INTERDISCIPLINAIRE ET INTERÉTABLISSEMENTS : … · Profil ENVIRONNEMENT ... Cette recherche recueille le point de vue ... informatique a été dressé et des observations terrain

Profil ENVIRONNEMENT Exploration des EffetsProfil UTILISATEUR

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SIGG

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MODÈLE DU SUCCÈS DES SYSTÈMES D'INFORMATION

eg. Utilisation volontaire des systèmes d'information

1. Mesures de l'information et de la qualité du système

(le médium)

2. Mesures des bénéfices associés à l'utilisation du

système d'information

3. Autres mesures des béné- fices d'utilisation du système

d'information

Conséquences Individuelles, organisationnelles, sociétales de l'utilisation du Système d'Information (SI) (sans évaluation critique positive ou négative)

Observation, expérience personnelle et critiques et commentaires apportés par d'autres

Utilité anticipée Attentes de bénéfices nets

face à l'utilisation

Interaction avec lesystème d'information (SI)

(pas une mesure de succès)

Sociétal

UTILITÉPERÇUE

Organisation(externe)

Groupe

QUALITÉ DEL'INFORMATION

QUALITÉS DU

SYSTÈME

SATISFACTION DE L'USAGER

Individu

Organisation(interne)

UTILISATION

DU

SIGG

SYSTÈME D'INFORMATION GÉRONTO-GÉRIATRIQUEINTERDISCIPLINAIRE ET INTERÉTABLISSEMENTS :

UTILITÉ PERÇUE ET UTILISATION EN TEMPS RÉEL

Annexes au Rapport de recherche

Septembre 2003

SIGG

SYSTÈME D ’ INFORMATION GÉRONTO-GÉRIATRIQUEINTERDISCIPLINAIRE ET INTERÉTABLISSEMENTS!:UTILITÉ PERÇUE ET UTILISATION EN TEMPS RÉEL

ANDRÉ TOURIGNY MD MBA 1,4,6

LUCIE BONIN MD MSc 1,3,4

DIANE MORIN PhD 4,6

MARTIN BUTEAU DSc 5

LUC M ATHIEU Inf, DBA 2, 5

LINE ROBICHAUD PhD 4,6

ALINE VÉZINA PhD 4,6

PIERRE J. DURAND MD MSc 4,6

RÉJEAN HÉBERT MD MPhil 2

DANIEL PELLETIER MPs 4

1. Institut national en santé publique du Québec (INSPQ)2. Institut universitaire de gériatrie de Sherbrooke (IUGS)

Centre de recherche sur le vieillissement - Centre d’expertise (de l’IUGS)3. Régie régionale de la santé et des services sociaux Mauricie-Centre-du-Québec (RRSSS04)4. Unité de recherche en gériatrie de l’Université Laval (URGUL)5. Université de Sherbrooke6. Université Laval• Tous ces chercheurs sont membres du groupe de recherche PRISMA (Programme de

recherche sur l’intégration des services pour le maintien de l’autonomie)

i

Dans le présent document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination etuniquement dans le but d’alléger le texte.

Dépôt légal

Bibliothèque nationale du Québec,

Bibliothèque nationale du Canada,

ISBN: 2-9804210-3-0

Coordonnées :

Pour vous procurer une version papier du présent document, communiquez avec :

Mme Claire Lamontagne, secrétaire

Unité de recherche en gériatrie de l’Université Laval, Hôpital du Saint-Sacrement,1050 Chemin Sainte-Foy, Aile L2, Québec (QC) G1S 4L8tél. (418) 682-7511, poste 7997, Télécopie : (418) 682-7998Courriel : [email protected] : http://www.urgul.ulaval.ca

Des frais sont exigés pour obtenir des exemplaires de ce document en format papier.

ii

Résumé

Le SIGG, Système d’Information Géronto-Gériatrique, est le dossier cliniqueinformatisé (DCI) utilisé dans le cadre du réseau de services intégrés des Bois-Francs.L’information est échangée en temps réel, entre les intervenants de disciplines différentesrattachés aux établissements (y compris une clinique médicale) desservant le territoire. Lesformulaires suivants se retrouvent dans le SIGG : Identification, Demande de services,l’OÉMC (Outil d’évaluation multiclientèle, incluant le SMAF), Plan d’intervention, Plan deservices individualisé, Profil médicamenteux, Profil évolutif et Notes évolutives. L’étudeporte principalement sur l’utilisation et l’utilité perçue du SIGG depuis sa mise en place en1998 pour déterminer si l'utilisation du DCI est une stratégie efficace pour soutenir le travailinterdisciplinaire en réseau de services intégrés (interétablissements) dans l'optique d'unemeilleure réponse aux besoins des personnes aînées.

D’une part, il s’agit de vérifier si les caractéristiques des clientèles inscritescorrespondent aux clientèles visées et que le SIGG est davantage utilisé pour desproblématiques complexes (hypothèse 1 : H1). D’autre part, il faut recueillir quelles sontleurs réactions, positives ou négatives, et celles de leurs proches, face à l’utilisation du dossierclinique informatisé SIGG (H2) et estimer si cela gêne leur relation avec l’intervenant ou s’ilsy voient des avantages. De même, l’étude permet de vérifier si les caractéristiques desutilisateurs (H3), de l’environnement informatique (H4), ainsi que les facteurs liés auprocessus d’intervention (H5) sont modifiables ou ne remettent pas en cause l’utilisation duSIGG. L’étude permet également de documenter la perception des intervenants etgestionnaires sur les effets du SIGG (H6) en termes de : continuité, coordination et globalitédes soins, productivité (économie de temps, moins de duplication), qualité de l’information(concordance, accès, précision) ainsi que sa contribution à la standardisation des outils et àdes décisions mieux éclairées.

Cette recherche recueille le point de vue des aînés (consentement libre et éclairé,confidentialité, avantages / désavantages / contraintes / effets perçus) face à l’utilisation del’ordinateur et d’un dossier clinique informatisé partagé par les intervenants et lesétablissements. Cette recherche documente également le point de vue des intervenants : leurutilisation et leur perception des effets du SIGG en contexte clinique, interdisciplinaire etinterétablissements.

Plusieurs méthodes ont été mises à profit pour vérifier les hypothèses (triangulationpar des approches quantitatives et qualitatives) soit : l’analyse de contenu de 30 entrevuesauprès d’aînés inscrits au SIGG et 3 entrevues de groupe auprès d’utilisateurs appartenant auxdifférents groupes professionnels et milieux de travail. Un inventaire des postes de travailinformatique a été dressé et des observations terrain ont été effectuées pour cerner lesconditions d’utilisation (ergonomiques et organisationnelles). Par ailleurs, un questionnairepostal a été acheminé à l’ensemble des utilisateurs pour mettre en évidence leurscaractéristiques, leur utilisation et perceptions des effets du SIGG. L’extraction des fichiers dejournalisation, i.e. toutes les entrées de tous les utilisateurs du SIGG depuis sa mise enfonction, a donné lieu à des analyses pour décrire l’utilisation (dossiers et formulaires accédésen mode écriture/modification, lecture/consultation) et les utilisateurs, en fonction desdifférentes professions, services et établissements agissant conjointement dans les dossiers.

Au chapitre des résultats, les aînés consultés témoignent que l’utilisation d’unordinateur et du SIGG ne les inquiète pas et qu’ils font confiance aux intervenants, i.e. que

iii

toutes les mesures sont prises pour assurer la sécurité des renseignements personnels. Ils semontrent confiants d’avoir émis un consentement libre et éclairé (H1); que leur relation auxintervenants n’est pas affectée négativement par le SIGG (H1) et qu’ils peuvent voirdifférents avantages à l’utilisation d’un tel système et même se sentir valorisés qu’on utiliseune telle technologie pour répondre à leurs besoins (H1).

L’utilisation du SIGG connaît une progression continue, tant par le nombre de dossiersenregistrés au SIGG que par la création des différents formulaires. Il est davantage utilisépour les aînés plus âgés et en plus grande perte d’autonomie. (H2).

Les utilisateurs, se qualifiant eux-mêmes de niveau intermédiaire ou avancéd’expertise, apprécient plus favorablement le SIGG en termes de coordination. L’utilisationcroissante des différentes composantes du SIGG n’est cependant pas uniforme et certainesdistinctions apparaissent dans l’utilisation du SIGG (ex. SMAF) particulièrement entre 1ière et2ième lignes de services. Les divergences, tant dans l’utilisation que dans l’appréciation duSIGG, se rapportent spécialement à la qualité de l’information disponible et transmise enréponse à des préoccupations différentes (H3). Les critiques du SIGG sont nombreuses maisplutôt constructives ; suggérant des améliorations, une intégration et une adaptationcroissantes des outils cliniques disponibles et de rendre le SIGG accessible à d’autresprofessions, partenaires et établissements (H3).

Nombre de critiques portent sur la performance du système informatique, dans sesaspects matériels ou techniques (rapidité, modifications et convivialité de certainesfonctionnalités, etc.) et affectent la satisfaction face au SIGG (H4). Ces aspects sontmodifiables, mais nécessitent une attention marquée des développeurs aux besoins descliniciens, ainsi qu’un soutien continu aux ressources allouées à la formation et à l’intégrationdes apprentissages sur le terrain (H4).

Selon les milieux et les fonctions exercées, cela signifie des avantages différents pourles uns et les autres quant à l’utilisation du SIGG et de ses différents formulaires (H3, H5).Certains professionnels émettent des réserves quant l’utilisation de l’ordinateur en présenced’un client ou encore que le SIGG présente des contraintes techniques et pratiques sur leterrain. Il ne s’agit pas là d’un rejet du SIGG mais plutôt de contraintes à l’usage del’ordinateur et de certains formulaires dans leur forme actuelle (H5).

Les données recueillies auprès des intervenants témoignent que le SIGG a uneinfluence positive sur la qualité de l’information, le travail interservices et la collaborationinterdisciplinaire (H6). Il contribue au développement d’une perspective globale de soins et àla standardisation des outils. Les effets mitigés face à la productivité et à l’efficience peuventêtre en partie attribués aux nombreux problèmes techniques rencontrés, ainsi qu’à la lenteurdu système (H4 et H6). Les attentes des usagers du SIGG demeurent importantes et posent ledéfi constant de l’adéquation des développements technologiques et leur intégration dans lemilieu de travail par une formation et un soutien adéquats.

À la lumière des résultats, nous pouvons conclure que les hypothèses sontsuffisamment vérifiées et affirmer que le SIGG est une stratégie efficace pour soutenir letravail interdisciplinaire en réseau de services intégrés dans l'optique d'une meilleure réponseaux besoins des personnes aînées.

iv

Remerciements

Cette recherche a été rendue possible grâce à la collaboration des personnes aînéeselles-mêmes et de leurs aidants des territoires des MRC d’Arthabaska et de l’Érable, desintervenants du domaine de la santé et des services sociaux de ces deux territoires de mêmeque les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux. Nous les remercionspour leur collaboration tout au long de l’étude.

Cette recherche a été réalisée grâce au soutien financier des Instituts de recherche ensanté du Canada (IRSC), de la Chaire de gériatrie de l’Université Laval, de même que duCQRS, grâce au soutien des établissements participants qui ont assuré la disponibilité desintervenants tout au long de la collecte des données.

Nos derniers remerciements sont adressés à Madame Claire Lamontagne qui, avecbeaucoup de professionnalisme, a finalisé la mise en page de ce rapport.

v

Présentation de l’équipe de recherche

André Tourigny MDInstitut national de santé publique du QuébecUnité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA

Diane Morin PhD,Université Laval, Faculté des sciences infirmières

Line Robichaud PhD,Université Laval , Département de réadaptation

Aline Vézina PhDUniversité Laval, École de service social

Pierre J. Durand MDUniversité Laval, Faculté de médecine

Lucie Bonin MDRRSSS 04 Mauricie et Centre du QuébecInstitut national de santé publique du Québec

Réjean Hébert MDCentre de recherche en gérontologie et gériatrie, SherbrookeUniversité de Sherbrooke, secteur Médecine - Médecine de famille

Martin Buteau PhDUniversité de Sherbrooke, Secrétariat général et vice-rectorat aux ressourcesinformationnelles

Luc Mathieu DBACentre d’expertise en géronto-gériatrie de SherbrookeUniversité de Sherbrooke, secteur Médecine – Sciences infirmières

Daniel Pelletier MPsUnité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA

Any Bussière MPsUnité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA

La recherche a également bénéficié de la précieuse collaboration et des conseilsdu Comité de coordination géronto-gériatrique ainsi que de la participation desintervenants et gestionnaires des CLSC Suzor-Coté, CHSLD-CLSC de l’Érable, CHSLDErmitage de la MRC d’Arthabaska, Centre hospitalier Hôtel-Dieu d’Arthabaska (ouHDA).

vi

Table des matièresRÉSUMÉ ............................................................................................................................II

REMERCIEMENTS........................................................................................................ IV

PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE DE RECHERCHE ....................................................V

TABLE DES MATIÈRES................................................................................................ VI

LISTE DES FIGURES....................................................................................................VII

LISTE DES TABLEAUX ...............................................................................................VII

INTRODUCTION ET LISTE DES ANNEXES.................................................................1

ANNEXE 1 ..........................................................................................................................3

Modèle de coordination des services dans les Bois-Francs ..............................................3Objectifs .............................................................................................................4

ANNEXE 2 ..........................................................................................................................7

Formulaires associés à l’inventaire des postes de travail informatique SIGG.................72.1 Instruments : Inventaire des postes de travail informatique.................................8

2.1.1 Grille d’inventaire ..............................................................................................8

ANNEXE 3 ........................................................................................................................11

Extraction des bases de données et de journalisation du SIGG.....................................11Bases de données DCI-SIGG (Multi-bases) .................................................................12Travail préliminaire d’extraction.................................................................................12Journalisation (fonction de l’Historique des formulaires SIGG:................................................16

ANNEXE 4 ........................................................................................................................19

Document de présentation de la recherche....................................................................19

ANNEXE 5 ........................................................................................................................23

Protocole et instruments utilisés auprès de la clientèle Âgée.........................................235.1.1 Instruments s’adressant à la clientèle Âgée .......................................................245.1.2 Démarche utilisée pour la sollicitation et le recrutement...................................255.1.3 Fiche d’inscription à la recherche.....................................................................265.1.4 Questionnaire d’entrevue des aînés...................................................................275.1.5 Formulaire de consentement à la transmission d’information ...........................35

ANNEXE 6 ........................................................................................................................37

Formulaires de consentement à la participation à la recherche.....................................37But de l'étude...............................................................................................................38Participation à l'étude .................................................................................................39Risques et bénéfices de la recherche ............................................................................39Consentement à l'étude:...............................................................................................39Consentement à l’enregistrement vidéo .......................................................................41

ANNEXE 7 ........................................................................................................................47

vii

Analyses qualitatives des entrevues des 30 aînés ............................................................477.1 Éléments d’indexation des 30 entrevues d’aînés ................................................48

7.1.2 Analyse des commentaires des aînés en fonction du modèle DMM ...................50

ANNEXE 8 ........................................................................................................................57

