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Guide à l’intention des organisations candidates
Programme Erasmus+
AC2 – Coopération en matière d’innovation et d’échanges de bonnes pratiques
Alliances de la connaissanceAppel à propositions 2018 (EAC/A05/2017)
Version française, Décembre 2018 (En cas de différences linguistiques la version anglaise prévaut)
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TABLE DES MATIÈRES
1. Introduction.......................................................................................................................................................32. À propos de l’appel, de la procédure de candidature et de la procédure de sélection....................................4
2.1 Nouveautés spécifiques du programme Erasmus+...............................................................42.2 Contenu du dossier de candidature.......................................................................................42.3 Dates limites et soumission du dossier de candidature........................................................6
3. Dossier de candidature: le formulaire électronique.........................................................................................63.1 Page de couverture du formulaire de candidature et liste des organisations participantes. .73.2 Partie A. Renseignements sur les organisations participantes.............................................73.3 Partie B. Description du projet.............................................................................................83.4 Partie C. Autres....................................................................................................................93.4.1 C.1. Mobilité à des fins d’enseignement et de formation (facultatif)................................93.5 Annexes ..........................................................................................................................9
4. Dossier de candidature: LES annexes obligatoires........................................................................................114.1 Description détaillée du projet (annexe Word obligatoire)................................................114.2 Les «tableaux budgétaires détaillés et vue d’ensemble des modules de travail»...............204.3 La déclaration sur l’honneur...............................................................................................24
5. Glossaire..........................................................................................................................................................25
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1. INTRODUCTION
Ce document est destiné à vous aider, en tant que candidat à une alliance de la connaissance du programme Erasmus+, dans la recherche des informations nécessaires pour établir votre candidature. Vous êtes également invité à consulter une série d’autres documents tels que ceux mentionnés ci-dessous. Les informations contenues dans ces autres documents ne seront pas répétées dans le présent guide.
Le règlement Erasmus+ nº 1288/2013 Ce règlement explique la raison d’être du programme Erasmus+ et décrit son principal champ d’application ainsi que ses objectifs. Les candidats qui présentent des candidatures dans les domaines et avec des objectifs pertinents se trouvent déjà dans une situation favorable.
L’appel à propositions 2018 (EAC/A05/2017 ) Il s’agit de l’avis officiel de l’appel général à propositions 2017. Ce document succinct fournit des informations, entre autres, sur les pays pouvant participer et le délai de soumission des candidatures.
Le «guide du programme Erasmus+»
Il s’agit d’un document clé qui fournit des informations sur les exigences de l’appel, par exemple les différents critères d’éligibilité, d’exclusion et de sélection. Il contient également des informations sur les modalités de participation à l’appel. Cette année, vous pouvez également consulter une version en ligne conviviale. Le guide est structuré comme suit:
Introduction
Partie A – Informations générales sur le programme Erasmus+Partie B – Informations sur les actions couvertes par le guide (voir la section spécifique consacrée aux alliances de la connaissance à la page 182)Partie C – Informations pour les candidatsAnnexe I – Règles spécifiques et informations concernant les activités de mobilité, les partenariats stratégiques et le renforcement des capacités dans le domaine de l’enseignement supérieurAnnexe II – Diffusion et exploitation des résultatsAnnexe III – Glossaire des termes clésAnnexe IV – Références utiles et coordonnées
Veuillez notamment vous référer à la section sur les alliances de la connaissance. Nous vous conseillons vivement de ne pas essayer d'établir votre candidature sans avoir consulté les sections appropriées du guide du programme.
le «guide de l’utilisateur pour la soumission d’une proposition»
Ce guide, également appelé ci-après «guide de l’utilisateur», est un guide technique qui vous sera nécessaire pour vous assurer que vous enregistrez vos organisations de manière appropriée et que votre formulaire électronique est soumis correctement. Ce document est publié avec le formulaire électronique.
Questions fréquemment posées (FAQ)
En fonction des questions reçues de la part des candidats, l’Agence peut publier les réponses dans la foire aux questions. Il est important que vous la consultiez régulièrement
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pour vous assurer de bénéficier des clarifications fournies aux autres candidats. Ces FAQ seront publiées sur notre site web, sur la page consacrée aux formulaires électroniques à l’adresse https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en.
2. À PROPOS DE L’APPEL, DE LA PROCÉDURE DE CANDIDATURE ET DE LA PROCÉDURE DE SÉLECTION
2.1 Nouveautés spécifiques du programme Erasmus+
Enregistrement de toutes les organisations sur le «portail des participants»: vous devez soumettre une candidature électronique, également appelée formulaire électronique. Cependant, et à l’exception des partenaires associés, veuillez noter que toutes les organisations impliquées dans votre candidature doivent s’enregistrer au préalable sur le «portail des participants» pour obtenir un code d’identification du participant (PIC). Pour plus d’informations, veuillez consulter le guide du programme Erasmus+ (partie C) et le guide de l’utilisateur.
Coûts unitaires: les règles budgétaires ont été simplifiées. Par conséquent, les budgets des alliances de la connaissance sont basés sur des «coûts unitaires». Le système des «coûts unitaires» est une méthode simplifiée pour le calcul du montant d’une subvention de l’UE: Au lieu de déterminer la subvention de l’UE sur la base des coûts effectivement supportés par le projet, celle-ci est définie comme un coût approximatif unique contribuant à la détermination des coûts éligibles. Pour plus d’informations, veuillez consulter la section 4.2 relative aux «tableaux budgétaires détaillés et vue d’ensemble des modules de travail».
2.2 Contenu du dossier de candidature
Les documents du dossier de candidature doivent être téléchargés à partir du site web de l’Agence exécutive, à l’adresse: at https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/knowledge-alliances-2018_fr
Le dossier de candidature comprend plusieurs documents obligatoires dont le contenu est résumé ci-dessous:
formulaire électronique description détaillée du projet tableaux budgétaires détaillés et vue d’ensemble des modules de travail déclaration sur l’honneur
Pour que la candidature soit recevable, toutes les parties du dossier de candidature doivent être i) complétées à l’aide des modèles obligatoires de 2018 publiés sur le site web de l’Agence et ii) soumises par voie électronique.
La langue utilisée pour compléter le dossier de candidature doit être une langue officielle de l’UE comprise par l’ensemble des membres de votre consortium. Le dossier de candidature ne peut être rempli que dans une seule langue.
Formulaire électronique
Le formulaire électronique est disponible à l’adresse https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en. Ce document fournit principalement des informations administratives et générales sur le projet:
Partie A: Identification de l’organisation candidate et des autres organisations participant au projet:
Liste des organisations participantes: 4
A.1. OrganisationA.2. Personne responsable de la gestion de la candidature (personne de contact)A.3. Personne autorisée à représenter l’organisation pour la conclusion
d’accords juridiquement contraignants (représentant légal)
Partie B: Description du projetB.1. Résumé du projetB.2. Domaine d’enseignement B.3. Dates B.4. Demande de subvention (subvention demandée et répartition par
organisation)
Partie C: AutresC.1. Mobilité à des fins d’enseignement et de formation (facultatif)C.2. Principaux résultats (produits/conclusions)
Annexe: Description détaillée du projet (modèle Word)
La description détaillée du projet doit être complétée à l’aide du modèle obligatoire de 2018 publié à l’adresse at https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/knowledge-alliances-2018_en (section «Annexes»). Ce document doit être joint au formulaire de candidature avant la soumission de ce dernier. Il est structuré comme suit:
Partie 0. Résumé du projet et participation à des projets antérieurs pertinentsPartie I. Pertinence du projetPartie II. Qualité de la conception du projet et de sa mise en œuvrePartie III. Qualité du partenariat, de l’équipe et des modalités de coopérationPartie IV. Impact, diffusion, exploitation et durabilitéPartie V. Modalités spécifiques concernant la mobilité à des fins d’enseignement et de formation (le cas échéant)Partie VI. Informations supplémentaires sur le projet (le cas échéant)Partie VII. Plan de travail et modules de travail
Annexe: tableaux budgétaires détaillés et vue d’ensemble des modules de travail (modèle Excel)
Ce document doit être complété à l’aide du modèle obligatoire de 2018 publié à l’adresse at https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/knowledge-alliances-2018_en
(section «Annexes»). Ce document doit être joint au formulaire de candidature avant la soumission de ce dernier.
