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LA DÉMATÉRIALISATION
AU SERVICE D’UN
CABINET D’EXPERTISE
COMPTABLE
Olivier BOUR
DCG 2014-2015
Cabinet Ariane-Experts
Juin 2015
UE 13 RELATIONS PROFESSIONNELLES
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REMERCIEMENTS
Je souhaiterai tout d’abord remercier l’ensemble de l’équipe pédagogique du Lycée René Cassin et
plus particulièrement mon professeur tuteur pour m’avoir épaulé dans l’élaboration de ce mémoire.
J’adresse également mes remerciements à mon premier maître de stage, Éric MATHIEU, pour
m’avoir accueilli au sein de l’agence comptable de l’Université de Strasbourg, ainsi que l’ensemble
des membres du personnel et notamment Carine et Francis qui ont su m’aider à mener à bien les
tâches qui m’étaient confiées.
Je tiens aussi à remercier vivement mon deuxième maître de stage, Franck GRAILLE, pour sa
confiance ainsi que toute l’équipe de cabinet Ariane-Experts, plus particulièrement Sophie et Simon
qui m’ont procuré au quotidien leur aide précieuse avec patiente et pédagogie.
Table des matières Remerciements ....................................................................................................................................... 2
INTRODUCTION GENERALE ..................................................................................................................... 3
Présentation des organismes d’accueil ................................................................................................... 4
Université de strasbourg ............................................................................................................ 4
cabinet Ariane Experts ................................................................................................................ 9
Introduction du thème .......................................................................................................................... 13
Section 1 : Gestion Électronique de documents ................................................................................... 14
A. Mise en place ....................................................................................................................... 15
B. Contenu ................................................................................................................................ 18
C. Intérêt ................................................................................................................................... 21
D. Sauvegarde et gestion des archives ..................................................................................... 28
Section 2 : Tenue comptable dématérialisée ........................................................................................ 36
A. L’outil informatique au service de la comptabilité ........................................................................... 36
B. Différences constatées entre la comptabilité théorique et son application factuelle...................... 40
CONCLUSION DU THEME ....................................................................................................................... 45
CONCLUSION GENERALE ....................................................................................................................... 45
BIBLIOGRAPHIE ...................................................................................................................................... 46
ANNEXES ................................................................................................................................................ 47
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INTRODUCTION GENERALE
L’élaboration de mon mémoire s’effectue dans le cadre de l’UE 13 du Diplôme de Comptabilité et
Gestion et s’appuie les deux périodes de stage que j’ai pu effectuer au sein d’un cabinet d’expertise-
comptable à Strasbourg. J’ai en effet accompli mes deux périodes de stage dans des environnements
différents, la première période s’étant déroulée dans une administration publique au cours du mois
de Juin 2014 et la seconde au sein d’un cabinet comptable au cours du mois de Juin 2015.
Mon objectif principal en effectuant ces deux stages était d’acquérir différentes expériences
professionnelles tout en découvrant deux visions comptables spécifiques et deux organisations de la
comptabilité intrinsèquement distinctes.
La finalité de ce mémoire, à travers le développement de mon thème, sera de vous présenter les
intérêts de la dématérialisation dans un cabinet d’expertise-comptable, en me basant sur mes
observations et les cas concrets que j’ai pu rencontrer pendant ma seconde période de stage.
Ce mémoire comportera deux grandes parties : je commencerai par vous présenter mes deux
organismes d’accueil ainsi que les divers travaux que j’ai pu y effectuer, puis je dédierai ma seconde
partie au développement de mon thème, à travers l’étude de la Gestion Electronique de Documents
et de la tenue comptable dématérialisée.
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PRÉSENTATION DES ORGANISMES D’ACCUEIL
J’ai effectué la première partie de mon stage au sein du département du contrôle interne de
l’Université de Strasbourg. La deuxième partie de mon stage à quant à elle été effectuée au sein du
cabinet comptable ARIANE EXPERT situé à Strasbourg.
Afin de retranscrire les différents environnements dans lesquels j’ai effectué mon stage, je vous dois
de vous présenter mes deux organismes d’accueil.
UNIVERSITÉ DE STRASBOURG
L’Université de Strasbourg (abrégée UdS) a été créée en 1538 et compte aujourd’hui plus de 43000
étudiants dont 20% d’étudiants étrangers et 4850 membres du personnels. L’université est dotée de
38 composantes telles que des facultés, des instituts de formation et de laboratoires de recherche
etc.
FONCTIONNEMENT DE L’UNIVERSITE
L’université est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel aussi
appelé EPSCP ce qui signifie que depuis les événements de mai 1968, date de l’apparition de cette
notion d’EPSCP issue de la loi Faure du 13 Novembre 1968: « les universités jouissent de la
personnalité morale et de l’autonomie financière ».
De plus, même si les universités disposent d’une autonomie financière, ces EPSCP sont financés par
l’Etat via deux principaux modes : une dotation générale de fonctionnement et des contrats
d’établissement passés avec l’Etat.
De ce fait, les universités étant financées par l’Etat et donc par le contribuable, il en résulte
l’importance de contrôler la gestion des deniers publics, d’où l’intérêt voire la nécessité pour une
université de créer un service dédié à ce contrôle : le département du contrôle interne dans le cas de
l’UDS, département dans lequel j’ai effectué la première partie de mon stage.
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La gouvernance de l’université est assurée par trois principaux organismes :
o le conseil d’administration (CA), élu pour 4ans, qui vote le budget et défini la politique
générale de l’université.
o le conseil scientifique qui aide le conseil d’administration à établir la politique et le budget lié
à la recherche.
o le conseil des études et de la vie universitaire qui sera consulté par le CA dans différents
domaines : activités culturelles, sportives, orientation des enseignements, organisation des
formations.
L’AGENCE COMPTABLE
CF. ANNEXE 2
L’agence comptable actuelle a vu le jour le premier Janvier 2009. Cette « nouvelle » configuration de
l’agence comptable est due à la fusion entre les trois anciennes universités (Robert Schumann, Marc
Bloch et Louis Pasteur) en une nouvelle entité : l’université de Strasbourg. Ainsi, en fusionnant, il
apparaissait nécessaire de regrouper les différents services comptables en un seul service : l’agence
comptable.
Le département du contrôle interne où j’ai effectué ma première période de stage a été créé à
l’occasion de cette fusion dans un souci de coordination de l’ensemble de l’agence comptable.
Rôles des différents bureaux au sein de l’agence comptable
L’agence comptable de l’Université de Strasbourg dirigée par Jean François KAPPS est divisée en
quatre départements dont les fonctions sont clairement définies: Le département des recettes, le
département de la comptabilité, le département des dépenses et le département du contrôle
interne.
Au sein du département de la comptabilité se trouvent deux bureaux :
- Le bureau de la comptabilité générale en charge de passer l’ensemble des écritures de la
comptabilité de l’université.
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- Le bureau trésorerie qui s’occupe des écritures de trésorerie (entre les comptes 401, 411 et
les comptes de classe 5) et qui contient également un guichet de caisse.
Le département des dépenses dispose de trois bureaux :
- Le bureau des marchés qui gère les dépenses effectuées sur un marché public et qui par
conséquent nécessite un contrôle important (car les dépenses sur les marchés publics sont
des dépenses importantes en règle générale). Ainsi, les dépenses subissent un double
contrôle par le bureau des marchés et par le contrôle interne.
- Le bureau des dépenses courantes gère les dépenses au quotidien de l’université d’un plus
petit montant. De ce fait, le contrôle est amoindri même si évidemment le principe de
séparation des pouvoirs subsiste.
- Le bureau facturier est quant à lui en charge du traitement et du paiement unique des
factures.
Le département des recettes contient également trois bureaux :
Le bureau visa des recettes est chargé de la vérification de la concordance entre les produits
et les comptes clients (comptes 7 et 411). Le bureau est également chargé des deux premiers
niveaux de recouvrement, ils envoient la première et la deuxième lettre de recouvrement
avant de passer le dossier au bureau des contentieux.
Le bureau des conventions qui contrôle le contenu des contrats que l’entreprise passe avec
ses différentes parties prenantes.
Le bureau du contentieux s’occupe d’envoyer les lettres de relance aux étudiants, aux
clients. Il tient à jour les échéanciers accordés aux étudiants, constate les clients douteux
ainsi qu’une provision le cas échéant. En cas d’impasse, le dossier sera transmis à
l’huissier.
Le département du contrôle interne comprend deux bureaux :
- le bureau du contrôle interne qui a pour objectif d’harmoniser les pratiques entre les
différents départements du service comptable en définissant des procédures
communes. Le bureau effectue des contrôles au sein de l’ensemble des
départements de l’agence comptable.
-le bureau de la paye qui est également placé sous l’autorité du département du
contrôle interne.
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Système informatique
L’agence comptable est dotée depuis 2011 du progiciel de gestion intégré (PGI) SIFAC (Système
d'Information Financier Analytique et Comptable) qui permet à l’agence de procéder, tout en
respectant les réglementations particulières liés à sa nature d’établissement public (par exemple
instruction M9-3), à :
- l’élaboration d’une comptabilité générale et analytique
- la mise en œuvre de budgets de gestion conformément à la Loi Organique relative à la Loi des
Finances (LOLF)
- la mise en œuvre de budgets par nature
De plus, le PGI SIFAC est entièrement paramétrable (ex : gestion de l’accès des utilisateurs).
Ce « nouveau » système informatique a nécessité de nombreux paramétrages, notamment au niveau
de la mise en forme lors de l’extraction et du transfert de données de SIFAC vers Excel. De plus, le
bureau de contrôle interne est en charge de s’assurer de la bonne compréhension de ce nouvel outil
informatique auprès des différents agents du service comptable. Bien que des formations aient été
effectuées pour accompagner les personnes travaillant à l’agence comptable, il semblerait que SIFAC
n’a pas encore totalement été accepté par le personnel.
L’agence comptable compte désormais 60 personnes qui travaillent dans les différents bureaux de
ces quatre départements.
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Travail accompli:
Lors de mon stage, l’ensemble des missions qui m’ont été confié concernait la gestion des
subventions d’investissement que l’université reçoit dans le cadre de Contrat de Projets Etat-Régions
(CPER).
Ainsi, j’étais en charge de :
- vérifier la base de données des immobilisations en cours sur le logiciel SIFAC,
- flécher les subventions des CPER avec les immobilisations en cours subventionnées et
s’assurer de leurs justificatifs (impression des contrats)
- préparation des comptes à débiter sur SIFAC pour subventionner les biens achetés,
- passer les écritures d’affectation des subventions en fonction de celles dont on
dispose (compte 13150000 à 13150002)
- rechercher les immobilisations en cours à sortir de la base de données, celles qui sont
achevées
- impression de fiches de paie
Les contrats de projets Etat-région sont des contrats par lesquels l’Etat et une région s’engagent sur
une durée de 7 ans au financement de projets d’envergure (création d’infrastructures etc.) S’agissant
d’une source importante de revenu, il est essentiel pour l’université d’assurer le suivi de ces
subventions. Le contrôle interne où j’ai effectué mon stage étant en charge d’effectuer ce suivi, cela
a constitué la majeure partie de mon premier mois de stage.
Après avoir effectué la première partie de mon stage au sein du département du contrôle
interne de l’UdS, ce qui m’a permis d’appréhender les différences de techniques de gestion entre un
EPSCP et la théorie comptable, j’ai souhaité m’intéresser à l’organisation au sein d’un cabinet
d’expertise comptable.
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CABINET ARIANE EXPERTS
La deuxième partie de mon stage s’est déroulée au sein d’un cabinet d’expertise comptable : le
cabinet Ariane Expert situé à Strasbourg.
Le cabinet Ariane Expert a été créé en 2004 et compte aujourd’hui un portefeuille d’environ 200
clients de tout type de secteurs d’activités et tout type de taille. On y retrouve une importante
diversité de petites moyennes et grandes entreprises.
