LE CIRCUIT ISSN

• PROCESSUS PAR LEQUEL LE RÉSEAU SUDOC-PS TRANSMET DES DEMANDES D’ATTRIBUTION DE

NUMÉROS ISSN ET DE CORRECTION DES NOTICES DU REGISTRE ISSN AU RÉSEAU DE L'ISSN,

COMPOSÉ DE 88 CENTRES À TRAVERS LE MONDE.

• CIRCUIT VIEUX DE 30 ANS QUI DEMANDAIT À ÊTRE MODERNISÉ ET SIMPLIFIÉ.

CIDEMIS (CIRCUIT DÉMATÉRIALISÉ DES DEMANDES DE NUMÉROTATION ET DE CORRECTION ISSN)

• FRUIT D’UNE COLLABORATION COMMUNE ENTRE LE CIEPS (CENTRE

INTERNATIONAL D’ENREGISTREMENT DES PUBLICATIONS EN SÉRIE), ISSN

FRANCE ET L’ABES.

• OUTIL DISPONIBLE DEPUIS L’ÉTÉ 2015

CIDEMIS

• INTERFACE WEB ACCESSIBLE SUR AUTHENTIFICATION DE SES UTILISATEURS

• PERMET LE DÉPÔT DE FICHIERS JUSTIFICATIFS SUR UN SERVEUR DISTANT

• INTERCONNECTÉE AU SUDOC

OBJECTIFS

• AUTOMATISER LE PROCESSUS

• SERVIR DE VECTEUR EXCLUSIF AUX TRANSACTIONS ENTRE LES RESPONSABLES CR ET LES

GESTIONNAIRES ISSN (FRANCE ET CIEPS)

• PERMETTRE LA DÉMATÉRIALISATION DES JUSTIFICATIFS POUR ÉTAYER LES DEMANDES DE

NUMÉROTATION OU DE CORRECTION

• FLUIDIFIER LE CIRCUIT ET PERMETTRE UN MEILLEUR SUIVI DE L'ÉTAT DES DEMANDES

• PERMETTRE LA PRODUCTION AUTOMATISÉE DE STATISTIQUES

CHIFFRES

• AU 1ER DÉCEMBRE 2015 SUR L’ENSEMBLE DU RESEAU SUDOC-PS :

• 1000 DEMANDES TRAITÉES DONT 507 DEMANDES ONT ABOUTI A UNE NUMEROTATION PAR ISSN

FRANCE

Optimisé Firefox

APPLICATION WEB

Login WinIBW

INTERCONNEXION SUDOC

Chacun voit ses

demandes

TABLEAU DE BORD

• N° PPN

• Commentaires

• Justificatifs

FORMULAIRES

HABILITATIONS

• RÔLE CATALOGUEUR :

• INITIE LES DEMANDES DE NUM ET COR

• VALIDE LES DEMANDES POUR ENVOI AU RESPONSABLE CR

• RÉPOND AUX DEMANDES DE PRÉCISIONS

HABILITATIONS

• LES ACTIONS DES DIFFÉRENTS RÔLES

POINT SUR LES JUSTIFICATIFS

• POUR TOUTES DEMANDES, IL S’AGIT DE LA NUMÉRISATION

• DE LA PAGE DE TITRE, DE L’OURS…

• OU TOUTE AUTRE PAGE DONNANT LES ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES

• FORMAT : JPG, PNG, PDF

• TAILLE : MAX. 20 MO PAR DEMANDE

• CIDEMIS RENOMME AUTOMATIQUEMENT LES FICHIERS DÉPOSÉS EN Y AJOUTANT LE NUMÉRO DE LA DEMANDE ET SA

NATURE (NUM/COR)

JOINDRE LES JUSTIFICATIFS

• IL EST PRÉFÉRABLE D'AVOIR TOUS LES SCANS

DANS UN SEUL ET MÊME FICHIER POUR

UNE MÊME DEMANDE. IL EST ÉGALEMENT

RECOMMANDÉ DE SCANNER TOUTES LES

PAGES DANS LE MÊME SENS.