Ce fichier Excel contient les détails de l’ensemble des dépenses prévues ainsi que la vue d’ensemble et la planification de tous les modules de travail. Il comprend les tableaux suivants:
Feuille 1: I et II. AperçuFeuille 2: III. Soutien à la mise en œuvre du projetFeuille 3: IV. Activités de mobilité à des fins d’enseignement et de formationFeuille 4. V. Vue d’ensemble des modules de travail
Annexe: Déclaration sur l’honneur (modèle Word)
Ce document doit être complété à l’aide du modèle obligatoire de 2018 disponible à l’adresse: at https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/knowledge-alliances-2018_en
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(section «Annexes»). Il doit être signé par le représentant légal de l’organisation candidate au nom de toutes les organisations participantes, numérisé (PDF, TIFF, JPEG) et joint au formulaire électronique.
N.B.: Veuillez noter que si l’une des parties susmentionnées du dossier de candidature n’est pas soumise, est incomplète ou n’est pas signée lorsque cela est demandé, la candidature ne sera pas acceptée.
2.3 Dates limites et soumission du dossier de candidature
Les candidatures doivent être soumises conformément au présent guide, au guide du programme Erasmus+ (voir notamment la partie C), au guide de l’utilisateur et à l’avis d’appel à propositions (C386/14 du 20 octobre 2016) au plus tard le 28 février 2017 à 12 h 00 (midi, heure de Bruxelles).
Après la soumission du formulaire électronique et des annexes, un numéro de référence de la candidature est généré automatiquement sur le formulaire électronique. En outre, un message de notification est envoyé à l’adresse électronique de la personne de contact de l’organisation candidate (indiquée dans le formulaire électronique). Veuillez vérifier les points suivants:
La candidature est complétée électroniquement, sur ordinateur, et soumise en ligne (aucune soumission sur papier, manuscrite ou remplie par dactylographie ne sera acceptée).
Aucune autre information ni aucun autre document que le dossier de candidature ne peuvent être envoyés. Aucun autre document ne sera pris en compte dans l’évaluation de la candidature.
Aucune modification ne peut être apportée au dossier de candidature une fois le délai de soumission expiré. Le candidat peut toutefois être contacté par l’Agence s’il s’avère nécessaire de préciser certains aspects administratifs.
Notez la date et l’heure de la soumission en ligne. Il est fortement conseillé aux candidats de soumettre leur dossier de candidature bien avant la date limite et de conserver la preuve de la bonne réception de la candidature dans le système.
En cas de problème technique pendant la soumission de votre dossier, veuillez immédiatement contacter le service d’assistance de l’Agence [email protected] en expliquant clairement le problème rencontré. En cas de problème technique pendant la soumission de votre dossier peu de temps avant la date limite, veuillez également envoyer par courrier électronique une capture d’écran du message d’erreur et de l’heure à laquelle est survenu ce problème, ainsi qu’une copie de votre formulaire électronique et des annexes.
Si vous avez des questions concernant le contenu du formulaire électronique ou des annexes, veuillez contacter l’équipe opérationnelle de l’Agence à l’adresse:
3. DOSSIER DE CANDIDATURE: LE FORMULAIRE ÉLECTRONIQUE
Choisissez le formulaire électronique relatif aux alliances de la connaissance sur la page d’accueil consacrée aux formulaires électroniques à l’adresse: https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en
Les dossiers de candidature des alliances de la connaissance doivent être soumis avant la date limite à l’aide du formulaire électronique correspondant. Pour ce qui est des modalités
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techniques liées à la préparation et à la soumission du formulaire électronique, veuillez consulter le «guide de l’utilisateur» disponible sur la page consacrée aux formulaires électroniques du site web de l’Agence. Une fois le formulaire électronique prêt et les documents obligatoires joints à la candidature, le formulaire électronique doit être envoyé au moyen d’une connexion internet.
Veuillez noter également qu’avant de compléter un formulaire électronique, et à l’exception des partenaires associés, toutes les organisations participantes doivent être enregistrées sur le portail des participants. Sans l’enregistrement en bonne et due forme des organisations participantes, vous ne serez pas en mesure de remplir le formulaire électronique.
3.1 Page de couverture du formulaire de candidature et liste des organisations participantes
La page de couverture du formulaire électronique contient différents champs. Les premiers champs sont automatiquement complétés en fonction de l’action choisie. Les candidats doivent choisir un titre de projet qui aura un sens explicatif pour une personne qui ne connaît pas le projet, et un acronyme. L’acronyme ne doit pas dépasser 7 caractères. Il peut contenir des lettres (caractères latins uniquement), des chiffres et des signes de ponctuation usuels.
La langue utilisée pour compléter le formulaire doit être une langue officielle de l’UE.
La page suivante fournira automatiquement un tableau énumérant un certain nombre de messages de validation et les organisations participantes. Pour utiliser le formulaire électronique, veuillez vous assurer que tous les éléments contenus dans le tableau sont marqués comme étant «valides». Si un ou plusieurs de ces éléments sont marqués comme «non valides», cela signifie que toutes les règles d’admissibilité n’ont pas été dûment respectées et que la validation ou la soumission du formulaire électronique sera donc impossible. Dans ce cas, veuillez vérifier/modifier les informations pertinentes afin de vous assurer que toutes les règles d’admissibilité sont respectées.
Veuillez noter que conformément au guide du programme Erasmus+, «[l]es alliances de la connaissance sont des projets transnationaux incluant au minimum six organisations indépendantes issues d’au moins trois pays membres du programme, dont au moins deux établissements d’enseignement supérieur et au moins deux entreprises».
N.B.: Veuillez noter que l’appel relatif aux alliances de la connaissance n’est pas ouvert aux «personnes physiques». Cela signifie que les personnes physiques ne peuvent participer en tant qu’organisations partenaires. Seules les «organisations» peuvent participer en tant qu’organisations partenaires et être considérées comme éligibles.
3.2 Partie A. Renseignements sur les organisations participantes
Veuillez vérifier l’ensemble de ces informations. Si certaines de ces informations s’avèrent inexactes, ou obsolètes, elles ne peuvent être modifiées directement dans le formulaire électronique, mais sur le portail des participants. Pour intégrer les modifications dans le formulaire électronique, veuillez suivre les étapes décrites dans la partie B du «guide de l’utilisateur», section «Réviser la liste des organisations participantes et mettre à jour le formulaire de candidature électronique existant».
3.2.1 Section A.1: Organisations
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La plupart des champs de la partie A.1. sont complétés automatiquement, sur la base des informations que vous avez fournies sur le portail des participants. La plupart des informations de la partie sont donc protégées et ne peuvent être modifiées (lignes grises).