Le cabinet effectue de nombreuses missions auprès de ses clients dont les principales sont des
missions :
o d’expertises comptables (révision, consolidation, assistance à la gestion administrative)
o d’audit (commissariat aux comptes, aux apports, à la fusion, audit de gestion, audit financier
etc.)
o d’aide à la création d’entreprise (comptes prévisionnels, statut social, structure juridique,
analyse du projet)
o juridiques (secrétariat juridique)
o de transmission d’entreprise
o sociales (production de fiches de paie, contrat de travail, déclarations sociales)
o de reporting (tableaux de bord, budgets et suivi budgétaire).
Fonctionnement
Cf. ANNEXE N°1
Le cabinet est divisé en quatre pôles : un pôle social, un pôle interne, un pôle externe et un pôle
administratif.
La structure du cabinet est une structure fonctionnelle hiérarchique. Les experts associés dirigent le
cabinet, et les collaborateurs comptables sont placés sous l’autorité des chefs de missions respectifs.
Cependant, l’ensemble des collaborateurs des différents pôles est en contact au quotidien avec les
clients du cabinet.
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CARTE d’IDENTITE JURIDIQUE
Forme juridique Société à Responsabilité Limitée
Capital 150.000 euros
SIRET 45194907700031
RCS TI 451949077
Numéro intracommunautaire FR 61451949077
Système informatique
Le cabinet Ariane Expert utilise un logiciel nommé « DIA Client » ainsi que logiciel « Cador » pour la
comptabilité. Les deux logiciels sont indépendants mais interconnectés.
Dia client est un logiciel qui contient une base de données informatisée importante qui retrace
toutes informations entrantes ou sortantes que le cabinet a eu avec le client. Cela facilite réellement
le travail des collaborateurs au quotidien puisque le logiciel enregistre automatiquement l’ensemble
de ces informations. De plus, Dia client est également un outil de gestion interne du cabinet puisqu’il
offre un suivi permanent de la production comptable des collaborateurs (temps de saisie,
planification des obligations etc.)
Dia client utilise une base de données SQL centralisée multi-cabinet multi-collaborateur constituant
une architecture de type client-serveur. Ce logiciel contient donc une capacité de stockage et de
traitement important ce qui est essentiel pour un cabinet comptable. De plus, Dia client propose la
mise en place de dossier permanent personnalisable pour les clients ou pour les tiers du cabinet (ex :
dossier administration, fournisseurs etc.) Ainsi, il est possible d’affecter un ou plusieurs
collaborateurs à ces dossiers permanents permettant un travail coopératif sur chaque dossier.
Dia client permet en outre de suivre de façon continue le suivi des charges et obligations du dossier
(travaux restant, échéances à venir), permet une planification des tâches, un suivi du temps passé sur
les dossiers et donc d’une automatisation des honoraires facturés. A l’ouverture d’un dossier, le
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collaborateur pourra visualiser instantanément les états de synthèse actuels (résultats, montants des
actifs, montants de amortissements).
Dia dispose également d’une Gestion Electronique des Documents (GED) qui est essentielle pour les
métiers de l’expertise comptable aujourd’hui dans une société dématérialisée. Ainsi, DIA Client
intègre une production automatisée et uniformisée des documents comptables (ex : déclaration
TVA), la possibilité de numériser des documents externes, avec une GED pour classer, transmettre et
rechercher facilement n'importe quel type de document envoyé, y compris ceux directement issus de
la production.
Cador, en interaction avec Dia, est le logiciel de production comptable utilisé au quotidien par les
collaborateurs. De façon générale, Cador permet de procéder de façon journalière à la saisie des
écritures comptables d’un dossier, d’automatiser ces écritures (calcul d’imputation, contrepartie
automatique) en les paramétrant, d’émettre des rapprochements bancaires, de gérer les règlements
clients et fournisseurs, d’émettre des déclarations de TVA, de réviser les comptes (lettrage manuel
ou automatique), de créer des liaisons interactives avec Excel et de gérer les immobilisations dans
leur ensemble (amortissement, gestions des sorties partielles, traitement par composant etc.)
Tâches effectuées
o saisie comptable : saisie de l’activité courante d’une grande diversité de dossiers au sein du
cabinet, saisie au kilomètre de sociétés imposées au BIC, saisie de BNC directement dans le
journal de banque, d’artisans, de prestataires de service, de médecins, d’associations, de
restaurants, de factures hors Union Européenne.
o révision comptable : imputation des comptes d’attentes (compte 471) qui n’avaient pas été
affectés lors de la saisie, rapprochement des comptes de trésorerie avec les comptes
bancaires, révision des comptes fournisseurs et clients (gestion des risques d’impayés) avec
un lettrage manuel des montants.
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o Numérisation de l’ensemble des justificatifs qui pourront être utiles lors de la révision des
bilans : les contrats à plus d’un an, les notes de frais, les charges de plus de 500 euros HT
etc.
o Note de points en suspens à la fin de la saisie d’un dossier concernant les créances non
réglées, les factures non parvenues (décaissement sans facture), les erreurs des clients (par
exemple dans le calcul des notes de frais).
o Participation à des recherches fiscales.
o gestion des clôtures des dossiers clients en contrôlant la cohérence des données entre le
bilan format PDF, le logiciel, les documents fiscaux. Sauvegarde puis clôture des dossiers.
o Construction de documents pour le cabinet : procédure d’utilisation de DIA, tableaux de
normalisation des libellés.
Ces deux expériences passées dans une administration publique et dans un cabinet comptable m’ont
permis de découvrir deux types d’organisations comptables. Le service comptable de l’université
mettant en œuvre une division très forte de la production comptable, chaque service étant affecté à
une tâche de façon exclusive. A contrario l’organisation comptable au sein d’un cabinet est plus
‘libre ‘ dans le sens ou chaque collaborateur gère les dossiers clients de façon plus autonome.
De plus, la comptabilité publique comprenant ces spécificités et la diversité des dossiers auquel j’ai
pu accéder au sein du cabinet comptable m’ont permis de prendre compte des nombreuses
différences entre la pratique et la théorie comptable et entre la comptabilité publique et privée.
Ainsi, la prise de conscience de l’organisation du cabinet comptable lors de la deuxième partie de
mon stage ainsi que les tâches qui m’ont été confié m’ont permis d’étudier l’importance d’un
système d’information dématérialisé au sein d’un cabinet d’expertise comptable.
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INTRODUCTION DU THEME
La dématérialisation est un processus consistant à transformer des contenants matériels
d’information en contenants électroniques, via l’utilisation d’outils informatiques. Ce processus a vu
le jour avec le développement et la démocratisation de l’informatique, plus précisément de la micro-
informatique, dans les années 1980 (lors de la révolution numérique). Cette « informatisation » de la
société a notamment pris une importance particulière dans les activités de service, touchant ainsi,
inéluctablement, le secteur de l’expertise comptable.
Aujourd’hui, cette dématérialisation est ancrée au cœur du métier de l’expertise-comptable, de telle
sorte qu’il nous est impossible d’imaginer un retour en arrière, sans informatique, sans numérisation
de l’information. De fait, la dématérialisation a profondément modifié les pratiques comptables, et a
obligé les cabinets comptables à repenser leur organisation, afin de tirer profit de ce processus de
dématérialisation en se rendant plus performants.
J’ai été amené à effectuer diverses tâches au sein du cabinet Ariane-experts durant mon second mois
de stage. Les travaux comptables qui m’ont été confiés m’ont permis d’appréhender l’importance de
la dématérialisation et de l’informatisation d’un système d’information au sein d’un cabinet
d’expertise comptable. Je vais ainsi vous démontrer comment la dématérialisation va se mettre au
service d’un cabinet d’expertise-comptable en prenant notamment pour référence les pratiques du
cabinet Ariane-Experts.
Pour se faire, je diviserai mon analyse en deux parties. Nous verrons dans une première section en
quoi la mise en place d’une Gestion Electronique de Documents (GED) va concourir à la performance
d’un cabinet d’expertise-comptable au travers de ses intérêts organisationnels et pécuniaires, et de
quelle façon l’utilisation de cette GED peut être la source de gains de productivité. Nous traiterons
également du contenu d’une GED ainsi que les notions de sauvegarde et d’archivage. Dans une
seconde section, nous nous intéresserons à la dématérialisation des traitements comptables via
l’informatisation de ces traitements en nous penchant plus particulièrement sur l’utilisation de
logiciels de comptabilité ainsi que sur l’organisation concrète des traitements comptables
informatiques.
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SECTION 1 : GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
La Gestion électronique de documents, abrégée GED, est avant tout un outil de travail, une
méthodologie de travail permettant un travail collaboratif au sein des entreprises.
Il s’agit d’un processus informatique d’organisation et de gestion des documents électroniques au
sein d’une organisation.
Il est possible d’établir quatre grandes étapes dans la gestion électronique de documents :
l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents.
Au-delà d’une méthode de gestion collaborative du travail, la GED est aujourd’hui essentiellement un
ensemble d’outils et de techniques pour dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents
électroniques qui sera généralement mis en place dans les cabinets comptables au-delà d’une
certaine taille entraînant la nécessité d’une gestion optimale des documents dématérialisés. Ainsi,
dans les cabinets comptables le terme de GED est le plus souvent associé au logiciel, à l’outil
permettant l’acquisition, le stockage et l’archivage des documents.
Face à un besoin grandissant de dématérialisation au sein des cabinets comptables, la GED apporte
une solution d’acquisition et de stockage de documents dématérialisés, informatisés, et une
circulation de l’information quasi immédiate en faisant fi de la distance physique entre le créateur du
document et son utilisateur. De plus, la GED offre la possibilité d’effectuer une recherche sur une
masse de documents considérable via l’utilisation de mots-clés et d’un système d’indexation.
La possibilité d’une transmission presque instantanée de l’information qu’offre un système de GED
permet une utilisation concrète de la dématérialisation au quotidien et permet de mettre en exergue
un des avantages fondamentale de la dématérialisation : la réduction du temps et de l’espace pour
plus de productivité. Ainsi, un collaborateur comptable pourra avoir accès à un dossier mis en ligne
par un autre collaborateur sans avoir besoin de le demander à la dernière personne ayant traité le
dossier, ni faire de démarche auprès du responsable des archives pour extraire une donnée.
Différents critères pour configurer une GED sont nécessaires, la mise en place de cet outil est longue
et doit être pensée globalement. En effet, afin que la GED soit optimale il est important de repenser
l’organisation, les processus du cabinet, notamment les méthodes de travail individuelles mais aussi
collectives. Le fonctionnement de la GED doit être défini au préalable de façon très précis en fonction
des caractéristiques du cabinet de ses priorités.
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A. MISE EN PLACE
1. SELON LE PROJET
Pour mettre en place un GED il est essentiel de se demander quel est l’objectif principal de ce projet
de GED. Cet objectif peut être la dématérialisation de documents, le stockage permanent, l’archivage
légal ou encore la nécessité d’un outil de travail collaboratif. Ces différents objectifs sont bien
souvent cumulatifs.
Il faut également prendre en compte le nombre d’utilisateurs qui seront connectés simultanément en
moyenne et le nombre d’utilisateurs aux heures de pointes.
Le format des supports que le cabinet souhaite dématérialiser doit également être pensé (chèques,
bordereau, factures, livres etc.)
Il sera nécessaire de définir si la GED pourra utiliser des fichiers informatiques existants (exemple :
tableau Excel crée par un collaborateur) et si ces fichiers sont « attachés » à une norme informatique
particulière (ex : XML ; JPEG etc.)
Si la GED permet de créer des fichiers informatiques il faut également vérifier si ces fichiers sont liés
à une norme citée précédemment.