Analyse des entrevues de groupes de discussion focalisée « focus-group ».................578.1 Éléments d’indexation des groupes de discussion focalisée ...............................61

8.1.2 Analyse des entrevues des groupes de discussion focalisée................................66

ANNEXE 9 : ...................................................................................................................67

Questionnaire postal auprès des utilisateurs .................................................................679.1.2 Validation du questionnaire postal....................................................................73

9.2 Questionnaire postal .........................................................................................75

Références ...................................................................................................................... 101

LISTE DES FIGURES

Fig. 2.1.1.a) Présentation des informations nécessaires à l’inventaire.....................................9Fig. 2.1.1.b) Liste de l’inventaire des postes de travail informatique .................................... 10Fig. 3.1.1.c) Architecture multibases du SIGG, sous L otus Notes. ................................... 12Fig. 5.1.2.d) Échantillonnage à partir des dossiers du SIGG................................................. 25Fig. 5.1.2.e) Démarche de sollicitation ................................................................................ 25Fig. 5.1.5.f) Extrait du formulaire de consentement à la transmission d’information............ 36Fig. 7.1.2.g) Cadre théorique basé sur le modèle du succès des systèmes d'information

(DMM), avec les modifications de Kurian ....................................................... 51

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 3.1.1.b) Fichiers d’extraction des multibases du DCI-SIGG ................................ 13Tableau 3.1.1.c) Synthèse des informations issues des formulaires du SIGG..................... 15Tableau 7.1.1.d) Nombre de passages et documents selon les éléments d’indexation ........ 49Tableau 7.1.2.e) Définition des éléments d’indexation, entrevues d’aînés (N = 30)........... 53Tableau 8.1.1.f) Éléments d’indexation des groupes de discussion focalisée (3 gr, 21

participants)........................................................................................... 61Tableau 9.1.1.g) Section I - Fiche d’identification .......................................................... 68Tableau 9.1.1.h) Section II – Dimensions et variables de l’utilisation de l’informatique ... 69Tableau 9.1.1.i) Questions et variables, section III du Questionnaire postal .................... 70Tableau 9.1.1.j) Items de la section IV Fonctionnalités et commandes du SIGG............... 71Tableau 9.1.1.k) Items de la section V – Formulaires du SIGG......................................... 71Tableau 9.1.1.l) Section VI – Perception des effets du SIGG ............................................ 72

1

INTRODUCTION ET LISTE DES ANNEXES

Ce document complète le rapport de l’étude intitulée : Système d’InformationGéronto-Gériatrique (SIGG), interdisciplinaire et interétablissements : utilité perçue etutilisation en temps réel. Cette étude porte sur le Système d’Information Géronto-Gériatrique (SIGG), c’est-à-dire le dossier clinique informatisé (DCI) utilisé dans larégion des Bois-Francs. Le rapport de recherche présente la problématique, un état desconnaissances dans le domaine des DCI, puis le cadre d’analyse, la méthodologie et lesrésultats. Le présent document constitue l’annexe du rapport de recherche et l’on yprésente principalement des instruments utilisés et d’autres éléments ayant été reportésen annexe pour alléger le rapport.

Annexe 1 : Modèle de coordination des services dans les Bois-Francs O

Annexe 2 : Document explicatif aux intervenants (cf. début de Questionnaire postal) O

Annexes 3 à 9 : Ensemble des instruments utilisés :

- Sommaire de la démarche d’extraction des fichiers de la multibase SIGG O

- Inventaire des postes de travail informatique O

- Formulaire de consentement à la transmission des informations O

- Formulaire de consentement (aînés et intervenants) O

- Questionnaire d’entrevue des aînés O

Éléments d’indexation des entrevues des aînés O

- Questionnaire d’entrevue de groupe de discussion focalisée O

Éléments d’indexation des entrevues de groupe de discussion focalisée O

- Questionnaire postal, ses dimensions et variables O

3

ANNEXE 1

MODELE DE COORDINATION DES SERVICESDANS LES BOIS-FRANCS

Annexe 1

Page 4 sur 108 Modèle de coordination

Le projet de réseau de services intégrés est une expérience d’intégration de servicesaux aînés incluant : le guichet unique, le “case-management” et le plan de servicesindividualisé. Le guichet unique est le CLSC. Le case-management consiste, pour unepersonne ou une équipe, à orienter la personne à travers les systèmes de services enétablissant une relation continue avec la personne, sa famille et ses proches, en assurantl'accessibilité aux services et en défendant ses intérêts et ses droits (Weils et Karls 1985et [1]. Le plan de services individualisé indique la concertation dans la planification et laprestation des services; d’abord au niveau du PI (Plan d’intervention dressé par chacundes intervenants selon leur spécialité) mais également le développement de laconcertation pour l’allocation des ressources.

OBJECTIFS

Offrir le bon SERVICE, à la bonne PERSONNE, au bon ENDROIT, au bon MOMENT.

1. Assurer une continuité et une cohérence dans les services2. Intervenir précocement auprès des aînés à risque3. Maintenir la plus grande autonomie chez les aînés

Le réseau de services intégrés est constitué de :1 CH 1 CHSLD1 CLSC 2 Centres d'action bénévole, autres organismes communautaires1 CLSC-CHSLD 8 cliniques médicales et 9 cabinets

La clientèle visée initialement est la suivante : Aîné dont l'équilibre avec sonentourage est rompu ou risque d'être rompu étant donné la présence simultanée deplusieurs problèmes médicaux et psychosociaux significatifs.

Il y a trois niveaux de planification concertés mettant en place différentsmécanismes et remplissant diverses fonctions dans le fonctionnement du réseau.

NIVEAUX MÉCANISME FONCTIONS

Stratégique

Table de concertation desservices de santé et desservices sociaux des Bois-Francs : gestionnaires duréseau publique etcommunautaire

Concertation sur l’allocationdes ressources pour lesservices aux aînés

TactiqueComité de coordination desservices gérontogériatriquesdes Bois-Francs

• Recommandations sur lecontinuum optimal deservices

• Suivi du mécanisme decoordination

Clinique Équipe d’intervenants pivotinterétablissements

• Triage des références,dépistage des aînés àrisque

• Gestion de cas (PSI) pourles aînés en perted’autonomie

Annexe 1

Page 5 sur 108 Modèle de coordination

Le processus peut être représenté par les figures ci-après.

AÎNÉ&

Famille

Org. munic. &autres secteurs

Pharmaciesd'officine

Hôpital CLSC

Org. commun. Cliniquesmédicales

Guichet unique

Intervenantspivots

Informationstransmises

Référenceimmédiate Médecin

SoinsinfirmiersRépit-

dépannageTransport adapté

& autres

Centres de jour

GESTION DECAS

MD UCDGPopote

&autres

URFI MAD

Planif. - Organ. - Coordination

7

ANNEXE 2

FORMULAIRES ASSOCIES A L’INVENTAIREDES POSTES DE TRAVAIL INFORMATIQUE SIGG

Annexe 2

Inventaire Page 8 sur 108

2.1 INSTRUMENTS : INVENTAIRE DES POSTES DE TRAVAIL INFORMATIQUE

Cette partie de la démarche dresse d’abord un inventaire des conditions matérielles,ergonomiques et organisationnelles dans lesquelles les utilisateurs accèdent et entrent eninteraction avec le SIGG. On distingue ainsi les facteurs techniques et matériels, des facteurs« humains » associés à cette interaction avec l’ordinateur.

Différents instruments sont utilisés pour recueillir les informations nécessaires.

• Grille d’inventaire• Section II du Questionnaire postal portant sur la perception des postes par les

utilisateurs (ce questionnaire a été reporté dans le Questionnaire postal adressé àl’ensemble des intervenants impliqués dans le SIGG).

• Observation directe des postes de travail et visites terrain

2.1.1 GRILLE D’INVENTAIRE

La grille d’inventaire (ci-après) rassemble des informations techniques sur les différentsappareils et leur disposition dans les différents points de services. Cet inventaire est réalisé avecla collaboration des gestionnaires ou responsables du parc informatique des différentesinstitutions concernées.

La grille d’inventaire se présente en deux sections. Une première section présente laconsigne pour indiquer les différentes informations nécessaires et apportent une définitionsommaire des informations recherchées. La seconde partie intitulée Inventaire des postes detravail informatique comporte différents espaces pour identifier les appareils, leurscaractéristiques « matérielles » et de réseautique, ainsi qu’une zone pour ajouter descommentaires sur les appareils, spécifier le nombre de personnes l’utilisant sur les différentsquarts de travail (jour – nuit – soir). Ces documents se présentent comme suit :

Annexe 2


Fig. 2.1.1.a) Présentation des informations nécessaires à l’inventaire

Annexe 2


Fig. 2.1.1.b) Liste de l’inventaire des postes de travail informatique

Annexe 3

11

ANNEXE 3

EXTRACTION DES BASES DE DONNEES ETDE JOURNALISATION DU SIGG

Annexe 3

Page 12 sur 108 Multibases du SIGG

Une partie importante des données est issue de l’extraction des multiples bases dedonnées qui composent le Dossier Clinique Informatisé SIGG sous Lotus-Notes. Ladescription de ce processus d’extraction, et les données qui en résultent font l’objet desparagraphes qui suivent.

BASES DE DONNEES DCI-SIGG (MULTI-BASES)

Les portraits de la clientèle, c’est-à-dire le contenu des dossiers cliniquesinformatisés, sont dressés à partir des données extraites des bases de données du DCI-SIGG. En raison de la structure multibases du SIGG sous Lotus Notes, un travailpréliminaire d’extraction de ces données est donc nécessaire. La structure de ces bases dedonnées est illustrée à la figure suivante.

Fig. 3.1.1.c) Architecture multibases du SIGG, sous L otus Notes.

TRAVAIL PRELIMINAIRE D’EXTRACTION

Tel qu’illustré à la figure précédente, l’architecture multibases informatiques duSIGG sous Lotus notes répartit le dossier des clients dans différentes bases de donnéesalors interreliées par un code commun produit et géré par Lotus Notes. Les différentsformulaires qui composent alors le dossier d’un client sont donc morcelés et reposentdans ces différentes bases. On note également que certains dossiers devenus «inactifs1»sont automatiquement archivés par le système. Ces archives font également partie duchamp d’investigation des chercheurs. Pour accéder à toutes ces données, il faut donc lesextraire des différentes bases, y compris les archives, et produire un ensemble de fichiersreprenant les données nécessaires à l’analyse. La programmation de cette extraction, oule développement de l’extracteur, a été réalisée grâce à la collaboration de techniciens de

1 Un dossier est considéré comme inactif dans la base de données du DCI-SIGG après une période de 6 mois où le

dossier n’a vu aucune modification. On note également que certains dossiers peuvent être fermés pour différentsmotifs : décès de la personne concernée, déménagement hors de la zone desservie, etc.

Annexe 3


ONX2. et du RTS de la régie régionale de la santé et de services sociaux de la régionMauricie-Bois-Francs (RRSSS04).

Bien que relativement automatisée, l’extraction de ces données représente uneopération spéciale qui fait appel aux talents de programmeurs et gestionnaires du systèmed’information pour leur expertise et les niveaux d’accès nécessaires à la sécurité desdonnées. Un technicien ou gestionnaire du réseau, dûment accrédité et possédant lesautorisations nécessaires, peut alors lancer cette opération et sauvegarder les données quien résultent. Cette opération d’extraction ne demande généralement que quelques heures(2 ou 3 heures), de préférence durant une période où le réseau n’est pas trop actif. Cetteextraction produit un ensemble de fichiers de volume variable, comme illustré dans le casprésent au tableau suivant. Sous la responsabilité des chercheurs, ces données sontencryptées et stockées sur un cédérom conservé sous clé à l’unité de recherche engériatrie

La première opération d’extraction a eu lieu en janvier 2002, et quelquesopérations de rappel ont eu lieu en mai 2002 pour obtenir des données complémentaireset achever l’ensemble de l’opération d’extraction des formulaires et de la journalisation.L’ensemble des données traitées dans les chapitres de résultats proviennent d’unedernière extraction en date de décembre 2002 et couvrant toutes les données disponiblesdans les multibases du DCI-SIGG, y compris la journalisation de toutes les interactionsavec les dossiers de la clientèle pour toutes les années d’opération du DCI-SIGG. Cesextractions couvrent toutes les périodes d’activité du DCI, soit les versions 1 –2 et 3.Elles couvrent les données du dossier clinique proprement dit, c’est-à-dire l’ensemble desformulaires qui composent chacun des dossiers, auxquels s’ajoute la journalisation desentrées des intervenants pour les modifications et consultations de ces dossiers.

Tableau 3.1.1.b) Fichiers d’extraction des multibases du DCI-SIGGFormulaires répartis dans les bases SIGG Fichier extrait Taille

1. Identification usager.txt 2,3 meg2. Demande de service demande.txt 2,2 meg3. Décision decision.txt 572 K4. Cessation de services cessation.txt 1 meg5. Évaluation multiclientèle evalmulti.txt 3,9 meg6. SMAF et ISO-SMAF Smaf.txt 3,3 meg7. Liste des médicaments listemed.txt 3,1 meg8. Profil médicamenteux profilmed.txt 352 K9 Profil évolutif profilevo.txt 308 K10. Notes évolutives noteevo.txt 55,5 meg11. Plan d’intervention Pi.txt 344 K12. Plan de services individualisé psi.txt 488 K13. Journalisation Journal.txt 105 meg

Outre les formulaires composant le DCI, la journalisation est ainsi extraite. Ils’agit des données d’entrées et sorties enregistrées quotidiennement pour tous accès auSIGG. Cette journalisation précise qui a eu accès au SIGG, quels sont les dossiers

2 ONX Inc., Place De La Cité - Tour , 2600 Boul. Laurier Bureau 980, Québec, QUÉBECWk: (418) 651-4434

Annexe 3


consultés et / ou modifiés, et les différents formulaires ayant fait l’objet de l’attention desutilisateurs du SIGG. La taille de ces fichiers est très variable; soit de quelque 3 ou 4méga-octets à une centaine de méga-octets pour les plus volumineux, comme celui de lajournalisation.