Seul le champ «Type d’organisation» doit être complété en choisissant l’une des options disponibles dans la liste déroulante. Pour obtenir de plus amples informations au sujet des candidats potentiels et des organisations éligibles, veuillez consulter la section relative aux alliances de la connaissance du guide du programme Erasmus+.
3.2.2 Section A.2. Personne responsable de la gestion de la candidature (personne de contact)
Les candidats doivent fournir des informations (titre, nom de famille, prénom, rôle dans l’organisation et adresse électronique) concernant la personne responsable de la gestion de la candidature (personne de contact) dans votre organisation. Si l’adresse de la personne de contact est différente de l’adresse de l’organisation, cochez la case correspondante et indiquez l’adresse et le Snuméro de téléphone appropriés.
Veuillez noter que la personne de contact doit être le premier membre du personnel clé à être repris sous P1 dans l’annexe «Description détaillée du projet».
3.2.3 Section A.3. Personne autorisée à représenter l’organisation dans des accords juridiquement contraignants (représentant légal)
Si l’adresse du représentant légal est différente de l’adresse enregistrée, cochez la case correspondante afin d’accéder aux champs nécessaires pour fournir ces informations.
Si la candidature est retenue, le représentant légal devra lui aussi signer la convention de subvention et d’autres documents connexes. Si la candidature est signée par une autre personne, ou s’il est constaté ultérieurement dans le processus de sélection ou de contractualisation que la personne identifiée comme représentant légal n’est pas habilitée à signer, la candidature pourra être déclarée inéligible: une signature non valide peut donc conduire au rejet de la candidature.
Veuillez noter qu’à partir du partenaire 2 (P2), seules les sections A.1 et A.2 doivent être complétées.
3.3 Partie B. Description du projet
3.3.1 Section B.1 Résumé du projet
Les candidats sont invités à fournir des informations de première importance sur leur candidature. Veuillez spécifier la langue dans laquelle le résumé sera rédigé parmi les options linguistiques proposées. À des fins de diffusion, une seconde version du résumé doit être rédigée en anglais si la langue choisie initialement est différente de l’anglais.
Pour les candidatures retenues, cette section sera reproduite sous forme de résumé publié. Aussi les candidats doivent-ils veiller à ce que le texte soit bien rédigé et présente un aperçu concret et exact des travaux que le consortium entend mener, en suivant la structure proposée dans le formulaire.
Veuillez noter qu’en raison des limitations de la base de données, le nombre limite de caractères indiquée ne doit pas être dépassé. Le texte fourni sera coupé en cas de dépassement de la limite.
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3.3.2 Section B.2 Domaine d’enseignement
La section B.2 porte sur le domaine d’enseignement couvert par la proposition. Compte tenu du champ d’application des alliances de la connaissance, le domaine «Enseignement supérieur» s’affichera automatiquement.
3.3.3 Section B.3 Dates
Il est possible de choisir l’une des dates de début de projet suivantes: 01/11/2018 ou 01/01/2019. À partir du menu déroulant, les candidats choisiront une durée de projet (24 ou 36 mois); le système affichera automatiquement la date de fin correspondante. Les dates indiquées ici définiront la période au cours de laquelle les coûts sont éligibles pour un financement, dans le cas où votre proposition serait retenue.
3.3.4 Section B.4 Demande de subvention
Les candidats doivent compléter les données budgétaires. Le tableau «Demande de subvention» ne doit être complété qu’après mention de la durée (ci-dessus) et une fois les feuilles de calcul Excel complétées et validées: les montants figurant dans les tableaux Excel et dans la demande de subvention doivent être identiques. Toutes les informations budgétaires doivent être fournies en euros/€. Veuillez noter que, conformément au guide du programme Erasmus+, la contribution maximale de l’UE est de 700 000 EUR pour un projet de deux ans, et de 1 000 000 EUR pour un projet de trois ans.
Le tableau suivant sur la «Répartition de la subvention par organisation» doit être complété en indiquant le montant de la subvention demandée par l’organisation participante. Le total indiqué doit être identique à la subvention totale demandée ci-dessus et à la subvention totale demandée dans les feuilles de budget Excel.
3.4 Partie C. Autres
3.4.1 C.1. Mobilité à des fins d’enseignement et de formation (facultatif)Veuillez cocher «Oui» ou «Non», selon que des activités à des fins d’enseignement et de formation seront organisées dans le cadre de votre projet. Dans l’affirmative, veuillez saisir les données relatives aux activités de mobilité, le cas échéant. Veuillez ajouter des lignes pour chaque catégorie de personnes en mobilité et/ou pour les différentes mobilités géographiques.
3.4.2 C.2 Principaux résultats (ou produits)
Veuillez sélectionner le résultat principal, et au maximum les trois résultats principaux (produits) de votre projet dans la liste. Si vous ne trouvez pas les éléments correspondants dans la liste, veuillez sélectionner l’option «Autres» et décrire brièvement dans la zone de texte les résultats (produits) que votre projet devrait obtenir.
3.5 Annexes
Une fois les parties A, B et C remplies, vous devez joindre les annexes obligatoires suivantes au formulaire électronique: la «description détaillée du projet», les «tableaux budgétaires détaillés et la vue d’ensemble des modules de travail» ainsi que la «déclaration sur l’honneur» signée par le représentant légal de l’organisation candidate (veuillez vérifier que les informations relatives aux mêmes sujets sont cohérentes à travers les différents documents et correspondent aux informations fournies dans le formulaire électronique).
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Si vous ne téléchargez pas toutes ces annexes obligatoires, un message d’erreur s’affichera.
3.6 Référence(s) de la candidature
Avant de soumettre votre candidature, veuillez indiquer si cette candidature, ou une candidature similaire, a déjà été déposée dans le cadre d’une précédente alliance de la connaissance ou d’autres actions/programmes/appels à propositions de l’UE.
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4. DOSSIER DE CANDIDATURE: LES ANNEXES OBLIGATOIRES
4.1 Description détaillée du projet (annexe Word obligatoire)
Veuillez noter que cette annexe doit être complétée dans une seule langue, la même que celle employée dans la partie «formulaire électronique». Il doit s’agir d’une langue officielle de l’UE qui doit être comprise par l’ensemble des membres de votre consortium. Cette obligation est aussi conforme à la déclaration sur l’honneur qui affirme que tous les partenaires doivent avoir approuvé le contenu de la candidature et confirmé leur intention de mener à bien les tâches décrites.
Tous les champs textuels de toutes les sections sont obligatoires. Pour ajouter des informations dans de nouvelles colonnes/lignes de tableau, veuillez utiliser la fonction copier/coller de l’ordinateur.
Le nombre limite recommandée de caractères est indiqué pour chaque section. S’agissant d’un document Word, il est possible d’insérer des images et des diagrammes dans les zones de texte en plus du nombre limite recommandée de caractères. Veuillez noter que la capacité technique maximale du dossier de candidature (formulaire électronique + trois annexes) est de 10 méga-octets.
Partie 0. Résumé du projet et participation à des projets antérieurs pertinents
Cet aperçu facilitera la perception correcte et rapide de votre proposition et de son contexte.
0.1.Bref résumé des principales caractéristiques et des principaux produits de votre projet
Veuillez fournir un résumé complet des caractéristiques, produits, composantes et aspects principaux du projet (domaine, portée, perspective, activités et bénéfices). Au vu du nombre limité recommandée de caractères (2000), celui-ci devra être concis, clair et pertinent.