De plus, le volume des documents à numériser doit également être appréhendé, mesuré. Il faut aussi
définir les périodes où l’activité est la plus importante où le volume des flux à numériser sera plus
important. Il s’agira principalement de la période fiscale dans un cabinet comptable. Avoir une idée
plus ou moins précise de la croissance des flux à traiter dans les années suivant la mise en place de
GED est également essentiel. Les perspectives de croissance du cabinet doivent donc être prises en
compte.
La définition de la méthode d’indexation lors de l’importation est aussi indispensable, l’indexation
peut être faite de manière manuelle, ou de manière automatique via un procédé de reconnaissance
des caractères OCR (Optical Character
Recognition).
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La taille des écrans et le besoin de faire apparaître ou non en entier un document dématérialisé, la
possibilité pour un écran de mettre en parallèle deux applications pour un confort du collaborateur
doit aussi être réfléchi (ex : faut-il prévoir un travail sur deux écrans ?)
2 .selon les « périphériques d’acquisition
Le périphérique d’acquisition est la technologie par laquelle le cabinet va transformer une donnée
papier en donnée numérique qui sera ensuite immédiatement « stocker » dans la GED.
Il peut s’agir d’un scanner, d’un photocopieur multifonctions, d’un fax…
Le périphérique devra être choisi en fonction de ce que le logiciel de GED choisi peut supporter et
selon différents critères comme la possibilité ou non de numériser en couleur (si la couleur à une
importance pour la compréhension des documents).
La capacité du périphérique devra être compatible avec le volume des flux à numériser défini
auparavant, il peut être intéressant de connaître les possibilités de complément d’information qui
peuvent être annexés directement aux documents numérisés (note manuelle sur un document).
La possibilité de mise en place de gestion de l’authentification sur les périphériques d’acquisition
peut également être un critère à considérer pour permettre la confidentialité de certains documents
ou encore la traçabilité du travail des collaborateurs.
Pour ce qui est de l’indexation, il peut être intéressant de limiter la saisie des valeurs aux choix dans
une liste afin de créer une indexation « normalisée ».
3. selon l’utilisation des documents
Attribuer une durée de vie aux documents peut être une option de la GED intéressante, il faut
connaître sur quels critères cette durée de vie va être déterminée, les définir préalablement, cela
peut être un type de fichier, une famille de document, la valeur d’un index etc.
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De plus, un certain type de stockage peut également être utilisé et doit être établi car il peut s’agir
d’un stockage permanent ou temporaire.
L’option de récupération d’un document supprimé peut également être paramétrée avec un certain
délai au-delà duquel cette récupération est impossible, à partir duquel la suppression est irréversible.
Restreindre l’accès est généralement une option de la GED utile pour les cabinets. Les options
d’accès pourront être définies en fonction des collaborateurs ou d’un groupe de collaborateur et de
leur implication sur le dossier et peuvent concerner la consultation du dossier, l’annotation,
l’impression, la modification ou encore la suppression d’un dossier. Le rôle des différents
collaborateurs peut également être défini par le système de GED en tant qu’acteur (collaborateur) ou
simplement valideur (ex : chef de mission).
En outre, pour la mise en place d’un système de GED le cabinet devra également vérifier les systèmes
d’exploitation et le système de gestion de base de données (SGBD) supportés. Elle devra également
vérifier qu’il n’y a pas d’incompatibilité de langage informatique entre le logiciel de GED et le
système d’exploitation ou d’incompatibilité de version.
La possibilité ou non d’ajouter des supports de stockage pour agrandir la capacité du système devra
être évalué ainsi que la nécessité de backup (sauvegarde informatique) pour certaines, voire la
totalité des données.
La possibilité d’archivage des données stockées par la GED doit également être étudiée ainsi que le
mode de sauvegarde utilisé.
Enfin, il est indispensable de penser le système de restauration des données et notamment celui
prévu par le logiciel de GED et s’il existe un risque de perte de document ou de perte de modification
de documents en précisant le contexte de ces risques afin de les éviter et d’en informer les
collaborateurs pour les amoindrir.
Un système d’alerte peut également être mis en place automatiquement par la GED (SMS, Email, fax)
et un système d’automatisation des mises à jour.
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En cas de changement de matériel il est aussi possible d’effectuer une migration des données vers un
autre support de sauvegarde.
En définitive, afin de mettre en place de façon efficace une GED il est nécessaire d’analyser de façon
approfondie le besoin de l’organisation et de les modéliser dans un cahier des charges en prenant en
compte de l’avis et des besoins des différentes parties prenantes (principalement les collaborateurs)
qui sont directement affectées par la mise en place de ce système de façon à le rendre
complètement adapté et efficace.
B. CONTENU
1. Arborescence d’une GED
En amont de l’installation de la GED il est absolument nécessaire de définir une architecture claire
des dossiers. Si l’organisation papier des dossiers était parfaitement efficace l’architecture de la GED
doit être au plus proche de cette organisation papier de façon à ce que les collaborateurs s’y
retrouvent sans difficultés et que le temps d’adaptation au système dématérialisé soit réduit.
La structure type d’un dossier client en cabinet d’expertise comptable est généralement composée
de plusieurs sous dossiers eux-mêmes comprenant différents dossiers.
La structure de l’arborescence doit être simple et significative de manière à ce qu’un collaborateur
extérieur au dossier puisse quand même avoir accès aux données qu’il recherche le cas échéant.
Un dossier comptabilité comportant les déclarations de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) et d’IS (impôt
sur les sociétés) ainsi que les différentes pièces comptables du client telles que des factures, des
relevés bancaires ou encore de notes de frais.
Dans certain logiciel, un dossier visant à favoriser la collaboration entre le cabinet comptable et le
client permet au client de déposer directement sous un format dématérialisé certains éléments de
comptabilité.
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A contrario toute GED doit comporter un dossier uniquement accessible par les collaborateurs du
cabinet. Dans ce dossier on retrouve de façon habituelle un dossier permanent comprenant
l’ensemble des informations du client pour le cabinet concernant les relations avec la banque
(échéancier d’emprunt etc.), les différents contrats et baux (bail d’immeuble, crédit-bail etc.), les
relations avec l’administration fiscale (redressement, avis d’imposition), les immobilisations du client
(ex : facture d’un véhicule de tourisme), les documents juridiques ( actes sous seing privé, procès-
verbaux d’assemblée générale) , les documents relatifs aux litiges, les différentes plaquettes (copie
des plaquettes fiscales) ainsi qu’un dossier concernant le social.
Le dossier de travail du client est aussi une arborescence à part entière de la GED.
Il contient un dossier concernant les régularités formelles, la trésorerie, les achats, les ventes, les
stocks et travaux en cours (ex : fichier Excel sur les stocks de marchandises), les immobilisations, le
personnel (ex : fiche de paie), l’Etat, les capitaux et provisions (ex : justification des provisions
effectuées), les autres comptes (ex : compte bloqué de capital social) ainsi que les engagements hors
bilan et les annexes.
Dans le dossier annuel du client, un dossier général regroupe l’ensemble des informations qui seront
transmises aux clients. Tout d’abord, lors de la saisie effectuée par le collaborateur pour le compte
du client, certains points peuvent ne pas être compris par les collaborateurs (ex : note de frais calculé
au préalable par le client) ou certaines informations qui ne sont tout simplement pas transmises par
le client (ex : oubli d’une ou plusieurs factures). L’ensemble de ces points seront collectés dans un
premier temps dans un document appelé point en suspens, stocké dans le dossier général puis
transmis au moment voulu au client pour régler les problèmes rencontrés.
Les comptes rendus d’entretiens avec le client, les notes de synthèses, le temps passé sur le dossier,
les comptes annuels, les écritures d’inventaires ou encore les éditions définitives des comptes sont
également des éléments qui seront transmis à terme au client et appartenant au dossier général.
Un dossier complet pour faciliter le travail du commissaire aux comptes est parfois crée directement
dans la GED du cabinet. Ce point sera développé plus tard dans la deuxième partie du mémoire (la
GED au service des entités externes)
Cette arborescence « type » identique pour chaque dossier du cabinet comptable contribuera à une
meilleure productivité des collaborateurs, puisque, de fait, les collaborateurs pourront quasi-
20
immédiatement trouver le document qu’ils recherchent, sous réserve que ledit document ait été
préalablement scanné et « stocké » dans la bonne catégorie et sous la bonne branche de
l’arborescence.
2. LES DOCUMENTS A NUMERISER
A la question « que faut-il numériser ? », chaque cabinet a sa propre politique. En effet, il s’agit
simplement de faire un arbitrage entre ce qui est important de numériser et ce qui peut rester sous
format papier. Le risque étant une numérisation à outrance des factures qui ne comporte que très
peu d’intérêt et risque de « noyer » l’information réellement utile pour les collaborateurs.
Il est cependant possible de répertorier un certain nombre d’éléments qui paraissent essentiels à
intégrer dans la GED.
Les factures de plus de 500€HT sont nécessairement numérisées puisque ces petits matériels ou
logiciels ont la nature fiscale d’immobilisation. Il paraît donc indispensable de scanner ces factures de
façon à procéder plus facilement aux différents travaux d’inventaires en fin d’année concernant les
immobilisations.
Les contrats de plus d’un an font partie aussi des documents à numériser, ces derniers pouvant
générer des écritures d’inventaire comme par exemple des charges abonnées ou des charges à
répartir sur plusieurs exercices. (Exemple: contrats d’assurance, de maintenance)
Les notes de frais des salariés et dirigeants ainsi que les éléments pouvant donner lieu à des crédits
d’impôts pour l’entreprise (par exemple une somme d’argent donnée à une association) sont
également à numériser. Ces notes faisant souvent l’objet de contrôle par l’administration fiscale, le
cabinet doit être en mesure de fournir le justificatif au plus vite.
Enfin, certains documents du fait de leurs importances significatives sont inévitablement scannés
puis intégrés dans la GED. Il peut s’agir de :
- Carte grise d’un véhicule de société
- Conventions collectives
- Règlements intérieurs
- Contrats de travail
- Extrait K-bis d’immatriculation d’une société
21
C. INTÉRET
1. une compression de l’espace et du temps
Le premier grand intérêt de la GED est de toute évidence l’amélioration de l’accès aux documents. Le
logiciel de gestion électronique de documents va considérablement augmenter la capacité pour les
collaborateurs d’un cabinet d’accéder rapidement aux documents recherchés via un système de
classement des documents intuitifs ainsi qu’un système d’indexation multicritère. En effet, les
logiciels de GED disposent dans la plupart des cas de systèmes d’indexation qui permettent de
classer les documents numérisés selon plusieurs critères, qu’ils soient numériques (ex : date) ou
alphanumériques (ex : nom du document). Ainsi, les collaborateurs pourront effectuer des
recherches de documents par requêtes en utilisant les différents index sur une base de données très
importante gagnant ainsi un temps considérable en comparaison à une recherche non
dématérialisée qui aurait consisté à rechercher des informations dans différents classeurs sans
pouvoir croiser les critères voulus comme l’informatique nous le permet aujourd’hui.
2. Pour l’organisation du système comptable
La GED est également très utile dans l’organisation même du système comptable d’un cabinet. Le
logiciel de GED sera utilisé quotidiennement par les personnes en charge de la comptabilité pour des
tâches telles que :
-la saisie des opérations courantes et d’inventaire. En effet, l’accès à des contrats ou factures
semble essentiel pour enregistrer les opérations affectant le patrimoine des entreprises. Par
exemple, avoir accès à la carte grise du véhicule de société du gérant pour savoir s’il s’agit d’un
véhicule de tourisme ou non et ainsi savoir s’il faut ou non imputé la TVA lors de l’amortissement du
véhicule.
22
-la révision des comptes. Réviser ses comptes au moment de la clôture d’un exercice
consiste à vérifier le solde des comptes de bilan. Un certain ordre de vérification doit être tenu lors
de la révision : il faut tout d’abord affecter les comptes d’attente (compte 47) qui n’avait pas pu être
affectés lors de la saisie comptable puis il convient de vérifier les comptes de trésorerie (comptes de
classe 5) en les comparant avec les données figurant sur les relevés bancaires et le montant en caisse
de l’entreprise.
