code d’utilisateur Mon UPS et l’adresse courriel de l’utilisateur . Le destinataire recevra un courriel l’invitant à se joindre à l’entreprise . Si l’utilisateur accepte, un avis électronique sera envoyé à l’administrateur d’entreprise .Après réception de cet avis d’acceptation, l’administrateur d’entreprise devra se connecter à UPS CampusShip, accéder au profil de l’utilisateur grâce à la fonction Recherche dans Gestion des utilisateurs, et assigner un emplacement et un privilège d’expédition à l’utilisateur .

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Expédier avec UPS CampusShipUPS CampusShip


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SurvolUn système de gestion des expéditions par Internet, hébergé par UPS, qui peut contribuer à accroître votre rendement et à réduire vos coûts . UPS CampusShip possède de puissantes fonctions et caractéristiques administratives qui assureront immédiatement la transparence de vos expéditions .

Le Guide de démarrage rapide de l’administrateur est un outil de référence détaillé et pratique qui vous aidera à gérer et à répondre à tous vos besoins d’expédition en matière de petits colis et de fret .

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples renseignements, cliquez sur Aide dans l’interface administrateur du compte UPS CampusShip de votre entreprise et choisissez Recherche de l’Administrateur .

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Connexion et premières étapesPour ouvrir une session, cliquez sur le lien avec l’adresse Internet de UPS CampusShip propre à votre entreprise que vous avez reçu par courriel ou connectez-vous au campusship.ups.com.

Vous devrez ouvrir une session dans le système de votre entreprise en utilisant le code d’utilisateur et le mot de passe qu’UPS CampusShip vous a envoyé par courriel . Le code d’utilisateur et le mot de passe sont sensibles à la casse .

Comme nouvel utilisateur, veuillez lire Convention d’utilisation de la technologie d’UPS (qui contient les modalités) et cliquez sur Accepter pour continuer .

Lors de la première connexion, on vous demandera de modifier le mot de passe temporaire . Lorsque vous avez fait le changement, cliquez sur Actualiser.

Si vous oubliez votre code d’utilisateur ou votre mot de passe, utilisez le lien Vous avez oublié votre code d’utilisateur ou votre mot de passé? et UPS CampusShip vous enverra votre code d’utilisateur et un mot de passe temporaire par courriel .

http://www.campusship.ups.com

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Connexion et premières étapes (suite)

Note : Vos services et les options d’expéditions peuvent être limités par votre Administrateur. Si vous avez un problème, contactez d’abord votre administrateur pour trouver une solution. Utilisez le moteur de Recherche de l’Administrateur pour trouver les coordonnées de votre administrateur ou utilisez le Numéro de téléphone ou l’Adresse courriel pour le soutien aux entreprises qui se trouve au bas de chaque page.

Dans la section Ressources, sélectionnez Soutien UPS CampusShip pour obtenir le numéro de téléphone du Service de soutien technique de votre région .

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Mes paramètresChoisissez d’abord vos Préférences d’expédition pour gagner du temps et assurer une expérience d’expédition qui répond à vos besoins . Sélectionnez Mes paramètres, puis Modifier les préférences d’expédition pour déterminer les options d’expédition par défaut, les valeurs de références, les modes de paiement, les alertes par courriel, les renseignements sur le ramassage, les préférences d’imprimantes, et bien plus .

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Mes paramètres (suite)

Mes paramètres est l’endroit où vous trouverez votre carnet d’adresses et celui de l’entreprise . En sélectionnant les destinataires directement dans le carnet d’adresses, vous gagnerez du temps et limiterez le nombre d’erreurs possibles . Vous pouvez également ajouter et importer de nouvelles adresses, en plus de créer une liste de distribution ayant jusqu’à 100 destinataires . Cela est pratique lorsque le même type d’envoi est expédié à tous les destinataires .

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ExpéditionLorsque vous êtes prêt à procéder à l’expédition, ouvrez une session pour accéder à la page d’Expédition . Vous pouvez alors Créer un envoi pour les colis (moins de 150 lb) ou pour du fret (plus de 150 lb) . Ensuite, sélectionnez l’option qui vous convient pour lancer la procédure d’expédition .

Les pages qui suivent vous présentent la procédure d’Expédition d’un colis .

Note : Pour que vous puissiez effectuer un Envoi de fret, l’administrateur UPS CampusShip de votre entreprise devra activer les Services de fret dans l’onglet Administration.

Emballage

Marchandise

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Expédition des colisQuelle est la destination du colis? Inscrivez d’abord un nom ou sélectionnez un contact ou une liste de distribution dans le champ destiné à cette fin . Vous pouvez également accéder au carnet d’adresses de l’entreprise ou sélectionner un Carnet d’adresses externe pour sélectionner un contact de votre carnet d’adresses de Microsoft® Outlook® .