0.2.Participation à des projets antérieurs pertinents
Si votre proposition s’appuie sur les résultats d’un ou plusieurs projets/réseaux antérieurs, vous devez fournir les références précises de ces projets dans le tableau 0.2. Veuillez indiquer le numéro de référence complet de votre projet (par exemple, le numéro de la convention de subvention de l’UE), les dates de mise en œuvre, le titre du programme et les autres références demandées. Veuillez fournir une brève description des résultats et expliquer comment le nouveau projet s’appuiera sur ces derniers, en clarifiant la manière dont les questions de droits de propriété intellectuelle seront traitées.
Partie I. Pertinence du projet
Dans cette partie, il vous est demandé de démontrer la pertinence de votre proposition et de décrire comment et pourquoi elle est conforme au critère d’attribution pertinent (veuillez vous référer aux critères d’attribution définis dans la section «Alliances de la connaissance» du guide du programme Erasmus+). Cette description aidera les experts externes à évaluer la pertinence du projet dans le contexte des objectifs de l’action.
La partie I se compose de plusieurs sections (I.1 à I.4), où vous devez expliquer précisément la pertinence de votre projet. Plus particulièrement, vous êtes invité à indiquer:
l’objectif et le contexte du projet; l’explication de la façon dont votre projet contribue à la réalisation des objectifs des
alliances de la connaissance d’Erasmus+;11
une analyse solide des besoins. Veuillez également expliquer la façon dont l’analyse des besoins a été effectuée et renvoyer aux sources pertinentes;
une explication de la façon dont les résultats escomptés, les produits et les effets répondront aux besoins identifiés;
veuillez également détailler les objectifs spécifiques que vous avez identifiés et la manière dont vous comptez les réaliser;
la motivation/l’intérêt des organisations participantes à répondre à ces problématiques spécifiques;
les preuves des liens avec les politiques européennes pertinentes existantes dans les domaines de l’enseignement supérieur et de la formation;
l’état des connaissances dans le domaine du projet ainsi que la description du caractère innovant du projet;
une explication des raisons pour lesquelles les méthodes, approches, résultats et solutions proposés sont innovants et de la mesure dans laquelle ils le sont;
la finalité et les objectifs concrets de votre proposition, ainsi que la manière dont les activités du projet et ses résultats vont résoudre les problèmes décrits dans les sections I.1 et I.2;
l’explication de la manière dont les établissements d’enseignement supérieur contribueront au projet et en bénéficieront à court et à long terme;
l’explication du besoin et de la valeur de la mise en œuvre du projet au niveau européen plutôt qu’au niveau national, régional ou local.
Partie II. Qualité de la conception du projet et de sa mise en œuvre
Dans cette partie, votre description constituera la base sur laquelle les experts externes évalueront la qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet, conformément au critère d’attribution pertinent (veuillez vous référer aux critères d’attribution définis dans la section «Alliances de la connaissance» du guide du programme Erasmus+).
II.1. Méthodologie
Veuillez décrire votre méthodologie pour la réalisation des objectifs prévus. Votre description comprendra un système systématique et structuré de vérification du développement et de la progression des activités du projet par rapport à des étapes et indicateurs mesurables.
II.2. Gestion globale du projet
Veuillez décrire les modalités de gestion du projet entre les partenaires en insistant sur les délais, la distribution du travail et la répartition des tâches et des responsabilités. L’allocation des ressources pour chaque activité sera expliquée et justifiée.
II.3. Assurance, évaluation et suivi de la qualité
Cette section est dédiée à la description des mécanismes d’assurance qualité ainsi que des moyens de suivi continu et d’évaluation spécifique du projet et de ses produits.
L’assurance qualité vise à éviter les problèmes de mise en œuvre et à garantir la qualité des processus et des résultats. L’assurance qualité porte sur les procédures visant à garantir le suivi attentif de la qualité des processus. Vous devez prévoir des mesures et des indicateurs d’assurance qualité.
L’évaluation est une activité spécifique visant à déterminer si la qualité des produits et/ou des résultats est acceptable. Elle peut être interne ou externe.
II.4. Reconnaissance et validation (le cas échéant uniquement)
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Si vous envisagez d’élaborer des cours, vous devez prendre en considération l’utilisation des outils de transparence et de reconnaissance de l’UE (par exemple le système ECTS). Dans ce cas, veuillez décrire les dispositions prévues pour la reconnaissance et la validation des résultats de la formation.
II.5. Budget et rapport coût-efficacité
Veuillez vous concentrer sur la description de la répartition du budget entre les partenaires et sur les modalités de gestion financière. Veuillez expliquer, en ce qui concerne les activités décrites dans le module de travail, la manière dont le projet atteindra un bon rapport qualité-prix.
Partie III. Qualité du partenariat et de l’équipe, et des modalités de coopération
Dans cette partie, votre description constituera la base sur laquelle les experts externes évalueront la qualité du partenariat, des modalités de coopération et du personnel clé impliqué, conformément au critère d’attribution pertinent (veuillez vous référer aux critères d’attribution définis dans la section «Alliances de la connaissance» du guide du programme Erasmus+).
III.1. Alliance de la connaissance: composition du consortium
Nous vous rappelons qu’un consortium pour une alliance de la connaissance nécessite la participation de:
«...au minimum six organisations indépendantes issues d’au moins trois pays membres du programme, dont au moins deux établissements d’enseignement supérieur et au moins deux entreprises».
Pour la liste des pays membres du programme, veuillez consulter la section «Pays éligibles» dans la partie A du guide du programme Erasmus+. L’implication d’organisations issues de pays partenaires est uniquement facultative. Pour la liste des pays partenaires, veuillez consulter la même section du guide du programme Erasmus+.
Nous vous invitons à vérifier que tous les établissements situés dans les pays membres du programme disposent d’une charte Erasmus pour l’enseignement supérieur valable (https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/erasmus-charter-for-higher-education-2014-2020_en ) .
Veuillez cocher, pour chaque organisation partenaire, le type d’organisation dont il s’agit. Les organisations énumérées correspondront à celles que vous avez indiquées dans la partie A du formulaire électronique. Veuillez également indiquer si des partenaires associés sont impliqués et cocher le type d’organisation dont il s’agit.
III.2. Justification de la création du partenariat
Veuillez expliciter la composition du partenariat: montrer la cohérence avec les objectifs du projet ainsi que l’expertise et les compétences pertinentes et complémentaires. Veuillez inclure les profils des décideurs compétents et des organes de gouvernance.
III.3. Description des partenaires
Le numéro attribué (P1, P2, ...Pn) doit être utilisé, s’il y a lieu, et être le même que celui employé dans la partie A du formulaire électronique.
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Chaque organisation du consortium doit compléter individuellement les sous-sections suivantes:
III.3.1 Nom de l’organisation III.3.1.1 Objectifs et activités de l’organisation III.3.1.2 Rôle de l’organisation partenaire dans le projet III.3.1.3 Capacités opérationnelles et techniques
Veuillez ajouter autant de sections III.3.n et III.3.n..1 à III.3.n.3 que nécessaires si votre consortium compte plus de six organisations.
