Guide de l’exposant · Guide de l’exposant - 14, 15 & 16 Janvier - Exhibitor’s Guide-thJanuary 14th, 15th & 16 - 2020. Procédures et Directives aux Exposants Salon de lag icultue

Guide de l’exposant - 14, 15 & 16 Janvier -

Exhibitor’s Guide - January 14th, 15th & 16th -

2020

Procédures et Directives aux Exposants Salon de l’agriculture 2020

14, 15 et 16 janvier 2020

Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8 Téléphone : 450.771.1226 Courriel : [email protected]

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HORAIRE D’OUVERTURE (visiteurs)*

14 et 15 janvier 2020 de 9 h 00 à 17 h 00 16 janvier 2020 de 9 h 00 à 16 h 30

*sujet à changement sans préavis

SITE de l’ÉVÉNEMENT

Espace Saint-Hyacinthe (Même Site que l’Expo de Saint-Hyacinthe)

Sortie 130 et 133 / Autoroute 20 4 Pavillons d’Expositions :

Centre BMO / Pavillon Jefo (anciennement des Pionniers) / Pavillon La Coop / Pavillon Soleno

Stationnement E1 : Réservé camions et remorques (Longue durée seulement) voir plan du site.

Adresse de Livraison - SITE DE L’EXPOSITION

Bureau du promoteur / Centre BMO 2730, rue Beauparlant, St-Hyacinthe (Québec) J2S 4M8

Pour le montage et le démontage des kiosques - Voir l’horaire inscrit dans le courriel envoyé à ce sujet. Urgence : 450.230.3542 (Annik Martin, coordonnatrice d’événement)

mailto:[email protected]


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FOURNISSEURS OFFICIELS*

* Le Salon n'offre aucune garantie relative aux produits / services fournis par les fournisseurs officiels.

Service de location de Kiosques & Meubles GES-Canada - Fournisseur Officiel Contactez le Service à la clientèle Téléphone : 514.367.4848 Courriel : [email protected] Télécopieur : 514.367.4850

Lavage de machinerie Hydro-performance - Fournisseur Officiel Contactez Frédéric Côté Téléphone : 819.388.7686 Courriel : [email protected] ** La température extérieure doit être supérieure à -10°C pour que le lavage puisse être fait.

Internet avec fil Bell Canada - Fournisseur Officiel Téléphone : 1.800.472.5113 Courriel : [email protected] ** Si vous désirez un accès sans faille, nous vous suggérons de réserver le service Internet avec fil, en communiquant directement avec eux.

Équipement Audiovisuel Son-Arts Productions Téléphone : 450.773.0280 Courriel : [email protected] Email : [email protected]

www.son-arts.com

Fournisseur EXCLUSIF de Vin, Bière et Alcool Organisation d’un Événement / Aide-Mémoire

** Les coordonnées de NOTRE traiteur EXCLUSIF vous seront fournies sur réception de votre formulaire de réservation pour l’organisation d’un événement ou sur demande.

Électricité

LSM Ambiocréateurs Contactez Michel Baron Téléphone : 418-571-3237 Courriel : [email protected]

** L’électricité jusqu’à 800 watts (120 volts) est inclus dans le prix de base de votre emplacement. Pour des besoins excédant 800 watts ou pour du 220 volts, placez votre commande directement chez notre fournisseur.

PUBLICITÉ Guide officiel du Salon de l’agriculture La Terre de Chez Nous – Média officiel Contactez Marie-Claude Bernard Téléphone : 450.679.8483 x7712 Courriel : [email protected]

Contactez Marie-Josée Farrese Téléphone : 450.679.8483 x7398 Courriel : [email protected]

Service de Traiteur (Repas et/ou Cocktail) Organisation d’un Événement / Aide-Mémoire

** Les coordonnées de NOS traiteurs EXCLUSIFS vous seront fournies sur réception de votre formulaire de réservation pour l’organisation d’un événement ou sur demande.

NOUVEAUTÉS Guide officiel du Salon de l’agriculture La Terre de Chez Nous – Média officiel Contactez Guillaume Cloutier Téléphone : 450.679.8483 x7416 Courriel : [email protected]













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ADMISSION – BILLETS DE COURTOISIE EXPOSANTS EXPOSANT : Chaque contact signataire (exposant) va recevoir par courriel un certain nombre de billets

de COURTOISIE inclus avec la location de son emplacement. Les BILLETS DE COURTOISIE EXPOSANTS inclus dans la location de votre emplacement vous seront envoyés par courriel ainsi que votre HORAIRE D’ENTRÉE, quelques semaines avant l’événement. Ceux-ci pourront être distribués à vos représentants présents à votre kiosque ainsi qu’à vos clients. IMPORTANT ! Veuillez prévoir 1 billet par représentant présent par jour d’événement (3 jours = 3 billets / personne) Si vous prévoyez avoir besoin de billets supplémentaires, veuillez compléter et nous retourner :

