Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011

Accélération des délais de clôture en milieu universitaire : retours d’expérience et modalités pratiques

Journée d’étude des agents comptables d’universités

7 octobre 2011

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Sommaire

L’accélération des délais de clôture : une opportunité d’amélioration du pilotage budgétaire et comptable

Comment mener un projet de réduction des délais de clôture

Exemples d’actions permettant de réduire les délais de clôture

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L’accélération des délais de clôture : une opportunité d’amélioration du pilotage budgétaire et comptable

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Une opportunité d’amélioration du pilotage budgétaire et comptable

Enjeux stratégiques et de pilotage

• Répondre à une exigence de la Tutelle lui permettant d’accélérer les délais de clôture et de fiabiliser les comptes de l’Etat

• Améliorer le pilotage et accélérer la prise de décisions

Une vision tournée vers le futur

Enjeux opérationnels

• Améliorer le contrôle interne et le contrôle budgétaire durant la phase transitoire

• Accroître la fréquence de mise à jour des informations

La contrainte de rapidité conduit à améliorer l’efficacité des processus

Enjeux de communication

• Accélérer la présentation de données financières utiles pour obtenir des financements

Des réponses plus rapides aux attentes des parties prenantes

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Les tendances observées dans le secteur privé

Sociétés du CAC 40 Sociétés moyennes et petites Etat des lieux dans les universités

- Publication en 30 jours - Publication des états financiers à J+90

- Clôture de la comptabilité générale en

2 jours

- Publication des états financiers à

J+120

- Clôture de la comptabilité générale à

J+30

- Véritable programme de

transformation

- Logique de rupture

- Vision prospective des

chiffres

- Adaptation des méthodes de clôture

et des systèmes

- Amélioration de la structure et de la

qualité des données

- Adaptation des systèmes

d’information

- Priorité donnée à la qualité de la

clôture

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Comment mener un projet de réduction des délais de clôture

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Les facteurs clés de succès d’un projet de réduction des délais de clôture

Une impulsion de la direction générale et une implication de tous les acteurs

Un pilotage en mode projet

Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de l’année et un système d’information adapté

Une remise à plat des procédures d’arrêté des comptes dans un souci d’anticipation

Une communication au fil de l’eau avec les commissaires aux comptes sur l’évolution du projet

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Un pilotage en mode projet

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Une conduite de projet réussie repose sur les principes directeurs suivants :

• Une approche méthodologique définie, validée, partagée et déclinée

• Un calendrier défini et suivi

• Une organisation des responsabilités et de la coordination entre les différents acteurs contribuant au projet

• Une structure de pilotage efficace

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Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de l’année et un système d’information adapté

Une démarche qui s’appuie sur une évaluation du contrôle interne et la cartographie des risques

• La qualité du dispositif de contrôle interne comptable et financier influence directement la qualité comptable et le délai de révision de comptes

• L’accélération des délais de clôture nécessite de prioriser les différentes étapes de l’arrêté des comptes en fonction :

des enjeux et des risques de chaque processus

de la qualité du contrôle interne

La cartographie du contrôle interne comptable et financier sera un outil précieux pour mener ce projet de manière pertinente

Un diagnostic des systèmes d’information • Réaliser un état des lieux du niveau d’automatisation et d’intégration des systèmes

• Identifier les leviers d’optimisation des états de contrôle

• S’assurer qu’il permet d’arrêter les opérations comptables et financières en amont de la date de clôture

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Une remise à plat des procédures d’arrêté

1. Identifier et formaliser dans un calendrier les différentes étapes de l’arrêté des comptes :

Intervenants, tâches, dates de réalisation au plus tôt et durée de chaque tâche

Partir de l’étape d’alimentation des systèmes opérationnels amont jusqu'à la production des documents finaux (compte financier, annexes, rapport annuel de performance, etc.…)

2. Identifier les zones d’inefficience : risque d’erreur, de surcoût, de non qualité, de non obtention de la donnée, de non respect des délais

En lien avec la cartographie des risques

En précisant pour chaque cause d’inefficience

• Les sources potentielles d’optimisation

• Leur difficulté et coûts de mise en œuvre

• Les gains en découlant

En intégrant les constats résultant du diagnostic des SI

3. Identifier les leviers d’optimisation pour y remédier

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Une remise à plat des procédures d’arrêté : exemples de leviers d’optimisation

Thèmes Etapes de travail Acteurs

Utilisation d’estimations – Identifier les cycles pouvant faire l’objet d’estimations : provisions, passifs sociaux, …

