Les fonds structurels européens FSE/FEDER comment ...initiativesetcite.com/site_media/uploads/2013/10/25/supportytes.pdf · Comment anticiper l’évaluation, la gestion et le suivi

Les fonds structurels européens FSE/FEDER

comment appréhender la nouvelle programmation?

Comment monter un dossier?

22 octobre 2013 1

Sommaire

 Principes généraux d’intervention des fonds structurels européens

 Mon projet, est-il éligible aux fonds structurels européens?

 Comment formaliser et déposer un dossier de demande de co-financement européen?

 Comment anticiper l’évaluation, la gestion et le suivi d’une opération co-financée?

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Principes généraux d’intervention

des fonds structurels européens

•  Solidarité •  Subsidiarité •  Additionnalité •  Contrôle •  Évaluation •  Publicité

ANTICIPATION des obligations règlementaires

par le porteur de projet

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Emergence de l’idée de projet Exemple de projet FEDER

•  Contexte et besoins Contexte: -  GHICL = acteur volontaire sur la thématique « handicaps,

dépendance et citoyenneté » -  Réponse aux besoins régulièrement exprimés auprès du GHICL

par les associations de personnes sourdes et malentendantes via le Réseau régional sourd et santé

-  Projet inspiré d’une expérience de référence (EDE, Pays-Bas) Besoins: –  Reconnaître la déficience auditive => mettre en place un

environnement humain et matériel adapté –  Communiquer avec le monde environnant: comprendre et se

faire comprendre –  Contrôler, sécuriser son environnement => autonomie –  Participer à la vie sociale et collective

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Emergence de l’idée de projet Exemple de projet FEDER

•  Objectifs –  Favoriser l’accueil et la prise en charge adaptée aux personnes

sourdes de naissance âgées dépendantes communiquant en LSF, favorisant leur autonomie

•  Actions –  Déploiement d’un système d’information et de communication du

résident (e-lio) •  Public cible

–  42 places pour personnes âgées dépendantes sourdes; 14 places pour personnes âgées dépendantes poly pathologiques, 12 personnes atteintes d’Alzheimer, 14 personnes handicapées vieillissantes

•  Durée & localisation –  Capinghem, Humanicité, janvier 2012-décembre 2013

•  Subvention FEDER: 164 562 € (50%) 5

Emergence de l’idée de projet Exemple de projet FSE

•  Contexte et besoins Contexte: –  Étude fin 2009: état des lieux de l’ESS à l’échelle du territoire

transfrontalier –  Des rencontres transfrontalières à l’échelle du territoire

Strasbourg-Ortenau (depuis 2010) –  Nouvel axe d’intervention confié par l’Etat aux Maisons d’e

l’emploi « participer à l’anticipation des mutations économiques » (animation et coordination des actions en matière de GPECT)

Besoins: - Accompagner les employeurs de l’ESS en imaginant une boite à

outils adaptée aux problématiques identifiées

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Emergence de l’idée de projet Exemple de projet FSE

•  Objectifs –  Développement d’une étude concernant la GPEC de l’ESS (favoriser une

meilleure connaissance des emplois existants et des besoins en qualification, anticiper les départs à la retraite, réfléchir autour de la sécurisation des parcours professionnels, promouvoir l’attractivité du secteur de l’ESS auprès des jeunes)

•  Actions –  État des lieux des RH du secteur (questionnaires) –  Analyse des évolutions et de des attentes du secteur (entretiens en 2 focus

groups franco-allemands autour de la mutualisation des outils de GRH, le tutorat, la polyvalence et la formation des salariés)

–  Synthèse et préconisations (Afterwork présentation de l’étude et de l’offre de formation sur mesure)

•  Public cible –  structures de l’ESS (dirigeants et salariés) –  jeunes

•  Durée et localisation –  Décembre 2011-novembre 2012, Strasbourg-Ortenau

•  Subvention FSE: 20000 € (50%) 7

Émergence de l’idée de projet

•  Quelle est la problématique, quels sont les enjeux, les objectifs du projet? positionner les objectifs par rapport à la problématique et aux enjeux auxquels le projet est censé répondre

•  Quels sont les actions et les moyens mis en œuvre? un programme d’actions cohérent dont chaque tâche est identifiée, planifiée et budgétée

•  Quels sont les résultats et les productions attendus? du concret! De quelle manière cela peut être reproduit, transféré après la fin du projet? quelle stratégie et quels moyens pour disséminer?

