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NOUVEAU ET AMÉLIORÉ! VOICI NOTRE SITE WEB DU GOUVERNEMENT FÉDÉRALNous vous proposons des ressources en approvisionnement conçues sur mesure pour vos besoins exclusifs.

Dédié. Conforme. ON SE COMPREND AVEC LE GOUVERNEMENT.

NOUVEAU!UN SITE, À VOTRE SERVICEOFFICEMAXCANADA.COM/GOUV

Guide

COMMANDES EN LIGNE DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL CHEZ OFFICEMAX GRAND & TOY

LE GUIDE DES ACHATS EN LIGNE POUR LES UTILISATEURS DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Depuis la plus récente information sur nos offres à commandes jusqu’aux annonces d’événements à venir, notre nouveau site Web vous propose un menu complet de produits, de services et de renseignements dont vous avez besoin, et plus encore :

• Pratique: Accès en tout temps à un catalogue en ligne d’offres à commandes qui propose des milliers de produits

• Efficace: Fonctions de commande convergentes qui permettent de gagner du temps, comme la vérification d’inventaire pour connaître le niveau actuel des stocks

• Contrôle: Achats offrant la possibilité de suivre, d’approuver et de préapprouver les commandes

• Savoir: Solutions, conseils et renseignements propres au client

• Économies: Prix établis en fonction d’offres à commandes exclusives

• Soutien: Par courriel, par téléphone, par télécopieur ou par clavardage en direct

OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV:GUIDE DE DÉMARRAGE

•Ouverture de sessiono Configurer votre profil d’utilisateuro Sélectionner un compte

•Parcourir le site

•Rechercher des produitso Parcourir le catalogueo Recherche rapideo Recherches avancéeso Raffiner votre recherche

•Créer une commande o Le menu Commandero Créer une commandeo Entrée rapide de produitso Listes personnalisées

•Créer une commande (suite)o Commandes régulièreso Supprimer/ajouter des articleso Notes d’articleso Sommaire de la commande

•Passer à la caisseo Vérification de l’inventaire finalo Supprimer/ajouter des articleso Soumettre la commande

•État de la commande

•Retourso Politique de retouro Recyclage d’encre et de toner

CONTENU

OFFICEMAXCANADA.COM/GOUV:DE DÉMARRAGE

• INFORMATION D’AUTORISATIONo Section «Gestion de compte»o Notifications par courrielo Vérifier et approuver

•FACTURATION ÉLECTRONIQUE

•ÉQUIPE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE DU FÉDÉRAL

CONTENU (SUITE)

OUVERTURE DE SESSION

OUVERTURE DE SESSION

Pour voir vos prix et soumettre une commande,

vous devez d’abord ouvrir une session.

Étape 1: Cliquez sur Ouverture de session

(une fenêtre s’ouvrira)

Étape 2: Inscrivez votre Nom d’utilisateur

Étape 3: Entrez votre mot de passe

Étape 4: Cliquez sur Ouverture de session dans

un compte d’entreprise

CONFIGURER VOTRE PROFIL D’UTILISATEURAprès avoir ouvert une session à l’aide de votre

Nom d’utilisateur et de votre Mot de passe, vous

devrez configurer votre profil de «Nouvel utilisateur» –

un bref processus à suivre annuellement. Le profil

d’utilisateur identifie uniquement des utilisateurs particuliers

d’un même compte.

 Étape 1: «Introduction»

Étape 2: «Configurer son profil d’utilisateur»

Étape 3: Fournir l’information requise, puis cliquer sur «Suivant»

Étape 4: «Vérifier le profil d’utilisateur»

Étape 5: «Merci»

Truc! Vous pouvez modifier/mettre à jour votre profil d’utilisateur en tout temps au moyen de la section Gestion de compte du site.

SÉLECTIONNER UN COMPTE

Si vous êtes inscrit à plus d’un

compte, la première page qui

apparaîtra à l’ouverture d’une

session sera la page

Sélectionner un compte.

 

Étape 1: Sélectionnez le Compte

de livraison pour lequel vous

désirez loger une commande.

Étape 2: Sélectionnez une Autre

adresse (s’il y a lieu).

Étape 3: Cliquez sur la case

Sélectionner.

