Les outils informatiques - UNSA ProAssmat · LES OUTILS INFORMATIQUES SYNDICAT UNSA-ASSMAT SIRET 823 805 247 00017 9 AVENUE DU BOIS DE CRAMART 91770 SAINT VRAIN JANVIER 2018

LES OUTILS INFORMATIQUES

SYNDICAT UNSA-ASSMAT SIRET 823 805 247 00017

9 AVENUE DU BOIS DE CRAMART

91770 SAINT VRAIN

JANVIER 2018

Les outils informatiques 1

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Afin que les relations Assistant(e) Maternel(le) – Parent(s) employeur(s) soient des plus sereines, nous vous invitons à utiliser l’ensemble des documents de l’UNSA-ASSMAT : engagement réciproque, contrat(s), outils, etc. Cette année, plusieurs de nos outils sont « connectés ». Vous devez donc télécharger le portail d’accès et à partir de là, vous pourrez gérer les enfants accueillis, et pour chacun d’eux les outils suivants :

1) le calcul de mensualisation

2) les feuilles de présence

3) le bulletin de salaire (l’outil d’imposition) 4) la retenue sur slaaire (CCC) 5) le tableau des impots pour les revenus 2018 (à déclarer en 2019)

Vous devez dans un premier temps aller sur le site de l’Unsa-Assmat et télécharger le fichier des outils. C’est un fichier « .zip » car il est très volumineux et nous avons du le réduire afin de permettre son téléchargement. Vous cliquez dessus, puis une fois que le document est sur votre ordinateur, vous « cliquez droit » sur le fichier et vous choisissez « extraire tout »

Puis vous sauvegarder tout ça sur votre ordinateur en choisissant l’emplacement :



Vous avez maintenant accès au portail des outils.

Cliquez dessus. Voici le premier écran que vous aurez. Cliquez sur « Je remplis mes informations »

Vous avez donc accès aux paramètres. Vous pouvez entrer vos coordonnées

Puis vous entrez les coordonnées des enfants que vous accueillez et de leurs parents :



Une fois la saisie terminée, cliquez sur le bouton ACCUEIL Vous arrivez sur cet écran :

sur lequel vous avez la liste des enfants que vous accueillez, et pour chaque enfant 4 documents à disposition. (Le bouton retenue sur salaire est accessible sur le bulletin de salaire.)

Sélectionnez un enfant en cliquant sur son nom puis sur le document que vous souhaitez remplir pour cet enfant. Ex.

Nous vous rappelons que pour éviter les litiges, il faut établir l’ensemble des documents, conformément à la réglementation dès le départ du contrat.



Voyons maintenant comment remplir chaque document. N’oubliez pas de sauvegarder vos saisies régulièrement.

Dans chacun de nos outils, vous ne remplissez que les cases bleues claires. Si vous ne pouvez pas remplir une case, c’est que celle-ci est bloquée et que le calcul est automatique.

1) L’outil « Calcul de mensualisation » Les coordonnées de l’enfant sont normalement déjà pré-remplie avec les informations que vous avez notées au début. Vérifiez-les.

Le taux horaire

La première chose à faire est de mettre si vous dépendez du régime spécial du Haut-Rhin, Bas-Rhin et Moselle. Si c’est le cas, vous cliquez sur la case « NON » puis sur la petite flèche qui apparait et vous sélectionnez « OUI ».

Vous remplissez ensuite votre taux horaire habituel en BRUT. Le net sera automatiquement calculé, avec 2 chiffres après la virgule, selon les recommandations de Pajemploi. Si vous avez bien pris soin de le faire lors de l’établissement de votre contrat, vous notez également le taux de majoration des heures supplémentaires. Celui-ci ne doit pas être en dessous de 10%, 25% étant une majoration courante.