BILLETS de PRÉVENTE – voir la section des Annexes ACCUEIL des EXPOSANTS L’Accueil des Exposants sera ouvert le lundi 13 janvier (journée du montage) de 8 h 00 à 17 h 00 et de 7 h 30 à 16 h 00 les mardi, mercredi et jeudi (journées de l’événement). En cas de besoin de dernière minute, des billets EXPOSANTS supplémentaires seront disponibles, à l’Accueil des Exposants, au coût de 12 $ chacun et devront être payés sur place (argent comptant ou carte de crédit). Notez que ces billets ne porteront aucun nom de société. S’il vous reste des billets à distribuer, vous pourrez aussi les déposer à l’Accueil des Exposants. Cependant, nos employés ne feront pas le contrôle de l’identité des gens qui demanderont ces billets. VISITEUR : Le coût régulier pour un visiteur est de 15 $ (ou passeport 3 jours / 36 $)

Horaire d’ouverture : mardi et mercredi de 9 h 00 à 17 h 00 jeudi de 9 h 00 à 16 h 30

FOURNISSEUR : Un laissez-passer LIVRAISON est obligatoire pour tout fournisseur qui doit avoir accès

temporairement au site, pour livraison ou réparation. Celui-ci sera disponible sur demande SEULEMENT, au bureau du promoteur, durant l’événement.

N.B. La direction se réserve le droit de refuser l’admission à l’événement, à tout visiteur, exposant ou employé d’un exposant qui, après avoir été avisé, a un comportement indésirable ou qui entrave le bon fonctionnement de l’événement.



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KIOSQUE (réglementation) -voir Stipulations et règlements pour plus d’informations.

DROIT DE VUE DES KIOSQUES Les 5 premiers pieds des cloisons de côté ne doivent pas dépasser 3 pieds de hauteur. Dimensions (voir diagramme)

A. Cloison arrière : largeur 10’, hauteur 8’ B. Cloison de côté (arrière) : largeur 5’, hauteur 8’ C. Cloison de côté (avant) : largeur 5’, hauteur 3’

ENSEIGNES, BANNIÈRES ET ANIMATION AU KIOSQUE Les enseignes, les bannières et l’animation doivent être contenues dans le périmètre du kiosque. Aucun équipement ni animation ne doit excéder les limites du kiosque ni déranger les kiosques voisins. Les allées doivent demeurer libres à la circulation des visiteurs. (Aucun accrochage au plafond, ni aux rampes, ni aux murs du Centre BMO). Aucune animation bruyante ne sera tolérée dans les pavillons d’exposition. La hauteur des plafonds (maximum disponible) est de 35 pi dans le Centre BMO, 20 pi dans le Pavillon Jefo, 20 pi pour le Pavillon Soleno et 35 pi dans le Pavillon La Coop. Voir les Stipulations et règlements pour plus de détails.

L’affichage sur le mur mitoyen (supérieurs à 8 pi) est permis seulement sur le côté intérieur de votre kiosque et seulement à la condition que le côté visible chez votre voisin soit propre et esthétique, sans logo ou identification quelconque.

ENTRETIEN MÉNAGER Durant la journée, un entretien des allées publiques est maintenu et tous les soirs, un nettoyage complet des allées est effectué. Le nettoyage de l’intérieur du kiosque est sous la responsabilité de l’exposant. Celui-ci doit déposer ses rebuts dans les poubelles chaque soir, à la fermeture. (Service de nettoyage offert sur demande par GES Canada). Des barils-poubelles seront disposés en nombre suffisant pour conserver le parquet d’exposition propre.



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PERSONNEL REQUIS AU KIOSQUE Les exposants doivent avoir, au minimum, une personne en service dans leur kiosque en tout temps. Quelqu’un doit être en poste au moins 15 minutes avant l’ouverture des portes (8 h 15) et la présence en poste est obligatoire jusqu’à la fermeture de l’événement aux visiteurs (mardi et mercredi 17 h 00 / jeudi 16 h 30).

SOUS-LOCATION DES EMPLACEMENTS La sous-location des emplacements est strictement interdite. Pour partager un kiosque vous devez obtenir préalablement l’autorisation écrite du Salon, laquelle sera à l’entière discrétion de celui-ci.

SOLLICITATION ET MATÉRIEL PUBLICITAIRE Ces activités sont permises dans votre emplacement seulement et sont interdites dans les allées, les restaurants, le hall d’accueil ou dans les autres kiosques.

La distribution d’échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu’à l’intérieur des limites du kiosque de l’exposant. Il est strictement interdit de distribuer du matériel publicitaire, que ce soit par les exposants ou tout individu ou organisme indépendant sans l’autorisation du Salon de l’agriculture, sous peine d’amende. L’interdiction de distribution s’étend aux stationnements du site ainsi qu’aux environs (ex. parebrises des véhicules dans les stationnements et dans les rues avoisinantes).

RÈGLEMENTS CNESST – TRAVAUX EN HAUTEUR (MONTAGE) La CNESST nous a signifié dans un rapport d’intervention, que tout travailleur œuvrant à plus de 3 m de hauteur doit être protégé efficacement contre une chute. L’employeur de celui-ci a l’obligation de s’assurer que le travailleur exécute son travail en étant protégé contre les chutes (ex. vérification à savoir si le travailleur porte son harnais de sécurité, s’il utilise les équipements prévus, etc.). Lorsque l’inspecteur de la CNESST constate une situation dangereuse, tel un travailleur en danger de chute, il se doit d’intervenir.

