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Guide technique AFFELNET LYCEE SAISIE & RESULTATS
RS 2019 SAIO de Versailles
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Sommaire
Accéder à l’application p. 3 Points de vigilance p. 15
Page d’accueil p. 4 Ajouter/Modifier/Supprimer un vœu
p. 17
Liste des élèves p. 5 Saisie des évaluations p. 18
Ajouter un élève p. 6 Saisie des notes p. 21
Changement d’établissement p. 7 Etat des saisies p. 22
Dossier d’un élève p. 8 Validation de la saisie p. 23
Identification p. 9 Impression des fiches élèves p. 25
Zone géographique p. 10 Consultation des résultats p. 26
Saisie des vœux p. 11 Préparation des notifications d’affectation
p. 27
Ajout d’un vœu p. 12 Edition des notifications d’affectation
p. 28
Demande de dérogation p. 13 Information et assistance p. 29
Avis Chef d’établissement p. 14
• Pour les EPLE et les établissements relevant du Ministère de l’agriculture de l’académie de Versailles :
Arena :
https://intranet.in.ac-versailles.fr
• Pour les établissements privés sous contrat de l’académie de Versailles :
Arena + clé OTP :
https://id.ac-versailles.fr
• Pour les établissements de l’académie de Versailles qui ne possèdent pas d’accès à ARENA (ex : CFA) et tous les établissements hors académie :
AFFELMAP :
https://extranet.ac-versailles.fr/affelnet-lycee-saisiesimple
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Accéder à l’application
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Page d’accueil
Menu avec les différentes fonctionnalités auxquelles vous avez accès.
NB : La fonctionnalité « Validation chef d’établissement » n’apparaîtra qu’en fin de phase de saisie.
Calendrier des saisies en établissement
• 1ère phase de saisie : du mardi 7 mai au mardi 11 juin (12h) Les vœux examinés en commission doivent être saisis au plus tard le jeudi 23 mai. • 2ème phase de saisie : du vendredi 14 juin (12h) au mardi 18 juin (12h)
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Liste des élèves Possibilité de filtrer la liste des élèves selon différents critères : INE, nom, prénom, classe, formation, état de la saisie.
Cliquer sur « Chercher » pour lancer la recherche.
Si un élève est absent de la liste :
Cliquer sur « Ajouter »
cf. page 6
Pour les élèves de 3ème des collèges publics, une saisie est obligatoire. Par défaut, en début de campagne, l’état de saisie de ces élèves est donc .
NB : Pour tous les autres élèves, en début de campagne, la colonne « Etat » est vide.
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Ajouter un élève
Pour ajouter un élève absent de sa liste, il faut impérativement connaître l'INE de l'élève.
L’ajout peut se faire à deux conditions :
• Il faut avoir renseigné un INE valide.
• L’élève ne doit pas avoir été remonté dans un autre établissement de l’académie à partir de SIECLE.
Un message d’erreur apparaît : « Ajout impossible car l’élève existe déjà : il vient de l’établissement X / département Y ».
NB : Dans le cas où l’élève est référencé dans un autre établissement, il faut contacter l’établissement d’origine qui devra procéder au « Changement d’établissement pour l’élève » (cf. page 7).
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Changement d’établissement
Lorsqu’un élève a quitté l’établissement, il faut transférer son dossier AFFELNET vers son nouvel établissement.
Dans le menu des fonctionnalités :
Cliquer sur
La liste des élèves dans l’établissement apparaît. Il faut sélectionner l’élève concerné en cliquant sur son INE.
En cliquant sur le bouton "Valider", l'élève change instantanément d'établissement d'origine. Ce changement est uniquement relatif à l'application AFFELNET LYCEE.
Indiquer l’UAI du nouvel établissement ou utiliser le pour rechercher l’établissement.
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Dossier d’un élève Pour accéder au dossier d’un élève :
Cliquer sur l’INE de l’élève.
Un dossier d’élève est constitué de 3 onglets.
