L’archivage L’archivage au Conseil général au Conseil général de la Haute-Vienne de la Haute-Vienne

Archives départementales de la Haute-VienneArchives départementales de la Haute-Vienne

16 octobre 2008

Déménagement : Déménagement : proposition de méthodeproposition de méthode

en 6 étapesen 6 étapes

Ces différentes étapes seront développées Ces différentes étapes seront développées au cours des réunions ultérieures. au cours des réunions ultérieures.

Première étapePremière étape

RÉUNIR RÉUNIR

LA RÉGLEMENTATION LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUEARCHIVISTIQUE

1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION 1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE ARCHIVISTIQUE

Elle fixe :Elle fixe :

- les durées légales de conservation des - les durées légales de conservation des documentsdocuments

- leur sort final  (versement ou élimination)- leur sort final  (versement ou élimination)

Et les services pour lesquels il n’existe pas Et les services pour lesquels il n’existe pas de réglementation ?de réglementation ?

2e étape2e étape

REPERER REPERER

LES ELIMINABLES LES ELIMINABLES

EN MASSEEN MASSE

2. REPERER LES ELIMINABLES 2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSEEN MASSE

Il s’agit d’éliminations particulièrement Il s’agit d’éliminations particulièrement « rentables » : « rentables » : catégories de documents facilement catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées.pouvoir être éliminées.

vérifier la réglementationvérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect procéder à ces éliminations dans le respect

de la procédure.de la procédure.

33ee étape étape

FAIRE UN RÉCOLEMENTFAIRE UN RÉCOLEMENT

(ÉTAT DES LIEUX)(ÉTAT DES LIEUX)

3. FAIRE UN RÉCOLEMENT3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)(ÉTAT DES LIEUX)

localiser les documents existantslocaliser les documents existants les identifierles identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementationdéterminer leur sort en fonction de la réglementation

Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. facilitées.

Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? nécessaires ?

Cette étape sera développée lors d’une réunion ultérieureCette étape sera développée lors d’une réunion ultérieure

44ee étape étape

PROCÉDER PROCÉDER

AUX ÉLIMINATIONSAUX ÉLIMINATIONS

4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS

Le récolement permet de repérer facilement les Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés.documents qui peuvent être éliminés.

vérifier la réglementationvérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procéder à ces éliminations dans le respect de la

procédure.procédure.

55ee étape étape

PROCEDER PROCEDER

AUX VERSEMENTSAUX VERSEMENTS

5. PROCEDER AUX VERSEMENTS5. PROCEDER AUX VERSEMENTS

Le récolement permet de repérer facilement les documents Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés.qui peuvent être versés.

vérifier la réglementationvérifier la réglementation procéder au versement.procéder au versement.

66ee et dernière étape et dernière étape

PRÉPARER LE PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENTDÉMÉNAGEMENT

6. PRÉPARER LE 6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENTDÉMÉNAGEMENT

Le volume de documents à déménager est désormais très Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc :réduit. Il reste donc :

à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ;salle de préarchivage ;

à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ;même catégorie de documents se trouve dispersée ;

à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle d’archives ;documents dans la salle d’archives ;

à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du service et un numéro d’ordre pour une remise en place service et un numéro d’ordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.ordonnée dans les nouveaux locaux.

Proposition de calendrier

été 2008

fin 2008

1er sem. 2009

2e sem. 2009

1er sem. 2010

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archives

été 2008

fin 2008

1er sem. 2009

2e sem. 2009

1er sem. 2010

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archives

été 2008 mesure du métrage

fin 2008

1er sem. 2009

2e sem. 2009

1er sem. 2010

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archives

été 2008 mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

1er sem. 2009

2e sem. 2009

1er sem. 2010

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archives

été 2008 mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

1er sem. 20091/ éliminations de masse

2/ état des lieux ou « récolement »

2e sem. 2009

1er sem. 2010

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archives

été 2008 mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

1er sem. 20091/ éliminations de masse

2/ état des lieux ou « récolement »

2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )

1er sem. 2010

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archives

été 2008 mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

1er sem. 20091/ éliminations de masse

2/ état des lieux ou « récolement »

2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )

1er sem. 2010

1/ versement (ou semestre précédent)

2/ préparation du déménagement

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archivespour un service qui est

« à jour »

été 2008 mesure du métrage mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

1er sem. 20091/ éliminations de masse

2/ état des lieux ou « récolement »

2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )

1er sem. 2010

1/ versement (ou semestre précédent)

2/ préparation du déménagement

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archivespour un service qui est

« à jour »

été 2008 mesure du métrage mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

processus habituel1er sem. 20091/ éliminations de masse

2/ état des lieux ou « récolement »

2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )

1er sem. 2010

1/ versement (ou semestre précédent)

2/ préparation du déménagement

Proposition de calendrierpour un service ayant un arriéré

d’archivespour un service qui est

« à jour »

été 2008 mesure du métrage mesure du métrage

fin 2008repérage des éliminables en

masse

processus habituel1er sem. 20091/ éliminations de masse

2/ état des lieux ou « récolement »

2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant )

1er sem. 2010

1/ versement (ou semestre précédent)

2/ préparation du déménagement

préparation du déménagement

Archives courantesArchives courantesArchives intermédiairesArchives intermédiaires

Archives définitivesArchives définitives

Qu’est-ce à dire ?Qu’est-ce à dire ?

les archives courantes : les archives courantes :

les archives intermédiaires :les archives intermédiaires :((« préarchivage »« préarchivage »))

les archives définitives :les archives définitives :

photo des Archives photo des Archives départementales départementales de la Haute-Vienne de la Haute-Vienne

C. FINANCES.C. FINANCES.Budget primitif et modificatif Budget primitif et modificatif 10 ans10 ans conserverconserver

Budgets de production, de co-Budgets de production, de co-production et de co-réalisation production et de co-réalisation de spectaclesde spectacles

10 ans10 ans conserverconserver

Pièces justificatives (billetterie, Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) factures, relevés bancaires...)

jugemenjugement des t des comptes comptes + 1 an+ 1 an

détruiredétruire

Documents comptables Documents comptables (journaux, grand livre, balances(journaux, grand livre, balances

idemidem tritri ne conserver ne conserver que le grand que le grand livrelivre

Le tableau d’archivage indique la D.U.A.des documents

C. FINANCES.C. FINANCES.Budget primitif et modificatif Budget primitif et modificatif 10 ans10 ans conserverconserver

Budgets de production, de co-Budgets de production, de co-production et de co-réalisation production et de co-réalisation de spectaclesde spectacles

10 ans10 ans conserverconserver

Pièces justificatives (billetterie, Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) factures, relevés bancaires...)

jugemenjugement des t des comptes comptes + 1 an+ 1 an

détruiredétruire

Documents comptables Documents comptables (journaux, grand livre, balances(journaux, grand livre, balances

idemidem tritri ne conserver ne conserver que le grand que le grand livrelivre

Le tableau d’archivage indique si les documents ayant atteint leur D.U.A.

doivent être doivent être conservésconservés ou peuvent être ou peuvent être éliminéséliminés

Les documents à conserver

sont versés aux Archives

Les documents à conserver

sont versés aux Archives

Bordereau de versement

+ documents

Les documents à éliminer

Les documents à éliminer

Bordereau

d’élimination

sont éliminés

Les documents à éliminer

Bordereau

d’élimination

sont éliminés

Le rôle du correspondant Le rôle du correspondant archivesarchives

Il a pour mission, sous l’autorité de son chef de service, de Il a pour mission, sous l’autorité de son chef de service, de suivre les questions relatives aux archives de son service, suivre les questions relatives aux archives de son service, en liaison avec les Archives départementales. En en liaison avec les Archives départementales. En particulier :particulier :

il prépare, organise ou coordonne les versements et les il prépare, organise ou coordonne les versements et les éliminationséliminations

il informe son service des évolutions archivistiques il informe son service des évolutions archivistiques (évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils)(évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils)

il participera en temps opportun à l’élaboration de la charte il participera en temps opportun à l’élaboration de la charte d’archivage du service d’archivage du service

à moyen terme il étudiera les questions relatives à à moyen terme il étudiera les questions relatives à l’archivage électroniquel’archivage électronique

Fin