" du concret!

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Vérification de l’éligibilité du projet aux fonds structurels

•  Evaluation a priori de la pertinence et de l’adéquation d’un projet au regard des problématiques du FEDER/FSE et aux priorités d’intervention du fonds sur votre territoire: –  En quoi concerne-t-il la politique de cohésion

européenne? –  Comment s’inscrit-il dans les priorités/lignes

directrices du fonds/programme?

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Pour cela… •  Se procurer et lire attentivement le Programme

Opérationnel (PO) et/ou DOMO –  le projet doit s’inscrire en cohérence avec un des

axes du PO •  Exemple projet FEDER: Axe 3 « Accessibilité »,

sous-axe 2 « Société de l’information », Priorité 5 « Soutien d’actions innovantes intégrant les outils de la société de l’information » du PO FEDER NPDC

•  Exemple projet FSE: Axe 1 « Adaptation aux mutations économiques », mesure 11 « Anticiper et gérer les mutations économiques », sous-mesure 111 « Prévention des mutations économiques » du PO FSE Alsace 10

et…

•  Contacter le gestionnaire des fonds/service instructeur –  Confirmer l’intérêt de votre projet au regard du PO

FEDER/FSE régional –  Confirmer ou non l’éligibilité totale/partielle du projet

au PO régional et valider le choix de la mesure appropriée

–  Obtenir des informations complémentaires relatives aux attentes du gestionnaire et les documents nécessaires à la candidature

Démarche non obligatoire, ne constitue pas un engagement sur le cofinancement du projet!

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Mais aussi…

•  S’assurer de la cohérence externe du projet: connaître les politiques publiques dans les domaines qui concernent le projet et les priorités des différents échelons de financement potentiel

(grands axes de développement, à quoi sont sensibles ces organismes, les thématiques récurrentes)

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•  Organismes éligibles

•  Type de projet attendu De manière générale, les projets attendus par l’Europe doivent présenter un aspect innovant et respecter les conditions d’éligibilité :

»  réponse aux objectifs et priorités poursuivis »  partenariat (INTERREG) »  statut du demandeur

Le projet ne doit pas être terminé à la date du dépôt du dossier. Par contre, possibilité de rétroactivité.

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Analyse de la conformité avec les critères du programme

•  Anticiper = se renseigner sur le mode de fonctionnement du programme ou de la mesure identifiée dans le programme –  S’agit-il d’un appel à projets en continu ? –  S’agit-il d’un appel à projets avec une date limite de

dépôt des dossiers ?

En règle générale, se conformer au Programme opérationnel/lignes directrices du programme et ne pas faire l’inverse.

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La préparation du dossier de candidature

L’élaboration du dossier après contact avec les services instructeurs

•  Répondre aux objectifs fixés par le programme •  Répondre aux conditions fixées par le programme •  Restituer le dossier dans un contexte européen

•  Importance du degré d’innovation : –  l’Europe ne finance pas de projets déjà financés par le

passé ! –  Caractère novateur obligatoire !

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La préparation du dossier de candidature

De l’idée de projet au dossier de proposition: la fiche projet

•  Quelle est la problématique, quels sont les enjeux, les objectifs du projet?

•  Quels sont les actions et les moyens mis en œuvre?

•  Quels sont les résultats et les productions attendus?

•  Contexte du projet -> légitimité du projet

•  Besoins/problèmes pré-identifiés -> utilité et pertinence du projet

•  Objectifs globaux et spécifiques du projet

•  Bénéficiaires directs/indirects du projet

•  Plan d’actions/Moyens •  Partenaires/Typologie/

Rôles/Utilité •  Résultats et impact 16

La méthode du cadre logique

17 Project Cycle Management Guidelines: http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_fr.htm

Lecture de la matrice

•  Logique zigzag –  Interaction entre le projet et les facteurs de réalisation

Objectifs globaux

Objectifs spécifiques Hypothèses de travail

Résultats Hypothèses de travail

Activités Hypothèses de travail

Conditions préalables

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Principe : Anticiper le partenariat!

