Informatiser le circuit du médicament au sein des ... · déploiement de l’informatisation ... - Favoriser la mutualisation des solutions ... † Contraintes informatisation et

Informatiser le circuit du médicamentau sein des établissements de santé

Résultats de l’enquêterégionale 2011

Recommandations

Commission « Sécurisation du circuit du médicament » - OMEDIT Pays de la Loire

François Rondeau1, Marie-Anne Clerc2

avec la collaboration de :• Annie Athouel4

• Stéphanie Barré10

• Benoit De Keyser5

• Jean-Christophe Fréville6

• André Gordeeff3

• Jean-Claude Maupetit1

• Maryline Oger3

• Brigitte Paulmier8

• Patricia Pavageau9

• Philippe Rihet7

• Jean Tourres11

1 Omédit Pays de la Loire2 CHU Angers3 Clinique Jules Verne, Nantes4 CH Le Mans5 CH Saint-Nazaire6 CH La Roche sur Yon7 CH Laval8 CH Saumur9 CH Cholet10 CH Haut Anjou11 Polyclinique Atlantique, Saint-Herblain

Informatisation du circuit du médicamenten Pays de la Loire

1

L’informatisation du circuit du médicament représente un enjeu majeur pour les Etablissements de Santé.

Cette enquête qui fait suite à la diffusion d’un guide pratique de méthodologie fondé sur l’expérience (accessible sur le site internet de l’Omédit Pays de Loire) permet de mesurer les atouts et les faiblesses des Etablissements de santé de la région dans la conduite de ce projet.

Au delà du constat, il convient donc de s’appuyer sur les éléments de réussite ainsi mis en exergue.

La commission « Sécurisation du circuit du médicament » de l’OMEDIT, avec l’expertise de professionnels de santé de la région vous propose des recommandations actualisées.

J.C. MAUPETITCoordonnateur OMÉDIT Pays de la Loire

Editorial

3 Coordination OMEDIT Pays de la Loire F. Rondeau, J.-C. Maupetit

4

Dans le cadre du Contrat de Bon Usage des Médicaments et des Produits et Prestations, l’Agence Régionale de Santé a missionné l’OMEDIT des Pays de la Loire pour réaliser un état des lieux sur le déploiement de l’informatisation du circuit du médicament dans les établissements de santé de la région.

La commission de l’OMEDIT « sécurisation du circuit du médicament » chargée de cette enquête vous présente ici les résultats associés à des recommandations pour vous aider dans le déploiement de l’informatisation du circuit du médicament.

Ce travail avait pour objectifs :

• Aider au développement de l’informatisation du circuit du médicament• Comprendre les disparités de déploiement entre établissements utilisant le même logiciel• Développer la démarche proposée dans le guide pratique de méthodologie de l’OMEDIT sur la

mise en œuvre de l’informatisation• Optimiser les ressources consacrées à l’informatisation

• Les résultats sont l’analyse des données de 53 Etablissements, soit 96 % des établissements M.C.O. de la région.

• 4 HAD• 2 Centres de Dialyse• 8 ES à 0%* • 3 ES < 10%*• 12 ES entre 10 et 50%*• 8 ES entre 50 et 90%*• 16 ES > 90%*

* taux informatisation prescription par établissement = nombre de lits informatisés sur le nombre de lits total MCO de l’établissement.

Enquête Informatisation 2011

Coordination OMEDIT Pays de la Loire F. Rondeau, J.-C. Maupetit

5

Le guide pratique de méthodologie fondé sur l’expérience présentait 10 pré-requis nécessaires au déploiement de l’informatisation. Nous vous proposons ci-après l’analyse du niveau de réalisation de ces pré-requis.

Palmarès des Pré-requis réalisés dans les Etablissements100 % Serveur fi able et suffi sant 96 % Livret du médicament dynamique 94 % Réseau informatique disponible 24/24 86 % Liaisons sans fi l fonctionnelles en permanence 83 % Dossier patient accessible facilement par tous les acteurs du circuit du médicament 77 % Obligations légales de chaque acteur du circuit du médicament ont été rappelées 62 % Le « qui fait quoi » en matière de prescription est défi ni 53 % Existence d’une liste d’équivalences 34 % Place des logiciels de spécialité est défi nie 30 % Les interfaces entre les logiciels du circuit sont maitrisées

Coordination OMEDIT Pays de la Loire F. Rondeau, J.-C. Maupetit

Les pré-requis

0

1

2

3

4

5

6

7

8

8

7

6

4

5

5,5

6

6,5

7

7,5

8

6

7

6

Réalisation des pré-requis en fonctiondu taux d’informatisation

* taux informatisation prescription par établissement = nombre de lits informatisés sur le nombre de lits total MCO de l’établissement

Données comparant le taux d’informatisation et le nombre de lits

Réalisation des pré-requis en fonctiondu nombre de lits de l’établissement

Nb lits Total Nb lits informatisés Taux informatisation de la prescription

ETS > 250 lits 7601 2065 27%

100 < ETS < 250 lits 3440 2478 72%

ETS < 100 lits 779 256 33%

Nombre de pré-requis réalisés

Nombre de pré-requis réalisés


Les pré-requis

Observations et Recommandations

- Un minimum de 7/10 des pré-requis réalisés est nécessaire pour débuter l’informatisation dans de bonnes conditions.