• Pour les élèves de 3ème :
• Pour les autres élèves :
L’onglet en jaune est l’onglet actif.
L’icône signifie que l’onglet est incomplet.
En début de saisie, pour les élèves de 3ème de collèges publics, les onglets « Identification » et « Saisie des vœux » sont par défaut « à compléter ». Pour les autres élèves, seul l’onglet « Identification » est « à compléter ».
Dès lors qu’un vœu avec barème est saisi dans le dossier de l’élève, l’icône apparaîtra sur l’onglet « Saisie des évaluations/notes ».
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Identification
• Les champs précédés de * sont obligatoires.
• La plupart des informations sont initialisées à partir de la base élèves de SIECLE.
Pas de saisie et pas de bascule à partir de
SIECLE-ORIENTATION
Cocher « Oui » pour les élèves en situation de handicap ou nécessitant une
prise en charge médicale importante
Cocher « Oui » pour les élèves possédant le statut Sportif de
Haut Niveau
Si un élève a un dossier médical ou est sportif de haut niveau, il faut envoyer un dossier à la DSDEN pour le vendredi 24 mai, au plus tard.
cf. page 10
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Zone géographique
• Elle est prédéfinie à « 000000000 - NON DEFINI » pour les élèves de la voie professionnelle.
• En fonction de son domicile, l’élève peut bénéficier d’une priorité d’affectation pour le ou les établissements de sa zone lorsqu’il demande une seconde générale et technologique non contrainte.
• Pour connaître le code à saisir dans AFFELNET, utiliser le moteur de recherche « Lycées de secteur » :
https://bv.ac-versailles.fr/rechetab/lycee-de-secteur-proximite.html
Indiquer la ville et le cas échéant, la voie
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Saisie des vœux
Pour pouvoir passer à l’onglet « Saisie des vœux », il faut « Valider » l’onglet « Identification ».
• 1 vœu = 1 code = 1 formation + 1 établissement + 1 statut
Attention : Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit de la même formation, dans le même établissement mais sous deux statuts différents. Ce sont bien deux vœux distincts.
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Ajout d’un vœu Accéder à la liste de tous les codes vœux
ou
Saisir directement le code vœu cf. Liste des offres de formation diffusée par le SAIO
cf. page 13
Ne pas oublier de valider chaque page de saisie.
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Demande de dérogation Rappel : Une demande de dérogation ne peut être formulée que sur un vœu de 2nde générale et technologique non contrainte en dehors de la zone géographique de l’élève.
Pour formuler une demande de dérogation :
• Sélectionner « Oui » lors de l’ajout du vœu en face de « Vœu de dérogation »
• Sélectionner le ou les motifs :
• En fonction du motif ou des motifs :
• envoyer le dossier à la DSDEN pour la commission associée Motifs : « Elève souffrant d’un handicap », « Elève bénéficiant d’une prise en charge médicale importante à proximité de l’établissement demandé » et « Elève devant suivre un parcours scolaire particulier »
• effectuer la vérification des pièces justificatives Motifs : « Elève boursier au mérite ou boursier sur critères sociaux », « Elève dont un frère ou une sœur est déjà scolarisé(e) dans l’établissement demandé », « Elève dont le domicile est situé en limite de secteur et proche de l’établissement souhaité » et « Autre(s) raison(s) »
NB : Dans le cas d’un « Elève dont un frère ou une sœur est déjà scolarisé(e) dans l’établissement demandé », il/elle ne doit pas être en classe de terminale.
Elèves concernés :
• 3ème prépa pro pour des vœux de 2nde professionnelle et CAP Profil 2nde professionnelle
• Terminale CAP pour tous les vœux
Cet avis est obligatoire. Si l’avis n’est pas saisi, le dossier de l’élève est incomplet et le vœu n’est pas traité.