La description dans les sections III.n.1 et III.n.2 doit fournir une brève présentation de l’organisation, son rôle dans le projet et dans la gestion opérationnelle/financière du projet. Veuillez décrire, dans la section III.n.3, les «Capacités opérationnelles et techniques: compétences et aptitudes du personnel clé impliqué dans le projet». Cette description fera office de C.V. complet pour ce personnel afin de vérifier la qualité globale du consortium. Dans les espaces prévus à cet effet, vous devez mentionner les noms de tous les membres du personnel clé, puis résumer leurs compétences et leur expérience pertinentes pour le domaine du projet. Veuillez indiquer toutes références à de récentes publications pertinentes pour les principaux thèmes du projet, le cas échéant.
N.B.: Veuillez noter que le premier membre du personnel clé à être repris sous P1 devrait être le coordinateur de projet (aussi appelé «chef de projet» et «personne de contact» dans la section A.2 du formulaire électronique).
Chaque description doit être rédigée dans la même langue que le reste du formulaire de candidature (et non, par exemple, dans les langues des différents partenaires). Veuillez noter que les partenaires associés ne doivent pas remplir cette description.
Section III.4. Modalités de coopération entre les partenaires
Veuillez expliquer la manière dont les modalités de coopération sont conçues. Veuillez faire expressément mention de la structure de gestion du partenariat, du processus de prise de décisions, de la résolution de conflits, des méthodes d’élaboration de rapports, de suivi et de communication au sein du consortium.
Section III.5. Participation du pays partenaire (le cas échéant)
La participation d’organisations provenant de pays partenaires au projet est possible. Si la demande implique une ou plusieurs organisations de pays partenaires, veuillez expliquer la manière dont le projet retirera un bénéfice de la participation de ces organisations et la valeur ajoutée essentielle que ces partenaires apporteront au projet. Veuillez noter que si cette valeur essentielle n’est pas démontrée, le projet ne sera pas pris en compte pour la sélection.
Dans le cas où le partenariat proposé ne compte aucun participant des pays partenaires, cette section peut être ignorée ou supprimée.
Partie IV. Impact, diffusion, exploitation et durabilité
Veuillez démontrer l’impact et le potentiel de durabilité du projet ainsi que les activités de diffusion et d’exploitation, conformément au critère d’attribution pertinent (veuillez vous référer aux critères d’attribution définis dans la section «Alliances de la connaissance» du guide du programme Erasmus+).
IV.1. «Groupes cibles»
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Vous devez expliquer comment le consortium entend atteindre ces groupes cibles pendant la durée de vie du projet. Veuillez expliquer comment les produits seront utilisés par les partenaires et les autres parties prenantes, et aboutiront aux résultats escomptés. Des mesures appropriées doivent être mises en place pour évaluer les résultats du projet.
Veuillez également expliquer comment les groupes cibles seront atteints après la fin du projet et l’impact escompté aux niveaux local, régional, national, européen et international. Veuillez reprendre les indicateurs qualitatifs et quantitatifs dans le tableau fourni.
IV.2. «Impact et durabilité»
Veuillez décrire la manière dont les activités et le partenariat seront maintenus au-delà du cycle de vie du projet. Afin d’anticiper sa durabilité, vous devez présenter les activités ou les résultats du projet supposés durer et/ou être diffusés après la fin du cofinancement par l’UE. Vous êtes également invité à expliquer la manière dont le consortium prévoit de poursuivre la coopération au sein du partenariat.
La durabilité peut ne pas concerner l’ensemble des aspects d’un projet. Dans chaque projet, il peut être nécessaire de maintenir certaines activités ou certains résultats, mais pas d’autres. Par conséquent, un projet peut être jugé durable si des activités pertinentes sont poursuivies et des résultats maintenus ou développés après la fin du financement par l’UE.
Veuillez décrire l’impact envisagé, c’est-à-dire le changement que le projet vise à apporter. Veuillez énumérer les résultats à court terme et les indicateurs de résultats à long terme dans le tableau fourni.
IV.3. «Stratégie de diffusion et d’exploitation»
Décrivez comment la diffusion sera organisée pour assurer la disponibilité de résultats positifs tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des établissements partenaires durant la vie du projet. Veuillez décrire le type d’actions de diffusion envisagées par le partenariat afin de rendre les résultats disponibles aux groupes qui ne sont pas directement impliqués dans le projet. Ces actions peuvent comprendre des séances d’information, des exercices de formation ou l’implication de décideurs politiques qui n’appartiennent pas au partenariat.
Bien que la diffusion et l’exploitation des résultats soient étroitement liées, il s’agit de deux processus différents. Alors que les mécanismes de diffusion et d’exploitation se chevauchent souvent, la diffusion (fourniture d’informations et sensibilisation) peut avoir lieu dès le début d’un projet et s’intensifie lorsque les résultats sont disponibles. La pleine exploitation (intégration et multiplication des résultats), cependant, ne peut se produire que lorsque le transfert de ce qui a été appris devient possible par la création de nouvelles politiques et l’amélioration des pratiques. Veuillez décrire comment les activités d’exploitation assurent une utilisation optimale des résultats. Pour plus d’informations, vous pouvez vous référer à l’annexe II du guide du programme Erasmus+.
Les candidats sont invités à éviter les résultats ou produits isolés qui ne peuvent pas être sérieusement maintenus au-delà du cycle de vie du projet. À la place, ils sont invités à examiner les initiatives existantes (nationales, internationales ou de l’UE) avec lesquelles ils pourront établir un lien après le projet, par exemple des offres plus larges d’enseignement/formation existantes, des plateformes en ligne existantes, des fournisseurs de cours en ligne ouverts à tous, des associations, réseaux, projets de recherche, des stratégies ou mesures stratégiques régionales, sectorielles ou de l’emploi, etc., et d’autres types d’activités de multiplication.
IV.4. «Libre accès aux ressources éducatives»
Le programme ERASMUS + favorise le libre accès à tous les supports didactiques, documents et médias produits dans le cadre des projets financés par Erasmus+. Les projets doivent mettre leurs résultats à la disposition du public, sous format numérique, accessible
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gratuitement sur l’internet sous licence ouverte. Toutefois, les bénéficiaires sont autorisés à définir le niveau de libre accès le plus approprié, notamment les limitations (par exemple l’interdiction d’une exploitation commerciale par des tiers), le cas échéant, en fonction de la nature du projet et du type de support. Le libre accès est sans préjudice des droits de propriété intellectuelle des bénéficiaires de la subvention. C’est pourquoi, si cela correspond à la nature du projet et au type de ressources produites, vous devez décrire comment les ressources, documents et supports produits seront rendus accessibles au grand public.
Partie V. Modalités spécifiques concernant la mobilité à des fins d’enseignement et de formation (le cas échéant)
Les candidats sont invités à décrire la manière dont la mobilité à des fins d’enseignement et de formation sera organisée (sélection des participants, préparation et autres modalités), et la manière dont les résultats d’apprentissage des participants seront reconnus et validés en utilisant les outils de transparence et de reconnaissance européens, tels que le système ECTS et le supplément au diplôme.
N.B.: Si des activités de mobilité à des fins d’enseignement et de formation sont prévues, elles devraient être intégrées dans les activités du projet. Veuillez aussi noter que le budget pour la mobilité à des fins d’enseignement et de formation ne peut pas être utilisé pour financer les frais de déplacement et de séjour du personnel qui n’est pas directement lié aux activités de mobilité à des fins d’enseignement et de formation (par ex. frais de participation à des événements, frais liés aux réunions de partenariat, etc.). Seuls les frais de mobilité à des fins d’enseignement et de formation peuvent être repris sur la feuille «Mobilité à des fins d’enseignement et de formation» de l’annexe budgétaire. Ces informations doivent correspondre aux données fournies dans la section C.1 du formulaire électronique.
