kit de soutien 2 - objectif-image.frobjectif-image.fr/IMG/pdf/kit_de_soutien_2.pdf · 57 rue de la Colonie Page 1 sur 35 kit de soutien 2.doc Édition du 25/03/03 Objectif Image 75013

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Kit de soutien du dirigeant d’association

Cahier 2 : création, gestion, animation d’un club

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Édition du 25/03/03

Sommaire

Créer une association......................................................................................................................................................... 4 Préparation ................................................................................................................................................................... 4 Le moindre effort........................................................................................................................................................... 4 Rédaction des statuts .................................................................................................................................................... 4 Déclaration ................................................................................................................................................................... 6 Le registre spécial.......................................................................................................................................................... 7 Autres formalités ........................................................................................................................................................... 7 Relations avec La Poste et France Telecom...................................................................................................................... 8

Gérer une association ........................................................................................................................................................ 9 Organisation ................................................................................................................................................................. 9 Assemblée générale....................................................................................................................................................... 9 Conseil d’administration ................................................................................................................................................10 Bureau.........................................................................................................................................................................10 Sections.......................................................................................................................................................................11 Dirigeants ....................................................................................................................................................................11

Responsabilités.................................................................................................................................................................13 Civile ...........................................................................................................................................................................13 Pénale .........................................................................................................................................................................13 Financière ....................................................................................................................................................................13

Adhérents ........................................................................................................................................................................15 Catégories de membres ................................................................................................................................................15 Qualité de membre.......................................................................................................................................................15 Contrôle de la gestion par les adhérents.........................................................................................................................16 Démission ....................................................................................................................................................................16 Exclusion .....................................................................................................................................................................16 Bénévoles ....................................................................................................................................................................16

Salariés............................................................................................................................................................................17 Formalités administratives.............................................................................................................................................17 Conventions collectives .................................................................................................................................................17 Mise à disposition .........................................................................................................................................................17 Retraités ......................................................................................................................................................................17 Intermittents du spectacle.............................................................................................................................................18 Fin du contrat de travail ................................................................................................................................................18

Ressources.......................................................................................................................................................................19 Conventions avec La Poste et France Telecom ................................................................................................................19 Droit d'entrée...............................................................................................................................................................20 Cotisations ...................................................................................................................................................................20 Subventions publiques ..................................................................................................................................................20 Prestations en nature....................................................................................................................................................21 Dons de particuliers ......................................................................................................................................................21 Versements d’entreprises (extérieures) ..........................................................................................................................21 Lotos, tombolas, loteries ...............................................................................................................................................21 Buvettes ......................................................................................................................................................................21 Brocantes ....................................................................................................................................................................22 Spectacles....................................................................................................................................................................23 Revenus d’activités .......................................................................................................................................................23 Emprunts .....................................................................................................................................................................23

Assurances.......................................................................................................................................................................24 Principes ......................................................................................................................................................................24 L’assurance « Objectif Image » .....................................................................................................................................24

Comptabilité.....................................................................................................................................................................26 Principes ......................................................................................................................................................................26 Journal des recettes et des dépenses .............................................................................................................................26 Vérification des comptes bancaires ................................................................................................................................27 L’amortissement linéaire ...............................................................................................................................................27 Le bilan .......................................................................................................................................................................27 Conservation des documents .........................................................................................................................................28

Fiscalité ...........................................................................................................................................................................29 Principes ......................................................................................................................................................................29 Manifestations de bienfaisance ......................................................................................................................................29 Sacem .........................................................................................................................................................................30 CNIL............................................................................................................................................................................31


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Animer une association .....................................................................................................................................................32 Principes ......................................................................................................................................................................32 Réunions .....................................................................................................................................................................32 Formation ....................................................................................................................................................................33 Expositions ..................................................................................................................................................................33 Concours .....................................................................................................................................................................33 Galas diaporamas et vidéos ...........................................................................................................................................34 Communication ............................................................................................................................................................34 La presse associative ....................................................................................................................................................34


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Créer une association

Préparation La loi du 1er juillet 1901 définit un cadre juridique très souple qui laisse aux fondateurs

une grande liberté dans la rédaction des statuts, le fonctionnement, l'objet même de l'association. L’article 2 de la loi de 1901 n’impose aucun formalisme : • Les associations de personnes pourront se former librement sans autorisation ni

déclaration préalable, mais elles ne jouiront de la capacité juridique que si elles se sont conformées aux dispositions de l'article 5.

Mais cette liberté n'est pas sans dangers : en effet, les associations sont dirigées par des bénévoles qui connaissent peu les aspects juridiques qui régissent la vie associative et les conséquences fiscales des activités auxquelles se livre l'organisme. Mais, nul n'est censé ignorer la loi. Ainsi la première précaution est de se conformer à l’article 5 : • Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra

être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. (..)

Quelques questions à se poser

• A quoi et à qui l'association va-t-elle servir? • Définir avec précision, l'objet de l'association, sa dénomination • Existe-t-il des associations qui ont un projet identique? • En quoi la nouvelle association va-t-elle se différencier? • Quelle sera la zone géographique d'activité (quartier, ville, département…)? • Qui seront les partenaires de l'association (collectivités, entreprises)? • Quels seront les moyens matériels nécessaires ? • Quels seront les moyens humains nécessaires (bénévoles, salariés)? • Établir un budget prévisionnel et contacter les bailleurs de fonds éventuels (mairie,

conseil général, entreprises, etc.) • Rechercher un local (La commune met-elle des locaux à disposition des associations

? Un local peut-il être partagé avec une autre association ?) • Réunir une assemblée générale des membres potentiels pour présenter la future

association, faire adopter les statuts, élire les premiers dirigeants.

Le moindre effort S’il existe à côté de chez vous une association affiliée à « Objectif Image » ou si vous

avez la possibilité d’intégrer une association en faisant en sorte qu’elle même adhère à « Objectif Image », n’essayez pas de créer votre propre structure. Faire vivre une association est quelque chose de lourd et d’engageant, dont les avantages en matière d’autonomie doivent être analysés au regard des contraintes administratives que cela comporte. Il est souvent plus facile et plus efficace d’intégrer une association existante, à condition qu’elle soit membre « d’Objectif Image », même si cela suppose un peu moins d’autonomie.

Rédaction des statuts Sauf cas particuliers (associations sportives, associations reconnues d'utilité publique), le

contenu des statuts est totalement libre. La loi laisse donc une grande part à l'initiative des fondateurs pour définir le mode de fonctionnement de l'association. Mais une fois définies, les règles doivent être respectées par les membres de l'association. Les statuts matérialisent le contrat d'association et font la loi des parties. Ils s'imposent donc aux membres de l'association. Des décisions, prises en contradiction avec les statuts, pourraient être contestées par les sociétaires devant les tribunaux. Ils doivent donc faire l'objet d'une attention particulière. Les statuts peuvent être communiqués à toute personne qui en fait la demande à la préfecture ou à la sous-préfecture. Vous pouvez rédiger les statuts en adaptant des statuts types ou en faisant appel à un professionnel du droit. Il est recommandé de ne faire figurer dans les statuts que les éléments permanents ; les détails comme le montant des cotisations, l’adresse des locaux, figurent dans le règlement intérieur plus facilement modifiable.


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Choisir le nom L'association choisit librement son nom. Elle possède un droit privatif sur celui-ci, ce qui lui permet de faire interdire, en justice, l'utilisation par une autre personne d'une dénomination identique ou proche si cela entraîne un risque de confusion. Il n'existe pas de répertoire national des associations mais on peut faire une recherche auprès de l'INPI (Institut national de la propriété industrielle) pour savoir si le nom envisagé est déjà utilisé par un commerçant ou une société. Toutefois il ne faut pas utiliser : • Un nom dont l'usage est protégé (la loi protége pour les fédérations sportives le titre

« Fédération française » ou « Fédération nationale », l'utilisation des termes « fondation » et « mutuelle » est également réglementée)

• Un nom déjà utilisé, ou risquant de créer une confusion avec le nom d'une autre personne physique ou morale.

Il n'est pas obligatoire que le mot « association » figure dans le nom ; de nombreux autres termes peuvent désigner une association : club, amicale, cercle, groupe, ligue… Les services sociaux de La Poste ou de France Telecom recommandent que le nom de l’association fasse référence à l’organisme national de rattachement. D’où l’intérêt de faire figurer la mention « Objectif Image » dans le nom du club.

Changer le nom Une association peut changer de nom, mais il s'agit d'une modification statutaire qui est soumise à certaines formalités. En outre, il impose la modification des intitulés des comptes bancaires et de la carte grise des véhicules appartenant à l'association. Il faut également informer tous les organismes qui ont des relations avec l'association : la Poste pour le retrait du courrier recommandé, les collectivités locales, les assurances, le propriétaire des locaux etc.

Trouver une adresse

Toute association doit avoir un siège social. Il sert notamment à déterminer la préfecture ou la sous-préfecture compétente pour recevoir les déclarations de l'association. Lorsque l'association a son siège dans l'arrondissement du chef-lieu du département, la déclaration est à adresser à la préfecture ; lorsque l'association a son siège à Paris, la déclaration est à adresser à la préfecture de police ; dans tous les autres cas, la déclaration doit être effectuée à la sous-préfecture de l'arrondissement du siège social. Le siège social peut être : • Un local pris en location ou acquis • Le domicile de l'un des dirigeants ou d'un membre • Une société de domiciliation • Un bâtiment collectif mis à disposition par une collectivité publique comme les

"maisons des associations" Les boîtes postales ne sont pas admises.

Définir un objet C'est l'activité à laquelle entend se livrer l'association. L ‘article 3 limite l’objet : • Toute association fondée sur une cause ou en vue d'un objet illicite, contraire aux

lois, aux bonnes mœurs ou qui aurait pour but de porter atteinte à l'intégrité du territoire national et à la forme républicaine du gouvernement est nulle et de nul effet.

La capacité de l'association est limitée aux actes correspondant à ces activités. L'objet doit donc être actualisé dès que l'association étend ou modifie ses activités, sous peine de nullité de tout acte se rapportant à une activité étrangère à l'objet statutaire.


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Si l’exercice d'une activité lucrative est envisagé

Une association ne peut de façon habituelle, vendre des produits ou fournir des services, que si ces activités sont prévues dans les statuts. L'article 37 de l'ordonnance n° 86-1243 du 1 décembre 1986 relative à la liberté des prix et de la concurrence précise en effet : Aucune association ou coopérative d'entreprise ou d'administration ne peut, de façon habituelle, offrir des produits à la vente, les vendre ou fournir des services si ces activités ne sont pas prévues par ses statuts. À défaut, elle encourt une amende pénale de 1.500 € au plus, le double en cas de récidive ainsi que la suppression de subventions ou le retrait d'agrément. Certaines activités sont

soumises à des réglementations particulières et ont des incidences fiscales.