ASSURANCES et RESPONSABILITÉS -voir Stipulations et règlements pour plus d’informations.

ASSURANCES Les exposants doivent avoir leurs propres assurances. Le Salon ne se tiendra pas responsable des blessures aux individus, des pertes ou dommages causés aux produits, kiosques, outillage ou détérioration par le feu, l’eau, les accidents, le vol ou autres causes occasionnées durant leur séjour dans l’édifice ou ses dépendances. L’exposant est tenu de contracter à ses frais, une police multirisques-exposition. L’exposant devra fournir au Salon, sur demande, une preuve d’assurance. EMPÊCHEMENT Si le Salon se voit forcé d’annuler son événement ou ne peut permettre à l’exposant de prendre possession de l’espace qu’il a loué, pour motifs hors de son contrôle (guerre, feu, grève, désobéissance civile, conditions climatiques, lock-out, désastres naturels ou autres), le Salon de l’agriculture sera exonéré de tout blâme et de toute responsabilité.



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RESPONSABILITÉ En aucune circonstance, le Salon n’assumera la responsabilité de dommages, pertes ou vols. Nous vous recommandons de lire très attentivement les règlements pour les exposants inscrits au verso de votre contrat de location d’espace. ACQUITTEMENT DES COMPTES Les exposants doivent respecter les modalités de paiement indiquées sur le contrat qu’ils ont signé. Les exposants ne sont admis sur le site d’exposition que s’ils ont déjà acquitté en totalité les sommes dues au Salon. PRÉCAUTIONS À PRENDRE Pour les exposants de machinerie lourde, nous demandons de placer un morceau de tapis sous les roues des véhicules et d’enlever la neige ou la boue avant d’entrer sur le site d’exposition. Un polythène ou l’équivalent devra recouvrir le plancher sous les véhicules ou tout équipement motorisé utilisant des lubrifiants. Il est maintenant OBLIGATOIRE d’utiliser le ruban collant 2 faces pour les tapis, de marque « Echo Tape ». Celui-ci est maintenant disponible au bureau du promoteur (entrée du Centre BMO), au coût de 20 $/un. Dans le cas où nos équipes devraient nettoyer l’emplacement loué et effectuer un dégommage, ces frais seront à la charge de l’exposant. SÉCURITÉ 1. Les réservoirs à essence des équipements doivent être vides, les bouchons attachés avec du ruban

gommé et les batteries débranchées. 2. Aucun kiosque, ni aucun matériel ne devra cacher les déclencheurs d’alarmes, les chambres

électriques, les panneaux de signalisation et les sorties d’urgence. 3. Le Salon retiendra les services de gardiens compétents et fiables et verra à prendre les mesures

nécessaires pour assurer la protection des biens des exposants, mais le Salon n’assumera pas la responsabilité de dommages, de pertes ou de vols.



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ENTRÉE & SORTIE des EXPOSANTS ENTRÉE DES EXPOSANTS (Voir plan) Veuillez respecter l’horaire inscrit sur le laisser-passer du livreur (HORAIRE D’ENTRÉE) qui vous sera envoyé par la poste quelques semaines avant l’événement.

Ce laisser-passer vous donnera accès à l’entrée du débarcadère du Centre BMO, selon l’horaire qui vous aura été assigné, à compter de 8 h 00.

Horaire du service de chariot élévateur (montage) : Jeudi, le 9 janvier 2020 de 8 h 00 à 17 h 00 Vendredi, le 10 janvier 2020 de 8 h 00 à 17 h 00 Lundi, le 13 janvier 2020 de 8 h 00 à 12 h 00 (midi)

Les pavillons seront ouverts samedi, le 11 janvier et dimanche, le 12 janvier 2020 de 8 h 00 à 17 h 00 mais le service de chariot élévateur ne sera pas disponible.

Le Salon se réserve le droit de charger des frais de 150 $/heure à tout exposant qui utilise le service de chariot élévateur pendant une période de plus de 30 minutes.

Veuillez nous aviser de tout changement ou retard !

Les exposants avec des kiosques (10x10 et moins), qui ne requièrent pas de chariot élévateur, peuvent entrer lundi, le 13 janvier 2020 entre 8 h 00 et 16 h 00 sans laisser-passer. Des équipements de transbordement manuel seront disponibles à tous les points de déchargement. DÉMONTAGE ET SORTIE

Le Salon de l’agriculture se termine jeudi, le 16 janvier 2020 à 16 h 30 Horaire de démontage et sortie :

Jeudi, le 16 janvier 2020 de 16 h 30 à 22 h 00

Vendredi, le 17 janvier 2020 de 7 h 30 à 12 h 00 (midi)

Tout exposant qui n’aura pas quitté les lieux dans les délais prescrits, se verra facturer une pénalité de 1 000 $ plus taxes. De plus, dans le cas où un exposant n’aurait pas récupéré tout son matériel (incluant le kiosque) avant 15 h 00, le 17 janvier 2020, le matériel restant sera confié à notre transporteur officiel et l’exposant devra le récupérer à ses frais. Il est très fortement recommandé que les exposants sécurisent, au début du démontage, les articles de valeur qui se transportent facilement et qu’ils assurent eux-mêmes la surveillance de leur kiosque. Les instructions pour la sortie de chaque exposant seront données avant la fin de l’événement.