• POUR LES DEMANDES TRAITÉES (ACCEPTÉES

OU REFUSEES), LES PIÈCES JUSTIFICATIVES

SONT CONSERVÉES 2 ANS.

POINT SUR LES JUSTIFICATIFS

• POUR LES RESSOURCES ELECTRONIQUES :

• IMPRESSIONS D’ECRAN : PAGE D’ACCUEIL DE LA RESSOURCE, ÉCRAN-TITRE, MENTIONS DE

RESPONSABILITES, SOMMAIRE D’UN NUMERO…

• DISPENSE DE JUSTIFICATIFS POUR LES PUBLICATIONS EN LIGNE EN LIBRE ACCES, LA MENTION DE

L’URL EN 856 SUFFIT

CONNEXION ET TABLEAU DE BORD

ECRAN D’ACCUEIL

1. Authentification

login WinIBW (CA et CB)

2. Mail

à la première connexion, vous DEVEZ

OBLIGATOIREMENT inscrire une adresse

mail professionnelle (individuelle ou alias

selon l’organisation de votre service)

TABLEAU DE BORD1. Identification

du login

3. Actions (sur les

demandes)

2. Menu latéral

Nouvelle demande

Afficher/Masquer les colonnes

Exporter

Aide en ligne

PRISE EN MAIN

• PERSONNALISATION DU TABLEAU DE BORD

• FILTRES ET TRIS

• ACTIONS SUR LES DEMANDES AFFICHÉES

ETAT DES DEMANDES

DEMANDE DE NUMEROTATION

DEMANDE DE NUMEROTATIONAU PREALABLE…

• AVANT D’EFFECTUER UNE DEMANDE DE NUMÉROTATION, LE CATALOGUEUR, S’IL DISPOSE DE

L’ACCÈS AU REGISTRE ISSN, DOIT VÉRIFIER QUE CETTE NOTICE N’EXISTE PAS

• POUR EFFECTUER UNE DEMANDE DE NUMÉROTATION, VOTRE NOTICE NE DOIT CONTENIR

AUCUNE ZONE SOUS AUTORITÉ ISSN (011, 035, 530, 802 - SAUF SI UNE 011 A ÉTÉ AJOUTÉE

PAR ERREUR AVANT QUE L’ACCÈS À CETTE ZONE NE SOIT LIMITÉ AUX LOGINS DES

RESPONSABLES CR)

AU PRÉALABLE…

• APRÈS VÉRIFICATION, SI LA NOTICE N’EXISTE PAS, LE CATALOGUEUR DOIT :

1. DANS LE SUDOC > CRÉER LA NOTICE :

1. VEILLER À CE QUE 008 [TYPE DE DOC ET STATUT DE LA NOTICE] ET 110 $A [TYPE DE

RESSOURCE CONTINUE] NE SE CONTREDISENT PAS

2. VEILLER À CE QUE 100 $A ET $D SOIENT EN COHÉRENCE AVEC 210 $D

3. VEILLER À L’ EXACTITUDE DU CODE PAYS EN 102$A (ET LA MODIFIE LE CAS

ÉCHÉANT DANS WINIBW) AVANT DE VALIDER LA DEMANDE, AFIN QUE CELLE-CI

SOIT REDIRIGÉE VERS LE BON CENTRE NATIONAL

1. DANS CIDEMIS > EFFECTUER LA DEMANDE DE NUMEROTATION

Cliquez sur la flèche

verte pour ouvrir le

FORMULAIRE DE

DEMANDE DE

NUMEROTATION

• POSITIONNEZ-VOUS SUR L’ONGLET NOUVELLE DEMANDE

• CHOISISSEZ NUMÉROTATION

• SAISISSEZ (OU COPIEZ-COLLEZ) LE NUMÉRO PPN DE LA NOTICE POUR LAQUELLE VOUS FAITES

UNE DEMANDE DE NUMÉROTATION

• CLIQUEZ SUR LA « FLÈCHE VERTE » POUR AFFICHER UN EXTRAIT DE LA NOTICE

CORRESPONDANT AU PPN

Une pop-up affiche

les informations

bibliographiques de

la notice concernée

et vous demande de

confirmer

OUI/NON

• enregistrer pour y revenir ultérieurement

• valider pour l’envoyer au responsable CR

• Revenir au tableau de bord (sans enregistrer)

joindre des justificatifs

Lorsque la

demande est

validée, il n’est

plus possible de

revenir sur le

commentaire

La demande validée passe dans

votre tableau de bord à l’état

« validée par le catalogueur »

