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Le téléservice qui facilite vos démarches !
www.subventionenligne.fr
Vous effectuez l’ensemble de vos démarches sur un unique télé-service et vous limitez ainsi les frais de reprographie et
d’affranchissement :
Vous avez la certitude que votre dossier a bien été reçu par l’administration et en toute sécurité
• Envoi en ligne de vos demandes, rapports d’activité et bilans d’action
• Accès direct à un registre des subventions en ligne
• Mémorisation de vos subventions favorites sur votre espace personnel
Un nouveau téléservice pour déposer des demandes de subvention en ligne ?
www.subventionenligne.frLe téléservice qui facilite vos démarches !
Subvention en ligne
SIMPLIFIE VOS DEMARCHES
• Constitution en ligne d’un seul dossier pour l’ensemble de vos financeurs
Subvention en ligne
VOUS OFFRE DES GARANTIES
Subvention en ligne
COMMUNIQUE AVEC VOUS• Simplification des échanges d’information au sein de votre association
• Suivi de l’état d’avancement de votre démarche et de votre action à tout moment
• Dialogue avec les instructeurs grâce à des échanges de commentaires au sein du Téléservice, à l’occasion de la préparation de chaque action
Nous diffusons l’organisation de la campagne d’appel à projet sur notre site : www.XXX.fr
Oui, c’est nouveau !
Votre demande sera reçue de manière sûre !
Vous avez la possibilité d’être informé à tout moment
• Accès individuel protégé par un identifiant et un mot de passe
• Consultation en ligne de l ’Accusé de réception lors du dépôt de votre demande
Votre GRSP
VOUS AIDE
• Dates d’ouverture et de fermeture des campagnes sur Subvention en ligne
• Les axes de PRSP sur lesquels vous positionner
• L’annexe technique complémentaire demandée
2
1. Je m’inscris en tant qu’usager
2. J’inscris mon association
3. Je mets à jour le dossier porteur de mon association
4. Je gère mon porte-document
5. J’ajoute des aides à mes favoris
6. Je saisis mon dossier de demande et je le dépose
7. Je suis l’état d’avancement de l’instruction de ma demande
8. J’élabore le compte-rendu de mon activité
Subvention en ligne : comment ça marche ?
En savoir + …
• Consulter une présentation du projet : http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php?id_rubrique=157
• Accéder aux ressources pédagogiques de Subvention en ligne :http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=411
• Une Foire Aux Questions et une aide en ligne sont à votre disposition : http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=126
Enfin et surtout, n’hésitez pas à contacter votre service financeur
Insérer ici les coordonnées appropriées
*********
Qui doit réaliser ces procédures au sein de mon association ?
www.subventionenligne.frLe téléservice qui facilite vos démarches !
Les personnes qui s’occupent habituellement des demandes de subventions.
Des profils différents existent dans Subvention en ligne (cf. p.8). Ils sont rattachés à des personnes physiques. Une même personne physique peut cumuler plusieurs profils au sein d’une ou de plusieurs associations.
C’est simple !
Suivez les procédures suivantes :
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www.subventionenligne.frLe téléservice qui facilite vos démarches !
Pour comprendre l’utilisation du téléservice Subvention en ligne, vous trouverez dans ce guide…
Chaque procédure est présentée de la manière suivante :
• Les repères essentiels à connaître au sein du téléservice, p. 5
• La démarche générale pour demander une subvention via le téléservice, p. 6
• Une vision détaillée des 7 procédures nécessaires pour effectuer une demande de subvention, p.7-12
Parlez-vous Subvention en ligne* ?
Un fil conducteur en haut de chaque page vous indique dans quelle procédure vous vous situez
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Espace permettant à l’organisme qui porte un projet d’effectuer toutes les démarches nécessaires
Tableau de bord porteur
Aide sollicitée par une association auprès d’une administration pour la réalisation d’un projet
Subvention
Dossier électronique contenant vos documents au format PDF (ou Portable Document Format. Ce format de fichier informatique préserve la mise en forme définie par son auteur(polices d'écritures, images, objets graphiques...) et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisée.