Autres dispositions Les statuts précisent généralement : • La durée d'existence (limitée ou indéterminée); • Le mode d'élection • Les pouvoirs des dirigeants • La convocation et la tenue des assemblées générales et extraordinaires • La dissolution Si les statuts ne prévoient pas les modalités de la dissolution, c'est à l'assemblée générale qu'il appartient de nommer le liquidateur et de prévoir l'association attributaire des biens de l'association. Le liquidateur doit recouvrer les créances, acquitter les dettes, résilier le bail, les contrats d'assurance et céder les biens de l'association). Le produit de la liquidation et les biens restants doivent être attribués à une autre association. La personnalité morale de l'association disparaît à la clôture des opérations de liquidation.

Le règlement intérieur

Un règlement intérieur peut exister, mais ce n'est pas obligatoire. Il peut être mentionné dans les statuts qu'un règlement intérieur sera rédigé ultérieurement (prévoir les modalités de rédaction, d'approbation ou non par l'assemblée générale). Il est rédigé sur papier libre, daté et signé. Il ne fait pas l'objet d'un dépôt à la préfecture et d'une publication au journal officiel. Il est opposable aux adhérents de l'association. À titre indicatif, il peut prévoir le mode de calcul des cotisations, leur montant, les sanctions disciplinaires, les règles relatives à la tenue de la comptabilité, le fonctionnement des assemblées générales (convocation, majorité, etc.), les heures d'ouverture des locaux etc.

Déclaration Pour acquérir la personnalité juridique, une association doit procéder à sa déclaration à la

(sous) préfecture, dont il lui est donné récépissé dans un délai de 5 jours, et à une insertion au Journal Officiel d'un extrait de cette déclaration, sur production de ce récépissé. L’article 5 précise les formalités : • La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-

préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions, domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration ou de sa direction. Deux exemplaires des statuts seront joints à la déclaration. Il sera donné récépissé de celle-ci dans le délai de cinq jours.

La date de publication est la date d'acquisition de la personnalité juridique. Le coût de cette publication incluant la publication de dissolution, le moment venu et l'envoi gratuit du justificatif d'insertion est de 37,54 € à compter du 1er janvier 2003. L'association conservera un exemplaire du Journal Officiel dans lequel a été réalisée l'insertion. Elle a la possibilité d'en demander d'autres exemplaires qui lui seront facturés.


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Composition du dossier à présenter à la (sous) préfecture

• Deux exemplaires des statuts datés et signés par deux au moins des fondateurs ou administrateurs

• La lettre de déclaration • Le formulaire de demande d'insertion au Journal officiel, rempli et signé par le

déclarant • Un chèque de 37,54 € à compter du 1er janvier 2003.

Sanction En cas d'irrégularité dans l'accomplissement de la formalité de déclaration, les dirigeants sont passibles d'une amende de 1.500 €, le double en cas de récidive. (art. L 8)

Intérêt de la personnalité juridique

Les associations non déclarées n'ont pas de personnalité morale ; elles n'ont pas de capacité juridique. Les associations déclarées constituent des personnes juridiques distinctes de leurs membres. Elles jouissent de droits protégeant leur personnalité. Elles peuvent obtenir réparation d'un préjudice moral, exercer un droit de réponse dans les médias, ester en justice, obtenir des subventions d’organismes publics.

Le registre spécial Les associations doivent tenir un registre spécial (qui peut être un simple cahier), coté et

paraphé sur chaque page par la personne habilitée à représenter l'association c'est à dire le président (Art. L 5). Doivent être portés sur ce registre « de suite et sans aucun blanc » (art. 31 du décret du 16 août 1901) avec indication de la date des récépissés de déclaration modificative : • Les modifications apportées aux statuts • Les changements de dirigeant • Les nouveaux établissements fondés • Le changement d'adresse du siège social • Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l'association Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande. Il constitue en quelque sorte la mémoire juridique de l'association.

Autres formalités • Se préoccuper des assurances à souscrire

• Ouvrir un compte bancaire (qui nécessitera un exemplaire du Journal Officiel dans

lequel a été publiée la déclaration de constitution, un exemplaire des statuts certifiés conformes par le président de l'association et une copie des délibérations désignant les personnes habilitées à agir au nom de l'association)

• Se faire connaître de la Poste pour pouvoir retirer le courrier recommandé

• Si l'association emploie des salariés, déclarer l'association à l'URSSAF au centre de formalités des entreprises (CFE) compétent

• Si l'association n'emploie pas de salariés mais est soumise aux impôts commerciaux ou bénéficie de la franchise des recettes commerciales accessoires, déclarer l'association au centre des impôts dont dépend l'association (Centre de formalité des entreprises compétent)

• Si vous enregistrez sur support informatique, des renseignements nominatifs concernant les adhérents ou les donateurs, vous devez effectuer une déclaration auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)


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Relations avec La Poste et France Telecom Une association ne peut désormais avoir de relation directe avec un service quelconque

de La Poste ou de France Telecom. Tout contact doit transiter par le secteur social. Hélas, la déconcentration des activités sociales et l’évolution permanente de l’organisation des deux exploitants rend difficile la rédaction d’une procédure type, d’une démarche précise et universelle. Néanmoins, au plan national, les activités sociales sont découpées en secteurs, et la photographie ainsi que la vidéo sont rattachées au secteur 3, dit « culturel ». Ce secteur dispose de deux représentants (et de deux suppléants) désignés par les associations auprès des instances de concertation avec les exploitants (ATAS ou DR au niveau régional et COGAS au plan national). La première démarche consiste donc à se faire connaître de ce représentant et à lui demander conseil. En règle générale, pour bénéficier du soutien de La Poste et de France Telecom, l’association doit être reconnue et établir une convention avec chacun des services sociaux des deux exploitants. Les aides sont ensuite fournies aux seules associations : • Disposant d’une « convention d'objectif - moyens » négociée chaque année. Les

objectifs fixés sont souvent liés à l’activité (formation, nombre d’adhérents), à la qualité de la gestion (rigueur de la trésorerie), à la communication vers les agents (publications dans les organes de communication sociaux).

• Affiliée à l'une des associations dénombrées dans la « Réunion des Associations de La Poste et de France Telecom » (Objectif Image en fait partie)

De plus l'organisation sociale préconise, pour ne pas dire impose, que dans une ville (voire un département), il n’existe qu’une seule association dédiée à une même activité et que cette association soit affiliée à un organisme national reconnu. Cette règle vise ainsi à ne soutenir qu’un seul club photo affilié à Objectif Image par ville. Enfin il est souhaitable que les dénominations des associations fassent référence à l'intitulé national de rattachement. Ce qui revient pour chacun des clubs photo à inclure « Objectif Image » dans son nom. Les documents et la liste des pièces à fournir pour constituer les dossiers sont à demander auprès des ATAS pour la Poste et des services sociaux régionaux pour les Telecom.


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Gérer une association

Organisation En vertu de la « liberté associative » les associations sont libres de s'organiser comme

elles l'entendent (à l’exception des associations sportives). La loi de 1901 n'impose, en particulier aucune modalité d'administration courante de l'association s'agissant de l'existence d'une assemblée générale, d'un conseil d'administration, d'un bureau ou de la tenue de comptabilité. Concernant les associations déclarées, les articles 14 et 15 du décret d’application de la loi de 1901 font toutefois état de l'obligation de réunion d'une assemblée générale en cas de dissolution et de dévolution des biens. On attend cependant d'une association un fonctionnement démocratique (assemblée générale, élections des dirigeants, transparence de la gestion). On trouve généralement l'organisation suivante : • Assemblée générale • Conseil d'administration • Bureau

Assemblée générale

C’est généralement l'organe souverain de l'association. Elle approuve la gestion de l'association, définit les orientations futures, fixe le montant des cotisations, élit les membres du conseil d'administration. Sauf cas particuliers, aucune disposition législative ou réglementaire n'impose la consultation périodique des membres. Seul l'article 9 fait référence à une assemblée générale. Les statuts déterminent donc librement : • Les attributions de l'assemblée générale, sa composition (les adhérents récents

depuis moins de trois mois par exemple, peuvent en être exclus) • La périodicité • Le mode de convocation (par le bulletin interne, par courrier ou par la presse).

L'envoi des convocations par courrier électronique est à éviter dans la mesure où il est difficile d'apporter la preuve de celui-ci, en cas de contestation. La convocation doit indiquer l'ordre du jour. Autrement, toute décision sur une question ne figurant pas à l'ordre du jour serait annulable, sauf pour des questions mineures.

• La tenue des assemblées générales : La feuille de présence n'est pas obligatoire mais conseillée afin de faciliter la preuve de la régularité des délibérations, surtout si les statuts ont fixé un quorum

• Les modalités du droit de vote, l'exigence ou non d'un quorum pour certaines questions, le nombre de voix reconnues aux membres (par défaut, chaque membre de l'association dispose d'une voix), le mode de scrutin (vote à main levée, bulletin de vote, etc.), la majorité requise, le vote par procuration

Définitions • Majorité simple : majorité des voix des membres présents ou représentés.

• Majorité absolue : moitié plus une des voix des membres présents ou représentés. • Quorum : nombre minimal de membres présents ou représentés, nécessaires pour

que l'assemblée générale puisse valablement délibérer. Si ce nombre n'est pas atteint, l'assemblée ne peut pas prendre de décisions.

• Quitus : décision de l'assemblée générale qui reconnaît que les comptes sont réguliers mais n'a pas pour effet d'empêcher des poursuites judiciaires si des agissements délictueux étaient découverts par la suite.


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Vote par procuration

En cas de silence des statuts ou du règlement intérieur, le vote par procuration est de droit, sans limitation du nombre de mandats que peut détenir chaque adhérent présent. Un seul membre de l'association peut donc, grâce aux mandats dont il dispose, emporter la décision à lui seul. S'agissant de pouvoirs « en blanc » c'est-à-dire sans indication ni du nom du mandataire choisi ni du vote concernant les différents points inscrits à l'ordre du jour, le mandataire est désigné par l'organe de direction qui les reçoit et qui a le pouvoir de les attribuer à un ou plusieurs mandataires. Pour éviter les abus, il est prudent de limiter le nombre de mandats dont peuvent disposer les membres.

Vote par correspondance

Le vote par correspondance doit être expressément prévu par les statuts ou le règlement intérieur. Autrement, un tel vote n'est pas possible. Ce type de vote présente l'inconvénient d'entraîner un formalisme astreignant pour l'association et pour les membres.