Tout au long de cet exposé sur les fichiers d’extractions, on notera que certainesinformations apparaissent régulièrement dans l’ensemble des fichiers extraits. On yretrouve ainsi les informations identifiant le numéro de dossier. Cette information codéeest générée par l’extracteur pour assurer la confidentialité et l’anonymat. Ainsi, plusieursinformations concernant la clientèle, informations à caractère nominatif ou permettantd’identifier la personne au dossier, sont éliminées ou codées dans les fichiers extraits.Les informations sur les personnes ayant créé ou modifié le dossier sont égalementprésentes dans tous les fichiers extraits sous forme d’une signature. Il s’agit généralementdu nom et prénom de l’intervenant et son rattachement à un établissement du réseau. Cesdonnées peuvent être codées pour préserver l’anonymat. Les chercheurs ont cependantaccès à un fichier confidentiel de base de données relationnelles qui permet de relier lecode identifiant un intervenant à d’autres fichiers de la base relationnelle. On peut ainsiassocier d’autres informations à ces codes, par exemple pour y adjoindre lescaractéristiques sociodémographiques issues d’autres sources. On peut par ailleurstoujours identifier l’établissement, le service et le sous-service auxquels ces personnessont rattachées. Ces rubriques d’identification sont :

• Établissement [établissement à l’origine]• Service [service de la personne accédant]• Sous-service [sous-service de la personne accédant]• Date de création• Date d’intervention• Dernier Auteur• NAM [ Référence du client, son Numéro d’Assurances maladie]• Nom Formulaire [nom du formulaire SIGG accédé]• Serveur [départ de la connexion, V3 seulement]• Nombre de modifications (du dit formulaire)

Données de journalisation et formulaires du SIGG

Cette section décrit les données issues des différents formulaires qui composent leSIGG ainsi que la journalisation des entrées des usagers au SIGG. Les données desformulaires permettent une description détaillée des caractéristiques de la clientèle, ainsique des services impliqués. Rappelons ici l’objectif 1 : Identifier les caractéristiques desclientèles ciblées (personnes aînées et aidants) et des utilisateurs visés (intervenants,gestionnaires) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé. Ces donnéespermettent de répondre à l’hypothèse suivante :

Hypothèse 2 : => Les caractéristiques des clientèles visées (personnes aînées etleurs aidants, y compris niveau d’autonomie, exposition antérieure) mettent enévidence que le DCI est davantage utilisé pour des problématiques complexesrequérant plusieurs intervenants et plusieurs services.

Annexe 3


Par ailleurs, la journalisation est le registre de toutes les interactions avec leSIGG, que ce soit les entrées ou sorties du système, la lecture, modification ousauvegarde des différents dossiers et formulaires qui constituent le SIGG. Commementionné ci-haut, les chercheurs ont à leur disposition un fichier confidentiel qui permetd’apparier les intervenants accédants aux différents dossiers de la clientèle, à d’autresinformations recueillies auprès des intervenants, soit par questionnaires, entrevues oud’autres sources. Ces fichiers permettent donc d’apparier les caractéristiques desutilisateurs à l’utilisation effective du SIGG qu’ils réalisent dans leur travail quotidien.Ces données permettent d’aborder l’hypothèse suivante :

Hypothèse 3 : => Les caractéristiques des utilisateurs visés (intervenants etgestionnaires en fonction de leur expérience, habiletés etc.) qui expliquentl’utilisation du SIGG sont modifiables et ne remettent pas en cause la pertinencedu SIGG.

Ces diverses données sont disponibles à partir des extractions réalisées sur lesbases de données du SIGG. L’ensemble de ces fichiers d’extractions provenant desformulaires est composé d’un nombre important de rubriques. Pour faciliter la lecture,les tableaux détaillés de ces données, ainsi que la dénomination des variables, ont étéreportés plus loin dans cette annexe. Le tableau qui suit présente sommairement lesdifférentes informations disponibles aux différents formulaires composant le SIGG.

Tableau 3.1.1.c) Synthèse des informations issues des formulaires du SIGG

Formulaires Principales informations

Identification

Caractéristiques sociodémographiques : nom, prénom, date de naissance, âge, sexe,occupation, état civil / statut marital, adresses, coordonnées du conjoint (e),communauté culturelle, milieu de vie, type de résidence (services disponibles à larésidence, services inscrits dans le bail/contrat); Info administrative : no de dossier,intervenant-pivot, services pour lesquels le dossier est actif, profil de l’usager;Consentement à l’échange d’informations : Consentement obtenu, par qui, date, dated’expiration; Données d’identification : (nom, prénom de l’intervenant, rattachement =Établissement, service, sous-service)

Demande deservice

Identification de l’usager; Références à : soit le demandeur; Motifs de la demande;Diagnostics ou problèmes principaux, antécédents pertinents; Raisons d’admission outype d’intervention chirurgicale ; Suivis ; Médecin de famille et cordonnées;Médication et allergie; Sommaire de l’autonomie fonctionnelle et conditionspsychosociales; Services et ressources du réseau naturel actuels (Famille,communautaire public et privé, régime de protection, …)

Décision Identification de l’usager; Décision (admissibilité); Priorité d’évaluation

Cessation deservices Identification de l’usager; Motifs de cessation; Signataire

Évaluationmulticlientèle

-- Identification de l’usager;

-- État de santé (histoire de santé personnelle et familiale et diagnostics actuels ; 2-Santé physique actuelle selon fonctions vitales 3- Santé psychique actuelle ; 4- Soinsparticuliers ; 5- Services de santé actuels.

– Habitudes de vie : 1- Alimentation ; 2- Sommeil ; 3- Consommation de tabac ; 4-Consommation d’alcool et de drogue ; 5- Activités personnelles et de loisirs –Situations psychosociales : 1- Histoire sociale ; 2- Milieu familial ; 3- Réseau social ;4- Ressources communautaires, publiques et privées ; 5- État affectif ; 6- Perception del’usager, 7- Sexualité, 8- Croyance et valeurs personnelles, culturelles et spirituelles. -- Conditions économiques : -- Environnement physique : 1- Conditions du logement ;2- Accessibilité ; 3- Proximité des services – Synthèse : 1- Facteurs de risque etdéficiences ; 2- Principales incapacités, 3- Environnement ; 4- Résumé des situationsde handicap ou besoins exprimés ; 5- Attentes du client, de sa famille et de son réseau ;6- Contexte de l’évaluation, opinion professionnelle, orientations suggérées

Annexe 3


Tableau 3.1.1.c) Synthèse des informations issues des formulaires du SIGG

Formulaires Principales informations

Situations psychosociales : 1- Histoire sociale ; 2- Milieu familial ; 3- Réseau social ;4- Ressources communautaires, publiques et privées ; 5- État affectif ; 6- Perception del’usager, 7- Sexualité, 8- Croyance et valeurs personnelles, culturelles et spirituelles. -- Conditions économiques : -- Environnement physique : 1- Conditions du logement ;2- Accessibilité ; 3- Proximité des services – Synthèse : 1- Facteurs de risque etdéficiences ; 2- Principales incapacités, 3- Environnement ; 4- Résumé des situationsde handicap ou besoins exprimés ; 5- Attentes du client, de sa famille et de son réseau ;6- Contexte de l’évaluation, opinion professionnelle, orientations suggérées

SMAF etISO-SMAF

Identification de l’usager; (Système de mesure de l’autonomie fonctionnelle) Grillecomposée de 29 principales questions sur les AVQ, AVD ou tâches domestiques,mobilité, communication, fonctions mentales, et profil mettant en évidence les 1-Facteurs de risque et déficiences, 2- Principales incapacités, 3- Environnement, 4-Résumé des situations de handicap ou besoins exprimés, 5- Attentes du client, de safamille et de son réseau, 6- Contexte de l’évaluation, opinion professionnelle etorientations suggérées. ;

Le profil ISO-SMAF est le cumul des réponses et scores d’incapacités et de Handicapaux différentes rubriques

Liste desmédicaments

Identification de l’usager; Médication (Nom du médicament, Force, posologie, voied’administration, date début, prescrit, raison selon l’usager, Médecin, Pharmacie)

Profilmédicamenteux

Identification de l’usager; Médication; Allergies médicamenteuses; Système d’aideutilisé; Poids, Taille, Clairance à la créatinine; Liste des médicaments cessés;Commentaires (appréciation, effets secondaires, fidélité, facteurs de risques);Évolution depuis la dernière évaluation

Profil évolutif

Identification de l’usager; Profil Iso-SMAF, Score incapacités, Score handicap; État desanté & profil médicamenteux (sommaire) ; habitudes de vie, Mobilité,Communication, Fonctions mentales, Tâches domestiques, Situation psychosociale,Conditions économiques, Environnement physique

Notesévolutives

Identification de l’usager; Ensemble des notes échangées entre les intervenants audossier pour tous compléments d’informations associées aux interventions et àl’évolution de la situation

Pland’intervention

Identification de l’usager; But et profil d’intervention (problème, objectif, moyens,ressource, services requis, commentaires); Date de révision; Signataire

Plan de servi-ces individua-lisé

Identification de l’usager; Profil d’intervention (problème, objectif, moyens, ressource,services requis, commentaires); Date de révision; Signataire

Journalisation Date; Type d’action : Création, modification/sauvegarde…; Formulaire; Signataire

JOURNALISATION (FONCTION DE L’HISTORIQUE DES FORMULAIRES SIGG:

Les principales données de la journalisation sont les suivantes :

• Date [date de l’activité sur le SIGG]]• Fait par : [Nom du professionnel]• Heure• Établissement [établissement à l’origine]

Annexe 3


• Service [service de la personne accédant]• Sous-service [sous-service de la personne accédant]• Type [entrée – sortie - création – sauvegarde – modification - recherche – lecture

- impression]• NAM [ Référence du client, son Numéro Assurances maladie]• Nom Formulaire [nom du formulaire SIGG accédé]• Serveur [départ de la connexion, V3 seulement]

Les données de journalisation pour les versions 1 et 2 sont actuellement limitéesaux éléments suivants : Auteur - Date – Heure – Type. Pour l’ensemble des dossiers, ilest important de récupérer les dossiers archivés. Comme mentionné par le technicienresponsable du développement de l’extracteur (16/01/2002), il y a 46% des dossiersarchivés (2879/6184) et au grand total, il y a ainsi 28 % des formulaires archivés(40746/145412). Ces dossiers sont archivés parce qu’inactifs plus de 3 mois. Uneprocédure spéciale de récupération pourra être appliquée pour accéder à ces dossiers etles comptabiliser. Sans ces dossiers désarchivés, nous n’avons pas accès à ces dossiersde clients, la journalisation ne permet que de savoir que ces dossiers ont déjà existé, maissans le détail portant sur les différents formulaires utilisés, ni l’information contenue dansces formulaires.

19

ANNEXE 4

DOCUMENT DEPRESENTATION DE LA RECHERCHE

Page 20 sur 108 Présentation de la recherche

Cette recherche, intitulée : Dossier clinique informatisé (dci) interdisciplinaire etinterétablissements : utilité perçue et utilisation réelle, a pour objectif principal devérifier si le dossier clinique informatisé est une stratégie efficace pour soutenir un travailinterdisciplinaire en réseau intégré de services (interétablissements) dans l’optique d’unemeilleure réponse aux besoins des personnes aînées et de leurs aidants. Nous désironsévaluer les conditions qui facilitent ou restreignent l’utilisation du dossier cliniqueinformatisé SIGG3 dans les contextes cliniques très différents en recueillant le point devue des aînés et de leurs proches. La recherche est réalisée en collaboration avec lesintervenants et les établissements utilisant cet instrument informatique dans le cadre deleur travail auprès de leurs clientèles.

Voici quelques éléments d’information s’adressant aux personnes aînées ou àleurs proches pour solliciter leur participation à cette recherche

Chercheurs de l’Unité de recherche en gériatrie de l’Université Laval, CentresHospitaliers Affiliés, situé au Centre d’hébergement Saint-Augustin (Beauport,Québec)• Recherche dirigée par M. Andrée Tourigny, dir. Unité de recherche en gériatrieQui?• Daniel Pelletier, professionnel de recherche et coordonnateur du projet•!sera votre contact, peut répondre à toutes vos questions: 418-667-3910 à l’Unité de recherche en gériatrieObjet de la recherche:• Recueillir votre point de vue quant à la démarche ayant mené à votre accord

dans l’utilisation du Dossier clinique informatisé;• Vérifier auprès de vous les changements qui auraient pu susciter l’utilisation de

ces outils informatiques dans vos échanges avec les intervenants et avec lesétablissements participants

Qu’est-ce qu’ilsveulent?

• demande votre participation à cette recherche, d’être d’abord contacté partéléphone si vous avez d’autres questions et fixer un moment pour une entrevue

Qu’est-ce que çava me demanderau juste?

o Une entrevue d’un peu plus d’une heure, à votre domicile ou à un endroit devotre convenance. Il y aura différentes questions pour recueillir votre opinion.

Quel genre dequestions?

- Il y aura quelques questions pour décrire votre situation (âge, sexe, lieu derésidence, relation aux services, …)

- Diverses questions sur la façon dont on vous a abordé pour votre accord face àl’informatisation de votre dossier, vos réactions et commentaires quant àl’utilisation d’un ordinateur, l’accès à votre dossier, etc.

- C’est votre opinion qui intéresse les chercheurs. Il n’y a donc pas de bonne oude mauvaise réponse.

Obligée?o absolument pas obligée, tout à fait volontaire, sans contrainte d’aucune sorte.

Il n’y aura pas d’autres demandes et vous n’aurez aucune pression.o Cela ne changera rien avec votre intervenant, le CLSC, le CHSLD, …

Confidentialitéet Anonymat

- Toutes les informations restent confidentielles. Cela reste entre vous et lapersonne qui vous interviewe seulement ... ni l’intervenant, le CLSC, ni quique ce soit d’autre n’y aura accès, en aucun temps;

- Votre nom ou ceux des personnes de votre famille et toutes les informations quipermettraient de les identifier, n’apparaîtront nulle part ou seront codées pourqu’on ne puisse pas les identifier. Seule, la personne qui vous interviewera y auraaccès pour la recherche. Ils seront détruits par la suite.

3 SIGG pour Système d’Information Géronto-Gériatrique, utilisé dans les Bois-Francs

Page 21 sur 108 Présentation de la recherche

- Si vous avez besoin d’information supplémentaire, contacter M. Daniel Pelletier,coordonnateur de la recherche au (418) 667-3910

Qu’est-ce que çam’apporte?

- l’occasion d’exprimer votre point de vue sur cette question;- d’aborder les questions que cela a pu suscité chez vous, chez vos proches;- de noter les changements que cela aurait pu apporter pour vous dans vos

relations avec les intervenants, avec les services et établissements ou lespersonnes qui sont en relation avec vous pour les services, l’aide et les soins;

- D’aider les chercheurs et les intervenants à mieux comprendre ce qui estimportant pour vous quand ils utilisent ces nouveaux outils et qu’ils échangent del’information ainsi; et dans quelle mesure cela peut vous affecter.

Qu’est-ce quivient après?

Lorsque vous acceptez de participer, l’intervenant du CLSC nous avise de votreaccord et la personne qui sera chargée de l’entrevue communiquera avec vous dansles jours qui suivront.

Annexe 5

23

ANNEXE 5

PROTOCOLE ET INSTRUMENTS UTILISESAUPRES DE LA CLIENTELE AGEE

Annexe 5

24

Voici l’ensemble des instruments utilisés pour recueillir des informations auprèsdes aînés sollicités pour cette recherche.