Après avoir effectué ces « vérifications » les comptes clients puis fournisseurs doivent à leur tour être
révisés en mettant en relation les soldes des balances auxiliaires (balance clients et balance
fournisseurs) avec la balance générale comptable permettant ainsi de faire apparaître les risques
d’impayés des clients et les dettes restant à honorer des fournisseurs.
En dernier lieu, il est opportun de rapprocher les comptes fiscaux et sociaux (impôt sur les sociétés,
salaires, TVA…) avec les déclarations effectués par le cabinet (déclarations sociales, livre de paie…)
ainsi que les emprunts et les immobilisations avec leurs tableaux respectifs.
De fait, pour effectuer la révision des comptes, les collaborateurs du cabinet vont utiliser la GED
étant donné que les cycles de révision suivent exactement la même « trame » que le dossier de
travail de la GED. Pour illustrer mes propos, trois captures d’écran du système informatique que j’ai
pu appréhender lorsque je faisais la révision des comptes d’une EURL : Cf. ANNEXE 5 et 6.
En prenant l’exemple d’une révision de montant de stock, on constate qu’il est aisé de vérifier un
montant, l’arborescence de la GED étant identique au cycle de révision, trouver un justificatif
(comme ici un fichier Excel) est très rapide.
Enfin, la gestion électronique de documents est également garante d’une certaine traçabilité de
l’information, traçabilité qui est précieuse à l’organisation d’un système comptable. Selon la norme
ISO 8402 qui complète la norme NF X 50-120 « La traçabilité est l’aptitude à retrouver l’historique,
l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité, ou d’activités semblables, au moyen d’une
identification enregistrée. »
Ainsi, la plupart des logiciels de GED prévoient des options d’horodatage consistant à adjoindre une
date et une heure à un document dématérialisé. Il est possible de retrouver par exemple les dates de
réception ou d’envoi d’un document, le moment exact où un collaborateur du cabinet a effectué une
modification.
La gestion électronique de document va donc être garante d’une obligation comptable appelée
23
permanence du chemin de révision : « L'organisation du système de traitement permet de
reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des
comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et
renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives. » ART 410-3 PCG
Cette traçabilité des données, appelée « chemin de révision » chez les experts comptables et « piste
d’audit » chez les commissaires-aux-comptes est un gage de la qualité et de l’authenticité des
données comptables et donc assure la conformité aux principes comptables d’image fidèle (ART 120-
1 PCG) et de régularité et sincérité (ART 120-2 PCG).
La traçabilité des informations dans un cabinet comptable doit donc permettre de retrouver l’origine
de l’information (ex : une facture enregistrée dans la section achat du dossier de travail d’un client)
mais également de restituer chronologiquement les opérations qui découlent de cette information
(ex : écritures d’amortissements du bien concerné), et de la justification de ses opérations (tableau
d’amortissement effectué par feuille de calcul dans la section immobilisation.)
3. intérêt financier
Pour mettre en place une gestion électronique des documents, les cabinets comptables doivent
investir au départ une somme importante dans le logiciel de GED, ces sommes varieront en fonction
des besoins du cabinet qui sont directement liés à sa taille :
GED sans fonction
collaborative
GED avec fonction
collaborative (workflow)
GED avec volumétrie importante
et plusieurs serveurs
Coût
initial
8500€-20.000€ 25.000€-65.000€ 40.000€-90.000€
En terme financier, cette opération peut paraître très onéreuse mais il peut être intéressant de
calculer la date de retour du investissement due aux gains de productivités induit par la GED.
Comparons maintenant le coût d’une gestion papier des documents et le coût d’une gestion
électronique dans l’hypothèse d’un cabinet comptable employant 10 collaborateurs (cas du cabinet
Ariane experts).
24
Gestion papier Gestion
électronique
Frais de « recherche » des documents
-nombres de documents recherchés en moyenne par
collaborateur chaque jour
-temps moyen de recherche par documents
-temps de recherche par jour
-temps de recherche total journalier (10 salariés)
-coût horaire chargé d’un collaborateur au smic *(1)
-coût annuel de recherche de documents
Gain financier avec une GED
30 documents
3 minutes
90 minutes
15 heures
11.75 euros
8283.75€(2)
30 documents
30 secondes
15 minutes
2.5 heures
11.75 euros
1380.62€(3)
6903.13€
Frais de « stockage des documents »
- nombre de documents classés ou numérisés chaque jour
- temps moyen de stockage
- temps total de stockage journalier (10 salariés)
- coût horaire chargé d’un collaborateur au smic
- coût annuel de stockage de documents
Gain financier avec une GED
20 documents
2 minutes
6.5 heures
11.75€
3589.62€(5)
20 documents
1 minute (4)
3.33 heures
11.75€
1839€
1750.62€
Gain total annuel engendré par une gestion numérique des
documents
8653.75€
Gain total réalisé l’année d’acquisition 8653.75€+1/3 de
la valeur du
logiciel (7)
*(1) selon l’expert-comptable.com (1646/(35*4))
(2) 15h par jour * (52-5 semaines de congés payés)*11.75
(3) 2.5 heures par jour * (52 -5 semaines de congés payés) * 11.75
(4) la numérisation ne se fait pas à chaque fois que l’on utilise un document
(5) 6.5h par jour* 47 semaines*11.75
(6) 3.33h par jour * 47 semaines* 11.75
(7) économie d’impôt réalisée grâce à l’amortissement fiscal exceptionnel sur 12 mois des logiciels acquis (art 236-II CGI)
25
Coût moyen Date de retour sur investissement
GED sans fonction collaborative 14250€ 1 an et 2 mois (1)*
GED avec workflow 45000€ 3ans et 6 mois (2)
GED avec volumétrie importante 65000€ 5 ans (3)
*(1) [14250- (8653.75+(1/3*14250))]*12/8653.75 = 1.17 soit 2 mois après l’année d’acquisition
(2) [45000- (8653.75+ (1/3*45000))]*12/8653.75=29.60 soit 30 mois après l’année d’acquisition
(3) [65000- (8653.75 +(1/3*65000))]*12/8653.75= 48.08 soit 48 mois après l’année d’acquisition
Ces tableaux ne représentent que l’intérêt purement financier d’un logiciel de gestion électronique
de documents, une GED fait disposer à un cabinet comptable bien d’autres avantages
organisationnels ou matériels. De fait, il est difficile de réellement chiffrer la totalité des gains
organisationnels d’une GED.
Nota bene : certains éléments tels que le nombre de documents cherchés quotidiennement ou
encore le temps moyen de stockage sont le fruit d’observations personnelles effectuées pendant ma
période de stage.
4. Gain de productivité
De manière générale, la productivité est liée au rendement des facteurs de production, au rapport
entre le résultat final et les facteurs nécessaires pour obtenir ce résultat. La notion de productivité
est également en corrélation avec l’efficacité d’un système, la capacité d’une personne ou d’un
groupe à arriver à ses fins tout en respectant des impératifs de qualité, de rapidité et de coûts.
Au sein d’un cabinet comptable, la productivité des collaborateurs, c'est-à-dire le rapport entre le
temps passé à effectuer une tâche et la valeur perçue par le client de cette tâche est susceptible
d’être améliorée par l’utilisation d’un logiciel de GED.
26
En effet, les logiciels de gestion électronique de documents peuvent permettre :
- L’Accès en ligne du logiciel de GED pour les clients du cabinet leur permettant d’accéder à
tout moment aux documents comptables qu’ils souhaitent consulter (bulletins de paie, contrat de
travail, déclaration de TVA etc.) Les collaborateurs du cabinet gagnant ainsi un temps précieux en ne
communiquant pas eux-mêmes les données recherchées aux clients. Cet accès en ligne de la GED
directement par les clients est en instance de mise en place au sein du cabinet Ariane-Experts de par
les potentiels gains de productivité générés. En effet, au sein d’un cabinet comptable en règle
générale, les collaborateurs peuvent passer un temps certain à communiquer voire à re-
communiquer les informations perdues par le client.
- La mise en place d’un « workflow documentaire » permettant un travail collaboratif au sein
du cabinet en organisant un chemin prédéterminé pour une circulation optimale des documents
dématérialisés. De facto, même si les workflows sont en général plus fréquents dans les progiciels de
gestion intégrée (PGI), le logiciel DIA client utilisé par le cabinet Ariane-Experts permet de suivre à
chaque instant les tâches restant à effectuer ainsi que de mettre en place des alertes concernant les
échéances à respecter.
Cette organisation des flux de travail, que l’on appelle le « workflow management » permet au
cabinet d’effectuer des gains de productivité car tous les collaborateurs connaissent instantanément
les « deadlines » des documents à envoyer aux clients ou à l’administration fiscale, de ce qui est
urgent de faire ou simplement ce qui est important. Ainsi, les collaborateurs n’auront plus à tenir un
agenda précis des tâches à effectuer, pourront organiser plus facilement leur travail au quotidien
sans risquer d’oublier une échéance. Cela leur permettra de se concentrer uniquement sur la
« production » de leur travail, sans avoir, ou en ayant moins besoin d’organiser la production de ce
travail.
- La possibilité d’un travail collaboratif sur une base de données commune, les
collaborateurs pouvant accéder instantanément et simultanément aux mêmes documents sans avoir
à effectuer de demande auprès d’un autre collaborateur. Par exemple, la personne chargée de la
partie sociale d’un dossier pourra accéder en même temps qu’un collaborateur s’occupant
simultanément de la partie comptable aux informations du dossier sollicité. Cette réalisation des
tâches de façon commune et la possibilité de travailler sur un même dossier au même moment sont
génératrices d’effets de synergie, source d’amélioration de la productivité. Ainsi, ce « phénomène par
lequel plusieurs acteurs, facteurs ou influences agissant ensemble créent un effet plus grand que la
somme des effets attendus s'ils avaient opéré indépendamment, ou créent un effet que chacun
d'entre eux n'aurait pas pu obtenir en agissant isolément » peut être illustré au sein d’un cabinet
27
comptable par un collaborateur comptable et un collaborateur social travaillant communément sur
un dossier, si par exemple le collaborateur social est en difficulté pour retrouver l’origine d’un
montant sur sa fiche de paie, le collaborateur comptable lui pourra peut - être l’aider à retrouver ce
montant sans avoir sciemment chercher à l’aider mais parce qu’il dispose d’une autre vision du
dossier. Cet effet d’entraide aurait plus difficilement vu le jour si les collaborateurs n’avaient pas eu
la possibilité de travailler sur un même dossier conjointement et en accédant simultanément aux
mêmes informations du dossier.
- Le suivi de la modification des documents, permettant de connaître la date de la
modification ainsi que son auteur. Ce suivi est essentiel notamment sur les dossiers nécessitant un
travail conjoint, il permet également de repérer la dernière version du document concerné.
Cette traçabilité de l’évolution d’un document est également très utile pour les commissaires aux
comptes qui souhaitent réaliser un audit.
-La mise en place d’un système d’indexation pour une recherche de documents optimisée.
La plupart des logiciels de GED dispose de leur propre système d’indexation, qu’il soit automatique
ou manuel (laissant souvent le choix à l’utilisateur) permettant ainsi aux collaborateurs d’effectuer
des recherches sur un grand nombre de documents à travers l’utilisation de mots-clés. De fait, le
cabinet Ariane-experts « indexe » ses documents au moment de leur numérisation en nommant les
documents dématérialisés avec un certain formalisme nécessaire pour faciliter la recherche
documentaire. Durant mon stage j’ai été amené à construire un document de « normalisation » des
dénominations à attribuer aux documents du cabinet en fonction de la nature de ses documents
ANNEXE n°4 et 4.bis. Ce travail d’homogénéisation des données est essentiel pour une indexation
optimale et est assimilable à un « thésaurus » c’est à dire une forme de langage nécessaire à
l’indexation et à la recherche documentaire, un langage prédéfini connu de tous servant de référence
et devant être obligatoirement appliqué par tous les acteurs participants à l’indexation. Le tableau
que j’ai réalisé n’est qu’un thésaurus partiel et sera surtout appliqué par les futurs stagiaires ou
nouveaux collaborateurs du cabinet, il s’agissait principalement de formaliser des règles implicites
appliquées au quotidien par les collaborateurs. Via ce système d’indexation le temps passé à la
recherche de documents se voit considérablement réduit engendrant un gain de temps sur le travail
des collaborateurs et donc une productivité accrue.