Rédaction des procès-verbaux

L'établissement de procès-verbaux (ou comptes rendus) des réunions du conseil d'administration ou des assemblées générales n'est pas obligatoire mais recommandé afin de pouvoir établir la régularité des décisions prises. Il convient d'éviter les procès-verbaux trop succincts qui ne relatent pas les débats qui se sont tenus ; ils doivent être le reflet de la vie de l'association. Aucune forme particulière n'est requise. Ils peuvent être établis sur des feuilles volantes ou sur un registre des délibérations. Pour avoir force probante, les feuillets ne doivent comporter ni blancs ni ratures et doivent être numérotés et signés par la personne habilitée par les statuts

Conseil d’administration Parfois appelé « comité de direction » ou « comité directeur », il veille au bon

fonctionnement de l'association et s'assure de l'application des décisions prises en assemblée générale. Il est doté des plus larges pouvoirs pour la gestion courante de l'association. Toutefois, il ne peut prendre une décision que les statuts réservent à l'assemblée générale. Le nombre de membres du conseil d'administration varie en fonction de la taille de l'association. Les statuts fixent librement : • Le nombre, la dénomination des personnes chargées de gérer et de représenter

l'association • Le mode de fonctionnement de l'organe dirigeant • Les modalités de désignation des dirigeants (élection par l'assemblée générale,

cooptation) • La durée des mandats La rédaction d'un procès-verbal du conseil d'administration n'est pas obligatoire mais elle est vivement conseillée.

Bureau L'existence d'un bureau n'est pas obligatoire. Il est généralement élu par le conseil

d'administration. La création de cette structure ne se justifie que lorsque les adhérents sont très nombreux et qu'il est difficile de réunir régulièrement le conseil d'administration. Il gère l'association au quotidien. Il comprend généralement un président, un secrétaire et un trésorier qui se répartissent les tâches de gestion de l'association. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent expressément prévoir cette répartition. Il n'est pas interdit à une même personne de cumuler plusieurs fonctions. La rédaction d'un procès-verbal du bureau n'est pas obligatoire, mais elle est vivement conseillée.


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Rôle du président • Diriger l'administration de l'association : signature des contrats, représentation à l'égard des tiers, action en justice

• Présenter le rapport moral à l'assemblée générale • Présider l'assemblée générale et le conseil d'administration • Organiser les activités de l'association

Rôle du secrétaire • Tenir la correspondance de l'association, les procès-verbaux des réunions, le registre spécial

• Organiser les réunions • Déposer les dossiers de subventions • Assurer la conservation des archives • Assurer l'exécution matérielle des tâches administratives

Rôle du trésorier • Effectuer les paiements • Tenir la comptabilité • Encaisser les cotisations • Présenter le rapport financier à l'assemblée générale • Etablir le budget • Placer les excédents de trésorerie • Veiller au dépôt des déclarations fiscales

Modifications dans la direction

Tout changement des personnes chargées de l'administration de l'association doit être déclaré à la préfecture dans un délai de trois mois. Cette formalité incombe aux nouveaux dirigeants. Ce changement doit être également porté sur le registre spécial.

Sections De nombreuses associations sont organisées en sections.

Leur fonctionnement ressemble à celui d'une mini-association avec un président (ou un animateur, des adjoints, parfois un bureau, une assemblée générale de section). Il s'agit d'une organisation interne qui n'a pas de valeur juridique, la section ne disposant pas de la personnalité morale. Attention toutefois, toute décision prise à l'intérieur de la section engage l'ensemble de l'association. De plus, si les dirigeants de la section prennent des décisions sans en rendre compte aux dirigeants statutaires, ils pourront être considérés comme des dirigeants de fait de l'association.

Dirigeants

Les dirigeants d'une association sont les mandataires de celle-ci.

Dirigeant de fait Sont considérées comme dirigeants de fait, les personnes qui ne sont pas investies statutairement d'une fonction de dirigeant mais qui, dans les faits, se comportent comme des dirigeants de droit, en exerçant un contrôle effectif et constant de l'association et en définissant les orientations. A noter que rien n'interdit à un mari et à son épouse d'être dirigeants d'une même association.

Rémunération Depuis l'instruction fiscale du 15/09/98, la rémunération des dirigeants est admise dans certaines limites. La rémunération brute mensuelle totale versée aux dirigeants de droit, ou de fait ne doit pas excéder les trois quarts du SMIC. Lorsqu'un dirigeant est commun à plusieurs associations liées, le seuil s'apprécie en faisant masse de la rémunération perçue dans chacun des organismes. D'un point de vue fiscal, les fonctions de dirigeant constituent une activité non-salariée imposable dans la catégorie des bénéfices. La rémunération doit être portée directement sur la déclaration de revenus. Sur le plan social, il s'agit d'un salaire et les charges sociales correspondantes devront être acquittées. Le principe à « Objectif Image » est que les dirigeants soient bénévoles.


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Le directeur salarié Dans les associations importantes, les dirigeants sont dans l'impossibilité d'assumer l'ensemble des tâches administratives. Un directeur salarié est recruté pour gérer l'association et mettre en œuvre la politique définie par le conseil d'administration et l'assemblée générale. Celui-ci ne doit pas, pour autant, devenir un dirigeant de fait ce qui aurait des conséquences fiscales importantes. Afin d'éviter toute ambiguïté, la fonction du directeur devra être clairement définie dans le règlement intérieur et le contrat de travail. Il devra rendre compte de son activité devant le conseil d'administration. Si des tâches ponctuelles lui sont confiées, elles devront être précisées par écrit.

Démission volontaire

Un dirigeant peut démissionner à tout moment. Il doit en informer l'association par courrier simple ou recommandé, par déclaration portée sur le procès-verbal d'une réunion. Il n'y a pas de formalisme particulier à respecter sauf stipulations contraires des statuts. Cette décision n'a pas à être justifiée mais elle ne doit pas causer un préjudice à l'association. Il est conseillé de prévoir dans les statuts les modalités de remplacement d'un dirigeant démissionnaire (cooptation par le conseil d'administration jusqu'à la nouvelle assemblée générale, élection systématique de suppléants par exemples).

Révocation En l'absence de dispositions statutaires contraires, un dirigeant peut être révoqué. La révocation doit être prononcée par les personnes ayant investi les dirigeants de leur mandat. La décision doit être expresse et ne pas revêtir un caractère intempestif et vexatoire.

Incompatibilités L'exercice de certaines activités (militaires, parlementaires, certains fonctionnaires) est incompatible avec la gestion ou la représentation d'une association. Les élus peuvent être dirigeants d'une association mais la participation d'un élu aux délibérations attribuant une subvention à l'association dont il est président ou adhérent peut être considérée comme caractérisant le délit de prise illégale d'intérêt dans une affaire sur laquelle il exerce l'une des formes de contrôle prévues par l'article 432.12 du code pénal. Le maire d'une commune, président d'une association, ne peut pas prendre part à la délibération du conseil municipal accordant à cette association l'usage d'un local communal. "Sont illégales les délibérations auxquelles ont pris part un ou plusieurs membres du conseil intéressés à l'affaire qui en fait l'objet, soit en leur nom personnel, soit comme mandataires" (article L. 2131-11 du code général des collectivités territoriales)


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Responsabilités

Civile

C'est en principe l'association qui est responsable civilement ou pénalement des fautes commises par les dirigeants lorsqu'ils représentent l'association.

Les dirigeants sont responsables des fautes détachables de leurs fonctions dans les situations suivantes : • Ils n'ont pas agi au nom et pour le compte de l'association • Ils sont sortis de l'objet social de l'association • Ils ont excédé leurs attributions • Ils ont agi contre les intérêts de l'association (intérêt personnel, malveillance par

exemple)

Pénale La responsabilité pénale des dirigeants d’association ne fait l’objet d’aucune disposition

spécifique. Ils peuvent donc voir leur responsabilité pénale engagée, comme tout citoyen, aussi bien sur la base d’infractions volontaires (atteintes aux biens ou aux personnes) que sur celle d’infractions involontaires (blessures ou homicides involontaires).

Délits non intentionnels

On entend par délits non intentionnels, une faute d'imprudence, de négligence ou de manquement à une obligation de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou le règlement (article 121-3 du code pénal). Les personnes physiques qui n’ont pas causé directement un dommage mais qui ont créé ou contribué à créer la situation qui a permis la réalisation du dommage ou qui n’ont pas pris les mesures permettant de l’éviter ne sont responsables pénalement qui si elles ont : • Soit violé de façon manifestement délibérée une obligation particulière de prudence

ou de sécurité prévue par la loi ou le règlement • Soit commis une faute caractérisée et qui exposait autrui à un risque d’une

particulière gravité qu’elles ne pouvaient ignorer.

Autres infractions Les dirigeants sont pénalement responsables des infractions commises dans le fonctionnement d'une association : • Infractions au droit du travail (embauche, durée du travail, hygiène et sécurité, non-

respect du droit syndical etc.) • Non-paiement des cotisations sociales • Non-respect des obligations de la loi de 1901 (modification des statuts, changement

des dirigeants, tenue du registre spécial) • Banqueroute

Financière

Les dirigeants ne sont pas responsables des dettes de l'association sauf dans les deux cas ci-dessous : • Redressement ou liquidation judiciaire • Cautionnement


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Redressement ou liquidation judiciaire

Il peut arriver que des difficultés graves (dissensions parmi les dirigeants, décisions irrégulières, inobservation des statuts etc.) interviennent dans la vie de l'association au point d'empêcher son fonctionnement normal ou de mettre en péril son existence. Dans ces circonstances, toute personne justifiant d'un intérêt personnel (membre, créancier de l'association par exemple) peut demander au tribunal la nomination d'un administrateur provisoire afin de régulariser la situation. La rémunération de l'administrateur incombe à l'association.

Une association peut connaître des difficultés financières. La procédure de redressement ou de liquidation judiciaire est applicable aux associations déclarées. Le président a l'obligation de faire une déclaration dans les 15 jours suivant la cessation de paiement (impossibilité de faire face au passif exigible avec l'actif disponible), auprès du Tribunal de Grande Instance dans le ressort duquel l'association a son siège (article L 621-1 du code de commerce). À défaut, il engage sa responsabilité personnelle et peut être condamné à prendre en charge le passif. Dans le cas d'insuffisance d'actif, le tribunal peut, en cas de faute de gestion ayant contribué à cette insuffisance d'actif, décider que les dettes de l'association seront supportées, en tout ou partie, avec ou sans solidarité, par tous les dirigeants de droit ou de fait, rémunérés ou non, ou par certains d'entre eux (Article L624-3 du code de commerce).

Cautionnement

Il arrive que les dirigeants se portent caution pour l'association (paiement du loyer, par exemple). L'acte de caution relève du droit civil (art. 2011 et suivants). Il ne se présume pas. Il fait l'objet d'un acte écrit (authentique ou sous-seing privé) et doit respecter certaines formes : • Signature manuscrite de celui qui souscrit l'engagement • Mention manuscrite de la somme en lettres et chiffres (art. 1326). Il peut être contracté pour un certain montant. En outre, lorsque plusieurs personnes se sont rendues caution d'un même débiteur, pour une même dette, elles sont obligées chacune à toute la dette (art 2025). Si aucun délai n'est précisé, la caution dure tant que le bail continue même si le dirigeant a cessé ses fonctions. Il faut stipuler dans l'acte que le cautionnement est lié à l'exercice des fonctions et cesse de plein droit lorsqu'il y est mis fin.

