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Plateforme de Gestion Intégrée de Dépense
Guide sur le processus de
Dépôt Electronique de la Facture
Plateforme de Gestion Intégrée de Dépense
02/05/2019
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Introduction Suite à l’entrée en vigueur le 02 Mai 2019 du Décret n°2.19.184 modifiant et complétant le Décret n°2.16.344 du 22 juillet 2016 fixant les délais de paiement et les intérêts moratoires relatifs aux commandes publiques et par lequel est consacré le dispositif de dépôt électronique des factures, le présent guide a pour objectif de décrire les étapes relatives au dépôt électronique des factures et documents d’attestation du service fait, notamment les attachements ou la note d’honoraires d’architecte ou les rapports et documents pour les marchés de service portant sur les études et de maitrise d’œuvre ainsi que les échanges électroniques y afférents entre le titulaire de la commande publique et le maitre d’ouvrage.
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Sommaire I. Phase de dépôt électronique de la facture (Chez le fournisseur) : ...................................................... 4
1.1/Authentification du titulaire (Fournisseur) : ................................................................................. 4
1.2/ Choix du contrat : ......................................................................................................................... 4
1.3/ Dépôt de la facture ...................................................................................................................... 6
II. Etude du Dossier de paiement déposé électroniquement Chez le maitre d’ouvrage : ................... 13
2.1/ Consultation du Dossier de paiement Déposé : ........................................................................ 13
2.2/ Refus de dépôt électronique du Dossier de paiement : ............................................................ 15
2.2.1/Chez le maitre d’ouvrage : ................................................................................................... 15
2.2.2/Chez le titulaire : .................................................................................................................. 16
2.3/ La Suspension d’un Dossier de paiement–Dépôt électronique : ................................................... 17
2.3.1/Chez le maitre d’ouvrage : ....................................................................................................... 17
2.3.2/Chez le titulaire : .................................................................................................................. 18
2.4/ La Reprise d’un Dossier de paiement-Dépôt électronique : ......................................................... 19
2.4.1/Chez le titulaire : ...................................................................................................................... 19
2.4.2/Chez maitre d’ouvrage: ............................................................................................................ 22
2.5/ Suspendre à nouveau un Dossier de paiement après rectification-Dépôt électronique : ............ 24
2.5.1/Chez maitre d’ouvrage: ........................................................................................................ 24
2.5.2/Chez le titulaire: ................................................................................................................... 25
III/Certification du Dossier de paiement-Dépôt électronique: ............................................................. 25
3.1/Signature électronique du Dossier de paiement déposé (Document en format PDF) : ............. 25
3.2/Certification du Dossier de paiement-Dépôt électronique (Document en format PDF) : .......... 26
3.2.1/ Chez maitre d’ouvrage: ....................................................................................................... 26
3.2.2/ Chez le titulaire: .................................................................................................................. 29
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I. Phase de dépôt électronique de la facture (Chez le fournisseur) :
1.1/Authentification du titulaire (Fournisseur) : 1-> Saisir le Login
2-> Saisir le PW
1.2/ Choix du contrat : Après authentification du fournisseur(Titulaire), son tableau de bord s’affiche comme suit :
3 -> Liste affichant le nombre de tout type de contrat concernant le Fournisseur (Titulaire),
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4-> Si le contrat est un marché, Cliquer sur le lien « marchés » pour accéder à la liste des marchés :
5-> Cliquer sur le numéro du marché concerné par le dépôt, pour accéder à la liste des dossiers de
paiement qui lui sont attachés et déposer le Dossier de paiement (Facture, Attachement ou note
d’honoraire).
Exemple : on va choisir au niveau de ce guide le marché n°2/2019 dont le type de Dossier de
paiement est « Facture »;
6-> Le titulaire peut accéder au marché concerné via le menu de la recherche
multicritère « Rechercher » ou la liste des dernières actions:
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1.3/ Dépôt de la facture 7->Cliquer sur ce lien « Dossiers de paiement » pour accéder à la liste des dossiers de paiement
attachés à ce marché :
8-> Cliquer sur le bouton «Déposer» pour créer un nouveau Dossier de paiement (déposer sa
facture), la fenêtre ci-dessous affiche « La liste type Dossier de paiement » selon le type de la
dépense (Facture, Attachement, Note d’honoraire ), dans notre exemple c’est « Facture » :
9->Cliquer sur « Facture», la fenêtre ci-dessous s’affiche :
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9-> Saisir les référneces du Dossier de paiement ;
10-> La date de dépôt est la date du systéme au moment de la saisie ;
11-> Saisir l’objet du Dossier de paiement ;
12-> Cliquer sur le bouton « Parcourir» pour joindre la (es) pièce (s) à déposer en format PDF
NB1 : La signature de la pièce à joindre en format PDF (Facture, Attachement ou Note d’honoraire)
sera faite hors système GID (En local pour le fournisseur ou le maitre d’ouvrage sur Adobe Acrobat
Reader DC). Ce qui veut dire que le fichier chargé sur la plate-forme sera au préalable signé
électroniquement.