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POINTS de RESTAURATION sur PLACE Deux points de restauration seront ouverts aux exposants le lundi 13 janvier 2020 (pendant le montage) :

- Point de restauration du Pavillon Soleno – de 11 h 00 à 14 h 00, - Cantine du Pavillon Jefo, 11 h 00 à 15 h 00

Pendant l’événement, chaque pavillon d’exposition est doté d’un point de restauration ouvert selon les heures d’ouverture du site.

HÉBERGEMENT

Nous avons réservé des blocs de chambres à des tarifs avantageux pour nos exposants ! Premier arrivé, premier servi !

* Prix préférentiels du 13 au 15 janvier 2020 inclusivement *

* Mentionnez la promotion « Salon de l’agriculture » et réservez avant le 15 décembre 2019 *

Holiday Inn Express (à St-Hyacinthe) Hôtel Le Dauphin (à St-Hyacinthe) 450.251.1111 1.800.465.4842

Vous pouvez aussi consulter le site du Bureau d’information touristique de Saint-Hyacinthe au www.tourismesainthyacinthe.qc.ca pour d’autres options.

STATIONNEMENTS & NAVETTES DU STATIONNEMENT ET DES NAVETTES GRATUITES Stationnement gratuit disponible sur le site de l’événement PREMIER ARRIVÉ, PREMIER PLACÉ (places limitées) et aux Encans de la ferme, situés au 5110, rue Martineau, St-Hyacinthe (Qc) J2R 1T9. Une navette gratuite, en continu, vous amènera au site de l’événement (Espace St-Hyacinthe). De plus, un service de navettes sera offert entre l’Hôtel Holiday Inn Express, l’Hôtel Le Dauphin et le site de l’événement du Salon de l’agriculture (Espace St-Hyacinthe) entre 8 h 00 et 18 h 00 pour les exposants et les visiteurs qui utilisent l’hébergement à ces endroits.


http://www.tourismesainthyacinthe.qc.ca/


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Le SALON de l’agriculture, C’EST AUSSI… !

BILLETS de PRÉVENTE – Annexe B

Vous souhaitez offrir des billets à vos clients & bénéficier du tarif privilège qui vous est accordé à titre

d’exposant? À l’achat de 20 billets et plus, le coût du billet sera de 12 $ au lieu de 15 $ et il peut diminuer

jusqu’à 7 $ l’unité selon la quantité utilisée.

Comment? Complétez l’annexe ‘’billets prévente électroniques disponibles’’ sur la page web exposant :

salondelagriculture.com/expo-champs/exposants/ Les billets pourront être téléchargés et imprimés OU

pourront être transférés par courriel avec la plateforme d’invitation, selon l’option choisie.

*Des frais de 5 $ par tranche de 20 billets seront facturés pour toute impression réalisée par le promoteur.

Avantages d’utiliser la plateforme d’invitation :

• permet de transférer les billets par courriel à vos clients ou représentants qui souhaitent retransférer

ceux-ci à leurs clients;

• permet très facilement d’importer des listes Excel de vos clients ou représentants.

• donne accès ($) à des statistiques très intéressantes. Ex : connaître quel client est entré sur le site et

quand. Ces informations pourraient être utiles pour vos suivis après événement et pour la planification

de vos événements ou activités sur votre terrain.

S’il vous reste des billets à distribuer, vous pourrez les déposer à l’accueil des exposants. Notez que nos

employés du Salon ne feront pas le contrôle de l’identité des gens qui demanderont vos billets.

Au besoin, des billets supplémentaires seront disponibles à l’accueil des exposants, au coût de 12 $ chacun

(tarif exposant) et devront être payés sur place (argent comptant ou carte de crédit). Les demandes de plus

de 20 billets pourront être imprimées* ($) au bureau du promoteur et facturés sur utilisation, après

l’événement.

Organisation d’un ÉVÉNEMENT – Annexe J

ORGANISATION d’un ÉVÉNEMENT Vous désirez organiser un événement, n’hésitez pas à communiquer avec nous !

Au plaisir de vous aider à faire de votre idée un WoW !

Pour Informations ou Réservation : * Réservez auprès de Marie-Claude Champagne [email protected] - / 450.768.9934


http://salondelagriculture.com/expo-champs/exposants/



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Gala CÉRÈS 2020 (31e édition) – Annexe C

Honoris Causa - M. Réal Laflamme

Président, fondateur de la Ferme Roflamme

Sous la présidence d'honneur de M. Maxime Otis, Vice-président, Services bancaires aux entreprises

chez BMO Banque de Montréal

Mercredi, le 15 janvier 2020 Cocktail VIP à 17 h 30, suivi du souper 5 services à 19 h 00

Centre de Congrès St-Hyacinthe

1325, rue Daniel-Johnson Ouest, Saint-Hyacinthe, QC J2S 8S4

Coût du billet : 120 $ plus taxes (Billet disponible à l’unité ou table de 8 à 10 personnes)

Pour Informations ou Réservations (places limitées) *Réservez auprès de Gina Poirier, avant le 6 décembre 2019 !