Démarche utilisée pour la sollicitation et le recrutement

Fiche d’inscription à la recherche a) par le contact du CLSC O

b) pour la personne interviewée (SectionÉléments descriptifs du questionnaired’entrevue) O

Documents dont une copie est remise aux participants

ÿ Présentation de la rechercheÿ Formulaire de consentement à la transmission d’information Oÿ Formulaire de consentement à la participation à la recherche

Questionnaires et grille d’entrevue des aînés :

ÿ Section : Éléments descriptifs de la personne aînée interviewée Oÿ Section : Questions touchant le consentement éclairé Oÿ Section : Questions portant sur l’utilisation de l’ordinateur Oÿ Section : Questions ouvertes sur le SIGG et commentaires personnelsÿ Section : Questions ouvertes sur les changements et réponse aux besoins O

5.1.1 INSTRUMENTS S’ADRESSANT A LA CLIENTELE AGEE

Un membre de l’équipe de recherche sera à la disposition des intervenants pourrecevoir les réponses recueillies. À la figure 2, la fiche d’inscription, complétéeconjointement par l’intervenant et un membre de l’équipe de recherche, identifie lesinformations nécessaires. L’équipe de recherche contactera la personne ainsi identifiéecomme répondant pour apporter tout supplément d’information qu’elle pourra jugernécessaire et planifier un rendez-vous pour l’entrevue.

Lors des entrevues, on utilisera le questionnaire et les différentes questionsouvertes de la grille d’entrevue présentée dans la section II.

Annexe 5

Instruments utilisés pour les aînés Page 25 sur 108

5.1.2 DEMARCHE UTILISEE POUR LA SOLLICITATION ET LE RECRUTEMENT

Fig. 5.1.2.d) Échantillonnage à partir des dossiers du SIGG Fig. 5.1.2.e) Démarche de sollicitation

Annexe 5

Instruments utilisés pour les aînés Page 26 sur 108 Formulaire de consentement

5.1.3 FICHE D’INSCRIPTION A LA RECHERCHE

Annexe 5


5.1.4 QUESTIONNAIRE D’ENTREVUE DES AINES

Annexe 5


Annexe 5


Annexe 5


Annexe 5


Annexe 5


Annexe 5


Annexe 5


Annexe 5


5.1.5 FORMULAIRE DE CONSENTEMENT A LA TRANSMISSIOND’INFORMATION

Annexe 5


Consentement aux soins et services :

Par la présente, je confirme avoir été informé (e ) des soins et services que je suis susceptible derecevoir et j'accepte de participer aux évaluations ainsi qu’aux choix de soins et services qui mesont proposés.

Consentement à la transmission d’information :

Je comprends que ma situation et mon état de santé nécessitent des soins et des servicesdispensés par des équipes professionnelles de différents organismes, du réseau public etcommunautaire (CLSC, Clinique médicale, Centre hospitalier, Centre d’hébergement de soins delongue durée, etc.).

Je comprends que ces équipes professionnelles échangent entre elles, dans la plus grandeconfidentialité, uniquement l’information nécessitée par mes soins et mes services. Je consensdonc à ce que ces équipes professionnelles consultent mes différents dossiers et conservent, dansleurs propres dossiers et systèmes informatiques, les informations nécessaires à leursinterventions

J’atteste avoir reçu les informations nécessaires à la compréhension de ce qui précède.

Je sais que les présents consentements peuvent être annulés en tout temps.

Autres informations : ____

Signature : _____ (aîné) _______________________ (intervenant)

Fig. 5.1.5.f) Extrait du formulaire de consentement à la transmission d’information

Annexe 6

37

ANNEXE 6

FORMULAIRES DE CONSENTEMENT A LAPARTICIPATION A LA RECHERCHE

Annexe 6

Pour les aînés Page 38 sur 108 Consentement

Titre de l’étude: DOSSIER CLINIQUE INFORMATISÉ (DCI)INTERDISCIPLINAIRE ET INTERÉTABLISSEMENTS : UTILITÉPERÇUE ET UTILISATION RÉELLE

Équipe de recherche:

André Tourigny MD, Diane Morin PhD, Lucie BoninMD, Pierre J. Durand MD, Line Robichaud PhD,Aline Vézina PhD, Réjean Hébert MD, MartinButeau PhD, Luc Mathieu DBA Cand.

Depuis plusieurs mois, les intervenants de différentes disciplines (sciencesinfirmières, service social, médecine, pharmacie, réadaptation, nutrition) et dedifférents services (centre hospitalier, CLSC, centre de jour, unité de réadaptation,services ambulatoires gériatriques, etc.) peuvent maintenant partager et mettre encommun de l'information sur la condition ou l'état de santé d'une personne enutilisant un dossier clinique qui a été informatisé.

BUT DE L'ETUDE

L'équipe de recherche désire savoir si le dossier clinique informatisé est unestratégie efficace pour soutenir un travail interdisciplinaire en réseau intégré deservices (interétablissements) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoinsdes personnes aînées et de leurs aidants.

Le dossier clinique informatisé comprend plusieurs composantes:identification et consentement, demandes de services interétablissements, décisionet priorité d'intervention, mesure de l'autonomie fonctionnelle, évaluation globalede besoin de services, profil médicamenteux actuel et historique de la médication,plan de services individualisé de l'intervenant-pivot, plan d'intervention, notesévolutives, profil évolutif et guides cliniques. L’équipe de recherche désire évaluerdans quelle mesure les personnes aînées ou leurs aidants donnent un consentementéclairé, et quelles sont leurs perceptions en regard du respect de la vie privée quandun professionnel utilise le dossier clinique informatisé. Les chercheurs s’intéressentà la perception des aînés et de leurs aidants sur la qualité de leur relation avec leprofessionnel qui utilise le dossier clinique informatisé. Les chercheurss’intéressent aussi au point de vue des personnes aînées et de leurs aidants sur laqualité de l'information fournie par les professionnels utilisateurs du dossierclinique informatisé.

L’équipe de recherche souhaite également documenter tous les avantages et

Annexe 6


les désavantages et tous les effets que vous percevez comme étant produits par ledossier clinique informatisé.

PARTICIPATION A L'ETUDE

Si j'accepte de participer à cette étude, je serai interrogé(e) sur mes opinionsen regard de l'utilisation du dossier clinique informatisé par les professionnelsconcernés au sujet : du consentement donné ou des raisons de refus, du respect dela vie privée, des façons de faire en entrevue par le professionnel, de la contributionperçue du dossier clinique informatisé à apporter une meilleure réponse aux besoinsdes personnes. La durée de l'entrevue sera approximativement de 45 à 90 minutes.

RISQUES ET BENEFICES DE LA RECHERCHE

Ma participation n'entraînera pour moi aucun risque. Je ne serai soumis àaucune modification des services que je reçois. Les informations qui auront étérecueillies à mon sujet seront gardées confidentielles sans que personne ne puisseen être informée. Je ne retirerai aucun bénéfice personnel à participer à cette étude.

L'information recueillie servira à porter un jugement d'ensemble sur l'utilitéd'un dossier clinique informatisé interdisciplinaire et interétablissements.

CONSENTEMENT A L'ETUDE:

Je comprends que je suis entièrement libre de participer à cette étude et qu'unrefus de ma part n'aura aucun effet sur la qualité des soins que je suis en droit derecevoir.

Je comprends également que je peux me retirer en tout temps de cette étudesans que cela me porte préjudice pour les traitements ultérieurs que je recevrai. J'aiété assuré(e) de la confidentialité des renseignements obtenus au cours de cetterecherche. Les données ne seront utilisées qu'à des fins d'analyse dans le cadrestrict de l'étude et aucune donnée personnelle ne sera communiquée à quiconque.

Annexe 6


Si j'ai des questions au sujet de l'étude, ou si je veux en connaître les résultatslorsqu'elle sera terminée, je sais que je peux communiquer avec les chercheursresponsables, le docteur André Tourigny, au numéro de téléphone 1-418-667-3910 oule docteur Lucie Bonin au numéro de téléphone 1-819-357-8136.

J'ai discuté de façon satisfaisante des détails de l'étude avec les responsables del'étude. On a répondu adéquatement à toutes mes questions. J'accepte de participer àcette étude et je reconnais avoir reçu copie signée du consentement.

Date Nom de la personne aînée (lettres moulées) Signature de la personne aînée

Date Nom du prof. de recherche (lettres moulées) Signature du professionnel derecherche

---------------------------Numéro d'approbation du Comité d'éthique de la recherche de l'Université Laval: 64-2000

Annexe 6


Addendum

Cette entrevue fait partie de la recherche intitulée : Dossier CliniqueInformatisé (DCI) interdisciplinaire et interétablissements : utilité perçue etutilisation réelle, menée par l’équipe de recherche composée de : AndréTourigny MD, Diane Morin PhD, Lucie Bonin MD, Pierre J. Durand MD, LineRobichaud PhD, Aline Vézina PhD, Réjean Hébert MD, Martin Buteau PhD etLuc Mathieu DBA Cand. Si j'ai des questions au sujet de l'étude, ou si je veuxen connaître les résultats lorsqu'elle sera terminée, je sais que je peuxcommuniquer avec les chercheurs responsables, le docteur André Tourigny, aunuméro de téléphone 1-418-667-3910 ou le docteur Lucie Bonin au numéro detéléphone 1-819-357-8136.

CONSENTEMENT A L’ENREGISTREMENT VIDEO

Par la présente (1.1 Addenda), je, __________________ consens à ce quel’entrevue soit filmée sur vidéo. On m’a clairement informé (e) que j’ai le droitd’accepter ou de refuser que l’on enregistre cette entrevue.

Je comprends que cet enregistrement vidéo servira essentiellement àl’observation et à noter les comportements ou gestes lors de l’interaction entreun intervenant et un client lors de l’utilisation d’un ordinateur dans le cadred’une rencontre clinique.

Je comprends que cet enregistrement servira uniquement aux fins de larecherche et ne sera accessible qu’aux chercheurs chargés de l’analyse.L’équipe de recherche assure la protection de cet enregistrement et saconfidentialité par toutes les mesures appropriées.

Il sera conservé sous clé pendant une période de deux ans et sera détruiten totalité par la suite. Les documents de recherche et tous les autres documentsqui en feront mention ne comporteront aucune indication qui permet d’identifierles personnes y apparaissant et les propos qui y sont enregistrés demeurentconfidentiels.

Annexe 6


J’ai discuté de façon satisfaisante des détails de l’étude et de ce qui serafait de cet enregistrement avec un représentant de la recherche. On a réponduadéquatement à mes questions. J’accepte de participer volontairement etlibrement à cette partie de l’étude et je reconnais avoir reçu une copie signée duconsentement et de cet addenda.

Date Nom de la personne aînée(lettres moulées)

Signature de la personne aînée

Date Nom du prof. de recherche(lettres moulées)

Signature du professionnel derecherche


INTERVENANT

Pour les intervenants Page 43 sur 108 Consentement

Titre de l’étude: DOSSIER CLINIQUE INFORMATISÉ (DCI)INTERDISCIPLINAIRE ET INTERÉTABLISSEMENTS :UTILITÉ PERÇUE ET UTILISATION RÉELLE4 5

Équipe de recherche:

André Tourigny MD, Diane Morin PhD, Lucie Bonin MD,Pierre J. Durand MD, Line Robichaud PhD, Aline VézinaPhD, Réjean Hébert MD, Martin Buteau PhD, Luc MathieuDBA Cand.

Depuis plusieurs mois, les intervenants de différentes disciplines (sciences infirmières,service social, médecine, pharmacie, réadaptation, nutrition) et de différents services (centrehospitalier, CLSC, centre de jour, unité de réadaptation, services ambulatoires gériatriques, etc.)peuvent maintenant partager et mettre en commun de l'information sur la condition ou l'état desanté d'une personne en utilisant un dossier clinique qui a été informatisé.

L'équipe de recherche désire savoir si le dossier clinique informatisé est une stratégieefficace pour soutenir un travail interdisciplinaire en réseau intégré de services(interétablissements) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoins des personnes aînées etde leurs aidants.

L’équipe de recherche désire évaluer les conditions qui facilitent ou contraignentl'utilisation du dossier clinique informatisé dans les contextes cliniques très différents. L’équipes’intéresse à la perception des intervenants sur la qualité de leur relation avec les aînés et de leursaidants lorsqu'ils utilisent le dossier clinique informatisé. Les chercheurs s’intéressent aussi aupoint de vue des intervenants sur la pertinence et la qualité de l'information rendue disponibledans le dossier clinique informatisé. L’équipe de recherche souhaite également documenter tousles avantages et les désavantages ainsi que tous les effets pouvant être produits par le dossierclinique informatisé.

PARTICIPATION A L'ETUDE

Si j’accepte de participer à cette étude, je serai interrogé(e) sur mes opinions en regard del’utilisation du dossier clinique informatisé au sujet : de la standardisation des outils de pratiqueclinique, des façons de faire en entrevue, du type d’information (accessibilité, pertinence,étendue du contenu, fiabilité), des procédés techniques (vitesse d’exécution, compatibilité,facilité d’utilisation), de la productivité (économie de temps, duplication), de la contribution dudossier clinique informatisé à apporter une meilleure réponse aux besoins des personnes aînéeset de leurs personnes soutien ainsi qu’au travail interdisciplinaire et interétablissements.

RISQUES ET BENEFICES DE LA RECHERCHE

4 Initiales de l’intervenant : _______5 Numéro d'approbation du Comité d'éthique de la recherche de l'Université Laval: 64-2000

SVP SIGNER ET JOINDRE À VOTRE ENVOI

INTERVENANT


Ma participation n'entraînera pour moi aucun risque. Les informations qui auront étérecueillies à mon sujet seront gardées confidentielles sans que personne ne puisse en êtreinformée. Je ne retirerai aucun bénéfice personnel à participer à cette étude. L'informationrecueillie servira à porter un jugement d'ensemble sur l’utilité d’un dossier clinique informatiséinterdisciplinaire et interétablissements.

CONSENTEMENT A L'ETUDE6:

• Je comprends que je suis entièrement libre de participer à cette étude et qu'un refus de mapart n'aura aucun effet sur mon statut professionnel.

• Je comprends également que je peux me retirer en tout temps de cette étude sans que celame porte préjudice. J'ai été assuré(e) de la confidentialité des renseignements obtenus aucours de cette étude. Les données ne seront utilisées qu'à des fins d’analyse dans le cadrestrict de l'étude et aucune donnée personnelle ne sera communiquée à quiconque.

• Si j'ai des questions au sujet de l'étude, ou si je veux en connaître les résultats lorsqu'ellesera terminée, je sais que je peux communiquer avec les chercheurs responsables, le docteurAndré Tourigny, au numéro de téléphone 1-418-667-3910 ou le docteur Lucie Bonin aunuméro de téléphone 1-819-357-8136.

• J'ai discuté de façon satisfaisante des détails de l'étude avec les responsables de l'étude. Ona répondu adéquatement à toutes mes questions. J'accepte de participer à cette étude et jereconnais avoir reçu copie signée du consentement.

Date Nom de l’intervenant(lettres moulées)

Signature de l’intervenant

Date Nom du prof. de recherche(lettres moulées)

Signature du professionnel de recherche

6 Numéro d'approbation du Comité d'éthique de la recherche de l'Université Laval: 64-2000

INTERVENANT


Addenda

BUT DE L’ETUDE :

Cette entrevue fait partie de la recherche intitulée : Dossier Clinique Informatisé (DCI) interdisciplinaire etinterétablissements : utilité perçue et utilisation réelle, menée par l’équipe de recherche composée de : André TourignyMD, Diane Morin PhD, Lucie Bonin MD, Pierre J. Durand MD, Line Robichaud PhD, Aline Vézina PhD, RéjeanHébert MD, Martin Buteau PhD et Luc Mathieu DBA Cand. Si j'ai des questions au sujet de l'étude, ou si je veux enconnaître les résultats lorsqu'elle sera terminée, je sais que je peux communiquer avec les chercheurs responsables, ledocteur André Tourigny, au numéro de téléphone 1-418-667-3910 ou le docteur Lucie Bonin au numéro de téléphone1-819-357-8136.