Partie VI. Informations supplémentaires sur le projet (le cas échéant)
Vous pouvez utiliser cette partie si vous souhaitez ajouter des informations pertinentes qui ne sont pas couvertes par les informations requises. Veuillez vous abstenir de répéter des déclarations antérieures et des aspects déjà mentionnés.
Partie VII. Plan et modules de travail
Le plan de travail du projet proposé doit être présenté en termes de modules de travail. Avant de soumettre votre candidature, vérifiez que les informations fournies dans cette section sont bien conformes à celles indiquées dans les autres parties du dossier de candidature.
VII.0. Liste du plan de travail et des modules de travail
VII.1. jusqu’au module de travail
Veuillez noter en particulier que les experts utiliseront les informations fournies dans les modules de travail pour évaluer votre projet en termes de qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet. En outre, ils compareront le contenu des modules de travail avec les informations fournies dans les tableaux budgétaires afin d’évaluer la cohérence du programme de travail par rapport aux ressources prévues.
Il existe six types de modules de travail:16
Préparation (PREP): ce module de travail doit inclure des activités telles qu’une analyse détaillée des besoins (enquêtes, rapports exhaustifs sur les problématiques, etc.), une analyse des progrès réalisés dans le domaine, des données relatives aux meilleures pratiques, etc.
Gestion (MGNT): comprend des activités telles que la planification, les finances, la coordination et la communication entre les partenaires, l’organisation de réunions relatives au projet, etc.
Mise en œuvre (IMP) des activités essentielles: comprend le développement et l’examen des productions intellectuelles/résultats tangibles du projet (programmes éducatifs, matériel pédagogique, études, ressources éducatives libres, etc.).
Assurance qualité (QA): mesures internes de contrôle de la qualité visant à garantir que la qualité des processus et des résultats du projet est conforme aux normes prédéterminées.
Évaluation (EV) : une activité spécifique visant à déterminer si la qualité des produits et résultats est acceptable. Elle peut être interne ou externe.
Diffusion et exploitation des résultats (DISS&EXP): comprend des activités liées à la diffusion d’informations, à la sensibilisation ainsi qu’à l’intégration et à la multiplication des résultats.
Chaque type de module de travail doit être couvert au moins une fois. Si vous ne présentez pas ce minimum, votre proposition pourra être jugée incomplète. Certains types de modules de travail peuvent être utilisés plusieurs fois en fonction des activités proposées.
Avant de compléter la candidature, veuillez attribuer un numéro à chaque module de travail (WP1 … WP2. …WPn). Veuillez utiliser les mêmes numéros dans l’ensemble du document et du dossier de candidature. Une fois définis le numéro, le titre et le type du module de travail, celui-ci doit être décrit plus en détail.
Description du module de travail n
Chaque module de travail doit inclure une description détaillée. Cette description doit présenter, entre autres,
les buts et les objectifs du module de travail, la manière dont les partenaires organiseront leur travail, les étapes et les approches globales, une vue d’ensemble du suivi et de l’évaluation des travaux effectués dans le cadre
des modules de travail, les indicateurs de performance, les relations/liens avec d’autres modules de travail et avec la coordination générale
du projet.
Vous pouvez aussi mentionner les instances extérieures au partenariat officiel qui interviendront dans le projet, en particulier la contribution des partenaires associés. Veuillez également reprendre les tâches qui devront être effectuées lors de la mise en œuvre des modules de travail.
Indiquez une date de début (libellée en chiffres). Pour un projet débutant en novembre, un module de travail qui commencera en février sera défini en tant que «4» ou M4. Un module se terminant en juin sera défini comme «8» ou M8. Ainsi, les modules de travail resteront valables même si la date prévue pour le début du projet se trouve modifiée pour quelque raison que ce soit. Cependant, si vous préférez indiquer des dates concrètes dans la définition de la durée du module de travail, vous pouvez également le faire. La durée d’un module de travail ne peut dépasser la durée de votre projet.
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Chaque module de travail doit identifier un partenaire principal (P1 – Pn, voir la section III.2) qui est responsable de la livraison du module de travail, et également toutes les autres organisations partenaires impliquées dans le module. Indiquez le pays dans lequel se trouve le partenaire, ainsi que son nom abrégé.
Veuillez vérifier que ces modules de travail, leurs dates de début et de fin et leur durée sont correctement indiqués dans le fichier Excel «Budget détaillé et vue d’ensemble des modules de travail» joint au formulaire électronique.
Résultats (produits et effets) du module de travail n
Veuillez attribuer à chaque résultat (produit ou effet) un numéro, un titre ainsi qu’un type. Copiez ce tableau autant de fois que nécessaire.
Le champ «Résultat escompté (produit ou effet)» doit comprendre une description concise mais concrète du type de résultat (par exemple supports de cours/de formation, étude, conférence, séminaire, document de discussion, rapport, stratégie de diffusion, DVD, clips audio, etc.).
La sous-section «Description» doit fournir une description détaillée du résultat qui sera développé ou adapté durant le module de travail en question. Dans le cas où les résultats seront développés au sein de plusieurs modules de travail, ils doivent être affectés à celui dans lequel ils seront achevés. Vous devez néanmoins indiquer les modules de travail concernés.
Veuillez préciser quand le résultat sera finalisé dans la section «Date de livraison (mois/année)». Indiquez les langues dans lesquelles le produit à livrer/résultat sera disponible.
Veuillez indiquer le type de support du résultat en utilisant l’un des titres suivants: publication papier; version électronique publiée sur un support physique (CD, DVD, clé USB, etc.); version électronique publiée en ligne; autre (veuillez préciser).
Veuillez indiquer le niveau de diffusion en utilisant l’une des définitions suivantes: public; limité à d’autres participants au programme (y compris à l’Agence, aux services de
la Commission et aux évaluateurs de projet); confidentiel, uniquement destiné aux membres du consortium (y compris à
l’Agence, aux services de la Commission et aux évaluateurs de projet).
Il est possible qu’un module de travail produise plus d’un résultat (par exemple un cahier des charges, des pages web, un manuel et des supports de formation en lien les uns avec les autres mais destinés à différents utilisateurs). Dans ce cas, les différents éléments doivent être clairement décrits dans cette section.
Si le projet prévoit des activités de mobilité à des fins d’enseignement et de formation, celles-ci doivent également être citées comme résultats.
Explication des dépenses du module de travail n
Veuillez préciser les coûts liés à chaque module de travail. Veuillez noter que le nombre total de jours/hommes constitue la base du calcul de la subvention de l’UE (soutien à la mise en œuvre) pour le projet (veuillez vous référer à la section 4.2 pour de plus amples informations).Le nombre total de jours indiqué dans cette section doit correspondre aux informations fournies dans:
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la section VII.7 «Aperçu des partenaires du consortium impliqués et des ressources nécessaires»;
l’annexe «Tableaux budgétaires détaillés» (Excel).
Section VII.7. Aperçu des partenaires du consortium impliqués et des ressources nécessaires
Le nombre de jours investi par chaque organisation partenaire doit correspondre aux informations fournies dans le tableau budgétaire détaillé et aux sections des modules de travail «Explication des dépenses du module de travail». Les experts vérifieront ces chiffres afin de garantir la correspondance entre le plan de travail et le budget prévisionnel. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes si nécessaire. Veuillez vous assurer que le tableau comprend bien l’ensemble des totaux requis. Des taux quotidiens sont définis pour les différentes catégories de personnel et par groupes de pays (veuillez vous référer à la section «Quelles sont les règles de financement?» pour les alliances dans le guide du programme Erasmus+):
catégorie 1: gestionnaire; catégorie 2: enseignant/formateur/chercheur; catégorie 3: technicien; catégorie 4: membre du personnel administratif.