•  Analyser les critères du programme de financement identifié

•  Contacter les partenaires potentiels le plus tôt possible en s’assurant : –  de la capacité de la personne contactée à

engager sa structure –  des ressources (humaines, matérielles,

financières) dont dispose cette structure –  de son expérience dans les domaines abordés

Recherche de partenaires

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Schéma type de partenariat : •  Porteur de projet (lead applicant) (financé à x%)

–  Signe le contrat avec le STC –  Reçoit les financements –  A la responsabilité administrative du projet et

s’assure de sa bonne gestion •  Partenaires (financés à x%)

–  Mettent en œuvre des actions spécifiques •  Sous-traitants / experts (financés à 100%)

–  Assurent une prestation de service/ expertise •  Partenaires associés (0%)


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•  Sources d’informations : –  Bases de partenaires potentiels proposées par les

programmes/portails de recherche de partenaires –  Réseaux européens thématiques –  Enterprise Europe Network –  Compendia des projets financés –  Acteurs locaux –  Points de contact nationaux –  Évènements organisés par les autorités de gestion

des programmes

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•  Principes de base : –  S’imprégner des documents stratégiques (PO, DOMO, lignes

directrices, etc.): •  Importance de la sémantique

Faire référence aux termes utilisés dans l’appel à projets/documents stratégiques: sur des thématiques (population marginalisée, déterminants de la santé, appropriation des outils de la société de l’information etc.) ou sur des concepts.

•  En comprendre les enjeux. –  Définir les objectifs et les actions par rapport à ces documents

•  Justifier de sa connaissance de la problématique, du territoire, des acteurs, du contexte local, national, européen, mondial. •  Analyser les projets déjà financés.

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Principes de rédaction

Comment déterminer efficacement les dépenses nécessaires au projet?

•  Bien délimiter le contenu du projet –  Lister toutes les activités à mettre en œuvre pour atteindre ses

objectifs (travaux, prestations, ingénierie, …)

•  Déterminer les outils et moyens requis (techniques, humains etc.) pour mettre en œuvre les actions –  Lister la nature et le montant des dépenses nécessaires pour

financer ces moyens et réaliser le projet –  NB! Faire apparaître les coûts engendrés par le projet de la

manière la plus fine possible; faire en sorte que le lien entre la description technique du projet et le volet « dépenses » du budget soit le plus clair possible

–  S’il y a des partenaires, demander aux partenaires de quantifier et de qualifier leurs besoins et leur apport

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•  Principes éligibilité des dépenses: –  Avoir un rapport avec l’objet de l’action –  Faire partie du dossier de candidature approuvé –  Être engagées dans les délais spécifiés dans le contrat de

subvention/convention (sauf coûts de préparation du dossier pour INTERREG)

–  Être raisonnables, justifiées, cohérentes avec les règles internes habituelles du partenaire

–  Être appuyées par des reçus, des factures ou des documents comptables de valeur probante équivalente

–  Respecter les règles de passation des marchés publics

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•  Répartir les coûts selon les postes de dépenses proposés en fonction de leur pertinence pour le projet –  NB! Préciser la nature des dépenses individuelles (ex. salaires

et charges du personnel impliqué dans l’action)

•  Coût total éligible du projet (assiette éligible): somme des seules dépenses jugées éligibles à partir de laquelle sera calculé le montant prévisionnel de participation du FEDER/FSE au projet

•  Expliquer et justifier les montants des dépenses: transmission de pièces complémentaires (devis, factures, cahiers de charges de marchés etc.), explication du mode de calcul (salaires, frais généraux, etc.)

•  Dépenses de type « fonctionnement » ou dépenses non affectées à 100%: proratisation (clés de répartition équitables, dûment justifiées et reposant sur des éléments mesurables)

•  N’inclure que les coûts directement liés au projet 25

Comment déterminer efficacement les dépenses nécessaires au projet

•  Régularité des dépenses -  Si soumission au code des marchés publics ou à

l’ordonnance no 2005-649 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics = > justification des procédures mises en place pour achat de fournitures, de prestations ou de travaux, notamment au-dessous des seuils de procédures formalisées.