D’où provient cet envoi? Vérifiez votre Adresse de l’expéditeur et sélectionnez Modifier pour faire un changement . L’adresse de l’expéditeur sert à déterminer le tarif et les services offerts . Il faut donc que ce soit l’adresse d’où le colis sera expédié . Au besoin, vous pouvez donner une différente adresse de retour dans l’éventualité que le colis ne puisse pas être livré .

Note : Vous pourrez uniquement modifier ces adresses si l’Administrateur de votre entreprise vous a désigné comme étant un utilisateur sur la route.

Qu’expédiez-vous? Précisez le nombre de colis dans l’envoi (jusqu’à 20) et si les colis sont de même nature . Fournissez le poids et les dimensions pour obtenir un tarif plus précis .

Consultez la page d’Aide pour en savoir plus .

Microsoft et Outlook sont des marques déposées ou des marques de commerce de Microsoft Corporation aux États-Unis ou dans d’autres pays.

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Expédition d’un colis (suite)

De quelle façon voulez-vous expédier le colis? Choisissez le service UPS que vous désirez utiliser à partir du menu déroulant . Sélectionnez Comparer les options de service pour obtenir une durée et un coût approximatifs pour l’expédition . Vous pouvez également sélectionner des services supplémentaires à partir de cette page . Pour certaines options, d’autres renseignements seront demandés à une page ultérieure .

Note : Si l’option est active, vous verrez les tarifs négociés qui sont propres à votre compte.

Voulez-vous ajouter des numéros de référence? Votre administrateur peut demander des numéros de référence pour votre envoi . Vous pouvez rechercher ou créer des références dans le champ prévu à cet effet .

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Expédition d’un colis (suite)

De quelle façon voulez-vous payer? Précisez un mode de paiement à partir du menu déroulant . Vous pouvez choisir entre Compte UPS de l’expéditeur, Facturer le destinataire, Facturer une tierce partie ou Paiement par carte.

Note : Inscrivez les nouvelles cartes de crédit dans vos Préférences d’expédition

Voulez-vous demander un ramassage? Lorsque le mode paiement est choisi, vos options de ramassage par défaut seront affichées, y compris les ramassages que vous avez déjà demandés, ainsi que l’option de Demander un ramassage sur appel. Cochez la boîte pour demander un ramassage .

Ramassage quotidien

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Réviser les détails de l’envoiVérifiez que tous les détails de l’envoi sont justes . Pour effectuer un changement, sélectionnez Modifier . Lorsque tous les détails de l’envoi vous conviennent, cliquez sur le bouton Envoyer maintenant et les données concernant votre envoi seront acheminées à UPS . Pour plus de soutien, consultez la page d’Aide ou contactez l’Administrateur UPS de votre entreprise .

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Confirmation de l’envoi

Conclure l’envoiÀ cette étape, UPS a reçu les données concernant votre envoi . Imprimez les étiquettes, placez-les sur les colis et remettez ceux-ci à UPS .

Cochez les boîtes Étiquettes et Reçu pour procéder à l’impression . Vous pouvez modifier vos préférences d’impression (imprimante laser ou thermique) pour cet envoi en particulier dans la section Préférences d’impression au bas de l’écran . Ensuite, cliquez sur Imprimer . Vous pouvez également demander d’imprimer les directives si vous le désirez .

L’écran Conclusion de l’envoi fournit des conseils pour vous proposer les prochaines étapes : acheminer votre envoi à UPS, connaître l’historique d’expédition et les directives pour expédier de nouveau .

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Bordereau d’expéditionLes administrateurs peuvent permettre aux utilisateurs la possibilité de traiter les envois de façon partielle . Cette option est pratique pour les utilisateurs qui veulent traiter l’envoi d’un colis avec UPS CampusShip avant de connaître le poids réel ou le moment exact où l’envoi sera conclu .

Au moment de traiter l’envoi, l’utilisateur qui a créé le bordereau d’expédition ou la personne qui traite le bordereau d’expédition peut accéder à l’envoi, inscrire ou modifier les données concernant l’envoi, conclure l’envoi et imprimer les étiquettes lorsque que le bouton Envoyer maintenant devient actif .

Si vous créez le bordereau d’expédition pour que quelqu’un d’autre traite le bordereau et finalise votre envoi, cochez Sauvegardez comme bordereau d’expédition .

Pour réviser vos détails, y compris le tarif avant de conclure l’envoi, assurez-vous que la boîte reste cochée tant que vous ne voulez pas finaliser votre bordereau d’expédition ou votre envoi . Une fois que vous avez terminé, cliquez Suivant .

Note : Cette option d’UPS CampusShip est offerte seulement si elle vous a été assignée par votre Administrateur.

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Expédition groupéeVous pouvez importer un groupe pouvant atteindre 250 envois à partir d’un fichier CSV . Cela permettra de traiter rapidement un groupe d’envoi à plusieurs destinataires . Lors d’un envoi groupé, l’Adresse de l’expéditeur et le mode de paiement (facturer à un numéro de compte ou à une Tierce partie seulement) doivent être les mêmes pour tous les envois .