La répartition des tâches doit être cohérente avec les informations fournies sur chaque organisation partenaire dans le dossier de candidature. Les experts analyseront la répartition des tâches afin d’y trouver des preuves d’un réel travail en partenariat et, en particulier, d’une répartition du travail équilibrée entre les organisations partenaires et entre les pays représentés dans le consortium.
VII.8. Aperçu des résultats escomptés
Veuillez dresser la liste de tous les résultats de votre projet dans le tableau récapitulatif fourni dans cette section. Vérifiez que le contenu du tableau est cohérent par rapport au contenu des sections des modules de travail relatives aux «Résultats (produits et effets)».
Partie VIII. Modalités spécifiques liées aux partenaires associés (le cas échéant)
En plus des partenaires à part entière, les alliances de la connaissance peuvent aussi impliquer des partenaires associés qui contribuent à la mise en œuvre de tâches/activités spécifiques du projet ou soutiennent la diffusion et la durabilité de l’alliance. D’un point de vue contractuel, ils ne sont pas considérés comme des partenaires du projet et ne reçoivent pas de financement, mais il est important de stipuler clairement dans la candidature comment ils contribueront au projet.
4.2 Les «tableaux budgétaires détaillés et vue d’ensemble des modules de travail»
4.2.1 Le système de financement des coûts unitaires
Les alliances de la connaissance sont financées à l’aide du système des coûts unitaires. Au lieu de déterminer la subvention de l’UE sur la base des coûts effectivement encourus, celle-ci se base sur un coût approximatif unique en guise de contribution aux coûts éligibles.
Le système des «coûts unitaires» est une méthode simplifiée pour calculer le montant d’une subvention de l’UE. Par nature, les formes simplifiées de subventions sont des contributions
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aux principaux coûts d’un projet et non un remboursement exact des coûts réels liés à des activités spécifiques du projet.
Dans le cas des alliances de la connaissance, les coûts unitaires établis sont appliqués à la composante de personnel d’un projet. Une grille composée de quatre catégories de membres du personnel et de quatre groupes de pays détermine le coût unitaire qui s’applique à un jour de travail réalisé par une personne de la catégorie correspondante.
Le système de coût unitaire unique calculera la contribution globale de l’UE au projet, couvrant de cette manière toute activité directement liée à la mise en œuvre du projet, y compris: gestion du projet, réunions relatives au projet, productions intellectuelles [par ex. programmes d’enseignement, supports pédagogiques, ressources éducatives libres (REL), outils informatiques, analyses, études, etc.], diffusion, participation à des manifestations, conférences, voyages, etc.
N.B.: le calcul du coût unitaire pour toute activité et pour tout produit est uniquement basé sur la contribution du personnel. Le personnel éligible pour le calcul est uniquement déterminé sur la base du «Nombre de jours» lié au personnel permanent, temporaire et intérimaire employé par les organisations partenaires et indiqué dans la description détaillée du projet (personnel permanent ayant signé un contrat de travail avec une des organisations partenaires, personnel temporaire ayant signé un contrat de travail avec une des organisations partenaires, personnel intérimaire recruté par l’intermédiaire d’une agence externe spécialisée, personnel travaillant sur la base d’un contrat assimilé à un contrat de travail selon la législation nationale). Les jours de travail prestés par les apprenants, les stagiaires et les bénévoles ne seront pas pris en compte dans le calcul de la subvention.
Les coûts tels que les frais de déplacement et de séjour, de sous-traitance, etc. sont automatiquement inclus dans le calcul de la contribution en coût unitaire par jour de travail et ne doivent pas être calculés ni ajoutés séparément.
Dans des cas exceptionnels, lorsque les alliances de la connaissance prévoient des activités de mobilité à des fins d’enseignement et de formation, un composant supplémentaire sera ajouté à la subvention - un soutien à la mobilité intégrée - qui couvre les frais de déplacement et de séjour uniquement pour ces activités.
4.2.2 Informations pratiques pour compléter les tableaux budgétaires détaillés
Pour chaque module de travail et les activités afférentes, vous devez estimer le nombre de jours-personnes nécessaires par catégorie et par groupe de pays des partenaires. Le nombre de jours/hommes sera multiplié par le coût unitaire correspondant indiqué dans les tableaux (pages 177 et suivants de la version française du guide du programme Erasmus +). La somme de ces coûts et des coûts de mobilité intégrée (le cas échéant) constituera le montant total de la subvention que vous recevrez pour le projet.
De nouveau, ce montant couvrira tous les types d’activités du module de travail, qu’il s’agisse des réunions, traductions, déplacements, travaux intellectuels, etc. Le coût unitaire ne doit pas être considéré comme un remboursement des frais de personnel, mais comme un moyen de déterminer le montant de la subvention. La contribution estimée du personnel doit cependant être réaliste et devra être prouvée au stade du rapport final pour confirmer le montant de la subvention calculé.
Les règles relatives à l’administration et à la gestion financière, comme les pièces justificatives certifiant la mise en œuvre et la qualité des activités prévues, qui seront nécessaires pour le paiement de la subvention, sont en cours d’élaboration et seront communiquées aux projets retenus.
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4.2.3 Aperçu des feuilles individuelles
Le classeur Excel doit être complété et annexé au formulaire électronique. Il se compose des quatre feuilles suivantes:
Feuille 1: I et II. AperçuFeuille 2: III. Soutien à la mise en œuvre du projetFeuille 3: IV. Activités liées à la mobilitéFeuille 4: V. Vue d’ensemble des modules de travail
Remarques générales:
Seules les cellules vert clair doivent être complétées par le candidat. Certains contrôles de validation devront être réalisés afin de respecter les règles et les
seuils qui s’appliquent à certains coûts. L’objectif est de garantir que les candidats présentent des budgets corrects, cohérents et complets.
Seuls les frais de personnel, de déplacement et de séjour sont présentés dans les tableaux et sont calculés sur la base de coûts unitaires.
Tous les chiffres doivent être présentés en euros. La feuille 1 (partie I et partie II. Aperçu) reprend le partenariat et présente un résumé
des données financières fournies. Elle doit être complétée avant les feuilles 2 et 3, car certaines des données saisies dans la feuille 1 sont automatiquement reportées dans les feuilles 2 et 3.
Veuillez indiquer clairement le nom et le pays des partenaires du consortium dans la feuille 1.
Le formulaire est disponible en trois langues (allemand, anglais ou français).
4.2.2.1 Feuille 1: «I et II. Aperçu»
Identification du projet:
Cette section fournit un résumé succinct des principales données du projet.
Langue: la langue doit être sélectionnée (allemand, anglais ou français) à partir de la liste déroulante et, une fois sélectionnée, la langue du formulaire sera automatiquement mise à jour.
Durée: sélectionnez la durée à partir de la liste déroulante.
Acronyme du projet:
l’acronyme du projet est composé de 7 caractères au maximum.
Titre du projet: le titre du projet.
Partie I – Chiffres consolidés
La section «Partie I» est automatiquement complétée grâce à des formules.