[email protected]

Organiser un Groupe ORGANISER UN AUTOBUS Le tarif de groupe (12 $/personne) s’applique à partir de 10 personnes, sur réservation seulement.

Pour Informations ou Réservation : *Réservez auprès de Janie Fontaine, avant le 10 janvier 2020 !

[email protected]

* RÉSERVATIONS OBLIGATOIRES *





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Nouveautés 2020 – Annexe G

Date limite pour s’inscrire

Vendredi, le 1 novembre 2019

Conditions d’inscription aux NOUVEAUTÉS du Salon de l’agriculture 2020 :

La Nouveauté doit être un produit ou un service.

Le produit ou service proposé ne doit pas avoir été disponible lors de l’année

précédente.

Assurez-vous d’avoir une photo de haute qualité pour illustrer votre nouveauté, car

seuls les textes avec photo, reçus dans les délais et conformes, seront publiés.

* Le Salon de l’agriculture se réserve le droit de limiter le nombre de NOUVEAUTÉS par exposant

ou encore de refuser toute proposition de nouveauté conformément aux règlements.

Procédure pour les Inscriptions aux NOUVEAUTÉS 2020 :

Suite à un intérêt manifesté de votre part à présenter une Nouveauté à la question figurant dans le

Formulaire de location d’espace au Salon de l’agriculture 2020 :

Un représentant de La Terre de Chez Nous vous contactera pour vous indiquer les procédures

et les normes graphiques à respecter.

La publication des photos et/ou des textes demeurent à la discrétion de la Terre de Chez

Nous.

S’il s’agit d’un ajout (après la signature de votre contrat de location d’espace) :

Veuillez envoyer un courriel à [email protected] en indiquant clairement :

Objet : NOUVEAUTÉS Salon 2020

Le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter dans votre entreprise

• Suite à la réception de ce courriel un représentant de La Terre de Chez Nous

vous contactera pour vous indiquer les procédures et les normes graphiques à

respecter.

Pour plus d’informations, communiquez avec :

Janie Fontaine [email protected] / 450.768.9936

BUREAUX ADMINISTRATIFS (Adresse permanente)

Salon de l’agriculture 2670, av. Beauparlant, St-Hyacinthe, Québec, J2S 4M8

Téléphone : 450.771.1226 - [email protected] www.salondelagriculture.com





http://www.salondelagriculture.com/


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OPENING HOURS (visitors)*

January 14th and 15th, 2020 from 9 am to 5 pm January 16th, 2020 from 9 am to 4.30 pm

*subject to changes without notice

EVENT SITE

Espace Saint-Hyacinthe (Saint-Hyacinthe Expo site)

Exit 130 et 133 / Highway 20 4 Expositions Pavilions:

BMO Centre / Jefo Centre / La Coop Centre / Soleno Centre

Delivery Address – EXHIBITION SITE

Promotor’s Office / BMO Centre 2730, rue Beauparlant, St-Hyacinthe (Québec) J2S 4M8

Schedule for installation and dismantling the exhibits is specified in an email sent. Emergency: 450.230.3542, Annik Martin, Event Coordinator



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OFFICIAL SUPPLIERS*

* Le Salon does not offer any warranty regarding products / services provided by official Suppliers.

Kiosk and Furniture Rental Service GES-Canada – Official Supplier Contact Customer Service Phone: 514.367.4848 Email: [email protected] Fax: 514.367.4850 Machinery Washing Hydro-performance – Official Supplier Contact: Frédéric Côté Phone: 819.388.7686 Email: [email protected] ** The outside temperature must be above -10°C for Machinery washing.

Wired Internet Access Bell Canada - Official Supplier Phone: 1.800.472.5113 Email: [email protected] ** If you need a stable and fast internet connection at every moment, we strongly suggest you contact Bell so they can provide you a private wired internet access.

Audiovisual Equipment Son-Arts Productions Contact: Jean-Francois Laroche Phone: 450.773.0280 Email: [email protected]

www.son-arts.com

EXCLUSIVE Supplier of wine, beer and alcohol Event Organization / Checklist

** Contact Information’s of OUR EXCLUSIVE caterer will be provided to you upon reception of your reservation form for an event organization or upon request.

Electricity

LSM Ambiocréateurs

Contact: Michel Baron Phone: 418.571.3237 Email: [email protected] ** Electricity up to 800 watts (120 volts) is included in the rental price of your space. For requirements exceeding 800 watts or 220 volts, place your order directly with our Supplier.

ADVERTISING - PUBLICITY Salon de l’agriculture Official Guide La Terre de Chez Nous – Official Media Contact: Marie-Claude Bernard Phone: 450.679.8483 x7712 Email: [email protected]

Contact: Marie-Josée Farrese Phone: 450.679.8483 x7398 Email: [email protected] NOVELTIES La Terre de Chez Nous – Official Media

Salon de l’agriculture Official Guide Contact: Guillaume Cloutier Phone: 450.679.8483 x7416 Email: [email protected]

Catering Service (Meal and/or Cocktail) Event Organization / Checklist

** Contact Information’s of OUR caterers will be provided to you upon reception of your reservation form for an event organization or upon request.