- L’accès au Pharmacien du dossier patient est un préalable au développement de l’analyse pharmaceutique.

- La possibilité de prescrire des médicaments dans des logiciels de spécialités doit être défi nie dans le schéma directeur d’informatisation du circuit du médicament de l’établissement.


Pilotage du Projet

• Existence d’un schéma directeur du système d’information– Oui = 91%

• Existence d’un groupe de pilotage– Oui = 81%

• Fonction du Pilote du Projet :– Directeur = 45%– Informaticien = 21%– Pharmacien = 21%– Soignants (médecins ou IDE) = 8%– Autres = 5%

• Fréquence des réunions– Jamais = 3%– Moins de 4 par an = 30%– 4 à 7 par an = 20%– 8 à 12 par an = 33%– > 12 par an = 14%

57% des ES participent au développement du logiciel en partenariat avec l’éditeur

Observations et Recommandations- Le choix des services pilotes n’impacte pas à priori, le déploiement de l’informatisation.

- Faible représentation des médecins dans le pilotage des projets.

- Forte implication des pharmaciens• Validation des versions• Formations• Hotline utilisateurs• Pilotage du projet• Habilitation• Paramétrage

- Il faut donc lors de la mise en place, évaluer le temps pharmaceutique nécessaire.

Logiques de déploiement* Durée moyenne de séjour


Système d’information

• Adaptation du réseau informatique – Oui = 81%– Non = 7%– En cours = 12%

• Existence d’un système de sauvegarde– 100% des ES

• Temps informaticien dédié pour le projet– 70% des ES

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

44%

62%

83%

67%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

55%

60%

65%

70%

56%

50%

67%

45%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

69%

88%

64%

20%21%

12%

36%

80%

totalement

en partie

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%41%

18%15%

9%

6% 6%3% 2%

% des services informatiques assurant totalementla hotline des utilisateurs

en fonction du taux d’informatisation % de service informatique assurant la maintenancedu logiciel du circuit du médicamenten fonction du taux d’informatisation

% des établissements ayant un servicede garde des services informatiquesen fonction du taux d’informatisation

% des établissements assurant la gestiondes habilitations en temps réel

en fonction du taux d’informatisation Les services assurant la gestion des habilitations



Système d’information


- Privilégier une hotline métier.

- Le service informatique assurant une garde 24/24 est un facteur favorisant le développement.

- Privilégier une maintenance externe du logiciel.

- Le recettage des changements de versions est un élément de sécurité et doit être systématique.

- La gestion des habilitations est organisée et connue de tous.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

ES 90-100* ES 50-90* ES 10-50* ES < 10*

44%

71%

30%

50%

19%

29%

20% 25%

37%

0

50%

25%

oui partiellement non

Réalisation d’un recettage avant la mise en productiond’une nouvelle version corrélée au taux d’informatisation

Bases de données médicament utiliséesdans les logiciels de prescription

** Banque Claude Bernard



Les logiciels

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

oui non

62%

38%

Intégration du logiciel médicament au dossier patient informatisé en fonction du taux d’informatisation


Répartition des logiciels de prescription par éditeurs

55% des Es concernés n’ont pas d’interface opérationnelle entre l’outil d’analyse pharmaceutique et l’outil de prescription

Possibilité de justifi er une prescription T2Adans le logiciel

Répartition des logiciels d’analyse pharmaceutique

8

7

743

32

22

11 1

1 1 11 1

1 1 1

14

632

2

1

11

11 2

1 11 1 1


Les logiciels

Répartition du nombre de lits informatiséspar spécialités médicales et chirurgicales

Répartition du nombre d’unités de soins par spécialités médicales informatisées

Répartition du nombre d’unités de soins par spécialités chirurgicales informatisées

3135

1695

756

70

2282Médecine

Chirurgie

Réanimation

Soins intensifs

Soins Continus

SSR/Psy/SLD/EHPAD

23

15 15

13

11 10

9 8 8

5 4

0

5

10

15

20

25

18

15 14

13 12

11 11 11 10

2 2

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20


- Privilégier le choix d’un logiciel pour le circuit du médicament intégré au dossier patient.

- Favoriser la mutualisation des solutions informatiques au sein d’un même territoire de santé.

- Le traitement personnel du patient est prescrit dans le logiciel de l’établissement.