Un fichier d’erreur sera créé pour tout envoi qui n’a pas fonctionné au sein du groupe permettant aux utilisateurs de télécharger facilement les données, de les corriger et de réimporter les données de l’envoi .

Note : Vous pourrez seulement utiliser l’expédition groupée si l’administrateur de votre entreprise vous a attribué ce privilège.

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Expédition de fret aérienComme pour l’expédition de colis, la première étape pour l’expédition de fret aérien est d’avertir UPS de la destination . Vous pouvez inscrire manuellement une adresse ou en sélectionner une de votre carnet d’adresses .

D’où provient cet envoi? Vérifiez votre Adresse de l’expéditeur et sélectionnez Modifier pour faire un changement . L’adresse de l’expéditeur sert à déterminer le tarif et les services offerts . Il faut donc que ce soit l’adresse d’où le colis sera expédié . Au besoin, vous pouvez donner une différente adresse de retour dans l’éventualité que le colis ne puisse pas être livré .

Note : Vous serez uniquement capable de modifier ces adresses si l’Administrateur de votre entreprise vous a désigné comme étant un utilisateur sur la route.

De quelle façon voulez-vous expédier le fret? Choisissez le service UPS que vous désirez utiliser à partir du menu déroulant . Vous pouvez également inscrire le poids approximatif de l’envoi . Cela permettra de vous proposer un coût plus juste pour l’expédition . Ensuite, choisissez la date de l’envoi et l’heure à laquelle le fret sera prêt, ainsi que l’heure limite à laquelle UPS peut effectuer le ramassage .

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Expédition de fret aérien (suite)

De quelle façon voulez-vous expédier le fret (suite)? Précisez le mode de paiement à partir du menu déroulant . Vous pouvez choisir entre : Prépayé par l’expéditeur, Sur réception de la marchandise ou Tierce partie.

Lorsque l’option de facturation est Prépayé par l’expéditeur, vous pouvez choisir entre votre numéro de compte UPS à six ou à neuf chiffres .

Note : Pour afficher un numéro de compte à neuf chiffres, l’Administrateur pour votre entreprise doit ajouter le compte à l’emplacement UPS CampusShip où vous êtes affecté.

Inscrivez les détails de l’envoi . Vous avez cinq lignes par envoi pour donner des détails qui sont propres à l’envoi comme : « Est-ce que le fret sera sur une palette? » ou « Est-ce que l’envoi est composé d’articles séparés » . l’information qui se trouve dans cette section doit être complète .

Les palettes et les articles qui ont les mêmes dimensions (longueur, largeur et hauteur) peuvent être entrés sur la même ligne . Vous aurez également besoin de fournir un poids approximatif des colis pour chaque ligne .

À cette étape, vous pouvez également donner un numéro de référence pour l’expéditeur et un pour le destinataire .

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Choisir les options d’expédition. Vous pouvez fournir une valeur à déclarer ou à assurer pour votre envoi . Précisez toute directive particulière à votre envoi et fournissez jusqu’à cinq adresses courriel où recevoir les avis d’expédition ou de réception . Vous pouvez aussi fournir un message personnalisé pour les destinataires du courriel .

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Revoir les détails de l’envoiComme pour l’envoi de colis, vous avez l’occasion de vérifier que tous les détails de l’envoi sont justes . Pour effectuer un changement, sélectionnez Modifier . Lorsque tous les détails de l’envoi vous conviennent, cliquez sur le bouton Envoyer maintenant et les données concernant votre envoi seront acheminées à UPS . Pour plus de soutien, veuillez contacter l’Administrateur UPS de votre entreprise .

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Confirmation de l’envoiLorsque vous avez conclu votre envoi, vous pouvez visualiser/imprimer la documentation concernant l’envoi qui comprend les bordereaux d’expédition aérienne .

Trois exemplaires du connaissment aérien seront imprimés .

1. Un exemplaire doit être signé et remis au chauffeur d’UPS

2. Le second doit être signé et joint à l’envoi

3. Le troisième doit être conservé à vos dossiers

Pour modifier ou annuler un envoi de fret aérien, ou pour trouver le point de déchargement de fret aérien le plus près, composez le :

Calgary, Alberta : 403-387-0430

Richmond, Colombie-Britannique : 604-273-3101

Dartmouth, Nouvelle-Écosse : 902-468-1143

Mississauga, Ontario : 905-671-5454

Ottawa, Ontario : 613-773-9650

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Historique d’expéditionSélectionnez Afficher l’historique dans la barre d’outils . Il suffit de cocher l’envoi qui vous intéresse, puis de cliquer sur le bouton approprié pour demander un ramassage, voir les détails ou imprimer un reçu, effectuer le suivi, expédier à nouveau, demander une interception ou une annulation .

Historique (colis) Historique (fret)

Documents

Guide de l’administrateur et de l’expéditeur...votre administrateur de réseau à cette fin . Importer un logo d’entreprise 1. Cliquez sur le bouton Administration dans la barre