INFODATADAY 2013

INTEGRIX+ : Module COMPTABILITE(ACCOUNTIX)

Accountix version 2014

Accountix version 2014

Plus de 55 nouveautés dans ACCOUNTIX version 2014… nous avons retenu…

Accountix version 2014La gestion des virements suivant la norme SEPA

La norme S.E.P.A (Single Euro Payments Area) devient la nouvelle norme de paiement unique européen.

Au 1er février 2014, cette norme sera obligatoire pour vos virements.

Qui est concerné ?

- Tous les utilisateurs d’ Accountix opérants des virements électroniques via Multiline / Isabel …

- Tous les utilisateurs de Salarix+ opérants des virements électroniques via Multiline / Isabel pour le paiement des salaires …

Accountix version 2014La gestion des virements suivant la norme SEPAQuels sont les changements pour l’utilisateur ?

- Nous avons intégré les nouvelles structures SEPA dans Accountix afin que cela soit complètement transparent pour l’utilisateur .

Bon à savoir … - Techniquement, le format des fichiers n’est plus « .LUP » mais

devient «.XML »- Désormais, il existe plus de contrôles sur les fichiers dans

Multiline/Isabel :- Exemple : votre numéro de TVA et votre matricule sont obligatoires dans le fichier

SEPA

- L’emplacement de stockage de vos fichiers restera identique

Accountix version 2014La gestion des virements suivant la norme SEPA

Quelle est la procédure à suivre pour être opérationnel au 01/02/2014 ?

- Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles fonctionnalités SEPA (nous préconisons entre deux et quatre heures)

- Paramétrage de vos codes Swift pour une utilisation SEPA- Format IBAN obligatoire sur les comptes bancaires- Vérification rapide de votre module de virements pour optimisation- Tests de virements au nouveau format SEPA

Accountix version 2014La gestion des déclarations FAIA

Le fichier d’Audit Informatisé pour l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines est préconisé dans le cadre de la coopération inter- administrative entre les différentes administrations fiscales.

Qui est concerné ?

Tout assujetti disposant d’un système de comptabilité informatique est tenu de délivrer ces données comptables par voie électronique sur demande de l’administration.Les entreprises n’étant pas soumises au PCN, bénéficiant d’un régime simplifié, ou ayant un CA < 112.000 € annuel ne sont pas concernées.

Accountix version 2014La gestion des déclarations FAIA

Le fichier FAIA : Les différentes structures possiblesPour information, il existe trois structures différentes du fichier FAIA qui dépendra de votre organisation informatique :

1) Version complète (comptabilité et gestion commerciale intégrées)2) Version réduite A (comptabilité et facturation intégrées)3) Version réduite B (comptabilité et facturation séparées)

Bon à savoir …En plus de fournir un fichier, il faudra également le crypter (à l’aide d’un logiciel de cryptage préconisé par l’AED)…Un lien internet mis à disposition par l’AED pour « uploader » votre fichier FAIA sera disponible ultérieurement afin de pouvoir transférer vos données.

Accountix version 2014La gestion des déclarations FAIA

Dans ACCOUNTIX :

Dans votre fiche dossier, paramétrage de l’Addit « FAIA »

Accountix version 2014La gestion des déclarations FAIA

Dans ACCOUNTIX (suite)

Génération du fichier : Module Fiduciaire > FAIA > Génération du fichier FAIA

Accountix version 2014La gestion des déclarations FAIA

Procédure à suivre …

- Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles fonctionnalités FAIA

- Paramétrage des différents écrans dans Accountix- Formation sur le nouveau module

- Note : Cette installation peut être faite en même temps que l’installation du module SEPA

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : module clients « rappels automatiques»

- Il est désormais possible dans Accountix d’exporter l’historique des rappels dans un fichier texte (.txt)

- Nouvelle possibilité de générer un seul fichier PDF avec tous les RAPPELS ou autant de fichiers PDF que de rappels.

Bon à savoir …

- Liaison vers logiciel de gestion de fax, mails pour envoi automatique- Historique des rappels disponible dans les documents commerciaux,- Historique des rappels disponible depuis le signalétique client,- Gestion des frais sur les différents masques de rappels (non

comptabilisé),- Calcul d’intérêts possible (non comptabilisé).

