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GUIDE
DES PRATIQUES
EXEMPLAIRES DES
COMITÉS LOCAUX
DE L’EUMC
ÉDITION 2015-2016
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Introduction
L’objectif de ce Guide des pratiques exemplaires des comités locaux vise
à partager les histoires et les pratiques exemplaires des différents comités
locaux (CL) de notre réseau pancanadien. L’année universitaire 2014-2015 a été
formidable pour le réseau des CL de l’EUMC et nous espérons que ce guide
allumera quelques étincelles dans vos yeux et vous inspirera.
En plus des histoires et des idées des CL, chaque section contient une liste des
ressources de l’EUMC qui peuvent s’avérer fortes utiles. Toutes les ressources
offertes dans le présent guide sont tirées de l’une de nos principales banques
de ressources ou plates-formes en ligne, que vous pouvez explorer
davantage:
● EUMC.ca | Page des ressources des Comités locaux ● EUMC.ca | Page des ressources du PÉR ● YouTube | WUSC-EUMC sur YouTube ● Facebook | Connexions Campus ● Facebook | Groupes régionaux : Ontario, Ouest du Canada, Est du Canada ● Twitter | WUSC-EUMC Campus ● Communiquez avec votre agent-e de liaison régional-e pour obtenir plus de
soutien et plus d’idées! o Ontario : [email protected] o Ouest du Canada : [email protected] o Est du Canada : [email protected]
Merci encore pour cette année formidable et merci à tous les membres
fantastiques des CL qui ont contribué à ce guide.
Votre équipe d’Engagement sur les Campus
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TABLE DES MATIÈRES
1- Renforcement de capacités des comités locaux..............................4
a. Recrutement: La croissance de votre comité local b. Continuité: Appuyer votre comité local
2- Pratiques exemplaires pour le Programme d’étudiants réfugiés......7
a. Pérennité du PÉR b. Bâtir un réseau d’appui au PÉR c. Gérer les finances du PÉR
d. Référendum pour le PÉR
3- Pratiques exemplaires pour les campagnes…………………............14 a. Mettre en lumière b. Série de colloques Uniterra c. Sensibilisation au PÉR
4- Pratiques exemplaires pour les collectes de fonds………..………..19
5- Pratiques exemplaires pour les communications............................20 a. Les médias b. Stratégies de communications
6- Pratiques exemplaires pour la collaboration……………………........23 a. Collaboration régionale entre les comités locaux b. Bâtir des relations sur les campus c. Bâtir des relations dans la collectivité
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1- Renforcement de capacités des comités locaux
Ressources utiles pour le renforcement de capacités des CL :
Vidéo Trillium : Former les volontaires – Tutoriel et pratiques exemplaires de l’ensemble du réseau
Calendrier des campus – Contient les dates clés, les échéances et des trucs pour l’année. Très utile pour démarrer la planification du semestre!
Recrutement 101 – Info-fiche d’une page sur la récapitulation des stratégies de recrutement sur les campus
EUMC 101 – Présentation PowerPoint que vous pouvez utiliser/adapter pour les rencontres avec les nouveaux membres
Kiosque 101 – Pour des kiosques vraiment efficaces et mobilisateurs lors du montage des tables
a) Recrutement : La croissance de votre comité local
Stratégies de recrutement de l’EUMC en 2015 à Ryerson Par : Anna Lundkvist, CL de Ryerson
Démarrez le processus de recrutement pour la prochaine année dès septembre en établissant des relations avec les étudiants et les groupes d’étudiants durant toute l’année. Lorsque la période de recrutement arrivera, vous aurez déjà un lien avec ces étudiants.
Créez un document qui décrit les différents rôles au sein du comité en détail, en précisant les responsabilités et l’engagement en temps.
Dressez une liste des étudiants avec lesquels vous avez établi des liens durant l’année et qui s’intéressent à l’EUMC. Envoyez-leur un courriel de recrutement les invitant à se présenter au comité local.
Assurez-vous d’inclure dans le comité des étudiants de différentes années de graduation et de différents programmes d’étude pour garantir la pérennité, la diversité et un éventail de compétences au sein du comité.
Recrutez de nouveaux membres pour le prochain comité en mars afin d’avoir le comité de la prochaine année prêt à fonctionner dès la fin de l’année universitaire. Cela facilite la transition et la formation des nouveaux membres puisque les membres sortants peuvent offrir de la formation et des conseils internes pour des
postes précis.
Organisez un évènement pour fêter le comité sortant et le comité entrant!
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Stratégies de recrutement du CL de Ouagadougou Par : Yacouba Kabore, Université de Ouagadougou CL – Burkina Faso
Le Comité local EUMC de l’université de Ouagadougou (CL EUMC-UO), fort de son expérience de dix ans, a adopté une stratégie de recrutement dénommée le « 2 sur 7 » qui vise à recruter et fidéliser au moins deux nouveaux membres par an et par unité de formation sur les sept que compte l’université de Ouagadougou.
A chaque rentrée universitaire, des affiches présentant le comité et ses activités sont faites et mises dans les endroits stratégiques du campus afin
d’inciter les étudiants à rejoindre le comité. Ensuite, il y’a le « bouche à oreille ». Les membres du comité sont invités à en faire la promotion autour d’eux. Nous participons également aux activités des autres organisations influentes présentes sur le campus où nous prenons la parole afin de présenter notre comité. Le passage dans les salles de cours pour annoncer les activités du comité est aussi un moyen de recrutement efficace.
b) Continuité : Veiller à la pérennité votre comité local
Accroître la visibilité sur votre campus Par : Mithushaa Berinpalingam, CL de l’Université Wilfrid-Laurier (UWL) En mettant en œuvre de nouvelles stratégies promotionnelles et en introduisant de nouveaux évènements sur le campus, le CL de l’EUMC à l’UWL a accru sa visibilité et son rayonnement sur le campus. Cette année, nous avons eu souvent des kiosques d’information et nous avons ciblé un ou deux évènements pour chacune des campagnes phares de l’EUMC (PÉR, Mettre en lumière et Vélo sida) et organisé une grande conférence pour la série de colloques d’Uniterra. En termes de promotion, la façon la plus efficace de rejoindre les étudiants a consisté à faire de la promotion sur les pages des médias sociaux de l’Université (pages officielles, pages spécifiques des programmes). Nous avons également collaboré avec les associations sur le campus et hors campus pour les sensibiliser davantage au sujet de l’EUMC. En planifiant à l’avance au début de
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l’année (à propos du type d’évènements que nous voulions organiser sur le campus, en fixant des objectifs pour le nombre visé de participants et le montant que nous souhaitions recueillir), tous les membres responsables et généraux de l’équipe ont pu collaborer ensemble pour l’atteinte de nos objectifs. La révision de notre structure interne et la création de nouveaux postes, comme celui de directeur des médias sociaux, ont également contribué à mieux répartir le travail et permis aux responsables d’assumer des tâches qui correspondaient à leurs compétences et à leurs intérêts.