CONSENTEMENT A L’ENREGISTREMENT VIDEO

Par la présente (1.1 addenda) , je, _______________________, consens à ce que l’entrevue soit filmée sur vidéo.On m’a clairement informé(e) que j’ai le droit d’accepter ou de refuser que l’on enregistre cette entrevue.

Je comprends que cet enregistrement vidéo servira essentiellement à l’observation et à noter les comportementsou gestes lors de l’interaction entre un intervenant et un client lors de l’utilisation d’un ordinateur dans le cadre d’unerencontre clinique.

Je comprends que cet enregistrement servira uniquement aux fins de la recherche et ne sera accessible qu’auxchercheurs chargés de l’analyse. L’équipe de recherche assure la protection de cet enregistrement et sa confidentialité partoutes les mesures appropriées.

Le document sera conservé sous clé pendant une période de deux ans et sera détruit en totalité par la suite. Lesdocuments de recherche et tous les autres documents qui en feront mention ne comporteront aucune indication qui permetd’identifier les personnes y apparaissant et les propos qui y sont enregistrés demeurent confidentiels.

J’ai discuté de façon satisfaisante des détails de l’étude et de ce qui sera fait de cet enregistrement avec unreprésentant de la recherche. On a répondu adéquatement à mes questions. J’accepte de participer volontairement etlibrement à cette partie de l’étude et je reconnais avoir reçu une copie signée du consentement et de cet addenda.

Date Nom de l’intervenant(e) (lettres moulées) Signature de l’intervenant(e)

Date Nom du prof. de recherche (lettres moulées) Signature du professionnel de recherche


47

ANNEXE 7

ANALYSES QUALITATIVESDES ENTREVUES DES 30 AINES

Annexe 7

Page 48 sur 108 Entrevues des aînés

L’indexation des entrevues réalisées auprès des personnes aînées ayant été exposées àl’utilisation de l’ordinateur et du dossier clinique informatisé SIGG permet de mettre en évidenceun ensemble d’éléments participant à leur perception de ce changement dans le processusd’intervention. Ces personnes aînées ont été recrutées par l’intermédiaire d’une personne connuedu CLSC. Elles ont été contactées par téléphone pour obtenir leur assentiment à une entrevue.

Ces 30 entrevues ont été réalisées par une professionnelle de recherche expérimentée, dumois d’octobre 2001 au mois de février 2002. Outre l’enregistrement et les notes réalisées aucours des entrevues, le matériel de ces entrevues semi-structurées a été saisi de manière synthèsepour permettre l’analyse des propos des personnes interviewées. Ces entrevues suivent unschéma d’entrevue rapporté précédemment dans la présente annexe.

Deux analyses ont été réalisées sur ce matériel. La première reprend les donnéesdescriptives et les réponses aux questions fermées et a été présentée dans le texte principal durapport. La seconde analyse, présentée ici sommairement à partir des éléments d’indexationretenus, s’intéresse aux données qualitatives des questions ouvertes et des commentaires émis parles personnes interviewées. On y aborde:

• Préoccupations du client relativement à l’utilisation de l’ordinateur et au partage desinformations contenues dans son dossier clinique informatisé SIGG

• Commentaires sur l’intérêt à voir et à prendre connaissance de l'information affichée surl'écran de l’ordinateur

• Commentaires sur la satisfaction globale dans les interactions, modifications et autresremarques en rapport avec le SIGG

• Changements relevés à la suite de l'introduction des ordinateurs et de la transmissiond’informations via le SIGG, au niveau des interactions, des services, etc.

7.1 ELEMENTS D’INDEXATION DES 30 ENTREVUES D’AINES

L’ensemble des éléments d’indexation7 est rapporté au tableau suivant en mettant enévidence le nombre de passages se rapportant à chacun des éléments d’indexation (passages) ainsique le nombre d’entrevues indexées à cet élément (documents). Il faut interpréter ce tableau avecréserve pour respecter l’esprit d’une analyse qualitative. Cela permet cependant de rapporter lesopinions exprimées en fonction du nombre d’individus ayant émis ces commentaires sous chacundes éléments d’indexation. La définition de chacun de ces éléments d’indexation est rapportée enplus loin dans cette annexe.

7 Par éléments d’indexation, on traduit le terme « node » utilisée dans la terminologie adoptée sous N*Vivo.

Annexe 7


Tableau 7.1.1.d) Nombre de passages et documents selon les éléments d’indexation8

Thème Sous-thème Sous-sous-thème Documents PassagesPréoccupations Confidentialité 9 11

Curiosité 7 7Pour aider l'intervenant 1 1Pas en situation de 7 8Info reçue 10 11Intérêt pour les ordinateurs 12 15In

térê

t

Pas intéressé 8 10Pas dérangeant 17 19Valorisé 3 4Valorisé Moderne 5 5Pas de changement 4 5Pas de changement Pas moins de Répétitions 3 3Sécurisé 6 9Satisfait des services 16 18Fait confiance 19 27Un peu dépassé par 6 7Pas plus rapide pr services 2 2

Réa

ctio

n

Pas plus de services 2 3Tout est là 14 14Plus facile pour eux 13 18Sûreté des données 10 12Mieux informés 15 18Plus vites 21 30Sauve du temps 9 9Suivi plus serré 8 12Pas d'avantage pour soi 6 7Identifier-répondre besoins 4 5Moins d'erreurs 13 15Clair - précis – efficace 11 15Moins de répétitions 12 13Plus d'informations 5 6Disponibles à tous 3 3

Ava

ntag

es

Meilleure coordination 1 2Désavantages 13 15Craintes Erreurs possibles 7 7

6 9Attention 12 13Délai lié à l'appareil 7 7Pas de différence 15 21Entrevues plus rapides 5 8

Cha

ngem

ents

Ordi = moins de services 1 1

8 Les définitions de chacun de ces éléments d’indexation sont rapportées en annexe.

Annexe 7


En raison du schéma de l’entrevue, différents aspects apparaissent d’emblée dans leséléments indexés, soit:

ÿ Diverses préoccupations et, éventuellement, - quelques craintes concernantl’information recueillies dans le dossier clinique informatisé, - différents niveaux et objetsd’intérêt face à l’utilisation de l’ordinateur et du DCI par les intervenants,

ÿ Puis - diverses réactions face à cette utilisation. Dans le cadre de l’entrevue auprès desaînés exposés à l’utilisation de l’ordinateur et du DCI, on a également demandé auxpersonnes aînées d’identifier - les avantages, contraintes et désavantages qu’elles peuventavoir notés,

ÿ Puis - les changements qu’elles peuvent avoir vécus dans le cadre de cette utilisation del’ordinateur ou du DCI dans le contexte des relations avec les différents services. Rappelonsici que cette analyse ne portera que sur le matériel issu des entrevues, à titre de données, etne constitue pas une réflexion plus sur le contexte d’utilisation des ordinateurs et du DCI.Cette réflexion sera éventuellement abordée plus loin.

7.1.2 ANALYSE DES COMMENTAIRES DES AINESEN FONCTION DU MODELE DMM

Cette section reprend les données de l’analyse qualitative pour intégrer ces différentscommentaires en regard du modèle de Delone & McLean. Notons que ce modèle est axé sur laqualité du système, la qualité de l’information, l’utilité perçue, la satisfaction et différents effetsau niveau individuel, groupal, organisationnel et sociétal. Nous suivons en cela le schéma suivantprésenté à la figure.

Annexe 7


Fig. 7.1.2.g) Cadre théorique basé sur le modèle du succès des systèmes d'information (DMM), avec lesmodifications de Kurian

Ainsi, différents éléments d'indexation, relevant les commentaires et réflexions des aînésinterviewés, peuvent se rapporter directement ou indirectement à différents éléments de ceschéma.

Sous le thème : Qualités du systèmeAu niveau des avantages de l'utilisation de l'ordinateur et du DCI, les aînés les voient

comme des éléments facilitateurs du travail des intervenants et n'ont qu'un intérêt mitigé face auxaspects plus techniques du système informatique. Ils expriment en avoir qu'une perspectivelimitée, les intervenants étant plus à même de commenter les avantages et désavantages de cettetechnologie. Ils estiment cependant que cela peut être plus vite, donner accès rapidement à unemasse d'informations les concernant, faciliter la communication, et que ces renseignements sonten sûreté.

Sous Qualité de l'informationMieux informés, plus d'informations, assure un suivi plus serré, clair - précis - efficace,

accessible rapidement, circule plus rapidement, disponible à tous, vu complète («tout est là»),moins d'erreurs et plus facile à traiter. L’information présente donc de nombreuses qualités queles aînés interviewés peuvent percevoir. Une note particulière de leur point de vue évoque lamasse impressionnante d’information les concernant accessible par le SIGG.

Sous Utilité perçuePlusieurs avantages mentionnés par les aînés peuvent être considérés sous l'aspect de

Annexe 7


l'utilité perçue : - facilite le travail des intervenants (rapide, précis, efficace,accessible/disponible), réduit les répétitions, identification et réponse à leurs besoins, moins derépétitions. Plusieurs aînés incitent à consulter les intervenants pour mettre véritablement enévidence l’utilité d’un tel système.

Sous l'item SatisfactionSous l'angle de la satisfaction, on note que les aînés envisagent d'abord et avant tout la

satisfaction en termes de la qualité de la relation et de la confiance qu'ils ont avec l'intervenant oul'intervenante. Ils expriment généralement être satisfaits des services, bien qu'ils puissentapporter des commentaires sur la réduction de services, et quelques aînés signalent quel'ordinateur n'apporte pas en soi plus de services, qu'ils ne sont pas plus rapides, et une personneaînée mentionne même qu’on pourrait considérer que cet investissement dans du matériel affecteen partie le budget qui pourrait être alloué aux soins. Le terme qui revient régulièrement est quecela « ne dérange pas ». Ce qui les intéresse au premier chef, ce sont les services reçus. Le SIGGest un moyen technique qui peut alors entraîner une différence dans certains aspects de laprestation de soins (effets).

Sous EffetsDifférents aspects des réponses, commentaires et réflexions des aînés peuvent être reliés

aux effets induits par l'utilisation du SIGG, que ce soit au niveau individuel, groupal,organisationnel ou sociétal. La perspective adoptée par le DMM ne met pas clairement enévidence les effets que nous cherchons à identifier selon une perspective clinique; c'est-à-dire leseffets sur : - la continuité des soins – la qualité de la relation – la coordination, la cohérence,l’interdisciplinarité, la qualité des décisions cliniques, la productivité et l’efficience, lastandardisation des outils. Les paragraphes qui suivent se prêtent à l'exercice en regard dumodèle de DMM.

Au niveau individuel, les services reçus et la qualité des services sont généralementconsidérés comme satisfaisants. Un point important est le fait que peu d'aînés aient manifestéêtre dérangés par l'utilisation de l'ordinateur. Pour la grande majorité, cela n'est pas dérangeant,n'apporte que peu ou pas de changement de leur point de vue, particulièrement dans la relationétablie avec l'intervenant. Ils peuvent même se sentir valorisés, sécurisés, et en tirentgénéralement une impression d'efficacité, de compétence chez les intervenants (« savent où ilsvont ») et utilisent une technologie moderne pour leur apporter des soins. Certains manifestentqu’ils sont parfois un peu dépassés par cette technologie, mais réaffirment leur confiance enl'intervenant, s’en remettent à lui.

Ils mentionnent recevoir des services de qualité et être satisfait face à la relation auxintervenants. Ils soulignent à l’occasion que le SIGG participe à l'identification et à une meilleurela réponse à leurs besoins.

Au niveau groupal: Plusieurs commentaires ont été émis allant dans le sens d’une meilleurecoordination et communication entre les intervenants, sur la cohérence et la concertation qu’ilspeuvent constater dans les interventions. « On voit qu’ils se parlent », « ils savent où ils s’envont ». La communication au sein de l’équipe de soin est ici mise en évidence.

Au niveau organisationnel. Ce thème étant compris ici comme les rapports entre lesdifférents services et entre établissements, les aimés signalent un suivi plus serré. Lesinformations sont accessibles à tous et circulent avec une certaine rapidité. Les divers

Annexe 7


intervenants peuvent prendre connaissance des interventions réalisées par leurs collègues d’autresprofessions (ex. Le gestionnaire de cas pourra signaler que l’infirmière est passée et a réalisé telleou telle intervention). On peut prendre connaissance de la médication. etc.). Plusieurs aînésindiquent que ce sont les intervenants qui auraient plus de facilité à nommer les avantages tirés duSIGG. Il n’est pas fait mention de réaménagements organisationnels en regard de l’utilisation duSIGG ; cet aspect aurait alors relevé du modèle de coordination géronto-gériatrique. Celatémoigne du respect de la distinction apportée dans l’entrevue et l’analyse en regard du SIGGversus le modèle de coordination.

Au niveau sociétal: Les commentaires des aînés apportent des informations intéressantes surles questions éthiques relativement à la protection des renseignements personnels et laconfidentialité. La confiance exprimée vis-à-vis des intervenants est en partie reportée surl’ensemble du système pour le respect de la confidentialité. Certaines personnes émettent desréserves et expriment qu’il y a toujours quelques individus qui peuvent manquer à ce devoir deconfidentialité et qui pourraient être mal intentionnées. On note que ce commentaire ne relèvepas exclusivement de l’utilisation du SIGG, mais de toutes utilisations des informationspersonnelles entre intervenants du réseau formel de services. On notera également que ces aînés(un ou deux, dans le cas présent) ont émis à quelques reprises des commentaires allant dans cesens. On note par ailleurs que les aînés n’ont pas une vision claire des diverses mesurestechniques appliquées pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.

Plusieurs aînés notent qu’il s’agit là d’instruments modernes, qu’ils ont l’impression defaire partie de l'évolution du monde moderne quand on utilise une technologie moderne pour leurapporter des services.

L’impression générale est donc positive. L’utilisation du SIGG pour assurer la circulationde l’information entre les intervenants, de différentes professions et établissement, ne semble passusciter de réactions adverses, au contraire. Le lien de confiance semble s’établir d’abord avecl’intervenant et se reporter en partie sur l’ensemble du réseau. Les aînés ne manquent pas deperspicacité en signalant qu’il peut y avoir des individus mal intentionnés, évoquant en cela dessituations plus ou moins hypothétiques, tout en relevant que les informations contenues dans leurdossier ne présentent qu’un intérêt limité.

Tableau 7.1.2.e) Définition des éléments d’indexation, entrevues d’aînés (N = 30)Node Définition

(1) /Préoccupations Ensemble des préoccupations exprimées par les personnes âgées interviewées

(1 1)/Préoccupations/Confidentialité

Commentaires portant sur la confidentialité des informations recueillies au DCI

(2) /Intérêt

(2 1) /Intérêt/Curiosité la personne interviewée manifeste surtout de la curiosité face aux informationsaffichées ou contenues au DCI

(2 2) /Intérêt/Pour aider l'intervenant Motivation devant l'ordinateur: aider l'intervenant.