Attention Le cautionnement n'est pas un acte anodin : il engage le patrimoine de celui qui s'engage. Il est donc prudent de prendre conseil auprès d'un professionnel. Ce type de financement est à éviter dès lors que d’autres solutions peuvent être mises en œuvre.


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Adhérents

Catégories de membres

La liberté d'association implique nécessairement le droit pour chacun d'adhérer ou non à une association et la possibilité pour toute association de choisir ses adhérents. L’association peut fixer librement des conditions pour l'admission de ses membres (parrainage, agrément du bureau etc.). Les statuts peuvent distinguer plusieurs catégories de membres. On trouve généralement les termes suivants : • Membres fondateurs (ceux qui sont à l'origine de l'association) • Membres d’honneur (personnalités qui mettent leur notoriété au service de

l’association) • Membres bienfaiteurs (ceux qui ont rendu des services importants, qui acquittent une

cotisation plus importante que la cotisation normale etc.) • Membres honoraires (anciens dirigeants qui ne participent plus à la vie de

l'association) • Membres adhérents ou actifs (ils participent aux activités de l'association, acquittent

une cotisation et possèdent le droit de vote aux assemblées générales) • Membres de droit :

- Personnes qui deviennent membres ès qualités, dérogeant ainsi à la procédure normale, mais à la condition d'accepter cette qualité.

- Personnes remplissant certaines conditions légales dont l'association ne peut refuser l'adhésion. Le législateur conditionne l'exercice de certaines activités à l'adhésion à une association.

Précision : Si l'association entend avoir différents types de membres, les statuts doivent les définir et prévoir l'étendue de leurs droits (droit de vote, voix consultative, par exemple).

Qualité de membre

Pour revendiquer la qualité de membre d'une association il faut : • Avoir fait acte de candidature • Avoir été accepté par l'association soit expressément soit tacitement Les mêmes règles s'appliquent à une association désirant prouver qu'une personne a la qualité de sociétaire et doit en assumer les obligations. L'établissement d'un bulletin d'adhésion dans lequel le postulant demande à adhérer et reconnaît avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur est de nature à résoudre cette difficulté.

Mise en commun des connaissances ou de l'activité

L'adhérent fait apport à l'association de ses connaissances ou de son activité. Cette participation doit répondre aux conditions suivantes : • Etre effectuée de façon permanente pour la distinguer du service occasionnel d'un

prestataire de services • Etre mise en commun avec les connaissances ou l'activité des autres membres • Ne pas donner lieu à un lien de subordination • Ne pas faire l'objet d'une rétribution.


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Contrôle de la gestion par les adhérents Les sociétaires n'ont la possibilité de contrôler la gestion de l'association que si ce

contrôle est prévu par les statuts. Dans certaines associations, il est prévu que des membres de l'association peuvent vérifier les comptes et présenter un rapport devant l'assemblée générale. C'est à tort que ces personnes sont souvent désignées comme "commissaires aux comptes". S'agissant d'une profession réglementée, ce terme ne doit pas être utilisé.

Démission Un membre peut démissionner à tout moment, mais il doit faire connaître expressément

sa volonté de quitter l'association. Cette démission prend effet après le paiement des cotisations échues et de celle de l'année en cours.

Exclusion Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir l'exclusion d'un membre pour motif

grave. La sanction peut être prononcée soit par le bureau, le conseil d'administration, l'assemblée générale etc. Le membre sur lequel pèse une menace de sanction doit, à peine de nullité de celle-ci, pouvoir présenter sa défense. Il doit donc être informé au préalable des faits précis qui lui sont reprochés et être invité à se présenter à la réunion de l'organe compétent pour statuer sur la sanction.

Bénévoles Bien qu'il représente un élément essentiel de la vie associative, le bénévole ne dispose

pas d'un statut particulier. Le bénévole est généralement membre de l'association. Il participe au fonctionnement et à l'animation de l'association de son plein gré et d'une manière désintéressée. En contrepartie de cette activité, il ne perçoit ni rémunération ni avantage en nature. Il ne doit exister aucun lien de subordination entre les dirigeants de l'association et le bénévole sous peine de voir son activité re-qualifiée en activité salariée. Le bénévole a droit au remboursement des frais qu'il engage dans le cadre de son activité bénévole. Ceux-ci doivent être remboursés exactement sur factures justificatives. Il peut, toutefois, renoncer à ce remboursement et bénéficier d'une réduction d'impôt.

Activité salariée et bénévolat

Un salarié peut être bénévole en dehors de son temps de travail. Cette activité ne doit pas perturber son activité salariée. Certaines activités bénévoles bénéficient de dispositions particulières.

Chômeur et bénévolat

Un demandeur d'emploi peut exercer une activité bénévole sous réserve de respecter plusieurs conditions : • L'activité ne peut pas s'exercer chez un précédent employeur • Cette activité ne doit pas se substituer à un emploi salarié L'activité bénévole doit rester compatible avec l'obligation de recherche d'emploi.

Retraité et bénévolat

L'activité du retraité ne doit donner lieu à aucune rémunération. On doit donc être vigilant sur les conditions des remboursements de frais.


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Salariés Une association qui embauche des salariés se trouve dans la même situation que

n'importe quel employeur et doit donc suivre les règles du droit du travail et du droit social (durée du travail, conditions d'hygiène et de sécurité, bulletin de paie etc.). Depuis le 1er janvier 2002, la durée du travail est fixée à 35 heures pour toutes les associations. Les associations peuvent bénéficier de diverses aides comme les contrats emploi-solidarité, contrats emploi-consolidé, aides à l'embauche, etc. Sur ces problèmes complexes, il conviendra de prendre contact avec l'inspection du travail.

Formalités administratives • Immatriculation de l'association à l'URSSAF

• Déclaration unique d'embauche qui regroupe un certain nombre de formalités. Cette déclaration peut être effectuée sur un document papier ou par Minitel

• Inscription sur le registre du personnel qui consigne de manière indélébile l'identité des salariés, les dates d'entrée et de sortie

Conventions collectives Les associations sont tenues d'appliquer les conventions collectives. Ce ne sont pas les

statuts qui déterminent la convention applicable mais l'activité exercée par l'association. Les associations peuvent être concernées notamment par les conventions suivantes : • Animation socio-culturelles • Organismes de formation • Tourisme à but non lucratif • Centres sociaux et socio-culturels

Mise à disposition L'association peut faire appel à une autre association, à une entreprise pour qu'elle mette

à sa disposition du personnel soit par détachement soit en recourant à une entreprise de travail temporaire. Les détachements sont licites à la condition d'être effectués sans but lucratif. L'association ne doit rembourser que les rémunérations et les charges sociales des personnes détachées. La jurisprudence considère que lorsqu'un salarié mis à la disposition d'un employeur accomplit un travail pour le compte de celui-ci dans un rapport de subordination, il se trouve lié à celui-ci par un contrat de travail. L'obligation pour le salarié de respecter le règlement intérieur, les consignes de l'association et l'exercice par celle-ci de son pouvoir disciplinaire caractérisent le lien de subordination.

Retraités Les personnes bénéficiant d'une pension de vieillesse de base peuvent effectuer un travail

salarié dans une association à condition qu'elles n'aient pas auparavant exercé leur activité professionnelle dans cette même association. En ce qui concerne le régime des retraites complémentaires, la reprise d'une activité salariée entraîne la suspension des allocations sauf s'il s'agit d'une activité réduite : les salaires perçus dans l'association, ajoutés à l'ensemble des pensions ne doivent pas excéder le dernier salaire d'activité.


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Intermittents du spectacle Les employeurs occasionnels d'artistes et de techniciens du spectacle vivant peuvent

s'acquitter de l'ensemble de leurs obligations déclaratives et contributives auprès d'un seul organisme : le guichet unique spectacles occasionnels (GUSO) géré par l'UNEDIC qui est situé à Annecy ( minitel :3614 GUSO, Internet : www.guso.com.fr , téléphone: 0810 863 342, télécopie : 04-50-10-14-69). Il s'agit d'un dispositif facultatif et gratuit. Le GUSO permet d'accomplir, à partir d'un formulaire et avec un seul interlocuteur, les obligations suivantes : • La déclaration préalable à l'embauche (imprimé spécifique) • Le contrat de travail • La déclaration de l'ensemble des cotisations et contributions dues au titre de cet

emploi (sécurité sociale, retraite complémentaire;congés payés;assurance chômage;formation professionnelle, médecine du travail)

• La déclaration annuelle des données sociales • L'attestation d'emploi destinée à l'ASSEDIC • Le certificat d'emploi destiné aux congés spectacles Le GUSO adresse en outre chaque mois une attestation de rémunération aux salariés concernés.

Fin du contrat de travail Certificat de travail

L'association est tenue de délivrer un certificat de travail à l'expiration du contrat de travail (art. L112-16 du code du travail). Il doit obligatoirement contenir : • Les dates d'entrée et de sortie dans l'emploi ; • La nature de l'emploi occupé ou des emplois successivement occupés ; • Les périodes pendant lesquelles ce ou ces emplois ont été tenus.

Attention : Le certificat de travail ne doit comporter aucune appréciation sur le travail ou la moralité de l'intéressé.

Attestation ASSEDIC

L'association doit délivrer au salarié l'attestation nécessaire pour faire valoir ses droits au chômage. Ce document est remis en même temps que le certificat de travail et le dernier bulletin de paie.

Reçu pour solde de tout compte

Contrairement au certificat de travail, et à l'attestation ASSEDIC, la remise d'un reçu pour solde de tout compte n'est pas obligatoire. Le reçu pour solde de tout compte a un effet libératoire en attestant que le salarié a perçu toutes les sommes qui lui sont dues. En outre, il renonce à toute réclamation ultérieure quant à ces sommes ( art. L122-17 et R 122-5 du Code du travail). Le reçu doit respecter plusieurs conditions : • La mention " pour solde de tout compte " doit être entièrement écrite de la main du

salarié Cette mention doit être suivie de sa signature • Le reçu doit mentionner le délai de 2 mois dont le salarié dispose pour contester le

reçu • Le reçu doit comporter des précisions permettant de déterminer les éléments de

rémunération ou d'indemnisation qu'il concerne Le reçu doit être établi en double exemplaire dont un est remis au salarié. A défaut, le reçu pour solde ne produit aucun effet.