Les temps d’accueil



Vous notez les besoins en heures par jour. Dans l’exemple ci-dessus, les employeurs ont besoin de 10h par jour, sur 5 jours. Ensuite vous notez sur combien de semaines se passera l’accueil. En année complète vous notez 52 semaines. En année incomplète, 46 ou moins. Si vous avez plusieurs types de semaines, vous notez les besoins selon chaque semaine. Par exemple, l’employeur a besoin de 20 semaines à 20h (4h par jour du lundi au vendredi) et 20 semaines à 40h (10h le lundi, mardi, jeudi et vendredi). C’est donc une année incomplète sur 40 semaines et vous le notez ainsi :

Le tableur vous permet d’avoir jusqu’à 6 types de semaines différentes. Il est important d’être le plus précis possible lors de l’établissement de la répartition des temps d’accueil. Ces temps doivent correspondre aux horaires notés sur votre contrat. Si vous avez un contrat périscolaire, vous pourrez noter 16 semaines à xxh et 36 semaines à xxh.

N’oubliez pas que les heures doivent être écrites en centièmes. Donc 4h30 d’accueil sur une journée est égal à 4.50. Ne pas mettre de virgule mais des points.

Reprenons notre premier exemple et regardons les autres colonnes :



La colonne « Nombre de jours par semaine » se calcule automatiquement. Si vous avez plusieurs semaines type, vous avez en bas de la colonne la moyenne du nombre de jours par semaine. Le nombre de semaines du contrat. C’est à vous de remplir cette case.

Le total des heures par semaine est calculé automatiquement et dans le cas de plusieurs semaines types, la moyenne est notée dans le bas de la colonne

Si vous faites plus de 45h par semaine, ces deux colonnes vous séparent les heures normales et les heures supplémentaires.

En résumé :

moyenne des jours hebdo nombre d’heures supplémentaires lissées

nombre de semaines au contrat nombre d’heures normales lissées

moyenne d’heures par semaine

En cas d’année incomplète



En cas d’année incomplète, vous devez remplir ces 2 cases. Si c’est vous, l’assistant(e) maternel(le), qui prenez plus de 5 semaines de congés, vous les notez dans la case « congés payés, sans solde ou supplémentaire de l’assmat ». Si c’est votre employeur, vous notez le nombre de semaines dans la case « nombre de semaines d’absences programmées de l’enfant ».

Le salaire

Le tableur vous donne le total du salaire net mensuel, suivant les données que vous avez rentrées jusqu’à maintenant.

Si vous êtes en année incomplète, il vous donne aussi une estimation du montant des congés payés que l’employeur devra vous verser. Ce montant est une estimation basée sur le calcul des 10%. L’employeur devra obligatoirement faire la comparaison entre le maintien de salaire et les 10% au 31 mai.

Les indemnités

Dans cette partie du tableur, vous notez vos indemnités d’entretien (IE) et de repas (IR). Nous vous rappelons que pour les indemnités d’entretien, il vaut mieux fixer un tarif unique, basé sur votre amplitude journalière la plus grande. Cela afin d’éviter les comptes d’apothicaires avec des IE qui changent tous les jours…

Le tableur vous donne ensuite l’estimation de revient des indemnités sur l’année. Ce n’est qu’une estimation car cela dépend de la présence de l’enfant chez vous.



Pajemploi Vous n’avez rien à remplir pour cette partie, tout se fait automatiquement. Vous avez un récapitulatif de ce qui devra être déclaré à Pajemploi tous les mois (sauf s’il y a une déduction bien sûr) : les heures normales lissées, les heures supplémentaires lissées, ainsi que le nombre de jours d’activité.

Si la case du plafond journalier est verte, c’est que tout va bien. Si elle est rouge, c’est que votre taux est trop élevé pour que les employeurs perçoivent l’aide de la CAF.