Porte-documents
Espace proposé à l’usager après s’être connecté au téléservicePage d’accueil usager
Ce terme désigne votre association ou tout autre organisme porteur de projetOrganisme porteur
Dossier électronique contenant les renseignements de votre association nécessaires aux services administratifs
Dossier porteur
Projet pour lequel vous effectuez une demande de subventionAction
* Un glossaire est en cours d’élaboration par la Direction Générale de la Modernisation de l ’Etat (DGME). Certains termes sont susceptibles d’être adaptés en conséquence.
Ici, je me situe dans le sous-onglet
« Présentation » de l’onglet « Description »
Il est accessible à partir de la page d’accueil usager par un lien au nom de l’association sous la rubrique « Mes rôles ».
Il est possible pour un même utilisateur d’avoir des rôles au sein de plusieurs associations.
Liens permettant l’accès aux
différentes rubriques
Récapitulatif de vos projets
Récapitulatif des informations administratives de votre
association
Au sein d’un projet, la navigation se fait par onglets : la bande supérieure représente les onglets des rubriques, la bande inférieure est celle des sous-rubriques. L’onglet et le sous–onglet grisés permette de repérer l’endroit où vous êtes.
Ensemble des onglets
Ici, je me situe dans le sous-onglet « Budge t » prévisionnel de l’onglet
« Financement »
Quelques repères essentiels :
www.subventionenligne.frLe téléservice qui facilite vos démarches !
La navigation
Le tableau de bord
« porteur »
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J’inscris mon association dans Subvention en ligne
Je saisie le dossier porteur de mon association
J’enregistre et je stocke les documents de mon association
dans le porte-documents
J’ajoute des subventions dans mes favoris
Je saisis et je dépose mon dossier de demande de subvention en
ligne
Je suis l’état d’avancement de ma demande de subvention
J’élabore le compte-rendu de mon action et je l’envoie
Je souhaite effectuer une demande de subvention via le téléservice SUBVENTION EN LIGNE
Que dois-je faire?
Ma demande de subvention est désormais prise en compte par les services compétents.
Je m’inscris dans Subvention en ligne
Une fois mon action réalisée
• Il s’agit d’un porte-documents électronique. Vous enregistrez directement vos données dans Subvention en ligne.
• Vous avez également accès à un registre électronique de subventions.
• Ces 2 étapes peuvent être réalisées à tout moment.
Dossier porteur
• L’administration• Les agréments• La comptabilité• Le suivi
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Je m ’inscris
Je reçois mon mot de passe par email
Je découvre mon espace accueil
Je souhaite m’inscrire dans Subvention en Ligne en tant qu’utilisateurQue dois-je faire?
Je suis sur la page d’accueil de www.subventionenligne. fr
« S’inscrire dans Subvention en ligne en tant qu’utilisateur » est l’étape qui vous permettra d’effectuer par la suite toutes les démarches auxquelles vous êtes habilité.
J’accepte la charte d’utilisation Je crée un compte usager Je renseigne le formulaire de création de compte Je confirme mes coordonnées (en particulier mon courriel)
Je vérifie mon identité
La rubrique « mes rôles » fait apparaître les rôles qui m’ont été confié par l’administrateur de mon association.
Avant de vous inscrire, vous pouvez déjà consulter le registre des subventions publiques qui ont été publiées par les administrations.
Je me connecte pour la première fois Je recopie mon mot de passe reçu par email Je change mon mot de passe
Votre nouveau mot de passe doit contenir obligatoirement 8 caractères composés de : 4 lettres (a-z A-Z), 2 chiffres (0-9) et 2 caractères spéciaux ou accentués (*#@éàçù). L’ordre n’a pas d’importance.
Je suis inscrit dans Subvention en ligne
Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
7
Le représentant légal de mon association reçoit un courrier pour confirmer l’adhésion par voie postale, envoyé par l’administration
Il valide l’adhésion de l’association Je prends connaissance de la rubrique « mes rôles »
J’effectue ma demande d’adhésion pour mon organisation
Je finalise l’adhésion
Je finalise le référencement lors de ma première
connexion
Je souhaite inscrire mon association dans Subvention en Ligne Que dois-je faire?
Je suis connecté à Subvention en ligne en tant qu’utilisateur. Je suis sur mon espace Accueil.
Mon association doit être référencée dans l’application avant de pouvoir faire ma première demande de subvention.
Mon association est désormais inscrite dans Subvention en ligne.Je deviens automatiquement administrateur porteur de celle-ci.