- L’envoi automatisé de certains documents aux clients, par exemple des déclarations
fiscales ou sociales. Ainsi, la GED peut générer automatiquement des mails au client concerné à
partir des documents déposés dans la GED par le collaborateur sans que ce dernier n’ait eu besoin
d’envoyer lui-même ce mail avec les documents en pièces jointes.
28
De plus, il existe dans certains logiciels de GED une automatisation du classement dans
l’arborescence de la GED des accusés de réception des organismes sociaux, cette automatisation
permettant donc aux collaborateurs de ne pas avoir à trier et à reclasser ces accusés de réception qui
peuvent être nombreux d’autant plus que ce classement n’est pas une source de création de valeur
pour les clients du cabinet.
D. SAUVEGARDE ET GESTION DES ARCHIVES
1. Nécessité d’un système de sauvegarde
L’utilisation de la dématérialisation au sein d’un cabinet comptable, que ce soit une production
comptable dématérialisée via un logiciel (section 1) ou l’utilisation d’un logiciel de gestion
électronique de documents, les deux allant souvent de pair, nécessite un système de sauvegarde
optimal. En effet, l’essence même de l’activité d’un expert-comptable est de produire une
information pour ses clients, si ces informations (données comptables, fiscales, sociales) venaient à
disparaître lors d’un incident informatique cela pourrait remettre en cause la pérennité du cabinet.
Sauvegarder est une opération consistant à dupliquer les informations indispensables à la bonne
marche du cabinet. Il existe différents systèmes de sauvegarde de nos jours mais nous allons d’abord
voir quels sont les risques auxquels un cabinet comptable peut s’exposer et qui entraineraient
potentiellement la perte de ses données informatiques. De fait, un cabinet s’expose à plusieurs
risques pouvant endommager l’intégrité voire l’existence de ses données tels que des coupures
électriques qui effaceraient tout le travail des collaborateurs ou encore une mauvaise manipulation
qui ferait disparaître toutes les informations relatives à un dossier. A ces risques s’ajoute une menace
potentielle de logiciels malveillants (malware) qui peuvent être transmis simplement par mail et qui
ont pour objectif de compromettre un système informatique et qui peuvent donc empêcher l’accès
pur et simple aux informations contenus par les ordinateurs du cabinet. Il y a également un risque de
vol de matériel informatique (exemple : un ordinateur portable) par un membre même du personnel
qui pourrait avoir de graves conséquences si cet ordinateur est le seul à disposer des documents et
des travaux d’un dossier qui n’aurait pas encore était transmis sur la GED.
Pour pallier à ces risques, il apparaît indispensable pour un cabinet comptable de prévoir un système
de sauvegarde adapté et suffisamment efficace pour permettre une restitution quasi-intégrale des
données existantes avant l’incident. Nous verrons dans un premier temps le système mis en place au
29
sein du cabinet Ariane-Experts puis dans un second temps les différentes solutions possibles de
sauvegarde dans un cabinet comptable.
A) LE SYSTEME DE SAUVEGARDE DU CABINET ARIANE-EXPERTS
L’architecture réseau du cabinet Ariane-Experts est une architecture dite « client-serveur » où un
ordinateur disposant d’un logiciel serveur répond aux requêtes des autres ordinateurs possédant eux
un logiciel client. Etant donné cette architecture « centralisée » où le serveur central emmagasine la
totalité des données du réseau informatique, le cabinet effectue directement une sauvegarde du
disque dur du serveur central sur un disque dur externe. Ce disque dur est ensuite emmené
directement dans un coffre-fort au sein d’un cabinet. Cette opération de sauvegarde du disque dur
du serveur central est effectuée tous les lundis. A cette sauvegarde hebdomadaire s’ajoute une
sauvegarde du même disque dur tous les premiers lundis du mois ainsi qu’une énième sauvegarde
annuelle.
Le système de sauvegarde actuel du cabinet dispose de points positifs mais n’est pas exempt
d’écueils éventuels. Le premier point positif du système de sauvegarde est la pluralité des copies du
disque dur du serveur cette dernière permettant en cas d’erreur de manipulation ou de virus non
détecté de retrouver une base de données dont l’intégrité n’est pas remise en cause. En effet, si par
exemple un collaborateur supprime par erreur un dossier client au cours d’une semaine S, que ce
même collaborateur ou aucun autre collaborateur n’a besoin d’intervenir sur ce dossier, cette
suppression sera enregistrée par la sauvegarde effectuée le Lundi S+1 supprimant ainsi la sauvegarde
du Lundi S qui elle avait sauvegardé ledit dossier. Si le cabinet n’effectuait qu’une sauvegarde
hebdomadaire la perte de ce dossier serait définitive. Or le cabinet dispose en plus d’une sauvegarde
mensuelle et annuelle qui lui permet ainsi de récupérer des données jusqu’à un an en arrière rendant
ainsi quasi impossible la perte de données via les erreurs de ce type.
L’autre point positif du système de sauvegarde et que la copie sur disque externe ne crypte pas les
données rendant donc possible une restauration rapide des données sauvegardées.
Cependant, le système de sauvegarde présent dispose de différents axes d’amélioration.
Actuellement, les disques durs externes sont stockés dans un coffre-fort au sein même du cabinet, ce
qui signifie qu’en cas d’incendie se déclarant dans les locaux les données informatiques sauvegardées
seront irrécupérables ce qui pourrait remettre en cause la survie du cabinet. La solution optimale
30
consisterait donc à conserver les disques durs externes de sauvegarde dans le coffre-fort mais
également de faire, de la même façon, des copies du serveur central que le cabinet conserverait à
l’extérieur de ses locaux, amenuisant ainsi considérablement le risque de pertes de données.
Nota Bene : un projet est en cours concernant les différentes duplications qui seront conservées
dorénavant aussi chez les associés.
De plus, effectuer une sauvegarde quotidienne en plus de la sauvegarde hebdomadaire, mensuelle et
annuelle permettrait de rendre le système de sauvegarde optimal. En effet, le travail que fourni
l’ensemble des collaborateurs en une journée est conséquent, la potentielle perte des travaux
effectués sur une semaine est donc également importante. Ainsi, une solution de sauvegarde
quotidienne serait applicable si le cabinet n’effectuait pas des sauvegardes compètes (totales), ce
type de sauvegarde bien qu’exhaustif est très chronophage rendant impossible son application au
quotidien. La solution envisageable pourrait être des sauvegardes dites « incrémentales » ou
« différentielles » qui n’enregistrent que les données qui ont été modifiées ou ajoutées dans la
journée, la sauvegarde s’effectuant donc de façon beaucoup plus rapide.
L’ensemble de ses précautions liées aux données informatiques se justifie d’autant plus que la base
de données est détenue par un serveur central, ce qui signifie qu’en cas de cyber attaque les pirates
n’auront qu’une « cible » à atteindre, ce qui rend le cabinet plus vulnérable.
B) AUTRES SYSTEMES DE SAUVEGARDE
D’autres systèmes de sauvegarde peuvent être choisis par l’entreprise, c’est le cas par exemple des
sauvegardes en ligne (ou télé-sauvegardes) qui permettent de stocker l’ensemble des données et du
système d’exploitation de l’entreprise directement sur internet. Ce système de sauvegarde permet
de récupérer des données même en dehors du cabinet (par exemple en déplacement chez un client)
et est administré par un professionnel ce qui rend le risque de pertes de données moindre. De plus,
étant réalisée automatiquement par un partenaire externe la télé-sauvegarde ne nécessite pas qu’un
acteur en interne ait besoin d’intervenir.
Cependant, le principal point négatif des sauvegardes en ligne ou cloud computing est que les
informations sauvegardées dans le nuage peuvent être potentiellement utilisées ou vendues par
l’hébergeur du site sans que le cabinet n’en prenne conscience. Pour lutter contre ses pratiques
illicites, il peut être pertinent d’opter pour un système de télé-sauvegarde avec un cryptage des
informations de telle sorte que seul le cabinet disposant de la clé cryptographique pourra avoir accès
aux données.
31
2. Gestion des archives
L’autre composante liée à la gestion électronique de documents au sens large (et non uniquement au
sens du logiciel) est la gestion des archives. En effet, la gestion des archives jadis papier est
aujourd’hui, dans un logique identique de dématérialisation devenue électronique via l’usage d’un
logiciel spécialisé appelé Système d’Archivage Electronique (SAE). Ainsi, même si un logiciel de GED
et un SAE ne sont pas des logiciels exactement similaires il est évident que ces deux outils au service
d’un cabinet comptable sont liés d’autant plus que certains logiciels prévoient une « solution
intégrée ».
Tout d’abord je présenterai les principales obligations légales et réglementaires concernant
l’archivage puis j’analyserai les principales différences entre un système de sauvegarde et un système
d’archivage de façon générale et enfin je mettrai en avant les préconisations essentielles du rapport
MoReq2 concernant une solution intégrée.
A) OBLIGATION LEGALES ET REGLEMENTAIRES
La finalité d’une gestion des archives appelée aussi records management est de pouvoir restituer à
un moment voulu des informations dont il est certifié, assuré que cette information n’a pas subi de
modification, que l’intégrité de cette information est intacte et que la date est exacte. L’utilité pour
un cabinet de posséder un tel système est d’aider un client en cas de litige par exemple avec un de
ses clients qui conteste le bien-fondé d’une créance, ici le cabinet pourra justifier de la créance de
son client avec l’archive de la facture de vente qu’il doit conserver pendant plus de 10 ans après la
clôture de l’exercice de la naissance de la créance. L’archivage est notamment utile lors des contrôles
de l’administration (exemple : archive des bulletins de paie lors d’un contrôle de l’inspecteur du
travail ou archive des déclarations fiscales lors d’un contrôle fiscal).
Ainsi, un document archivé doit donc respecter une certain nombre de règles et de normes pour qu’il
puisse attester la légitimité de son caractère probant d’autant plus en ce qui concerne l’intégrité des
données lorsqu’elles sont dématérialisées puisque les données informatiques sont considérées
32
comme plus facilement modifiables que celles écrites. De facto, pour le code civil, il est nécessaire de
réunir 2 conditions pour qu’un document électronique ait la même force probante qu’un document
papier : que « puisse être dument identifié la personne » dont le document électronique provient et
que le document « soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».1
Pour identifier la personne de façon rigoureuse qui émet le document électronique la signature
électronique est devenue une référence en authentifiant avec certitude l’auteur du document via un
chiffrement asymétrique.
Quant aux conditions de conservation des documents garantissant l’intégrité des données archivées
il est nécessaire que l’entreprise conserve les outils informatiques qui permettront d’extraire les
archives selon un format de « fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée »2. Cette
obligation de présentation de copies de fichiers structurés est une obligation de résultat, le cabinet
doit y parvenir par tous moyens, ainsi, garder les mêmes logiciels entre le début d’une période
d’archivage et la prescription des documents archivés permettra donc d’extraire les données plus
facilement.
De surcroît, il existe une obligation de présentation définie par l’article 54 du Code Général des
Impôts qui impose une présentation des livres comptables et des pièces justificatives sous un format
déchiffrable, facilement compréhensible par l’administration en l’occurrence PDF ou PRINT. Cette
obligation de présentation est effectivement respectée par le cabinet Ariane-Expert car la totalité des
documents destinés à être communiqués soit aux clients soit à l’administration sont enregistrés sous
format PDF.