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Un message d’avertissement apparaît si la contribution maximale de l’UE a été dépassée.
Partie II – Répartition de la subvention par organisation
Partenaire: dans la section «Partie II», toutes les organisations participant au projet doivent être énumérées, dans le même ordre que celui du formulaire électronique. Chaque partenaire doit être identifié à l’aide d’un nom et d’un pays (à sélectionner à partir de la liste déroulante).
P1 est l’organisation candidate.
Veuillez noter qu’en fonction du pays, le formulaire appliquera automatiquement les coûts unitaires relatifs à ce pays (partie III). La répartition de la subvention par organisation doit être reproduite dans la section B.4 du formulaire électronique.
4.2.2.2 Feuille 2: «III. Soutien à la mise en œuvre du projet».
Cette section doit être complétée pour calculer la contribution de l’UE à la mise en œuvre des activités du projet (à l’exception de l’éventuelle mobilité intégrée), y compris: gestion du projet, réunions relatives au projet, productions intellectuelles (par ex. programmes d’enseignement, supports pédagogiques, ressources éducatives libres, outils informatiques, analyses, études, etc.), diffusion, participation à des manifestations, conférences, voyages, etc.
Les informations concernant le nom et le pays du partenaire seront automatiquement reprises de la première feuille («I et II. Aperçu»).
Veuillez indiquer la catégorie de personnel et le nombre de jours consacrés à l’exécution du projet pour chaque partenaire.
Les quatre catégories disponibles lorsque vous complétez la feuille «III. Soutien à la mise en œuvre du projet» sont définies comme suit:
Gestionnaire: cette catégorie comprend les membres de l’exécutif et des corps législatifs, les cadres supérieurs de l’administration publique et les dirigeants et cadres supérieurs d’entreprise [catégorie de personnel 1 de la CITP26-88 (COM)].
Enseignant/Formateur/Chercheur: cette catégorie comprend les spécialistes des sciences, de la santé, de l’enseignement et autres [catégorie de personnel 2 de la CITP-88 (COM)].
Technicien: cette catégorie comprend les techniciens et le personnel intermédiaire [catégorie de personnel 3 de la CITP-88 (COM)].
Membre du personnel administratif: cette catégorie comprend les employés de bureau et les employés de réception, caissiers, guichetiers et assimilés [catégorie de personnel 4 de la CITP-88 (COM)].
La subvention de l’UE demandée est estimée en multipliant le nombre de jours par le taux du coût unitaire (guide du programme Erasmus+ – tableau A faisant référence aux alliances de la connaissance à partir de la page 177 de la version française).
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Veuillez noter que le «Nombre de jours» est lié au personnel permanent, temporaire et intérimaire employé par les organisations partenaires énuméré dans la description détaillée du projet - section III.3, ayant un contrat de travail et étant responsable de la mise en œuvre du projet conformément aux dispositions de la convention de subvention.
Les apprenants, stagiaires et bénévoles ne peuvent pas être considérés comme des membres du personnel.
4.2.2.3 Feuille 3: «IV. Activités de mobilité à des fins d’enseignement et de formation» (FACULTATIF)
Cette section doit être complétée uniquement si des activités de mobilité ont été prévues dans le cadre du projet. Veuillez noter que l’alliance peut organiser des activités de mobilité pour les étudiants, les chercheurs et le personnel à condition qu’elles renforcent/complètent les autres activités de l’alliance et qu’elles apportent une valeur ajoutée à la réalisation des objectifs du projet. Veuillez garder à l’esprit que les coûts associés aux réunions relatives au projet, tels que les frais de déplacement et de séjour, sont déjà inclus dans le calcul des coûts unitaires par jour de travail à déclarer dans la feuille 2 du classeur intitulée «III. Soutien à la mise en œuvre du projet».
Veuillez indiquer d’abord le numéro du partenaire impliqué dans cette activité, en suivant l’ordre figurant dans la feuille 1 «I et II Aperçu» – partie II (P1, P2, P3, P...).
Numéro du partenaire: le numéro doit être choisi dans la liste déroulante. Les informations concernant le nom du partenaire et son pays seront automatiquement extraites de la première feuille.
Distance: la distance doit être sélectionnée dans la liste déroulante conformément au guide du programme Erasmus+ – règles de financement (mentionnées dans le guide comme étant «le calculateur de distance fourni par la Commission européenne»)
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Nombre de voyages: la cellule doit être complétée par le nombre total de voyages individuels (aller-retour lieu d’implantation - lieu de l’activité).
Type d’activité: le type d’activité doit être sélectionné dans la liste déroulante conformément à la durée de l’activité, comme indiqué dans le coin supérieur droit de la feuille Excel.
Nombre de jours: la cellule doit être complétée par le nombre total de jours de mobilité comprenant les voyages.
Module de travail: veuillez saisir, en suivant la même numérotation que celle de la description détaillée du projet, le numéro du module de travail dans le cadre duquel l’activité aura lieu.
Veuillez vous assurer que les informations relatives à la mobilité sont conformes aux informations fournies dans la section C.1 du formulaire électronique.
4.2.2.4 Feuille 4: V. Vue d’ensemble des modules de travail
Veuillez saisir une ligne de données dans la feuille pour chaque module de travail décrit dans votre description détaillée du projet, en indiquant le numéro du module de travail, son mois de début et sa durée.
Sélectionnez d’abord le type de module de travail dans le menu déroulant. Introduisez ensuite la valeur «Début». Il ne s’agit pas d’un mois ou d’une année réel, mais plutôt d’un point de départ ou «d’ancrage» dans le diagramme de Gantt. Introduisez ensuite la durée. Veuillez indiquer un «x» pour colorer la ligne concernée dans la durée sélectionnée.
Veuillez vous assurer que les informations fournies dans la feuille correspondent aux informations fournies dans la description détaillée du projet de la section VI.
4.3 La déclaration sur l’honneur
Ce document doit être complété à l’aide du modèle obligatoire de 2018 publié sur le site web de l’Agence. Cette déclaration sur l’honneur (au format PDF, TIFF ou JPEG) doit être
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signée par le représentant légal de l’organisation candidate (organisation coordinatrice) qui sollicite une subvention communautaire. Elle doit ensuite être jointe au formulaire électronique.
La déclaration sur l’honneur certifie que, à la connaissance de la personne identifiée comme représentant légal de l’organisation candidate, qui est au fait du contenu du dossier de candidature, toutes les informations présentes dans la candidature, y compris la description détaillée du projet, sont correctes.
Si votre candidature est retenue pour un financement, une convention de financement multibénéficiaires sera signée pour le projet. C’est pourquoi la déclaration fait référence aux candidats. Ce document confirme que les organisations participantes ont la capacité financière et opérationnelle en vue de l’exécution du projet proposé. Le représentant légal de l’organisation candidate (organisation coordinatrice) prend note du fait que, en vertu des dispositions du règlement financier applicable au budget général de l’Union européenne, aucune subvention ne peut être attribuée à des candidats se trouvant dans l’une des situations définies dans les «critères d’exclusion».
Veuillez noter que le montant total de la subvention indiqué dans la déclaration doit correspondre à celui indiqué dans le formulaire électronique (section B.4.) et dans les tableaux budgétaires en annexe.
5. GLOSSAIRE
Veuillez consulter le glossaire des termes clés disponible à l’annexe III du guide du programme Erasmus+
Pour les termes spécifiques aux alliances de la connaissance, veuillez envoyer un courriel à l’adresse fonctionnelle: [email protected]
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