Ainsi , après remise du certificat au porteur par Barid eSign , ce dernier va procéder à la signature
électronique de sa facture (Attachament ou Note d’honoraire) via Acrobat avant de la déposer au
niveau de GID-Fournisseur, il doit :
D’abord signer et cachéter manuelllement sa facture (Attachament ou Note d’honoraire)
Puis apposée via une clé Cryptoghraphyque de Barid eSign( Certificat classe 3) sa signature
numérique avant de la déposer au niveau de la plateforme GID-Fournisseur
NB2 : Voir le guide du mode opératoire de la signature électronique via un Certificat Barid eSign
Classe 3
NB3 : Le Titulaire ne peut déposer un Dossier de paiement par voie électronique que :
Si la date de signature de la commande publique choisie est supérieure ou égal
(>=) à la date du 2 mai 2019
Si le montant de ladite commande publique est supérieur ou égal (>=) au montant
de 5M Dhs HT.
NB4 : La vérification qu’un Dossier de paiement est signé électroniquement incombe au MO qui doit
accéder au Dossier de paiement déposé et vérifier que la signature électronique est apposée. Pour
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ce faire, voir le guide du mode opératoire pour la vérification de la signature électrnique sur un
document PDF.
13-> Saisir toute observation liée à la pièce jointe au niveau du champ « Description »
14-> Cliquer sur le bouton «Ajouter» ( le titumaire a la possibilité d’ajouter plusieures pièces)
15-> Le systéme affiche un bloc recaputilatif sur le fichier joint et donne la possibilité de le supprimer
en cas d’erreur ou autre :
Si le fichier à joindre est autre qu’un PDF, le systéme affiche le message :
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Si le titulaire omet de joindre la facture , le systéme affiche le message :
16-> Cliquer sur «Enregistrer», le message ci-dessous s’affiche :
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17-> Après avoir fermé cette fenêtre, le Dossier de paiement déposé s’affiche à l’état « En cours De
Dépôt » :
18-> Cliquer sur « Modifier» pour modifier la saisie initiale du Dossier de paiement en cas d’erreur
ou autres
19-> Cliquer sur « Confirmer» pour confirmer le dépôt définitif du Dossier de paiement
NB5 :
Une fois le titulaire clique «Confirmer», il n’y a plus de possibilité pour changer aucune
information, c’est une opération irréversible.
Le compteur du délai de 30 jours pour la constatation du service fait, prévu à l’article 5 du
décret, se déclenche à compter de la date de dépôt qui est la date du système.
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20-> Le Dossier de paiement s’affiche à l’état « Déposé »
21-> Cliquer sur « Afficher Détail séjour » pour consulter le détail de séjour du Dossier de paiement
22-> Cliquer sur « Afficher pièces jointes» pour les consulter
23-> Cliquer sur « Imprimer » pour imprimer l’accusé de dépôt électronique après la confirmation du
Dossier de paiement (l’accusé de dépôt électronique est envoyé également à l’adresse e-mail du
titulaire) :
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II. Etude du Dossier de paiement déposé électroniquement Chez le
maitre d’ouvrage :
2.1/ Consultation du Dossier de paiement Déposé : Après authentification du maitre d’ouvrage (MO), le lien « dossiers de paiement » s’affiche au niveau
de son tableau de bord : en cliquant sur ce lien, les Dossiers de paiements issus des deux voies de
dépôt « normale » et « électronique » s’affichent.