Travailler ensemble, apprendre ensemble, s‘amuser! Par : L’équipe de l’Engagement sur les campus
Cette année, à leur rencontre régionale, les comités du Manitoba ont formulé un cadre pour mobiliser et bâtir un comité local durable : travailler ensemble, apprendre ensemble et s‘amuser! Ils ont suggéré de consacrer autant de temps à chacun de ces objectifs, à l’intérieur et à l’extérieur des réunions, pour créer un CL efficace, inclusif, informé et mobilisateur. Voici quelques-unes de leurs idées.
Travailler ensemble :
Déléguer les responsabilités et des postes aux bénévoles. Créer de nouveaux postes au besoin(par ex. photographe du comité, développeur du site internet)
Déterminer les intérêts et les points forts des bénévoles avant de déléguer
Créer des sous-comités pour promouvoir le leadership Apprendre ensemble :
Inviter des professeurs, des travailleurs en réinstallation, des étudiants du PÉR et d’autres experts comme conférenciers invités et animateurs aux réunions
Assister à des conférences gratuites, visionner ensemble un documentaire ou une vidéo de l’EUMC sur YouTube et en discuter par la suite
S’amuser :
Planifier des activités sociales régulières et des célébrations spéciales en fin de semestre
Consacrer un certain temps pendant les réunions pour des exercices brise-glace et de renforcement du travail d’équipe
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2- Pratiques exemplaires pour le Programme d’étudiants réfugiés
Ressources utiles pour le PÉR :
Guide du PÉR 2015 – Il s’agit de la ressource la plus importantes et la plus exhaustive du PÉR. Comporte des informations sur le parrainage, les rôles et les responsabilités, la budgétisation, le financement, la sélection des dossiers, l’intention de parrainage, des renseignements sur l’arrivée et la réinstallation, etc.
Vidéo Trillium : Intégration sociale et culturelle – Tutoriel et pratiques exemplaires de l’ensemble du réseau
Vidéo Trillium : Intégration scolaire – Tutoriel et pratiques exemplaires de l’ensemble du réseau.
Vidéo Trillium : Trouver un emploi – Tutoriel et pratiques exemplaires de l’ensemble du réseau.
Le PÉR a complètement réorienté ma vie – Vidéo touchante sur les impacts du PÉR sur un ancien étudiant PÉR et une ancienne membre de comité local. Outil formidable pour le recrutement et les réunions avec les nouveaux membres.
Le PÉR sur le canal YouTube – Pour des vidéos informatives sur le PÉR.
Info-fiche PÉR – Deux pages avec des faits sur le PÉR. Formidable outil de recrutement. Profils des camps : Dadaab, Kakuma, Dzaleka – Feuillets d’information sur trois des camps. Guide d’orientation avant-départ – Ressources données aux étudiants du PÉR avant de se
réinstaller au Canada. Exemple de budget – Exemple de budget d’un étudiant pour un an. Utile pour le Formulaire
d’intention de parrainer. Guide de planification d’un référendum – Pour les groupes organisant une campagne
référendaire. Stratégies pour augmenter votre fond de contribution au PÉR – Exemples de différents modèles
de financement pour appuyer le parrainage du PÉR.
a) Pérennité du PÉR Occasions de formation et d’apprentissage en matière de réinstallation pour les membres des CL Par : Katie Morrish, comité local de l’Université de Victoria (UVic) En février/mars 2015, le CL de l’EUMC à UVic a organisé un programme de formation de six semaines sur le PÉR afin de préparer les nouveaux membres pour une autre année, ce qui est primordial lorsqu’il y a un gros roulement des membres.
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Semaine 1 : « L’EUMC au-delà de Victoria » durant laquelle le comité local a appris sur ce qui se passe outre-mer, au bureau national et le mode de sélection des étudiants pour le programme.
Semaine 2 : Présentation sur la logistique du PÉR, incluant le financement du programme, l’information concernant l’immigration, les inscriptions, les soins de santé, etc.
Semaine 3 : Une rencontre sur le choc culturels et les communications avec un conférencier invité conseiller à UVic impliquant des activités de renforcement de capacités et du travail d’équipe.
Semaine 4 : Des étudiants du PÉR ont parlé de leurs défis rencontrés outre-mer, de leurs pays d’origine et donné de l’information sur la vie dans les camps, avant une discussion sur les impressions des étudiants pour le CL.
Semaine 5 : Accent mis sur les postes de coordonnateur dans les CL et le fonctionnement du comité à UVic en particulier.
Semaine finale 6 : Discussion avec tous les membres du comité sur les buts et séance de remue-méninges durant laquelle les étudiants ont formulé leurs opinions sur le déroulement de l’année et sur la façon dont nous pouvons continuer à bâtir le programme et fixer des buts pour la prochaine année. Par suite de cette formation, le CL possède une base de connaissances pour travailler l’an prochain et les discussions ont permis de mieux comprendre ce que le CL souhaite obtenir de leur temps consacré à l’EUMC.
b) Bâtir un réseau d’appui au PÉR
Partenariats sur les campus avec le personnel Par : Katie Vanleeuwen, CL de l’Université de l’Île du Prince-Édouard (UPEI)
Au cours des dernières années, le comité local de l’EUMC à UPEI a été associé avec le Bureau des relations internationales à UPEI. Ce partenariat s’est révélé très bénéfique à maints égards. Collaborer avec des employées expérimentées comme Erica Stanley confère assurément une stabilité supplémentaire à notre PÉR. Elle possède une grande expérience de travail avec d’autres étudiants internationaux et avec
certains des côtés pratiques d’un ajustement au Canada, des fournitures nécessaires et de la paperasserie à remplir. Elle a aussi des connexions avec les autres employés travaillant dans des secteurs connexes et avec la population internationale plus générale. Les étudiants PÉR ont pu se fier à elle pour sa présence réconfortante et bienveillante sur le campus et ils savent où la trouver lorsqu’il s’avère plus difficile de retracer certains membres du
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comité. La plupart de ces avantages sont possibles en raison de l’expérience, du dévouement et du temps investi par les employés à UPEI qui sont disposés à appuyer notre comité et à être impliqués dans le succès du programme et des étudiants.