Procedures and guidelines for exhibitors Salon de l’agriculture 2020

January 14th, 15th and 16th 2020

Salon de l’agriculture – 2670, av. Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8 Téléphone : 450.771.1226 Courriel : [email protected]

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ADMISSION – EXHIBITOR TICKETS EXHIBITOR: Each exhibitor will receive, by mail, a certain number of pre-sales tickets included with

the renting of its space. The EXHIBITOR TICKETS included in the rental of your space will be emailed to you with your entry schedule, a few weeks before the event. These can be distributed to your representatives present at your kiosk as well as to your customers. IMPORTANT ! Please allow 1 ticket per representative present per event day (3 days = 3 tickets / person) If you plan to need additional tickets, please complete and return to us:

PRESALE TICKETS – Annex B (see the Annex section for more information) EXHIBITOR’S SERVICE COUNTER The Exhibitors’ service counter will be open on Monday, January 14th (installation Day) from 8 am to 5 pm and from 7.30 am to 4 pm on Tuesday, Wednesday and Thursday (exhibition days). In case of last-minute need, additional exhibitor tickets will be available, at the Exhibitors’ service counter, at a cost of $12 each and will have to be paid on-site (cash or credit card accepted). Please note that these tickets will not bear any business names. If you still have tickets to distribute, you can also drop them off at the exhibitors’ service counter. However, our employees will not control the identity of the people who will ask for these Tickets. VISITOR: The regular price for a visitor is $15 (or 3 days Passport / $36)

Opening Hours: Tuesday and Wednesday from 9 am to 5 pm Thursday from 9 am to 4.30 pm

SUPPLIER: A delivery pass is obligatory for any supplier who must have temporary access to the site,

for delivery or repair. This pass will be available on request only at the Promotor’s office during the Event.

N.B. Management reserves the right to refuse admission to the Event to any visitor, exhibitor or employee of an exhibitor who, after being notified, has undesirable behavior or hinders the proper functioning of the Event.





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BOOTH (regulation) -see Stipulations and rules for more information.

BOOTH, RIGHT OF VIEW The first 5 feet enclosing the side the stand must not exceed 3 feet in height. Dimensions (see Diagrams)

A. Back partition: Lengh 10’, height 8’ B. Side partition (back): Lengh 5’, height 8’ C. Side partition (front): Lengh 5’, height 3’

SIGNS, BANNERS and ANIMATION at the BOOTH Signs, banners and animation must be contained within the perimeter of your stand. No equipment or animation should exceed the kiosk limits or disturb the nearby kiosks nor be an obstacle to crowd movement in the alleys. (No hanging on the ceiling, ramps or walls of the BMO Centre). No loud presentations will be tolerated in the exhibition halls.

The maximum clearance height is 35 feet in the BMO Center, 20 feet in the Jefo Pavilion, 20 feet for Soleno Pavilion and 35 feet at La Coop.

A sign installed on the adjoining wall is authorized only on the inside wall of your booth. The walls over 8 feet high (visible from your neighbor’s booth) must look nice and clean without any logo or identification.

CLEANING During the day, a maintenance of the public aisles is maintained and every evening a complete cleaning of the aisles is carried out. The cleaning of the inside of the kiosk is under the responsibility of the Exhibitor. He as to his garbage in the trash cans every night at the Closing. Cleaning Service is available on request by GES Canada. Waste barrels will be arranged in enough numbers to keep the floor of the exhibition clean.





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PRESENCE AT THE BOOTH Exhibitors must have at least one person in service at their booth at all time. Somebody must be in place 15 minutes before the opening of the doors (8.15 am) and the presence in the stand is obligatory until the closing of the exhibition to visitors (Tuesday and Wednesday 5 pm / Thursday 4.30 pm).

SEBLETTING OF LOCATIONS Subletting of locations is strictly prohibited. To share a space, you must obtain beforehand a written

permission from Le Salon, which is at the Salon’s complete discretion.

SOLLICITATION AND ADVERTISING MATERIAL These activities are permitted in your kiosk only and are prohibited in aisles, restaurants, lobby or other booths. The distribution of samples, souvenirs, advertising material and commercial solicitation shall be made only within the limits of the Exhibitor’s kiosk. It is strictly forbidden to distribute advertising material, either by exhibitors or any independent individual without the permission of Le Salon, under penalty of FINE. The distribution ban extends to the parking lot of the site as well as to the surrounding area (e.g. windshields of vehicles in parking lots and on nearby streets). CNESST REGULATIONS – WORK IN HIGHT (MONTAGE) The CNESST has told us in an intervention report that any worker working above than 3 meter in height must be effectively protected against a fall. The employee’s employer has an obligation to ensure that the worker is performing his or her work by being protected from falls (e.g. checking whether the worker is wearing his safety harness, using the equipment provided, etc.). When the CNESST inspector finds a dangerous situation, such as a worker in danger of falling, he must intervene.