Par ailleurs, l’article 420-6 du Plan Comptable Général (PCG) prévoit une obligation de « figer la
chronologie et garantir l’intangibilité des enregistrements ». Ainsi, afin de renforcer le caractère
probant d’une archive, le cabinet doit procéder à un figement des archives dès qu’il établit une
version définitive d’un fichier cette procédure pouvant être effectuée via un scellement électronique
consistant en l’affectation d’une empreinte cryptographique sur ledit document. Ce « sceau »
appliqué au document permettra par la suite d’attester de l’intangibilité de l’archive, que cette
archive n’a pas été modifiée.
1 Article 1316-1 du Code Civil
2 LPF art. L. 47 A
33
Dès lors, Il existe différents délais de conservation de documents imposés par la loi et les
règlements. Il me semble important ici de présenter les principaux délais de conservations en
fonction de la nature du document que tout cabinet doit connaître. (ANNEXE X)
B) DIFFERENCES ENTRE LA GED ET UN SAE
Un Système d’Archivage Electronique (SAE) doit permettre de garantir la fixité du document archivé,
il ne doit pas pouvoir être modifié après sa date d’archivage, cet archivage ne peut donc uniquement
concerner que la dernière version d’un document. Cette fixité du document archivé se justifie tout
simplement par la volonté de justifier le caractère probant du document en mettant en évidence que
le document n’a pas pu être modifié depuis la date de l’archivage, que le document a conservé son
« intégrité ». A contrario, la sauvegarde d’un document sur un logiciel de GED peut aisément être
modifiée, il est alors possible que sur la GED existent plusieurs versions d’un même document.
De plus, sur un logiciel de GED, en fonction de ses droits d’accès et de modification, un collaborateur
peut sans contrainte supprimer un document qu’il ne juge plus utile pour l’exécution des travaux sur
le dossier alors que dans un SAE la destruction d’un document archivé est prohibée jusqu’à un
certain délai légal ou réglementaire Cf. ANNEXE 3.
Quant à l’utilisation de ces logiciels, la GED est conçue pour être utilisée au quotidien alors que le
SAE lui va surtout servir de « fonds sécurisé de documents probants » étant donc utilisé uniquement
lorsque le cabinet a besoin d’archiver les documents d’un dossier.
Enfin, un SAE doit faire l’objet d’un contrôle précis des durées de conservation des documents (date
d’archivage ; durée minimale de conservation restante) et doit également prévoir une structure
stricte de classement appelée « plan de classement ». De facto, le contrôle de la durée de
conservation et la structure stricte de classement ne sont pas des obligations pour une GED même si
une arborescence est très souvent mise en place.
34
C) PRECONISATION POUR UN SYSTEME DE GED INTEGRE A UN SAE
Même si un SAE et une GED n’ont pas les mêmes objectifs, ce n’est pas pour autant que les deux
systèmes ne sont pas liés. Certains logiciels de GED dispose des principaux outils pour mettre en
place un système d’archivage électronique comme par exemple l’indexation de documents pour
effectuer des recherches sur un grand nombre de données, le stockage selon une arborescence
précise etc. Il est donc possible d’intégrer un système de GED à un système d’archivage électronique,
il faut cependant respecter certains points préconisés par le recueil de bonnes pratiques en
archivage MoReq2 établi par la commission européenne en 2008.
Reproduire la même architecture d’arborescence pour le classement des données ainsi que
les mêmes droit d’accès et de modifications sur les documents de la GED et sur les archives
du SAE en indiquant précisément les documents archivés ou non archivés.
Possibilité de transfert automatique des dossiers non archivés de la GED vers le SAE dès que
certaines conditions sont remplies (exemple : archivage dès que la validation de la dernière
version d’une liasse fiscale est effectuée).
Le système intégré de GED et SAE doit permettre en quelques clics d’archiver l’ensemble des
documents non archivés, de détruire tous les documents non archivés qui respectent
certaines conditions (exemple tous les documents non archivés de l’année N-1).
Si un collaborateur tente d’archiver un document qui est en train d’être modifié par un autre
collaborateur, l’opération d’archivage doit être interdite et un message d’erreur doit
apparaître.
Faire apparaître explicitement le numéro de version du document que ce soit dans la GED ou
dans le SAE et automatiquement imputer un nouveau numéro dès lors qu’un document est
modifié.
Enfin, le SAE doit être en mesure d’intégrer tous les documents provenant de la GED, même
si le logiciel de GED, modifiant donc également ses formats. Un système intégré nécessite
que le SAE puisse intégrer n’importe quel type de format.
35
NB : Le cabinet Ariane-Experts ayant été créé en 2004 n’a pas encore mis en place un réel système
d’archivage. À l’heure actuelle, l’ensemble des documents des clients du cabinet dont le cabinet a
besoin est conservé principalement sur la GED. L’une des solutions envisagée pour le moment est de
préparer les documents à archiver par le client et lui remettre ces documents sur un support USB de
façon à « externaliser » l’archivage, le cabinet n’étant pas doter d’outils de scellement de données ou
de signature électronique nécessaires à la mise en place d’un SAE.
Les données ainsi transmise au client, ce sera à lui d’en assurer l’intégrité et le cabinet quant à lui
détruira les documents remis au client.
Durant ma période de stage au sein du cabinet j’ai en effet crée différentes listes de documents à
archiver en fonction des dossiers en attribuant à chaque document du dossier la durée de
conservation minimale restante de façon à effectuer un travail préparatoire à l’externalisation de la
gestion des archives.
36
SECTION 2 : TENUE COMPTABLE DEMATERIALISÉE
L’une des composantes essentielles à l’impact de la dématérialisation sur l’activité d’un cabinet
d’expertise-comptable est l’informatisation des traitements comptables. Nous étudierons dans
cette deuxième section comment l’outil informatique va impacter au quotidien l’organisation du
cabinet comptable via l’utilisation de logiciels de production comptable, l’organisation des
traitements comptables informatisés ainsi que les normes concernant la vérification des
comptabilités informatisées.
A. L’OUTIL INFORMATIQUE AU SERVICE DE LA COMPTABILITÉ
1. Logiciels de comptabilité
Les logiciels de comptabilités vont faire leur apparition dans les années 1960 au sein des entreprises
et des cabinets comptables créant une modification totale de l’organisation des collaborateurs, mais
apportant également des gains de productivité tels qu’aucun cabinet ne peut aujourd’hui concevoir
une réalisation de son activité sans l’outil informatique.
Un logiciel comptable est un programme informatique paramétrable par l’entreprise ou le cabinet
l’utilisant qui va servir de support à l’ensemble de l’activité comptable, de la saisie des informations à
l’établissement des états financiers en passant par la révision des comptes. Le principal avantage
généré par l’utilisation d’un logiciel au sein d’un cabinet comptable est le gain de temps ; de fait, la
plupart des logiciels sur le marché sont entièrement paramétrables permettant ainsi une imputation
automatique de certaines écritures courantes. Par exemple, dès qu’un collaborateur inscrira au débit
d’une ligne de compte #601 – achats de marchandises, si ce compte a été paramétré auparavant, la
compte de tva #44566 – tva déductible sur achats de marchandises s’inscrira automatiquement ainsi
que leur contrepartie au crédit, #4011 – fournisseur de marchandises. Cette étape du paramétrage
des comptes est source de gain de temps mais peut également être une source d’erreur importante,
il est donc essentiel d’être extrêmement minutieux lors du paramétrage d’autant plus qu’aujourd’hui
tous les logiciels génèrent automatiquement les documents de synthèses (Bilan, Compte de
Résultat) ainsi que les déclarations de TVA. Ainsi, au cabinet Ariane-Experts, les comptes étant
paramétrés par des « codes TVA », ce sont à partir de ces codes tva que les déclarations de TVA CA3
37
vont être éditées ce qui induit que si un compte est mal paramétré l’ensemble des déclarations de
TVA seront erronées. L’un des autres avantages à l’utilisation de logiciels pour un cabinet repose sur
le fait que certains logiciels permettent d’exporter directement des données vers un autre logiciel
comptable, ce qui rend ainsi possible l’envoie par l’un de ses clients de l’ensemble de sa comptabilité
sous format dématérialisé en quelques clics. Cette possibilité offerte permet aux collaborateurs
lorsqu’ils ont a effectué une mission de révision des comptes d’un de leur client de ne pas se
déplacer chez le client mais de directement réviser les comptes au cabinet.
Enfin, l’utilisation de l’informatique dans la comptabilité a permis une efficacité vis à vis des
traitements comptables tout simplement car les données saisie une seule fois par un collaborateur
vont être réutilisées automatiquement pour agréger d’autres informations comptables. Reprenons
l’exemple d’un achat de marchandises enregistré dans un journal d’achat, la contrepartie créditrice à
cet achat sera un compte fournisseurs #401XXX qui viendra augmenter le montant des dettes sur la
balance fournisseurs ainsi que sur le bilan comptable sans que le collaborateur n’est besoin de
ressaisir ces informations pour créer les états financiers. Cet exemple nous permet d’appréhender le
rôle central des logiciels au sein d’un cabinet d’expertise comptable étant donné qu’ils se situent au
centre du système d’information du cabinet.
Dans certaines entreprises ou certains très grands cabinets comptables, ce rôle central des logiciels
est exacerbé par l’utilisation de Progiciel de Gestion Intégré (PGI) ou en terme anglo - saxon « d’
Enterprise Resource Planning (ERP) » car toutes les activités disposent de modules du PGI
personnalisés, adaptés à leur activité (exemple : logiciel marketing) tout en utilisant une base de
données commune à l’ensemble de l’entreprise. Le Progiciel intégré devenant ainsi le pivot
organisationnel de l’entreprise, améliore considérablement la diffusion de l’information, améliore le
système d’information en créant une unicité de l’information. Cependant, les PGI ne sont
évidemment adaptés qu’aux très grands cabinets étant donné la phase de paramétrage des
différents modules en fonction des différentes activités qui s’avère extrêmement longue ceci
s’ajoutant au prix colossal d’un tel outil informatique.
Le cabinet Ariane-Experts utilise un logiciel pour la gestion de son activité interne ainsi que pour la
gestion de la relation client : il s’agit du logiciel Dia Client. Ce logiciel, spécialisé pour les cabinets
d’expertise-comptable, ne peut pas être considéré comme un logiciel de gestion intégré étant donné
que le cabinet utilise un autre logiciel pour effectuer ses travaux comptables : Cador. Cependant,
même si les logiciels Dia client et Cador ne proviennent pas du même éditeur, ils n’en restent pas
moins interconnectés puisqu’utilisant tous les deux GED Expert, la GED intégré au logiciel Dia client.
38
2. L’organisation des traitements comptables informatiques
A) ÉVOLUTION ET ADAP TATION A L’INFORMATIQUE DES TRAITEMENTS COMPTABLES
Auparavant, lorsque que les comptabilités étaient tenues à la main, le comptable devait être très
minutieux car les ratures étaient interdites, il ne devait pas laisser d’espace vide entre deux écritures
et il lui était donc impossible de modifier son écriture en cas d’erreur, il était obligé de la
contrepasser. Certaines professions où la tenue de la comptabilité est simplifiée3 tiennent encore
leur comptabilité sur papier, le coût d’un logiciel comptable étant pour eux difficile à amortir et
l’utilisation de tableurs étant interdite puisque les écritures ainsi que les dates y sont facilement
modifiables. De nos jours, la plupart des entreprises et des cabinets comptables utilisent des logiciels
informatiques qui doivent être conformes aux obligations imposées par l’administration
fiscale (Direction Générale des Impôts) :
Possibilité pour l’utilisateur de renseigner le libellé de l’écriture comptable de façon à établir
le lien entre la pièce justificative et l’écriture et donc de répondre au principe de
permanence du chemin de révision prévu par l’article 410-3 du PCG.
