22/09/2011 - EHESS

HAL déposer et accompagnerExporter les données, créer une page web, gérer

une collection, utiliser les flux rss…

Odile ContatCNRS - Institut des Sciences Humaines et Sociales

06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

Libre accès aujourd’hui…une accélération!!

Défendue au départ par des chercheurs, aujourd'hui soutenu et demandé par des universités, des institutions et des gouvernements…

http://openaccess.inist.fr/

1 I Au niveau international… et en France aussi

1.1 I recommandation de la Commission européenne juillet 2012 1.2 I Etats-Unis, Angleterre, Allemagne, Italie, Belgique, Science Europe

1.3 I la déclaration de Geneviève Fioraso lors des 5ème journées Open Access de janvier 2013 : " L'information scientifique est un bien commun qui doit être disponible pour tous " 1.4 I le communiqué des 3 conférences universitaires (CPU, CGE, CDEFI) "Bien universel, par essence, l’article scientifique, n’est pas un bien comme les autres« 1.5 I la tribune et le site Iloveopenaccess.org - la journée organisée par Cairn - L'avis comité d'éthique du CNRS juin 2012 sur le libre accès

La recherche financée sur fonds publics doit être en libre accès : les 2 voies archives ouvertes / revues en libre accès, la question de l’embargo (12 mois

pour les SHS), du droit d’auteur, etc.Le Gold Open Access version auteur-payeur = attention!! - Plus d’infos

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HAL est une archive ouverte…

Hyper Article en Ligne… archive ouverte internationale et multidisciplinaire, recueille et diffuse les documents scientifiques, donnant un accès

libre et gratuit aux résultats de la recherche

1 I HAL est né en 2001 au CNRS, au sein du CCSD

1.1 I premier accord en oct. 2006 autour de HAL1.2 I la convention de partenariat archives ouvertes autour de HAL signée le 02 avril 2013 par 25 partenaires : l'AMUE, l’A.N.R., la B.N.F., la C.D.E.F.I., le C.E.A., le C.E.E., la C.G.E., le CIRAD, le C.N.R.S., la C.P.U., l’IFREMER, l’INERIS, l’INRA, l’INRIA, l’INSERM, l’I.R.D., l’I.R.S.N., l’IRSTEA, l’Institut Pasteur 1.3 I une plateforme commune de dépôt à vocation nationale et transdisciplinaire, une archive ouverte - un réservoir de données (repository) sous la forme d’un site web - pour l’ensemble des communautés scientifiques françaises

2 I Aujourd’hui HAL c’est…http://hal.archives-ouvertes.fr2.1 I près de 220 000 documents dont 34 000 thèses et près de

450 000 notices, plus de 2 800 documents déposés chaque mois

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HAL-SHS, un portail disciplinaire…

HAL plateforme unique pour toutes les disciplines, mais avec des points d’entrée spécifiques pour les différentes communautés scientifiques

1 I HAL-SHS (Hyper Article en Ligne - Sciences de l'Homme et de la Société) une spécificité disciplinaire - http://halshs.archives-ouvertes.fr

1.1 I une interface personnalisée et des métadonnées propres 1.2 I plus de 45 000 documents en texte intégral 1.3 I 22% de l’ensemble des dépôts de HAL1.4 I 2010 : 7669 dépôts 2011 : 7804 dépôts 2012 : 8673 dépôts

2 I Des collections ou des portails personnalisés à la demande

2.1 I vues thématiques ou sur un programme : les études urbaines programme ANR - Sciences de l’environnement - Histoire et Philosophie des Sciences et des Techniques 2.2 I vues institutionnelles pour préserver l’identité : l’Université Lyon2

l’Enssib – MMSH - l’ENS de Lyon

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Merci à Agnès Magron et au CCSD pour les données chiffrées

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Merci à Agnès Magron et au CCSD pour les données chiffrées

économie 6870 – linguistique 4433 – gestion 3382géographie 3358 – histoire 2961 – sociologie 2772