La notice Sudoc est complétée

automatiquement d’une zone 301

Le CR valide la demande

La zone 301 de la notice

SUDOC est automatiquement

modifiée

Demande de numérotation ISSN (validée par le CR)

« 301 ##$aDemande de numérotation ISSN

en cours par le CRXX (identifiant Cidemis XXXX)

Titre-clé créé par le CR

Notice ISSN validée (dans le Sudoc)

011 n° ISSN valide

530 Titre-clé validé par ISSN

801 origine de la notice : centre ISSN

DEMANDE DE CORRECTION

• AUTANT DE DEMANDES DE CORRECTION QUE DE ZONES À CORRIGER.

• AVANT D’EFFECTUER UNE DEMANDE DE CORRECTION, SI VOUS CONSTATEZ QUE DANS LA

NOTICE SUDOC, IL MANQUE DES ZONES « SOUS AUTORITÉ ISSN » (011, 035, 102, 530,

801(SOURCE DE CATALOGAGE), 802 (CENTRE ISSN)), VOUS DEVEZ DEMANDER L’IMPORT DE LA

NOTICE À L’ABES POUR LE PPN CONCERNÉ. L’IMPORT SE DEMANDE VIA LE GUICHET

D’ASSISTANCE ABESSTP (SUDOC PRO / DOMAINE « DEMANDE D’IMPORT ISSN ») ET CE AFIN

QUE LA NOTICE SOIT MISE À JOUR DANS LE SUDOC.

CORRECTION

POUR DES NOTICES ISSN PRÉSENTES DANS LE SUDOC À METTRE À JOUR

ZONES SOUS AUTORITÉ ISSN

011 [ISSN]

100 [DATES]

102 [PAYS]

104 [ALPHABET DU TITRE]

110 [TYPE DE PUBLICATION, PÉRIODICITÉ D’ORIGINE]

210 [ADRESSE]

4XX SAUF 424 ET 425 [LIENS] ET 46X [NIVEAUX]

530 [TITRE-CLÉ]

531 [TITRE ABRÉGÉ]

ATTENTION

• Les corrections apportées a des notices de ressources continues concernant des zones qui ne sont pas

sous autorité de l’ISSN sont réalisées directement dans le SUDOC par les catalogueurs du réseau et ne

relèvent pas de ce circuit (Mais une exception peut être faite pour la zone 517 variante de titre).

• Pour corriger les dates d’une publication, il faut modifier a la fois la zone 100 et la sous-zone 210$d

adéquate dans le SUDOC, mais la demande de correction auprès d’ISSN ne doit porter que sur la

zone 100.

• Contrôler la cohérence entre la demande et les pièces justificatives.

• Faire autant de demandes qu’il y a de zones a corriger.

CIDEMIS REPERE LES NOTICES FAUSSEMENT D’ORIGINE ISSN(AVEC ZONES 011 ET 530 MAIS SANS ZONES 035 ET

801/802) ET REFUSE L’ENREGISTREMENT DE LA DEMANDE

• IL FAUT ALORS FAIRE UNE DEMANDE

D’IMPORT AUPRES D’ABES-STP

CAS 3 : DEMANDE D’IMPORT DE NOTICEISSN

Catalogueursdemande d’import par

ABESstp

Vérification et import par l’ABES

Guichet assistance

DOMAINE : « Demande

d’import ISSN » en signalant

les n° PPN et ISSN.

Notice Sudoc sans ISSN

003 PPN

035 CCN

008 ..d ou ..b

etc.