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Ressources

Conventions avec La Poste et France Telecom Pour prétendre à bénéficier de ressources, des conventions doivent être signées avec La

Poste, France Telecom et éventuellement avec les filiales, chaque exploitant ne s’intéressant qu’au sort de ses seuls agents. Ces conventions définissent : • Les relations entre l’exploitant et l’association • Les principes des aides apportées • Les comptes que doit rendre l’association. Une convention pluriannuelle est négociée entre le président de l'association et les instances sociales locales de rattachement. À savoir, les ATAS (Agence Territoriale des Activités Sociales) pour les associations hébergées par La Poste, ou la gestion des activités sociales de la DR pour les associations hébergées par France Telecom. Des avenants précisent chaque année les objectifs assignés et les moyens accordés.

Hébergement Si l’association est hébergée par un exploitant, une « convention d’occupation » contient les plans des locaux, la description des surfaces et des équipements liés aux locaux mis à la disposition de l’association. Aujourd’hui la politique des exploitants est de ne plus héberger d’association dans des locaux d’exploitation. Lorsque l'exploitant reprend l’usage de ses locaux, il doit en principe « tout mettre en œuvre pour proposer des solutions de relogement acceptables ». Très souvent il invite l’association à rechercher elle-même une solution extérieure (partage de locaux avec une autre association, négociation avec une municipalité).

Aides en nature Quelques aides sont encore attribuées en nature. Leur valeur correspond au montant estimé ou calculé des éléments fournis : • Loyer, eau, gaz, électricité, chauffage, climatisation, détection incendie • Équipements mobiliers, matériels mis à disposition • Personnel (utilisation à temps complet, partiel, intermittent d'un agent pour

l'association pendant ses heures de service) • Véhicule automobile prêté par l'exploitant Cette forme d’aide a tendance à disparaître au profit de l’aide financière.

Aide financière Pour l’exploitant, il est plus simple de négocier le montant des besoins de l’association, de lui verser une subvention, et de la laisser gérer ses affaires, moyennant un contrôle à posteriori. L’aide financière permet donc à l’association de régler directement ses prestataires (loyer éventuel, téléphone, courrier, fournitures, entretien du matériel parfois, etc.). Le montant de l’aide est négocié chaque année avec chaque exploitant sur la base des besoins (argumentés), du nombre d’agents de La Poste ou de France Telecom adhérent à l’association, de l’atteinte des objectifs de l’année précédente et de la « compréhension » par l’association de la politique sociale des exploitants. Elle est versé sur le compte courant de l’association et des factures seront à fournir pour justifier la comptabilité. La précision dans la préparation du dossier, la qualité de l’argumentation, la régularité dans les relations avec les services sociaux sont les éléments clefs de la négociation pour l’obtention de telles aides.


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Droit d'entrée En plus de la cotisation annuelle ou à sa place, le versement d'un droit d'entrée ou

d'adhésion peut être prévu pour les nouveaux adhérents. Le versement est effectué pour toute la durée de l'adhésion et n'a donc pas à être renouvelé. Son montant est librement fixé par l'association qui peut décider qu'il lui est définitivement acquis.

Cotisations Sauf réglementation particulière, elle n'est pas obligatoire. L'association décide librement

d'en exiger une ou non. Il n'existe ni minimum ni maximum, mais son montant doit correspondre aux besoins de l'association. Elle peut être fixée par le bureau, le conseil d'administration ou l'assemblée générale. La somme peut être différencié par catégories de sociétaires. La Poste et France Telecom qui ne souhaitent soutenir que leurs agents, exigent que les cotisations des « membres extérieurs » soient plus élevées que les cotisations demandées aux agents. Le seul versement de la cotisation ne permet pas de reconnaître à une personne la qualité d'adhérent. De la même manière, le défaut de versement ne traduit pas la volonté de quitter l'association. Il est souhaitable que les statuts prévoient une sanction en cas de non-versement (par exemple l’usage des locaux ou du matériel peut être limité aux seuls adhérents à jour de leur cotisation).

Subventions publiques Les subventions peuvent être versées par :

• Les communes (délibération du conseil municipal) • Les départements (délibération du conseil général) • Les régions (délibération du conseil régional) • Les services de l'État (direction départementale de la jeunesse et des sports) • Les instances européennes • Des fondations notamment la Fondation de France Il n'existe aucun droit à l'obtention d'une subvention. Son attribution ou son renouvellement n'est pas acquise d'avance. Elle est attribuée de manière discrétionnaire en fonction des priorités budgétaires de la collectivité et doit être sollicitée par écrit par l'association. Elle n'est pas renouvelée automatiquement sauf conventions pluriannuelles. Les juridictions administratives sont incompétentes pour apprécier l'opportunité de la décision d'accorder ou de refuser une subvention.

Utilisation Lorsque la subvention est attribuée pour un projet particulier, elle doit être utilisée pour ce projet. Elle ne peut pas servir à financer une autre dépense.

Délibérations illégales

Lors de l'octroi d'une subvention, certaines précautions sont à prendre si les membres de la collectivité sont dirigeants de l'association. En effet, la décision sera illégale si un ou plusieurs membres du conseil ont un intérêt à l'affaire et si leur participation à la délibération a eu une influence effective sur la manifestation de volonté de celui-ci (article L. 2131-11 du code général des collectivités territoriales).

Contrôle Un contrôle de l'utilisation de l’argent public est possible (article L 1611-4 du code général des collectivités territoriales). Il ne revêt pas un caractère obligatoire. L'association peut donc être amenée à fournir un certain nombre de documents notamment comptables pour justifier du bon emploi de ces subventions. Dans certaines conditions notamment lorsque les subventions dépassent 1.500 € la chambre régionale des comptes peut contrôler les comptes de l'association afin de s'assurer de l'emploi régulier des sommes allouées.

Reversement Il est normalement interdit à une association de reverser tout ou partie d'une subvention à d'autres associations (Article 15 du décret-loi du 2 mai 1938). Ce reversement n'est possible que sur accord formel préalable de la collectivité qui accorde la subvention. Une redistribution irrégulière peut être constitutif d'une gestion de fait des deniers publics et entraîner, en cas de contrôle, la restitution de la subvention.


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Prestations en nature Les communes peuvent apporter une aide aux associations sous la forme de prestations

en nature : prêt de matériel, de locaux, travaux de secrétariat, mise à disposition d'agents municipaux etc. Il ne s'agit pas de recettes mais d'une diminution des charges de l'association.

Dons de particuliers Toutes les associations peuvent recevoir des dons manuels (remise de la main à la main)

d'une somme d'argent, d'un bien. Les associations courantes ne sont pas autorisées à bénéficier de legs.

Versements d’entreprises (extérieures) Les aides aux associations par les entreprises peuvent revêtir diverses formes : somme

d'argent, mise à disposition de biens mobiliers ou immobiliers, de personnels. Ces aides sont généralement formalisées par un contrat écrit qui précise la qualification juridique et les obligations des parties. On distingue deux catégories selon la motivation du donateur :

Le mécénat : Il s'agit d'un acte "gratuit" sans aucune contrepartie autre que morale.

Le parrainage : Dans ce cas, le parrain attend en retour des retombées économiques et publicitaires. Les opérations de parrainage sont destinées à promouvoir l'image du parrain. Il s'agit d'opérations de publicité qui ont des incidences fiscales.

Lotos, tombolas, loteries

Depuis la loi du 21 mai 1836, les loteries et tombolas sont interdites. Mais il existe des exceptions.

Les lotos : peuvent être organisés librement lorsqu'ils remplissent cinq conditions : • Ils ont un caractère traditionnel • Les lots ne sont pas constitués de sommes d'argent et leur valeur unitaire ne dépasse

pas 400 € • Les mises sont de faible valeur • Ils ont un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation locale • Ils sont organisés dans un cercle restreint Une association peut organiser deux ou trois lotos dans l'année. Au-delà, le préfet doit examiner les intentions et l'activité de l'association.

Les loteries : Les associations peuvent, sur autorisation du préfet, organiser des loteries d'objets mobiliers à condition qu'elles soient destinées à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif.

Buvettes

Les ventes de boissons sont soumises à une réglementation particulière. Les personnes qui, sous le couvert d'associations, vendent des boissons à consommer sur place sont soumises aux dispositions relatives à la réglementation administrative des débits de boissons (art. 1655 du code général des impôts et L. 3335-11 du code de la santé publique). Les boissons sont classées en cinq groupes (art. L.3321-1 du code de la santé publique) et les débits de boisson en 4 catégories (art. L.3331-1 du code de la santé publique).

Débits permanents Une association peut obtenir sans restriction une licence à consommer sur place de première catégorie (boissons sans alcool). Elle peut également obtenir une licence de deuxième ou troisième catégorie, à la condition que le quota communal ne soit pas atteint.


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Débits temporaires Le maire peut autoriser une association à établir un débit de boissons pour la durée des manifestations publiques dans la limite de cinq manifestations annuelles (art. L3334-2 code de la santé publique). Il ne peut être vendu ou offert, sous quelque forme que ce soit, que des boissons des deux premiers groupes (boissons sans alcool et vins, bières, cidres).

Cercles privés Les cercles privés échappent à la réglementation des débits de boissons à la condition de remplir trois conditions : • Servir des boissons sans alcool, du vin, de la bière, du cidre, du poiré, de l'hydromel,

des vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vins • Ne pas revêtir un caractère commercial; • N'admettre que les seuls adhérents

Déclaration fiscale L'ouverture d'un débit de boissons même temporaire donne lieu à une déclaration auprès de la recette des douanes et des droits indirects.

Brocantes

Une foire à la brocante est une manifestation organisée dans un lieu public ou ouvert au public, en vue de la vente ou de l'échange d'objets mobiliers usagés, d'objets mobiliers acquis de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce.

Ventes au déballage :

Sont considérées comme des ventes au déballage "les ventes de marchandises effectuées dans les locaux ou sur des emplacements non destinés à la vente au public de ces marchandises, ainsi qu'à partir de véhicules spécialement aménagés à cet effet". (art. L 310-2 du code de commerce). Ces ventes ne peuvent pas excéder deux mois par année civile dans un même local ou sur un même emplacement. Il est nécessaire d'obtenir une autorisation administrative : Si la surface de vente totale est supérieure à trois cents mètres carrés, l'autorisation est délivrée par le préfet ; dans le cas contraire, c'est le maire qui l'accorde. La demande d'autorisation doit être adressée cinq mois au plus et trois mois au moins avant la date prévue pour le début de la vente. (Art. 7-I décret 96-1097 du 16 décembre 1996)

Sanction : Le fait de procéder à une vente au déballage sans autorisation est puni d'une amende de 15.000 €. L'association peut être déclarée pénalement responsable (art. L 310-5 du code de commerce)

Registre à tenir Les dirigeants de l'association doivent tenir un registre permettant l'identification de tous

ceux qui offrent à la vente ou à l'échange ces objets. (code pénal art. R 321-9 à 12) Ce registre doit comporter le nom, raison sociale et siège de l'association ainsi que les nom, prénoms, qualité et domicile de son représentant à la manifestation, avec les références de la pièce d'identité produite. De plus, le registre doit être coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune du lieu de la manifestation. Il doit être tenu pendant toute la durée de la manifestation à la disposition des services fiscaux, des douanes, et des services de la concurrence, consommation et répression des fraudes. A la fin de la manifestation, et au plus tard dans le délai de huit jours, il doit être déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation. Par ailleurs, les particuliers ne peuvent vendre, dans ces manifestations, que des objets personnels et usagés.