Mise en place d’un mode de saisie «brouillard » qui contrairement à la saisie manuscrite
permet d’effectuer des modifications en cas d’erreur.
Procédure de validation garantissant l’intégrité des écritures en empêchant la modification
ou la suppression d’écritures et en figeant la chronologie des écritures. Toute modification
ultérieure des comptes à partir de la date de validation sera impraticable, le seul moyen
restant pour corriger une erreur sera uniquement la contre passation. Cette procédure de
validation permet de respecter le principe comptable de l’enregistrement définitif4
prévoyant une irréversibilité des écritures comptables.
Le logiciel doit rendre possible l’extraction du Fichier des Ecritures Comptables (FEC) qui
sera demandé dans l’éventualité d’un contrôle fiscal.
Le logiciel doit disposer d’une Procédure de visualisation des écritures et documents
comptables afin d’avoir la possibilité d’effectuer des recherches (mise en place d’une GED).
Une procédure d’arrêté périodique des comptes doit pouvoir être effectuée.
3 Sur option : article 38 sexdecies-00 A du CGI
4 PCG 420-5
39
Un document expliquant l’organisation du système comptable du cabinet doit être rédigé
et conservé afin de permettre le contrôle de la comptabilité si le cas se présente (410-2 PCG)
De plus, il est préférable pour un cabinet d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié par une
norme française telle que la norme de l’AFNOR (Association Française de Normalisation) « NF
Logiciel Comptabilité informatisée ». L’utilisation d’un logiciel affichant une norme donnera une
image positive en cas de contrôle fiscal, démontrera la volonté du cabinet à effectuer son activité
selon le respect de la loi et que son logiciel peut être considéré comme « offrant toute garantie
en matière de preuve »5
L’un des autres points importants que le logiciel comptable doit gérer est l’accès et le droit à la
modification des collaborateurs certaines informations pouvant être sensibles.
Enfin, les logiciels comptables prévoient tous ce que l’on appelle une « saisie au kilomètre » qui
permet aux collaborateurs de saisir les informations comptables dans un ordre autre que l’autre
chronologique. Cette saisie au kilomètre donne la possibilité de ne pas classer préalablement les
factures reçues, le logiciel remettant dans l’ordre chronologique les écritures à la fin de la saisie.
B) SYSTEME CLASSIQUE ET SYSTEME CENTRALISATEUR
Que la comptabilité soit organisée sous forme papier ou sous format dématérialisé avec l’utilisation
de l’informatique deux systèmes de « production comptable » peuvent être mis en place. Le système
classique où l’on procède « à l’enregistrement comptables des mouvements affectant le
patrimoine » de l’entreprise de façon chronologique6 dans un journal unique et où ensuite chaque
compte utilisé dans le journal est reporté dans le grand livre de l’entreprise et dans la balance
générale des comptes. Il est important de noter que désormais ces opérations fastidieuses de reports
des comptes sont automatisées par l’outil informatique libérant les collaborateurs de ces tâches
chronophages. A contrario, le système centralisateur va diviser le journal unique en plusieurs
journaux auxiliaires tels que le journal des achats, des ventes, le journal de banque et le journal des
opérations diverses. Cette division en différents journaux va permettre aux collaborateurs de
retrouver par exemple plus rapidement une écriture ayant été passée à une date précise puisque ce
collaborateur n’aura pas à chercher dans l’ensemble des écritures passées à cette date au sein du
5 PCG 410-4
6 Article L.123-12 du Code de commerce
40
journal unique mais pourra concentrer sa recherche sur le journal concerné par l’opération. Ce
système permet donc de diviser un dossier en plusieurs catégories ce qui permet aussi de répartir le
travail entre collègue, chacun pouvant travailler sur le même client mais en s’occupant d’un journal
différent. Ce travail collaboratif n’est pas possible si la comptabilité est organisée en système
classique alors qu’il est parfois urgent de rendre un dossier au client. L’utilisation de journaux
auxiliaires induit que les journaux et livres auxiliaires doivent obligatoirement être centralisés chaque
mois dans le journal général7, mais, dans les faits, cette centralisation est faite automatiquement en
permanence par la plupart des logiciels comptables.
Le choix de découper en plusieurs journaux auxiliaires ou de simplement tenir un journal unique
dépend en réalité surtout de l’importance du dossier et des obligations comptables du client. Par
exemple, lorsque j’étais en charge de la saisie de la comptabilité d’un podologue imposé aux
Bénéfices Non Commerciaux (BNC) la comptabilité s’effectuait directement à partir des relevés
bancaires dans un journal unique. De fait, pour un client relevant du régime du micro-BNC, n’étant
pas assujetti à la TVA, n’utilisant pas de compte de tiers (comptabilité de trésorerie) et enregistrant
ses opérations en partie simple, il n’est pas pertinent de créer d’utiliser différents journaux.
B. DIFFERENCES CONSTATEES ENTRE LA COMPTABILITE THEORIQUE ET SON APPLICATION FACTUELLE
La dématérialisation des traitements comptables via son informatisation entraîne une
« modification » de certaines pratiques comptables préconisées par le Plan Comptable Général
(PCG). Il m’a paru intéressant de vous présenter quelques exemples que j’ai pu appréhender pendant
mon stage.
7 PCG 410-7
41
A. DISTINCTION DUE A UN SYSTEME CENTRALISATEUR
La première différence est liée à la mise en place de journaux auxiliaires si le dossier client est
organisé selon un système centralisateur (cf. supra). Les modalités d’enregistrement prévues par le
PCG ne tiennent pas compte des différents journaux et prévoient d’enregistrer les flux financiers liés
à une facture de façon séparée dans un journal unique :
Le 01/11/2014
607 Achat de marchandises 1000€
44566 TVA sur ABS 2000€
401 Fournisseur 1200€
(Facture N°702)
Le 10/11/2014
401 Fournisseur 1200€
512 Banques 1200€
(Règlement facture N°702)
L’écriture de règlement de la facture 702 ne peut pas être appliquée dans une comptabilité utilisant
des journaux auxiliaires puisque les collaborateurs enregistrent les flux financiers dans le « journal de
banque » en reprenant simplement en partie simple les relevés bancaires. Les opérations créditrices
et débitrices étant inversée dans une banque par rapport à la comptabilité générale, il sera possible
de solder directement les comptes de dettes et de créances avec le journal de banque.
D’autre part, les acomptes enregistrés théoriquement en #4091 pour un acompte versé et en #4191
pour un acompte reçu ne sont en réalité enregistré qu’au moment de la présentation du bilan lors de
la clôture comptable. Les écritures de solde de compte n’étant généralement pas enregistrées
comme le prévoit le PCG, l’utilisation de ses comptes lors de la comptabilité en cours d’année n’a que
très peu d’intérêt.
42
B. SUBDIVISION DU PL AN COMPTABLE
L’article 433-1 du PCG prévoit que « Lorsque les comptes prévus par les normes comptables ne
suffisent pas à l'entité pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, elle peut ouvrir toute
subdivision nécessaire ». De fait, le plan de compte initial prévu par le PCG contient des comptes
« génériques » qui nécessitent d’être fractionné en plusieurs sous comptes afin d’obtenir des
informations comptables suffisamment précises. Le cas le plus explicite est celui des comptes de tiers
#401- fournisseurs et #411 – Clients, certaines entreprises disposant de plusieurs dizaines de
fournisseurs et plusieurs centaines de clients différents, agréger l’ensemble de ces données en un
seul compte se révélerait improductif. Prenons l’exemple de la division du compte 411 clients en
sous compte, le cabinet Ariane-Experts nomme actuellement les sous comptes clients par un C+ le
nom du client (ex :CCLAIREFONTAINE), ainsi, il sera plus facile de suivre les paiements du client
Clairefontaine que si l’ensemble des créances clients été regroupées au sein d’un compte global.
Cette subdivision du plan comptable est toujours soumise au niveau de visibilité comptable dont le
client a besoin, elle n’est pas automatique, il n’est pas rare que seuls les comptes génériques soient
utilisés dans les petites entreprises.
C. DIFFERENCES L IEES A UNE DEMARCHE SIMPLIF ICATRICE
Cette dernière catégorie englobe les différences de la comptabilité conceptuelle et factuelle qui
proviennent d’un besoin de simplification des travaux comptables.
En théorie, les libellés des écritures comptables contiennent le nom des comptes utilisés en face
des numéros correspondants. Prenons l’exemple de l’enregistrement d’une photocopieuse en
immobilisation achetée à la FNAC, en théorie les collaborateurs devraient saisir l’écriture
suivante :
Le 01/12/2014
2183 Matériel de bureau et matériel informatique 3900€
44562 Tva sur immobilisations 780€
404 Fournisseurs d’immobilisations 4680€
(Achat WorkCentre 7120 – facture N°78456)
43
Dans les faits, le collaborateur ne conservera pas les libellés des comptes tels quels mais les
remplacera par un libellé identique pour chaque ligne de l’écriture qui permettra par la suite de
faciliter la recherche d’information. Le libellé commun à l’écriture doit être suffisamment précis pour
que tous les collaborateurs du cabinet puissent comprendre en quelques secondes à quel achat
correspond cette écriture. En pratique, l’écriture passée sera celle-ci :
Le 01/12/2014
2183 FNAC – WORKCENTRE 7120 3900€
44562 FNAC – WORKCENTRE 7120 780€
FFNAC FNAC – WORKCENTRE 7120 4680€
Le nom du fournisseur et le nom du modèle acheté permettra au collaborateur de comprendre au
premier coup d’œil de quelle opération il s’agit. Cette modification des libellés originaux est
notamment utile lorsque l’on souhaite lettrer les comptes de dettes fournisseurs avec le journal de
banque, il sera en effet plus aisé de réaliser cette tâche si sur le libellé du compte apparaît des
informations relatives à l’achat plutôt qu’une information générale sur le compte utilisé.
Nous pouvons citez un autre exemple de démarche simplificatrice de la comptabilité qui est une
application concrète du principe d’importance relative émanant du PCG. Ainsi, durant mon stage
j’ai été amené à saisir des factures provenant de Pologne dont la monnaie est le Złoty et dont le
paiement été effectué quelques jours après l’achat.
En théorie, il aurait fallu que j’enregistre la dette fournisseur au montant converti en euros selon
le cours du Złoty au jour de l’achat. Ensuite, il convient selon le PCG d’enregistrer le solde du
compte fournisseur avec le montant effectivement payé selon le cours du jour du règlement en
faisant apparaître le gain ou la perte de change provenant du paiement différé.
Prenons l’exemple d’un gain de change provoqué par une hausse du cours du Złoty entre l’achat
de marchandises et le règlement de ses marchandises :
Au règlement
401 Fournisseur Polonais 1200€
512 Banques 1190€
766 Gains de change 10€
44
La dette du fournisseur Polonais au jour de l’opération s’élevant à 1200€ le règlement fait donc
apparaître un gain de change de 10€ qu’il faudrait enregistré en #766-gains de change.
Cependant, étant donné que le montant du gain de change était dérisoire et qu’il apparaissait
que les relations commerciales de cette entreprise avec la Pologne étaient limitées, qu’il ne
s’agissait pas d’une entreprise qui importait régulièrement des marchandises, je n’ai pas fait
apparaître le gain change. En effet, il est d’usage pour un petit montant d’enregistrer la dette
fournisseur au cours du jour du règlement en reprenant simplement le montant prélevé sur le
relevé bancaire, même s’il peut y avoir un différentiel du change du fait du paiement différé.
Cette pratique peut s’expliquer par l’application du principe d’importance relative constituant «
une limite à l’exhaustivité de l’information comptable, pour ne pas noyer l’information
pertinente ». Ainsi, un gain de change ne présentant pas de caractère significatif vis-à-vis de
l’activité d’une entreprise peut ne pas faire l’objet d’une ligne de compte spécifique dans les
états financiers de ladite entreprise.