Recherche Sudoc : notice

sans ISSN ou notice trouvée

dans le registre ISSN

<

1 2

Cliquez sur la flèche

verte pour ouvrir le

FORMULAIRE DE

DEMANDE DE

CORRECTION

Une pop-up affiche

les informations

bibliographiques de

la notice concernée

et vous demande de

confirmer

OUI/NON

• enregistrer pour y revenir ultérieurement

• valider pour l’envoyer au responsable CR

• Revenir au tableau de bord (sans enregistrer)

joindre des justificatifs

La demande validée

passe dans votre

tableau de bord à

l’état « validée par

le catalogueur »

La notice ISSN du

Sudoc est complétée

automatiquement

d’une zone 830

SUIVI DES DEMANDES

LES RETOURS SUR VOS DEMANDES : 3 SITUATIONS

• DEMANDE ACCEPTÉE

• DEMANDE REFUSÉE

• DEMANDE EN ATTENTE DE PRÉCISIONS

LES RETOURS SUR VOS DEMANDES : 1

• DEMANDE ACCEPTÉE

• CIDEMIS EFFACE LA ZONE 301/830 ET, POUR

UNE NUMÉROTATION RENSEIGNE L’ISSN EN

ZONE 011 DE LA NOTICE SUDOC

• AU PROCHAIN IMPORT D’ISSN, LA NOTICE EST

MISE À JOUR (ENVIRON TOUS LES 15 JOURS)

LES RETOURS SUR VOS DEMANDES : 2A

• DEMANDE DE NUMEROTATION REFUSÉE : À TRAITER

• LA RAISON DU REFUS EST INDIQUÉE EN ZONE 301

EXEMPLE : 301 $ADEMANDE DE NUMÉROTATION REFUSÉE PAR

ISSN LE AAAA-MM-JJ. MOTIF : [COMMENTAIRE INSÉRÉ PAR

ISSN DANS CIDEMIS]

• LES SUITES À DONNER SONT À DÉCIDER EN CONCERTATION AVEC LE RESPONSABLE

CR : ABANDON DE LA DEMANDE ? RELANCE ? SUPPRESSION DE LA NOTICE ? OU

CONSERVÉE DANS LE SUDOC COMME NOTICE DE GESTION ( EX : 301 $ADEMANDE DE

NUMÉROTATION REFUSÉE PAR ISSN LE AAAA-MM-JJ. MOTIF : [COMMENTAIRE INSÉRÉ PAR ISSN DANS

CIDEMIS]. NOTICE CONSERVÉE DANS LE SUDOC COMME NOTICE DE GESTION PAR LE CRXX LE AAAA-MM-

JJ)

LES RETOURS SUR VOS DEMANDES : 2B

• DEMANDE DE CORRECTION REFUSÉE : À TRAITER

• LA RAISON DU REFUS EST INDIQUÉE EN ZONE 830

EXEMPLE : 830 ##$ADEMANDE DE CORRECTION ISSN REFUSÉE

POUR LA ZONE 452 LE 2015-05-18. RAISON REFUS: [MOTIF

DONNÉ EN COMMENTAIRES PAR ISSN] (IDENTIFIANT CIDEMIS :

12243)

• LES SUITES À DONNER SONT À DÉCIDER EN CONCERTATION AVEC LE RESPONSABLE

CR : ABANDON DE LA DEMANDE ? RELANCE ? SUPPRESSION DE LA NOTICE ? ETC.

LES RETOURS SUR VOS DEMANDES : 3

• DEMANDE EN ATTENTE DE PRÉCISIONS : Y RÉPONDRE

• DANS LE TABLEAU DE BORD, AFFICHEZ LES DEMANDES « EN ATTENTE

DE PRÉCISION DU CATALOGUEUR»

• SÉLECTIONNEZ LA DEMANDE À TRAITER

• UTILISEZ LE CHAMP COMMENTAIRES POUR APPORTER LES PRÉCISIONS NÉCESSAIRES ET

SIGNALEZ, LE CAS ÉCHÉANT, QUE DES QUE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES RÉCLAMÉES

ONT ÉTÉ AJOUTÉES.