éducation 2704 – anthropologie 1803 – science po 1705sciences info doc 1655 – archéologie 1591 – littérature 1060

HAL-SHS, un portail disciplinaire…

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La visibilité de HAL-SHS…

Nombre de téléchargementEtudes de genre 15031 (48)

Archéologie 170 383 (1590)Géographie 236 088 (3358)Sociologie 281 176 (2772)Economie 381 675 (6870)

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HAL-SHS : Ranking web of world repositories (avril 2013)6ème dans classement des dépôts institutionnels4ème dans classement Europe11ème dans classement mondial

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La visibilité de HAL-SHS…

Exemple de visibilité du Centre d’économie de la Sorbonne dans HAL - 80 % des consultations d'articles des archives ouvertes sont faites à partir

de Google et Google Scholar

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Les arguments…pour le chercheur

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HAL présente de nombreux avantages par rapport à une archive locale ou à un site Web personnel…les arguments !!!

1. Pour garantir un accès libre et gratuit aux résultats de la recherche : sensibiliser les chercheurs au coût des abonnements

2. Pour élargir la visibilité nationale et internationale de ses travaux : être plus lu! – Google et Google Scholar – ArXiv, RePec…

3. Pour augmenter l’impact de ses travaux scientifiques : être plus lu pour être plus cité - Des études scientifiques établissent une corrélation claire entre le taux de citations et le dépôt en archive ouverte ou libre accès

4. Pour gagner du temps : un dépôt unique et simplifié, des données disponibles, consultables et extractibles de n’importe où, une alimentation des bases institutionnelles

5. Pour bénéficier de services à haute valeur ajoutée : gérer des listes de publications…pour un cv, un rapport, une page web - HAL-SHS - SAMM - Modyco

6. Pour apporter une protection juridique à ses travaux : datation certifiée permet d’établir l’antériorité scientifique et la paternité du document (identifiant unique) = moins de plagiat

7. Pour garantir la pérennité des fichiers et des accès : liens et URL uniques et pérennes permettant des citations stables et pérennité des fichiers et des formats

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1 I L’utilisation institutionnelle

Les arguments…pour le laboratoire

1.1 I recenser les travaux et les publications du laboratoire

2 I Les services pour l’institution2.1 I valoriser les publications : exports pour le site, la lettre d’infos, les pages chercheurs de listes de publications avec mise à jour automatique – LET – Ireman – Pacte – I3S – Triangle – Paris1

1.2 I augmenter la visibilité du laboratoire : les collections ex1 - ex2 - ex3

2.2 I générer des listes bibliographiques pour le rapport quadriennal : gain de temps, exportation automatique par type de document, par date, avec plusieurs formats…

3 I Incitation institutionnelle pour le Libre accès : Europe ANR !!

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1.3 I assurer un contrôle qualité, corriger, compléter…tendre vers l’exhaustivité…préservation patrimoniale…vers des archives institutionnelles d’établissements

4 I Réussir HAL dans un labo: accompagner les chercheurs, les mettre au centre du système, avoir le soutien de l’institution, avoir un référent - outils, guides, tutoriels = CCSD Toulouse3 Rennes1 HAL Facile , un blog

Les questions de droit : quand déposer??

Les lois du copyright des éditeurs doivent être respectées : droit d’archivage

– AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte

– APRES publication SOUS contrat

1 I Si le contrat ne prévoit pas de cession à titre exclusif des droits, pour tout support ou pour le support électronique : l’auteur est libre de déposer2 I Si le contrat prévoit une diffusion en libre accès après un délai : l’auteur est libre de déposer après ce délai (respect de l’embargo)3 I Si le contrat prévoit la cession à titre exclusif des droits pour tout

support ou pour le support électronique : l’auteur doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur

– APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas un frein – informer votre éditeur

"Les archives ouvertes et les publications scientifiques "La page de la DAJ du CNRS - Je publie, quels sont mes droits ?