Sanction : L'absence de tenue du registre est passible de six mois d'emprisonnement et de 30.000 € d'amende (art. 321-7 du code pénal).

Occupation du domaine public

Lorsque la manifestation se déroule dans un lieu public, il faut solliciter du maire une autorisation temporaire d'occupation du domaine public.


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Spectacles L’ordonnance du 13 octobre 1945 relative aux spectacles a été modifiée par la loi du 18

mars 1999 (décret d’application du 29 juin 2000). Les spectacles totalement amateurs ne sont pas concernés par cette ordonnance. Si de la musique est diffusée, la déclaration à la SACEM est néanmoins obligatoire.

Principe : L’exercice de l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants est soumis à la délivrance au dirigeant désigné par l’organe délibérant prévu par les statuts, d’une licence d’entrepreneur de spectacles vivants. Cette licence est personnelle et incessible. Il existe trois catégories de licences.

Définitions : • Un spectacle vivant se caractérise par la présence physique d'au moins un artiste du spectacle percevant une rémunération lors de la production ou de la diffusion en public d'une œuvre de l'esprit.

• Un entrepreneur de spectacles vivants est une personne qui exerce une activité d'exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles, seul ou dans le cadre de contrats conclus avec d'autres entrepreneurs de spectacles vivants, quel que soit le mode de gestion, public ou privé, à but lucratif ou non, de ces activités.

Dérogation : Peuvent exercer occasionnellement l'activité d'entrepreneur de spectacles, sans être

titulaires d'une licence, dans la limite de six représentations par an : • Toute association qui n'a pas pour activité principale ou pour objet l'exploitation de

lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles • Les groupements d'artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un

ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération.

Obligations déclaratives et

contributives

Ces représentations doivent faire l'objet d'une déclaration préalable auprès du Préfet un mois au moins avant la date prévue. (art.10 de l'ordonnance). Le défaut de déclaration est passible d'une contravention de 5° classe. Les employeurs occasionnels d'artistes et de techniciens du spectacle vivant peuvent s'acquitter de l'ensemble de leurs obligations déclaratives et contributives auprès d'un seul organisme : le guichet unique spectacles occasionnels (GUSO).

Revenus d’activités Ils peuvent être variés mais doivent avoir été prévus dans l'objet de l'association.

Emprunts Une association peut emprunter tant auprès des établissements financiers que d'un

particulier. S'il s'agit d'un membre de l'association, le taux d'intérêt doit être normal. Si ce taux est trop élevé, le remboursement de l'emprunt s'analyserait en un partage interdit des bénéfices de l'association. Les contrats de prêts, verbaux ou écrits, productifs ou non d'intérêts doivent, en principe faire l'objet d'une déclaration. Sont toutefois dispensés de déclaration les prêts dont le montant en principal n'excède pas 760 €. La déclaration est établie sur un imprimé n° 2062. Elle est souscrite par le débiteur en même temps que la déclaration de ses revenus.


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Assurances

Principes

Il est vivement conseillé d'évaluer régulièrement les risques avec un assureur. Ils sont étroitement liés aux activités de l'association. L'association doit garantir la responsabilité civile du fait de ses activités : • De l'association, qui souscrit le contrat • De ses dirigeants • De ses membres dans le cadre des activités de l'association • De ses salariés • De ses bénévoles • Des personnes dont l'association a la surveillance et la responsabilité (garde

d'enfants, loisirs etc.) • D’une intoxication alimentaire

ATTENTION Le contrat doit considérer toutes ces personnes comme des "tiers" entre elles et vis à vis de l'association.

Il ne faut pas oublier de déclarer au préalable les manifestations exceptionnelles si elles n'ont pas été prévues dans le contrat.

Véhicules automobiles

L'association doit souscrire une assurance obligatoire de responsabilité civile automobile pour les véhicules dont elle est propriétaire. Il arrive souvent que les associations fassent appel aux véhicules des salariés ou des bénévoles dans le cadre de ses activités. L'association doit vérifier que les contrats d'assurance de ces personnes comportent l'usage "professionnel" ou "affaires". Il est possible de souscrire une extension de garantie pour l'utilisation de ces véhicules qui n'appartiennent pas à l'association.

Responsabilité civile vis-à-vis des salariés et des bénévoles

Un salarié victime d'un accident de trajet ou de travail peut réclamer à l'association un complément d'indemnisation si l'accident est dû à une faute inexcusable de l'association ou une faute intentionnelle d'un autre salarié. Si le bénévole ne bénéficie pas de la législation sur les accidents du travail, l'association devra l'indemniser. La jurisprudence considère, en effet, qu'il existe une "convention tacite d'assistance" entre l'association et ses bénévoles.

Responsabilité civile du fait des locaux (incendie, dégât des eaux)

La responsabilité de l'association peut se trouver engagée envers le propriétaire des locaux ou envers les voisins. Si l’association est hébergée par un exploitant, l’immeuble est assuré par ce dernier.

Assurance pour les biens de l'association

L'association est libre d'assurer, ou non, ses biens propres, mais elle a tout intérêt à garantir ses équipements et matériel. Pour les biens qui lui sont prêtés, il convient de vérifier qu'ils ne sont pas exclus de l'assurance.

Protection juridique

En souscrivant une assurance de protection juridique, l'association peut faire prendre en charge ses frais de procédure en cas de litige l'opposant à des tiers.

Assurance annulation

Si l'association organise des manifestations, elle peut se garantir contre les pertes résultant de la suppression de la manifestation (intempéries par exemple).

L’assurance « Objectif Image » Objectif Image a souscrit auprès de la MAIF un contrat en responsabilité civile, pour elle-

même et pour l'ensemble des clubs. L’adhésion à Objectif Image et le paiement de la cotisation permet de bénéficier de la garantie « Responsabilité Civile » tant à l'égard des participants aux activités du club (membres et visiteurs) que des tiers. Les dommages aux biens personnels des membres du club sont toutefois exclus.


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Garanties sans franchise

• Dommages corporels : sans limitation de somme et sans franchise, • Dommages matériels et immatériels : à concurrence de 100.000.000 F sans

franchise, • Défense, recours, protection juridique : sans limitation de somme ni franchise. • Dommage aux biens des expositions : à concurrence d'une valeur vénale de 500.000

F

Franchises • Franchise générale de 850 F • Franchise de 1.500 F en cas d'inondations, effondrements, glissements de terrain,

cyclones • Franchise de 10% du montant de l'indemnité en cas de vol (avec minimum de 2.400

F)

Assurance des locaux (Contrat complémentaire à l'initiative des clubs).

Assurance obligatoire demandée par les exploitants. Elle couvre la responsabilité du locataire ou de l'occupant à l'égard du propriétaire et des tiers. Montant souscrit : 800.000.000 F sans franchise. Tarif : 4,50 F TTC par M2

Assurance des biens de l'association. (Contrat complémentaire à l'initiative des clubs)

Assurance très conseillée • Pour les biens achetés par les exploitants et mis à disposition du club (à rendre en

cas de dissolution du club). • Pour les biens achetés sur des subventions versées au CCP du club (le club en est

donc propriétaire) avec la mention « Aucune autre subvention d'investissement pour ce même type de matériel ne sera ultérieurement accordée ».

Pas obligatoire pour les biens achetés par le club sur ses bénéfices. À chaque club à savoir s'il a la capacité de remplacer sur ses réserves financières les biens détruits ou volés. Montant souscrit : plafond 100.000.000 F Si vétusté inférieure à 1/3 : valeur de remplacement, Si vétusté supérieure à 1/3 : dans la limite de la valeur vénale. Tarif : 4,75 F TTC par 1.000 F de valeur assurée.

Assurance globale « locaux, biens de l'association ». (Contrat complémentaire à l'initiative des clubs)

Si la surface des locaux est inférieure à 100 m2 et si l'ensemble des biens a une valeur inférieure à 100.000 F. Formule appelée Contrat souscripteur. Tarif 633 F TT /an.

Information valable pour 2001. Toute erreur imputable uniquement à Objectif Image. Pour toute précision, contacter le correspondant gestion d’Objectif Image, Jean Louis Moiret.


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Comptabilité

Principes La loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune obligation en matière comptable. Les statuts

prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l’approbation de l’assemblée. Compte tenu des contrôles qui peuvent intervenir, une comptabilité est néanmoins indispensable pour toutes les associations. Elle permet de recevoir une aide, un prêt et est utile pour demander une subvention à une collectivité territoriale. De même, elle est obligatoire si on reçoit un don car le donateur peut le déduire de son chiffre imposable. Enfin elle est indispensable aussi pour répondre à la demande d'un juge en cas de litige. Les conventions avec les exploitants imposent de fournir à la clôture de chaque exercice : • le Compte de résultat • le Bilan au 31/12 de 1'année N-1

Ces documents doivent avoir obtenus le quitus de l'Assemblée générale. Le correspondant gestion d’Objectif Image est à la disposition des clubs pour fournir un logiciel de comptabilité ainsi que les informations utiles à la bonne tenue de la comptabilité d’une association.

Toutefois, pour les petites associations, une comptabilité en partie simple est souvent suffisante. Durant l’année il faut tenir un « livre journal » de recettes et de dépenses. Les pièces justificatives seront conservées. En fin d’année il faut dresser : • L’inventaire du patrimoine de l’association

- Les biens (le prix d’acquisition, le montant de l’amortissement et la valeur nette comptable).

- Les créances (subventions accordées à recevoir, sommes dues à l’association)

- Les dettes (factures que l’association n’a pas encore acquittées)

• La situation financière de l’association (les soldes comptables du compte bancaire et de la caisse doivent correspondre à la réalité).

• Un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l’année.

Journal des recettes et des dépenses Les écritures sont passées au fur et à mesure de la réalisation des opérations. En début

d'année, on reprend les soldes des comptes bancaires et de la caisse. Les dépenses et les recettes sont comptabilisées dans les comptes financiers puis ventilées dans les divers comptes de recettes et de dépenses. On ouvrira autant de comptes que l'on voudra, selon la nature des recettes et des dépenses (loyers, assurances, frais de transport, téléphone, frais financiers, etc.) . On peut tout faire tenir sur un seul registre ou sur deux registres distincts. Le numéro d’opération sera reportée sur la facture correspondante. Ce journal permettra, en fin d’exercice, de dresser un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses.