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Comment déterminer efficacement les dépenses nécessaires au projet

•  Existence d’une mise en concurrence adéquate et une sélection objective de l’offre –  Modalités de mise en concurrence, de rejet des

candidats non retenus, et sélection de prestataires

•  Cohérence des dépenses déclarées au regard des prestations réalisées et des clauses du contrat

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Comment déterminer efficacement

les dépenses nécessaires au projet?

•  Coûts inéligibles: –  TVA si on peut la récupérer –  Dépenses déjà financées par un autre programme –  Frais financiers, bancaires, intérêts d’emprunts –  Revenus engendrés par le projet

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Zoom sur les dépenses éligibles INTERREG

•  Personnel: coûts réels du travail réalisé par les personnes travaillant directement pour le projet et directement employées par les partenaires (rémunération brute totale + charges sociales)

•  Justification: fiches de paie, feuilles de présence

•  Le travail volontaire non rémunéré est éligible à titre de contribution en nature à condition que sa valeur puisse être déterminée sur la base du temps passé à un tarif standard

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•  Experts et consultants externes: –  Max 800 €/jour HT

•  Voyage et hébergement: •  Classe économique ou dépenses équivalentes •  Barème d’indemnités journalières par Etat membre

(lieu de déplacement): petit déjeuner, 2 repas, transports locaux

•  Equipement: •  Amortissement; déclaration au pro rata (temps et

utilisation)

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•  Investissements: –  Acquisition de terrain limitée à 10% du coût total de

l’opération –  Principalement dans l’infrastructure (travaux

physiques, services d’utilité publique) •  Frais de fonctionnement (loyer, entretien et

ameublement, électricité, chauffage, eau, assurances, tél, fax, internet, fournitures de bureau, autres coûts de structure administrative): •  Limités à 10% du budget total éligible et 20% des

frais de personnel au niveau des partenaires •  Coûts directs/indirects

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•  Audit –  Frais éligibles / système décentralisé

•  Publicité (sites internet, matériel promotion, publications, etc.) •  Organisation évènements/réunions (location de locaux, matériel,

repas, etc.) •  Coûts de préparation:

–  Personnel, expert externe, voyage et indemnité, réunions, publicité

–  1 an avant la date de clôture de l’appel à projets et plafonnés à un coût total éligible de 100 000 €

•  Revenus: –  Art. 55 UE no. 1083/2006: la valeur actuelle du revenu net tiré

de l’investissement doit être estimée sur une période de référence spécifique; si pas possible, les revenus générés dans les 5 années suivant la clôture du projet doivent être déclarés 32

Comment déterminer les ressources du projet?

•  Les fonds structurels ne constituent qu’une ressource parmi d’autres pour financer les dépenses nécessaires au projet

•  Contreparties/cofinancements nationaux d’origine publique ou privée –  NB! Ils ne doivent pas être gagés (mobilisés comme

contrepartie dans le cadre d’autres projets ou dispositifs cofinancés par les crédits européens et qu’ils ne résultent pas eux-mêmes de ressources européennes)

–  Obligation de participation d’au moins un cofinanceur public national

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Comment déterminer les ressources du projet?

•  Calculer le temps passé •  Calculer les moyens matériels mis à

disposition •  Sponsoring •  Mécénat

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Comment justifier les ressources prévisionnelles du projet?

•  Preuve de la participation de chacun des cofinanceurs mentionnés –  Cofinancements stabilisés et garantis dès l’amont –  Documents justificatifs: actes attributifs des subventions

(attestations, certificats, convention d’attribution, délibération de l’assemblée décidant de l’octroi de la subvention, actes d’engagement…), lettre d’intention datée et signée par les cofinanceurs (intitulé du projet, période de réalisation, montant sollicité, date prévisionnelle de la réunion de l’instance qui décidera de l’attribution de subvention)

–  Proratisation du cofinancement: part affectée au projet FEDER, et note explicative sur les modalités de calcul de la proratisation

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Calcul de la participation prévisionnelle du FEDER au projet