– Définir les méthodes d’estimation

– Tester et documenter la méthode

– La valider avec les CACs

– DSF– Agence Comptable

Anticipation du calcul de la paie

– Définir une méthode d’arrêté anticipé de la paie

– Adapter les outils et optimiser les interfaces

– DRH, Service Paie– Agence Comptable– DSI

Accélérer la comptabilisation des charges

– Mise en place d’un service facturier – Agence comptable – Composantes

Refonte du processus de rapprochement des soldes avec les filiales

– Cartographier les principaux types de flux

– Définir un calendrier commun

– Adapter les règles de facturation, règlement, déclaration et rapprochement

– Utiliser le cas échéant un outil d’aide à la déclaration/rapprochement

– Agence Comptable– Direction des Systèmes

d’Information– Direction des filiales

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Une remise à plat des procédures d’arrêté

4. Prioriser les leviers potentiels d’optimisation en fonction des risques et contraintes

5. Intégrer les leviers retenus dans un plan d’actions suivi

Etapes Solutions Mise en œuvre

Rapide Elimination des défauts évidents Facile

Moyen terme Modification des méthodes de travail Moyenne

Long terme Refonte structurelle Difficile

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Exemple de calendrier de clôture cible d’une société (jour J = 31/12)

Principaux cycles Date d’arrêté

Immobilisations J-30

Transactions avec les filiales J-30

Stocks J-30 (selon activité)

Paie J-10

Fournisseurs J-5

Clients J

Trésorerie J

Ecritures d’inventaire J+1

Revue et validation de la balance générale J+2

Arrêté de la balance générale J+10

Dossier de révision J+15

Information financière J+30

Audit final des comptes J+20 à J+30

Envoi des dossiers au CA J+35

CA J+40

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Exemples d’actions permettant de réduire les délais de clôture

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La réalisation d’une clôture intermédiaire revue par les commissaires aux comptes

Arrêté ou préparation des principales opérations comptables et financières en amont de la clôture (cf exemples ci après)

Principaux bénéfices d’une telle démarche :

• Anticipation des problématiques

• Maintien/ renforcement de la qualité

• Plus de temps consacré à des travaux à valeur ajoutée

• Renforcement du travail en équipe auquel toutes les composantes de l’Université vont être amenées à contribuer

• Une clôture intermédiaire est donc réalisée en toute sérénité

• La garantie d’une phase finale de l’audit sans surprise

Pour les universités, il pourrait être envisagé de positionner cette clôture intermédiaire au 31 octobre de chaque année

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Exemples d’opérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (1/3)

Les amortissements et les immobilisations

• Lancer le calcul des dotations et neutralisations

• Circulariser les composantes pour s’assurer que toutes les sorties d’immobilisations ont été communiquées à l’Agence Comptable

• Saisir toutes les fiches d’immobilisation collectées en attente

• S’assurer que tous les comptes techniques ont été affectés

Les subventions d’investissement

• Mettre à jour le tableau de suivi des subventions d’investissement indiquant leur rattachement aux immobilisations financées

• S’assurer que toutes les subventions perçues ont été identifiées

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Exemples d’opérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (2/3)

Recettes

• Identifier les encaissements reçus parmi les recettes à classer

• Réaliser un maximum de titres de recettes (réactivité de l’Etat et des Régions attendue et nécessaire sur le sujet)

• Pour les recettes étalées sur plusieurs exercices (type contrats de recherche pour les SAIC ou formations), établir un tableau de suivi des recettes en fonction de leur période de rattachement

Les subventions gérées en ressources affectées

• S’assurer que les charges et produits sont correctement enregistrés sur la période comptable à partir d’un tableau de suivi des subventions

Les opérations avec les filiales

• Envoyer les états de rapprochement des comptes de produits, charges, dettes et créances aux filiales

• Analyser les éventuels écarts identifiés par les filiales

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Exemples d’opérations pouvant être réalisées en amont de la clôture (3/3)

Les achats

• S’assurer qu’aucun retard n’a été accumulé sur les services faits : revue des commandes ouvertes et des engagements non soldés

• Lancer l’écriture de comptabilisation des factures non parvenues

• Enregistrer et acter les DBM en amont de la clôture (idéalement avant le 30 septembre)

Les provisions pour risques et charges

• Circulariser le service juridique et les autres services (DRH, …) afin de prendre connaissance de tous les litiges en cours

La paie

• Réaliser des estimations sur les provisions relatives à la paie (heures complémentaires, congés payés, CET…)

• Présenter les méthodes d’évaluation retenues aux commissaires aux comptes

• S’assurer que tous les mois de paie ont bien été comptabilisés