N° Date Intitulé

Recettes Dépenses Compte A Compte B Compte C Compte A Compte B Compte C

Banque Ventilation des recettes Ventilation des dépenses


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Vérification des comptes bancaires Il faut contrôler régulièrement les comptes bancaires, puisqu’il y a toujours un décalage

dans le temps entre le solde en comptabilité et le solde figurant sur les relevés bancaires. Les chèques de dépenses et de recettes sont comptabilisés au fur et à mesure de leur émission ou de leur réception par l’association ; ils ne figureront sur le relevé qu’avec un certain délai. La formule de vérification est simple : Le solde du journal de banque + le montant des chèques de dépenses non portés sur le relevé bancaire – le montant des chèques de recettes non crédités sur le relevé bancaire = le solde en banque.

L’amortissement linéaire I’amortissement est la valeur comptable perdue annuellement par un bien investi. La

méthode simple de calcul de l’amortissement convient aux petites associations. Elle consiste à dire que tous les investissements du club s’amortissent sur 5 ans et que l’amortissement se fait en année pleine à partir de l’année suivant celle de l’achat. Plus sophistiqué, le point de départ du calcul est le jour du mois de la mise en service du bien. Lorsque celui-ci se situe en cours d’exercice, la première annuité est réduite au prorata du temps calculé en jours. Par simplification, en comptabilité, les mois ont tous 30 jours. À la fin de la période d’amortissement, le montant cumulé des amortissements est égal au prix d’acquisition. Pour chaque achat investi il convient de calculer un tableau d’amortissement.

Nature Date achat Prix d'achat Taux 1999 2000 2001 2002 2003 2004

Achat 1 1/07/99 80 000 25% 20 000 20 000 20 000 20 000

Achat 2 1/10/00 120 000 25% 24 000 24 000 24 000 24 000

Le bilan Le bilan reprend les éléments patrimoniaux de l'association. A gauche, on porte les

moyens d'activité de l'association (matériel, subventions accordées), c’est l’actif. A droite figurent les dettes (factures reçues mais non payées), c’est le passif. La différence entre les deux colonnes constitue la valeur de l'association, le fonds associatif.

Immobilisations Fonds associatif 115.000

valeur brute 150.000

Amortissement 50.000 100.000 Emprunt 1.000

Dettes fournisseurs 8.500

Caisse 10.000 Dettes fiscales et sociales 400

Banque 15.000 Autres dettes 100

Total 125000 Total 125000

ACTIF PASSIF

Le fonds associatif est la différence entre le total de l'actif et les dettes (125 000 - 10 000)


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Conservation des documents Durée de vie de l'association

• Les statuts et le règlement intérieur • L'extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution. • Le registre spécial et les récépissés de déclaration délivrés par les services

préfectoraux • Les procès-verbaux des assemblées générales, du conseil d'administration et du

bureau • Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes

Dix ans • Les documents comptables et les pièces justificatives • En cas de travaux, la commande, le contrat passé, la réception des travaux, tous

les dommages et malfaçons qui ont pu se révéler, les factures des entrepreneurs et architectes. Passé ce délai, la loi ne les tient plus responsables.

• Les talons de chèques, relevés de compte bancaire et postal • Le droit commercial impose l'obligation de conservation pendant dix ans des livres de

commerce (livre journal, livre des inventaires)

Six ans En matière fiscale, les livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et de dépenses) sur lesquels peut s'exercer le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à partir de la date de la dernière opération mentionnée, ou de la date à laquelle le document a été établi. Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu'il est magnétique.

Cinq ans

• Le livre de paie devra être conservé par l'employeur pendant 5 ans à dater de sa clôture

• Le double des bulletins de paie • Les quittances de loyer • Les factures EDF-GDF

Deux ans • Factures d'eau • Factures de téléphone


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Fiscalité

Principes Les associations de la loi de 1901 sont soumises au régime fiscal défini par l’instruction du

15 septembre 1998 (4 H-5-98) qui a pris effet prend le 1er janvier 2000. Les taxes concernées sont : • L’impôt sur les sociétés • La taxe sur la valeur ajoutée • La taxe professionnelle Les associations à but non lucratif qui réunissent les conditions ci-dessous sont exonérées de la taxation fiscale : • L'association n’entretient pas de relations commerciales privilégiées avec des

entreprises • La gestion est désintéressée • L’association ne concurrence pas une entreprise • L’activité n’est pas exercée dans les conditions identiques à une entreprise Cette situation se présente quasiment chaque fois pour les associations affiliées à Objectif Image. Si ce n’était pas le cas, il conviendrait de se renseigner précisément des démarches à suivre pour respecter la législation fiscale.

La franchise des impôts commerciaux s'applique également aux associations de type 1901 qui réunissent les conditions ci-dessous : • La gestion est désintéressée • Les activités non lucratives sont prépondérantes • Le montant annuel des recettes n’ excède pas 60.000 € Le seuil s'apprécie globalement au niveau de l'ensemble de l'activité de l'organisme. Il s’entend sans taxe sur la valeur ajoutée. Il est déterminé en fonction de l'ensemble des recettes d'exploitation encaissées au titre des activités lucratives exercées par l'organisme. Ne sont pas prises en compte pour l'appréciation de la limite de 60.000 € : • Les recettes d'exploitation retirées des activités non lucratives (notamment

cotisations, recettes publicitaires des revues considérées comme non lucratives, les aides de l'État et des collectivités locales pour la création d'emploi, les dons et libéralités affectés au secteur non lucratif...)

• Les recettes provenant de la gestion du patrimoine (loyers, intérêts,...) soumises aux taux réduits de l'impôt sur les sociétés;

• Les recettes exceptionnelles (cessions de matériel, subventions exceptionnelles,...) • Les recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans

l'année. En revanche, les recettes provenant de la réalisation de manifestations supplémentaires sont prises en compte pour la détermination de ce seuil. De même, les recettes susceptibles de bénéficier d'une autre mesure d'exonération doivent être prises en compte pour l'appréciation de ce seuil dès lors qu'elles relèvent d'une activité lucrative. Le dispositif de la franchise des impôts commerciaux s'applique obligatoirement aux organismes qui réunissent les conditions de son application.

Manifestations de bienfaisance Les associations à but non lucratif et à gestion désintéressée bénéficient de l'exonération

des recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l'année à leur profit exclusif. L'exonération concerne les manifestations (loto, kermesse, tombola, gala, expositions, etc.) qui, faisant appel à la générosité du public, procurent à l'organisateur des moyens financiers exceptionnels. L'exonération s'applique à six manifestations dans l'année et pas nécessairement aux six premières manifestations.


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Recettes exonérées

L'exonération porte sur : • La taxe sur la valeur • L'impôt sur les sociétés • La taxe professionnelle • Les taxes et participations assises sur les salaires versées aux personnes recrutées à

l'occasion et pour la durée des manifestations

Nature des manifestations

Le régime applicable aux manifestations qui consistent en des activités constituant l'objet même de l'association dépend des conditions et du contexte dans lesquels elles se déroulent : • Lorsqu'elles sont payantes, ouvertes au public et sont organisées à titre habituel par

l'association, l'exonération est refusée • En revanche, l'exonération est accordée lorsque l'association organise, à titre

exceptionnel, une manifestation payante au cours de laquelle est pratiquée l'activité qui habituellement est exercée dans le cadre des réunions non payantes.

Organisateur des manifestations

Il s'agit de l'organisme qui vend au public des produits à emporter ou qui lui rend des services (organisation de spectacles, jeux, ventes à consommer sur place...) et perçoit à ce titre des recettes auprès des personnes qui accèdent à la manifestation. Plusieurs organismes peuvent se regrouper pour organiser une manifestation. Il est admis, par mesure de tolérance, qu'une partie des bénéfices réalisés soit versée à un groupement sans but lucratif même s'il n'est pas organisateur de la manifestation. Dans ce cas, il est considéré comme tel pour l'application de la règle des six manifestations.

Sections locales Pour les organismes représentés sur diverses parties du territoire, l'exonération est accordée à chaque section locale à condition que le nombre des manifestations organisées dans la même commune au cours d'une année par différentes sections locales et l'organisme central ne soit pas supérieur à six.

Durée des manifestations

S'il est conforme aux traditions locales qu'une manifestation se déroule sur plusieurs jours, elles sera comptée que pour une manifestation.

Obligations des organismes

Les organismes concernés sont dispensés de déposer une demande d'exonération et de produire dans les trente jours suivant la manifestation le relevé détaillé des recettes et dépenses. Ils doivent déterminer les résultats de chacune des six manifestations exonérées de TVA afin d'être en mesure, à la demande du service des impôts, de justifier les recettes et les dépenses afférentes à chaque manifestation. Dans le cas de diffusion d'œuvres musicales, il conviendra de demander l'autorisation à la SACEM. Des autorisations sont obligatoires pour l'utilisation d'espace public, de la voie publique. Les locaux doivent être adaptés à la manifestation et conformes aux règles de sécurité. Les règlements en matière d'hygiène concernant la nourriture ou la buvette doivent être respectés. On n'oubliera pas également de vérifier les assurances de l'association.

Sacem Droits d'auteur Les œuvres musicales qu'elles soient françaises ou étrangères, à l'exception des œuvres

tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l'auteur et du compositeur) sont protégées et ne peuvent être diffusées qu'après autorisation par la SACEM.

Droits voisins La SACEM est chargée par la Société pour la Perception de la Rémunération Équitable (SPRE) de percevoir les droits voisins pour l'utilisation de disques ou de cassettes, des droits voisins qui sont destinés aux musiciens, artistes interprètes et producteurs de disques qui réalisent les enregistrements.

Formalités La SACEM doit, pour chaque manifestation musicale, donner à l'avance aux organisateurs l'autorisation des auteurs, ainsi que les modalités de calcul de la redevance qui sera payée à l'occasion de la diffusion de leurs œuvres, et ceci :


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• Que la manifestation soit organisée par une association de bénévoles, une commune, un comité des fêtes ou un producteur professionnel de spectacles,

• Que la musique soit interprétée par des musiciens professionnels ou amateurs (jouant avec partition ou de mémoire) ou diffusée par des disques, des cassettes, la radio, la télévision,

• Qu'elle soit essentielle (comme pour les concerts, les bals, les galas de variétés) ou bien qu'elle serve de fond sonore pour une kermesse, un banquet, une quinzaine commerciale, une fête sportive...

Petites manifestations musicales

La rémunération des auteurs est normalement proportionnelle aux recettes réalisées lors de la séance. Les petites manifestations musicales peuvent, toutefois, bénéficier d'un forfait payable avant la séance. C'est le cas pour l'organisation : • D'un bal ou un thé dansant dans une salle de moins de 300 m² • D'une petite séance musicale (concert, spectacle de variétés, repas dansant, repas

spectacle) dans une salle de moins de 300 m² et avec un budget des dépenses inférieur à 762,25 €,

• D'un banquet, • D'une kermesse avec sonorisation générale. Les galas de vidéo et de diaporama sont généralement compris comme petite manifestation musicale. A noter que l’adhésion de l’association à la Fédération Française de Photographie permet d’utiliser un tarif forfaitaire réduit pour ces manifestations.