(2 3) /Intérêt/Pas en situation de la préoccupation principale de la personne étant ailleurs, l'intérêt pour lesinformations affichées ou contenues dans le DCI est minimal (à ce moment)

(2 4) /Intérêt/info reçue Commentaire sur l'information ou le manque de certaines informations lors duconsentement

(2 5) /Intérêt/Intérêt pour lesordinateurs

la personne manifeste un certain intérêt personnel pour les ordinateurs, mais pasnécessairement pour les informations recueillies ou contenues au DCI

(2 6) /Intérêt/Pas intéressé La personne ne manifeste pas d'intérêt particulier pour connaître le contenu de sondossier ou n'y attache pas d'importance.

Annexe 7



(3) /Réaction Ensemble des réactions spontanées devant l'utilisation d'un ordinateur pour le ou lesintervenants

(3 1) /Réaction/Pas dérangeant la personne considère que l'utilisation de l'ordinateur n'est pas dérangeante ou ne l'apas dérangée personnellement

(3 2) /Réaction/Valorisé Sous différents aspects, la personne exprime une certaine valorisation ou sentimentd'importance du fait de l'utilisation de l'ordinateur.

(3 2 1) /Réaction/Valorisé/Moderne Sentiment de demeurer moderne, faire partie du monde actuel et de son évolution enétant en contact avec l'utilisation de l'ordinateur

(3 3) /Réaction/Pas de changement Constat qu'il n'y a pas eu de changement notable relevé par cette personne

(3 3 1) /Réaction/Pas dechangement/Pas moins deRépétitions

la personne mentionne qu'il n'y a pas moins de répétitions des informations qu'elledoit répéter aux divers intervenants dans le traitement de son dossier

(3 4) /Réaction/Sécurisé La personne mentionne un sentiment de sécurité particulier du fait de l'utilisation del'ordinateur

(3 5) /Réaction/Satisfait des services Éléments de satisfaction ou de non-satisfaction vis-à-vis des services reçus

(3 6) /Réaction/Fait confiance la personne fait confiance ou mentionne qu'elle généralise sa confiance de sa relationavec l'intervenant à l'utilisation appropriée de l'information au DCI

(3 7) /Réaction/Un peu dépassé par La personne exprime le sentiment ou l'impression d'être un peu dépassée ou exprimedes limites face à certains aspects de la situation.

(3 8) /Réaction/Pas plus rapide prservices

la personne émet une observation concernant la rapidité des services aprèsl'introduction du DCI

(3 9) /Réaction/Pas plus de services La personne émet une observation touchant le nombre de services en lien avecl'implantation du DCI ou de l'ordinateur

(4) /Avantages Ensemble des éléments mentionnés comme des avantages liés à l'utilisation del'ordinateur ou du DCI

(4 1) /Avantages/Tout est làImpression ou commentaire dans le sens ou il s'agit d'une manière efficace d'avoirl'information. Cette réflexion est également porteuse de l'aspect centralisé et globald'une masse d'information contenue dans le DCI ou accessible par l'ordinateur.

(4 2) /Avantages/Plus facile poureux

Impression selon laquelle cela facilite la tâche ou le travail des intervenants

(4 3) /Avantages/Sûreté des données Les données sont en sécurité, soit bien protégée ou conservées de manièrepermanente.

(4 4) /Avantages/Mieux informés Impression selon laquelle les intervenants ont l'air mieux informés avec cet outilinformatique

(4 5) /Avantages/Plus vites Avantages en termes de vitesse; soit vitesse des échanges

(4 6) /Avantages/Sauve du temps Gains en termes d'économiser ou de sauver du temps

(4 7) /Avantages/Suivi plus serré L'utilisation de l'ordinateur permet un suivi plus serré en considérant divers aspectsdont: l'accessibilité d'une information transmise ou accédée plus rapidement.

(4 8) /Avantages/Pas d'avantagepour soi

La personne mentionne ne pas observer d'avantage personnel à l'utilisation del'ordinateur et/ou du DCI.

(4 9) /Avantages/Identifier-répondrebesoins

Meilleure réponse aux besoins, soit au niveau de leur identification ou de la réponserapide ou adaptée aux besoins

(4 10) /Avantages/Moins d'erreurs Moins d'erreurs dans les dossiers

(4 11) /Avantages/Clair - précis –efficace

Diverses considérations touchant le fait que l'organisation des informations soitclaire, précise et assurent une efficacité. Cela met l'accent sur l'organisation et reflèteun aspect de la compétence des intervenants-utilisateurs.

(4 12) /Avantages/Moins derépétitions

La personne mentionne le fait qu'elle a moins de répétitions à faire touchant lesinformations personnelles face à différents intervenants et/ou institutions, car ellessont contenues dans son dossier informatisé.

(4 13) /Avantages/Plusd'informations

La personne souligne qu'il y a plus d'informations actuellement disponibles ou plusfouillées.

(4 14) /Avantages/Disponibles àtous

La personne relève le fait que les informations sont disponibles à tous lesintervenants concernés ou est accessible à tous ceux qui ont accès au DCI.

Annexe 7



(4 15) /Avantages/Meilleurecoordination

La personne note différents aspects relatifs à une meilleure coordination entre lesintervenants et/ou services du fait de l'utilisation de l'ordinateur ou du DCI.

(5) /Désavantages Ensemble de désavantages ou de contraintes particulières liées à l'utilisation del'ordinateur ou du DCI, telles que mentionnés par les personnes interviewées.

(6) /Craintes Différentes craintes mentionnées au cours des entrevues relativement à l'utilisationde l'ordinateur et/ou des informations contenues dans leur DCI.

(6 1) /Craintes/Erreurs possibles Crainte exprimée quant aux possibilités d'erreurs engendrées par l'utilisation del'ordinateur ou du DCI.

(7) /ChangementsEnsemble des changements mentionnés par les personnes interviewées touchantdifférents aspects de la relation aux intervenants, aux services, à la présence del'ordinateur et à la tenue des entrevues

(7 1) /Changements/Attention Modifications dans l'attention et l'écoute en présence de l'ordinateur

(7 2) /Changements/Délai lié àl'appareil

Différents changements dans la tenue des entrevues en rapport aux délais généréspar l'utilisation de l'ordinateur lors des entrevues

(7 3) /Changements/Pas dedifférence

La personne ne relève pas de différence.

(7 4) /Changements/Entrevues plusrapides

Commentaires relatifs à la relative rapidité des entrevues où l'on alloue moins detemps à ces entrevues en raison de l'information disponible ou d'autres causes àexplorer.

(7 5) /Changements/Ordi = moins deservices

Mention que l'utilisation des ordinateurs et les coûts leur étant associés entraînentune diminution des montants alloués aux services

57

ANNEXE 8

ANALYSE DES ENTREVUESDE GROUPES DE DISCUSSION FOCALISEE

« FOCUS-GROUP »

Annexe 8

Page 58 sur 108 « Focus group »

Les entrevues en petits groupes de discussion focalisée auprès des intervenants,gestionnaires et utilisateurs du SIGG permettent l’exploration de thèmes touchant leur utilisationdu SIGG dans le contexte de leur travail et de leurs interventions à différents moments ou lieuxdu continuum de services. L’objectif principal de cette démarche est de recueillir leur perceptiondes modifications apportées par le SIGG et les technologies associées à son application, dans leurfonctionnement et les rapports qu’ils établissent avec leur clientèle, leurs collègues, au sein deleurs organisations respectives et du réseau intégré de services actuellement en place. Il estimportant de noter ici que ces entrevues doivent clairement distinguer les apports associés auxmécanismes de coordination actuels du réseau intégré, des modifications produites ou associées àla technologie du SIGG proprement dite. Cette distinction apparaît essentielle à cette étude et serarappelée régulièrement dans les délibérations des groupes rencontrés. Avec le consentement desparticipants et l'assurance de la discrétion quant aux sources, ces entrevues sont enregistrées pourpermettre une analyse de contenu. L'animation est réalisée par deux membres de l'équipe derecherche, accompagnés par un autre membre qui voit au soutien technique de cette démarche.

Les rencontres sont prévues pour une durée de 90 minutes selon les étapes suivantes:

1. Présentation des membres de l'équipe de recherche2. Rappel des objectifs de la recherche et de la rencontre

3. Présentation des questions abordées pour discussion

4. Animation de la rencontre

5. Mot de la fin et suivi de la recherche en cours (selon les questions des participants)Les trois questions suivantes amorcent les échanges entre les participants.o Quelle utilisation faites-vous du SIGG dans votre travail de tous les jours ?o Quels sont les avantages/ désavantages ou contraintes du SIGG par rapport :

o À votre travail de [fonction exercée]…o Au travail qu’ont à faire les intervenantso Aux aînés et leur famille

o D’ici les 5 prochaines années, comment voyez-vous le SIGG ?La question principale est centrée sur la perception, les avantages, les désavantages et les

contraintes associées à l’utilisation du SIGG en contexte interdisciplinaire et interétablissementspropre au réseau de services intégrés actuellement en place dans la région des Bois-Francs.

Les échanges explorent les thèmes suivants :o Fonctionnement ou utilisation actuelle personnelle du SIGGo Conditions d’utilisation (description et commentaires)o Qualités (positives et négatives) du système «informatique»o Qualités (positives et négatives) présentées par l’informationo Avantages, effets, bénéfices

o Impact du SIGG sur le fonctionnement au travail,ß dans les relations avec les clientsß dans les rapports en groupe de travail,ß dans la continuité / coordination / concertation des interventionsß dans les rapports interdisciplinairesß dans les rapports interétablissements

o Limites et contraintes rencontrées

Annexe 8


o Suggestions pour le développement et améliorations du SIGG

Annexe 8


8.1 ELEMENTS D’INDEXATION DES GROUPES DE DISCUSSION FOCALISEE

Les verbatims des groupes de discussion focalisée ont été analysés à l’aide de N Vivo(version 1.3) par un professionnel expérimenté dans ce type d’analyse. Une seconde indexation aété réalisée par un autre membre de l’équipe de recherche pour valider les indexations. Leséléments d’indexation sont sensiblement les mêmes à l’exception de certains éléments de lahiérarchie et de la perspective retenue pour l’analyse ; l’une étant très analytique et l’autreanalyste ayant regroupé les éléments autour des différents acteurs ou interlocuteurs présentantleur point de vue. Voici le sommaire de l’analyse finale à partir des éléments d’indexation.

Tableau 8.1.1.f) Éléments d’indexation des groupes de discussion focalisée(3 gr, 21 participants)

Élément d'indexation Définition Total(1) /Effets Ensemble des effets explorés 0

(1 1) /Effets/Qlté du diagnosticEffet du SIGG sur la qualité des interventions, icidiagnostic

3

(1 5) /Effets/Continuité Effets pouvant être reliés à la continuité 2(1 5 1) /Effets/Continuité/Suivi Effets sur le suivi des patients 9(1 5 1 1) /Effets/Continuité/Suivi/Suivi plus serré Constat d'un suivi plus serré 5

(1 5 1 11) /Effets/Continuité/Suivi/Voir évolutionPossibilité de voir l'évolution d'une situation à partir duSIGG

5

(1 5 2) /Effets/Continuité/Information à jour Permet le maintien de l'information à jour 3(1 5 3) /Effets/Continuité/Info historique

accessibleAccessibilité de l'information passée 12

(2) /Conditions d'utilisationLimites et contraintes associées à l'utilisation du SIGGselon les différents contextes

0

(2 1) /Conditions d'utilisation/Temps limité limites de temps et délais pour accéder à l'information 5

(2 2) /Conditions d'utilisation/Trop d'info non-synthèse

Contrainte d'utilisation ou l'on n'a pas le temps de trierl'information ou de la traiter. (Qualités de l'information)Donc un manque de synthèse

10

(2 3) /Conditions d'utilisation/Au bureauseulement

Mention d'une utilisation en contexte du bureauseulement

1

(2 4) /Conditions d'utilisation/Support - MédiaAccessible

Importance d'un support ou média accessible rapidementet en tous temps

10

(2 5) /Conditions d'utilisation/auto-formationAuto-formation lors de l'introduction d'une nouvelleversion du SIGG

2

(3) /Manques SIGG Difficultés rencontrées avec l'utilisation du SIGG 0

(3 1) /Manques SIGG/DownSystème en difficulté, soit par ralentissement, soit parnon-accès

15

(3 1 1) /Manques SIGG/Down/Frustrant Frustration face à dépendance 7

(3 1 2) /Manques SIGG/Down/Ambivalence dedépendance

Réactions ambivalentes face à la dépendance vis-à-vis cetoutil informatique

16

(3 1 3) /Manques SIGG/Down/Bogues du serveurDifficultés reliées au serveur et aux mises à jour entre lesserveurs (réplication entre serveurs)

4

(3 2) /Manques SIGG/pas rapide SIGG n'est pas rapide 9

(3 3) /Manques SIGG/pas fiable SIGG n'est pas fiable en raison de rupture de service. 13

Annexe 8



Élément d'indexation Définition Total(3 4) /Manques SIGG/Accès à l'appareil Difficultés à trouver ou accéder à un appareil 4

(3 5) /Manques SIGG/Familiarisation & FormationCertains intervenants ne sont pas familiers avec le SIGGou n'ont pas reçu de formation appropriée

4

(4) /Retour Mode PapierDifficultés associées au retour au mode papier.Dépendance au système actuel pour certainesfonctionnalités

27

(5) /SuggestionsEnsemble de suggestion pour améliorer lefonctionnement du SIGG

4

(5 1) /Suggestions/Signatures électroniquesIntroduire des signatures électroniques reconnues pourdifférents formulaires

2

(5 2) /Suggestions/Intégration des systèmesIntégration des divers systèmes présents dans le réseau:SIC+, et autres outils diagnostics…

12

(5 3) /Suggestions/Automatisation en InfoSynthèse

Automatisation de la production de rapports synthèse àpartir des informations déjà recueillies: un systèmeintelligent

3

(5 4) /Suggestions/Conçu pour groupe de travail

Suggestions faites à l'effet que les instruments etformulaires puissent être conçus pour soutenir le travailen groupe de travail ou équipe. Donc, possibilité departager les PI (entre autres)

1

(5 5) /Suggestions/Fonctions utiles sur logiciel Identification de certaines fonctions utiles dans le SIGG 2

(5 6) /Suggestions/Création d'une synthèse duDossier

Automatisation de la synthèse de dossier; plus que lesprofils actuels

3

(5 7) /Suggestions/Interaction médicamenteuseIntroduction d'avis ou alertes sur les interactionsmédicamenteuses possibles dans les dossiers

3

(5 8) /Suggestions/Intégration Aide à la décision Intégration d'outils d'aide à la décision 1

(5 9) /Suggestions/Bonifier le profilmédicamenteux

Améliorer la présentation du profil médicamenteux ou sesfonctionnalités

2

(5 10) /Suggestions/Impression standardiséeOffrir la possibilité d'impressions standardisées decertains rapports

1

(5 11) /Suggestions/Intégration de tousétablissements

Élargir le nombre d'établissements couverts et utilisant leSIGg

3

(5 12) /Suggestions/Consultation SIGG surportable

Faciliter la consultation du SIGG sur les portables,mobilité accrue

1

(5 13) /Suggestions/Tables rondes des utilisateurs Consultation des usagers par des tables rondes 1

(5 14) /Suggestions/Demande de servi abrégéSuggestion faite en réaction aux procédures liées à lademande de services pour une formule abrégée, versus lessuivis en externe.