PARCOURIR LE SITE

PARCOURIR LE SITE• Quand vous accédez à la section Commander du site, vous pouvez vous

rendre dans 6 sections principales à l’aide de la barre de menu supérieure.o Parcourir le catalogueo Commandero État de la commandeo Suivi/Retourso Soutieno Gestion de compte

En cliquant sur l’un ou l’autre des onglets de la barre de menu supérieure, vous activerez les options disponibles, en dessous, dans la barre du sous-menu.

RECHERCHER DES PRODUITS

LE MENU «CATALOGUE»

La page «Catalogue» et la barre de sous-menu vous donnent un accès facile aux méthodes de «recherche» de produits suivantes :

Élément Description

Recherche avancée Pour une recherche plus approfondie

Articles commandés fréquemment

Une recherche parmi un maximum de 50 des articles que vous commandez le plus souvent

Centre FS Pour obtenir de l’information de santé et sécurité sur les produits qui contiennent des produits chimiques

Localisateur d’encres et de cartouches

Un outil de recherche spécifique pour l’encre et le toner

LE MENU «CATALOGUE»

• Pour accéder aux offres à commandes par régions, cliquez sur la section Catalogue dans la barre de menu supérieure.

• Sur le côté gauche de l’écran, vous trouverez la liste des guides de produits du gouvernement.

• Faites votre choix en cliquant sur l’option voulue. Si vous cliquez sur Guide des produits du gouvernement, la page suivante affichera une liste des régions.

• Sélectionnez votre région pour accéder aux offres à commandes disponibles dans votre secteur.

LE MENU «CATALOGUE»

• Dès que vous aurez choisi votre région, la page suivante vous proposera une liste des offres à commandes en vigueur dans votre secteur, avec le numéro d’offre à commandes correspondant.

• Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, cliquez sur Offres de la gamme élargie ou sur Recherche par.

EFFECTUER UNE RECHERCHE RAPIDE

La fonction de recherche rapide est accessible dans le haut de la plupart des pages. Effectuez une recherche rapide par mots clés ou par code de produit.

EFFECTUER UNE RECHERCHE AVANCÉE

Pour une recherche plus approfondie, cliquez sur «Catalogue» dans la barre de menu supérieure, puis cliquez sur «Recherche avancée» dans la barre du sous-menu.  Ce puissant outil de recherche vous permet d’effectuer une recherche en jumelant des mots clés, des codes de produits, des noms de manufacturiers, des éventails de prix et des symboles (produits en solde, produits écologiques, produits marque Grand & Toy, etc.).

RAFFINER VOTRE RECHERCHE

CRÉER UNE COMMANDE

LE MENU COMMANDER

La barre du sous-menu «Commander» vous donne un accès facile aux fonctions suivantes:

Élément Description

Entrée rapide de produits Pour ajouter rapidement des produits à votre commande en inscrivant le code du produit

Imprimer un aperçu Permet d’afficher la commande avant de l’imprimer

Annuler la commande Supprime complètement la commande en cours et vous permet de recommencer à zéro à partir du même compte

Enregistrer la commande Permet de sauvegarder une commande incomplète afin d’y revenir plus tard (par le menu État de la commande).

Créer une nouvelle commande Pour revenir à la page Sélectionner un compte afin de préparer une toute nouvelle commande sur un autre compte

Listes personnalisées Permet de récupérer une commande à partir de vos listes personnelles

 

PAGE DE COMMANDE PRINCIPALE

CRÉER UNE COMMANDE

Vous pouvez créer une commande à l’aide de l’une ou l’autre des méthodes suivantes:

• Entrée rapide de produits – Si vous connaissez déjà les codes des produits pour les articles que vous voulez commander

• Résultats de recherche – Si vous parcourez le catalogue en ligne ou que vous êtes au beau milieu d’une recherche

• Listes personnalisées – Pour commander à partir de vos propres listes personnalisées déjà créées

 

ENTRÉE RAPIDE DE PRODUITS

Pour préparer une commande, cliquez sur l’onglet Commander dans la barre de menu supérieure afin d’accéder à la page Créer une commande.