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Les éditeurs acceptent, sous conditions, le dépôt d’une version auteur…

1 I Le pre-print : version envoyée à l’éditeur, avant le comité de lecture2 I Le post-print : version après les corrections du comité de lecture révisions intégrées – version finale avant publication 3 I La version éditeur : la mise en page de l’éditeur est sa propriété, impossible de mettre en ligne cette version sans son autorisation…

http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php- http://heloise.ccsd.cnrs.fr/

Le délai de diffusion : HAL autorise la diffusion en mode caché du document lorsque l’éditeur stipule un délai de diffusion (6 mois/2 ans après publication)

Le dépôt doit être fait par l’auteur, par l'un des coauteurs ayant l'accord des autres, par une personne autorisée (documentaliste)

La propriété intellectuelle reste celle du ou des auteurs. Les règles de bon usage : respect des travaux originaux, citation dans des travaux antérieurs, interdiction du pillage intellectuel, etc.

Pour les ouvrages et les chapitres d’ouvrages il est préférable de vérifier auprès de l’éditeur

http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html#guide_bon_usage_hal

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Les questions de droit : quelle version??

Exporter une liste de publications

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Cette fonctionnalité permet d’extraire et de personnaliser des listes de production scientifique pour insertion dans un document tel qu’un rapport par exemple.

Sont alors pris en compte les documents dont les métadonnées contiennent une référence bibliographique, qu’ils soient consultables ou non en texte intégral.

Vous pouvez extraire par auteur, par laboratoire, et/ou par type de document.

Exporter une liste de publications

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Retirer une métadonnée

Ajouter une métadonnée

Sélectionner les métadonnées que vous souhaitez récupérer

Vous pouvez sélectionner les documents à exporter, en cochant/décochant

Modifier l’ordre dans lequel apparaîtront les métadonnées avec les flèches monter/descendre

Choisir le format d'export

Vous pouvez sélectionner les documents à exporter, en cochant/décochant

Exporter une liste de publication

1ère étape dans HAL-SHS : services – exporter une liste de publication• exporter la liste au format Excel (séparateur §)• enregistrer le fichier csv

2éme étape dans Excel• données, données externes, importer des données (Excel 2003)/à

partir du texte (Excel 2010)• sélectionner le fichier csv comme source de données• au paramètre « type de données » sélectionner “délimit锕 au paramètre « origine du fichier » sélectionner “UTF8”• cliquez sur suivant• au paramètre « séparateur » sélectionner “Autre” et inscrire “§”• cliquez sur suivant et terminé• Importer/insérer les données dans une feuille de calcul ok

Enregistrer votre fichier Excel - Nommer vos colonnes : titre, nom de l’auteur, titre de la revue…Fenêtre/affichage Figer les volets

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Exporter une liste de publication

3ème étape dans Word• cliquer sur l’onglet publipostage/démarrer la fusion et le publipostage (choisir le type

de document répertoire)• ouvrir la source de données et chercher le fichier Excel et ouvrir/sélectionner les

destinataires, utiliser la liste existante et aller chercher le fichier Excel et ouvrir• insérer les champs de fusion (autant de fois que nécessaire) dans l’ordre souhaité• effectuer la mise en page et appliquer les styles (ex. titre en italique, volume en gras)• faire un aperçu des résultats (optionnel mais permet d’affiner)• fusionner vers un nouveau document/terminer et fusionner (modifier les documents

individuels)• enregistrer votre document

FAQ CCSD Exporter une liste de publications dans une autre application Ribac/CRAC Excel Zotero

Tutoriels exportation de données de HAL dans d’autres logiciels : le site Methodoc de Crévilles.org (Endnote ou Zotero) - Excel Tutoriel extraction de liste de publications Dominique Girod (2011)

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Création d’une page Web

Une page web rapide : ajouter à la barre d’adresse AUT/prénom+nom

Services : créer une page Web - une page web à son goût avec un ensemble de publications sélectionnées (pour un chercheur donné, un laboratoire, etc.). Pour plus d'information, cette documentation