24-> Cliquer sur le lien « Dossier de paiement », le système affiche deux listes de Dossier de
paiement : une liste de dépôt par voie normale et une liste de dépôt par voie électronique (Dossier
par état) :
25-> Au niveau de la liste du « Dossiers de paiement par état- Dépôt électronique », Cliquer sur
« Déposé », la fenêtre ci-dessous s’affiche :
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26-> Le système affiche la liste des dossiers de paiement à l’état « Déposé » ;
27-> Cliquer sur « Facture», la fenêtre ci-dessous s’affiche:
28-> Cliquer sur « Consulter », pour consulter la facture déposée (Attachement ou Note
d’Honoraires)
29-> Cliquer sur «Imprimer» pour que le maitre d’ouvrage imprime l’accusé de réception
Lors de cette phase , le maitre d’ouvrage peut soit « Refuser », « Suspendre » ou « Certifier » le
Dossier de paiement déposé par voie électronique.
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2.2/ Refus de dépôt électronique du Dossier de paiement :
2.2.1/Chez le maitre d’ouvrage :
30-> Cliquer sur le lien «Refus de dépôt », l’écran suivant s’affiche :
33-> Le refus de dépôt électronique de la facture par le MO doit être motivé, ce dernier doit choisir
un motif de rejet parmi les motifs énumérés dans la liste déroulante lors de refus d’un Dossier de
paiement déposé.
Le titulaire procède dans ce cas à un nouveau dépôt.
34-> La date de refus de dépôt est la date du système
35-> Cliquer sur le lien de la liste déroulante du « type de motif de dépôt » et saisir le motif de refus
de dépôt
36-> Cliquer sur « Initialiser » pour modifier le type et le motif de refus
37-> Cliquer sur « Ajouter » pour ajouter un autre type de motif de refus de dépôt électronique de la
facture
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38-> Cliquer sur « Confirmer», pour confirmer la non acceptation de dépôt électronique de la
facture : le Dossier de paiement s’affiche au niveau du tableau de bord du titulaire à l’état « Annulé
dépôt »
2.2.2/Chez le titulaire :
Au niveau du tableau de bord du titulaire, le Dossier de paiement s’affiche à l’état « Annulé
dépôt » :
39-> Cliquer sur « Mes dossiers déposés »
40-> La liste des Dossier de paiement déposés électroniquement s’affiche :
41-> Cliquer sur « « Annulé dépôt » », la liste des Dossier de paiement à l’état « Annulée dépôt »
s’affiche :
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Le titulaire procède dans ce cas à un nouveau dépôt électronique.
2.3/ La Suspension d’un Dossier de paiement relatif au dépôt
électronique :
2.3.1/Chez le maitre d’ouvrage : Si le maitre d’ouvrage accepte le Dossier de paiement mais constate qu’il y a des demandes de
rectifications, il suspend le délai de certification relatif au Dossier de paiement pour rectification en
déclenchant le compteur du Titulaire.
32-> Cliquer «Suspendre rectification», la fenêtre suivante s’affiche :
42-> La date d’envoi de la demande de rectification au Titulaire est la « Date du système » ;
43-> Saisir la référence de la correspondance (référence de la demande de rectification ou tout autre
document que le maitre d’ouvrage envoie au titulaire) ;
44-> Saisir l’objet/motif de la demande de rectification ;
45-> Cliquer sur « Parcourir» pour joindre le document objet de rectification ou la demande de
rectification ;
46-> Saisir une description de la pièce, objet de la demande de rectification
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47-> Cliquer sur « Ajouter», le système affiche un bloc des pièces jointes :
48-> Cliquer sur « Confirmer» l’état du Dossier de paiement passe à «Suspendu pour rectification»,
le compteur du titulaire est déclenché et le compteur du maitre d’ouvrage est suspendu , la fenêtre
ci-dessous s’affiche :
2.3.2/Chez le titulaire :
Au niveau du tableau de bord du titulaire, le Dossier de paiement s’affiche à l’état « Suspendu Pour
Rectification » :
49-> Cliquer sur « Mes dossiers déposés »
50-> La liste des Dossiers de paiement déposés électroniquement s’affiche :
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2.4/ La Reprise d’un Dossier de paiement relatif au dépôt
électronique :
2.4.1/Chez le titulaire : Le Dossier de paiement est suspendu pour demande de rectifications par le MO, le titulaire doit
procéder aux rectifications nécessaires est reprendre par la suite le délai de certification du Dossier
de paiement.