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements»

Il est désormais possible dans Accountix d’envoyer les relevés de paiements fournisseurs par mail avec un PDF attaché. Ce PDF pouvant inclure une présentation reprenant le logo de la société.

Il est possible de générer un seul fichier PDF avec l’ensemble des relevés de paiements, ou bien de générer autant de fichiers PDF que de relevés

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements»

Exemple : « Le relevé de paiement »

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : les nouvelles éditions PDF

Il existe de nouvelles éditions possibles dans Accountix au format PDF - Journal centralisateur- Relevé de paiements fournisseurs- Les postes ouverts- La balance multi-sociétés- Rappels clients- Le résultat des recherches d’écritures- ……

A ce jour, 90 % des éditions sont « PDFisées »

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : les clôtures (1/2)

- Traçabilité pour savoir qui a clôturé une période et à quelle date …

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : les clôtures (2/2)

- Possibilité d’ouvrir plus de 12 périodes avec gestion de commentaire

- Possibilité d’importer dans une période autre que de 1 à 12

- Gestion du droit de clôture définitive ou provisoire à un ou plusieurs utilisateurs

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : la balance financière

- Edition d’une balance financière à une date donnée

Accountix version 2014Rappel : la balance paramétrable

- Possibilité d’export vers Excel de la balance paramétrable

BALANCE GENERALE PARAMETRABLESociété DEMO ACCOUNTIXExercice 2013 Période (1/12) du 01.01.13 au 31.12.13Devise EUR

Compte Libellé compteSolde au 31.12.12 DEBIT CREDIT SOLDE SOLDE Solde Exercice

4216110 TVA en amont 0 130,18 0 130,18 0 130,184614110 TVA en aval 0 0 65,22 -65,22 0 -65,22

Tva 0 130,18 65,22 64,96 0 64,96

TOTAL 0 130,18 65,22 64,96 0 64,96

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : l’état récapitulatif des éditions

- Nouvel état de contrôle de cohérence de vos données

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : la TVA réduite

- Ajout du critère « No agrément » pour obtenir un détail des pièces

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : la consultation de comptes

- Ajout dans les critères de recherches de choix multiples sur :1) Les types d’opérations2) les codes journaux

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : le module facturation

- Ajout de l’article « ST » pour inclure une ligne de sous-total- Ajout de l’article « STG » pour inclure une ligne de sous-total général- Implémentation de la notion de saisie analytique depuis la saisie de

facture

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : le module amortissement

- Ajout d’une sécurité pour la saisie automatique des dotations aux amortissements sur des périodes clôturées

Accountix version 2014Rappel : la GED-IN (le principe)

La GED-IN, c’est : Le découpage à partir d’un scan PDF… La saisie des métadonnées et données métiers … Le stockage des documents GED… La gestion du Workflow pour l’accord de paiements, non conformités, etc…

Vos factures … Vos factures numérisées Scanning GED-IN

Accountix version 2014Nouveautés 2014 : GED-IN et automatisation du

destinataire (via la gestion commerciale Stockix+)

Dans la gestion du processus GED-IN, l’envoi automatique de mails pour permettre un Work-Flow de validation, peut être déterminé en fonction du représentant de l’origine de la commande fournisseur en référence de la facture.

Ainsi, plus besoin de retourner sur la commande fournisseur pour savoir de qui elle émane, car il existe désormais une liaison automatique entre le numéro de commande et le code représentant s’y afférant …

Accountix version 2014GED-IN Certifiée

Aujourd’hui Demain

Accountix version 2014GED-IN Certifiée = GED-CERTIF

Schéma de principe :

GED-INLocal

GED-INCERTIFIEE

Utilisateur GED-IN

Accountix version 2014Dans ACCOUNTIX :

J’utilise la GED-IN en scannant tous mes documents lors de la saisie…

Module Clôture > Archivage Certifié

Accountix version 2014Dans ACCOUNTIX :

Je n’ai pas scanné mes documents lors de la saisie mais maintenant, je désire faire la GED-IN complète de mon dossier comptable …Il est maintenant possible d’utiliser l’outil global GED-IN CERTIF, qui permettra la liaison d’un scanning de tous vos documents avec n’importe-quel fichier de votre comptabilité …

Accountix version 2014

Visualisation du CLOUD via une simple connexion depuis votre module GED-IN CERTIF…

