La documentation dun projet Maîtrise documentaire

La documentation d’un projet

Maîtrise documentaire

Master ILC Système de Management de la Qualité La documentation d'un projet

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Sommaire

1. Sensibilisation

2. Les familles de documents

3. La maîtrise documentaire


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Sommaire

1. Sensibilisation




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Ensemble de documents relatifs à un projet :

cahier des charges - compte rendu - dossier d’analyse, ... .

Action de produire, sélectionner, classer, utiliser ou diffuser des documents.Document : ensemble d’informations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de courriels , de CD-ROM, … .

Eléments d’appréciation

Discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à l’information des acteurs.

La documentation ou l’art de rendre visible les actions menées.


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Logiciel

Ensemble des programmes, procédés, règles

et de la documentation,

relatifs au fonctionnement d’un ensemble cohérent

de traitement de l’information.

Définition


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Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés.

Favoriser l’accès de tous les acteurs à l’information et faire en sorte qu’ils disposent d’une documentation à jour.

Enregistrer et stocker l’ensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats, …)

Les 4 objectifs de la documentation

Pour maîtriser un projet, il est recommandé de définir et d’élaborer les documents concernant le produit à développer, les actions à entreprendre avec le planning associé, les ressources utilisées et la façon de procéder.

Ils décrivent, avec plus ou moins de détails et selon la criticité des projets, le « quoi, quand, qui, comment » .

Atteindre la qualité requise.


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La sélectivité

La pérennité

La fiabilité

Les 6 caractéristiques d’une gestion documentaire

La traçabilité

La disponibilité

L’exhaustivité

Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.


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Sommaire

1. Sensibilisation




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Les documents des projets informatiquesLe

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Les documents de relation contractuelle

Les documents de gestion de projet

Les documents d’assurance qualité

Les documents d’étude

Les documents de développement

Les documents d’utilisation et de soutien


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Les documents de relation contractuelle (1/3)Le

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Les documents, dans une relation client-fournisseur, décrivent la nature de la prestation et des résultats attendus, les obligations réciproques pendant et après la réalisation, puis le constat de son bon achèvement.

le cahier des charges, la proposition, les conventions et ses annexes, les documents d’engagements complémentaires, les documents de réception.

Les documents pour les relations contractuelles sont les suivants :


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Les documents applicables sont le CCAG ou cahier des Clauses Administratives Générales.

Une annexe spécifique regroupe les CCAP ou Cahier des Clauses Administratives Particulières telles que constat de bonne fin de prestation, de liquidation financière de la prestation, d’échéancier de paiement, … .

Dans le cadre d’une convention avec l’administration ou les collectivités locales :

Les documents de relation contractuelle (2/3)


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Lorsque l’objet du contrat comprend à la fois la réalisation d’un logiciel conforme et sa mise en œuvre sur un site d’exploitation réel, la réception est établie en deux étapes :

La « Vérification d’Aptitude » (VA) qui prononce la conformité du logiciel au cahier des charges par la démonstration que les résultats obtenus de l’exploitation des données et d’essais sont conformes à des résultats attendus.

La « Vérification de Service Régulier » (VSR) qui confirme que le taux de dysfonctionnement constaté pendant la période d’exploitation réelle est compatible avec les seuils indiqués.

Les documents de relation contractuelle (3/3)


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Les documents de gestion de projetLe

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Les documents de gestion de projet sont les outils du chef de projet pour la planification détaillée du projet, le suivi permanent et régulier et le bilan permettant de tirer les enseignements du projet.

plan de développement, documents de suivi du projet, documents de bilan.

Les documents de gestion de projet tels que proposés dans la norme NF Z 67-100-3 sont les suivants :


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Les documents d’assurance qualité sont destinés à : aider les fournisseurs à définir et à organiser les dispositions

spécifiques à mettre en œuvre pour s’assurer de la qualité d’une fourniture ;

aider les clients à acquérir la confiance du fournisseur quant à sa maîtrise des opérations qui lui sont confiées.

Les documents proposés sont les suivants : plan d’assurance qualité, rapports d’audit interne, rapports d’évaluation de fin de phase, plan de test, documents de coordination.

Les documents d’assurance qualité


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Les documents d’étude (1/2)Le

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Les documents d’étude sont les suivants : Les rapports de l’étude préalable

Les rapports consistent à explorer le problème posé, à instruire des orientations possibles, à concevoir le « plan masse » de solutions futures et à en faire une étude économique .

Trois types de rapports : Le rapport d’exploration et d’orientation : il a pour but de donner une vue d’ensemble du champ de l’étude, d’en préciser les limites, les objectifs poursuivis et les

enjeux. Le rapport de conception : il présente les alternatives ou variantes de solutions qu’il est possible de retenir en fonction des objectifs poursuivis. Le rapport de synthèse : il présente au maître d’ouvrage une synthèse de la solution retenue, de son impact et indique les ressources à affecter pour mener à

bien le projet.


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Les documents d’étude (2/2)Le

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Les documents d’étude sont les suivants :

Les rapports de l’étude détaillée

Les rapports consistent à détailler la solution retenue et à obtenir la spécification complète et exhaustive de tous les éléments à développer.

Deux types de rapports :

Les spécifications externes : elles décrivent chacune des unités d’ouvrage (écran, état, tâche, …)° telles qu’elles seront vues par l’utilisateur.

Les spécifications internes : elle définissent le cadre de la conception technique détaillée à venir.


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Les documents de développementLe

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Les documents de développement sont issus du développement qui peut s’analyser en trois phases principales :

L’analyse technique du logiciel à développer : elle va donner lieu à un dossier d’analyse technique.