• CLIQUEZ SUR « VALIDER » POUR PASSER VOTRE DEMANDE À L’ÉTAT « PRÉCISION

APPORTÉE PAR LE CATALOGUEUR »

(ATTENTION : NE PAS OUBLIER DE VALIDER ET NON ENREGISTRER)

DEMANDES LIEES

• UNE DEMANDE EST LIÉE À UNE AUTRE DANS LE CAS OÙ :

• UNE DEMANDE DE NUMÉROTATION OU DE CORRECTION IMPLIQUE QU’UN LIEN DOIT ÊTRE FAIT

VERS CETTE NOTICE DANS UNE AUTRE NOTICE (EX : UNE DEMANDE DE NUMÉROTATION D’UN

PÉRIODIQUE ÉLECTRONIQUE IMPLIQUE UNE DEMANDE DE CORRECTION SIMULTANÉE DANS LA

NOTICE DE LA VERSION PAPIER DE CE PÉRIODIQUE POUR L’AJOUT D’UNE ZONE 452 « A POUR AUTRE

ÉDITION SUR UN SUPPORT DIFFÉRENT »).

• DANS LE CHAMP « COMMENTAIRES » DU FORMULAIRE DE DEMANDE, INSCRIRE :

• « DEMANDE LIÉE À LA DEMANDE N° [IDENTIFIANT CIDEMIS] POUR LE PPNXXXXXXXXX »

• « DEMANDE LIÉE À LA DEMANDE DE CORRECTION DU PPNXXXXXXXXX POUR LA ZONE XXX»

CRÉER UNE NOUVELLE DEMANDE SUITE A UNE DEMANDE REFUSEE

• SI, LORS DE LA SAISIE D’UN PPN POUR UNE DEMANDE DE CORRECTION OU DE NUMÉROTATION,

CIDEMIS VOUS AFFICHE UN FORMULAIRE DANS LEQUEL FIGURE UN ENCART « DEMANDE REFUSÉE »,

C’EST QU’UNE DEMANDE A DÉJÀ ÉTÉ CRÉÉE ET REFUSÉE POUR CE PPN.

• A PARTIR DE CE FORMULAIRE, VOUS POUVEZ CLIQUER SUR LE BOUTON « RÉCUPÉRER LES

INFORMATIONS ». CELA OUVRIRA UNE FENÊTRE QUI VOUS PERMETTRA DE LIER LES JUSTIFICATIFS DE

L’ANCIENNE DEMANDE À LA NOUVELLE ET DE CONSULTER L’ANCIENNE DEMANDE.

• EN EFFET, SUITE À UNE RÉPONSE NÉGATIVE, VOUS POUVEZ AVOIR OBTENU D’AUTRES JUSTIFICATIFS

PERMETTANT D’ÉTAYER ET DONC DE RENOUVELER LA DEMANDE EN LES AJOUTANT.

SUPPRIMER UNE DEMANDE

• TANT QUE VOUS N’AVEZ PAS VALIDÉ VOTRE DEMANDE, QU’ELLE SE TROUVE À L’ÉTAT «A

VALIDER PAR LA CATALOGUEUR », VOUS POUVEZ LA SUPPRIMER.

• POUR CELA, DANS VOTRE TABLEAU DE BORD, CLIQUEZ SIMPLEMENT SUR LA CROIX À DROITE :

LES COLLECTIONS DE MONOGRAPHIE

• PAR CREATION

• VÉRIFIER S’IL EXISTE DANS LE SUDOC 5 NOTICES DE MONOGRAPHIES CONCERNÉES PAR CETTE COLLECTION (OU

PLUS) EN EXÉCUTANT LA REQUETE [CHE COL « TITRE DE LA COLLECTION »] OU [CHE EDI « NOM DE L’EDITEUR » ET

COL « TITRE DE LA COLLECTION »]

CAS 1 : NOTICE ABSENTE DU SUDOC

• COLLECTION (MOINS DE 5 VOLUMES)

CRÉATION NOTICE DANS SUDOC SANS DEMANDE DE NUMÉROTATION ISSN

CAS 2 : NOTICE ABSENTE DU SUDOC

• COLLECTION (À PARTIR DE 5 VOLUMES)