Accountix version 2014GED-IN Certifiée

Pour nous en parler : Monsieur Basse Jonathan (Société Learch)

GED-INLocal

GED-INCERTIFIEE

Utilisateur GED-IN

Solution OverviewJonathan Basse – Head of Services – Learch

Introduction

• A Luxembourg company, based in Windhof, Luxembourg

• Accredited with the Financial Sector Professional statute

• Data are stored on servers based in Luxembourg

Solution Drivers

Cost PressureIncreased Benefits

Speed ofChange

ModernizationAgility

AlwaysConnected

BusinessCompliance

Learch Platform

Scan & Capture

Applicationson Demand

ProbativeArchiving

Preservation PlatformPreservation data zone based (Secured and PSDC(C) compliant)

Full-text search, indexing and metadata information

Fabric CloudPSF and ISO 27001 certified. Hosted in ebrc Tier IV Data Centers.

Applications AcceleratorsVBS CCM, VBS Veen, Fujitsu ePortal, Infodata XXXXX

Scan & Capture

Scan & Capture

Maximise customers content Value

Capturing and managing content effectively

through the cloud is essential to improve

business processes and ensure higher service

level

Capture from any sources• Scanning devices• Infodata ArchiveLink• Email Archiving• File Transfer• COLD• Webservices API

Transform it at glance• Classification • Data extraction• OCR• Content transformation

Send it to your application or archiving and access it anywhere

Probative Archiving

ProbativeArchiving

Securely Archive and retrieve Valuable

Assets

Archiving is offered on a utility basis, providing capacity on demand

and allowing the solution to scale progressively

over time

Openness – Allow any type of item to be archived without restriction. Swift integration with your business software

Durability – Designed to resist change. Based on open and documented mechanisms

Traceability – Complete tracking throughout the lifecycle of the archive

Integrity – Calculates and preserve fingerprint to trace any alteration

Security – Authentication and authorization mechanisms facilitating accountability, non- repudiation and confidentiality

Access everywhere

Business Applications

Upload and download documentsWorkflow and Case ManagementLifecycle and documents versioningCollaborate and approveAccounting and Invoicing

docSphere SecureBox

Search and retrieveRead only archiveProbative value

Long Term Access

Access it for many yearsCreate content

Arcsys ERMS

Indexing Policy Storage Policy Security Policy

Media Mgr

Offline / Nearline Storage Online Storage

External Services

• Authentication• Token• Users directory• Timestamp

Integrix Appls Application Agents docSphere

Mail Server Integrix App Server

Web Agent Mail Connector

Integrix Connector

Application Agent

docSphere Agent

Integration with Integrix

Accountix

Infodata

GED du client Espace dépôt du client

Archiving process with Integrix

Client Learch

Espace dépôt du client

Espace dépôt du client

Learch Value Proposition

Complete Control

Service Level AgreementContractual Agreement

Proactive Monitoring

Freedom

ReversibilityOpenness

Self-sustaining

Simple TCO

No CAPEXNo hidden costs

Pay-per-user

Security

Service InsuranceBusiness Continuity

99.9% Uptime

Simplicity

Adapt to your needsAdaptive Capacity

Able to scale

Accountix version 2014Les formations ACCOUNTIX …

Nous avons le plaisir de vous proposer un planning de nos formations pour 2014.

Considérant le grand nombre d’évolutions, tant au niveau législatif que dans nos programmes, nous avons organisé nos formations pour qu’elles soient les plus complètes possibles .

Dans l’attente de vous rencontrer…

(Planning disponible depuis notre site internet www.infodata.lu/documentation/accountix) à partir de mi-décembre 2013)

Accountix version 2014Les prochaines échéances …

Suite du projet FAIA Suite du module « gestion du temps » dans Accountix Intégration d’un module CRM (Customer Relation Management)

dans Accountix et analyse d’une gestion des super-remarques dans les rappels clients …

Intégration d’un module de gestion de tâches (TASK-MANAGER) pour Fiduciaire

Déploiement des normes de paiements SEPA (Single Euro Payments Area) pour 2014 y compris pour les salaires et analyse des imports possibles directement dans les extraits bancaires…

et surtout vos idées !

Accountix version 2014

Regroupons nos idées … et allons ensemble sur le chemin de la

performance !!!

Merci pour votre fidélité !