Remercier vos partisans : Réception en l’honneur des donateurs Par : Chelsey Weir et Angie Currie, CL de l’Université de Brandon (UB) Le comité de l’EUMC à l’Université de Brandon a fêté les 35 ans du Programme d’étudiants réfugiés (PÉR) en organisant une réception en l’honneur des donateurs le 28 novembre 2014. Cet évènement a servi à remercier nos partisans et nos donateurs, ce qui inclut le personnel, les professeurs et les étudiants de l’UB. Après le choix d’une date pour cet évènement, nous avons réservé une salle sur le campus. Ensuite, nous avons fait des invitations et des affiches à placarder sur tout le campus ou à envoyer par courriel à tous nos donateurs. Durant la réception, chacun des membres du comité a apporté des hors-d’œuvres et aidé les étudiants PÉR à préparer un de leurs mets favoris à partager avec les invités. Les étudiants PÉR ont également fait une présentation pour témoigner comment l’EUMC a changé leur vie. Ensuite, le recteur de l’UB a aussi été invité à dire quelques mots. La touche finale de la soirée a été les décorations dans la salle avec un calendrier des 35 années du PÉR, des brochures, dépliants et photos d’anciens étudiants PÉR et d’évènements de l’EUMC. Ce fut une soirée formidable de sensibilisation à l’égard de l’EUMC et du PÉR et merci à nos invités pour leur appui!
c) Gérer les finances du PÉR
Finances du PÉR supervisées par le personnel de l’EUMC de l’UC Mise à jour par : Joann Weston, conseillère en personnel du CL de l’Université de Calgary Le comité local et le PÉR à l’Université de Calgary sont appuyés par Joann Weston, conseillère en personnel auprès du comité, qui est aussi la présidente du Conseil du PÉR sur le campus. Voici le processus que suit le comité étape par étape.
1. En juin, Joann crée un budget pour tous les étudiants PÉR. Il inclut les dépenses prévues, les dons, les exonérations et les coûts réels.
2. Également en juin, Joann dresse un budget prévisionnel du programme, qui examine la viabilité du PÉR sur le campus pendant quatre ans. Cette analyse de la conjoncture permet au comité local à l’Université de Calgary de planifier les manques à gagner et, au besoin, un référendum pour augmenter une cotisation étudiante.
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3. Joann présente le budget au comité des opérations et des finances de l’association étudiante pour approbation et ensuite sous-comité du PÉR pour garantir une divulgation complète et une transparence totale.
4. En septembre, Joann examine les budgets de chacun des étudiants PÉR avec eux. Lors de ce survol détaillé, elle explique tous les coûts couverts par le programme : la résidence et la nourriture, les frais de scolarité, les livres, l’hébergement en été, les frais divers, le financement d’urgence et l’allocation mensuelle gérée par l’étudiant.
5. Ensemble, Joann et l’étudiant discutent de l’utilisation et de la gestion de l’allocation mensuelle. Un-e membre du comité local de l’EUMC emmène ensuite l’étudiant PÉR à la banque pour lui ouvrir un compte. En sommes, elle lui dispense une séance de tutorat portant sur : le système bancaire canadien; les modalités de paiement des factures; l’ouverture d’un compte bancaire, le dépôt automatique de l’allocation mensuelle et
les informations bancaires pertinentes (dépôts, retraits, intérêts, guichets automatiques, frais bancaires);
les finances et la budgétisation – l’économie de cuisiner au lieu d’aller au restaurant, acheter lors des soldes par rapport au plein prix, etc.
6. Le financement d’urgence et les fonds divers énoncés dans le budget servent à couvrir les dépenses imprévues. Le financement d’urgence est accessible par le biais de Joann, qui s’en occupe comme suit : l’étudiant PÉR discute avec Joann lorsqu’un financement d’urgence ou
supplémentaire est nécessaire; Joann présente la demande de financement supplémentaire au comité des
opérations et des finances de l’association étudiante pour approbation; elle traite le financement s’il est approuvé; Joann informe le conseil de toutes les décisions financières prises.
7. En mars-avril, Joann rencontre l’étudiant PÉR pour parler du budget de l’année suivante. Elle élabore de nouveau un survol du budget pour chaque étudiant PÉR et le processus recommence.
Autres conseils
Conservez les fonds de votre comité séparément de ceux du PÉR – dans un compte distinct!
Élaborez un budget reposant sur les dépenses de l’année précédente.
Recherchez des partenaires financiers et des dons de matériel.
Ayez deux signataires ou plus sur vos comptes bancaires – cela garantit la transparence et permet de faire des chèques même si l’un des signataires est absent.
Demandez à votre trésorier de surveiller l’activité de vos comptes bancaires.
