Harmonisation des opérations dans la nouvelle centrale de stérilisation à l'hôpital général juif (JGH), Une approche par simulation

Direction de la Transition Transition Team

Présenté par:

Alvaro GilÉquipe de la transition au nouveau pavillon de soins critiques, JGH

NOVEMBRE 20 2014

Harmonisation des opérations dans la nouvelle centrale de stérilisation à l'hôpital général juif (JGH).

Une approche par simulation


CSD au pavillon K

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Plan de la présentation

1. Contexte et Problématique

2. Processus actuel

3. Modèle de simulation

4. Prochaines étapes


CSD au pavillon K

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Contexte et problématique


CSD au pavillon K

• Affilié à l’université de McGill

• Depuis 1934

• Capacité actuelle:

– 637 lits

– Plus de 40 spécialités médicales

• Staff

– 5.000 employés + 1.000 bénévolats

– 695 médecins (plus 188 résidents et 636 en rotation)

– 1.630 infirmières

• Volume

– 25.000 admissions / année

– 645.600 consultations externes / année

– 75.000 urgences / année

– 4.344 chouchements / année

– 13.200 interventions chirurgicales / année

– 168.000 examens radiologie / année

• Construction d’un nouveau bâtiment (pavillon K) depuis 2012

• Transfert de 60% de l’hôpital vers le nouveau pavillon (20 services)

• Déménagement prévu pour janvier 2016

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L’hôpital général juif (JGH) en chiffres



CSD au pavillon K

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JGH avant et après



CSD au pavillon K

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CSD au pavillon K

• Le bloc opératoire (OR) et la centrale de stérilisation (CSD) déménagèrent au nouveau pavillon

• Le bloc opératoire est le client plus important de la CSD (55% des activités)

• Augmentation de nombre des salles d’opérations (13 → 17)

• Changement du mode de fonctionnement par rapport à la préparation des interventions chirurgicales (chariot de cas + carrousels)

• Changement des emplacements de stockage des instruments ainsi que des responsables

• Avantages: Spécialisation des activités:

• Infirmières : Activités cliniques

• CSD : Activités logistiques

Réduction et contrôle des coûts

Réduction de risques des infections

Augmentation de productivité

Contrôle de l’inventaire

Traçabilité des produits

• Désavantages:– Plusieurs changements

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Bloc opératoire et centrale de stérilisation



CSD au pavillon K

• Un chariot de cas est un dépositaire mobile où tous les produits pour une intervention (Instruments, peel pouches et Consommables ) sont placés à partir d'une liste de référence (Kardex)

• Le Kardex identifie la liste exacte de tous les produits qui sont nécessaires pour l'intervention.

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Chariot de cas



CSD au pavillon K

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General minor set

Splenectomy Set General minor set

Exemple des instruments



CSD au pavillon K

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Exemple des peel pouches

Light Handler

Mayo tray Instrument pouche



CSD au pavillon K

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Exemple des consommables



CSD au pavillon K

• Restriction d’espace d’entreposage dans la zone stérile du CSR

• Solution à haute densité: carrousels horizontaux

• Inventaire courant (SKU):– 1104 Supplies médicaux

– 994 peel pouches

– 650 sets d’instruments

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Entreposage de haute densité (carrousels)

40% au CSR90% au CSR100% au CSR



CSD au pavillon K

• Manque de standardisation des activités (OR et CSD)

• Manque des listes de préparation pour les interventions

• La CSD doit assurer l’adaptation aux nouvelles activités et continuer avec le niveau de service pour les autres clients de l’hôpital (cliniques, services interventionnels, etc.).

• Nécessitée d’une évaluation de la situation actuelle et future qui permette prévoir l’impact des changements

• Implémentation des plusieurs outils d’ingénierie (mesure des temps, diagramme des processus et simulation).