Définir les critères de recherche• Auteur, titre, année de publication, identifiant, laboratoire, tutelle,

collection, équipe de recherche, conférence, audience, projet

Configuration de l’affichage• Choix des champs à afficher• Feuille de style CSS• Langue• Tri (année de publication, type de document, titre, 1er auteur)• Ordre des données

Affichage du rendu• Affichage du lien créé• Affichage du rendu dans une fenêtre

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Création d’une page Web

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Les critères de recherche

Définition des critères de sélection• Publications d’un chercheur donné• Publications d’un laboratoire donné

Filtres possibles• Année• Titre• Type de document• Audience (nationale ou international

• Valeurs multiples séparées par ;• Auteur(s)=prénom1,nom1;prénom2,nom2• Auteur(s) = j*,dupont• Collection/tampon(s) = XXX;YYYY• Collection/tampon(s) = XXX*

Création d’une page Web

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Les résultats d’une recherche

Création d’une page Web

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Affichage et formatage

• Choisir les champs à afficher• Définir une feuille de style CSS• Choisir la langue• 4 critères de tri possibles• Choisir l’ordre d’affichage des

données• Cliquer sur Afficher

Remarque:• Le tri de « second niveau » sera affiché

en sous-rubrique.• Pour ne pas afficher les rubriques ou

sous-rubrique, il faut modifier la feuille de style : .Rubrique display:none ;.SousRubrique display:none ;.

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Création d’une page Web

url construite permettant d’afficher le résultat. Cette url peut être insérée dans un site web (un lien (href) ou un widget)

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Création d’une page WebCréer une page web pour un auteur, un laboratoire, une équipe, un projet ANR ou tout autres critères •Auteur(s) : Nom ou Prénom,Nom (En cas d’homonyme, ajouter d’autres critères: Laboratoire(s) ou Equipe de recherche)•Laboratoire(s) : Identifiant (15080) Sigle (CES) Code (UMR8174)

Personnaliser sa page web•Chaque champ a son style css associé : 1er tri =>Rubrique - 2ème tri => SousRubrique•Mettre le lien vers la feuille de style : Au moment de la création dans la zone « css privé » ou en changeant la valeur du paramètre css dans l’url=> &css=http://monSite/MonProjet/css/Mafeuille.css

Insérer sa page web dans un site•Pour mettre simplement un lien : <a href=" http://halshs.archives-ouvertes.fr/..../css/VisuCondense.css " target="_blank">Votre lien</a>•<IFRAME width="505" height="500" src = "http://halshs.archives-ouvertes.fr/..../css/VisuCondense.css"

FRAMEBORDER="0" scrolling="auto" > <IFRAME>•<object style = "width:100% ; height:500px; " type="text/html" data="http://halshs.archives-ouvertes.fr/.../css/VisuCondense.css">

</object>

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Gestion d’une collection

Un collection permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte du type : http://hal.archives-ouvertes.fr/XXX (XXXX : identifiant de la collection)

Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés)• En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit• En mode manuel : le tamponneur contrôle l'entrée de chaque document

• Pour le mode automatique un critère de tamponnage doit être défini :Laboratoire, équipe de recherche, collaboration, institution, organisme de thèse,

auteur, domaine, conférence, type de document, projet

• Pour le mode manuel un critère de tamponnage peut être défini :Une liste d’articles sera proposée au tamponneur

Pour obtenir une collection faire une demande au CCSD : hal.support@ccsd.cnrs.fr

Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont :• L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire)• Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire)• Le mode de tamponnage (automatique ou manuel)• Le critère de tamponnage ( un laboratoire, une équipe de recherche,…)• L’identifiant de la personne responsable de la collection (le tamponneur)

Il peut y avoir plusieurs tamponneurs pour une collection

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Gestion d’une collection

Qui peut gérer une collection?