Étape 1: Entrez le code du produit et la quantité requis

Étape 2: Répétez le processus pour chaque produit que vous désirez commander, puis cliquez sur le bouton «Ajouter à la commande»

 

Il arrive parfois que les listes personnalisées, que l’on appelle souvent la liste des

«favoris», soient partagées par d’autres utilisateurs sur des comptes auxquels vous avez

accès. De plus, certaines organisations créent une liste normalisée de produits qu’elles

demandent à leurs acheteurs d’utiliser. Si c’est le cas pour votre compte, vous les

trouverez ici :

Étape 1: Cliquez sur Commander dans

la barre de menu supérieure

Étape 2: Cliquez sur Listes personnalisées

dans la barre du sous-menu

Étape 3: Cliquez sur l’onglet Toutes les

listes personnalisées

LISTES PERSONNALISÉES

Truc! Vous pouvez aussi créer vos propres listes personnalisées. Vos listes apparaîtront sous l’onglet «Mes listes personnalisées»

AFFICHER UNE LISTE PERSONNALISÉELes articles des listes personnalisées sont séparés par catégories.

Les catégories sont triées par ordre alphabétique.

 

Pour ajouter un article

à votre commande:

Étape 1: Sélectionnez les produits

Étape 2: Cliquez sur Ajouter à la commande

 

Afficher les prix ou l’état des stocks:

Étape 1: Sélectionnez les produits

Étape 2: Cliquez sur Afficher les prix

COMMANDER À PARTIR DES LISTES PERSONNALISÉESVous pouvez créer une commande en choisissant des articles provenant d’une

Liste personnalisée déjà créée. Pour accéder à vos listes personnalisées, sélectionnez

cette option dans le sous-menu Commander.

Étape 1: Ouvrez la Liste personnalisée à partir de laquelle vous désirez commander

Étape 2: Sélectionnez le ou les articles de votre choix en cliquant sur la ou les cases correspondantes

dans la colonne Sélectionner

Étape 3: Cliquez sur le bouton Ajouter à la commande

Une fois que vous avez ajouté les articles à votre commande, une fenêtre de dialogue apparaîtra pour vous offrir trois options.

Afficher la commande: Pour afficher la page Détails de la commandeRetour à la liste: Pour revenir à la liste personnalisée que vous étiez déjà en train de regarderMenu des listes: Pour revenir à la page Mes listes personnalisées

AJOUTER À UNE COMMANDE À PARTIR D’UNE LISTE PERSONNALISÉE

Turc! Nous vous recommandons d’activer les fenêtres contextuelles dans votre navigateur Internet pour le site grandandtoy.com/gouv. Dans le cas contraire, vous ne pourrez voir cette fenêtre de dialogue. Vous reviendrez alors automatiquement à la page Détails de la commande.

COMMANDES RÉGULIÈRES

La fonction Commandes régulières du

site officemaxcanada.com/gouv vous

permet de gagner du temps en vous

permettant de planifier les

commandes récurrentes de produits

en vue de livraisons à venir ou de les

répéter le jour de votre choix

(quotidiennement, hebdomadairement

ou mensuellement).

MODIFIER LES QUANTITÉS ET SUPPRIMER DES ARTICLES SUR LA PAGE DE COMMANDE Modifier les quantités

Étape 1: Entrez la nouvelle

Quantité, et/ou

Étape 2: Modifiez l’Unité de mesure

Étape 3: Cliquez sur Mettre à jour

Supprimer des articles

Étape 1: Sélectionner les articles

Étape 2: Cliquez sur Supprimer

articles

Étape 3: Cliquez sur OK

Mettre à jour no de commande

Étape 1: Modifiez le Numéro

Étape 2: Cliquez sur Mettre à jour

AJOUTER DES NOTES D’ARTICLE DEPUIS LA PAGE DE COMMANDEIl peut être très utile d’ajouter des notes

d’article quand vous commandez pour

plusieurs personnes et souhaitez un rappel

quand votre commande arrive. À la livraison

de la commande, ces notes seront imprimées

sur le bordereau d’expédition et sur la facture.