Le cout de revient après la CMG

Si vous ne dépassez pas le plafond de la CAF (fixé à 38.12€ net par jour), votre employeur aura droit à une aide pour la garde de son enfant. Ce tableau donne donc une indication à votre employeur du coup de la garde, cette aide déduite. Il y a 3 coûts possibles. Cela dépend de la tranche de revenus dans laquelle se situent vos employeurs. La deuxième page du tableur indique à vos employeurs les différentes déductions (CMG + crédit d’impôts) par rapport aux tranches d’imposition.

Donc même si le salaire est calculé dans la première partie du tableur, il est primordial de montrer à vos employeurs le coût « réel » de la garde de leur enfant:



Une fois que vous avez rentré toutes les informations, sauvegarder votre document et cliquez sur le bouton : On vous demande alors à partir de quel BS vous voulez reporter les données. Si vous commencez en janvier, mettez janvier. Si votre contrat commence en mai, mettez mai, etc. Vos données seront automatiquement envoyées sur le bulletin de salaire correspondant pour l’enfant que vous aurez sélectionné au début. Vous pouvez maintenant aller sur l’outil feuille de présence afin d’entrer vos horaires.

2) L’outil « Fiche de présence »

Afin de vous aider à remplir ce tableur, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Explications » en bas à gauche.

les horaires prévus les horaires rééls se calculent au contrat de l’enfant automatiquement

Quand tout est entré, sauvegardez. Puis allez sur l’outil bulletin de salaire.

3) L’outil « Bulletin de Salaire »

Vous noterez que les coordonnées de l’enfant, de vos employeurs ainsi que les vôtres sont déjà inscrits. Le sont également les données de la mensualisation :



Le nombre de semaines du contrat, le nombre d’heures hebdomadaires et votre taux horaire brut

Les heures mensualisées

Si vous avez rempli votre fiche de présence, vous cliquez sur le bouton orange. Vous pouvez faire cela à tout moment du mois et le logiciel mettra à jour les données de votre fiche. Vous n’avez plus à les faire manuellement comme avant.

Les données variables du mois

Si vos heures supplémentaires sont mensualisées, ce calcul se fait automatiquement. Si elles ne sont pas mensualisées, vous pouvez noter le nombre d’heures supplémentaires réellement effectuées. Indiquez ici le nombre d’heures complémentaires (jusqu’à la 45ème heure) ou supplémentaires (à partir de la 46ème heure), qui n’étaient pas prévues dans le contrat. Les chiffres sont indiqués en cases M47 (heures complémentaires) et N48 (heures supplémentaires) et le taux de majoration. Les absences. S’il s’agit d’une absence non justifiée de l’enfant, on ne déduit pas. Pour toute autre absence, que ce soit celle de l’enfant ou de l’assistant maternel, il faut déduire les heures non faites avec le calcul cour de cassation (CCC). Pour cela, vous avez l’outil Retenue sur salaire. Vous cliquez sur le bouton prévu pour l’outil (les explications sont un peu plus bas). Quand vous avez finit, vous cliquez sur « reporter sur le bulletin de salaire » et les infos seront automatiquement rajoutées au bulletin de salaire.



La régularisation : il s’agit de mentionner le montant de la régularisation de salaire, s’il y a lieu. Cette somme peut être calculée avec l’outil Régularisation de salaire, que vous trouverez sur notre site, dans l’espace adhérents.

Somme à indiquer dans le BS (en J23)

L’indemnité de congés payés. Il y a 2 lignes qui correspondent à deux moments de votre contrat (pendant ou à la rupture). Dans les 2 cas, vous avez l’outil Tableau de Congés Payés pour calculer votre indemnité de CP. La première (ligne 22) sert à noter le paiement des CP pendant le contrat, en juin par exemple si vous êtes en année incomplète, ou encore lorsque vous soldez vos CP au passage d’une année complète à une année incomplète.

La deuxième (ligne 24) se remplit lors de la rupture du contrat – c’est ce qu’on appelle l’ICCP (Indemnité Compensatrice de Congés Payés).