Au niveau de son tableau de bord, le Dossier de paiement s’affiche à l’état « Suspendu Pour
Rectification » :
51-> Cliquer sur «Suspendu pour rectification» pour afficher la liste des Dossier de paiement à l’état
«Suspendu pour rectification» :
60-> Cliquer sur «Facture», le Dossier de paiement s’affiche à l’état «Suspendu pour rectification» :
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61-> Cliquer sur le lien « Afficher pièces jointes » pour consulter tous les échanges concernant les
pièces déjà envoyées;
62-> La date de reprise est la date du système
63-> La date de la reprise retenue est la date règlementaire retenue par le système (Cette date est calculée automatiquement, elle est affichée juste pour les marchés de travaux, les marchés de fourniture et les contrats d’architecte) ; NB 6 : Si le type de dépense est un marché de travaux, de fourniture ou de contrat d’architecte et si le délai écoulé depuis la date d’envoi de la demande de rectifications au titulaire du marché dépasse 15 jours, comme prévu au niveau du CCAG-T, la date de reprise retenue est celle du 16ème jour à compter de la date d’envoi de la demande de rectification. Pour les autres types des dépenses concernées par le décret N° 2-16-344 du 22 juillet 2016 fixant les
délais de paiement et les intérêts moratoires relatifs aux commandes publiques, modifié et complété
par le Décret n°2.19.184 par lequel est consacré le dispositif de dépôt électronique des factures, qui
est entré en vigueur le 02 Mai 2019, la date de reprise retenue est celle de la date effective de
reprise.
64-> Cliquer sur « Parcourir » pour joindre la pièce rectifiée après l’avoir signé et cacheté
manuellement et apposer votre signature électronique
65-> Saisir une description de la pièce objet de la rectification ou toute autre description liée à la
rectification
66-> Cliquer sur « Ajouter », un bloc récapitulatif des pièces jointes s’affiche :
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67-> Cliquer sur « Imprimer » pour imprimer l’accusé de dépôt électronique
68-> Cliquer sur « Reprendre», l’état du Dossier de paiement passe à «Repris rectification», le
compteur du maitre d’ouvrage est repris, la fenêtre ci-dessous s’affiche :
NB 7 : Si le type de dépense est un marché de travaux, de fourniture ou de contrat d’architecte et si
le délai écoulé depuis la date d’envoi de la demande de rectification au titulaire du marché dépasse
15 jours, comme prévu au niveau du CCAG-T :
La date de reprise retenue est égale au 16ème jour à compter de la date d’envoi de la demande de
rectifications,
Le titulaire n’aura plus la main pour procéder à la reprise de ce Dossier de paiement
Le Dossier de paiement est affiché automatiquement au niveau du tableau de bord du maitre
d’ouvrage à l’état « Repris rectification »
Le maitre d’ouvrage procède à la reprise du Dossier de paiement
Un lien d’alerte « Dossier de paiement dont le délai réglementaire de 15 j a été dépassé »
s’affiche au niveau du tableau de bord du maitre d’ouvrage concernant les Dossier de paiements
non repris à terme ( le titulaire ne les a pas repris en respectant le délai de 15j) pour que le
maitre d’ouvrage procède à leurs reprises
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2.4.2/Chez maitre d’ouvrage: Son tableau du bord s’affiche comme suit :
58->Cliquer sur le lien « Dossier de paiement », le système affiche la liste de Dossier de paiement en
cours de traitement (Dossier par état) :
70->Cliquer sur « Repris rectification», la fenêtre ci-dessous s’affiche :
71--> Cliquer « Facture » , la fenêtre suivante s’affiche :
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72-> Cliquer sur « Afficher pièces jointes» pour consulter les pièces rectifiées;
73-> Cliquer sur « Imprimer » pour imprimer l’accusé de dépôt électronique ;
Le maitre d’ouvrage a l’une des deux actions suivantes à prendre :
74-> Suspendre à nouveau le Dossier de paiement déposé pour demande de rectifications en cas de
nouvelles erreurs ou informations à complétées ;
75-> Certifier le Dossier de paiement déposé si les demandes de rectifications sont satisfaites,
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2.5/ Suspendre à nouveau un Dossier de paiement après rectification-
Dépôt électronique :
2.5.1/Chez maitre d’ouvrage:
74-> Cliquer sur « Suspendre Rectification», l’écran suivant s’affiche :
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Suivre les mêmes étapes décrites lors de la première suspension de ce Dossier de paiement.