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Problématique en grosses lignes



CSD au pavillon K

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Mesure du processus


CSD au pavillon K

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Processus de stérilisation en grosses étapes

2. Mesure du processus

Décontamination

Lavage

Assemblage

Stérilisation

Récupération et transport

StockageLivraison

Sources1. Bloc opératoire2. Cliniques + Dental3. Services généraux4. Services

interventionnels


CSD au pavillon K

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CSD au pavillon K

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CSD au pavillon K

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Diagramme spaghetti



CSD au pavillon K

• Allocation en fonction des activités spécialisés ainsi que de la nature du client

• La plus haute concentration vers 15h

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Allocation du personnel



CSD au pavillon K

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Modèle de simulation


CSD au pavillon K

• Avec l’information disponible, on est capables de construire un modèle de simulation de la centrale de stérilisation qui permette d’évaluer la situation actuelle ainsi que s’anticiper à la situation future (après le déménagement).

• Pour assurer que le modèle reflète la dynamique réelle avec le bloc opératoire, on a premièrement créé un simulateur du programme opératoire qui permette alimenter le simulateur de la centrale de stérilisation.

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Modèle de simulation



CSD au pavillon K

• Environ 11.800 interventions par année

• 1.271 types d’intervention en 13 spécialités

• Près de 240 interventions par semaine (lun-ven), dont 15% sont de cas d’urgence.

• 150 interventions représentent le 80% du programme opératoire.

• Orthopédie, Général et Cardiaque sont les spécialités plus exigent pour le bloc opératoire (40% de consommation de ressources)

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Analyse historique des interventions au bloc opératoire

SpecialityTotal type of

interventions

Single

Interventions

/ year

%

Interventions

Total time

(h)

Total

Interventions

pavilion K

Total time

consuming

pavilion K

(%)

Orthopedics 120 1,677 14.21% 3682 17.54% 17.8%

General surgery 125 1,530 12.97% 2675 16.01% 12.9%

Gynecology 104 1,247 10.57% 2319 13.05% 11.2%

Ophthalmology 93 944 8.00% 1227 9.88% 5.9%

E.N.T. 150 805 6.82% 1684 8.42% 8.1%

Urology 140 636 5.39% 1523 6.65% 7.4%

Cardiac 63 614 5.20% 2634 6.42% 12.7%

Vascular 127 486 4.12% 1113 5.08% 5.4%

Colo-rectal 87 472 4.00% 1536 4.94% 7.4%

Breast Oncology 10 383 3.25% 516 4.01% 2.5%

Plastics 85 314 2.66% 352 3.28% 1.7%

Neurosurgery 92 261 2.21% 1033 2.73% 5.0%

Thoracic 44 128 1.08% 294 1.34% 1.4%

Ophthalmology_PavG 7 2,241 18.99% 1053 0.00% 0.0%

1,271 11,800



CSD au pavillon K

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Analyse historique des interventions au bloc opératoire


CSD au pavillon K

• Réplique du programme opératoire actuelle (quant à la quantité et la distribution des interventions par spécialité)

• La durée des interventions est modelé à partir des données historiques (distribution lognormal)

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Simulateur programme opératoire

Breast

OncologyCardiac E.N.T.

General

surgeryGynecology Neurosurgery Obstetrics

Ophthalm

ologyOrthopedics Plastics Thoracic Urology Vascular

Mean 93.172254 209.17148 123.3811 131.87986 110.59171 252.8978 73.888082 44.842047 131.17915 91.193407 151.80292 148.69231 147.75507

Std Dev 44.340399 138.34023 104.56115 131.41995 97.950024 152.18018 20.296833 34.675259 55.690249 79.991886 87.994991 116.7003 101.17872

N 865 2181 2233 4986 3424 773 1653 8091 4220 910 274 1716 1184

Skewness 1.9247528 0.6768661 3.4010505 2.5616016 2.7180034 1.8678124 1.4527082 2.4367387 1.9437021 4.5199026 0.6941062 1.2922259 1.8507029

Kurtosis 5.4356585 0.9148828 12.971199 7.7867799 16.762419 6.3664123 6.4261879 7.9122348 7.9577333 40.333016 -0.184319 1.1450144 4.9591017

CV 47.589703 66.137233 84.746489 99.651265 88.569051 60.174576 27.469698 77.327556 42.453583 87.716743 57.9666 78.484422 68.477327

Fitted LogNormal

Scale (μ) 4.4419725 5.0670059 4.6262519 4.5601105 4.4250032 5.3790013 4.2677615 3.6005933 4.7983031 4.2469942 4.8357714 4.7219722 4.7908743

Shape (σ) 0.4222271 0.8023044 0.5485694 0.7508002 0.7163964 0.5539932 0.2626917 0.5921781 0.3958125 0.7253206 0.6425863 0.7439668 0.646348

Breast Oncology distribution General surgery distribution



CSD au pavillon K

• Tous les sources inclues (Bloc opératoire, Cliniques, services interventionnelles, généraux)– Bloc opératoire: simulateur du programme

– Autres sources: distributions observées

• Simulation à événements discrètes

• Logiciel ANYLOGIC

• Le simulateur permette de comparer les emplacements présents et futurs.