CRÉATION NOTICE DANS SUDOC ET DEMANDE DE NUMÉROTATION ISSN DANS CIDEMIS

• PAR IMPORT

CAS 3 : NOTICE PRÉSENTE DANS LE SUDOC (SANS N° ISSN) OU DANS LE REGISTRE ISSN

DEMANDE D’IMPORT > GUICHET D’ASSISTANCE ABESSTP

JUSTIFICATIFS POUR LES COLLECTIONS

• SCAN DE LA PAGE DE TITRE DU VOLUME AYANT SERVI A LA CREATION DE LA

NOTICE DE COLLECTION

• SCAN DE LA PAGE COMPORTANT LA MENTION DE LA COLLECTION

• SI ELLE EXISTE, LISTE DES VOLUMES DÉJÀ PARUS DANS LA COLLECTION

• SCAN DE LA PAGE COMPORTANT LA MENTION DU DIRECTEUR DE

COLLECTION

CAS 1 : CRÉATION D’UNE NOTICE COLLECTION (MOINS DE 5 VOLUMES)

Nouvelle notice dans Sudoc

003 PPN

008 ..d

…

200 $aTITRE

…

301 ##$aX volume(s) dans le

Sudoc au AAAA-MM-JJ : pas

de demande de numérotation

ISSN

Catalogueur d’un

établissement déployé

création notice

Sudoc

recherche Sudoc : pas

de notice

1

2

CAS 2 : DEMANDE DE NUMÉROTATION ISSN (COLLECTION ≥ 5 VOLUMES)

Création notice Sudoc Catalogueursdemande de numérotation ISSN

par CIDEMIS

Nouvelle notice Sudoc

003 PPN

008 ..d

301 Demande de numérotation…

Nouvelle demande

n° PPN

Justificatifs* (pdf, jpg, png)

Accès par login

WinIBW

1 2

*justificatifs : page de couverture, ours, tous éléments justifiant la demande

de numérotation et les informations bibliographiques.

REFUS DE NUMÉROTATION D'UNE "COLLECTION"

• APRÈS LE REFUS DE NUMÉROTATION, LE CR INFORME L'ÉTABLISSEMENT À

L'ORIGINE DE LA DEMANDE ET UNE DÉCISION EST PRISE EN CONCERTATION.

• DANS LE CAS OÙ LA NOTICE N’EST PAS CONSERVÉE COMME NOTICE DE

GESTION, ON PROCÈDE DE LA MANIÈRE SUIVANTE :

• DANS LES NOTICES DE MONOGRAPHIES LIÉES À LA NOTICE DE COLLECTION, LES LIENS

410 $0 SONT REMPLACÉS PAR DES ZONES 461 $T@ ET UNE NOTE 308 EST AJOUTÉE

DANS CHACUNE DES NOTICES DE MONOGRAPHIE :

• 308 $ALA COLLECTION "..." EST CONSIDÉRÉE COMME UNE SUITE FERMÉE ET NE SERA PAS

NUMÉROTÉE PAR ISSN ;

• UNE FOIS LA NOTICE DE COLLECTION DÉBARRASSÉE DE CES LIENS, ELLE EST SUPPRIMÉE.

QUELQUES PARTICULARITÉS, EXCEPTIONS…

• DANS LES NOTICES DE LIVRES ÉLECTRONIQUES, ON NE DOIT PAS FAIRE DE

LIEN 410 VERS LA NOTICE DE COLLECTION PAPIER MAIS CRÉER UNE NOTICE

DE COLLECTION ÉLECTRONIQUE.

• UNE NOTE 308 (##$ACOLLECTION DE L’ÉDITION IMPRIMÉE : « ESPACES

LITTÉRAIRES ») EST POSSIBLE MAIS ELLE NE DOIT PAS SE SUBSTITUER À LA

CRÉATION DE LA NOTICE DE COLLECTION ÉLECTRONIQUE ET AU LIEN VERS

CELLE-CI.