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Avis Chef d’établissement
3 occurrences :
RESERVE / ASSEZ FAVORABLE / FAVORABLE
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Points de vigilance Nouvelles familles de métiers
Certaines 2nde professionnelles sont cette année regroupées en famille de métiers. Il faut donc saisir le vœu de 2nde « Famille de métiers » et non la 2nde « Spécialité », uniquement pour les vœux sous statut scolaire.
Voici les formations concernées :
• Métiers de la construction durable, du bâtiment et des travaux publics
Libellé à saisir : 2NDPRO MET.CON.DUR.BAT.&TRA.PUB.2NDE COM Baccalauréats professionnels correspondants : Travaux publics / Technicien du bâtiment : organisation et réalisation du gros oeuvre / Intervention sur le patrimoine bâti (option A : maçonnerie, option B : charpente et option C : couverture) /
Menuiserie aluminium-verre / Aménagement et finitions du bâtiment / Ouvrages du bâtiment : métallerie
• Métiers de la gestion administrative, du transport et de la logistique
Libellé à saisir : 2NDPRO MET.GEST.ADM.,TRA.&LOG.2NDE COMM. Baccalauréats professionnels correspondants : Gestion administration / Logistique / Transport
• Métiers de la relation client
Libellé à saisir : 2NDPRO MET. RELATION CLIENT 2NDE COMMUNE Baccalauréats professionnels correspondants : Métiers du commerce et de la vente (option A : animation et gestion de l’espace commercial – ex-commerce et option B : prospection clientèle et valorisation de l’offre commerciale – ex-vente) / Métiers de l’accueil
Concernant les 2nde professionnelles agricoles, elles apparaissent toutes sous forme de familles métiers, sous statut scolaire et sous statut apprenti. Voici les 5 familles de métiers : Production / Nature-jardin-paysage-forêt / Conseil-vente / Alimentation-bio-industrie de laboratoire / Services aux personnes et aux territoires
Conformité de la saisie des vœux de 1ère année de CAP et
de 1ère professionnelle en fonction de l’origine des élèves
• 1ère année de CAP
• 1ère professionnelle
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Points de vigilance
3ème SEGPA, DIMA, Dispositifs MLDS, ULIS, Dispositifs relais, Non
francophones de collèges et de lycées
3ème générale dont les 3ème prépa pro
Terminale CAP
2nde GT
En cas de non-conformité, le SAIO s’autorise à supprimer les vœux non conformes.
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Ajouter / Modifier / Supprimer un vœu
Modifier l’ordre des vœux en cliquant sur « Descendre » et « Monter »
Supprimer un vœu Ajouter un vœu
Modifier un vœu
en cliquant sur « Vœu de rang X »
Par exemple : ajouter un motif de dérogation
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Saisie des évaluations Pour pouvoir passer à l’onglet « Saisie des évaluations / notes », cliquer sur « Fin de la saisie des vœux ».
• La saisie des évaluations concerne les élèves de 3ème pour lesquels une intégration du LSU vers AFFELNET est possible.
• L’intégration des évaluations ne peut être lancée que si la phase de préparation des évaluations a été effectuée, incluant la résolution de toutes les correspondances.
• L'intégration a pour but d'alimenter les évaluations des élèves pour le socle et pour les disciplines : il est donc nécessaire de s'assurer au préalable que l'ensemble des évaluations de fin de cycle 4 et que l'ensemble des bilans périodiques disciplinaires de l'année de 3ème ont été enregistrés dans LSU.
• Attention : Toute évaluation déjà saisie manuellement dans la saisie des vœux des élèves sera remplacée par celles provenant de LSU.
• Après une intégration d'évaluation, un compte-rendu détaillé est disponible dans le menu "Compte-rendu du traitement suite à la réception des évaluations LSU".
• Dans le cas où vous souhaitez refaire une nouvelle intégration, contacter le SAIO pour être débloqué.