2

(6) /Utilisations du SIGGDiverses utilisations du SIGG par divers typesd'intervenant

1

(6 1) /Utilisations du SIGG/SMAF Utilisation (production, consultation/lecture) du SMAF 7

(6 2) /Utilisations du SIGG/PI Utilisation des PI 13(6 3) /Utilisations du SIGG/Demande de services Utilisation des demandes de services 10(6 4) /Utilisations du SIGG/Notes évolutives Utilisation des notes évolutives 29

Annexe 8



Élément d'indexation Définition Total

(6 5) /Utilisations du SIGG/Utilisation régulière Indications du type d'utilisation (intensité - régularité) 17

(6 6) /Utilisations du SIGG/Utilisation rare Indications d'une utilisation rare 4(6 7) /Utilisations du SIGG/Utilisation irrégulière Indications d'une utilisation irrégulière 7(6 8) /Utilisations du SIGG/Profil médicamenteux Utilisation du profil médicamenteux 14(6 9) /Utilisations du SIGG/Évaluation

multiclientèleUtilisation du Multi 4

(6 10) /Utilisations du SIGG/PSI Plan de services individualisé 1

(6 11) /Utilisations du SIGG/Utilisation intensiveS'identifie comme faisant une utilisation intensive duSIGg

2

(7) /Qlté de l'infoDiverses qualités de l'information associées aux diversescomposantes du SIGG

0

(7 1) /Qlté de l'info/Info complémentaireLe SIGG fournit une information complémentaire, unajout (adjunction)

6

(7 2) /Qlté de l'info/Info récente Importance d'une information récente 4

(7 3) /Qlté de l'info/Info caduque

Indications que certaines informations contenues dansSIGG peuvent être rapidement caduques et que lapersonne doit recourir à d'autres approches pour quérirces informations récentes.

10

(7 4) /Qlté de l'info/Partage de l'infoPartage de l'information grâce au SIGG; limites etavantages recherchés

30

(7 4 1) /Qlté de l'info/Partage de l'info/Inter-etablissement

Partage de l'info inter-établissement 13

(7 4 2) /Qlté de l'info/Partage de l'info/Intra-établissement

Partage de l'info à l'interne 4

(7 4 3) /Qlté de l'info/Partage de l'info/Cliniques et+

Partage de l'info avec les cliniques médicales 9

(7 4 4) /Qlté de l'info/Partage de l'info/CoopérationIndications comme quoi on fait un effort qui ne nous estpas nécessairement profitable mais qui profite aux autresintervenants ou au client

1

(7 5) /Qlté de l'info/Plus d'infoLe SIGG permet la circulation ou l'accès à plusd'informations.

6

(7 6) /Qlté de l'info/Info pertinenteImportance de l'accès à une information pertinentecomme gain associé à l'utilisation du DCI - SIGG

11

(7 7) /Qlté de l'info/Accessibilité Accessibilité de l'information 4

(7 8) /Qlté de l'info/Info lisibleGain, au niveau de la lisibilité de l'information, oud'éléments souvent difficiles à lire en raison de l'écrituredes notes

1

(8) /Qltés du systèmeDiverses qualités du système informatique associées auSIGG

0

(8 1) /Qltés du système/Courriel Avantages du courriel, indépendamment du SIGG 7

(8 2) /Qltés du système/Bouton Courriel

Référence à une fonction de Lotus Notes permettant decréer un bouton hyper-texte en lien avec la note évolutivesignalée dans un courriel. Cette fonction n'est plusprésente dans la version 3.

3

Annexe 8




(8 3) /Qltés du système/Multi-étapes = négatifDifférentes inscriptions aux formulaires exigent plusieursétapes ou accès à différentes sections

7

(8 4) /Qltés du système/Standardisation des outilsDémarche de standardisation pour se munir d'un outilcommun (communalisation?)

2

(8 5) /Qltés du système/Bouton Reproduction Commentaires sur le bouton Reproduction 1(8 6) /Qltés du système/Convivialité Commentaires sur la convivialité du SIGG 4(9) /Avantages du SIGG Différents avantages associés au SIGG 2(9 1) /Avantages du SIGG/Gain de temps Gain de temps par l'utilisation du SIGG 11(9 2) /Avantages du SIGG/Perte de temps Pertes de temps par l'utilisation du SIGG 9

(9 3) /Avantages du SIGG/Perte de relationsinterpersonnels

Perte dans certains aspects relationnels, dans le travaild'équipe et relations aux collègues

7

(9 4) /Avantages du SIGG/le Copie-coller Avantages tirés de la reproduction et des copie-coller 2

(9 5) /Avantages du SIGG/Sécurité Type de sécurité accrue avec le SIGG vs papier 5(9 6) /Avantages du SIGG/Moins de répétition

PatientConstat de moins de répétitions pour le patient 8

(9 7) /Avantages du SIGG/Moins de risqued'erreurs

Commentaire sur la diminution des risques d'erreur 2

(9 8) /Avantages du SIGG/Ne plus aller audossier-papier

Constat sur l'avantage de ne plus aller au dossier papier 4

(9 9) /Avantages du SIGG/Voir charge de cas Avantage: voir la charge de travail, nombre de cas 3(9 10) /Avantages du SIGG/Moins de duplicata Avantage: moins de duplications de documents 4

(9 11) /Avantages du SIGG/Outil facilitant lasupervision

Avantage: facilitation de la supervision en consultant lessuivis à partir du SIGG de l'intervenant 3

(9 12) /Avantages du SIGG/Outil facilitant lagestion

Avantages quant à la gestion grâce au SIGG 2

(9 13) /Avantages du SIGG/Sécurise l'aîné Avantage: sécurise l'aîné 3

(10) /ContraintesDiverses contraintes associées à l'utilisation du SIGGdans les différents contextes

4

(10 1) /Contraintes/LourdeursDifférentes lourdeurs ou contraintes auxquelles astreint leSIGG pour tenir l'information à jour

13

(10 1 1) /Contraintes/Lourdeurs/Doubler Papier-Informatisé

Dédoublement de la tâche en passant du papier àl'informatique (avec une majeure papier)

10

(10 1 2) /Contraintes/Lourdeurs/Plus exigeant prplus d'info

Le DCI - SIGG présente plus d'exigences (en temps,énergie, apprentissages, etc.) pour un gain d'information,généralement apprécié positivement.

6

(10 2) /Contraintes/Blocages Les ratées du SIGG occasionnent certains blocages. 13

(10 3) /Contraintes/Pas d'accès au DCICertains services n'ont pas accès à l'informatisation desdossiers et d'autres subissent les contre-coups de ce modede fonctionnement papier.

16

(10 3 1) /Contraintes/Pas d'accès au DCI/Passagedu mode papier â ordi

difficultés ou contraintes liées au passage du mode papierau mode électronique des dossiers

6

Annexe 8




(10 3 2) /Contraintes/Pas d'accès au DCI/Probld'impression

Difficultés associées au fait de ne pouvoir faire imprimerdes informations issues du DCI (soit en raison du lieu, oude contraintes liées à la confidentialité de cesinformations ou documents)

0

(10 3 6) /Contraintes/Pas d'accès au DCI/Autresystème en compétition

Présence d'un autre système informatique, en compétitionavec les fonctionnalités présentées par le DCI. Dilemmeentre les utilisations de l'un ou de l'autre.

6

(10 4) /Contraintes/Moins de support SecrConstat associé à l'informatisation sur les conditions detravail :

3

(10 5) /Contraintes/ConfidentialitéContraintes liées à la problématique de la confidentialitédans les dossiers

7

(10 6) /Contraintes/Interfaces SystèmesEnsemble de contraintes associées aux InterfacesSystèmes

9

(10 6 1) /Contraintes/Interfaces Systèmes/Lenteursau démarrage

Contrainte technique: Lenteur du démarrage 1

(10 6 2) /Contraintes/Interfaces Systèmes/Lirel'écran

Contrainte technique: Lire à l'écran ou lire l'écran 1

(10 6 3) /Contraintes/Interfaces Systèmes/Clavier-dactylo

Contrainte technique: utilisation du clavier et habileté à ladactylo

2

(10 7) /Contraintes/Outil en développement Limite: Outil en développement 6

(10 8) /Contraintes/Change organisation du travailLe DCI impose ou entraîne différents changements dansl'organisation du travail

3

(10 9) /Contraintes/Ordi face au clientRéflexions sur l'utilisation de l'ordinateur en vis-à-visd'un client

5

(10 10) /Contraintes/Mode d'implantationCommentaires sur le ou les modes d'implantation duSIGG

3

(10 10 1) /Contraintes/Mode d'implantation/Besoinde formation

Différents commentaires touchant les besoins ouparticularités de la formation.

6

(10 10 1 1) /Contraintes/Moded'implantation/Besoin deformation/Modalités d'apprentissage

Indications sur les modalités d'apprentissage del'informatique; soit en termes de passage de la théorie à lapratique, soit des besoins d'aide ponctuelle pour permettreune meilleure intégration des apprentissages

2

(10 11) /Contraintes/Besoin de support immédiatContrainte dans l'utilisation d'un ordinateur ou du SIGGlorsqu'un besoin de support est requis = immédiat

7

(10 12) /Contraintes/Trop d'info non-synthèseeDifficultés à gérer l'information disponible parce quenon-synthèse

5

(11) /Retour à autre mode de commAutres modes de communications utilisés pourcompenser les limites du SIGG (soit lenteur, soit manquede fiabilité, soit qualités de l'information directe récente...

15

Annexe 8


8.1.2 ANALYSE DES ENTREVUES DES GROUPES DE DISCUSSION FOCALISEE

Les entrevues de groupes de discussion focalisées ont été analysées par deux membres del’équipe de recherche pour confronter les différences entre leurs indexations. Les deux analysessont très cohérentes et permettent de repérer des éléments semblables témoignant ainsi du sensrelativement univoque des éléments d’indexation retenus. Cette analyse est présentéeintégralement dans le rapport de recherche.

Rappelons sommairement que les questions orientant les discussions touchaient les aspectsfacilitant ou contraignants de l’utilisation du SIGG. Plusieurs avantages, mais aussi denombreuses critiques ont été formulées par les participants. On note cependant que ces critiquesexpriment des attentes et s’inscrivent souvent comme des suggestions pour le développement desoutils du SIGG pour en faciliter l’utilisation et l’adapter aux besoins de chacun.

67

ANNEXE 9

QUESTIONNAIRE POSTALAUPRES DES UTILISATEURS

Annexe 9

Copie Page 68 sur 108 Questionnaire postal

Un questionnaire postal est adressé à l’ensemble des utilisateurs du SIGG recensés auprintemps (06/2001). Ce questionnaire a été élaboré par l’équipe des chercheurs à la suite de larecension des écrits et l’identification des différents paramètres et thèmes de cette étude. Lequestionnaire postal comprend 6 sections présentées dans les paragraphes suivants. Onretrouve une copie du questionnaire en annexe. On estime le temps de passation pour compléterle dit questionnaire à un peu plus de quarante minutes.

Voici d’abord les différentes sections du questionnaire.

Section I – Identification

Section II – Profil personnel à titre d’utilisateur d’informatique

Section III - Perception du poste de travail informatique

Section IV – Perception des fonctionnalités et commandes du DCI-SIGG

Section V- Formulaires du DCI-SIGG

Section VI – Perception des effets du SIGG

Section I et II – Identification et utilisateur de l’informatiqueLes sections initiales du Questionnaire postal, I et II, permettent au répondant d’inscrire

ses coordonnées sociodémographique et professionnelles, et de définir sommairement sonprofil comme utilisateur informatique. L’ensemble des variables descriptives sont présentéesaux tableaux suivants

Tableau 9.1.1.g) Section I - Fiche d’identificationSection I Définition

Matricule No de matricule associé à l’intervenant dans le registre des codes de larecherche

Sexe GenreÂge Âge de la personneProfession_fonction Profession ou fonction exercéeFormation Formation de base (profession)Diplôme Dernier diplôme complétéTitre_d'emploi Titre de l’emploi occupéExp_en_poste_Eta Expérience en poste à cet établissementÉtablissement Nom de l’établissement de rattachementService Service de rattachementUnité Unité de rattachementLocal_bureau Local ou bureau occupéUnite_rattach Autre unité de rattachementExp_en_Eta Expérience dans les établissements du réseauStatut_d'emploi À temps complet ou autreStatut_de_l'employé Statut d’emploi : temps plein, partiel, occasionnel…

Réseau Nombre d’années d’expérience dans le réseau de la santé et des servicessociaux

TravBoisFrancs Expérience de travail dans la région des Bois-FrancsPortable Usage d’un portable [oui – non]Utilis_portable Utilisation courante d’un ordinateur portable

UtilPortDom Utilisation «à domicile» d’un ordinateur portable en présence de laclientèle

Annexe 9


Section II : Utilisation de l’informatique

La seconde section s’intéresse plus particulièrement à la formation reçue en informatiqueet l’initiation au DCI-SIGG dans ses différentes versions.

Tableau 9.1.1.h) Section II – Dimensions et variables de l’utilisation de l’informatiqueNo Utilisation de l’informatique: Définition1 Formation version I-II Nombre d'heures de formation reçue aux versions I et II du DCI

2 Formation au SIGG (version 3 Nombre d'heures de formation reçues pour la version 3 SIGG

3 Encadrement/support disponible Disponibilité d’une assistance pour dépanner un utilisateur

4 Formation en informatique enmilieu de travail

Nombre d'heures de formation en informatique reçue en milieu detravail (sur autres logiciels tels Word, Excel, Windows…)

5 Formation en informatique horsdu milieu de travail Formation en informatique hors du milieu de travail

6 Formation en informatique totale Total du nombre d'heures de formation en informatique

7 Nombre d’années d’utilisationd’un PC Nombre d'années d'utilisation d'un ordinateur

8 Habileté au clavier Estimation du niveau personnel d'habileté au clavier

9 PC à domicile, type, OS Possède un ordinateur personnel à la maison (préciser OS)

10 Branchement à domicile, mode Branchement (modem, modem-cable, autre)

11 Usage personnel d’un PC : nbrd’heures / 2 semaines Nombre d'heures/2 semaines d'usage personnel d'un PC

12 Type d’usager hors travailEstimation personnelle de son profil d'usager PC, soit: usagerare/jamais - Occasionnel / irrégulier - régulier / quotidien –Intensif

13 Usage du SIGG au travail : Estimation de l'usage du DCI-SIGG au travail

A Durée moyenne d’une session detravail;

Nombre de minutes moyenne allouée à une session de travail surun poste informatique

B durée en heure d’utilisation autravail, Nombre d’heures d’utilisation de l’informatique au travail

C Identification du poste de travail (cf. Section I, questions K-L-M-N : soit : poste de travailinformatique au travail, type d’ordinateur, lieu utilisation d’unportable / domicile du client

Auto-qualification de l’expertisegénérale en informatique

Auto-évaluation du niveau d'expertise: - inexpérimenté / novice –Intermédiaire – Avancé

Section III - Perception du poste de travail informatiqueLa section III aborde la perception de différents éléments de l’environnement d’utilisation

des postes de travail informatique permettant d’accéder au SIGG. Les dimensions abordéessont multiples et cernent l’adéquation de l’environnement de travail et des conditions quientourent l’utilisation du DCI-SIGG dans le cadre des tâches des intervenants dans leursmilieux de travail respectifs. Chacune de ces dimensions fait ressortir la perception de l’usagerface à un aspect facilitateur ou à des contraintes particulières dans la réalisation du travail surun poste informatique lors de l’utilisation du DCI-SIGG. L’ergonomie, l’aménagement duposte comme espace de travail permettant de se concentrer convenablement, la performance dumatériel informatique, l’organisation du travail (temps et mouvements) et le soutien techniqueconstituent les principales dimensions explorées. La satisfaction générale face aufonctionnement du système informatique est également une dimension abordée.