•  Sur la base de l’assiette éligible: –  Montant du FEDER/FSE sollicité: différence entre le

coût total éligible du projet et la somme des contreparties nationales mobilisées, participation du maître d’ouvrage comprise

–  Aucune limite en termes de montant •  Attention aux recettes générées par le projet:

celles-ci doivent être déduites de la participation du FEDER/FSE

–  Le taux de participation du FEDER/FSE: respecter le taux maximum applicable (FEDER/FSE/axe/mesure et aide publique)

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Les indicateurs

•  Indicateurs de réalisation •  Indicateurs de résultat •  Indicateurs d’impact

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•  Etape primordiale à valider en amont du dépôt (car décisive) –  Type de pièce :

•  Statut (situation fiscale) •  Aides publiques déjà reçues •  Liasse fiscale •  Justification de toutes les dépenses

– Résultats des appels d’offres et autres justifications •  Délibération approuvant le projet •  Lettre d’engagement des partenaires

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Compilation administrative des propositions

Soumettre sa demande

•  Respecter la date limite (AAP), le format de soumission (papier, électronique)

•  S’assurer que tous les documents exigés sont transmis au bon interlocuteur au bon moment

•  Conseil: –  donner la responsabilité de la compilation

administrative à une personne au sein de votre structure.

–  faire plusieurs relectures du dossier et des pièces annexes

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Tour de table : 1. Comment imaginez-vous l’évaluation des

services instructeurs ? 2. Sur quoi est basée l’évaluation ? 3. Mettez-vous à la place de l’évaluateur:

qu’attendriez-vous d’un bon projet?

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L’évaluation

•  Critères d’évaluation

•  Organisme(s) éligible(s) •  Légalité et viabilité du porteur •  Dossier dûment complété et déposé en temps et en heure •  Pertinence du projet au regard des objectifs et priorités du

programme •  Réalisation d’un projet innovant •  Réponses aux indicateurs du programmes

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L’évaluation : critères

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Vérification de la complétude du dossier

Instruction du dossier (éligibilité et conformité des pièces)

Accusé de réception du dossier

Décision du préfet de la région et/ou du président de la région

Passage en comité de programmation

Notification

L’instruction et la décision

Evaluation des propositions

–  Service instructeur: consulte l’ensemble des services compétents pour recenser les points forts et les points faibles du projet

–  Comité de programmation: reçoit l’évaluation du service instructeur, approuve ou refuse le dossier, se prononce sur le taux d’intervention (de remboursement) des Fonds structurels.

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Comité de suivi:   Coprésidé par le Préfet de région et le Président du Conseil

régional,   Composé de représentants de la Commission européenne et des

administrations centrales concernées (aménagement du territoire, emploi, agriculture, etc.) du Président du Conseil économique et social régional, des Présidents des chambres régionales consulaires, du Trésorier payeur général de région, des Préfets des départements et des Présidents des conseils généraux de la région

  Se réunit au moins une fois par an pour faire le point sur l’avancement des dépenses, de la réalisation des objectifs et des projets

Evaluation des propositions

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A faire et à ne pas faire

A faire

•  Qualifier et quantifier •  Faire référence aux

études, rapports, etc. de la CE et du PE

•  Formuler des objectifs qui ressemblent à ceux du programme

•  Formuler des résultats concrets, ambitieux et réalistes

A ne pas faire •  Copier/Coller des textes

européens ou autres •  Formuler les objectifs à

l’identique de ceux du programme

•  Définir des résultats irréalistes

•  Intégrer des partenaires sans rôle véritable

•  Attendre la dernière minute surtout pour les candidatures en ligne! 45

La réussite d’un projet: pourquoi ?