Je peux à présent définir des profils et mettre à jour le dossier porteur.
Dans Subvention en ligne, mon association est désignée sous le terme « organisme ».
L’administrateur local valide mon adhésion
Dans la rubrique « mes rôles », le nom de mon association apparaît
Je complète les informations sur mon organisme Je suis en mesure de consulter les informations
connues à l’INSEE
J’arrive sur mon tableau de bord « Porteur »
Mon tableau de bord « PORTEUR » est l’interface qui me permettra d’effectuer l’ensemble de mes tâches.
Inscrire son association
Trois profils existent dans le téléservice Subvention en ligne : l’administrateur, le trésorier et le responsable du projet. La définition des profils est une fonction avancée de l’application que nous n’aborderons pas ici.
Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
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Je complète un formulaire de demande d’inscription de mon association (se doter du n° SIRENE et n° d’inscription au registre national des associations ) et je valide.
Je suis le taux de remplissage de mon dossier porteur
Je renseigne la partie administrative de mon
dossier
J’ajoute un agrément dans mon dossier
Je renseigne le formulaire comptabilité
Je vérifie les informations de mon dossier
Je souhaite compléter ou modifier le dossier porteur de mon associationQue dois-je faire?
Je suis dans l’espace « Dossier de l’organisme »
Le dossier porteur de mon association doit être complété dès lors que mon association est inscrite dans Subvention en ligne. Celle-ci est un préalable indispensable avant pour effectuer ma première
demande de subvention en ligne.
C’est l’administrateur porteur de l’association qui complète ou met à jour le dossier porteur. Le trésorier pourra renseigner la partie Comptabilité.
J’identifie mon association J’identifie son représentant légal Je donne l’adresse de son siège Je précise les thèmes de mon association et le public ciblé Je précise les moyens humains dont dispose mon
association
Onglet Administration
Onglet Agréments
Je saisis les agréments reçus
Onglet Comptabilité
J’ajoute un RIB Je saisis le budget prévisionnel de mon association
Onglet Suivi
Pour renseigner le formulaire comptabilité, il est nécessaire d’avoir au moins le rôle Trésorier.
Mon dossier porteur est créé dans subvention en ligne.
L’espace « Dossier de l’organisme » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».
Le taux de remplissage de mon dossier indique si le dossier de demande de subvention est complet.
Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
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J’organise mes documents en créant des répertoires
J’ajoute des fichiers à mes répertoires
Je suis dans l’espace « porte-documents »
Le porte-documents est un préalable à une demande de subvention. Cependant, cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. Il vous permet de disposer de tous vos documents en
ligne au même endroit.
Je classe mes dossiers, par exemple par exercice :
Je joins les documents obligatoires :• Les statuts• Le rapport d’activité• Les comptes annuels• La composition du conseil d’administration• La liste des membres du bureau
Mes documents sont enregistrés dans le porte-documents.
L’espace « porte-documents » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».
Je souhaite enregistrer et stocker les documents pérennes de mon association dans le porte-documentsQue dois-je faire?
Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
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Le service financier peut vous demander une annexe technique complémentaire. Cette annexe est à joindre dans le porte-documents.
Je suis dans l’espace « mes aides favorites »
ATTENTION, seules les « interventions », marqué « I » dans le tableau de subventions, peuvent être appelées lors de la réalisation du budget prévisionnel de l’action.
Je recherche des subventions dans le registre des subventions publiques
Je visualise la description des subventions qui m’intéressent
Je sélectionne les subventions qui m’intéressent
Je les ajoute dans « mes aides favorites »
Cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. La recherche de subvention s’effectue grâce au registre de subvention accessible également depuis la page d’accueil du
téléservice.
J’ai sélectionné la subvention qui m’intéressait et je l’ai ajoutée à mes favoris.Je peux à présent saisir ma demande de subvention.
Je souhaite sélectionner une subvention et l’ajouter à mes subventions favoritesQue dois-je faire?
Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
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J’utilise pour cela la fonction « recherche » de l’outil Je choisi mes critères de sélection et valide ma recherche.
Je consulte les fiches simplifiées de présentation des dispositifs d’aide.
Je peux trouver d’autres informations plus précises sur les sites des services accessibles grâce aux liens contenus dans la fiche
Je sélectionne parmi les interventions trouvées celles qui correspondent à des subventions que je souhaitent appeler dans mes actions.
