Le calendrier del’adjoint

gestionnaireLe compte à rebours

commence…

Frank LALLEMENT APAENES Lycée Emile LITTRE Avranches

sept 2012

Le calendrier du gestionnaire

Dossier préparé par :

Frank LALLEMENTApaenes

Intendant Agent-ComptableLycée Émile Littré

Avranches02 33 58 04 11

Frank.lallement@ac-caen.frsept 2012

« L’essentiel sans cesse menacé par

l’insignifiant. »René CHAR

sept 2012

Je prends contact avec :

L’équipe de direction. L’agent-comptable. Mon tuteur. Les autorités locales et territoriales (public relation…).

Je rencontre les personnels de service + personnels administratifs (groupe ou individuellement )

Je prépare ma remise de service (pour les agents comptables) Préparation de la prestation de serment + cautionnement. Je rencontre les gestionnaires des établissements rattachés. Je prends contact avec mes indicateurs financiers. J’installe le régisseur. Je visite les locaux.

Prise de fonctionPrise de fonction

sept 2012

Quelques recommandations…

Prenez le temps de :

Visiter l’établissement afin de vous y repérer rapidement.

Observer l’organisation de l’établissement.

Voir fonctionner l’ensemble de l’établissement avant de modifier les emplois du temps et les usages de la maison ( sachez réformer en douceur…).

sept 2012

Gestionnaires et agents comptablesVos tâches

quotidiennes

sept 2012

Gestion Matérielle

Entretien et maintenance de Entretien et maintenance de l’établissementl’établissement

La sécuritéLa sécurité

sept 2012

La Gestion Matérielle

Maintenance et entretien des locaux :

Organisation du travail des personnels de service dont vous êtes par délégation le chef de service.Conseiller technique du chef d’établissement pour les améliorationset travaux, votre présence sur le terrain est indispensable.

Sécurité :

Ayez l’œil tant sur les bâtiments que sur le matériel employé dans l’établissement.Assurez-vous de l’état de l’alarme incendie et des extincteurs.Signalez immédiatement les dangers potentiels à votre chef d’établissement (par écrit) et aux agents chargés de la maintenance des bâtiments ainsi qu’à l’ACMO (agent chargé de la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité).

sept 2012

La Gestion Matérielle

Restauration Stocks

Réception des livraisons

sept 2012

La Gestion Matérielle

Livraisons :

Je m’assure de la concordance entre le bon et la livraison.Je vérifie l’état du colis.

Restauration :

HACCP au quotidien.Présence d’un personnel d’intendance à la distribution des repas.Suivi de la qualité.Fiches de consommation journalière sur PRESTO.

sept 2012

La Gestion Administrative

sept 2012

La Gestion Administrative

Ayez un classement rigoureux et quotidien.Ne jetez pas trop vite et pensez à diffuser l’information.

Renseignez les enquêtes rapidement afin de ne pas se laisser déborder.

Pensez régulièrement à faire le point avec le chef d’établissement sur les difficultés que vous rencontrez.

sept 2012

La Comptabilité BudgétaireLa Comptabilité Générale

« Une nécessaire rigueur alliée à une souplesse de fonctionnement »

sept 2012

Comptabilité Budgétaireau quotidien

Gestionnaires et Agents-Comptables :

Dépenses :

Bon de commande obligatoire. Engagement sur le logiciel GFC. Contrôle des factures avec le bon de commande . Liquidez au fur et à mesure afin d’éviter une pile décourageantede factures. Suivi régulier de la situation des dépenses engagées et du crédit nourriture.

sept 2012

Comptabilité Budgétaireau quotidien

Gestionnaire + Agents comptables :

Chaque encaissement en liquide = quittance. Chaque soir = cahier de caisse à jour et caisse comptée.Total journalier registre de caisse = contenu de la caisse.Décaissements = justificatifs ( tickets, factures…).

Pour les agents comptables : idem +

Chaque soir : compte 531 = contenu de la caisse.Faire des FQE (fiches quotidiennes d’encaissement) régulièrement sans exagération.Vérification relevés Trésor.

Caisse :

sept 2012

Les grandes tâches mensuelles

Gestion Financière

Situation des dépenses engagées à éditer chaque mois et obligatoirement après chaque mandatement.3 exemplaires : Adjoint gestionnaire, Chef d’établissement , Agt Comptable.Signez l’exemplaire destiné à votre chef d’établissement.

Faire le point sur la réalisation de votre budget par rapport auxprévisions (éventuellement DM).

Situations des recettes = idem.Mandatement = transfert à effectuer avec les documents à l’Agent Comptable + Ordres de recettes.

sept 2012

Les grandes tâches mensuelles

Tickets repas : contrôler le stock et faire parvenir le journaldes tickets vendus + inventaire à l’agent comptable + ordres de recettes.

On fait une fin de période pour sa régie et transmission à l’ agent comptable.L’agent comptable reconstitue éventuellement l’avance .

Si l’on rencontre des problèmes dans ses actes de gestion :

Je préviens mon agent-comptable . Je préviens mon tuteur.

sept 2012

Chaque mois à l’agence comptable

Réception des mandatements + ordres de recettes. Vérification de la situation des dépenses engagées + recettes. Réception des DBM + budget (janvier). Réception de la régie de recettes et d’avances. Remise à jour des créances + transfert. Pointage de la balance + signature + transmission à l’ordonnateur. Prise en charge des tickets repas (rapprochement 4713 et Cl 8). Validation de session + édition des fiches de comptes + journal. Classement des pièces. Vérification des soldes ( classes 4.5 ).Vérification des soldes de trésorerie des établissements rattachés.

sept 2012

Chaque mois à l’agence comptable

Les grandes tâches mensuellesGestion Matérielle

Je demande à l’agent de maintenance de relever chaque mois les différents compteurs de viabilisation (établissement + logements)

J’examine les consommations (si il y a un pic j’enquête = fuite ?)