• Entité centrale est le SET d’instruments, cependant il est transformé en plusieurs entités pendant la simulation (avant et après le CSD)

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Simulateur



CSD au pavillon K

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Configuration présent

Ascenseur commun pour le transport des instruments

propres et souillés



CSD au pavillon K

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Configuration future CSD



CSD au pavillon K

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Entités


Chirurgie• Type• Durée• Salle• Spécialité• Nom (Kardex)

Instruments (SET)• N. Instruments• Cheminement CSD

Consommables

Programme opératoire

Autres sources• Cliniques• Dental• Services généraux• Services interventionnels

Processus de stérilisation

Notes► Les instruments et consommables sont transportés en chariots (une autre entité).► Si pavillon K ajouter:• Processus de lavage des chariots• Changer le nombre des équipements

disponibles• Ajouter processus de préparation des

chariots


CSD au pavillon K

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Simulateur• Nombre variable des salles

d’opération

• Configuration personnalisée du profil chirurgical

• Nombre de chariots de cas variable

• Chariots d’urgence

Profil chirurgical:• Spécialité• Quantité hebdomadaire• Durée (moyenne, écart type)• % urgence• Salles dédiées• Prob. >1 chariot de cas


CSD au pavillon K

• Génération des indicateurs de performance de la salle d’opération ainsi que de la centrale de stérilisation

• Utilisation des ressources

• Quantité des chariots des cas disponibles

• Temps du cycle des instruments

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Simulateur



CSD au pavillon K

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CSR avant (pavillon C)

CSR après (pavillon K)



CSD au pavillon K

• Utilisation des ressources selon l’allocation (changements mineurs)

• Goulot d’étranglement: Lavage• Possibilité d’amélioration si on

change les temps de récupération des produits souillés des autres sources

• Bloc opératoire: Temps de cycle variable entre 4h et 9h

• Probabilité d’utiliser le même set d’instruments le même jour 12%– Peel pouche: 28% (moyenne 4/sku)

• Si c'est le même jour, l’instrument doit être libéré au plus tard 4h après.

• Il y a encore des calibrations à faire

Processus futur• Préparation des chariots: 3

heures avec 2 ressources• Cycle minimale pour les

chariots est de 4 heures• 60 chariots de cas nécessaires

(25% limite minimale)• Enquêtes aux autres clients

pour établir les changements des temps de livraison et de récupération

• Ceci ouvre la porte à l’optimisation (projet au court terme)

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Résultats simulation



CSD au pavillon K

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Prochaines étapes


CSD au pavillon K

• L’équipe de la transition a créé un comité pour la gestion du projet où toutes les parties impliquées au processus sont incluses

• Ce gros projet a été éclaté en 14 sous-projets

• Présentement le projet global est rendu à 55% d’avancement

• Objectifs à moyen terme– Finir le modèle de simulation et ajouter des comportements plus

complexes pour traiter situations spéciaux (urgences, augmentation de la charge de travail, manque des ressources (absence ou défaillance), demande consécutive du même set des instruments, etc.)

– Nous voulons travailler avec d’autres hôpitaux pour valider nos modèles, partager expériences et développer des indicateurs communs qui permettent augmenter l’efficience des services de stérilisation.

– Construction d’un tableau générique des indicateurs (Di Mascolo & Gouin2013 A generic simulation model to assess the performance of CSR)

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Prochaines étapes



CSD au pavillon K

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14 sous projets


CSD au pavillon K

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Exemple du tableau générique des indicateurs

Di Mascolo & Gouin 2013. A generic simulation model to assess the performance of CSR,Health Care Management Science 16:45–61



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