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Collecte de fonds pour le PÉR sur un petit campus Par: Sarah Burns, CL de l'University of Kings College Au début de la présente année universitaire, nous n’étions pas certains de pouvoir accueillir un autre étudiant PÉR en septembre 2015. Étant donné la petite taille de notre institution, notre cotisation étudiante suffisait à peine pour nous aider à parrainer un étudiant tous les deux ans. Cependant, en raison de coupures financières draconiennes à l’université, certaines exonérations obtenues dans le passé n’étaient plus disponibles. À ce moment-là, en examinant notre budget et notre appui dans toute l’université, nous doutions d’être en mesure de présenter notre Formulaire d’intention de parrainage. Cependant, nous étions très déterminés et nous avons décidé que notre première action devrait consister à obtenir un meilleur appui des étudiants. Nous avons fait de nombreuses annonces pendant des conférences, distribué du café gratuit lors des pauses et parlé au plus grand nombre de personnes possibles à propos du Programme d’étudiants réfugiés. Après avoir recruté des nouveaux membres passionnés, nous avons rapidement commencé à planifier la session au complet quant aux évènements de financement. Ensemble, nous avons pu organiser une soirée au centre-ville d’Halifax dont tout l’argent des billets d’entrée est revenu à l’EUMC. Nous avons ensuite planifié une plus grande soirée au pub de l’université avec un orchestre local, où nous avons reçu les recettes tirées des frais d’entrée, d’une boisson spéciale et de samosas. Même s’il y a encore d’autres activités de financement à faire, nous sommes très contents de l’argent recueilli jusqu’à présent et nous avons réussi à obtenir une place en pour accueillir un nouvel étudiant PÉR en septembre!
d) Référendum pour le PÉR Quelques trucs de pour votre référendum Par : L’équipe de l’Engagement sur les campus
Connaissez votre campus – quels sont les meilleurs moyens de faire passer le message?
Élaborez des affiches attrayantes!
Utilisez chaque évènement que vous aurez avant le référendum pour informer les gens sur le PÉR dans son état actuel (par ex. « Hé! Merci de votre appui au PÉR. En avez-vous entendu parler auparavant? »)
Embarquez votre association étudiante. Laissez-lui connaître vos projets le plus tôt possible afin qu’elle vous fournisse les informations utiles et des conseils.
Installez des kiosques PARTOUT.
NE VOUS CONTENTEZ JAMAIS de rester assis à des tables car les gens ne viendront vraisemblablement pas à vous pour obtenir de l’information. Soyez proactifs. Si vous
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faites campagne à une table, arrêtez les gens dans les couloirs pour leur parler du PÉR et distribuez des dépliants qui donnent des informations de base afin que les personnes pressés soient en mesure d’emporter quelque chose à lire.
Tenez des événements pour remercier les étudiants et leur laisser savoir que leur contribution est appréciée et les changements qu’ils font par ce biais.
Portez vos t-shirts bleu de l’EUMC !
Super trucs du comité local de l’Université Carleton Par : Vicky Tran, CL de l’Université Carleton
1. Chaque campus a des règles et des règlements
différents à propos de son processus référendaire. La meilleure chose que votre CL peut faire c’est d’entrer en contact avec votre association étudiante le plus tôt possible pour obtenir des indications claires et des détails sur l’organisation d’un référendum.
2. Si vous n’êtes pas autorisés à recueillir des signatures avant une certaine date, assurez-vous de sensibiliser d’avance les étudiants au sujet de l’EUMC et du PÉR sur le campus afin que les étudiants aient une certaine connaissance de votre groupe étudiant lorsque vous leur demanderez des signatures et un appui plus tard au cours de l’année.
3. Lors de la collecte des signatures, tenez toujours compte du nombre que vous avez à la fin de la journée ou de la semaine. Il vaut mieux recueillir un surplus de signatures car certaines peuvent se révéler inadmissibles.
Rehausser la visibilité du référendum Par : Eilish Elliot, Université Mount Allison (MtA) Le CL de l’EUMC à MtA a tenu son dernier référendum pour le PÉR il y a trois ans lorsque notre cotisation étudiante est passée de 4 à 8 $. Cette année, nous étions de retour sur le bulletin de vote pour nous assurer que les étudiants appuyaient toujours le paiement de cette taxe. La campagne n’a duré qu’une semaine (du mardi au lundi soir), si bien que nous avons décidé d’une stratégie simple qui nous permettrait de parler au plus grand nombre de gens possible au sujet du PÉR. Nous constatons que bien des gens sur le campus ne sont pas au courant du programme, mais une fois qu’ils en entendent parler, ils le trouvent génial. Nous avons installé une table dans le Centre étudiant du campus du mardi au jeudi pendant au moins deux heures chaque jour, durant lesquelles nous avions des macarons de l’EUMC et des informations et aussi une grande banderole qui disait « Votez Oui pour le Programme d’étudiants réfugiés ». Nous avons parlé à tous les passants au sujet du programme et les gens appliquaient leur main
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sur la banderole avec un marqueur de couleur pour indiquer leur appui. Une fois la banderole remplie le jeudi, nous l’avons suspendue pour qu’elle soit visible en entrant dans l’édifice. Nous avions une autre banderole (sans les empreintes de mains) suspendue dans la cafétéria. Nous avons passé le vendredi à l’heure du déjeuner dans la cafétéria pour pouvoir parler davantage aux étudiants vivant en résidence qui n’avaient vraisemblablement pas encore entendu parler du programme. Nous avons rendu visite à des groupes de gens à leurs tables, nous leur avons remis une explication rapide sur le PÉR et nous avons distribué des macarons. Nous avons aussi pu utiliser le système de hauts parleurs dans l’édifice pour nous adresser à tous les étudiants (plus de 200) dans la cafétéria afin de leur parler du PÉR et de leur demander leur appui. En dehors des interactions personnalisées et des banderoles, nous avons eu un évènement sur Facebook qui donnait les détails du programme, le but du référendum et l’occasion aux gens de poser des questions. Tous les membres de notre comité ont partagé l’évènement avec des amis, si bien que beaucoup de gens ont visionné la page et se sont informées sur le PÉR. Au bout du compte, notre stratégie a réussi : notre question référendaire demandant aux étudiants de continuer à appuyer le PÉR par notre cotisation de 8 $ a obtenu l’appui de 88,4 % des étudiants!
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3- Pratiques exemplaires pour les campagnes Ressources utiles pour les campagnes :
Vidéo Trillium : Sensibilisation du PÉR – Tutoriel et pratiques exemplaires de l’ensemble du réseau
Page Web des campagnes – Contient des liens vers nos pages portant sur les campagnes et des liens vers des ressources
Info-fiche de la campagne Mettre en lumière – Informations sur des idées de campagnes et d’évènements
Vidéos Mettre en lumière sur YouTube – Visionnez ces vidéos pour obtenir plus d’informations sur Mettre en lumière.
De tout cœur avec vous: Lettres d'encouragement pour les filles réfugiées – Lettres d’appui aux filles étudiant dans des camps de réfugiés rédigées par des femmes parrainées par le PÉR. Excellentes pour des évènements Mettre en lumière.