Les heures

Comme nous l’avons vu précédemment, cette partie se remplie automatiquement dès que vous importez les données en cliquant sur le bouton orangé. Cela remplit vos heures, les heures complémentaires / supplémentaires éventuelles, ainsi que les heures contractuelles si vous avez mis un code d’absence sur votre fiche de présence.



Voici un petit rappel des codes d’absence: AAM : Absence Assistante Maternelle

AME : Absence Maladie Enfant

* ANJE : Absence Non Justifiée Enfant

CCP : Congés pour Convenance Personnelle

* CEF : Congés pour Evènements Familiaux

* CPc : Congés Payés année complète

Cpi : Congés Payés année incomplète

CSS : Congés Sans Solde

DIV : Divers (formation, etc.) * FCP : Férié Chômé Payé

*FRAC : Jour de fractionnement

PEEC : Pas Encore En Contrat SED : Semaine Employeur Déduite

(* ANJE / CEF / CPc / FCP : si vous utilisez l’un de ces codes, le logiciel notera automatiquement

vos heures dans la colonne « heures contractuelles »)

Les heures contractuelles ont importantes car ce sont elles que vous notez quand vous faites votre régularisation (outil tableau de régularisation)

Les indemnités



Les indemnités d’entretien (IE)

Nous vous conseillons de négocier une seule indemnité d’entretien, basée sur votre journée la plus longue. Ensuite, vous notez son montant dans la case « base ». a la fin du mois, vous comptez combien de jours vous avez travaillé et vous notez ce nombre de jours dans la case « nombre ». Le montant se calculera automatiquement. Si vous ne négociez des IE que pour les heures prévues au contrat et que vous faites des HC et / ou des HS, alors vous pouvez rajouter les IE correspondantes à ces dépassements à la ligne suivante :

Les indemnités de repas (IR)

Si vous fournissez le repas de l’enfant, vous notez le prix de la journée (repas + goûter, par exemple) dans la case « base » et à côté vous notez le nombre de jours, comme pour les IE.

Les indemnités kilométriques (IK)

Si vos employeurs vous paient une indemnité kilométrique pour vos déplacements, vous la faites figurer sur cette ligne. En « base » vous notez le prix au kilomètre, et dans « nombre », le nombre de kilomètres effectués sur le mois en question.

L’indemnité de rupture

Lors de la rupture du contrat, si vous avez plus d’un an d’ancienneté, votre indemnité de rupture sera notée ici. Vous pouvez la calculer à partir de nos outils Indemnité de rupture aux 120ème ainsi que celui intitulé Indemnité légale de licenciement, si vous avez négocié votre indemnité.

Pajemploi



Vous devez vous-même inscrire dans cette case, le nombre de jours d'activité, selon le tableau ci-dessous, imposé par Pajemploi. En année complète (52 semaines)

En année incomplète (moins de 47 semaines) La formule à appliquer est la suivante :

nb de jr par sem x nb de sem au contrat / 12

Et là aussi, si vous avez eu des jours déduits sur le mois, il faut les déduire des jours d’activité. Par exemple : 8 heures d'accueil par jour, 4 jours par semaine, 36 semaines dans l'année

nombre de jours d'activité à déclarer : 4 x 36 / 12 = 12 jours

Les congés payés

Tout en bas du bulletin de salaire, vous avez la partie congés payés :

Pour la remplir, il faut faire la distinction entre l’année d’acquisition et l’année de prise, entre année complète et incomplète.



La première ligne concerne l’année d’acquisition de vos congés payés. C’est pourquoi vous y rentrez le nombre de mois ou de semaines chaque mois que vous travaillez afin que le tableur vous calcule le nombre d’acquis que vous aurez au 31 mai.

La deuxième ligne est une sorte de récapitulatif de vos acquis de la période précédente. C’est donc comme une cagnotte d’acquis, que vous pouvez utiliser à chaque fois que vous êtes en congés (en année complète), ou vous faire payer (quand vous êtes en année incomplète).

Comment remplir les cases ?