Nota Bene : Les différences factuelles présentées ci-dessus sont le fruit d’observations des
pratiques du cabinet Ariane-Experts, il ne s’agit pas d’une généralité admise par l’ensemble des
cabinets d’expertise-comptable.
45
CONCLUSION DU THEME
La finalité de ce mémoire a été de vous présenter les apports de la dématérialisation pour un cabinet
d’expertise-comptable. J’ai tout d’abord mis en évidence les différents intérêts de la Gestion
Electronique de Documents (GED), les gains potentiels qu’elle peut générer en termes
organisationnel et financier. J’ai démontré dans ma première section les impacts sur la productivité
du cabinet principalement grâce au gain de temps que la GED permet, ainsi que la nécessité d’un
système adapté de sauvegarde et d’archivage qui sont complémentaires à la mise en place d’une
GED. D’autre part, j’ai souligné dans ma deuxième partie l’importance de l’outil informatique dans la
dématérialisation des traitements comptables, tout en expliquant que l’application concrète des
concepts de la comptabilité diffère parfois de la théorie.
En conclusion, on remarque que de plus en plus de normes viennent encadrer la dématérialisation,
tant au niveau des standards imposés par l’administration fiscale lors d’Echange de Données
Informatisées (EDI) qu’en ce qui concerne le contrôle des comptabilités informatisées. Quoi qu’il en
soit, il apparait que la maîtrise de la dématérialisation dans les cabinets comptables devient un
facteur clef de succès qu’il est indispensable de maîtriser si le cabinet souhaite poursuivre son
activité.
CONCLUSION GENERALE
Grâce à ces deux périodes de stage, j’ai pu développer de nombreuses compétences professionnelles
: des compétences techniques telles que l’utilisation de nouveaux logiciels comptables mais aussi des
compétences humaines. J’ai en effet appris à m’adapter à différents environnements de travail, ainsi
qu’à développer mon savoir être en adaptant mon comportement aux personnes que j'étais amené
à côtoyer, notamment mes collègues. Ce savoir être me semble de toute évidence essentiel dans les
métiers de l’expertise comptable en raison du contact régulier avec la clientèle.
Ces deux expériences m’ont également permis de conforter mon ambition d’évoluer
professionnellement dans le domaine de la comptabilité, ainsi que de saisir le caractère complexe,
exigeant mais surtout stimulant du métier d’expert-comptable.
En conclusion, ce premier pas dans le monde professionnel ainsi que la rédaction de mon thème
m’ont offert l’opportunité d’appréhender les exigences et les enjeux actuels du domaine de
l’expertise-comptable.
46
BIBLIOGRAPHIE
OUVRAGE :
Jean-François SOUTENAI, Éric WILLEMS, Patrice SAINTENOY. DCG 8 système d’information et gestion
Manuel et applications 5e édition. Paris : Foucher, 2012. 512p.
Jacqueline DELAHAYE, Florence DELAHAYE-DUPRAT. DCG 6 finance d’entreprise Manuel et
applications 4e édition. Edition Francis Lefebvre : Dunod, 2013. 492p.
Règlement no 99-03 du 29 avril 1999 du Comité de la Réglementation Comptable. PLAN COMPTABLE
GÉNÉRAL version applicable au 14 Décembre 2007.
SITES INTERNET :
http://www.creg.ac-versailles.fr/spip.php?article528 Centre de Ressources en Economie et Gestion.
« Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables ». Pascal REVAULT. Mis en ligne
le 02/12/2011. Consulté entre 10/11/2014 et 21/02/2015.
http://www.e-c-f.fr/doc/Guide_DEMATERIALISATION.pdf Congrès national ECF. « Guide la mise en
place de la dématérialisation dans les cabinets ». 18/08/2010. Consulté entre le 02/11/2014 et le
14/11/2014. P.20 P.47 P.68 P.70
http://www.guidescomparatifs.com/iso_album/guide_ged.pdf « GED travail collaboratif
dématérialisation ». 2008.
http://www.expert-comptable-tpe.fr/posts/view/cout-salaire-smic-charges-patronales Xavier DE
LABARRIERE .Publié le : 19/01/2015. Consulté le 02/02/2015.
http://www.l-expert-comptable.com/reviser-ses-comptes.html « réviser ses comptes ». Publié le
12/10/2009.
http://revuefiduciaire.grouperf.com/ . Consulté entre 10/2014 et 02/2015
http://www.unit.eu/cours/kit-gestion-ingenieur/Chapitre-3/Compta-gestion-ingenieur/ING-P1-08/Chapitre-04/Section-4-2.html . Consulté le 18/01/2015. Pas d’auteur précisé.
http://www.focuspcg.com/menu_gauche/comprendre_le_droit_comptable/principes_comptables/importance_relative . Consulté le 28/01/2015
http://wikipédia.org/ selon l’exhaustivité des sources citées. Consulté entre 10/2014 et 02/2015
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2094 . Rapport MoReq2 « Exigences types
pour la maîtrise de l’archivage électronique ». Mise à jour et extension 2008. P173 à 178.
Consulté en décembre 2015.
47
ANNEXES
ANNEXE N°1 : Organigramme du cabinet Ariane-Experts au 01/06/2014
ORGANIGRAMME
Bertrand ANGSTHELM
Associé Gérant Expert-comptable
et Commissaire aux comptes
Christophe BRAND
Associé Gérant Expert-comptable
et Commissaire aux comptes
Pôle Social
Alexandre BOURRAT– Responsable social
Maud WILDAY – Gestionnaire de paie
Pôle Comptable Interne
Franck GRAILLE – Expert-comptable stagiaire
Frédéric LADRIERE – Expert-comptable stagiaire
Sophie VILLART – Collaboratrice comptable
Simon BAZART – Collaborateur comptable
Maxime BELLUSSO – Expert-comptable stagiaire
Lucile DALMAR – Expert-comptable stagiaire
Nicolas FINCK – Collaborateur comptable
Pôle Administratif
Sylvie LEININGER – Assistante de Direction
Johanna FERREIRA – BTS Assistant de Gestion
Pôle Comptable Externe
48
ANNEXE n°2 : Organigramme de l’agence comptable de l’Université de Strasbourg au 01/06/2013
49
ANNEXE N°3 : Exemple de documents à archiver dans un cabinet comptable
(1) Livre des Procédures Fiscales
Nature juridique du
document
Délai de
conservation
Date à partir de laquelle court le
délai
Référence
Livre & registre
comptable
10 ans A compter de la clôture de
l’exercice
Art L123-22
C.de commerce
Pièces justificatives 10 ans A compter de la clôture de
l’exercice
Art L123-22
C.de commerce
Bilan
Compte de résultat
Annexe
10 ans A compter de la clôture de
l’exercice
Art L123-22
C.de commerce
Statuts 5 ans A compter de la perte de la
personnalité morale
Art. 2224 du
code civil
Taxe sur le chiffre
d’affaires (TVA)
6 ans Date de l’établissement de la
déclaration de tva jusqu’à l’année
suivant l’intervention du délai légal
Art L.102 B LPF
(1)
Impôt sur les sociétés
(IS)
6 ans Date de l’établissement de la
déclaration d’’IS jusqu’à l’année
suivant l’intervention du délai légal
Art L.102 B LPF
CFE et CVAE 6 ans Date de l’établissement des
déclarations jusqu’à l’année
suivant l’intervention du délai légal
Art L.102 B LPF
Contrat de travail 5 ans Au terme du contrat Art 2224 du
code civil
Bulletins de paie 5 ans Date de l’établissement du bulletin
de paie
Art. L.3243-4
du code du
travail
50
ANNEXE N°4 : thésaurus crée pour l’optimisation de la GED du cabinet Ariane-Experts
CYCLE ELEMENT NOM
B1 Extrait bancaire Acronyme de la banque - Extrait au [clôture exercice]
B1 Arrêté de compte Acronyme de la banque - Arrêté de compte [trimestre]
B2 Emprunt Acronyme de la banque - Emprunt X k € - Tableau d'amortissement
B3 Distribution de dividendes AGO [date] Distribution de dividendes
C Factures non parvenues Edition des factures non parvenues
C Avoirs non parvenues Avoirs non parvenus au [date]
D1 Note de frais Ndf - NOM P - Période
D1 Assurance véhicule Nom de l'assurance - Assurance [nom du véhicule] - Période
D1 Entretien Type de véhicule réparé - Entretien [nom du véhicule]
D1 Franchise Nom de l'assurance - Franchise
D1 Carte grise Carte grise - [nature du véhicule] - Immatriculation
D1 Frais d'assurance Nom de l'assurance - Frais d'assurance [année ou période]
D1 Acompte FOURNISSEUR - Acompte
D1 Crédit bail Crédit bail - [type de véhicule] - [nature du véhicule] - immatriculation
D1 Réparation Réparation - [type de véhicule] - [nature du véhicule]
E Vente Vente [nom du CLIENT] - adresse - Acte de vente
E Honoraires [Nom du notaire] - Note d'honoraires date
E Frais de notaire Vente [nom du CLIENT] - adresse - Etat des frais de notaire
E Vente FS- CLIENT - N°facture
E Commissions CLIENT Commissions
G Dotations Dotations aux amortissements [date]
G Immobilisations [N°Immobilisations soit Année + Mois + Enième immobilisation] -
FOURNISSEUR - Nom de l'achat
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ANNEXE 4 bis : Exemple d’application du thésaurus
NOM EXEMPLE
Acronyme de la banque - Extrait au [clôture exercice] BP - Extrait au 31.12.2014
Acronyme de la banque - Arrêté de compte [trimestre] BP - Arrêté de compte 4t14
Acronyme de la banque - Emprunt X k € - Tableau d'amortissement BP - Emprunt 100 k € - Tableau d'amortissement
AGO [date] Distribution de dividendes AGO 02.01.2014 Distribution de dividendes
Edition des factures non parvenues Edition des factures non parvenues
Avoirs non parvenus au [date] Avoirs non parvenus au 31.12.2014
Ndf - NOM P - Période Ndf - DISS V - 05.14
Nom de l'assurance - Assurance [nom du véhicule] - Période Allianz - Assurance Piaggo - 13.05 au 12.05.15
Type de véhicule réparé - Entretien [nom du véhicule] Scooter - Entretien Piaggio
Nom de l'assurance - Franchise Carglass - Franchise
Carte grise - [nature du véhicule] - Immatriculation Carte grise - BMW 420 D - DA-744-PA
Nom de l'assurance - Frais d'assurance [année ou période] Grenke - Frais d'assurance 2014
FOURNISSEUR - Acompte Binoth Bernard - Acompte
Crédit bail - [type de véhicule] - [nature du véhicule] - immatriculation Crédit bail - Véhicule utilitaire - Peugeot 208 - CL -624 -PD
Réparation - [type de véhicule] - [nature du véhicule] Réparation véhicule utilitaire C3
Vente [nom du CLIENT] - adresse - Acte de vente Vente CHABRIER - 2 rue Ernest Munch - Acte de vente
[Nom du notaire] - Note d'honoraires date AIK - Note d'honoraires 2-2013
Vente [nom du CLIENT] - adresse - Etat des frais de notaire Vente CAMPROUX - Rue Aubry - Etat des frais de notaire
FS- CLIENT - N°facture FS - WEISS Annick - Facture n°2012100902
CLIENT Commissions SOFINCO Commissions
Dotations aux amortissements [date] Dotations aux amortissements 2014
[N°Immobilisations soit Année + Mois + Enième immobilisation] -
FOURNISSEUR - Nom de l'achat14021 - Darty - Appareil photo
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ANNEXE N°5 : Exemple de révision d’un compte de stock
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ANNEXE N°6 : Utilisation de la GED pour la révision d’un compte de stock
![Cous de Moteurs Asynchrone Triphasé par [ ]](https://img.pdfslide.fr/doc/110x75/577cdea41a28ab9e78af8621/cous-de-moteurs-asynchrone-triphase-par-wwwgenie-electromcaniquecom.jpg)