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Saisie des évaluations • Dossier d’un élève pour qui l’intégration du LSU a eu lieu
Les compétences du socle et les disciplines récupérées de LSU peuvent être consultées en détail à l'aide du bouton :
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Saisie des évaluations • Dossier d’un élève pour qui l’intégration du LSU n’a pas eu lieu
Par défaut, les différents champs de saisie sont en mode « lecture seule ». Pour les mettre à jour, cliquer sur le bouton « Modifier ». Les menus déroulants et les champs libres permettant la saisie des compétences du socle et des disciplines s’affichent :
Ne pas oublier de Valider en fin de saisie.
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Saisie des notes
Pour pouvoir passer à l’onglet « Saisie des notes », cliquer sur « Fin de la saisie des vœux ».
• La saisie des notes concerne les élèves de 2nde générale et technologique et de terminale CAP ainsi que les élèves de niveau 3ème pour lesquels une intégration du LSU vers AFFELNET n’est pas possible.
• Pour les élèves de 2nde générale et technologique : 6 notes à saisir manuellement
• Pour les élèves de terminale CAP : 5 notes à saisir manuellement
Saisie obligatoire
Si un élève n’a pas de note dans la matière demandée, indiquer « NN ».
La liste des élèves avec l’état de leur dossier s’affiche :
La liste des élèves dont la saisie est incomplète s’affiche, les éléments manquants sont précisés :
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Etat des saisies
Le dossier est complet (vœux et le cas échéant, évaluations/notes).
Le dossier est incomplet : des vœux ont été saisis mais les évaluations/notes ou l’avis chef établissement sont manquants.
Aucun vœu n’a été saisi pour cet élève alors que la saisie est obligatoire (uniquement pour les élèves de 3ème de collèges publics).
Elément saisi
Elément manquant
• La validation permet à l’établissement d'indiquer à l’administration que tous les vœux de ses élèves ont été correctement saisis et sont valides : c'est une clôture de la saisie des vœux.
• Si toutes les saisies sont valides, vous avez un message de confirmation qui apparaît : « Validation du chef d’établissement terminée ».
• Si des saisies sont invalides, vous avez un message d’erreur qui s’affiche :
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X X
Accéder directement à la liste des élèves incomplets de l'établissement.
Cliquer pour valider la saisie.
Validation de la saisie
• Après la validation effectuée, il est toujours possible de modifier la saisie des vœux des élèves. En cas de modification, il faudra alors revalider la saisie des vœux. En revanche, il n’y aura plus de vérification par l’application sur les saisies invalides et le message suivant apparaîtra :
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Validation de la saisie
• Impression individuelle (par élève) :
‒ Les adresses des représentants légaux y figurent systématiquement.
‒ Les notes et évaluations n’y figurent jamais.
• Impression en masse (par classe) :
‒ Les adresses des représentants légaux y figurent par défaut (possibilité de décocher cette option).
‒ Les notes et évaluations y figurent selon votre choix (possibilité de cocher / décocher cette option).
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Impression des fiches élèves
Il est conseillé d’imprimer un nouveau récapitulatif de saisie des vœux à chaque modification de saisie et de la faire signer par les représentants légaux.
Les établissements d’origine auront la possibilité de consulter les listes :
• des élèves affectés
• des élèves non affectés
que ce soit lors de la pré-affectation (sécurisation de la voie professionnelle) ou lors de l’affectation définitive.
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Consultation des résultats
Pour les établissements d’origine
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Préparation des notifications d’affectation
Possibilité de télécharger la maquette en .pdf
Champ libre de saisie
Une fois le texte saisi, valider
Pour les établissements d’accueil
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Edition des notifications d’affectation
Edition individuelle à partir de l’INE de l’élève
Edition en masse à partir de l’UAI de l’établissement d’accueil
Tri possible par : ordre alphabétique, formation d’accueil ou division
Pour les établissements d’accueil
• Page AFFELNET sur le site public de l'académie de Versailles
www.ac-versailles.fr/affelnet
• CARIINA
Téléphone : 01.30.83.43.00
Portail ARENA « Support et assistance »
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Information et assistance