Impacts sur les organisations des professionnels

Impacts sur l’organisation médicale

Impacts sur l’organisation soignante

91%

75%

41%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Temps de prescriptionaugmenté

Harmonisation despratiques

Répartition du tempsmédicale modifiée

92%

95%

46%

39%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Traça administrationimmédiate

Harmonisation despratiques

Répartition du temps desoignant modifiée

Temps de soignantaugmenté


- La perception de l’augmentation du temps lié à l’acte de prescription informatisée par les professionnels diminue dans les établissements fortement informatisés (91% vs 58%).


Les effectifs pour l’analyse pharmaceutique

Effectifs des pharmaciens des PUI des Etablissements M.C.O.

• Analyse pendant les gardes et astreintes : 9% des ETS

• Contraintes informatisation et procédures d’achat : 61% des ETS en tiennent compte

• Modifi cation des organisations pharmaceutique : 77% des ETS

• Pas d’augmentation des effectifs pharmaciens : 66% des ETS

• Modifi cation de la répartition du temps pharmaciens : 70% des cas

• Harmonisation des pratiques d’analyse : 79% des cas

123

30

14

0

20

40

60

80

100

120

140

Nombre ETP total PU Nombre ETP affecté à l'analyse Nombre ETP créé pour ledéveloppement de l'analyse


- 30 ETP pour 3284 lits bénéfi ciant d’une analyse pharmaceutiqueSoit un ratio de 1 ETP pour 100 lits [0.2 – 5.3 ETP]


La formation des Professionnels

Profession des formateurs des Formations initialeset continues des I.D.E.

Profession des formateurs des Formations initialeset continues des médecins

49%

21%

13%11%

4%2%

63%

7%

0

18%

0

12%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

initiale

continue

IDE / Cadre IDE Informaticien externe Pharmacien Médecin autre

26%

21%21%

17%15%

2%

35%

22%

2%

22%

12%

7%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

initiale

continue

Pharmacien Informaticien externe IDE / Cadre IDE Médecin autre

43%

21%

16%14%

3% 3%

16%

26%29%

16%

0

13%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

initiale

continue

IDE / Cadre IDEInformaticienexterne Pharmacien Médecin autre


- Disparités importantes des temps de formation par établissement.

- Les temps de formation extrêmes des pharmaciens traduisent l’implication différente des professionnels dans le paramétrage de l’outil.

Le temps de formation initiale varie entre 1 heure et 14 heures,Temps moyen = 4.5 heures

Le temps de formation initiale varie entre 1 heure et 14 heures,Temps moyen = 3.5 heures

Le temps de formation initiale varie entre 1 heureet 160 heures, Temps moyen = 18 heures

Profession des formateurs des Formations initialeset continues des pharmaciens


Les outils

• Utilisation de chariot avec un poste en Wifi - 81% des ETS

• Postes fi xes dans les salles de soins : - 97% des ETS

• Postes fi xes dans les chambre : - 0%

• Postes partagés entre le personnel médical et paramédical : - 65% des ETS


Conclusions et perspectives

L’informatisation du circuit du médicament participe à la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse des patients (arrêté du 6 avril 2011), mais il est aussi identifi é comme un facteur de risque majeur si son déploiement et son fonctionnement ne fait pas l’objet d’une approche méthodologique rigoureuse.

La réalisation des pré-requis, un pilotage dynamique, pragmatique et institutionnel, des réseaux informatiques et systèmes de sauvegarde adaptés et maintenus, des recettages systématiques avant la mise en place des nouvelles versions, la formation et l’accompagnement des acteurs sont quelques éléments indispensables à la réussite de ce projet.

Par ces travaux, la commission « sécurisation du circuit du médicament » de l’Omédit continue à accompagner les Etablissements dans cette démarche à travers les formations à la validation pharmaceutique proposées en région.

La promotion d’échanges d’expérience notamment sur la mise en oeuvre de l’informatisation dans les services de chirurgie, sur les organisations pharmaceutiques dans le cadre de l’analyse pharmaceutique, et sur le développement de l’implication médicale préalable, est essentielle à la réussite de ce projet.

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Informatiser le circuit du médicament au sein des établissements de santé :Résultats de l’enquête régionale 2011 – Recommandations

Commission « Sécurisation du circuit du médicament » - OMEDIT Pays de la Loire

François Rondeau, Marie-Anne Clerc, avec la collaboration de Annie Athouel, Stéphanie Barré, Benoit de Keyser, Jean-Christophe Fréville,

André Gordeeff, Jean-Claude Maupetit, Maryline Oger, Brigitte Paulmier, Patricia Pavageau,Philippe Rihet, Jean Tourres.

Documents

Informatiser le circuit du médicament au sein des ... · déploiement de l’informatisation ... - Favoriser la mutualisation des solutions ... † Contraintes informatisation et