Info-fiche de la campagne Série de colloques Uniterra – Informations sur des idées de campagnes et d’évènements.
Du camp au campus – Exposition de photos célébrant le 35e anniversaire du PÉR. Formidable pour des évènements, surtout de sensibilisation au PÉR.
Tutoriel sur le rapportage – N’oubliez pas de faire votre rapport sur Mon Comité! Visionnez cette vidéo pour savoir comment faire.
a) Mettre en lumière
Gala Mettre en lumière Par : Jessica Brown, CL de l’Université de Saskatchewan (US) Le CL de l’EUMC l’US a le plaisir de partager avec vous les détails de notre Gala qui s’est avéré être une véritable réussite : plus de 100 personnes présentes et 2 500 $ de récolté. Afin d’organiser notre évènement, nous avons pris en considération les éléments suivants :
un endroit qui nous offrait gratuitement la salle et un menu à bas prix;
des dons d’entreprises de la collectivité pour un encan silencieux;
la publicité de bouche à oreille et sur les médias sociaux afin de réduire les coûts de publicité;
des conférenciers invités exceptionnels (le plus important, des étudiants du PÉR!);
des mini-documentaires sur le PÉR et sur Mettre en lumière que nous avions créés durant toute l’année.
Si vous souhaitez tenir votre propre évènement, la meilleure façon de démarrer consiste à vous asseoir et à dresser une liste de vos besoins (comme des partenariats et des articles) sans oublier les choses banales comme des stylos pour l’encan silencieux. La chose la plus
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importante, c’est d’être flexible et de se rappeler que ce ne sera jamais parfait, mais que ce sera étonnant!
b) Série de colloques Uniterra
La voix des jeunes dans le développement Par : Elvira Bigirimana, CL Université de Montréal
Le nouveau Comité local de l’EUMC de l’Université de Montréal a mis sur pied un colloque UNITERRA le jeudi 12 février dernier. Un véritable défi pour chacun d’entre nous, sachant qu’aucun n’avait organisé un tel événement sur tous les plans. C’était une occasion pour le comité de présenter l’EUMC dans son ensemble, de parler des différents programmes offerts et de se pencher, avec nos invités, sur le thème « Comment s’exporte le leadership à l’international? ». Entre 20 à 30 invités sont venus écouter nos conférenciers.
Tous ont pu partager leur expérience, leur connaissance et en inspirer plus d’un. Suite à l’événement, nous avions fait une rétrospective en équipe de chaque étape de la réalisation de ce colloque et malgré les défis rencontrés, nous en sommes sortis encore plus solide qu’avant en tant que Comité local. Ce fut le premier pour nous et nous avons très hâte d’organiser les suivants.
Collaboration entre l’Université Carleton et l’Université d’Ottawa pour les colloques Par : Vicky Tran, CL de Carleton
Le « Colloque Uniterra : La voix des jeunes dans le développement » fut un panel de conférenciers tenu le samedi 7 mars 2015 par les comités locaux de l’EUMC de l’Université Carleton et de l’Université d’Ottawa. L’après-midi a été divisé en deux panels distincts avec une pause de 45 minutes pour réseauter avec les conférenciers et les autres participants. Le premier panel de discussion a ciblé les problèmes des réfugiés et de la diaspora, tandis que le second a insisté sur le rôle des jeunes dans le processus de développement sur une échelle locale, nationale et internationale. Notre objectif visait à doter les jeunes des connaissances nécessaires pour aborder le sujet du développement, ainsi que l’inspiration pour agir. Uniterra est un important programme de coopération volontaire canadien qui permet à des jeunes de s’impliquer dans des projets de
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développement sur le plan national et international. Le colloque a connu un immense succès pour mobiliser, éduquer et inspirer les étudiants sur le sujet du développement.
c) Sensibilisation au PÉR Trucs généraux Par : L’équipe de l’Engagement sur les campus Il est important de s’informer en tant que groupe sur les complexités des enjeux des réfugiés, de la réinstallation et d‘une sensibilisation responsable. Vous pouvez le faire : en assistant à des évènements et à des conférences ensemble; en invitant de nouveaux et d’anciens étudiants du PÉR à faire
une présentation lors d’une réunion portant sur les programmes d’éducation dans les camps, les obstacles à l’éducation et au travail, les contextes des camps, etc.
Blitz de remerciement pour le PÉR Par : Clarissa Smith, CL de l’Université Mount St. Vincent (UMSV)
Le 5 février 2015, le comité de l’EUMC à MSVU a érigé un kiosque dans un endroit très fréquenté de l’université et distribué des cartes de remerciement et des chocolats aux étudiants de passage. De nombreux étudiants furent étonnés par ce geste, mais très contents d’en apprendre plus sur le PÉR et sur leur contribution. On leur a dit qu’une partie de leurs frais d’inscription allait chaque semestre au Programme d’étudiants réfugiés et les étudiants furent enthousiasmés d’apprendre qu’ils font partie d’un programme aussi formidable et font une
différence dans la vie de bien des gens. Cela a contribué à accroître la sensibilisation à l’égard de l’EUMC sur le campus, ainsi qu’à mobiliser les étudiants. Le simple geste de remercier les étudiants leur montre l’appréciation que le CL de l’EUMC à MSVU a pour eux et cela se poursuivra assurément au cours des prochaines années!
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Visite d’une école primaire à Québec: Une expérience enrichissante Par: Audrey Lord & Stany N, CL Université Laval
En date du 25 Février 2015, notre avons été à l’école primaire Les Prés-Verts située dans la ville de Québec. Nous avons été très chaleureusement accueillis par la Directrice de l’école. Après un tour guidé, ce fut le moment de faire notre présentation : L’Afrique, Un Continent. Nous n’avons pas été étonnés quand les réponses que nous avons reçues, aux questions sur ce que les élèves connaissaient à propos de l’Afrique, furent du type : « Dans quel genre de maisons habitais-tu en Afrique?» ou encore «Où as-tu appris à parler le Français?»
Nous nous attendions justement à des questions de cette sorte…car j’en avais été avisé : la question de la géographie/histoire du continent Africain est évacué du curriculum scolaire. Après avoir échangé avec les élèves, pendant environ deux heures, nous avons conclu qu’il s’agissait d’une une véritable expérience enrichissante et que l’apprentissage a été réciproque.