2.5.2/Chez le titulaire:
Suivre les mêmes étapes de la 1ére reprise du Dossier de paiement pour reprendre à nouveau ce
Dossier de paiement.
III/Certification du Dossier de paiement relatif au dépôt électronique:
3.1/Signature électronique du Dossier de paiement déposé (Document en
format PDF) :
Le maitre d’ouvrage procède d’abord au téléchargement dudit Dossier de paiement (dernière
version à certifier) et l’envoie aux autres parties prenantes pour signature électronique (architecte,
maitrise d’œuvre…) quand c’est exigé;
Il charge par la suite ce Dossier de paiement (signé électroniquement par les parties prenantes) au
niveau du système GID après avoir apposé lui aussi sa signature électronique.
NB 8 : La signature du document joint en format PDF (Facture, Attachement ou Note d’honoraire)
sera faite hors système GID (En local par les parties prenantes sur Adobe Acrobat Reader DC). Elle
sera apposée via une clé Cryptographique de Barid eSign( Certificat classe 3).
NB 9 : Voir le guide du mode opératoire de la signature électronique d’un document PDF via un
Certificat Barid eSign Classe 3.
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3.2/Certification du Dossier de paiement relatif au dépôt électronique
(Document en format PDF) :
3.2.1/ Chez maitre d’ouvrage:
Une fois le titulaire satisfait toutes les rectifications demandées par le MO, il reprend le Dossier de
paiement suspendu qui s’affiche automatiquement au niveau du tableau de bord du MO à l’état
« Repris rectification » :
85-> Cliquer sur « « Repris rectification », l’écran suivant s’affiche :
86-> Cliquer sur « « Facture», l’écran suivant s’affiche :
87-> Lors de la constations du service fait et avant de cliquer sur « Certifier », le maitre d’ouvrage
procède d’abord au téléchargement dudit Dossier de paiement (dernière version à certifier) et
l’envoie aux autres parties prenantes pour signature électronique (Architecte, Maitrise
d’œuvre…) quand c’est exigé;
Il charge par la suite ce Dossier de paiement (signé électroniquement par les parties prenantes) au
niveau du système GID et ce après avoir apposé lui aussi sa signature numérique :
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88-> Cliquer sur « Certifier », l’écran suivant s’affiche :
89-> la date de certification effective est la date du système
90-> La date de certification retenue est la date réglementaire retenue par le système (Cette date est
calculée automatiquement une fois le délai atteint 30j)
Ainsi après 30j, le système affiche un message d’avertissement qui indique que le délai
réglementaire de 30 jours (à compter de la date du dépôt en prenant en compte les éventuelles
suspensions et reprises entre le maitre d’ouvrage et le titulaire) est dépassé et affiche la date
réglementaire qui va être retenue comme date de constatation du service fait .
91->Cliquer sur « Parcourir » pour charger le document PDF (Facture , Attachement ou Note
d’honoraires) coté plateforme une fois signé électroniquement par toutes les parties prenantes y
compris le maitre d’œuvre :
92->Saisir une description du document chargé
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94-> Cliquer sur « Ajouter »
95-> Un bloc récapitulatif des pièces chargées s’affiche :
96-> Cliquer sur « Confirmer», l’écran suivant s’affiche :
97-> Le Dossier de paiement s’affiche à l’état « Certifier »
98-> Cliquer sur « Liquider » pour passer à la phase de la liquidation :
Le MO et après certification du Dossier de paiement déposé par voie électronique, imprime la
facture électronique pour préparer l’envoi des pièces au comptable pour étude,
Au moment de l’étude de ces pièces et s’il y a un rejet qui porte sur cette facture numérisée, pour le
satisfaire le MO doit :
99-> Cliquer sur « Suspendre CPJ » pour que le titulaire complète les pièces ou informations qui
peuvent manquées après la phase de la Certification ;
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3.2.2/ Chez le titulaire:
Le titulaire peut consulter le Dossier de paiement qui a été certifié par le MO :
100->Cliquer sur « Mes dossiers déposés »
101-> La liste des dossiers de paiement déposés électroniquement par Etat, s’affiche :
102-> Cliquer sur « Certifié », l’écran suivant s’affiche :
103-> Cliquer sur « Facture », Le Dossier de paiement s’affiche à l’état « Certifié » :
