Stand: 03.11.2009 Aktualisiert: 18.01.2018 1 / 28

Instruction pour utilisateur d’une comptabilité salariale certi-fiée Swissdec

Avec une comptabilité salariale certifiée Swissdec, vous pouvez transmettre les données salariales rapidement et aisé-ment. La marche à suivre, avec chacune des étapes à accomplir, est décrite dans cette instruction. Les deux colonnes de droite indiquent à chaque fois qui ou quoi est concerné: vous-même, en tant qu'utilisateur ou le système de comptabilité salariale.

À faire par

Étape préliminaire compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

1. Saisie des données de base: Avant de procéder à la transmission des données par voie électronique, les données relatives aux destinataires

doivent être impérativement saisies dans le système de comptabilité salariale.

Où trouve-t-on les données relatives aux destinataires?

AVS/AC Caisse de compensation CAF Caisse d'allocations familiales Sont nécessaires N° de caisse de compensation, n° de membre Où les trouver? Les numéros des caisses de compensation figurent notamment sur le site www.swiss-

dec.ch/fr. Les numéros des membres figurent sur les décomptes. LAA Assurance-accidents LAAC Assurance-accidents complémentaire IJM Assurance indemnités journalières en cas de maladie LPP Prévoyance professionnelle Sont nécessaires N° d'assureur, nom et adresse de la compagnie, n° de client et n° de contrat Où les trouver? Les compagnies adressent à leurs clients un profil d'assurance ELM comportant les

coordonnées des destinataires. OFS Office fédéral de la statistique Sont nécessaires Aucun paramètre relatif au destinataire ne doit être saisi pour l'OFS. Pour la saisie des

données, vous avez besoin des explications concernant le questionnaire pour l'enquête

sur la structure des salaires. Où les trouver? sur www.bfs.admin.ch > Enquête suisse sur la structure des salaires AF Administrations fiscales a. Certificat de salaire Sont nécessaires Aucun paramètre relatif au destinataire ne doit être saisi pour les administrations fis-

cales. Pour la saisie correcte des données et la production des certificats de salaires,

vous avez besoin de votre réglementation de frais et, le cas échéant, des indications

concernant le plan de participation de votre entreprise.

Où les trouver? Dans vos documents b. Impôt à la source

Sont nécessaires Les numéros de décompte (numéros de contrôle) du canton d’impôt à la source auprès

duquel le décompte doit être effectué. Avec ELM, le décompte est effectué directement

avec chaque canton. Les entreprises qui effectuaient jusqu’à présent le décompte uni-

quement avec le canton de leur siège doivent saisir les numéros de décompte pour les

cantons supplémentaires.

Où les trouver? Se renseigner par téléphone ou par e-mail auprès de l'administration compétente pour

l'impôt à la source.

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 2 / 28

À faire par

Exemple de profil d'assurance

comp-tabilité sala-riale

utili-sa-teur

Exemple de profil d’assurance avec les indications nécessair

Pour garantir un décompte correct par l'assurance, il est indispensable que

les salaires plancher et plafond aient été saisis correctement,

les groupes de personnes et catégories soient intégralement reproduits,

le code d'assurance correct ait été attribué à chaque personne.

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 3 / 28

À faire par

Transmission compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

2. Aucune procédure de démarrage d'accès ou d'annonce préliminaire n'est nécessaire pour la transmission des

données salariales via Swissdec.

3. En règle générale, l'adresse Internet (URL) du répartiteur Swissdec a déjà été enregistrée dans le système par

le concepteur du logiciel de comptabilité salariale.

4. Les destinataires de données salariales peuvent être sélectionnés dans le système.

Exemples issus du système de comptabilité salariale (LAA, LAAC, IJM, certificat de salaire et relevé de struc-

ture salariale OFS):

5. Cliquer sur le bouton «Envoyer» pour lancer la transmission

6. Les données transmises sont reprises au format standardisé (XML) et dotées d'une signature électronique.

7. L'accessibilité du répartiteur fait alors l'objet d'une vérification. Le répartiteur est exploité par Swisscom et fait

exclusivement office de distributeur, sans enregistrement de données salariales. Cette procédure satisfait aux

exigences rigoureuses posées par la protection des données et a obtenu en la matière le label de qualité

GoodPriv@cy.

8. Lorsque le répartiteur est prêt à recevoir les données, celles-ci sont transmises sous forme cryptée.

9. Le répartiteur distribue ensuite les données aux différents destinataires prédéfinis par l'expéditeur dans le res-

pect des dispositions en matière de protection des données. Cette procédure garantit que chaque destinataire

reçoit uniquement les données qui lui sont destinées.

10. Dès réception des données par les destinataires, vous recevez une quittance et un identifiant ainsi qu'un mot

de passe vous sont attribués. Vous pouvez ainsi vous connecter directement au système du destinataire con-

cerné.

11. Après vous être connecté au système du destinataire, vous pouvez encore procéder à des modifications et li-

bérer ensuite les données de manière définitive. Travail accompli!