La réalisation des programmes et leur mise au pont : elle va donner lieu au dossier de programmation et de tests unitaires

Les contrôles et essais finaux : ils vont donner lieu à un document de qualification et d’exploitabilité.


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Les documents d’utilisation et de soutien

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Les documents d’utilisation et de soutien ont la finalité suivante :

- donner une information générale aux différents partenaires ;

- assurer la formation des utilisateurs en considérant les postulats suivants :

La formation initiale constitue 80% de l’effort, Le suivi et la mise à niveau constituent les 20 % restants

- fournir une aide pour l’utilisation courante en apportant : Une synthèse, Une réponse aux cas particuliers.


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Sommaire

1. Sensibilisation




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Au programmeLa

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Concepts

Fonctions et responsabilités

Cycle de vie d’un document


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Deux niveaux sont à mettre en place :

1. La définition d’un guide de nommage qui définit de manière univoque une seule forme maîtrisée de repérage (par leur nom) des documents.

2. La mise en place d’un référentiel documentaire visant à fournir à tout un chacun le document générique à décliner dans le cadre d’une activité

dûment ciblée.

Concepts (1/4)


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La m

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L’ensemble des instances (occurrences) ainsi déclinées à partir du référentiel documentaire constituent le fonds documentaire.

Nous aboutissons en final à la définition et à la mise en place d’une banque documentaire.

La banque documentaire est constituée du référentiel documentaire et du fonds documentaire, le tout respectant les règles de nommage (dénomination) édictées par le guide de nommage.

Concepts (2/4)


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La m

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Banque documentaire =

Référentiel documentaire + Fonds documentaire

avec « l’assistance » du Guide de nommage des documents

Concepts (3/4)


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La m

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docu

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taire Concepts (4/4)

La maîtrise documentaire doit assurer que :

Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ;

Les documents non valables et/ou périmés sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou d’utilisation ou sinon qu’ils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ;

Tout document périmé conservé à des fins légales ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.


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Fonctions et responsabilités (1/2)La

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Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées.

Par exemple, les membres d’un projet ou les personnes d’un service peuvent être nanties des fonctions suivantes :

Responsable de la documentation• Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de l’adaptation)

et du respect des exigences concernant la maîtrise de la documentation. Il convient que la direction lui donne l’autorité pour faire appliquer la procédure.

Producteur (Rédacteur) d’un document• Personne chargée d’élaborer le document, elle peut être

l’auteur principal ou l’intégrateur du document.


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Fonctions et responsabilités (2/2)La

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Lecteurs / vérificateurs• Après élaboration ou mise à jour d’une version, mais avant

enregistrement et diffusion, un document peut être soumis à un cycle de relecture pour commentaires, modifications et enrichissements éventuels.

Approbateurs• Pour chaque catégorie de document émis, une ou plusieurs

personnes désignées peuvent décider du statut final du document selon des modalités d’approbation formelle.


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Le cycle de vie d’un documentLa

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Identification

Gestion des versions

Vérification - Validation

Diffusion - Circulation

Classement

Archivage - Destruction


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IDENTIFICATION (1/3)Le

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Il est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé d’identification des documents pour assurer l’efficacité du contrôle de la documentation.

Un « cartouche » de première page, figurant sur chaque document, contribue à garantir le respect d’un format identique pour les documents de même nature.


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ent

Pour chaque document, il a lieu de préciser les éléments suivants :

le titre du document, la référence du document, la référence au contrat, l’état du document (lié au cycle de vie), la date de la publication (prévisionnelle pour un document de

travail) et la révision, le nom de l’auteur, les personnes habilitées à approuver ce document, l’organisme d’origine, les destinataires (pour sa diffusion), le nombre de pages, la version.


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En complément, il est recommandé de définir :

les règles de classement, les règles d’archivage, la confidentialité, les droits d’auteur, les règles de présentation (forme, mise en page, …)


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GESTION DES VERSIONS Le

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ent

La gestion de version permet de caractériser la nature des évolutions d’un document et leur impact.

Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des documents sont les suivantes :

les modalités d’approbation des évolutions, l’information sur les origines des évolutions et des justificatifs des

mises à jour proposées, l’information aux détenteurs et utilisateurs de documents en cours

d’évolution, La notification des décisions de cessation d’applicabilité des

documents à tous les détenteurs.


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VERIFICATION - VALIDATIONLe

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ent

Dans le cadre d’un projet, il y a lieu d’identifier les documents qui doivent être soumis à validation en assurant que :

les validations sont formalisées, les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avec

les documents est assurée, les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.


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DIFFUSION - CIRCULATIONLe

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ent

Il s’agit des dispositions nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés :

soient informés de l’existence du document et de ses modalités d’accès,

disposent directement de l’information qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins.

Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir l’utilisation d’une même version de document par tous les membres du projet donné.


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CLASSEMENTLe

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Afin d’assurer l’efficacité de la production et de l’utilisation de la documentation, il faut définir :

les modalités de classement (mise à jour du référentiel, du catalogue, …),

les opérations d’exploitation courante (recherche sur demande de documents ou de fichiers, …),

la logistique nécessaire à l’ensemble de ces actions (outils bureautiques, facilités et services d’impression, …).


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ARCHIVAGE - DESTRUCTIONLe

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ent

Règles d’archivage

Traces des destructions


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3 documents clefsP

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déta

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Cahier des charges

Plan Projet

Plan d’Assurance Qualité


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Conclusion

Documenter pour rendre visible

Documents

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