•  Caractère novateur •  Valeur ajoutée européenne •  Contribution aux objectifs du programme et aux objectifs

communautaires •  l’engagement et la responsabilité de tous les partenaires •  le réalisme, des objectifs réalistes et clairement définis •  un lien évident entre ce qui est réalisé dans le cadre du projet (les

activités) et ce que l’on veut obtenir (les résultats) •  la capacité de gérer les risques •  des rôles bien définis (une répartition des responsabilités), la

«propriété » du projet à la partie la plus qualifiée, de la flexibilité pour adapter le plan d’action si nécessaire

•  la participation du groupe cible lors de l’élaboration du projet. •  Durabilité/ pérennité de l’action/ impact sur le long terme

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Edition et signature de la convention et/ou de l’arrêté

Demande de paiement

Réalisation de l’opération

Vérification de services fait sur pièces ou sur place

Contrôles éventuels pendant ou à l’issue de la réalisation de l’opération

Paiement (acompte et solde)

La réalisation du projet

•  Les remboursements se font sur les frais réalisés pour le compte du projet.

•  Le financement est versé exclusivement sur justification du paiement des dépenses par le bénéficiaire de l’aide européenne.

•  Le porteur de projet devra donc veiller à envoyer régulièrement les différentes factures relatives aux opérations engagées.

•  Il devra également veiller à informer le service instructeur de toute modification du plan de réalisation.

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La conduite du projet

Principes de paiement

•  Pour le FEDER/FSE, les paiements sont généralement faits une fois que l’action/partie de l’action est terminée (remboursement sur la base des remontées des dépenses régulières)

•  Pour INTERREG, paiement en plusieurs fois (rapports de progrès, état récapitulatif financier)

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Principes de paiement

•  Obligation de transparence et de qualité de gestion (pour chaque action ses dépenses et temps passé par chaque opérateur sur une action)

•  Les coûts indiquent des coûts réels (pas forfaitaires) et doivent être chiffrés de manière précise

•  Les dépenses éligibles = les coûts directs + indirects (frais généraux)

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•  Les acomptes: minimum 20% des coûts totaux et maximum 80%

•  Le paiement : la demande est présentée par le bénéficiaire selon la périodicité prévue dans la convention qui est en principe semestrielle (demande accompagnée d’un récapitulatif des dépenses)

•  Le solde : la demande de solde est présentée au plus tard à la date limite fixée dans la convention

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La conduite du projet: règles de financement

Les obligations du porteur de projet

Visibilité du programme: •  Mention claire du financement européen dans toute

publication (flyers, programmes, fiches de travail pour des séminaires, etc.)

•  Mise à profit toutes les occasions d’assurer une couverture médiatique appropriée

•  Inclure nom et logo de l’Union Européenne garantir que tous les participants sont bien conscients

de leur implication dans le projet cofinancé montrer au grand public que l’Union Européenne

soutient une action de qualité qui l’intéresse directement 52


Reporting •  Différents rapports :

–  Rapport d’activité (d’avancement ou de progrès)

–  Rapports financiers

•  Feuilles temps

•  Bilan annuel et final du projet

•  Compte-rendu et fiche de présence des événements du projet

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Archivage •  Vous êtes obligés de garder vos

justificatifs pendant une certaine période, indiquée dans le contrat de financement: – Fonds structurels: 10 ans après le dernier

versement des crédits de la Commission à l’Etat Membre 2025 pour la période en cours

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Liste indicative des documents à archiver

•  Éléments contractuels: demande de financement, accusé de réception, convention, avenants, correspondances avec services instructeurs, rapports intermédiaires, rapport final, conventions des cofinanceurs, correspondance avec les cofinanceurs, rapports

•  Éléments financiers: factures, pièces comptables, clés de répartition, fiches de paie, décompte de temps de travail, agendas

•  Éléments qualitatifs: publicité, rapports, contenus de formation, plannings, comptes-rendus de réunions, outils élaborés

•  Éléments quantitatifs: listes d’émargement, fiches d’inscription, traitements statistiques éventuels

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Les outils de suivi et de gestion

Outils de suivi: •  Tableau de dépenses au jour le jour •  Fiche de temps passé (à remplir au fil de l’eau) •  Fiche de présence avec les logos pour toute réunion ou

événement

Outils de gestion du partenariat: •  Plate-forme •  Intranet •  Une personne de contact dédiée à la gestion et au suivi

du projet 56

Des questions?

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Merci de votre attention!

Diana MATHIS YTES

LAGRAPPE 75 rue Léon Gambetta, 59000 Lille

Tel. : (+33) 03 28 52 46 43 Email : [email protected]

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