4- Pratiques exemplaires pour les collectes de fonds
Ressources utiles pour les collectes de fonds :
FAQ des levées de fonds – Aborde les questions courantes au sujet du numéro d’enregistrement d’œuvre de bienfaisance de l’EUMC, l’admissibilité aux reçus pour fins d’impôt, la façon d’envoyer des chèques à l’EUMC, etc.
Informations sur les fonds catalyseurs – Apprendre comment faire une demande pour obtenir 250 $ de fonds de soutien de l’EUMC destiné aux CL.
Formule de collecte de fonds de l’UNBC Par: Joshua Mann et Lindsay Stone, CL de l’University of Northern British Columbia
Notre formule de collecte de fonds comporte les éléments suivants : responsabilité, transparence, visibilité, idées créatives et simples, visions et objectifs solides et amusement. Voici trois de nos pratiques exemplaires :
1) Des collectes de fonds responsables : Nos évènements dépassent la simple collecte de fonds. Grâce à une planification d’évènements inventive, nous nous assurons que tous les membres du club sont formés et que le public est informé. Cette année, notre évènement Vélo sida a cherché à déconstruire les mythes concernant le VIH et le sida en soulignant que le projet a lieu au Malawi, pour éviter de généraliser au continent africain. En outre, durant chaque rencontre, des
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volontaires préparent pour le groupe une courte présentation à partager portant sur différents enjeux et contextes touchant les réfugiés.
2) Vente de chocolats Camino : Lors de tous nos évènements de recrutement, de collecte de fonds et de mobilisation du public, nous vendons des chocolats Camino et nous promouvons les produits du commerce équitable. Cela attire les gens et nous recueillons aussi des fonds importants grâce à nos ventes, que nous intégrons dans le budget de notre club, les surplus étant destinés aux campagnes de l’EUMC.
3) Activités de collecte de fonds pour le Forum : En janvier 2015, nous avons envoyé huit membres au Forum international à Montréal! La clé est de commencer tôt et d’identifier de nombreuses sources de financement incluant pour nous : un financement du département, l’association des étudiants du premier cycle, des fonds de voyage, etc. Nous utilisons aussi les ventes de chocolat Camino pour subventionner ces coûts.
Le Défi Djiraï Par : Axel Alliez et El Hadji Ahmadou Yaba Dime, CL Collège d’Alfred
Le Défi Djiraï, un défi sportif, a été instauré en septembre 2005 par les membres du Comité local de l’EUMC. L’activité a pour but de collecter des fonds mais elle est davantage une activité à la mémoire d’une personne remarquable, Djiraïmadji Tombalbaye Ngarbaye, un ancien d'Alfred, venu de si loin, du Tchad, pour repartir si vite, au ciel. Sa maladie incurable s'est découverte durant ses études au Collège d'Alfred. Mais si la mort a bien pensé à lui, lui vivait et a continué ses études jusqu'au bout sans jamais penser à elle, motivé par ce que ses études lui permettraient de réaliser pour le développement agricole de son pays. C’est le courage et la joie de vivre de Djiraï que nous voulons partager à
travers cette course à pied. Course à pied «parrainé » qui permet chaque année de collecter des fonds pour le parrainage d'un(e) étudiant(e) réfugié(e). Depuis, chaque année, le Défi Djiraï voit les étudiant(e)s et membres du personnel arpenter les terrains du Collège d'Alfred à la mémoire de Djiraï, au service d'une cause humanitaire: même si Djiraï est parti trop vite, il continue son œuvre. Cette levée de fonds nous a permis de récolter 1500$ cette année.
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5- Pratiques exemplaires pour les communications
Autres ressources : Vidéo de Trillium : Mobilisation des médias – Les
pratiques exemplaires du personnel de l’EUMC et dans tout le réseau pour les médias.
Formation médias – Contient des conseils pour les communiqués, le suivi, les médias sociaux, l’instauration d’un rapport avec les journalistes, etc.
a) Les médias Développer des rapports avec les journalistes Par: L’équipe de l’Engagement sur les campus
Le comité à l’Université de l’Île de Vancouver travaille à rebâtir les relations avec les journalistes dans sa collectivité.
Le comité marque l’arrivée des étudiants parrainés et tous les gros évènements tenus durant l’année avec un communiqué qui est envoyé aux médias de Nanaimo.
Au fil du temps, certains journalistes ont couvert ses histoires sur une base régulière et le comité peut dorénavant compter sur eux pour lui donner une exposition médiatique.
Engager les agents de communication Par : l’équipe de l’Engagement sur les campus Le comité a établi une relation solide avec l’agent de
communications de Nipissing. L’agent de communications
de l’Université est toujours informé de ce que fait le comité
et rédige des communiqués pour lui.
Il affiche les nouvelles sur le site Web de l’Université et rejoint les médias au nom du comité local.
Pour une demande d’entrevue, l’agent de communications demande au comité local d’envoyer quelqu’un pour parler aux médias.
Le comité local a son propre agent de communications qui est responsable de maintenir la relation avec l’agent de communications de l’Université.
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Les évènements du comité, y compris les présentations de l’étudiant parrainé, ont été en vedette non seulement dans les médias locaux, mais également sur CBC grâce à ce partenariat.
b) Stratégies de communication
Université Laval : Stratégie de communication Par: Alexandra Champagne, CL Université Laval
Cette année, bien que notre stratégie de communication s'est
voulue assez simple, nous avons su toucher le public de différentes
manières. L'aspect de simplicité est évoqué, car nous sommes
demeurés ouverts aux différentes opportunités qui s'offraient à
nous (par exemple pour des entrevues à la radio ou article de
journal) et nous nous sommes montrés très collaborateurs et reconnaissants. Aussi, nous avons
mis à profit le talent d'un étudiant PÉR pour la production d'affiches et de vidéos qui
permettent de présenter de manière plus concrète nos activités. Cette manière de faire se veut
très efficace, car ce sont les vidéos qui attirent le plus l'attention des gens. Par ailleurs,
l'utilisation des médias sociaux est un moyen de communication que nous valorisons de plus en
plus et qui permet d'élargir nos horizons. Par exemple, après qu'un article de journal portant
sur une de nos anciennes étudiante PÉR ait été partagé par l'ensemble des membres du comité,
la portée de l'article a fluctué de manière épatante pour que finalement, plus de 3500
personnes l'ait vu.