Je vérifie que ces interventions soient encore « ouvertes ». ( la date limite de dépôt n’est pas dépassée, par exemple).
L’espace «mes aides favorites » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».
Une fois sélectionnées, les subventions sont inscrites dans mes « aides favorites ».
Je décris le financement de mon action
Je crée une nouvelle action
Je décris mon action
Je dépose ma demande
J’ajoute les pièces jointes de mon porte-documents
à ma demande
Je souhaite saisir et déposer ma demande de subvention en ligneQue dois-je faire?
Ma demande de subvention est bien déposée auprès des services compétents.
Je suis dans l’espace « Tableau de bord actions»
L’espace « Tableau de bord actions » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».
Pour faire une demande de subvention en ligne, il faut d’abord saisir la demande puis la déposer auprès des services administratifs
Onglet description
Je présente mon action J’indique les responsables de l’action Je précise les thèmes de mon projet et le public ciblé Je précise le lieu de mon action Je donne des informations complémentaires sur mon action Pour les projets pluriannuels, je donne des informations pour
chaque exercice
Je présente le budget prévisionnel de mon association J’indique les subventions que j’ai sélectionnées Je donne des informations complémentaires sur mon action
Onglet financement
Onglet dépôt
Je prépare ma demande J’envoie ma demande et je récupère mon dossier CERFA en
Vous devez impérativement récupérer le dossier CERFA (formulaire agréé par le Centre D ’Enregistrement des Formulaires Administratifs) pour faire votre demande auprès des financeurs hors Subvention en ligne. Dans ce cas, il faut l’imprimer et l’envoyer par courrier.
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Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
Si cela n’a pas été fait au préalable, vous pouvez réaliser les étapes 3 et 4 à ce moment.
Je souhaite suivre les avis concernant ma demande et correspondre avec les services instructeursQue dois-je faire?
Je consulte l’état d’avancement de l’instruction
J’ouvre l’action concernée
Je clique sur l’onglet « Suivi »
Il s’agit de la liste des échanges relatifs au projet et de la nature des opérations effectuées.
Je consulte l’historiquede mon action
Je reçois et j’envoie des messages relatifs au projet
C’est une boîte aux lettres spécialement dédiée au projet.
Je suis l’état d’avancement de l’instruction de ma demande.
Pour suivre l’état d’avancement de l’instruction de ma demande, il est possible de correspondre en toute sécurité avec les services qui instruisent mon dossier via une messagerie dédiée à l’action,
interne au téléservice.
Je suis dans l’espace « Tableau de bord actions»
Inscription d’un usager
Inscription d’une association
Saisie du dossier porteur
Porte-document&
Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
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(sous-onglet Indicateur & historique)
(sous-onglet Suivi de l’instruction)
(sous-onglet Messages relatifs au projet)
Je souhaite faire et envoyer le compte rendu de mon activité.Que dois-je faire?
Je suis dans l’espace « Tableau de bord actions»
Une fois l’action réalisée, j’élabore et j’envoie le compte-rendu de l’activité menée.
J’élabore et j’envoie le compte-rendu de mon activité.
J’ouvre l’action concernée
Je clique sur l’onglet« Compte-rendu»
J’élabore le compte-rendude mes activités
Le compte-rendu financier Le bilan qualitatif
Je prépare mon compte-rendu J’envoie mon compte-rendu
Je dépose mon compte-rendu auprès des services
Je récupère mon bilan en PDF
Je peux ainsi le conserver au format papier et l’envoyer à des financeurs hors Subvention en ligne.
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Registre des subventions
Saisie et dépôt d’une demande
Suivi de la demande
Compte-rendu d’une action
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Le téléservice qui facilite vos démarches !
La présentation de subvention en ligne est à présent terminée !
Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter nos services !
J’ai à présent les informations nécessaires pour :
• M’inscrire en ligne,• Saisir le dossier porteur de mon association,• Enregistrer et classer des fichiers dans mon porte-documents,• Consulter et rechercher des subventions,• Saisir et déposer mon dossier de demande en ligne,• Suivre l’avancement de mon projet• Elaborer le compte-rendu de mon activité
Je peux maintenant me connecter à www.subventionenligne.fr !