Étape 1: Cliquez sur Ajouter des

notes d’article

Étape 2: Entrez les notes d’article 2

Étape 3: Cliquez sur Mettre à jour

Étape 4: Cliquez sur Précédente

SOMMAIRE DE LA COMMANDE

Quand vous parcourez le

catalogue en ligne, vous avez

toujours accès à votre sommaire

de la commande. À partir de la

boîte Sommaire de la commande,

vous pouvez aussi accéder

directement aux fonctions Détails

de la commande, Imprimer un

aperçu, Annuler ou Enregistrer la

commande, et même aller

directement à Passer à la caisse.

PASSER À LA CAISSE

PASSER À LA CAISSE À PARTIR DE LA PAGE COMMANDER• Après avoir vérifié votre commande,

quand vous êtes prêt à la soumettre,

il vous suffit d’accéder à la page

Passer à la caisse

• Cliquez sur Passer à la caisse

• Entre les pages Détails de la commande

et Passer à la caisse, vous verrez

apparaître la Vérification finale du stock.

Cela se produit quand vous avez

passé un certain temps dans la page

Détails de la commande. Si les niveaux

de stock ont changé et que certains

articles sont désormais en rupture de

stock, cette information s’affichera dans

la page Passer à la caisse.

MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS DE LIVRAISON

Modifier le compte de livraison

Étape 1: Choisissez votre Compte de livraison

Étape 2: Cliquez sur le bouton Suivant

Modifier l’adresse de livraison

alternative

Étape 1: Choisissez une Adresse de

livraison alternative

Étape 2: Cliquez sur le bouton Suivant

*Les adresses de livraison alternatives ne peuvent

être créées que par un spécialiste de Grand & Toy.

Communiquez avec un représentant du service à la

clientèle ou avec le représentant chargé de votre

compte pour demander la création d’une nouvelle

adresse de livraison.

PASSER À LA CAISSE À PARTIR DE LA PAGE COMMANDER• Durant le processus de paiement et de confirmation de la commande, les produits

d’offres à commandes et les autres produits seront automatiquement répartis en deux commandes. À ce moment, des numéros de bon de commande distincts peuvent être attribués à chacune.

• Vous êtes prêt à soumettre votre ou vos commandes

SECTION 32: AUTORITÉ POUR ENGAGER DES FONDSConformément aux exigences de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), les employés du gouvernement fédéral doivent confirmer qu’ils sont autorisés à engager des fonds ou fournir le nom, le courriel et le numéro de téléphone de la personne, dans leur structure hiérarchique, détenant cette autorité.

SOUMETTRE UNE COMMANDE

Vous verrez apparaître un écran «Merci», ce qui confirmera

que votre commande a été envoyée.

ÉTAT DE LA COMMANDE

PASSER À LA CAISSE ET ÉTAT DE LA COMMANDE La barre verte du menu principal

est visible sur toutes les pages dès que vous ouvrez une session dans grandandtoy.com. Cliquez sur État de la commande.

La page État de la commande affichera l’historique de la commande. Voici quelques états possibles:• En attente d’être remplie – Pour les

commandes non terminées, y compris celles qui ont été enregistrées

• En attente d’approbation – Une commande en attente d’être approuvée par un approbateur désigné pour ce compte

• Transmise – Une commande remplie, pour laquelle l’utilisateur est passé à la caisse et qui a été soumise à Grand & Toy en vue de son traitement

Dès que votre commande est transmise, un numéro de commande apparaît.

Truc! Une case à cocher apparaîtra seulement pour les commandes en attente

RETOURS

POLITIQUE DE RETOURPolitique de retour

• Cliquez sur Suivi/Retours dans la barre de navigation supérieure, puis cliquez sur Retours.

• Choisissez parmi les options suivantes: retourner quelque chose, produit endommagé ou

défectueux, commande incomplète ou

• Cartouches d’encre/toner vides à recycler.

• Entrez le numéro de commande, le compte de livraison et le motif du retour.

Remarque: Pour que le retour soit accepté, il faut joindre à chaque produit un numéro d’autorisation du retour. Vous

recevrez par courriel ce numéro d’autorisation à joindre à l’emballage du produit retourné.

Modalités de retour des produits

Vous pouvez retourner nos produits de bureau réguliers «en inventaire» dans leur

emballage d’origine intégral, y compris tous les manuels et les accessoires, dans les

30 jours suivant la livraison. Tous les produits retournés ne doivent pas être ouverts et

ils doivent être en bonne condition pour la revente.