Conseils et stratégies pour les médias sociaux Par : Reeda Tariq, Université York – CL du campus de Glendon
1. Ayez une solide présence dans les médias sociaux! Mais rappelez-vous de ne pas vous éparpiller en ayant un compte pour chaque plate-forme des médias sociaux.
2. Limitez le nombre de comptes dans les médias sociaux à un maximum de cinq comptes et sur les sites Web qui sont davantage fréquentés par des gens de 18 à 24 ans, le plus vaste groupe d’âge des gens qui fréquentent l’université.
3. Trouvez un équilibre entre le nombre d’affichages : ne retweetez pas quelque chose seulement une fois par mois, mais n’affichez pas non plus plusieurs fois par jour – en engorgeant les fils d’actualités de vos suiveurs.
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4. La seule fois où il est très bénéfique de poster des mises à jour fréquentes, c’est durant un évènement et cela devrait être fait avec le médium approprié, comme Twitter ou Instagram.
5. À la fin de tout événement, lorsqu’il y a habituellement beaucoup de trafic en ligne, postez un message de remerciements à votre organisme étudiant pour avoir assisté à l’évènement.
6. Affichez un lien vers la page de la campagne de l’évènement. Était-ce pour Vélo sida? Ou pour Mettre en lumière? Cela aide les gens à prendre davantage conscience de l’EUMC et de l’utilisation de l’argent recueilli.
7. Il vaut mieux garder les messages plus courts pour Twitter et mettre à jour le matin et en début d’après-midi, tandis que pour Facebook, vous pouvez écrire un court paragraphe décrivant un évènement ou une cause que vous appuyez et l’afficher en fin d’après-midi ou en soirée.
8. Si vous constatez qu’un autre comité local de l’EUMC vient tout juste de tenir un évènement, félicitez-le! Cela permet de bâtir l’esprit de l’EUMC et la camaraderie – nous sommes tous dans le même bateau!
9. N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement vos bandeaux sur les médias sociaux et de télécharger vos photos après un évènement. Ne laissez pas votre compte devenir inintéressant et figé, donnez-lui de la vie!
10. Et enfin, n’oubliez pas de relier tous vos comptes! Cela vous facilitera non seulement la tâche, mais permettra aussi à votre auditoire de découvrir la présence en ligne de votre comité et de le sensibiliser à votre club sur le campus, ce qui vous profitera considérablement à long terme.
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6- Pratiques exemplaires pour la collaboration
Autres ressources : Vidéo Trillium : Engagement communautaire– Tutoriel
et pratiques exemplaires de l’ensemble du réseau Créer des liens pour appuyer les nouveaux arrivants
dans les petites collectivités – Guide destiné spécifiquement aux CL situés dans de petites villes pour établir des liens avec leurs collectivités.
a. Collaboration régionale entre les comités locaux
Rencontres, formations et activités sociales dans la région de l’ouest du Canada Par : Des participants à la rencontre régionale 2014-2015 Chaque province de l’ouest du Canada a organisé une rencontre régionale ou une formation en 2014-2015. Voici les témoignages de participants au sujet de l’importance de la collaboration régionale :
« Étant donné que la Saskatchewan a seulement deux comités locaux, il était important pour nous de montrer notre appui mutuel. Ce fut inspirant de constater qu’il y a d’autres étudiants et volontaires sur des campus différents qui ont les mêmes passions et de réaffirmer que nous changeons le monde ensemble grâce à l’éducation. » -Anna Tsui, CL de US « Ce fut crucial pour tous nos campus de se réunir pour partager nos visions, nos espoirs et nos frustrations. Être dans un environnement de groupe et pouvoir parler de ces points nous a tous aidés à nous sentir enthousiastes pour le reste de cette année et pour les années à venir! » -Sarah Lavimizadeh, CL de UA « Le volet le plus réussi de l’organisation de notre rencontre régionale et par coïncidence la raison pour laquelle c’est si important d’en organiser une, c’est qu’elle a réuni un groupe de personnes très passionnées qui, durant une journée, ont collaboré pour former un gros comité local qui demeure à ce jour un réseau incroyablement précieux plein de bonnes idées et d’un appui inébranlable. » -Hannah Tamblyn, CL de UM « Assister à la rencontre régionale a été une formidable occasion de s’informer davantage sur les programmes de l’EUMC et d’établir des liens avec des comités locaux sur d’autres campus. Ce fut une journée
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éducative; j’ai appris les caractéristiques d’un comité local prospère et les défis qui entravent sa prospérité. » -Adit Abit, CL de l’UBC
Réunion de planification des CL des Maritimes Par : Marissa Ley, CL de l’Université Dalhousie comités présents : UMSV, Saint-FX, Dalhousie (12-13 participants des trois universités) Le but principal de cette réunion visait à élaborer un plan pour améliorer la communication et la coordination des chapitres de l’EUMC dans la région atlantique. Les participants se sont entendus sur un plan de match pour l’année universitaire 2015-2016 avec trois évènements principaux.
Des évènements sociaux spécifiquement axés vers tous les étudiants nouvellement arrivés dans la région au début de septembre (par ex. un pique-nique ou un barbecue dans l’un des nombreux parcs d’Halifax – avec un thème ‘canadien’) et au début de janvier (par ex. du patinage, des quilles cosmiques ou un match de hockey).
Un colloque prévu pour la semaine suivant la semaine de lecture au début de mars (les CL devront commencer à planifier/se réunir régulièrement en septembre).
Des efforts coordonnés pour promouvoir ‘Vélo sida’ sur le campus (1er décembre – Journée mondiale du sida – vélos stationnaires).