Les rôles directement accessibles par l’interface• Contributeur : s’inscrire pour déposer des documents, ainsi que de

nouvelles versions de documents,…• Abonné : s’abonner pour être alerté par mail des nouveaux

documents déposés et correspondants à des critères

Les rôles privilégiés• Référent d’un laboratoire : pour enrichir, corriger, modifier les

données des dépôts d’un laboratoire, accéder aux statistiques• Tamponneur : pour marquer des dépôts afin de les faire apparaître

dans une collection (un environnement de consultation dédié)

Fonctionnalités disponibles• Accueil (contenu personnalisable)• Consultation (par domaine, par année,…)• Recherche (simple, avancée, par identifiant)• Services (export de liste, création de page web)• Liens (site du laboratoire, page d’aide,…)

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Personnaliser sa collection

Personnalisation du bandeau du haut, du choix des onglets (fonctionnalités) – Nombre d’articles par page, couleur des listes d’articles

Contenu de la page d’accueil

Couleur des onglets, de la police, taille des textes, des titres, etc.

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Personnaliser sa collection

Choix des onglets par glisser déposer

Ajout de logo : image ou texte

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Personnaliser sa collection

Possibilités d’ajouter une ressources dans la page d’accueil (images, fichier, etc.)

Contenu de la page d’accueil

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Personnaliser sa collection

Style CSS de la collection…modifiable !!!

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Suivre sa collection : les statistiques

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Suivre sa collection : les statistiques

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Suivre sa collection : les alertes

Pour recevoir des alertes il faut souscrire à un abonnement.

L’abonné est un utilisateur qui s’est inscrit pour recevoir des alertes selon une fréquence et des critères choisis.•seulement abonné (rubrique « Service > S’abonner »)•contributeur qui souscrit à un abonnement (rubrique « Mon Compte > Mes alertes)

L’intérêt de se créer une alerte pour un tamponneur est d’être averti dès qu’un article correspondant au critère de sa collection est déposé.

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Les sous-collectionsUne collection peut avoir plusieurs « sous collections », par exemple une collection laboratoire peut avoir plusieurs sous collections équipes de recherche.

Pour rendre les sous collections visibles dans la collection il faut ajouter l’onglet « Consultation > par sous collection » dans la configuration générale de la collection. Il est possible de le renommer en « Consultation > Par équipe de recherche ».

Si une sous collection est en mode automatique: pour être automatiquement tamponné, le dépôt devra aussi respecter le critère de tamponnage de la collection de niveau supérieur.

Les dépôts tamponnés dans une sous collection apparaîtront automatiquement dans la collection de niveau supérieur.

On peut également faire apparaître des collections dans un portail : http://hal-univ-rennes1.archives-ouvertes.fr/

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Les Flux RSS• Format rss 2.0 + métadonnées Dublin Core, encodage utf-8• Sans paramètre, le flux rss vous abonne aux derniers dépôts sur l'archive• Paramètres permettant de s’abonner à davantage d'articles (lab, author,

researchteam, tampon,…)• Exemple de flux rss pour s’abonner aux articles d’une collection :

http://hal.archives-ouvertes.fr/rss.php?tampon=UR-NAVIER&published=2012

Proposer un abonnement à un flux RSS du laboratoireCollection de l’ADES : http://halshs.archives-ouvertes.fr/ADES/fr/L'Institut français du Proche-Orient (Ifpo) : http://halshs.archives-ouvertes.fr/IFPO/fr/

Flux RSS intégré à l’interface de la collectionPortail de l’Université Rennes 2 : http://hal.archives-ouvertes.fr/UR2-HB/fr/

Afficher un flux dans un site webCIHAM (UMR 5648) Histoire et archéologie des mondes chrétiens et musulmans

médiévaux: http://ciham.ish-lyon.cnrs.fr/aggregator/sources/5HEC Paris : http://hal-hec.archives-ouvertes.fr/

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