Si vous êtes en année incomplète, chaque mois vous remplissez la case « Nb de semaines travaillées »

Si vous avez commencé le contrat en janvier 2017 par exemple, et qu’en janvier vous avez travaillé 4 semaines, vous notez « 4 » dans la case du

bulletin de salaire de janvier. Ensuite vous avez travaillé 3 semaines en février, vous aurez donc à mettre 4+3, soit 7 dans la case du bulletin de salaire de février. Et ainsi de suite pour mars, etc. Chaque mois, vous additionnez les semaines de travail.

Si vous êtes en année complète, chaque mois vous remplissez la case « Nb de mois travaillés » : pour chaque mois travaillé, vous notez « 1 » dans la case. Si vous avez commencé au 1er mars et que vous avez travaillé tout le mois sans déductions, vous notez « 1 » sur le bulletin de salaire de mars. Si pareil en avril, vous aurez donc 1+1 soit 2 à mettre dans la case du bulletin de salaire d’avril, et ainsi de suite.

N’oubliez pas, si vous avez travaillé en décembre 2016 et que vous remplissez votre bulletin de salaire de janvier 2017, vous devez reporter les nombres indiqués dans ces cases en décembre 2016. Sinon, vos mois / semaines de 2016 ne seront pas pris en compte.

On ne remplit que la case « nombre de mois travaillés » OU la case « nombre de semaines travaillées », mais pas les deux pour la même période (le même mois). Par exemple



si vous avez commencé un contrat en année complète le 15 janvier, vous notez soit 0.50 dans la case « nb de mois travaillé » soit 2 dans la case « nb de semaines travaillées », mais vous ne remplissez pas les deux en même temps.

Comment décompter votre cagnotte de congés payés ?

Dès que vous prenez des CP acquis, vous les décomptez dans la dernière partie. Voici un exemple :

Contrat commencé le 1er mars 2016 en année complète. Pour la période du 1er juin 2016 au 31 mai 2017, il y avait 30 jours d’acquis. Je suis en congé du lundi 10 au samedi 22 juillet (2 semaines). J’ai 2 enfants de moins de 15 ans. Voici les parties CP de mes bulletins de salaire de mai à juillet :

Mai 2017 :

J’ai acquis mes 30 jours.

Juin 2017 :

Mes 30 jours acquis basculent automatiquement sur la deuxième partie des CP. Et je rentre « 1 » pour le mois de juin dans les acquis en cours.

Juillet 2017 :

Je rentre « 2 » pour mes 2 mois travaillés (car mes congés de juillet sont acquis, donc le mois compte en entier pour l’acquisition). Puis je note « 12 » jours de congés acquis pris pour mes 2 semaines de congés de juillet. Ma cagnotte est donc maintenant de 18 jours.



Le récapitulatif annuel Afin de vous faciliter les choses lors de la déclaration aux impôts, à la fin de tous vos bulletins de salaire de l’année, vous avez un récapitulatif annuel des salaires et indemnité perçus. Si vous retournez sur le tableur d’accueil, vous pouvez cliquez sur le bouton

Vous cliquez sur le gros bouton et cela rentre automatiquement sur l’outil impôts tous les éléments nécessaires au calcul de votre abattement.

Décembre ne sera à reporter sur l’outil que si le salaire est payé avant le 31 décembre de l’année d’imposition (vous pouvez manuellement retirer les données de décembre pour un ou plusieurs enfants si nécessaire).



4) L’outil de Retenue sur salaire

Si vous avez une absence à déduire, vous devez cliquez sur l’outil de retenue sur salaire.

Voici sur quoi vous arrivez :

Vous indiquez ici vos horaires contrat puis ici combien de jour(s) à déduire et en dessous les heures

N’oubliez pas de et cela reporte les données dans le tableur bulletin de salaire.



Si vous n’avez pas des horaires réguliers, vous cochez « non » , d’autres lignes s’ouvriront et vous demanderont des renseignements complémentaires.

Documents

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