Je prends le temps d’une visite complète de l’établissementavec l’agent de maintenance bâtiment et l’ACMO afin de faire le point sur les travaux à réaliser.

sept 2012

Vos tâches trimestrielles

Au début de chaque trimestre : pour les 2

Préparez les tableaux des permanences de vacances.Faire les frais scolaires = SCONET GFE, avis aux familles + bordereaudes frais scolaires et transfert au comptable.

Agent-comptable :

Réception des frais scolaires + réalisation du transfert de créancespour la régie du gestionnaire.

sept 2012

Vos tâches trimestrielles

En cours et en fin de trimestre :

Frais scolaires = reconstatation + transfert à l’agent comptable pour mise à jour des créances.OR des droits constatés + transfert agence comptable.Paiement + OR des bourses nationales et départementales + transfert agence comptable.Paiement du FRRPI + FCSH ( selon les calendriers )+ transfert agence comptable

Soyez vigilants sur les différentes opérations de paiements des bourses et primes diverses !

sept 2012

Pensez à l’exercice d’évacuation incendie. Chaque trimestre pour l’externat et l’internat ( de nuit ) + compte rendu des évacuations.

Assurez avec rigueur la tenue de votreregistre de sécurité.

Attention aux vérifications obligatoires( extincteurs, alarme incendie…).

sept 2012

Et l’Agent-comptable ?

Réception des droits constatés et des bourses + vérification.Rapprochement de la liste des créances avec le 4112.Mise à jour des listes de créances pour le gestionnaire.Pointage des balances ….Vérification des indicateurs de gestion (situations dépensesrecettes et des historiques…)Vérification des équilibres sur les services spéciaux( N3, R2…) = jusqu’au 31 déc 2012 (RCBC)Attention aux services spéciaux sans réserve !

sept 2012

Prise de fonction. Rencontre avec les différents acteurs de l’établissement (direction, vie scolaire, agents). Prise de contact avec les outils budgétaires (documents GFC). Vérification des indicateurs de gestion (situation des dépenses, situation des recettes, inventaires (tickets repas, stocks…)) . Situation du crédit nourriture. Emplois du temps des personnels. Remise de service. Prestation de serment à la Chambre Régionale des Comptes et Cautionnement à l’Association Française de Cautionnement Mutuel. Relevé des compteurs des logements (important si personnels nouveaux).

sept 2012

Préparation des éléments pour le budget N+1. État des crédits. Droits constatés (1er trimestre). Préparation de la dernière DBM(décision budgétaire modificative) de l’année (attention au délai). Préparation du conseil d’administration (vote desdifférents tarifs (DP (demi-pension), internat, locations….)et des taux (% charges communes… ). Il est nécessaire de faire voter ces tarifs avant le CAdu budget (dans votre propre intérêt !) selon la collectivité.

sept 2012

Réunion de préparation du budget avec l’ordonnateur.Préparation du budget + conseil d’administration + vote + transmission (exécutoire au 1er janvier !).Anticipation des opérations de fin d’exercice (fin des commandes…).Pavoiser pour le 11 novembre

sept 2012

Opérations de fin d’exercice.Préparation du compte financier.Clôture budgétaire de N-1(2012).

Décembre

sept 2012

Validation du budget.Basculement de l’exercice et des différentes applications ( GFC, PRESTOSCONET GFE , GTI…).Période d’inventaire et de préparation du compte financier N-1.Écritures de fin d’exercice ( stocks, dépréciations, consommations des logements de fonctions…).Droits constatés ( 2ème trimestre ).

Janvier

sept 2012

Compte financier 2012Compte financier 2012

Février et marsFévrier et mars

sept 2012

Avril Mai•Vote du compte financier.•Mise en forme du compte financier.•Tri des documents budgétaires.•Droits constatés.•Calendrier des travaux de la rentrée prochaine.•Planning des permanences d’été.•Recensement des besoins en équipement.

sept 2012

Dépôt des comptes financiers.Préparation de la rentrée.Passation des commandes de rentrée ( manuels scolaires…).Classement et archivage.

Juin et Juillet

sept 2012

Le calendrier du gestionnaire et de l’agent comptable

JOURNALIER

• Comptabilité Comptabilité budgétairebudgétaire

• Suivi des bons de commandes et des engagements.

• Suivi de la situation des dépenses engagées.

• Idem pour la situation des recettes.

• Suivi du stock et du crédit nourriture.

• Comptabilité Comptabilité généralegénérale

• Caisse : tenue du cahier de caisse, du quittancier.

• Comptes Trésor: tenue du cahier Trésor et écritures courantes dans GFC.

• Fiche quotidienne d’encaissement.

• Ecritures courantes.• Validation du brouillard et

édition du journal.

sept 2012

Le calendrier du gestionnaire et de l’agent comptable

MENSUELLE

• Comptabilité Comptabilité budgétairebudgétaire

• Mandatements et ordres de recettes (fréquence variable).

• Décision budgétaire modificative.

• Facturations.• Crédit nourriture.• Tenue des inventaires

• Comptabilité Comptabilité généralegénérale

• Prise en charge des mandatements et ordres de recettes.

• Vérification des régies.• Validation fin de mois et

édition des documents comptables des valeurs générales et inactives.

• Vérification de la balance : développement des soldes.

sept 2012

« Tout le monde savait que c’était impossible à

faire puis un jour est venu un homme qui ne

le savait pas et il l’a fait. »

Winston Churchill

sept 2012