8/19/2019 La Gestion Électronique DES DOC
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La gestion électronique
de documentsPatricia Plaza Gruber, Domaine IT,
[email protected]
Q U’EST -CE QUE C’EST ?
Au sens large, une GED (gestion électronique de
docu-
ments) permet d’organiser et de gérer des documents numé-riques
(textuel, graphique, sonore, etc.) à l’aide de différentsoutils et
techniques. A l’origine, ces systèmes permettaientde dématérialiser
les documents papier qui pouvaient alorsêtre stockés dans des lieux
plus ou moins distants (et souventmeilleur marché) et ainsi
désengorger les bureaux du papieraccumulé. L’accès partagé aux
documents ainsi que les pos-sibilités de recherche offertes par
cette technologie sont vitedevenus des atouts de poids.
Selon l’APROGED (association des professionnels de laGED,
www.aproged.org ), il existe plusieurs types de
GED,correspondant à différents usages des documents ou métiers:une
GED de production et partage de documents, une GEDd’archivage, une
GED d’indexation de ressources documen-taires, une GED de gestion
de documents techniques, etc.
COMMENT ÇA MARCHE ?
Par documents électroniques nous entendons les fichiersissus des
logiciels de bureautique courants (suite Office parexemple) ou les
e-mails. Leur acquisition dans un système deGED se fait de manière
plus directe que pour les documentspapier, qui doivent être
numérisés, et les métadonnées exis-tantes (les propriétés d’un
document Word, l’en-tête d’une-mail) peuvent être utilisées pour
faciliter leur classementou leur indexation.
La question des formats des fichiers acquis dans la GEDest
également traitée lors de cette étape. En effet, stocker undocument
sous son format natif (une version x de word parexemple) ne
garantit pas son accessibilité ou sa lisibilité dans
le temps. Il est alors conseillé de mettre en place un
dispositifde conversion des documents vers un format de fichier
pluspérenne, standard ou à défaut ouvert (XML, PDF pour
lesdocuments textuels, TIFF ou PNG pour les images).
L’ INDEXATION DES DOCUMENTS ET LEUR CLASSEMENT
L’indexation consiste en la description des documents eta pour
but de faciliter leur exploitation ou leur retrouvage .
Cette description peut porter sur la forme du document
mailto:[email protected]://www.aproged.org/http://www.aproged.org/mailto:[email protected]
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L A RECHERCHE DE DOCUMENTS ET LA CONSULTATION
Il existe plusieurs manières de rechercher des docu-
ments:la recherche en texte intégral: c’est une recherche detype
Google . Elle porte sur les mots des documents etnécessite une
reconnaissance optique de caractères desdocuments numérisés. La
plus simple, elle est aussi lamoins précise;
la recherche avancée: elle concerne les métadonnées. Ellepermet
de rechercher des documents selon des critèresspécifiques (un
auteur, un titre, une date, etc.) pour
autant que le champ sur lequel porte la recherche ait
étérenseigné lors de l’indexation des documents. Il est pos-sible
d’effectuer des recherches en combinant plusieurscritères de
recherches avec des opérateurs booléens. Cer-taines GED offrent
également la possibilité de combinerla recherche en texte intégral
avec la recherche avancée;
la recherche via le plan de classement : cette
recherchecorrespond à une démarche plus intuitive. Elle estutile
lorsqu’on n’a pas une idée précise de ce que l’on
recherche ou que l’on veut avoir une vision complèted’un
dossier.
Depuis l’écran de résultat d’une recherche, l’utilisateurdoit
pouvoir visualiser un document, l’imprimer et avoir ac-cès aux
documents voisins (classés dans le même dossier).
L A DIFFUSION DES DOCUMENTS Les
documents peuvent être diffusés selon deux mé-
thodes:
la méthode pull : l’usager va chercher lui-même
les docu-ments dont il a besoin. C’est le cas lorsqu’il
effectuedirectement une recherche dans la GED;
la méthode push : le système pousse
l’information vers l’usa-ger, via son e-mail ou un panier personnel
dans la GED.Cela se réalise grâce à un système d’abonnement.
LE PROJET DE GED DE L’EPFL
En 2007, l’EPFL a cherché à acquérir un système de GEDpour gérer
au quotidien les flux de documents de différentsservices et
secrétariats. Le Service académique, le Servicedes Affaires
professorales, le Service du Délégué à la recher-che, l’Ecole
doctorale, la Vice-présidence pour les Affairesacadémiques, le
Secrétariat Général, et le Secrétariat de laPrésidence ont alors
exprimé le souhait de s’équiper d’un teloutil. Pour le Service
académique et les Affaires professorales,
la GED sera utilisée pour gérer les dossiers des étudiants etdes
professeurs. Dans les secrétariats et le service du Déléguéà la
recherche elle servira à gérer le courrier entrant et lesdocuments
produits dans ces unités.
A la suite d’une procédure d’appel d’offre publique,
lelogiciel Alfresco a été choisi et la réalisation de
ce projeta commencé, au mois de février dernier, par le
Serviceacadémique.n
la gestion électronique de documents