CNIL Une association pour peu qu'elle ait un nombre important de membres et de donateurs

peut avoir l'intention de créer et d'utiliser une base de données afin de gérer les adhésions, les cotisations et les dons. La constitution et l'utilisation d'un fichier informatique comportant des informations nominatives sont réglementées par la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978.

Information des personnes

Les documents utilisés pour collecter des informations nominatives (bulletins d'adhésion, appel de cotisation etc.) doivent mentionner le traitement informatique et prévoir l'existence d'un droit d'accès et de rectification.

Exemple de note d'information

Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elle font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l'association. En application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser au secrétariat de l'association.

Interdictions Le fichier peut comporter les informations nécessaires à la gestion de l'association : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, profession, état des cotisations. Par contre, les informations susceptibles de faire apparaître directement ou indirectement les origines raciales, les opinions publiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes ne peuvent être recueillies que si elles sont justifiées au regard de l'objet statutaire de l'association et avec l'accord exprès (c'est-à-dire écrit) des personnes concernées.

Déclaration

La déclaration des fichiers informatiques (fichier d'adhérent, fichier de la paie du personnel) est obligatoire et gratuit. Sous certaines conditions, le site Web de l'association devra également faire l'objet d'une déclaration. Pour plus d'information, un guide pratique est disponible sur le site de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Sanctions Le non-respect de ces formalités est notamment sanctionné par des amendes et des peines d'emprisonnement.


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Animer une association

Principes Une fois l’association créée, il convient de lui donner un contenu, de la faire vivre. C’est

sans conteste la responsabilité de l’ensemble des adhérents de créer cette vie de club. Mais tout ne vient pas tout seul, et le rôle, le dynamisme des animateurs est fondamental pour la vitalité de l’association.

Chacun est libre d’utiliser ses talents, ses relations, ses compétences pour alimenter la vie de l’association. Néanmoins « Objectif Image », riche de ses nombreux et anciens clubs peut apporter un soutien aux clubs débutants : • En faisant partager l’expérience des uns et des autres • En proposant des soutiens à l’animation Aussi n’hésitez pas à consulter l’annuaire des clubs, à profiter des rencontres, pour solliciter tel ou tel représentant de club et lui demander comment ça se passe chez lui.

Le but de ce chapitre est de faire un tour (non exhaustif) des possibilités offertes, et de fournir des informations pratiques permettant de passer à l’acte.

Réunions Périodicité Le choix d’une date fixe dans la semaine ou le mois est de nature à fidéliser les

adhérents. Choisir une fois par semaine ou une fois par mois dépend de l’appétit de chacun. Mais qui veut aller loin ménage sa monture, et le choix d’une réunion régulière une fois par mois semble raisonnable pour commencer.

Discussions Se pose alors la question du contenu de ces réunions. S’agit-il de réunions « techniques » au cours desquelles un point particulier est développé, discuté entre les participants, (comment présenter ses photos proprement par exemple), ou s’agit il d’organiser le programme de l’année ? L’établissement d’un ordre du jour préalable à chaque réunion est de nature à faire « avancer les choses». L’envoi, en début de saison, d’un questionnaire destiné à recenser les besoins, les envies et les idées de chaque adhérent, permet de préparer ce programme dans e bonnes conditions. Un exemple de questionnaire est fourni dans le cahier 3.

Invités Une autre façon d’occuper les longues soirées d’hiver consiste à demander à un photographe expérimenté, à un collègue du club ou d’un club voisin, de venir présenter son travail. Il peut lui être demandé de montrer ses images et d’en parler : quelle est son inspiration, comment travaille t-il, quelles difficultés rencontre t-il et comment les résout-il, sont la base de l’interview qui peut vous mener fort tard dans la nuit.

Sorties photos Enfin, une vie de club ne se construit pas sans convivialité. Les sorties photos sont un bon moyen de forger un groupe et de faire connaissance. Il suffit de choisir un lieu ou un thème propice à faire des photos, d’organiser la sortie sur le plan matériel, et de fixer une date pour regarder ensemble le résultat photographique de cette sortie.


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Formation La formation de base à la photographie est dévolue aux clubs et c’est un de leur rôle

fondamental. Pour les aider à assurer cette mission, « Objectif Image » propose un certain nombre de soutiens :

Stages Voir le chapitre consacré à ce sujet dans le cahier 1

Correspondants formation

Voir le chapitre consacré à ce sujet dans le cahier 1

Modules d’animation

Des modules de présentation de grands photographes sont présentés sous CD rom et support-papier et sont mis à la disposition des clubs pour leur animation interne. Ces présentations ne pourront être que projetées. Pour des raisons de copyright, elles ne peuvent être diffusées. Après utilisation, ils seront retournés au secrétariat d'Objectif Image. Matériel nécessaire pour la projection : • Un micro-ordinateur (Le module est lu sous le logiciel PowerPoint fourni avec le Cd

rom) ou • Un vidéo projecteur et un grand écran. Cette solution est plus confortable que l'écran

du micro-ordinateur pour la projection des images devant une grande audience. Conditions d'emprunt

Sur simple appel téléphonique au secrétariat d'Objectif Image, le club peut vérifier la disponibilité des modules et réserver le module de son choix. Le support-papier et CD rom lui sont envoyés dans les plus brefs délais. Le club s'engage à ne pas diffuser les supports transmis et à les retourner au secrétariat d'Objectif Image dans le délai de 15 jours après leur utilisation.

La liste des modules disponibles est fournie dans le cahier 3.

Des animations du même type peuvent être proposées en vidéo et en diaporama. Pour cela, contacter les vice-présidents des activités qui se feront un plaisir de conseiller sur la meilleure réponse à la question posée.

Expositions Pour montrer son existence, pour faire valoir son talent, le club peut organiser des

expositions, soit avec les travaux de ses membres, soit en prenant en charge une manifestation nationale.

La base de l’organisation de toute exposition est de disposer d’un lot de photographies « montrables » (au moins une vingtaine) et d’un local accessible au public. La charge de travail est directement proportionnelle à l’audience souhaitée pour l’exposition. Montrer quelques photos au restaurant d’entreprise du quartier est chose aisée. Organiser une exposition au niveau communal l’est moins. Mais de nombreux clubs possèdent l’expérience d’une telle manifestation. Il suffit de contacter leur président et de lui poser des questions pour se faire une idée de la faisabilité à votre niveau. En outre, dans le cahier 3, vous trouverez le cahier des charges de la prise en charge d’une exposition nationale.

Concours Le concours est à la fois un moyen d’émulation entre photographes et une école de

modestie.

Pour commencer il est intéressant d’organiser des concours internes, sur des thèmes choisis par les participants. Les précautions à prendre sont de fixer une date limite pour la restitution des travaux et de solliciter « une main innocente » pour juger des résultats.

Un autre moyen d’inciter à la production est de « pousser » les adhérents à participer aux manifestations nationales.


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Galas diaporamas et vidéos Certains clubs ou certains auteurs de diaporamas et de vidéos ont une grande expérience

de l’organisation de tels événements. Si l’organisation d’un gala vous tente, prenez contact avec le vice-président de l’activité qui vous aidera à trouver les contacts et le soutien nécessaire.

Communication La communication entre les membres du club est l’élément le plus important pour assurer

la vie du club. Cette communication qui peut commencer par la diffusion des coordonnées des membres, peut être réalisée au moyen : • d’un bulletin interne • d’un site web • d’une liste de mails

Le contenu de l’information interne est libre. Mais l’annonce du programme du mois (ou du trimestre), celle des manifestations d’Objectif Image semblent incontournables. Certains clubs proposent à leurs adhérents des bulletins très complets et pas forcément compliqués à fabriquer. Contactez les.

En matière d’information, il convient de ne pas oublier les agents travaillants chez les exploitants (et pas encore adhérents…). N’oubliez pas de faire connaître votre activité auprès des services sociaux de La Poste et de France Telecom, ainsi qu’à la Mairie de la commune qui vous héberge. N’oubliez pas non plus d’informer le secrétariat « d’Objectif Image » de ce que vous faites. Ce peut être un excellent relais d’information.

La presse associative Si vous dépassez le stade du simple programme d’activités sur une feuille A4 photocopiée

et envoyée aux adhérents, il vous faut vous conformer aux règles générales de la presse. Si les publications sont destinées à des enfants ou à des adolescents des obligations supplémentaires leur incombent.

Choix et protection du titre

Lorsque l'on crée une revue, il faut lui trouver un titre. Si l'association désire que ce titre fasse l'objet d'une protection comme marque commerciale, il doit faire l'objet d'un dépôt à l'Institut national de la propriété industrielle. Toute atteinte portée au droit de l'association constitue une contrefaçon. Avant d'effectuer ce dépôt, il est capital de procéder à une recherche d'antériorité pour vérifier qu'il n'existe pas de dépôt antérieur de marques voisines ou identiques s'appliquant à des journaux ou à des revues.

Formalités administratives

Définition d'un écrit périodique Pour être un écrit périodique, une publication doit répondre à trois conditions : • Elle doit être rendue publique • Elle doit être périodique (hebdomadaire, mensuels, semestriels etc.). Les ouvrages

publiés une fois par an ne sont pas des périodiques • Sa rédaction doit être complexe Directeur de la publication Une publication de presse doit avoir un directeur. Il est le représentant de l'association éditrice. Il est civilement et pénalement responsable du journal et de son contenu. Dépôt légal L'éditeur doit faire parvenir, en franchise postale, 48 heures avant la mise en vente: • Quatre exemplaires à la Bibliothèque nationale de France (Dépôt légal des

périodiques, quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13) ou à la bibliothèque habilitée

• Un exemplaire au ministère de l'intérieur si la publication est éditée à Paris (régie du dépôt légal, 1 bis place des Saussaies, 75008 Paris), ou à la préfecture du département si l'édition est effectuée en province


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Mentions obligatoires Les mentions suivantes doivent figurer sur chaque exemplaire de la publication : • La dénomination de l'association, l'adresse de son siège social, le nom de son

représentant légal • Le nom du directeur de la publication et celui du responsable de la rédaction • Le nom (ou raison sociale) et l'adresse de l'imprimeur • La date de parution et de dépôt légal • Le prix en € • Le numéro ISSN

Documents

kit de soutien 2 - objectif-image.frobjectif-image.fr/IMG/pdf/kit_de_soutien_2.pdf · 57 rue de la Colonie Page 1 sur 35 kit de soutien 2.doc Édition du 25/03/03 Objectif Image 75013