MANUEL DUTILISATION DU FICHIER EXCEL ACHAT

DANS LE CADRE DU PROGRAMME FOR@C DAIDE AUX PME DE LINDUSTRIE DES PRODUITS FORESTIERS

PRSENT PAR :

T 2007

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Manuel Dutilisation du fichier Excel Achat Table des matires Table des matires_______________________________________________________________ page 2

Rgle dutilisation du fichier Excel ___________________________________________________ page 3

Cration dune commande dachat___________________________________________________ page 4

Cration dun nouvel item dans la liste droulante par fournisseur__________________________ page 7

Mise jour de la fiche fournisseur ___________________________________________________ page 9

Cration dun formulaire dimpression ________________________________________________ page 10

Sortir la liste des lignes de commande lies un numro de dossier (# de job) ________________ page 11

Sortir la liste des lignes de commande qui sont recevoir ________________________________ page 12

Cration dun nouvel onglet fournisseur_______________________________________________ page 13

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Rgle dutilisation du fichier Excel Achat :

1- Ne pas modifier les en-ttes. 2- Ne pas enlever la ligne vide sous les en-ttes (normalement cette ligne est cache). 3- Ne pas ajouter ou supprimer de colonne.

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Cration dune commande dachat :

1- Slectionner longlet correspondant au fournisseur choisi.

Slectionner longlet correspondant au fournisseur choisi.

Les boutons gris permettent de trier les donnes.

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2- Pour sassurer de toujours conserver les formules insres dans les cellules, nous vous recommandons de toujours copier les trois dernires lignes vides

et de les coller la suite du tableau avant dy saisir de linformation. En fait, il doit toujours y avoir des lignes vierges la fin du tableau.

3- Saisir le numro de PO pour chaque ligne de commande de faon squentielle. Par exemple, le prochain numro de PO pour le fournisseur A serait

Fa002. Le numro de PO dbute toujours par les premires lettres du nom du fournisseur. Un aide mmoire est disponible dans longlet.

.

4- Saisir le numro correspondant la ligne de commande. Les lignes doivent tre inscrites de faon squentielles.

5- Saisir la quantit commande.

6- Slectionner laide du menu droulant la description de litem command. Le menu droulant donne accs la liste des items achets par fournisseur.

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7- Saisir la date de livraison prvue. Le format de la date doit tre le suivant AAAA-MM-JJ.

8- Saisir la quantit reue la suite de la rception et de la vrification de la marchandise.

Le champ devient bleu lorsque la quantit reue est complte.

Le champ devient vert si la quantit reue est suprieure la quantit commande.

Le champ demeure blanc si la quantit reue est infrieure la quantit commande.

9- Espace disponible pour inscrire des notes suite aux communications avec le fournisseur.

10- Saisir le numro de job (dossier) pour lequel lachat est effectu. Dans le cas de fourniture courante (ex. : papier sabl), vous devez saisir les initiales de

votre entreprise par exemple EABC pour Entreprise ABC. Dans tous les cas, il est trs important de toujours utiliser la mme orthographe pour

nommer la job (majuscule et minuscule).

11- Slectionner la mthode de communication du PO au fournisseur . .

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Cration dun nouvel item dans la liste droulante par fournisseur :

1- Slectionner longlet correspondant au fournisseur choisi.

Slectionner longlet correspondant au fournisseur choisi.

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Dplacer la flche vers la droite de lcran.

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2- Saisir la description de litem.

3- Saisir le numro de litem.

4- Saisir lancien prix pay.

5- Saisir le prix actuel. Le systme tiendra compte de ce prix lorsque cet item sera slectionn dans un PO. Il est donc trs important de faire une mise

jour rgulire des prix dans ce champ.

6- Aprs avoir effectu une modification dans la liste des items achets, slectionner le bouton gris Classer en ordre alphabtique . CETTE ACTION EST

PRIMORDIALE AU BON FONCTIONNEMENT DU FICHIER EXCEL DACHAT ET CE PEU IMPORTE LA MODIFICATION EFFECTUE.

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Mise jour de la fiche fournisseur :

1- Saisir les coordonnes compltes du fournisseur.

2- Saisir le nom de la personne contact ainsi que son adresse courriel.

3- Slectionner le terme de paiement laide du menu droulant.

4- Slectionner le transport laide du menu droulant.

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Pour ajouter des termes de paiement au menu

droulant, slectionner longlet et saisir le

nouveau terme de paiement dans la liste .

Pour ajouter un transporteur au menu droulant,

slectionner longlet et saisir le nouveau

transporteur dans la liste .

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Cration dun formulaire dimpression :

1- Slectionner longlet . 2- Saisir le # de PO imprimer et appuyer sur la touche

Enter .

3- Cliquer sur le bouton gris .

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Sortir la liste des lignes de commande lies un numro de dossier (# de job) :

1- Slection de longlet Commande .

2- Saisir le numro de dossier (job) et appuyer sur la touche Enter . Les lettres majuscules et minuscules doivent tre respectes.

3- Slectionner le bouton gris Dmarrer la recherche .

Information sur les cots de projet (job).

Les boutons rouges offrent la possibilit deffectuer diffrents tries.

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Sortir la liste des lignes de commande qui sont recevoir :

2- Slection du bouton gris Rechercher .

3- Saisir la date de rception des items recherchs et slectionner le bouton OK .

Les boutons rouge offrent la possibilit deffectuer diffrents tries.

1- Slection de longlet Items recevoir .

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Cration dun nouvel onglet fournisseur:

1- Slectionner longlet Copie fournisseur .

2- Positionner votre curseur sur longlet et cliquer sur le bouton de droite de votre souris.

Slection de longlet Copie fournisseur .

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3- Slectionner Move or Copy .

4- Slectionner lendroit o la feuille doit tre insre et cocher loption Create a copy .

5- Pour renommer longlet vous devez :

a. Positionner votre curseur sur longlet et cliquer sur le bouton de droite de votre souris.

Slectionner lendroit o la feuille doit tre insre.

Cocher loption Create a copy .

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b. Slectionner Rename .

c. Renommer longlet. Exemple :

Nom du fournisseur

Mettre entre parenthse les deux premires lettres du nom du fournisseur. Si les initiales sont utiliss pour un autre fournisseur, ajouter une lettre ou modifier les initiales.