INSURANCE and RESPONSABILITIES -see Stipulations and rules for more information.

INSURANCE Exhibitors must have their own insurance. Le Salon will not be held responsible for personal injury, loss or damage to products, kiosks, tool or damage caused by fire, water, accidents, theft or other causes during their stay in the building or its dependencies. The exhibitor is required to contract a risk-exposure policy at his own expense. The exhibitor will have to provide upon request a proof of insurance to Le Salon. IMPEDIMENT If the Salon de l’agriculture is forced to cancel the exhibition or to deny the exhibitor permission to take possession of the rented space for reasons beyond its control (war, fire, strike, civil disobedience, climatic conditions, lock-out, natural disasters, etc.), the Salon will be exonerated of all blame and responsibility.





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RESPONSABILITY Under no circumstances will le Salon assume responsibility for damages, losses or thefts. We recommend that you read very carefully the stipulations and regulations for the exhibitors as mentioned at the end of your space rental form. We recommend that you read the rules for the exhibitors listed on the back of your space lease very carefully. PAYMENT of ACCOUNTS Exhibitors must comply with the terms of payment indicated on the contract they have signed. Exhibitors are only allowed on the exhibition site if they have already paid in full the sums due to Le Salon. PRECAUTIONS TO BE TAKEN For heavy machinery exhibitors, we ask to place a piece of carpet under the wheels of vehicles and remove snow or mud before entering the exhibition site. A polythene or equivalent shall cover the floor under vehicles or any motorized equipment using lubricants. It is now mandatory to use the 2-sided adhesive tape for carpets «Echo Tape». Rolls are now available at the Promoter’s office (BMO Centre entrance) at a cost of $20 unit. In the case that our teams should clean the rented site and perform a de-scrub, these charges will be added to the final facture of the exhibitor at fault. SECURITY 1. The gas tanks of the equipment must be empty, the caps attached with tape and the batteries

unplugged. 2. No stand or equipment shall conceal alarm triggers, electrical chambers, traffic signs and

emergency exit. 3. Le Salon will retain the services of competent and reliable guards and take the necessary measures

to ensure the protection of the exhibitor’s property, but the Salon will not assume responsibility for damages, losses or steal.





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ARRIVAL & EXIT of EXHIBITORS EXHIBITOR ENTRANCE (See map) Please follow the schedule on the pass (Entry Schedule) that will be mailed to you a few weeks before the event. This pass will give you access to the BMO Centre dock entrance, depending on the schedule assigned to you, beginning at 8.00 a.m. Forklift Service Schedule (arrival & install):

Thursday, January 9th, 2020 from 8.00 a.m. to 5.00 p.m. Friday, January 10th, 2020 from 8.00 a.m. to 5.00 p.m. Monday, January 13th, 2020 from 8.00 a.m. to 12 p.m.

Pavilions will be open on Saturday, January 11th and Sunday, January 12th 2020 from 8.00 a.m. to 5.00 p.m. but forklift service will not be available.

Le Salon keeps the right to charge a fee of $150/hour to any exhibitor who uses the forklift service for a period

of more than 30 minutes.

Please notify us of any changes or delays!

Exhibitors with kiosks (10x10 or less), which do not require a forklift, may enter Monday, January 13th 2020 between 8.00 a.m. to 4.00 p.m. without pass. Manual transhipment equipment will be available at all

unloading points. DISMANTLING and EXITING*

Le Salon de l’agriculture ends Thursday, January 16th, 2020 at 4.30 p.m. Dismantling and Exit Schedule:

Thursday, January 16th, 2020 from 4.30 pm to 10.00 pm

Friday, January 17th, 2020 from 7.30 am to 12.00 pm (noon / lunch)

Any exhibitor who has not left the premises within the prescribed time will be charged a penalty of $1 000 plus taxes. In addition, in the event that an exhibitor has not recovered all of its equipment (including the kiosk) before 3.00 p.m. on January 17th 2020, the remaining equipment will be entrusted to our official carrier and the exhibitor will have to recover it at its expense.





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It is highly recommended that exhibitors secure, at the beginning of dismantling, valuable items that are

easily transported and that they self-supervise their kiosks. The instructions for the exit of each exhibitor will be

given before the end of the Event.

RESTAURANT POINTS on SITE Two catering points will be open to exhibitors on Monday, January 13th 2020 (during Installation):

-Soleno Pavilion Restoration Point – 11.00 am to 2.00 pm -Jefo Pavilion canteen, 11.00 am to 3.00 pm

During the event, each exhibition pavilion is equipped with a restoration point opened according to the opening hours of the Site.

ACCOMODATION

We have booked blocks of rooms at advantageous rates for our exhibitors! First come, First serve!

* Preferential prices from January 13th to 15th 2020 inclusively *

* Mention the « Salon de l’agriculture » promotion and book before December 15th 2019*

Holiday Inn Express (at St-Hyacinthe) Hôtel Le Dauphin (at St-Hyacinthe) 450.251.1111 1.800.465.4842

You can also visit the Saint-Hyacinthe Tourist Information Office website at www.tourismesainthyacinthe.qc.ca for other Options.