Une réunion de suivi semblable à celle-ci se tiendra mi ou fin-août avant le début de la nouvelle année universitaire.
b. Bâtir des relations sur les campus
Dialogue et Solidarité avec les Associations des Premières Nations Par : Brenna Farren, CL de l’Université Trent Le 4 mars 2015, le CL de l’EUMC à Trent a participé à une vigile sur tout le campus pour sensibiliser aux problèmes des femmes dans le monde. La Shining a Light on Our Global Sisters Vigil fut un effort d’équipe entre l’EUMC, le bureau du Collège Gzowski et l’Association autochtone de l’Université Trent (TUNA). La vigile fut créée par deux étudiantes travaillant au bureau du Collège Gzowski qui étaient co-présidente de l’EUMC et vice-présidente de la TUNA. L’EUMC a saisi cette occasion pour créer un lien avec un groupe sur le campus avec lequel elle
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n’en aurait habituellement pas établi. En utilisant ce lien, nous avons pu obtenir du financement normalement inaccessible, nous avons également pu rejoindre une population d’étudiants habituellement sans lien avec l’EUMC et non consciente des enjeux et des campagnes de l’EUMC.
Les deux groupes ont été en mesure de rayonner par le biais de leurs réseaux respectifs pour obtenir des conférenciers familiers avec les deux mouvements (Femmes autochtones disparues et assassinées et Mettre en lumière) et grâce à cela nous avons pu avoir une conférencière de la First Peoples House of Learning pour parler de ces femmes autochtones qui manquent à l’appel et de celles qui sont disparues mais qu’on n’oublie
pas, ainsi qu’une ancienne étudiante du PÉR de l’EUMC qui a raconté ses expériences de jeune fille dans les camps de réfugiés. Cette incroyable collaboration a obtenu un succès étonnant avec bien plus d’étudiants que prévu présents et sensibilisés à l’un de ces mouvements ou aux deux. Des étudiants qui ne connaissaient pas l’EUMC auparavant ont été sensibilisés et intéressés à en apprendre davantage et à s’impliquer. L’utilisation du réseautage et le fait de profiter des ressources et des connexions à notre disposition ont assuré l’immense succès de l’évènement.
Rejoindre d’autres associations sur le campus Par : Francesca Ghossein, Université de l’Alberta – Campus St-Jean Élargir votre réseau et vous connecter avec d’autres associations est une formidable occasion de sensibiliser et de recueillir un appui pour vos évènements et vos campagnes. Notre CL juge très utile de solliciter les membres des comités de direction d’autres organisations sur le campus en leur demandant d’être volontaires avec nous. Par exemple, nous créons des possibilités de volontariat – comme vérifier les billets à l’entrée, aider pour préparer la nourriture ou participer à nos spectacles d’artistes amateurs et à nos défilés de mode – lors de nos évènements. Nous avons remarqué que, en les impliquant d’une façon plus personnalisée, ils s’informent davantage sur ce que nous faisons et ils nous aident à sensibiliser au sujet de l’EUMC. Des membres d’autres clubs ont même envisagé de se présenter à nos postes de direction après avoir été volontaires à l’un de nos évènements. Nous avons également constaté que la collaboration avec d’autres comités locaux de l’EUMC, surtout avec le campus principal de l’U de l’A, nous a aidés à organiser des évènements avec efficacité, car les rôles ont été répartis plus également. En outre, nous avons organisé des buffets internationaux pour promouvoir Vélo sida et le PÉR, et toute la nourriture nous a été fournie par des volontaires de ‘clubs internationaux’, ce qui nous a aidés à respecter notre budget.
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c. Bâtir des relations dans la collectivité
Organismes communautaires et agences de réinstallation hors campus Par : L’équipe de l’Engagement sur les campus Le CL de l’EUMC de l’UVic a établi des liens solides avec des organismes locaux communautaires et de réinstallation centrés sur la justice sociale et le travail relatif à la réinstallation. Donner aux nouveaux étudiants du PÉR des séances d’orientation avec ces organismes et le personnel fait partie du processus de réinstallation de l’EUMC à l’UVic. Ces organismes sont également invités à certains des évènements que le CL de l’EUMC à l’UVic organise et nous avons aussi été des panélistes pour les évènements des colloques d’Uniterra centrés sur les enjeux des réfugiés. Établir des liens avec ces organismes est devenu plus naturel à mesure que les membres des comités locaux ont établi des relations avec le personnel fantastique de ces organismes. En 2013, le CL a été invité à siéger au premier comité directeur avec une coalition d’organismes communautaires planifiant les premières célébrations de la Journée mondiale des réfugiés (JMR) à Victoria! Pour la planification de la JMR en 2014, le CL a assumé un grand rôle de leadership dans le comité et a animé un projet communautaire à caractère artistique qui a collaboré avec plus de 30 membres de la collectivité autour de la question « Que signifie pour vous l’expression à la maison? ». Même si cela prend un peu d’efforts et d’activités brise-glace, la création de partenariats solides est un excellent moyen pour les volontaires de s’informer davantage sur les enjeux et la réinstallation des réfugiés, d’étoffer leur réseau d’appuis et de s’impliquer dans des initiatives communautaires passionnantes et valables!
Rejoindre une petite collectivité Par : L’équipe de l’Engagement sur les campus En 2012-2013, l’un des étudiants du PÉR d’Acadia a participé à l’Évènement de la bibliothèque humaine organisé par la Wolfville Memorial Library et la Vaughan Memorial Library d’Acadia. Les participants pouvaient consulter un ‘livre humain’ et écouter l’histoire d’un individu sur une base personnelle pendant un maximum de 30 minutes à la fois. o Majur Bior d’Acadia intitula son livre More than Ten Years of One Meal a Day : Living in a
refugee camp et partagea quelques informations sur son vécu, son histoire et pourquoi c’était l’histoire qu’il avait choisie de partager.
o Majur a rencontré ses lecteurs à des dates et des heures précises pour parler de sa vie dans un camp au Kenya. Il a insisté particulièrement sur les défis de poursuivre des études dans un camp de réfugiés en faisant une comparaison avec la vie des jeunes au Canada.
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Le comité d’Acadia a recruté un membre de la collectivité de Wolfville pour être son agent de liaison communautaire. À ce titre, la personne :
assiste aux réunions et aux évènements;
aide avec les collectes de fonds;
appuie au besoin les étudiants du PÉR dans la collectivité. Ce lien communautaire est important dans une petite ville universitaire comme Wolfville où les vacances de Noël et les vacances d’été sont marquées par une baisse considérable de la population étudiante. Ce lien communautaire contribue à enraciner les étudiants du PÉR à Wolfville et élargit leur cercle social en dehors du campus.