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 4 / 28

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

AV

S /

AC

/ C

AF

Ouverture de session

Valider le membre

Données transmise

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 5 / 28

Préparation des données

Contrôler et transmettre les données préparées

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

En

trée

/ re

trai

t A

VS

Récapitulation des données transmises

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 6 / 28

En

trée

/ re

trai

t A

VS

Retour de la caisse de compensation

Preuves d'assurance à enregistrer et à transférer

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 7 / 28

En

trée

/ re

trai

t A

VS

Certaines caisses de compensation ne sont pas encore en mesure de traiter les données fournies au moyen

de la procédure ELM, via le répartiteur. Dans ce cas, la transmission peut être effectuée par le biais du Part-

nerWeb de la caisse. Cette solution vous permet de transmettre le fichier ELM établi avec votre programme de

comptabilité salariale en l’exportant vers la caisse de compensation. La plausibilité des données est ensuite

vérifiée, et une quittance vous est remise une fois la transmission exécutée.

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 8 / 28

LA

A

Connexion

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 9 / 28

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

LA

A

Résumé

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 10 / 28

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

LA

A

Complément

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 11 / 28

LA

A

Libération

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 12 / 28

LA

A

Quittance

Impression et enregistrement de la déclaration des salaires

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 13 / 28

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

LA

AC

Ouverture de session

Résumé

Compléments

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 14 / 28

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

LA

AC

Quittance

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 15 / 28

IJM

Ouverture de session

Résumé

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 16 / 28

IJM

Compléments

Quittance

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 17 / 28

LP

P Collationnement LPP: préparation des données

Collationnement LPP: Préparation des données et contrôler et transmettre les données

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 18 / 28

LP

P Collationnement LPP: retour de l'assureur LPP

Déclaration de salaire LPP: préparation des données

A faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 19 / 28

LP

P Déclaration de salaire LPP: connexion sur système

Déclaration de salaire LPP: données transmises déclaration complète

A faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 20 / 28

LP

P

Déclaration de salaire LPP: compléments

Déclaration de salaire LPP: quittance

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 21 / 28

LP

P Déclaration de salaire LPP: retour de l'assurance LPP

Mutation: préparation des données

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 22 / 28

LP

P Mutation: préparation des données

Mutation: retour de l'assureur LPP

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 23 / 28

OF

S

Ouverture de session

Résumé/report

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 24 / 28

OF

S

Compléments

Libération

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 25 / 28

Ad

min

istr

atio

ns

fisc

ale Certificat de salaire

Par votre sélection des administrations fiscales en tant que destinataires (num. 4.2: Sélection des destinataires

des données salariales), tous les cantons reçoivent les données de certificat de salaire avec une

base juridique pour l’obligation de déclaration de salaire. Il n’est pas possible de procéder à des ajouts et

les données ne doivent pas être validées. Si une erreur est constatée après coup, un rectificatif doit être

établi et envoyé (autorisation de déclaration à l’avance).

Le nombre des certificats de salaire transmis par canton vous est communiqué sur la quittance électronique.

Ad

min

istr

atio

ns

fisc

ale Impôt à la source

IS Le décompte d'impôt à la source est établi chaque mois. Lorsque vous sélectionnez les cantons imposant à

la source en tant que destinataires, ceux-ci recevront le décompte du mois en cours. Il n'est pas possible de

compléter les données et il n'est pas nécessaire de les libérer.

La quittance électronique vous fournit pour chaque canton les informations ci-après quant à votre décompte:

Total des salaires soumis à l'impôt à la source, total des cotisations pour l'impôt à la source et total des

commissions pour le mois en cours

Total des salaires IS, des cotisations IS et des commissions rectifiées pour chaque mois rectifié

Total cumulé des salaires IS, cotisations IS et commissions

À faire par

compta-bilité sa-lariale

utilisa-teur

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 26 / 28

Pas d'accès à Internet

Puis-je transmettre les données même si l’ordinateur n’est pas doté d’une connexion à Internet?

Oui. Dans ce cas, il est possible de recourir à la procédure orientée exportation-importation (EIV). Préparez les données, comme habi-

tuellement dans le programme de comptabilité salariale, sélectionnez la procédure EIV et sauvegardez le fichier à transmettre sur un

support de données par exemple un CD ou une clé mémoire USB. Sur un ordinateur connecté à Internet, sélectionnez l’adresse du

répartiteur (www.swissdec.ch/fr/support) et lisez le fichier à transmettre de votre support de données. La transmission a également lieu

en mode crypté, et le répartiteur attribue les données automatiquement. Vous recevez une quittance, vous vous connectez au système

du destinataire des données et libérez ces dernières.

Lorsqu’on utilise cette méthode, il faut veiller, pour éviter tout problème de sécurité, à ce qu’aucune donnée ne reste sur l’ordinateur

connecté à Internet et puisse être consultée par des tiers. Il est plus simple et plus sûr d’effectuer la transmission directement à partir du

programme de comptabilité salariale.

Le décompte de l’impôt à la source et la déclaration d’entrées et de retraits à la caisse de compensation ne peuvent pas être transmis

avec ce processus.

Entrée

Préparer

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 27 / 28

Sélectionner le fichier xml et envoyer les données

Sauvegarder la réponse

Etat: 03.11.2009 Mise à jour: 18.01.2018 28 / 28

Valider les données

Validation des données avec succès