PARKING and SHUTTLES FREE PARKING AND SHUTTLES Free parking available on the site of the event FIRST COME, FIRST PLACED (limited places) and the Encans de la ferme, located at 5110, Martineau Street, St-Hyacinthe (Qc) J2R 1T9. A free, continuous shuttle will take you to the event site of the Event (Espace St-Hyacinthe). In addition, a shuttle service will be offered between the Holiday Inn Express hotel, the Hôtel Le Dauphin,

and the event site of the Event (Espace St-Hyacinthe) between 8.00 a.m. and 6.00 p.m. for exhibitors and

visitors who use Accommodation in these Places.


http://www.tourismesainthyacinthe.qc.ca/




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Le SALON de l’agriculture, IS ALSO… !

PRESALE TICKETS – Annex B

NEED EXTRA TICKETS FOR YOUR REPS? ORYOU WOULD LIKE TO OFFER TICKETS TO YOUR CUSTOMERS? Benefit of your special price. If you buy 20 electronic tickets or more, the cost is 12$ each instead of 15$, and it can

decrease until 7$ per unit depend of the quantity scanned at the gate. Download the form (PRE-SALES TICKETS) on our website salondelagriculture.com/expo-champs/exhibitors/ and return it by email to [email protected] before December 13th, 2019. Your ticket can be downloaded and printed OR could be transferred by email with our electronic platform, depend of the chosen option.

*Printing fees will apply for any tickets printed inhouse by the promotor. (5$ /20 tickets).

Advantages of PRESALES TICKETS: Tickets bear your personal name and/or your company name! You can make your presence known at the event and/or organize a group trip! Only tickets used (after the minimum of 20 tickets) will be charged! Your guests avoid waiting at the entrance to the event site!

If you have tickets left, you can leave them at the exhibitor’s desk. Please note that our employees won’t do identity control for people who ask for your tickets.

If needed, the exhibitor’s desk will have tickets on sale at their desk, which will need to be paid on site (cash or credit card) $12 each (exhibitor’s price).

Gala CÉRÈS 2020 (31e édition) – Annexe C

Honoris Causa - Mr. Mario Côté

President, founder of Groupe Mario Côté

Under the honorary presidency of Mrs. Manon Théorêt Vice-president, commercial banking, Agriculture and Agribusiness,

Quebec at RBC Royal Bank

Wednesday, January 15th 2020 Cocktail VIP at 5.30 pm, followed by a 5 services diner at 7 pm

Centre de Congrès St-Hyacinthe 1325, Daniel-Johnson W., St-Hyacinthe, Qc J2S 8S4

Cost: $120 plus taxes (Tickets available individually or per table of 8 to 10 people)

For information or reservation (limited seats) : *Reserve to Gina Poirier, before December 6th 2019 !

[email protected]


mailto:salondelagriculture.com/expo-champs/exhibitors/






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Organize a Group – Annexe F

Group price ($12 each) will apply for a group of 10 person and more.

For information or reservation: *Book with Janie Fontaine, Before January 10th 2020 !

[email protected]

- RESERVATIONS REQUIRED -

Novelties 2020 – Annex G

Deadline to register

Friday, November 1st 2019

Conditions of registration for the NOVELTIES of Salon de l’agriculture 2020:

Novelty must be a product or service.

The proposed product or service must not have been available in the previous year.

Make sure you have a high-quality photo to illustrate your novelty, because only text with

photos, received in time and in compliance, will be Published.

* The Salon de l’agriculture reserves the right to limit the number of NOVELTIES per Exhibitor or to refuse

any novelty proposal in accordance with the rules.

NEW procedure for entries to NOVELTIES 2020:

Following a positive interest from your part to present a novelty the space rental form at the Salon 2020:

a representative of La Terre de Chez Nous will contact you to tell you the procedures and the

graphic standards to be respected;

the publication of photos and/or texts remains at the discretion of the Salon de l’agriculture.

If this is an addition (after signing your space rental contract):

please send an email to [email protected] stating clearly:

Subject: NOVELTIES Salon 2020

The name and the phone number of the contact person in your company

• Following the receipt of this email to our offices, a representative of La Terre de Chez

Nous will contact you to indicate the procedures and the graphic standards to be

respected.

For more information, contact: Janie Fontaine

[email protected] / 450.768.9936








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Organization of an EVENT – Annex J

ORGANIZING AN EVENT You want to organize an event, do not hesitate to contact us!

Looking forward to helping you make your idea a WoW!

For information or reservation: * Book with Marie-Claude Champagne

[email protected]

ADMINISTRATIVE OFFICE (Permanent Address)

Salon de l’agriculture 2670, av. Beauparlant, St-Hyacinthe, Québec, J2S 4M8

Phone: 450.771.1226 - [email protected] www.salondelagriculture.com




http://www.salondelagriculture.com/

Documents

Guide de l’exposant · Guide de l’exposant - 14, 15 & 16 Janvier - Exhibitor’s Guide-thJanuary 14th, 15th & 16 - 2020. Procédures et Directives aux Exposants Salon de lag icultue