RETOURS

Pour effectuer un retour, cliquez sur l’onglet Suivi/Retours dans la barre verte du menu principal, puis sélectionnez l’option Retours dans la barre grise du sous-menu.

RECYCLAGE D’ENCRE ET DE TONER

Grand & Toy vous offre le programme PENSEZY! - Un programme

de recyclage gratuit de cartouches d’encre et de toner.

• Réduisez le nombre de cartouches d’encre et de toner qui aboutissent

dans les sites d’enfouissement.

• Les cartouches vides seront réutilisées ou recyclées.

• Cliquez sur «Voulez-vous recycler des cartouches d’encre vides?»

• Une page apparaîtra à l’écran pour confirmer l’adresse de la cueillette.

Au bas de cette page, vous trouverez aussi une boîte pour indiquer le

nombre de cartouches à ramasser.

Truc! Voyez une démonstration du fonctionnement de PENSEZY!.

INFORMATION D’AUTORISATION

SECTION GESTION DE COMPTE

La section Gestion de compte permet aux utilisateurs de gérer leur propre

processus de commande en ligne au sein de leur compte.

• Si vous êtes un «visiteur», un «acheteur» ou un «approbateur», vous aurez accès aux options

suivantes dans la barre de menu Gestion de compte: Modifier mon profil, Demande d’accès,

Modifier le compte de livraison, Consulter les AC.

• En plus des options ci-dessus, «l’Administrateur du compte» aura aussi accès aux fonctions

Gestion des utilisateurs, Modifier le compte de livraison et Demandes de nouvel utilisateur.

Dès qu’un acheteur soumet

une commande, le ou les

approbateurs désignés pour

ce compte reçoivent une

notification par courriel.

Pour afficher la commande,

l’approbateur peut cliquer sur

le lien figurant dans le courriel.

Ce lien le mènera directement

à la commande en question,

où il devra l’approuver, la

refuser ou la modifier.

NOTIFICATIONS PAR COURRIEL

AFFICHER ET APPROUVER LES COMMANDES1. Affichez et modifiez la commande, avec des notes au besoin

2. Cliquez sur le bouton «Approuver» la commande

3. L’acheteur recevra une confirmation par courriel (et des notes sur la modification si des

changements ont été apportés)

Truc! Quand l’approbateur refuse une commande, celle-ci n’est pas supprimée. Elle revient plutôt à l’état «En attente d’être remplie». Cela permet à l’acheteur d’apporter les modifications requises sans recommencer à zéro.

MODIFIER MON PROFIL

***Visiteur, acheteur, approbateur ***

Un utilisateur a la possibilité de:

• Mettre à jour et modifier ses renseignements personnels, comme le courriel et les numéros de téléphone

• Modifier les noms et les mots de passe

• S’abonner aux infolettres et aux offres spéciales de Grand & Toy

GESTION DES UTILISATEURS ET DEL’ADRESSE DE LIVRAISON***Accès réservé aux administrateurs du compte ***

• Créer de nouveaux utilisateurs et attribuer des niveaux d’accès propres à chaque utilisateur

• Ajouter et supprimer des utilisateurs en cliquant simplement sur un bouton

• Suivre les comptes existants

• Établir la valeur maximale des commandes, en dollars

• Attribuer des dates d’expiration aux mots de passe

• Attribuer des dates d’expiration aux commandes enregistrées

• Activer la fonction Passer à la caisse express

FACTURATION ÉLECTRONIQUE

FACTURATION ÉLECTRONIQUE

La facturation électronique de Grand & Toy

est la façon la plus rapide, rationalisée et rentable

d’afficher vos factures. Cela vous permet de:

Accéder facilement et directement au système

de facturation électronique à partir du courriel

de notification reçu

Recevoir vos factures en ligne et en format PDF

Contrôler encore mieux le processus d’approbation

des factures

Vérifier l’historique des factures jusqu’à

18 mois passés

Protéger l’environnement en gérant en ligne

vos factures de Grand & Toy

Truc! Voyez une démonstration du fonctionnement de la facturation électronique.

ÉQUIPE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE DU

FÉDÉRAL

SERVICE À LA CLIENTÈLEBESOIN D’AIDE? NOUS POUVONS VOUS AIDER!