La démarche d’appui en Archivage

Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales

Présentation du PACTDomaines d’intervention :

• Administration et gestion communale• Gestion des ressources naturelles• Gouvernance de l’économique locale• Développement social

La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation

Présentation de la démarche Archivage

Le constat :• Absence ou défaillance du système de

classement et des méthodes d’archivages • Absence de local, d’équipement ou matériel

adéquat• Méconnaissance par les élus et le personnel

des textes régissant l’archivage au Mali • Difficultés à répondre aux demandes

d’information des citoyens

Présentation de la démarche Archivage

L’importance de l’archivage :• Les archives communales font partie intégrante des

archives du MATCL qui, elles aussi, appartiennent au patrimoine archivistique national

• La bonne tenue des archives à quelque niveau que ce soit constitue un devoir patriotique tant pour les administrés que pour les élus

• Une bonne gestion des archives est un des critères fondamentaux de l’appréciation et de l’évaluation des performances des Collectivités Territoriales

• La bonne tenue des archives est un gain de temps, d’argent et d’espace

Présentation de la démarche Archivage

Objectifs :

• Rendre accessibles aux élus et aux agents communaux les données de base théoriques et pratiques leur permettant d’appliquer la loi

• Permettre aux collectivités territoriales de rendre des services de meilleure qualité à leurs administrés

• Contribuer à la sauvegarde des documents qui procèdent de leurs activités et qui sont imprescriptibles et inaliénables

Les étapes de la démarche dans la collectivité

DÉMARRAGE PRÉPARATION

> Identification du besoin

> Demande d’appui

> Information, responsabilisation, validation

> Formation théorique

> État des lieux

> Formation pratique

> Planification

OPÉRATIONS

> Suivi

> Bilan / restitution

AUTONOMISATION

> Suivi

> Recyclage

> Mission de clôture

Identification d’un besoin

Demande d’appui

Démarrage

Information, responsabilisation, validation

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Présentation de la démarche suivie d’un débat en CLO puis d’un vote pour les CT qui souhaitent bénéficier de l’appui

ÉlusServices techniquesTutelleSecrétaires généraux

Susciter l’adhésion des CT à la démarche

Formation

Ateliers de formation théorique et pratique

Formations et état des lieuxActivité principale Acteurs concernés Objectif

Formation théorique

MairesServices techniquesTutelleSecrétaires générauxSecrétaires administratifsRégisseurs(+ élu chargé de l'état civil)

Donner aux agents les notions de base en archivage

État des lieux

Agents communauxÉlus+ tutelle

Analyser la situation spécifique de la CT

Formation pratiqueAppliquer les notions théoriques

Suivi de la formation pratique

S’assurer que les notions acquises ont été mises en pratique

Planification

Quoi ?> les actions que l’on va faire

Qui ?> les responsables des actions

Comment ?> la méthode et les outils

Quand ?> les dates et la durée

Validation et planification du processus

Activité principale

Acteurs concernés Objectif

Bilan des formations

Agents communauxÉlus

Dégager les forces et faiblesses de chaque communeResponsabiliser les communes pour l'archivage

Validation des outils de suivi-évaluation

Obtenir un consensus autour du système et des outils de suivi

Suivi / Recyclage

> S’assurer de la dynamique du processus

> Identifier les faiblesses pour faire des recommandations

> Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis

> Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Suivi interne (par la commune)

Comité de suivi interne

Vérifier que le système d'archivage est fonctionnel

Suivi de la tutelle Agents communaux

ÉlusSous-préfetStructure d'appui

Inspecter le système d'archivage

Suivi structure d'appui

Consolider la pratique

Suivi

Bilan / Restitution

Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait.

Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Bilan des suivisAgents communaux, bureau communal (+ tutelle)

Susciter l’émulation des CTFaire le bilan des performances

Restitution

• Agents communaux, bureau communal• Tutelle• Autorités régionales• Structure d'appui

Dégager des pistes de pérennisation du système

Bilan / Restitution

Autonomisation

Suivi > la structure d’appui fait un dégressif

Recyclage> en fonction des besoins (arrivée de nouveaux agents, problèmes récurrents…)

Activité principale Acteurs concernés Objectif

Suivi / recyclage

Agents communauxÉlusTutelle

Assurer l’autonomisation des CT en matière d’archivage

Mission de clôture

• Agents communaux, bureau communal• Tutelle• Autorités régionales• Structure d'appui

Laisser les CT s’approprier le système

Autonomisation

> Le système d’archivage est fonctionnel dans la commune

Mission de clôture

En résumé…

Avant Après