Annexe 9


Tableau 9.1.1.i) Questions et variables, section III du Questionnaire postalDéfinition Question

1 Fiabilité Les ordinateurs et périphériques que j’utilise sont fiables (exempts deproblèmes, de bogues nécessitant des appels de service répétés.).

2 Performance Le temps-réponse pour démarrer Lotus-Notes, passer d’un logiciel à l’autre,etc. est acceptable.

3 Performance en pointe Lors de périodes de pointe ou de ralentissement, en travaillant avec le SIGG,le temps-réponse demeure acceptable.

4 Ergonomie Les postes de travail informatique que vous utilisez vous permettent detravailler confortablement.

5 Accessibilité Les lieux ou locaux où se situent les appareils sont difficilement accessiblespour moi.

6 Disponibilité Un appareil est disponible lorsque je désire l’utiliser.

7 Achalandage Mon travail et l’achalandage de l’appareil obligent à trouver des solutions derechange pour avoir un moment pour utiliser le SIGG.

8 Intimité La disposition ou l’aménagement du poste de travail informatique permetl’intimité nécessaire pour travailler sur des données confidentielles à l’écran.

9 Espace suffisant L’aménagement du poste de travail donne un espace insuffisant pour disposerles documents qui sont utiles.

10 Bruit et mouvements Le bruit et les mouvements autour du poste de travail me dérangent ou rendentle travail difficile sur l’ordinateur.

11 Rupture de sessions detravail

Lors d’urgences où je dois quitter rapidement le poste de travail informatique,les opérations pour quitter le SIGG me permettent de mettre fin à la session detravail de manière sécuritaire.

12 Soutien technique, délai Lors de problèmes techniques avec l’ordinateur, le délai pour obtenir de l’aideest inacceptable.

13 Soutien technique,efficient

Lors de problèmes techniques avec l’ordinateur, l’appel de services autechnicien permet de résoudre la majorité des problèmes.

14 Support en encadrement Quand j’ai des interrogations ou besoin d’un support professionnel pourl’utilisation du SIGG, le soutien d’un collègue est difficilement accessible.

15 Formation fonctionnelle La formation reçue pour le SIGG m’a permis de fonctionner adéquatementavec le système.

16 Formation encadrementsupplémentaire

Après la formation sur le SIGG, un encadrement ou un supportsupplémentaire est essentiel pour fonctionner aisément avec le SIGG.

17 Satisfaction face aumatériel

En général, je suis satisfait(e) du fonctionnement du matériel du systèmeinformatique.

18 Satisfaction générale En général, en communication avec le SIGG, le temps-réponse pour obtenirl’information et l’affichage des formulaires du SIGG est inacceptable.

Commentaires Autres commentaires

Section IV et V - Perception des fonctionnalités et commandes du SIGGLes sections IV et V réunissent les questions sur la perception de la fréquence, la facilité,

l’utilité et la compétence, dans l’utilisation du SIGG, en regard des fonctions et des commandesdu SIGG (section IV) pour les différents formulaires composant le SIGG (section V). Laconsigne suivante définit ces différents aspects. On notera que dans la section V – Formulairesdu SIGG, la variable Satisfaction remplace la rubrique Sentiment de compétence.

Annexe 9


A- FRÉQUENCE D’UTILISATON:On vous demande d’abord d’indiquer votre fréquence d’utilisation des principales fonctions oucommandes du SIGG. Si vous n’utilisez jamais cette fonction parce que cela ne s’applique pas à votreniveau d’accès ou à votre profession, biffer par un X la réponse NA c’est-à-dire NE S’APPLIQUE PASet passer immédiatement à l’item suivant. D’autre part, si vous avez accès à une fonctionnalité, mais quevous ne l’utilisez pas pour diverses raisons, cocher alors «Pas du tout» sous Fréquence. Notez quecertaines commandes peuvent être spécifiques à certains formulaires. Pour chaque commande à laquellevous avez accès, préciser votre fréquence d’utilisation à l’échelle: Ne s’applique pas Pas du tout Trèspeu fréquent Peu fréquent Fréquent Très fréquentB- FACILITÉ D’UTILISATION:

La facilité d’utilisation réfère à la facilité avec laquelle vous pouvez d’emblée ou intuitivementfaire appel à cette fonction ou commande grâce à la configuration actuelle du système et à la clarté de saprésentation. Pour la facilité d’utilisation, l’échelle est : Ne s’applique pas Très facile Facile DifficileTrès DifficileC- UTILITÉ:

L’utilité est votre perception des avantages que vous accordez à l’utilisation de cette fonction oucommande du SIGG pour réaliser votre travail. Pour l’utilité, l’échelle est : Très peu utile Peu utileUtile Très utileD- SENTIMENT DE COMPÉTENCE: (appliqué uniquement à la section IV)

Le sentiment de compétence est votre degré de confiance en votre capacité à utilisercorrectement ou à maîtriser cette fonction et obtenir les résultats que vous désirez. Pour le sentiment decompétence personnelle, l’échelle est : Très peu confiant Peu confiant Confiant Très confiantD- SATISFACTION: (appliqué uniquement à la section V – Formulaires du SIGG)

La satisfaction représente votre degré de satisfaction face au fonctionnement de ces différentsoutils informatisés. En définitive, est-ce que cela correspond à ce que vous espérez du fonctionnementde ces différents outils et à ce que vous en attendez dans le cadre de votre travail ? L’échelle est de: Pasdu tout Peu satisfait Satisfait Très satisfait

Tableau 9.1.1.j) Items de la section IV Fonctionnalités et commandes du SIGGFréquence Facilité Utilité Compétence

1- Choisir son service2- Recherche et activer un dosser3- Importer dans le SIGG4- Créer dans un index externe5- Reclasser et désactiver un dossier6- Travailler avec la vue Service7- Travailler avec la vue PI/PSI8- Créer et remplir un formulaire9- Reproduire un formulaire10- Transmettre une demande de service11- Lancer la réplication pour le travail

en mode local12- Envoyer et recevoir un courriel

Tableau 9.1.1.k) Items de la section V – Formulaires du SIGGFréquence Facilité Utilité Satisfaction

1. Identification et consentement2. Demande de services3. Décision et priorité4. Évaluation multiclientèle

Annexe 9


Tableau 9.1.1.k) Items de la section V – Formulaires du SIGGFréquence Facilité Utilité Satisfaction

5. SMAF6. Profil ISO-SMAF7. Profil médicamenteux8. Plan d’intervention (PI)9. Plan de services individualisés10. Notes évolutives11. Profil évolutif

On relève les distributions de fréquences des diverses variables sous-jacentes auxquestions des Sections III-IV-V et VI. Les questions sont exprimées sous forme d’échelles deLikert, de Tout à fait en accord (4) – Plutôt d’accord (3) – Plutôt en désaccord (2) – Tout à faiten désaccord (1) – Ne s’applique pas (NA) – Ne sais pas (NSP). Pour éviter la tendance àrépondre systématiquement, des énoncés négatifs ont été introduits de manière aléatoire etl’échelle de cotation est alors inversée.

Section VI - Perception des effets du SIGGLa section VI aborde les effets attendus ou espérés du SIGG. Les questions présentées ici

proviennent d’une sélection faite par les chercheurs à partir de plus de 150 questions issues dela littérature. Les questions initiales ont été reprises ou créées à partir des principalesdimensions et sous-dimensions identifiées dans la littérature et présentant un rapport avec lesprincipales variables de cette recherche. Les définitions des diverses dimensions et sous-dimensions, ainsi que leurs diverses questions associées, sont rapportées en annexe. Le tableausuivant reprend ces dimensions, leur définition sommaire, et les numéros de questions duquestionnaire postal.

Tableau 9.1.1.l) Section VI – Perception des effets du SIGGVariable Définition No

Cohérence

La cohérence réfère à différents aspects de la coordination dans lesinterventions, soit dans le choix des moyens, des apports de chacundes agents, le “timing” et complémentarité des interventions,permettant ainsi de traduire concrètement les objectifs communs.

8, 9

Continuité des soins

Selon Starfield, la longitudinalité temporelle réfère à la durée d'unerelation relativement suivie intervenant / client. Cette dimensionréfère ainsi à la continuité sous deux aspects: - durée de la relation et -confiance.

10, 11, 12, 13,14

Coordination La coordination réfère aux diverses activités permettant de coordonnerles divers services et interventions

1, 2, 3, 4, 5, 6,7

InterdisciplinaritéL’interdisciplinarité établit un ensemble de conditions fonctionnellespour assurer une collaboration efficace entre des collègues deprofessions différentes au sein d’une même équipe de travail.

43, 44, 45, 46,47, 48, 49, 50

Perspective globaledes soins

L’accent est mis sur une approche globale des soins à partir d’uneidentification et une compréhension globale de la situation de lapersonne en difficulté et des sources diverses de ces difficultés.

21, 22, 23, 24,25, 26

Productivité &efficience

Cela réfère donc à la réduction de délais, de pertes de temps, deduplications, de volume de papier, une réduction des tâches ou unefacilitation de ces dernières.

36, 37, 38, 39,40, 41, 42

Qualité de la relationCe thème fait partie de la continuité en mettant l’accent surl’établissement d’un lien de confiance suivi entre le ou lesintervenants (équipe) et le client.

15, 16, 17, 18,19, 20

Annexe 9


Tableau 9.1.1.l) Section VI – Perception des effets du SIGGVariable Définition No

Qualité des décisionscliniques

Le SIGG devrait également participer à une bonification de la qualitédes décisions cliniques grâce à l’apport des informations pertinentes àl’orientation et aux suivis des interventions.

17, 18

Qualités del'information

L’information ou son traitement devrait alors offrir certainescaractéristiques fonctionnelles: - complète - accessible – structuréepour en assurer la lisibilité, la pertinence, etc.

29, 30, 31, 32,33, 34

Standardisation desoutils

Le développement des outils informatisés inclus dans le SIGGsuppose l’adoption d’un nombre limité de paramètres définissant lesinformations comprises dans le DCI. Cela procède d’unestandardisation des outils retenus et des informations ainsi nécessaires,utilisées et partagées par les différents intervenants.

35,

9.1.2 VALIDATION DU QUESTIONNAIRE POSTAL

La validation du questionnaire postal procède de différentes formes de validation. Lesdifférentes questions à l’étude sont identifiées par une revue de la littérature ayant porté à lafois sur les systèmes d’information et sur les dimensions pertinentes à la réponse aux besoinsdes personnes aînées dans le contexte du réseau de services intégrés..

9.1.2.1 Validité de construit

La revue de littérature a permis d’identifier un ensemble de questions, souvent reprisesde questionnaires connus et validés, et d’identifier différentes dimensions sous-jacentes auxdifférents thèmes à l’étude.

• Systèmes d’information• Dimensions pertinentes à la réponse aux besoins des clientèles visées• Réseau intégré de services (interétablissement)• Interdisciplinarité

Nous avons par la suite produit un ensemble de quelque 150 questions associées à cesdifférentes dimensions et sous-dimensions participant à ces construits. L’équipe de chercheursa par la suite procédé à la reformulation et une sélection des questions qui seront adressées àl’ensemble des intervenants utilisateurs du DCI-SIGG. L’ensemble du questionnaire a fait ainsil’objet de plusieurs révisions par l’équipe des chercheurs pour répondre aux différents objectifsde l’étude et rencontrer les exigences de son utilisation auprès des intervenants. Par la suite, lequestionnaire a été pré-testé auprès de cinq intervenants et leurs commentaires ont permisd’apporter des modifications mineures à la présentation du questionnaire.

9.1.2.2 Validation statistique

La validation des différentes questions retenues s’inscrit dans un processus de vérificationstatistique des dimensions identifiées et de la cohérence inter-items de l’ensemble des questionspour rendre compte de ces dimensions.

L’équipe de recherche a par la suite produit un ensemble de 150 questions associées àces différentes dimensions et sous-dimensions. Par la suite, la reformulation et une sélectiondes questions ont été faites. Le questionnaire a fait l’objet de plusieurs révisions par l’équipe derecherche en comité d’experts. Par la suite, le questionnaire a été pré-testé auprès de cinqintervenants et leurs commentaires ont permis d’apporter des modifications mineures à laprésentation du questionnaire. Le questionnaire final est composé au total de 208 questions,

Annexe 9


comprenant alors les questions d’identification.La fiabilité des éléments du questionnaire postal mesurés sur des échelles de Likert a

été évaluée à l’aide de l’alpha de Cronbach. L’alpha de Cronbach détermine la consistanceinterne d’une mesure composée de plusieurs énoncés. Plus précisément, la consistance interneest la corrélation de chacun des énoncés formant un score, prise individuellement et entre eux,ainsi qu’avec la mesure totale. L’alpha de Cronbach varie entre –1 et 1. Une règle généraled’observation, largement utilisée, suggère qu’un alpha plus grand ou égal à .70 est considérécomme adéquat. Cependant, il est démontré que l’alpha de Cronbach peut varier selon lenombre de questions (énoncés) et le nombre de répondants. Ainsi, la règle du 0.70 doit êtreappliquée de façon souple ou plus rigide selon la situation. Pour notre étude, l’alpha deCronbach a été évalué pour la section III traitant du poste de travail informatique et la sectionVI traitant des perceptions des effets du SIGG ainsi que pour les dix sous-échelles de cettesection. Les différents coefficients alpha mesurés varient de 0.68 à 0.95. Par conséquent, nousconsidérons que la fiabilité des mesures est satisfaisante pour l’ensemble des sous-échellesmesurées.

Annexe 9


9.2 QUESTIONNAIRE POSTAL

Annexe 9


Annexe 9


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RÉFÉRENCES

1. Capitman, J., Haskins, B., et Bernstein, J., (1986) Case management approaches incoordinated community-oriented long-term care demonstrations. Gerontologist, 1986.26(4): p. 398-404.